激勵與溝通_如何實現(xiàn)部門間的有效溝通

如何實現(xiàn)部門間的有效溝通 2015 6 17 如何實現(xiàn)部門間的有效溝通目錄 一 五大原因?qū)е聹贤ú粫扯?部門間缺乏溝通可能造成多種不良影響三 六大措施實現(xiàn)部門間的有效溝通四 實現(xiàn)部門間有效溝通的意義五 管理中溝通的障礙與方法六 總結(jié) 現(xiàn)代社會 溝通 尤其是有效溝通 已成為日常交際的一個基本要求 成為眾多企業(yè)選拔人才時評判一個人才的重要指標 而在企業(yè)內(nèi)部 部門與部門之間保持有效溝通 也已成為越來越多的企業(yè)大力倡導的理念 廣電運通就在其核心文化意識里提出了 有效溝通就是生產(chǎn)力 的 溝通意識 可見 有效溝通對一個團隊一個企業(yè)有著多么重要的意義 那么 是什么原因造成了部門間的溝通不暢 溝通不暢甚至不溝通會給部門之間乃至企業(yè)帶來哪些不利影響 如何才能實現(xiàn)部門間的有效溝通 本文將從部門間溝通不暢的原因 影響以及如何實現(xiàn)有效溝通等方面展開論述 希望對我們檢驗人員能實現(xiàn)有效溝通起到一定的幫助作用 一 五大原因?qū)е聹贤ú粫?1 直接原因 缺乏溝通意識和溝通氛圍 2 間接原因 沒有相關形式提供溝通 交流的機會 人與人之間缺乏共同語言 有陌生感 3 根本原因 沒有形成有效溝通的機制 4 重要原因 領導不帶頭 員工不參與 5 其它原因 個人素養(yǎng) 性格問題 1 直接原因 缺乏溝通意識和溝通氛圍 導致跨部門溝通不暢的直接原因就是缺乏溝通意識和溝通氛圍 部門之間 部門內(nèi)部各成員因為溝通意識不強或者缺乏 導致從來不主動尋求溝通 遇到問題也不去尋求相關部門的支持 而是獨自作戰(zhàn) 由于溝通意識淡薄 也就難以形成濃厚的溝通氛圍 沒有溝通氛圍 每個人似乎對溝通產(chǎn)生一種畏懼 因為每個人都覺得他不來找我溝通我怎么去找他溝通呢 于是 形成一個惡性循環(huán) 缺乏溝通意識 溝通氛圍淡薄 不溝通 溝通氛圍消失 2 間接原因 沒有相關形式提供溝通 交流的機會 人與人之間缺乏共同語言 有陌生感 由于公司或組織缺乏為員工創(chuàng)造溝通 交流的形式 很少舉行集體活動 而每個人又忙于日常工作 彼此之間缺乏了解 也就沒有共同語言 即使有時被迫去溝通 但這往往顯得非常被動 由于心理距離的存在 溝通起來顧慮重重 這就無形中降低了溝通效率 從而導致下一次溝通的更加不順暢 3 根本原因 沒有形成有效溝通的機制 導致部門間溝通不暢的根本原因還是公司沒有形成一個有效的溝通機制 沒有建立一個很好的溝通平臺 平時的溝通 很大程度都是臨時性的個人行為 不是有規(guī)律的 也不是集體行為 盡管各部門都有著非常繁雜的日常工作要做 每個成員也都有著溝通技能或溝通意愿的差異 但有效的溝通機制仍然是克服一切溝通障礙最有效的手段 4 重要原因 領導不帶頭 員工不參與 各部門的主管領導不帶頭溝通 員工看著領導都不溝通也就不再把溝通當回事 只是等到事情急到眼前了才想起需要找某部門的某某去溝通 但由于平時沒有溝通經(jīng)歷 自然這種臨時抱佛腳式的溝通也就難以實現(xiàn)溝通目的 因此 領導不帶頭 員工不參與 也是導致跨部門溝通不暢的重要原因 5 其它原因 個人素養(yǎng) 性格問題 除以上原因外 導致部門間溝通不暢的原因還有員工個人性格的原因 比如有的員工性格內(nèi)向 自然與人溝通起來比較吃力 而性格外向的員工則易于溝通 文化層次的原因 由于文化層次參差不齊 學歷高的人溝通起來可能比較容易 而學歷低的人有可能比較難以有效溝通 同時 專業(yè)不同的人之間進行溝通也可能產(chǎn)生溝通障礙 此外 人本身的惰性 挫折感及畏懼心理 溝通時是否相互尊重等也可能造成溝通不暢或不愿溝通 二 部門間缺乏溝通可能造成多種不良影響 首先 缺乏溝通導致信息閉塞 重復工作 效率低下 形成信息壁壘 其次 缺乏溝通可能導致各自為陣 沒有戰(zhàn)斗力 執(zhí)行力下降 再次 缺乏溝通往往導致部門間出現(xiàn)信任危機 最后 缺乏溝通 嚴重時會減緩公司發(fā)展速度 甚至動搖公司根基 當然 部門間缺乏溝通造成的不良影響遠遠不止以上幾個方面 還有如不利于團隊的共同進步 不利于員工身心健康等 三 六大措施實現(xiàn)部門間的有效溝通 1 溝通 從心開始 2 溝通 部門領導要帶好頭 3 溝通 在活動中加深了解 增進交流 4 溝通 應充分利用現(xiàn)代科技 5 溝通 應形成一個機制 6 溝通 需要公司的大力倡導 要讓溝通形成一種文化 一種信念 一種常態(tài) 1 溝通 從心開始 世界上最深的地方是人心 而打開人心的鑰匙是真誠 企業(yè)每個員工都應該真誠待人 真誠做事 真誠溝通 溝通 不能只是因為工作原因才溝通 也不能用蒼白的方式或近乎僵硬的態(tài)度與人溝通 而是要經(jīng)常做到換位思考 相互尊重 以誠相待 換位思考是溝通技巧 相互尊重是溝通前提 以誠相待是基本要求 只有心溝通了 其他的事情才能實現(xiàn)最好的溝通 2 溝通 部門領導要帶好頭 各部門的領導 在很大程度上直接影響著部門間的有效溝通 如果A部門的領導和B部門的領導之間存在分歧或私人恩怨 這將嚴重影響兩個部門之間的溝通 因此 部門領導之間 除了應建立正常的工作關系之外 還應建立較好的私人關系 要帶頭交流 引導 鼓勵部門成員與其他部門成員的交流 建立融洽的部門關系 3 溝通 在活動中加深了解 增進交流 這是實現(xiàn)有效溝通的重要方法 也是常見的方法 公司內(nèi)部 部門之間經(jīng)常開展一些可以增進了解的活動 如各種比賽 娛樂 文化活動等 讓部門成員之間有盡可能多的機會接觸 拉近彼此之間的距離 從而為部門間的有效溝通奠定堅實基礎 4 溝通 應充分利用現(xiàn)代科技 現(xiàn)代科技日新月異 我們不能因為科技的發(fā)達而讓彼此的距離更遠 我們需要充分利用現(xiàn)代科技手段 讓彼此聯(lián)系地更加緊密 比如 通過網(wǎng)絡論壇讓有興趣的人可以分享彼此的經(jīng)驗或教訓 通過各種軟件平臺建立內(nèi)部資源共享圈子 實現(xiàn)不重復工作目標 利用電子郵件 QQ等即通訊工具增加交流機會等 5 溝通 應形成一個機制 機制在日常工作中具有重要作用 它可以讓人們有規(guī)律地去做同一類事情 并具有連續(xù)性 在公司內(nèi)部建立有效的溝通機制 將極大地加強部門間的交流 在溝通機制里應明確跨部門間的溝通內(nèi)容 溝通方式 溝通步驟和溝通雙方的權利和責任 建立這樣一種流程和制度對于確?？绮块T間的有效溝通是非常必要的 因為在信息溝通過程中尤其需要注意尊重對方的職責和權限 不要超越對方的職權而去直接干涉別人的工作 當然 這類機制應包括正式或非正式的 正式的如會議 非正式的如聚會 座談會等 需要注意的是既然是機制 就一定要具有連續(xù)性 不能三天打魚兩天曬網(wǎng) 6 溝通 需要公司的大力倡導 要讓溝通形成一種文化 一種信念 一種常態(tài) 企業(yè)文化的核心是企業(yè)全體員工共同的價值取向 共同價值觀的形成 為全體員工提供了一個統(tǒng)一的價值判斷標準 使員工在不同的問題上具有一致的看法 從而增加相互間交流的內(nèi)容和范圍 促進組織內(nèi)部信息的傳遞 企業(yè)的價值觀越明確 就越能吸引企業(yè)中每個員工的注意力 使員工對部門利益的關注轉(zhuǎn)移到企業(yè)目標上來 從而能大大減少部門本位主義對跨部門間溝通所產(chǎn)生的負面影響 為此 公司要大力倡導 要形成溝通文化 使溝通成為全體員工共同的價值取向 成為實現(xiàn)團隊目標的一種信念 成為日常工作中的一種常態(tài) 加強部間的溝通 不僅需要方法 更需要全員的積極參與 需要每個人都以大局為重 把各部門的目標統(tǒng)一到公司的目標上來 形成合力 一起去開創(chuàng)公司發(fā)展的新局面 四 實現(xiàn)部門間有效溝通的意義 首先 從團隊建設的角度來說 部門間的有效溝通可以增強團隊凝聚力和戰(zhàn)斗力 從而可以更好地完成各項具有挑戰(zhàn)性的工作 其次 從工作績效的角度來說 部門間的有效溝通可以實現(xiàn)資源共享 信息暢通 從而提高工作效率 避免重復工作 節(jié)省人力 物力和財力 再次 從整個公司的發(fā)展角度來說 部門間的有效溝通可以促進公司內(nèi)部的良性發(fā)展 使公司朝著高效 快速 健康的方向發(fā)展 對于實現(xiàn)公司的發(fā)展戰(zhàn)略具有不可輕視的意義 最后 從個人的發(fā)展角度來說 部門間的有效溝通可以促進企業(yè)員工的成長 使他們相互了解 相互學習 相互幫助 相互信任 形成共同進步的文化氛圍 溝通無止盡 溝通沒有一成不變的模式 要想實現(xiàn)部門間的有效溝通 不僅要公司的大力推行和倡導 也需要各部門的身體力行 更需要每個員工的積極參與 此外 溝通也要因地因時制宜 要保持與時俱進的精神 結(jié)合公司特點和部門特點 制定切實可行的溝通措施 五 管理中溝通的障礙與方法 一 人際溝通不暢的障礙1 地理性障礙 2 觀念性障礙 3 失真性障礙 4 認知性障礙 5 語言性障礙 6 心理性障礙 1 地理性障礙 這是一種由于職務 職稱 學識水平不同而產(chǎn)生的障礙 在企業(yè)中組織地位低的人與有權威 高職務的人溝通時會特別謹慎 生怕自己說錯了什么 被人瞧不起 2 觀念性障礙 不同觀念對同一事物會做出不同的判斷 因此 觀念既是溝通的內(nèi)容 同時對溝通起著制約作用 有些觀念利于溝通 在開放觀念的支配下 對企業(yè)改革的新舉措就容易被大家接受 而封閉的觀念 僵化的觀念則為溝通設置了障礙 3 失真性障礙4 認知性障礙 決策者對信息的收集和整理通過一定的渠道 在這個過程中人為地增加信息傳遞的層次 有可能導致信息失真和流失 主要指管理者對信息的接受和處理受到原有背景的制約而給溝通設置障礙 5 語言性障礙 思想的表達靠語言 語言作為工具運用得當 會提高溝通的效能 管理者要有良好的修養(yǎng) 要善于營造和諧的語言情境 語意不明確 語句不恰當 都會引起溝通上的障礙 6 心理性障礙 是指由于不同的個性傾向與個性心理特征所造成的溝通障礙 首先性格的差異或心理病態(tài)最容易導致溝通障礙 其次是需要與動機的不同 管理者不掌握群眾的需要 就不可能把握其思想脈搏 不滿足員工的合理需要就不可能激發(fā)員工的積極性 同時員工的需要水平也因人而異 且受環(huán)境影響 再次是興趣 氣質(zhì) 能力的差異 溝通時的情緒與態(tài)度所構(gòu)成的氣氛 都會導致溝通障礙的產(chǎn)生 二 與下屬 上司 老板 以及同事之間有效溝通的辦法 1 平易近人法 2 避重就輕法 3 悅心激勵法 4 換題引人法 5 因人施對法 6 避逆取順法 7 以誠感人法 8 心理承受法 9 心理平衡法 10 自我克制法 1 與下屬溝通的辦法 1 平易近人法 通過消除各種誘發(fā)心理障礙的因素 營造一種平等的氛圍 使雙方在心理 感情上接近和融洽 當員工走進辦公室時 管理者可以主動站起來說話 營造出心情舒暢的氣氛 同坐到一張沙發(fā)上 在比較輕松的氣氛中交流思想 讓人在感情上有 都是自己人 的感覺 2 避重就輕法 做人的思想工作時 采取避重就輕的方法 能較好的溝通感情 解決思想問題 特別是對那些犯了錯誤的人有時盡管問題較嚴重 但在語氣上力求緩和一些 采用對方所能接受的清緩語氣 而盡量避免刺激性的話語 例如 當批評某人存在驕傲毛病時 一般不直接說你有驕傲自滿的表現(xiàn) 而是從提出希望的角度指出 希望今后注意謙虛謹慎 這樣的效果會好些 3 悅心激勵法 在溝通過程中 不失時機地贊揚對方的進步和成績 以便統(tǒng)一思想 以求得共識 靈活運用此法會使溝通時僵局出現(xiàn)轉(zhuǎn)機 運用 恭維 悅心法 必須掌握好三招 微笑 傾聽與贊美 微笑首先會贏得對方的好感 微笑著贊揚使人感到你的誠意 微笑著反駁使人感到你的善意 微笑著拒絕 使人體諒你的處境 傾聽是妙招 傾聽代表你對發(fā)言人的尊重與禮貌 表示你對談話有興趣 同時表達了聽話人誠意 傾聽對發(fā)言人來說 使他實現(xiàn)了發(fā)言欲 對一個心中苦悶的人來說 使他發(fā)泄了積怨 進而產(chǎn)生視對方為 知己 的取向 悅心至此溝通就已成功了一半 4 換題引人法 在表達本意的方式不能使對方動情的情況下 以另一種方式造成達到感情上融洽的氣氛 然后再引人正題的方法 換題引人法之所以能達到目的 是因為引起人的某一種感情的因素是多方面的 當我們在需要別人對某事物感興趣時 如果他對這件事怎么也提不起興趣 你就可以從另一個發(fā)面尋找能引起他興趣色東西而營造濃烈的感情氛圍 這樣再提起你的話題 對方就有盛情難卻之感了 換題引人法 換題引人法 換題是關健 而轉(zhuǎn)換話題一定要能充分引起對方濃厚的興趣 換題后還要注意在適當時機將話題引人正題 因為換題只是為了給談正題打下感情基礎 而并非交談的真正目的 所以換題后應注意適可而止 將話題引人正題 5 因人施對法 根據(jù)人的心理素質(zhì)和性格特征 針對不同性情的人采用不同的方法進行溝通 使用因人施對法 關鍵在于真正掌握各人不同的性格心理特征 然后采取有針對性的刺激方法打動人心 因為性格的差異 就要用有針對性的刺激方法打動人心 因為性格的差異 就要用有針對性的語言和行動去激勵才能喚起感情 使之動心動情 一般說來 對沉默寡言的人 應以多方開導為主 對性情急躁的人 說話要清晰明了 直來直去 對性格倔強的人 最好從他最感興趣的話題慢慢引人 對優(yōu)柔寡斷的人 則應以果斷的話語對待 總而言之 因人施對 要恰到好處 把握分寸 6 避逆取順法 采取避免觸動對方的逆反心理而迎合其順情心理的方法 要做到避逆取順 可采用變換角度的手法來說話敘事 因為同一件事 往往可以從多個角度來描述它 為了使人們樂意接受 我們就可盡量從人們的心理上易于接受的那一個角度去敘述 盡量避免那種容易引起人們反感的角度 還可采用變換語言的辦法進行溝通 同時要注意了解各種諱語 盡量不說別人忌諱的話語 這樣 在溝通中就可減少一些產(chǎn)生逆反心理的可能 7 以誠感人法 用真誠的語言或行動去與對方溝通 使其感動的方法 以誠感人要求誠與情密切配合 要使人動情 喚起人的真情 以誠感人要做到誠與真結(jié)合 以誠感人還必須伴之以虛心 否則難以取得對方的信任 8 心理承受法 根據(jù)對方心理承受的能力而確定溝通強度 人的心理都有一定的承受能力 但這種承受能力的大小不盡相同 必須詳細掌握了解 在掌握了對方的心理承受能力后 再提出意見時 一定要在對方心理所能承受的能力范圍之內(nèi) 否則別人承受不了 也就不會接受的東西 要同自己的目的相一致 在溝通過程中因自己的言行過失而使對方的心理受到傷害 采用適當?shù)霓k法進行糾正 使對方心理上得到解釋和安慰 在溝通交談中 難免有失言之處 作為企業(yè)管理者應有這樣的姿態(tài) 主動糾正自己的過失 使對方心理得到及時的補償和平衡 9 心理平衡法 10 自我克制法 在溝通過程中 當外部或自己的內(nèi)心矛盾發(fā)生感情沖動時 采取自我抑制 從而控制過分激動 以此達到避免矛盾 使他人與自己都達到一種心理上的平衡 人的感情是極其豐富的 常常會因外界刺激引起情緒波動 如果不能有效地克制 就會傷害他人或傷害自己 沖動 動情 是每個人在現(xiàn)實生活 人際交往中都會遇到的 但怎么樣對待它們 作為企業(yè)管理者應做到有效地制怒 一般可采用遺忘排解法 當產(chǎn)生煩惱或不快時 將思想迅速聚集到別的問題上 將煩惱從思想中排除掉 迅速穩(wěn)定情緒 便于溝通的有效進行 制喜則主要是提高認識 做到喜不癲狂 使情緒這匹野馬的組繩永遠掌握在馭者手重 任何時候 任何情況下都保持良好的心態(tài)和穩(wěn)定的情緒 這樣你將會無往不勝 2 企業(yè)管理中 管理者還必須做好與上司之間的良好溝通 1 首先你必須了解上司的意圖 如果你不了解上司的意圖 你就應該就積極地尋找出來 如提出關于問題地討論 隨著環(huán)境地變化 定期地回顧這個問題 不斷地探究尋新的方向 以便了解上司的意圖是否發(fā)生了改變 2 表現(xiàn)出你的支持 你與上司的意見并非一致時 如你不同意來自上司或其他高層的決議 但是千萬不要當著員工的面表達你的異議 如果你那樣做了員工們就不會給予這項決議充分的支持 因為他們會感覺到管理部門在這個問題上依然存在分歧 同時你的上司也會覺得你對他并不忠誠 當你不得不去執(zhí)行一項你本不同意的決定時 你應該告訴員工 公司決定 這重要出于以下幾點考慮 解釋這項決定的背后合理因素 強調(diào)它的好處 同時附加一句 我個人充分支持這項決定 同時我也希望你們能夠支持它 4 了解上司的管理風格 使自己的溝通方式和頻率迎合上司的風格 3 尋求反饋 如果你的上司不愿給你反饋 那么你就失去了不斷改進自身 業(yè)績的指導性意見 當你的上司給你指派一項任務時 你可以這樣說 這與我上個月做的那項工作比較類似 您覺得這一次我在哪些方面還需要作到一些改進 當你的上司給你反饋時 你要欣然地接受 不要辯解 也不要有辯護的行為 你要表現(xiàn)得善于理解并按他們要求的去做 學習這些技能 或