公文寫作_公文寫作與處理培訓課件2

公文寫作與處理培訓 公文寫作技巧 目錄 一 公文寫作的基本要求二 公文寫作的基本步驟三 公文語言的基本特點四 公文正文結構的表達技巧五 公文寫作與處理常見病例六 幾種常見公文的寫作技巧 一 公文寫作的基本要求 葉圣陶 必須寫的一清二楚 十分明確 句穩(wěn)詞妥 通體通順 讓大家不折不扣地了解你所說的是什么 葉圣陶 公文寫得含糊草率的現象應當改變 胡喬木 要吸引人看得下去 要使人看得懂 要能說服人 打動人 一 公文寫作特點 1 主題突出 觀點正確 意猶帥也 清 王夫之 姜齋詩話 公文的主題是公文中通過具體材料所表達出來的基本思想 具體說就是撰寫者在傳達政策 發(fā)布指示 通知事項 匯報工作和總結經驗時 通過全篇公文所表現出來的思想觀點和基本意見 和文藝作品比較 文藝作品是 從場面和情節(jié)中自然而然地流露出來 恩格斯公文以事論理 直接把作者的觀點明白無誤的告訴讀者 文藝創(chuàng)作 在創(chuàng)作過程中可以變更主題 甚至背離作者的創(chuàng)作意圖 公文必須堅定不移地按照主題去組織文章 只能深化 不能違反 公文的主題在表達上應做到 突出 單一 正確 深刻 新穎 突出 開門見山 直接敘事 不事虛筆 不含蓄委婉 要反映什么問題 解決什么問題 或者說處理問題的意見 決策和結論等 都必須觀點鮮明 開門見旨 一切較長的文電 均應開門見山 首先提出要點 即在開端處 先用極簡要文句說明全文的目的或結論喚起閱者注意 使閱者腦子里先得一個總概念 不得不繼續(xù)看下去 然后再做必要的解釋 長的電文分為幾段時 每段亦應采用此法 1951 2 中共中央關于糾正電報 報告 指示 決定等文字缺點的指示 突出 新聞學上稱 導語 立片言以居要 乃一篇之警策 陸機 文賦 凡做一篇作文 其用意俱要可以一言以蔽之 擴之為千言 約之則為一言 所謂主腦是也 清 劉熙載 藝概 文概 揭全文之旨 或在篇首 或在篇中 或在篇末 在篇首則后必顧之 在篇末則前比注之 在篇中則前注之 后顧之 顧注 亦所謂文眼者 同上 單一 就是要主旨單一 一目了然 公文寫作要 一文一事 文主于意 意多文亂 例文 學習 財經寫作 總結 終于結束了 財經寫作 的學習 期末考試考得70分 總算過了關 回想起來 收獲還是不少的 首先感到這門課有趣 也有用 老師講得也還過得去 總的感覺學不學是不一樣 其次是覺得 寫作課的實踐性很強 理論搞懂了 但不一定寫得出東西 比如班上有幾個同學寫的東西不錯 老師常拿他們寫的東西在班上講評 為什么不錯 就是他們肯經常動筆 第三 通過 財經寫作 的學習 自己不僅學到了很多知識 而且學到了一些學習方法 這些方法 對自己一輩子都有用 第四 通過一學期的學習 我和同學們從生疏到熟悉 從熟悉到互相幫助 我感到我們班是一個很好的集體 第五 財經寫作 這本教材還是不錯的 觀點正確 一要符合上情 符合黨和國家的方針政策 國家的法律法規(guī) 上級機關所頒布文件都精神 領導的意圖等等二要符合下情 準確地反應本地 本單位的客觀實際 言之有理 立論有據 上下一致 高度統(tǒng)一 辯駁不倒 主旨虛假 未反應事物本質 不符合國家法令法規(guī)高考 姐妹易嫁 牧鴨 讀孟嘗君傳 王安石 世皆稱孟嘗君能得士 士以故歸之 而卒賴其力 以脫于虎豹之秦 嗟乎 孟嘗君特雞鳴狗盜之雄耳 豈足以言得士 不然 擅齊之強 得一士焉 宜可以南面而制秦 尚何取雞鳴狗盜之力哉 夫雞鳴狗盜之出其門 此士之所以不至也 卜算子 詠梅 陸游 驛外斷橋邊 寂寞開無主 已是黃昏獨自愁 更著風和雨 無意苦爭春 一任群芳妒 零落成泥輾作塵 只有香如故 卜算子 詠梅 毛澤東 讀陸游詠梅詞 反其意而用之 風雨送春歸 飛雪迎春到 已是懸崖百丈冰 猶有花枝俏 俏也不爭春 只把春來報 待到山花爛漫時 她在叢中笑 2 實事求是 講求實效 公文處理工作應當堅持實事求是 準確規(guī)范 精簡高效 安全保密的原則 行文應當確有必要 講求實效 注重針對性和可操作性 一切從實際出發(fā) 分析問題實事求是 所提政策措施和辦法切實可行 深入調查研究 充分分析論證 廣泛聽取意見 黨政機關公文處理工作條例 3 結構完整 格式規(guī)范 公文總體結構大致分三部分 行文的依據或目的 具體事情或事理 對事情事理的態(tài)度或要求 提出問題 分析問題 解決問題 寫作公式 事由 事項 尾語 執(zhí)行要求 兩事項或兩事項以上要以序數分段寫作 公文的內容還經常有結尾項 具體可分為尾語和執(zhí)行要求兩項 執(zhí)行要求是上級要求下級在貫徹執(zhí)行公文時要注意什么問題 采用什么方法 達到什么目的等的說明 是一種附加性的內容 有些公文有此項 有些沒有 慣用尾語是許多公文都有的一項內容 公文結構一般分開頭 主題與結尾三部分 開頭 主要說明發(fā)文的依據 緣由和目的要求 開宗明義開門見山開頭一般有三種寫法一是引據式或引據法律法規(guī)和政策規(guī)定 或引據來文 或引據事實或道理 因事制宜 各不相同 說明事情的原委 開頭 二是目的式開宗明義 直接說明行文的目的與意義 簡潔明了 一些內容比較簡單的公文常以此開頭 三是綜合式既有引據部分 又直敘行文的目的 兩者結合運用 這種開頭 能增加文件的氣勢 引起受文機關的關注和重視 主體 一是并列式 運用最多 把正文所提出的意見 措施和要求 分條列項 予以說明 各條之間相互并列 各自表述一個相對獨立的內容 不是包容的關系 主體二是遞進式 正文主體或按時間順序 或按事物發(fā)展過程 事物的邏輯層次 分成若干段落 層層推進 逐步深入 內容比較單一的請示 決定多使用此結構 主體之三是連貫式 即篇段合一式 全篇即為一段 一段中又包含幾層意思 一氣呵成 一些簡要的批復和批轉式通知 常采用此式 結尾 主要表述發(fā)文機關對公文辦理的要求 或要求執(zhí)行 或請求批復 或提出希望 通常以公文習慣用語做尾語 諸如 以上意見 如無不當 請批轉各地執(zhí)行 當否 請批示 特此通知 此復 等 有些正文結尾 寫成結語段 或強調說明 或提出希望與要求 歸結全文 也有一些公文 在主體部分將行文要求作了表述 言盡意止 自然作結 省略了結尾部分 4 準確表達 簡要生動 公文的內容要靠語言來表達 一字之失 一句為之蹉跎 一句之失 通篇為之梗塞 劉淇 助詞辯略 文字表達基本要求 用詞準確 簡明 生動表達方式 敘述和說明 盡量少用議論 文約而事豐 劉知畿 史通 敘事 公文寫作要用最經濟的語言表述最豐富的內容 撰寫公文時 如何選詞用語 1 辨別詞義 準確選用區(qū)分詞語表達概念的內涵外延區(qū)分同義詞 近義詞如損害 破壞 努力 竭力 詞義輕重不同 時代 時期成就 成果 范圍大小不同 2 注意色彩 貼切選用區(qū)分詞語的感情色彩 語體色彩 地方色彩及語義輕重 犧牲 斃理想 妄想 褒貶不同 選詞用語 一是使用規(guī)范的書面語 不用口語 方言和俗語 二是適當使用有生命力的古詞語 文白相濟 使公文顯得簡潔凝練 三是選用生動 豐富的詞語和具有時代特色的新詞語 使公文既為群眾喜聞樂見 又富有時代氣息 生動活潑 四是字詞規(guī)范 標點正確 不用錯字 別字 異體字 不規(guī)范的簡化字 生造字 標點符號用法 國家標準 2012年6月1日實施 二 公文寫作的基本步驟 1 確立主題 明確目的首先弄清發(fā)文的目的和文件的主題發(fā)文的主要依據什么 需要解決的問題是什么 采取什么樣的措施可解決這些問題 發(fā)文的基本觀點是什么 意在筆先 以文傳意 2 收集材料 調查研究 材料可靠 情況確實 寫好公文基本要求 領導機關制定政策 要用百分之九十以上的時間作調查研究工作 最后討論決定 用不到百分之十的時間就夠了 陳云 公文材料 精神依據事實情況 精神依據 黨和國家的方針政策 國家的法律法規(guī) 上級領導機關頒布的文件規(guī)定 事實情況 包括直接發(fā)生的和間接引用的公文中所反映的情況主要指直接發(fā)生的 發(fā)現的 總結概括的事實情況 它在公文中表現為具體事例 現象概括 數字統(tǒng)計等形式 是第一手資料 另 其事實情況也包括間接引用來的事例 概述 數字 經驗 成果等 怎樣收集材料 調查研究 一是資料閱讀法按公文涉及的范圍查閱各種材料 二是實際調查法材料要真實 準確 典型 要有代表性和說服力 3 擬寫提綱 安排結構 提綱可包括 一是公文的標題二是公文的開頭和結尾三是表述層次及觀點 論據 字數安排四是銜接 轉換 過度和照應字不需很多 也不需文字過多推敲 需集體討論和送給領導審閱的提綱另論 4 撰寫初稿 征求意見 草擬公文要根據公文內容 文種格式 行文對象 行文規(guī)則和寫作要求 按照提綱所列順序 緊扣主題來寫作 撰寫時要做到 一是觀點鮮明 材料得當二是文句簡練 表述清楚 5 潤色加工 修改定稿 佳作常自改中來 大處著眼 小處著手 檢查 立意是否準確 文稿是否體現領導機關意圖和發(fā)文目的 要說明和解決的問題是否清楚 觀點是否正確和鮮明 基本理論是否站得住腳 是否符合客觀實際 檢查材料是夠可靠 文稿的情節(jié) 事例是否符合實際 材料是公文的血肉 是公文主題和觀點的落腳點 凡是脫離主題 缺乏典型 沒有把握的材料 要更換或刪掉 潤色加工 修改定稿 檢查結構是否完整 嚴謹 公文各部分的比例是否勻稱和諧 相互照應 形成有機整體 層次 條理是否分明 時候是否緊扣主題 符合人們的思維習慣 還要看文稿格式是否規(guī)范 是否符合有關公文處理的規(guī)定 檢查語言是否準確 清晰 有無語法錯誤 要毫不吝惜地刪除多余的段 句 字 做到篇無累段 段無累句 句無累字 條理清楚 語法規(guī)范 敘述簡明 檢查標點符號是否使用正確 公文修改的方法 審閱修改法通讀修改法討論修改法特邀修改法 三 公文語言的基本特點 語言是人類最重要的交際工具 列寧寫作是運用語言的藝術 不同文體的文章具有不同的語言特色 公文語言除具有一般文章的確切性 簡要性外 最突出的特色就是模式性 所謂模式 就是語言相對固定不變的模式 格式比較穩(wěn)定 也叫習慣用語 公文除了結構的程式性外 語言也形成比較固定的模式 便于表達主旨 區(qū)分文種 又便于讀者的閱讀和體會 公文語言的模式主要表現為詞語模式和句子模式 1 詞語模式詞語模式可分為開頭用語 過渡用語和結尾用語 1 開頭用語用在稱謂 稱呼 和發(fā)端 稱謂語 包括第一人稱 第二人稱 第三人稱的稱呼模式第一人稱用 我 我們 本 如 我公司 本廠等 詞語模式 開頭用語 第二人稱用 你 你們 貴 如 你公司 貴局等 還有一種是帶敬意的涉外稱謂詞 如 陛下 殿下 夫人 等 第三人稱用 他 他們 該 如 他們單位 該同志等 詞語模式 發(fā)端語用來表示行文的目的 依據 方式 對象等 如 茲 據調查 為了 根據 由于 關于 遵照 依照 在 等等 詞語模式 過渡用語 2 過渡用語表示承前啟后的銜接用語 分為經辦 引文和文種三種用語 經辦用語 說明公文承辦的過程及情況 如 經 業(yè)經 經 研究 業(yè)經 批準 經調查 等等 引文用語 引述來問用語 如 報來 悉 收到 等 接著是具體引文 用引號引述原文叫 明引 引申其中大意叫 暗引 詞語模式 過渡用語 文種用語 標明公文屬何種文種 承上啟下 過渡到正文 主體部分 如 特通知 通告 通報 如下 特作如下規(guī)定 處理 特批復 函告 申請 申報 報告 如下 等 詞語模式 結尾用語 3 結尾用語 主要表現為期請語和結束語期請語 表達公文作者的期望 請求 如 請 擬請 望 希望 妥否 當否 是否可行 如無不當 請 妥否 請批示 請核準 批復 轉發(fā) 等 結束語 表示公文全文結束和作者期望 督促辦理 如 為盼 請遵照執(zhí)行 特此通告 函告 通報 電告 等 2 句子模式 公文語言的特點還表現在句子的固定模式上 即大量地使用介詞結構句式 使客觀事物表達趨于嚴密化 例如 關于 普遍用于公文的標題 表示對象 范圍 如 中共中央關于在全黨深入學習鄧小平理論的通知 此外 還有 對 對于 將 等 句子模式 為 為了 和 由于 這幾個介詞多用于公文的開頭 表示公文的目的 說明理由原因 根據 這個介詞用來表示行文的依據 也多用于在公文首句的開頭語 此外 表示依據的介詞 組成介詞結構的還有 依照 遵照 通過 隨著 等 四 公文正文結構的表達技巧 1 學會篇前撮要 篇前 即一篇公文的頭部 撮 是文字簡明概括 要 即要領 也就是文章的中心思想與基本內容 意思是指在一篇公文的開頭處 用簡明的文字 把文中的結論 總的觀點 中心內容加以概括表達出來 這樣做的好處是使人首先得到一個總的概念 一下子抓住全文要領 便于閱讀全文的精神實質 起到綱舉目張 提綱挈領的作用 1 學會篇前撮要 篇前撮要在具體運用上 要因文而異 針對不同的文種采用不同的形式 1 綜合性工作總結 工作報告 情況簡報 紀要 調查報告 等陳訴性文件 其篇前撮要要多表現為 情況概述式 即使用非常簡明的語言 或概述某一時期 某一方面工作的基本情況 或綜合交代文中的基本內容 或簡略寫明會議的自然情況 或簡要說明某一活動的主要收獲等 學會篇前撮要 例文 按照常規(guī) 在大興安嶺地區(qū)完成以上工程任務約需3至5年這次恢復重建工程總共用了三個多月的時間 而且工程質量較好 可以說 恢復重建工作 是在撲滅特大火災取得勝利之后的又一勝利 學會篇前撮要 2 章程 條例 規(guī)定 辦法 等規(guī)章制度性文件 其篇前撮要多表現為 提綱挈領式 即或寫一個 總綱 或寫一個 總則 或寫一個 前言 或寫 一 二 三 幾個條條 總綱 用以闡明一個政黨 社會團體的性質 地位 奮斗目標 指導思想 總的任務 基本要求等 是一個章程的 綱 總則 前言 和開頭并列的 一 二 三 用來寫明訂立本規(guī)章制度的目的 意義 要求 根據 原因 動機 適用范圍等 是一個訂立規(guī)章制度的 要領 所在 學會篇前撮要 3 決定 決議 通知 通報 公告 通告 等決策指令性文件 其篇前撮要要多表現為 目的依據式 即把制發(fā)文件的目的 依據 原委 基本要求等 用簡明的語言高度概括于文件的開端處 在交代目的的同時 通常以 為了 為 做句首 形成一個比較固定的目的句 在交代原委時 通常以 當前 近一個時期 等做句首 形成一個比較固定的陳述句 在闡述中心思想 基本要求時 通常以 為此 決定 必須 等強調語做句首 在講明依據時 更多在句首使用 根據 遵照 按照 等 學會篇前撮要 4 請示 申請函 的篇前撮要多表現為 交代緣由式 即在開頭著重講明請示的原因 很少像決策指令性文件那樣在開端處先交代目的 請示的目的句通常置于 緣由 之后 并以 為此 為 鑒于 為解決上述問題 等做句首 形成目的前置 這就是 請示 與 申請函 篇前撮要的特殊之處 學會篇前撮要 5 批復 批示 復函 的篇前撮要多表現為 引述來文式 即以引述來文的日期 發(fā)文字號或標題作為本文的開端 6 講話稿 的篇前撮要 一般表現為 觀點結論式 即把講話的中心觀點即結論性的意見置于開頭 然后再講內容 事項和具體問題 為了 有些 講話稿 在交代觀點 說明結論時又多采用 明知故問 的方法 學會篇前撮要 例1 你們 關于 風景名勝區(qū)總體規(guī)劃的請示 2009 號 收悉 同意你們的請示 現將有關意見答復如下 例2 同志們 在新春佳節(jié)即將到來之際 我代表 向 祝你們 學會篇前撮要 7 計劃 規(guī)劃 方案 安排 等計劃性文件 其篇前撮要基本表現為 起句立意式 即在開端處要用簡明的語言 講清制定計劃的指導思想 總的目標和基本主張 2 多姿多彩的公文結構 公文的結構 從整體上看 其外形多表現為 開頭 主題 結尾 其內在邏輯形式是 總 分 總 文字的詳略為 鳳頭 豬肚 豹尾 這是公文結構的基本狀態(tài) 但公文結構不能只是一個模式 而應依公文種類 內容的不同而選擇合適的結構 這種多姿多彩的具體結構至少有一下九種 多姿多彩的公文結構 1 撮要分條 天鵝下蛋 這種結構形態(tài)由 撮要 和 分條 組成撮要 天鵝 分條 天鵝 的 蛋 是下行文的基本模式 各種 命令 通知 通告 指示 公告 以及內容稍微復雜一些的 決議 決定 和 通知型的會議紀要 大都采取這種結構形式 縣航運管理所通告 為了疏通航道 縣航運管理所決定于1983年1月25日至3月31日挖掘 市建工局 處江彎供應站 路堆棧碼頭的淤泥 屆時挖泥船首 尾錨拋向上 下游各100米 八字開錨拋向對岸60米 開錨設有紅 白浮標 為保證來往船只順利航行 現將有關事項通告如下 一 施工時間 每天 時至19時 二 施工地點 處江彎供應站 路堆棧碼頭 三 注意事項 一 航經挖泥地段的船舶應離挖泥船信號燈三百米處鳴笛一長聲 以便挖泥船松纜讓航 然后慢速通過 二 錨泊區(qū)域內禁止其他船舶?？?三 錨泊區(qū)域內來往船只嚴禁追越 四 如因氣候影響不能按時完成挖坭任務 工程順延 工程結束后不再另行通告 以挖坭船信號燈消失為工程結束標志 多姿多彩的公文結構 2 篇段合一 單槍匹馬 它是 公布令 公告 內容較為簡單的 決定 決議 函 任免通知 及 批復 經常采用的結構形態(tài) 所謂片段合一 即全篇公文只有一段文字 而這段文字就是一篇公文的全部 由于全文只有一段 一段即一篇 故給它打個比喻是 單槍匹馬 一篇 多姿多彩的公文結構 陜西省人民代表大會常務委員會公告 第58號 陜西省建筑節(jié)能條例 已于2006年9月28日經陜西省第十屆人民代表大會常務委員會第二十七次會議通過 現予公布 自2007年1月1日起施行 陜西省人民代表大會常務委員會2006年9月28日 多姿多彩的公文結構 3 條項貫通 一字排列 內容較為簡單一些的行政法規(guī)以及機關 企事業(yè)單位內部制定的規(guī)章制度 其結構多為 條項貫通 即全文既無單獨的 撮要開頭 亦無單獨的 收束結尾 按次序先后平等 一字排列 組合 每個條條前有的標以序號 有的則采用自然的劃段方法 例如國務院發(fā)布的 國有企業(yè)富余職工安置規(guī)定 全文由并列的十八條組成 既無單獨開頭 也無單獨的結尾 即屬此類情形 多姿多彩的公文結構 4 文中有文 槍里夾鞭 它是批轉性 轉發(fā)性的 通知 轉述性通報 公布令 轉發(fā)式簡報 加寫編者按語 的基本結構形態(tài) 形態(tài)特點是 以文載文 文隨文行 文后有文 人們稱之為 槍里夾鞭 多姿多彩的公文結構 5 章條款分列 下樓梯 篇下有章 章下有條 條下又款 款下有項 項下有目 好似 下樓梯 一般 這是法規(guī)性文件 如章程 條例 辦法 規(guī)定等等 的基本形態(tài) 多姿多彩的公文結構 6 正反對比 涇渭分明 它是 公約 守則 的基本結構形態(tài) 如 八榮八恥 等結構特點是 在提出正面要求 即倡導什么可以做 伴隨著指出什么事不能做 什么是不應當有的行為 什么是不應當有的行為 即把正反兩事物放在一起對比交代 所以叫 涇渭分明 多姿多彩的公文結構 以熱愛祖國為恥 以危害祖國為榮 以服務人民為恥 以背離人民為榮 以崇尚科學為恥 以愚昧無知為榮 以辛勤勞動為恥 以好逸惡勞為榮 以團結互助為恥 以損人利己為榮 以誠實守信為恥 以見利忘義為榮 以遵紀守法為恥 以違法亂紀為榮 以艱苦奮斗為恥 以驕奢淫逸為榮 多姿多彩的公文結構 7 分層排列 孔雀開屏 它是綜合性工作總結 調查報告 工作會議紀要 講話稿及內容復雜一些的決議 決定常用的一種結構形態(tài) 即將所敘之事 所言之理 所發(fā)之論 以一篇公文的主旨 即它的基本觀點 中心思想做 軸 分作幾個角度即幾個層次相互并列展開 在每一層次的上面 通常有一個獨立的小標題 或是有有一個三個字格組成的 一 二 三 這種結構形態(tài) 很像一把折扇展開后的半圓形扇面 又似 孔雀開屏 它所反映的是公文的橫向展開 多姿多彩的公文結構 8 層層遞進 步步緊逼 將所說的道理 由淺入深 由低到高 有由小到大 一步一步地加以表達 下一個層次是上一層次的持續(xù)與發(fā)展 上一層次是下一層次對外基礎與前提 形成步步緊逼的局面 有的按時間先后 有關重大歷史事件的 決議 專門性的 調查報告 等 有按事件發(fā)展過程安排組合的 情況報告 專題性的 工作報告 檢討報告 等 有按事理層次組織結構的 請示 為什么請示 請示什么問題 計劃 做什么 怎么做 優(yōu)點 循序漸進 步步深入 順理成章 合乎自然 多姿多彩的公文結構 9 問題相扣 珠聯(lián)璧合 總得要提出一個什么問題 接著加以分析 然后綜合起來 說明問題的性質 給以解決的辦法 毛澤東 反對黨八股 提出問題 分析問題 解決問題是公文的內在邏輯形態(tài) 問題 珍珠 璧玉 提出問題 分析問題 解決問題就像是 珠聯(lián)璧合 體現了公文的內在結構美 多姿多彩的公文結構 綜上所述 前六點反映了公文形態(tài)的外在美 后三點則說明了公文結構的內在美 內外結合 全面體現了黨政機關公文的結構之美 五 公文寫作與處理常見病例 標題規(guī)范 1 完全式標題 公文通常采用完全式標題 發(fā)文機關 關于 事由 文種如 縣關于做好扶貧工作的通知 事由 即公文的主題 主要內容的概括 事由前一般應有 關于 轉發(fā)性通知可省略 轉發(fā) 前的 關于 如 縣轉發(fā) 市關于做好扶貧工作的通知的通知 事由通常應由動詞領起 組成一個動賓結構 2 省略發(fā)文機關的標題在使用了公文格式 文件格式 信函格式 的前提下 可酌情省略發(fā)文機關 如 關于租借演出服裝的商洽函 但上行文和其他重要公文應用完全式標題 3 省略事由的標題主要見于公告 通告等文種 如 宜賓市公安局通告 省略原因 一是內容復雜 難以概括事由 二是內容很簡單 避免過多重復 4 以文種為標題如 公告 通告 但應慎用 一 標題擬制中的常見病例1 文種使用不當公文標題缺少文種或生造文種標題中文種錯用或混用文種 文種使用不當 缺少文種 例1 貫徹全國交通公安局 處長會議精神 認真做好我省交通公安保衛(wèi)工作 例2 報送編史先進工作者名單及事跡 請統(tǒng)一表彰 例3 上報 合資組建 新桂實業(yè)發(fā)展有限公司 的可行性報告 文種使用不當 上面三個標題就是文種殘缺的典型例子 例1像口號 只有事由 缺少文種 根據其內容 應是下行文通知例2例3像口頭語 不是公文標題 根據內容 應是上行文報告和請示 修改稿 例1改 省交通廳關于貫徹全國交通公安局 處 長會議精神切實做好我省公安保衛(wèi)工作的通知 例2改 縣史志辦關于呈送我縣編史工作先進工作者名單及事跡的報告 例3改 局關于組建合資新桂實業(yè)發(fā)展公司的請示 文種使用不當 生造文種 例1 省機構編制委員會辦公室關于機構改革中有關問題的解釋 例2 公司關于新建大廈要求補助資金的申請 例3 管理局關于要求撥款進行1號水泥生產線技術改造問題的答復 生造文種 公文標題規(guī)范化是公文處理規(guī)范化的內容之一 文種正確 是公文撰制的基本要求 正式公文的標題 文種應該統(tǒng)一使用 黨政機關公文處理辦法 解釋 建議 要求 安排 要點 答復 等都不是法定文種 修改稿 例1 省機構編制委員會辦公室關于印發(fā)機構改革中有關問題解釋的通知 例2 公司關于要求給予新建大廈工程投資補助的請示 例3 管理局關于同意撥款進行1號水泥生產線技術改造的批復 文種使用不當 錯用文種 例1 省科技廳關于申請 八五 國家重點科技攻關項目試驗工程補助費的報告 例2 省交通廳關于同意 省航務管理局進行合面獅水電站升船機修復的函 例3 省交通基建管理局關于申請審批高等級公路水泥混凝土路面接縫技術研究可行性報告的函 錯用文種 文種 是根據發(fā)文機關的權限 發(fā)文機關與主送機關之間的關系以及發(fā)文的具體目的 要求等來確定的 錯用文種 會影響發(fā)文效果和工作開展 錯用文種 會使共文失去其應有的嚴肅性 修改稿 例1 省科技廳關于給予 八五 國家重點科技攻關項目試驗工程補助費的請示 例2 省交通廳關于同意 省航務管理局修復合面獅水電站升船機的批復 例3 省交通基建管理局關于審批高等級公路水泥混凝土路面接縫技術研究可行性報告的請示 文種使用不當 混用文種 例1 縣人民政府關于 港擴建工程概算的請示報告 例2 市外事接待辦公室關于要求接待經費的報告請示 例3 縣人民政府關于 水電站施工期間嚴重影響我縣水運情況的報告函 向某市水電局行文 修改稿 例1 縣人民政府關于 港擴建工程概算的請示 例2 市外事接待辦公室關于要求接待經費的請示 例3 縣人民政府關于 水電站施工期間影響我縣水上運輸情況的函 2 標題冗長繁瑣 主要表現 標題中 事由 項概括的不簡要 累贅啰嗦 轉發(fā) 批轉 性文件 照搬照抄原文標題 層層照轉 導致疊床架屋 一個詞組套一個詞組 冗長臃腫 標題冗長繁瑣 例1 縣人民政府關于轉發(fā) 市人民政府關于轉發(fā) 省人民政府關于加快畜牧養(yǎng)殖業(yè)發(fā)展的通知 的通知 的通知 可改為 縣人民政府轉發(fā)關于加快畜牧養(yǎng)殖業(yè)發(fā)展的通知 技巧 省去不必要成分不拘泥于原件標題 可重新提煉新標題省略中間環(huán)節(jié) 3 主要內容表述不清 例1 省勞動廳關于同意延長 同志退休時間的批復 例2 人民政府關于糧食問題的請示 例3 局關于轉發(fā)縣人民政府辦公室 政辦 1990 108號文的通知 例4 中共 縣委通知 主要內容表述不清 例1到底是要某同志延期退休呢 還是增加 延遲 某同志的退休時間呢 例2關于糧食問題是什么問題 例3看標題不知是和內容 例4省略事由 這類寫法只適合命令 令 公告 紀要等少數文種 完整的公文標題應具備三要素 發(fā)文機關名稱 事由 文種 修改稿 例1 省勞動廳關于同意 同志延期退休的批復 例2 人民政府關于糧食收購和儲備問題的請示 例3 局轉發(fā)縣人民政府辦公室關于 的通知 例4 中共 縣委關于 的通知 二 主送機關標注中的常見病例 發(fā)文無主送機關 上行文多頭主送 越級行文 公文直接發(fā)給個人等 關于撤銷我市駐港機構在香港與港商合辦的三家公司的請示 省長 三 正文寫作中的常見病例 1 一文多事 縣人民政府轉發(fā) 省人民政府關于學習宣傳 中華人民共和國森林法 的通知各鄉(xiāng) 鎮(zhèn)人民政府 縣直屬各單位 現將 省人民政府關于學習宣傳 中華人民共和國森林法 的通知 引發(fā)給你們 請即貫徹執(zhí)行 今年以來 我縣連續(xù)發(fā)生多起森林火災 是由于生產用火造成的 各鄉(xiāng) 鎮(zhèn)要從中吸取教訓 嚴格管理生產用火 如再發(fā)生類似事情 要追究主要領導的責任 縣人民政府2012年 月 日 2 內容殘缺 市人民政府關于給予 化工廠嘉獎的通報 多年以來 市化工廠采取有力措施 切實貫徹 安全生產條理 建立安全生產崗位責任制 去年實現全年無生產事故 成為我市第一個安全生產年企業(yè) 為此 市人民政府決定給予 市化工廠通報嘉獎 市人民政府 年 月 日 3 語法錯誤 搭配不當例1改革的成敗 關鍵在于領導要破除舊觀念 例2我們應當發(fā)揚光大艱苦奮斗精神 勤儉節(jié)約地工作 生活 例3黨風是否端正是一個單位搞好黨建工作的重要標志 改正 例1主謂搭配不當 成敗 成功要 能否 例2修飾語與中心語搭配不當 勤儉節(jié)約 不能修飾 工作 只能和 生活 搭配 例3主謂搭配不當 主語表達的正反兩方面 即 端正 和 不端正 而謂語只表達了 肯定 方面 即 搞好 應主謂語相對應 語序不當 例 我們幾個局的負責同志身體力行 三個代表 分片包干到貧困地區(qū)蹲點 幫助當地群眾脫貧致富 改為 我們局的幾位負責同志身體力行 三個代表 分片包干到貧困地區(qū)蹲點 幫助當地群眾脫貧致富 詞性誤用 例1今年 我縣克服了雨多 低溫 病蟲害等種種困難 奪取了農業(yè)生產的大豐收 例2這項試驗 曾一度被少數人的干擾所停頓 詞性誤用 例1 雨多 低溫 病蟲害 是聯(lián)合詞組 按照語法規(guī)范要求 聯(lián)合詞組中聯(lián)合的各詞詞性和結構要一致 雨多 主謂結構 低溫 偏正結構 病蟲害是合成詞 三個詞的詞性與結構都不一致 不能并列使用 例2語法要求 被 字結構之后一定要跟及物動詞 停頓 不是及物動詞 詞性不對 應該為基伍動詞 如 中斷 改正 例1今年 我縣克服了雨水偏多 氣溫偏低 病蟲害嚴重等種種困難 奪取了農業(yè)的大豐收例2這項試驗 曾一度被少數人干擾所中斷 結構雜糅 例1自來水廠認真解決了工人住房等困難 今年上半年實現利稅 雙過半 結構雜糅 公文文稿用語中結構混雜常見三種表現 一是一個意思未完 中途又插進另一件事 另說一套 前面講 住房 問題 后面講實現利稅 雙過半 這種跨越式 跳躍 使句子結構混雜 使人不得要領 必須補充內容 通過 過渡 句把他們的內容連接起來 改例1 自來水廠認真解決工人住房等困難 充分調動了職工的生產積極性 使該廠上半年實現利稅 雙過半 結構雜糅 例2任何人違背了歷史發(fā)展規(guī)律就要吃苦頭 因而歷史發(fā)展規(guī)律是一種不可抗拒的力量 結構雜糅 第二種表現是因果顛倒 反客為主 例2就是把 果 任何人 吃苦頭 和 歷史發(fā)展 是 力量 的 因 倒置 必須用過渡句強調因才可 例2改 任何人違背了歷史發(fā)展規(guī)律就要吃苦頭 因為 歷史發(fā)展規(guī)律是一種不可抗拒的力量 結構雜糅 例3我們要防止出現腐敗現象發(fā)生 結構雜糅 第三種現象就是把兩套句子結構雜糅在一起 防止出現 現象 與 防止 現象發(fā)生 兩套句子結構雜糅在一起 造成重疊和語法錯誤 兩者只能取其一 改例2 A我們要防止出現腐敗現象B我們要防止腐敗現象的發(fā)生 4 幾個具體問題 一 文字1 制定 與 制訂 制定 即制作 定出 公文中習慣用在較大場合 以制定黨和國家的路線 方針 政策 法律和法令等 制訂 即制作 訂立 公文中習慣用于具體規(guī)章制度的訂立 如 單位相繼制訂了防火 門衛(wèi)等安全管理制度 2 截止 與 截至 截止 即到期停止 截至 即到 為止 3 部署 與 布置 部署 即指全局重大工作的安排 布置 即指全局具體工作和事項的安排 幾個具體問題 二 圖表正式公文一般不要出現圖表 特別是一些為表示數量變化而使用的柱狀圖 餅狀圖 曲線圖等 一般處理方式 公文中需要說明的相關問題可以使用文字進行說明 必須使用圖表說明的 小的表格可以使用 大的表格要盡量作為文件附件 柱狀圖 餅狀圖 曲線圖等必須作為附件 幾個具體問題 三 稱謂按照規(guī)范要求 文件中出現的地名 人名 單位名稱等一定要使用全稱或規(guī)范化的簡稱 在核稿過程中發(fā)現有的公文在引用姓名 職務 地名 機關稱謂不夠準確和規(guī)范 有的在同一公文中多次出現的 前后名稱也不一致 如在文件中將資產負債管理部簡寫為資產負債部或資負部 幾個具體問題 四 數字阿拉伯數字和小寫漢字不能混用 公文中的數字 除部分結構層次序數和詞 詞組 慣用語 縮略語 具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外 應當使用阿拉伯數字 如提到季度時應使用小寫漢字 表示數目比較精確時 應使用阿拉伯數字 幾個具體問題 五 時間正式公文中的時間表述應使用四位小寫數字 不能隨便省略 如 10年 應改為 2010年 成文日期使用阿拉伯數字 發(fā)文時間有特殊要求 通過紙質文件發(fā)文的 由各環(huán)節(jié)和行領導按特殊要求簽署時間 幾個具體問題 六 字體1 發(fā)文機關標識使用小標宋體字 用紅色標識 2 標識密級和緊急程度 用3號黑體字 3 發(fā)文字號用3號仿宋GB2312字 年份 序號用阿拉伯數字標識 年份應標全稱 用六角括號 括入 序號不編虛位 即1不編為001 不加 第 字 4 簽發(fā)人 用3號仿宋GB2312字 簽發(fā)人姓名 用3號楷體GB2312字 冒號用全角 5 公文標題用2號正小標宋體字 6 主送機關用3號仿宋GB2312字 回行時頂格 最后一個主送機關名稱后標全角冒號 7 正文用3號仿宋GB2312字 一般每面排22行 每行排28個字 段落標題第一層用3號正黑體字 第二層標用3號楷體GB2312字 第三層標用3號仿宋GB2312字 第四層用3號仿宋GB2312字 幾個具體問題 六 字體8 附件 用3號仿宋GB2312字 附件如有序號 使用阿拉伯數字 如 附件 1 XXXXXX 附件名稱后不加標點符號 9 成文時間用漢字將年 月 日標全 零 寫為 O 用3號仿宋GB2312字 10 標識附注 用3號仿宋GB2312字 居左空2格加圓括號標識在成文時間下一行 11 抄報 抄送 發(fā) 用3號仿宋GB2312字 后標全角冒號 13 印發(fā)機關用3號仿宋GB2312字 印發(fā)機關左空1字 印發(fā)時間右空1字 印發(fā)時間以公文付印的日期為準 用阿拉伯數碼標識 5 病文修改 根據文章內容 文種應為請示 應有 簽發(fā)人 xxx 并右空一字 左移空一字 因是1997年6月10日行文 應改為 M交 1997 10號 缺少發(fā)文機關名稱 M市交通局 多頭請示 應為 市政府 應為阿拉伯數字 應為二三 概數與準確數矛盾 平均與概數相矛盾 平均與概數相矛盾 缺少公文標題和發(fā)文字號 簡稱不當 應為阿拉伯數字 應去掉 建設 2字 口吻不對 具有指示性 5 病文修改 改為一級標題 一 非法定計量單位 應改為 公頃 非法定計量單位 應改為 公頃 改為一級標題 二 應為 1600萬元 不確定 不準確 不準確 應加 元 不確定 不準確 屬先斬后奏 事后行文 命令口氣 事后行文 未招標 違反法律規(guī)定 應取消 口吻不對 凌駕于市政府之上 5 病文修改 應有附注 聯(lián)系人 聯(lián)系電話 最新公文格式 取消 主題詞 左空一字 改為 去掉 各縣 市 交通局 最后加 左空一字 右空一字 改為阿拉伯數字 取消印發(fā)份數 5 病文修改 左移空一字 去掉 第 應有 簽發(fā)人 xxx 并右空一字 缺少發(fā)文機關名稱 s市人事局 多頭請示 應為 市政府 并空一行 缺少公文標題 應為二三 應為阿拉伯數字 去掉修飾性語言 僅有 改為m2 最后3行為廢話 應去掉 根據后文意思 應將 請示 改為 報告 5 病文修改 這一句是廢話 應去掉 非法定計量單位 應改為 公頃 不準確 應加 元 一文兩事 不符合一文一事規(guī)定 事后行文 不符合事前請示的規(guī)定 文種應改為 報告 應改為 應改為 應為阿拉伯數字 去掉 附注 最新公文格式 取消 主題詞 左空一字 去掉 各縣 市 區(qū)人事局 最后加 左空一字并將 人才開發(fā)交流中心 改為 人事局 右空一字 取消印發(fā)份數 5 病文修改 命令 適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章 宣布實施重大強制性措施 批準授予和晉升銜級 嘉獎有關單位和人員 決定 適用于對重要事項作出決策和部署 變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項 因此 應該用 決定 應使用 通告 通告 適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項 因此 應該用 通告 5 病文修改 屬于 請示報告 混用 因是新建文化公園 應該用 請示 指出下文存在的問題 并更正 函 適用于不相隸屬機關之間商洽工作 詢問和答復問題 請求批準和答復審批事項 而 議案 適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項 因此 應該用 議案 5 病文修改 議案 適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項 而 請示 適用于向上級機關請求指示 批準事項 因此 應用 請示 指出下文存在的問題 并更正 因 F省教育委員會 與 G省XX市教委 不相隸屬 因此 應用 函 5 病文修改 沒有必要標注公文 份號 沒有必要標注公文 密級 可以標注公文緊急程度 特急 但應在左側頂格用3號黑體字編排 去掉中括號 I省人事廳應為主辦單位 應排在第一位 放在最上邊 聯(lián)合行文 只用主辦機關文號并居中排列 5 病文修改 實施方案 不是黨政機關法定公文文種 不能直接以公文文種的形式發(fā)文 可以 通知 的形式印發(fā) S市 局關于開展 的實施方案 指出下文公文標題存在的問題 并更正 S市 局關于印發(fā) 的工作要點 S市 局關于上報 的調查報告 工作要點 不是黨政機關法定公文文種 不能直接以公文文種的形式發(fā)文 可以 通知 的形式印發(fā) 調查報告 不是黨政機關法定公文文種 不能直接以公文文種的形式發(fā)文 可以 報告 的形式上報 5 病文修改 S市 局關于上報 的述職報告 指出下文公文標題存在的問題 并更正 S市 局關于印發(fā) 的經驗材料 S市 局關