辦公室副主任工作責(zé)任制度.doc

辦公室副主任工作責(zé)任制度（一）職務(wù)1、副部級(jí)，執(zhí)行公司每年干部聘任制。是公司辦公室現(xiàn)場管理工作的主要負(fù)責(zé)人，具體搞好職責(zé)范圍內(nèi)各項(xiàng)行政協(xié)調(diào)、衛(wèi)生檢查及分管領(lǐng)導(dǎo)安排的各項(xiàng)后勤服務(wù)生產(chǎn)保障的計(jì)劃落實(shí)和公司制度的監(jiān)督、考核工作。2、負(fù)責(zé)督促、檢查后勤部室的勞動(dòng)紀(jì)律和對黨和國家的方針政策、上級(jí)指示和總經(jīng)理辦公會(huì)、中層以上干部調(diào)度會(huì)決議、分管領(lǐng)導(dǎo)的決定或臨時(shí)安排的各項(xiàng)計(jì)劃的貫徹執(zhí)行。3、根據(jù)分管領(lǐng)導(dǎo)指示,負(fù)責(zé)組織總經(jīng)理主持的各項(xiàng)工作會(huì)議,安排做好會(huì)務(wù)工作。4、負(fù)責(zé)做好全廠文件的編號(hào)、打印、發(fā)放以及行政文件的立卷、歸檔、保管工作。5、組織做好公司印鑒、介紹信使用保管、函電收發(fā)和報(bào)刊訂分發(fā)工作,及時(shí)編寫工作大事記。6、組織做好來客接待和車輛使用的管理工作。7、指導(dǎo)做好電話話務(wù)、電腦、空調(diào)、監(jiān)控?cái)z像頭的使用管理與機(jī)線維修工作。8、根據(jù)公司方針目標(biāo)要求,及時(shí)編制本室方針目標(biāo)展開,并組織檢查、診斷、落實(shí)。9、負(fù)責(zé)公司公辦用房、職工宿舍的分配調(diào)整及辦公用品用具標(biāo)準(zhǔn)化制訂和管理,并對辦公用品、用具標(biāo)準(zhǔn)化及各科室文明辦公進(jìn)行檢查督促。10、組織制定公司后勤及行政管理制度并監(jiān)督實(shí)施。11、為總經(jīng)理收集、整理和提供有關(guān)公司內(nèi)外部綜合性和專題性的信息。12、對總經(jīng)理批示的有關(guān)重大事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤檢查，并負(fù)責(zé)對其實(shí)施執(zhí)行情況及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)13、負(fù)責(zé)公司總經(jīng)理辦公會(huì)議和中層以上干部調(diào)度會(huì)的會(huì)務(wù)準(zhǔn)備、會(huì)議記錄和編發(fā)會(huì)議紀(jì)要。14、負(fù)責(zé)辦公室人員的考勤；食堂的管理；招待費(fèi)管理、防火、防盜、安全保衛(wèi)工作的管理；公共場地衛(wèi)生的管理及保潔人員的管理。15、做好上傳下達(dá)、下情上報(bào)工作,深入調(diào)查研究,了解掌握情況,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀。16、協(xié)助分管領(lǐng)導(dǎo)處理公司的外事協(xié)調(diào)管理和節(jié)日的宣傳標(biāo)語的懸掛、張貼及福利的發(fā)放工作。17、組織做好每月兩次衛(wèi)生檢查管理工作。18、完成每月本人的月計(jì)劃管理目標(biāo)和各項(xiàng)流程管理工作。（二）職權(quán)1、有權(quán)對公司領(lǐng)導(dǎo)的決議、決策提出意見和建議。2、有權(quán)向公司領(lǐng)導(dǎo)反映公司存在的問題和有權(quán)向有關(guān)部門負(fù)責(zé)人反映部門存在的問題。3、有權(quán)督辦總經(jīng)理和分管領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的各項(xiàng)工作，有權(quán)制止不利公司的宣傳事項(xiàng)。4、對公司會(huì)議決議和總經(jīng)理指示的貫徹執(zhí)行情況,有權(quán)檢查督促。5、有權(quán)催促后勤各部門按時(shí)按要求完成公司下達(dá)的各項(xiàng)工作任務(wù)。6、有權(quán)督促各部門及時(shí)做好文件、資料的立卷、歸檔工作。7、有權(quán)按分管領(lǐng)導(dǎo)的指示,協(xié)調(diào)好各部門之間的外事工作關(guān)系和后勤服務(wù)保障工作。8、有權(quán)按照車輛管理制度，安排調(diào)度小車的使用。9、對各科室以公司名義起草的文件有審核和校正權(quán)。10、對不符合上級(jí)規(guī)定,或質(zhì)量不高、效果不大的文件、資料有權(quán)拒絕打印發(fā)放。11、有權(quán)根據(jù)廠長的指示,對辦公用房進(jìn)行分配和調(diào)整,對辦公用品、具體標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行檢查、督促。12、有權(quán)對管理范圍內(nèi)的各項(xiàng)影響生產(chǎn)事務(wù)和造成生產(chǎn)秩序影響的“三違”人和事的懲處，并及時(shí)報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)。13、對部門工作人員因不服從管理所造成的質(zhì)量問題有權(quán)向公司提出追究裁決意見。14、對本單位人員的生產(chǎn)、人事和違章違紀(jì)問題有直接行使管人理事及按制度直接懲處的權(quán)力。15、有權(quán)參與公司成立的安全、設(shè)備、衛(wèi)生等小組的年終評比工作，有直接提合理化建議的權(quán)力。16、對辦公室人員根據(jù)每月個(gè)人工作業(yè)績的優(yōu)劣和成績突出的有權(quán)進(jìn)行上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)予以批評、處罰及表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的權(quán)力。（三）職責(zé)1、對得知后勤管理工作和辦公室管理工作出現(xiàn)異常情況,未能及時(shí)向總經(jīng)理和分管領(lǐng)導(dǎo)反映,以致造成嚴(yán)重后果的負(fù)責(zé)。2、對公司行文差錯(cuò),收集與整理的資料失實(shí)造成嚴(yán)重后果的負(fù)責(zé)。3、對機(jī)密文件和文書檔案管理不嚴(yán),發(fā)生失密、泄密或丟失、損壞負(fù)責(zé)。4、對公文、函件、報(bào)刊、電報(bào)傳遞不及時(shí),或發(fā)生丟失、誤傳現(xiàn)象,影響工作的負(fù)責(zé)。5、對印鑒、介紹信管理不嚴(yán),使用不當(dāng)造成不良后果負(fù)責(zé)。6、對外事服務(wù)協(xié)調(diào)工作質(zhì)量差錯(cuò)造成不良后果和影響的負(fù)責(zé)。7、對食堂招待費(fèi)管理和加班就餐費(fèi)管理及冬季澡堂、水暖管理不力的負(fù)責(zé)。8、對未及時(shí)根據(jù)工廠方針目標(biāo)要求,編制好本室方針目標(biāo)未及時(shí)檢查、診斷和落實(shí)的負(fù)責(zé)。9、對安全生產(chǎn)、責(zé)任制績效考核檢查過程中出現(xiàn)的現(xiàn)場管理質(zhì)量問題及管人理事不力造成的經(jīng)濟(jì)損失負(fù)主要責(zé)任。10、未定期組織檢查本部門安全用電、地面防火、治安及環(huán)境衛(wèi)生工作的，負(fù)直接領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。11、對勞動(dòng)紀(jì)律落實(shí)不嚴(yán)，執(zhí)行不力和各項(xiàng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)服務(wù)協(xié)調(diào)不力，各項(xiàng)會(huì)議布置準(zhǔn)備不及時(shí)，辦公用品發(fā)放不及時(shí)等，負(fù)主要領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。12、對月計(jì)劃指標(biāo)任務(wù)和本人的月計(jì)劃管理目標(biāo)完不成負(fù)主要責(zé)任。對管人理事不力造成群體鬧事擾亂辦公秩序的負(fù)直接領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。13、對本人違章違紀(jì)造成的各項(xiàng)影響生產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)損失、安全設(shè)備事故等負(fù)主要領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。14、對公司管理中的各項(xiàng)目標(biāo)、方針、政策、指示精神未及時(shí)貫徹、布置、落實(shí)，導(dǎo)致生產(chǎn)管理滯后；目標(biāo)不明；責(zé)任不清影響生產(chǎn)的負(fù)責(zé)。15、對違章指揮工人或者強(qiáng)令工人違章、冒險(xiǎn)作業(yè)的；對工人屢次違章作業(yè)熟視無睹，不加制止的；對重大事故預(yù)兆或者已發(fā)現(xiàn)的事故隱患不及時(shí)采取措施的及拒不執(zhí)行安全管理制度和安全監(jiān)察指令造成安全出現(xiàn)嚴(yán)重后果的負(fù)追究刑事責(zé)任。16、對車間各崗位安全操作和各項(xiàng)管理制度，不執(zhí)行職責(zé)制度流程進(jìn)行現(xiàn)場管理，導(dǎo)致“三違”人和事及安全、設(shè)備事故的負(fù)主要領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。17、未及時(shí)發(fā)現(xiàn)、整改各班組存在的安全隱患和決策失誤導(dǎo)致他人受傷或經(jīng)濟(jì)損失的負(fù)直接領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。18、對外出、事假、公休期間未明確專人代行職權(quán)所出現(xiàn)的后果負(fù)直接領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。19、完不成主任和分管領(lǐng)導(dǎo)日常安排的各項(xiàng)應(yīng)急事務(wù)的負(fù)責(zé)。（四）工作標(biāo)準(zhǔn)1、后勤管理和車輛管理，要保證為職工服務(wù)的原則，車輛管理要保證運(yùn)行的安全和效率。2、日常做好明傳電報(bào)、文件的接收，收到后登記編號(hào)，填制收文處理簽送辦公室領(lǐng)導(dǎo)提出擬辦意見，送總經(jīng)理閱批及根據(jù)來文的要求辦理，一般即收即送，最遲不能超過1個(gè)工作日呈送，如領(lǐng)導(dǎo)不在辦公室，要通過電話或其他形式報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)閱悉后有批示或指示的當(dāng)天轉(zhuǎn)出或復(fù)印送給有關(guān)單位辦理。對于上級(jí)文件要求限時(shí)辦理件和領(lǐng)導(dǎo)批示，要限時(shí)辦理，轉(zhuǎn)出后專門登記催辦、查辦備忘表，利用書面、電話形式適時(shí)催辦，確保如期完成。3、日常安排好業(yè)務(wù)員對印、發(fā)文件工作管理，需以辦公室名義發(fā)文的，由黨委（總經(jīng)理）、分管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任或分管辦公室工作的直接領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；需以黨委或工會(huì)委員會(huì)名義發(fā)文的，按辦文程序送總經(jīng)理提出意見，再呈送黨委或工會(huì)委員會(huì)領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)后印發(fā)。上報(bào)省委、省政府、市委、市政府、縣委、縣政府、縣經(jīng)貿(mào)局等的公文，必須經(jīng)公司黨委書記或總經(jīng)理簽發(fā)，方可印發(fā)上報(bào)。4、日常公司舉辦一般會(huì)議，首先接到領(lǐng)導(dǎo)安排通知開會(huì)任務(wù)，要記清楚會(huì)議時(shí)間、點(diǎn)、內(nèi)容，與會(huì)單位及人員。落實(shí)好會(huì)議室準(zhǔn)備工作，做好有關(guān)會(huì)議橫幅、茶水、音響和席位牌等準(zhǔn)備工作。通知參會(huì)單位及人員參加會(huì)議，緊急會(huì)議必須立即通知，一般會(huì)議在會(huì)前一、兩日內(nèi)或二小時(shí)以內(nèi)通知。如遇會(huì)議改期，必須立即通知有關(guān)單位。5、舉辦綜合性大型會(huì)議，會(huì)前準(zhǔn)備工作，要安排好.秘書預(yù)先作出籌備會(huì)議的總體方案，報(bào)請辦公室主任和分管領(lǐng)導(dǎo)審批，召集有關(guān)單位開會(huì)，研究布置會(huì)議會(huì)務(wù)工作，視會(huì)議規(guī)模成立會(huì)議會(huì)務(wù)組、宣傳材料組、后勤接待組等若干小組，將每項(xiàng)具體工作分解到組落實(shí)到人。擬發(fā)會(huì)議通知。聯(lián)系安排會(huì)場并制作會(huì)議橫標(biāo)、布置會(huì)場。收集與會(huì)人員名單（單位、姓名、職務(wù)），通知其他單位人員參會(huì)。起草和印制領(lǐng)導(dǎo)講話稿、新聞通訊稿及有關(guān)會(huì)議文件、資料。起草和印制會(huì)議須知（包括會(huì)議日程安排，分組討論名單及小組召集人、記錄人，大會(huì)及討論地點(diǎn)，會(huì)場注意事項(xiàng)等，以上內(nèi)容要經(jīng)區(qū)主要領(lǐng)導(dǎo)審定后才能印制）。落實(shí)主持會(huì)議、出席會(huì)議的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。會(huì)議文件資料裝袋，并提前送到參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)手上。會(huì)場布置（掛橫額或會(huì)標(biāo)、座位安排、擺放花卉、檢查試放音響、燈光、錄音設(shè)備等）。如會(huì)議有頒獎(jiǎng)事項(xiàng)，要落實(shí)頒獎(jiǎng)?lì)I(lǐng)導(dǎo)，商定領(lǐng)、頒獎(jiǎng)順序和行走路線，并要預(yù)先演習(xí)。6、會(huì)議期間有關(guān)工作，會(huì)議簽到（同時(shí)與會(huì)人員領(lǐng)取會(huì)議材料等）。如會(huì)議需召開預(yù)備會(huì)議，通知參會(huì)人員。每節(jié)會(huì)議重新落實(shí)和確認(rèn)出席領(lǐng)導(dǎo)。收集整理小組討論情況并作匯報(bào)。會(huì)議結(jié)束后有關(guān)工作，收集一套完整的會(huì)議文件資料送檔案科存檔。會(huì)議要求督辦的事項(xiàng)，一一列出督促落實(shí)，并將結(jié)果報(bào)告區(qū)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。7、日常做好來人來訪的接待工作，內(nèi)賓接待，收到通知后，要問清有關(guān)情況（包括來訪客人姓名、性別、職務(wù)級(jí)別、工作單位、來訪人數(shù)、到達(dá)時(shí)間、停留時(shí)間、聯(lián)系人姓名、電話等）。將來訪的情況，及時(shí)告知辦公室主任和總經(jīng)理，根據(jù)客人情況和接待規(guī)定提出接待意見，擬出日程安排，送分管辦公室領(lǐng)導(dǎo)閱后，報(bào)總經(jīng)理審定。需總經(jīng)理接待的，秘書負(fù)責(zé)做好銜接。需要參觀學(xué)習(xí)的，即組織好來賓的視察、參觀、學(xué)習(xí)、訪問等活動(dòng)，來賓要求約見公司領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門的，事前要與有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門聯(lián)系，做好準(zhǔn)備工作。需要到車間和井、下參觀的，提前通知有關(guān)單位做好準(zhǔn)備。需在礦食堂宴請的，填制食堂接待通知單，做好伙食安排計(jì)劃。8、接待外賓，接待前應(yīng)做好充分的準(zhǔn)備工作，包括了解領(lǐng)導(dǎo)意圖，了解外賓的有關(guān)情況，并訂出接待計(jì)劃，準(zhǔn)備好有關(guān)資料，做好各方的聯(lián)絡(luò)、迎接。應(yīng)根據(jù)外賓的身份，對等安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員去迎接，并安排好車輛和賓館，重要接待還要安排備用車輛隨行。日程安排。安排外賓的日常生活，應(yīng)根據(jù)各國習(xí)俗，要注意尊重不同的生活習(xí)慣，擬訂接待日程安排計(jì)劃，報(bào)接待領(lǐng)導(dǎo)或區(qū)主要領(lǐng)導(dǎo)審定。宴請。要按照外事工作的規(guī)定，外賓的情況，擬定宴請的規(guī)模、菜單、席次和陪客人員，報(bào)區(qū)主要領(lǐng)導(dǎo)審定后，作好安排。參觀游覽。要在接待計(jì)劃中先行安排，包括參觀游覽的路線，具體活動(dòng)內(nèi)容等。做好安全保衛(wèi)工作，協(xié)調(diào)公安部門做好保衛(wèi)工作，確保外賓的安全。9、日常布置好業(yè)務(wù)員接聽電話的工作，嚴(yán)格執(zhí)行首問責(zé)任制，首先要熱情招呼，問清來人身份等情況，并就有關(guān)問題給予熱情回答或解釋，屬職責(zé)范圍的問題，要明確答復(fù)，屬其他部門、單位職責(zé)范圍的事項(xiàng)，介紹來電人與有關(guān)部門聯(lián)系，并告知聯(lián)系電話。如來電人要找的領(lǐng)導(dǎo)在，可告知情況；如需傳達(dá)，待領(lǐng)導(dǎo)回來后報(bào)告。重要來電，要登記電話記錄表詳細(xì)記錄來電人的姓名、單位、職務(wù)、通話內(nèi)容、聯(lián)系電話和通話時(shí)間，并與對方核對無誤。重要電話記錄，按領(lǐng)導(dǎo)的分工抓緊呈有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱或電話報(bào)告。10、日常負(fù)責(zé)行政公章的保管和使用，公章使用，有辦公室主任或總經(jīng)理批準(zhǔn)。除印發(fā)文件外，使用公章均要辦理登記手續(xù)。重要資料需加蓋印章的，要提供1份原件或復(fù)印件存檔。11、日常安排業(yè)務(wù)員做好文印工作，各部門凡需在辦公室文印室打印的文件、資料和表格，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或?qū)彾?，然后送辦公室安排打印。次序原則是：先內(nèi)后外，先急后平，先文件后資料、表格；急件優(yōu)先打印，平件2個(gè)工作日內(nèi)完成。來文要認(rèn)真校對，以避免錯(cuò)漏造成不必要的翻工和浪費(fèi)。凡復(fù)印文件資料須填寫文印登記表，由本單位領(lǐng)導(dǎo)簽字后，送秘書科審核再復(fù)印。文印室一般不向外接領(lǐng)任務(wù)。各單位不得以本單位名義為外單位或私人復(fù)印資料，否則文印業(yè)務(wù)人員有權(quán)拒印。各單位急需在節(jié)假日或休息時(shí)間加班打印文件資料，必須先報(bào)告辦公室，由辦公室主任確定并安排打字員加班。12、每月做好辦公用品、衛(wèi)生管理用品的發(fā)放。制定辦公用品發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)，調(diào)查了解實(shí)際消耗情況，適時(shí)調(diào)整發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)，并及時(shí)發(fā)放。對浪費(fèi)嚴(yán)重或人為損壞的要進(jìn)行處罰。13、每月認(rèn)真做好15日、30日二次的衛(wèi)生檢查工作，制定廠區(qū)環(huán)境衛(wèi)生管理制度、環(huán)境衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)并組織實(shí)施；檢查督促清潔工的工作，每周不定時(shí)抽查1次，各單位衛(wèi)生責(zé)任人、責(zé)任區(qū)域，維持整潔衛(wèi)生情況并推動(dòng)改善；并組織解決檢查中發(fā)現(xiàn)的問題。14、強(qiáng)化管理，厲行節(jié)約，做好后勤保障工作，確保公司正常運(yùn)轉(zhuǎn)。節(jié)約使用辦公用品，購買和更新設(shè)備時(shí)，積極采用高效節(jié)能的新產(chǎn)品，在辦公用品的管理上，實(shí)行統(tǒng)一申報(bào)購買、領(lǐng)取登記制度。節(jié)約用水、用電，在醒目位置張貼節(jié)約用水小標(biāo)識(shí)，杜絕“跑、冒、滴、漏”，工作完成后及時(shí)關(guān)閉電燈、計(jì)算機(jī)、電視機(jī)和飲水機(jī)等，加強(qiáng)電話通訊管理。節(jié)約公務(wù)用車燃油和維修費(fèi)用，禁止公車私用，減少出車次數(shù)，正確駕駛，減少車輛非正常損耗，降低油耗，選擇講信譽(yù)、技術(shù)好的維修廠，保證質(zhì)優(yōu)價(jià)低。規(guī)范接待工作，嚴(yán)格執(zhí)行接待標(biāo)準(zhǔn)，不準(zhǔn)超標(biāo)接待、超范圍接待、超規(guī)格接待，杜絕用公款大吃大喝及喝酒上崗。15、協(xié)助主任，狠抓后勤管理制度建設(shè)，在自查自糾、嚴(yán)格落實(shí)辦公室相關(guān)制度的同時(shí)，逐步建立健全辦公室內(nèi)部崗位責(zé)任制，通過建立健全一系列管理制度，促進(jìn)辦公室工作再上新水平。16、積極帶領(lǐng)本部室人員，認(rèn)真履行崗位責(zé)任制度和流程操作管理規(guī)定。實(shí)行內(nèi)部人員定責(zé)，根據(jù)職能工作，將具體工作職能、工作范圍、工作內(nèi)容、工作標(biāo)準(zhǔn)、目標(biāo)要求分解到各工作人員，做到崗位清楚、任務(wù)明確、責(zé)任到人。每位工作人員根據(jù)崗位職責(zé)制定保證工作落實(shí)的措施，明確每項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)及辦結(jié)時(shí)限、履行職責(zé)的具體要求、不履行職責(zé)或不正確履行職責(zé)所產(chǎn)生后果應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。自己應(yīng)對本科室工作負(fù)全責(zé)，并對本科室工作人員履行職責(zé)、完成工作任務(wù)的情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，確保工作效率和質(zhì)量。17、認(rèn)真做好每月考勤小組的參與審核工作，辦公室工作人員必須嚴(yán)格遵守辦公室的考勤和值班制度，做到不遲到、不早退、不脫崗、不串崗。因故不能正常上班者，必須嚴(yán)格按照辦公室有關(guān)規(guī)定，履行請銷假手續(xù)。18、每天要認(rèn)真檢查辦公室工作人員對承辦的工作事項(xiàng)，在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)辦結(jié)，并保證辦理的質(zhì)量。凡法律、法規(guī)、規(guī)章及上級(jí)部門對有關(guān)管理事項(xiàng)有明確規(guī)定辦理時(shí)