行政辦公物品管理制度.doc

行政辦公物品管理制度一總則1、為了使酒店籌備期間行政辦公物品管理規(guī)范化，保證公司財產(chǎn)完好無損，根據(jù)企業(yè)管理的一般要求，結合本公司具體情況，制定本制度。2、公司行政辦公物品由辦公室統(tǒng)一采購、配發(fā)、管理，嚴格實行先入庫、后領用的制度。3、公司各部門所領用一切非原材料性質的辦公物品，嚴格實行“以舊換新”制度。二適用范圍1、本制度適用于籌備期間公司所屬各部門。2、本制度所指行政辦公物品為員工日常辦公所用文具（含水筆、筆記本、釘書器等）、辦公自動化所需用的耗材（含U盤、錄音筆、墨盒等）、辦公設備（含電腦、復印機、打印機、傳真機等）以及辦公家具（含桌、椅、柜等）。三行政辦公物品的分類行政辦公物品分三類：辦公固定資產(chǎn)、辦公低值資產(chǎn)、辦公用品。1、辦公固定資產(chǎn)指使用期限在兩年以上，在使用過程中保持原有的實物形態(tài)的各種辦公家具及辦公設備。2、辦公低值資產(chǎn)指使用期限較長，在使用過程中不易消耗的各種辦公家具及辦公設備。3、辦公用品指使用期限較短，價值較低，在使用過程中容易消耗的各種辦公類資產(chǎn)。四辦公室籌備期的職責：辦公室是行政辦公物品的綜合管理部門，負責對行政辦公物品費用支出情況進行監(jiān)督、控制，其職責主要包括：1、每月25日匯總各部門的辦公物品申請單并報入下月資金計劃；2、供應商的選擇及采購；3、辦公物品的驗收、入庫；4、辦公物品的配發(fā)、調撥和維修；5、配合財務部對行政辦公物品進行盤點、建立行政辦公物品臺賬、月度辦公用品出入庫臺賬。五資產(chǎn)負責人的主要職責：認真貫徹執(zhí)行公司的行政辦公物品管理制度；負責公司資產(chǎn)的保管和資產(chǎn)出入庫、調撥、維修與監(jiān)督記錄、建立行政辦公物品臺賬、月度辦公用品出入庫臺賬、個人臺賬、部門臺賬；合理調配各部門的辦公設備等資產(chǎn)。嚴格執(zhí)行辦公用品領用登記單登記、做到出庫必錄。六籌備期辦公物品采購1、每月25日公司各部門上報下月度的辦公物品申請單，交由辦公室審核后編制統(tǒng)一采購計劃和資金使用計劃，納入公司全面預算，報公司財務部列入每月全公司資金計劃。2、全公司認真貫徹辦公用品“以舊換新”制度，資產(chǎn)負責人需向申請部門回收申請單中已耗用、損壞的非原材料性質的辦公用品。并根據(jù)回收數(shù)量以及庫存數(shù)量在申請單上備注合理的采購數(shù)量。3、辦公資產(chǎn)的采購由辦公室按貨比三家的方法進行詢價后，連同辦公物品申請單和詢價后的辦公資產(chǎn)采購詢價單上報董事長，經(jīng)審批后方可到財務部領取支票進行購買。4、辦公物品驗收：（1）辦公室主任與資產(chǎn)負責人共同驗收采購辦公物品，并按照申請單核對。驗收完畢后填寫辦公物品驗收單并簽字，上報董事長審批。審批通過后，辦公室登記行政辦公物品臺帳、辦公用品出入庫臺賬。（2）若驗收發(fā)現(xiàn)與申購要求不符、或辦公物品質量不合格，則物品不可入庫。由采購人員負責與供應商交涉、進行退換貨。辦公資產(chǎn)退貨后，由采購員在辦公資產(chǎn)采購詢價單中選擇供應商另行采購。（3）固定資產(chǎn)由財務部根據(jù)入庫單和購物發(fā)票進行賬務處理。辦公物品申請單和購物明細復印件、以及固定資產(chǎn)的照片由辦公室統(tǒng)一保管。3、采購員持購買辦公用品的相關票據(jù)及辦公物品申請單根據(jù)公司財務規(guī)定報銷。七籌備期辦公用品配發(fā)1、辦公用品每月領用一次，由辦公室資產(chǎn)負責人于每月5日配發(fā)。辦公室負責辦理領用手續(xù)，嚴格填寫辦公用品領用登記單，并進行辦公用品出入庫臺帳登記，寫明物品的編號、名稱、規(guī)格、單價、領用人、領用時間等。2、辦公用品每月一次領清，不再另行申領。如有特殊需求提前與辦公室申請，如無庫存需要購買的并且不在資金計劃范圍內(nèi)的，必須做出資金追加計劃，報董事長審批方可購買。3、個人辦公用品的發(fā)放 (1)新員工入職按標準配備鉛筆一支、筆筒一個、簽字筆(可更換筆芯)兩支、筆記本一本。 (2)資產(chǎn)負責人根據(jù)個人辦公用品領取情況詳實填寫個人臺賬并對應記錄辦公用品出入庫臺賬。4、部門辦公用品的發(fā)放 (1)部門辦公用品：剪刀、膠條、膠棒、橡皮、回形針、直尺、訂書器（訂）、涂改液等，按區(qū)域分配，每個辦公區(qū)分配一套（至少兩人一套）。 (2)計算器除必備部門（如財務部）按區(qū)域分配。 (3)資產(chǎn)負責人根據(jù)辦公用品領用登記單將部門辦公用品記錄進部門臺賬。 (4)電話、計算器、訂書器、文件夾、筆筒、打孔機、剪刀、直尺、起釘器、鼠標、鍵盤等耐用辦公用品，已于員工入職時按標準發(fā)放，原則上不再增補，如重復申領，應說明原因或憑毀損原物以舊換新。如出現(xiàn)人為損壞或丟失由個人負責賠償。八、關于簽字筆使用的特別規(guī)定為了進一步控制辦公用品的使用成本，減少浪費，公司對于簽字筆使用做如下特別規(guī)定：1、公司于員工入職時配備統(tǒng)一規(guī)格的黑色簽字筆兩只，并要求妥善保管與使用。2、對于簽字筆的發(fā)放采用筆芯的以舊換新方式。資產(chǎn)負責人根據(jù)辦公物品申請單回收已耗用的筆芯。3、各部門不可申請采購其他規(guī)格簽字筆，由采購員在辦公室指定供應商處購買與公司統(tǒng)一規(guī)格的筆芯。4、驗收完成后按辦公用品配發(fā)程序發(fā)放，并在個人臺賬中記錄領用周期。九、辦公用紙的管理1、在辦公室設置“廢紙收集箱”和“可再利用紙收集箱”。2、打印復印用紙管理： (1)減少非必要的打印復印。 (2)運用適當?shù)拇蛴陀〖记蓽p少打印紙張消耗。 a、使用“打印預覽”功能，在預覽確認正確無誤后再打印; b、使用“頁面設置”功能，打印時可將打印設置成雙面打印；復印時可將復印機設置成雙面復印。 c、打印時可將文檔字體號設備設置成小四或小四以下字體;(3)打印后還可再利用的紙張，若不屬于保密文件，打印者應將其收集放置在“可再利用紙收集箱”中，以供再次利用。 (4)打印內(nèi)部文件時，應首先使用 “可再利用紙收集箱”中的單面紙張;3、廢紙的管理 無法再利用的廢棄紙張應直接投入辦公室設置的“廢紙收集箱”內(nèi)。資產(chǎn)負責人應將廢紙和其他廢棄物分開，單獨收集?！皬U紙收集箱”中一律不得投入其他辦公廢棄物或雜物。十、籌備期辦公設備的維修1、辦公室是辦公資產(chǎn)日常維護、維修的責任部門。2、辦公設備需要維修時，由資產(chǎn)負責人與辦公室主任對報修設備共同進行鑒定，之后進行相應的維修、更換。一般性修理應在三個工作日內(nèi)修理完畢，其它較為復雜的修理應在七個工作日內(nèi)修理完畢。維修相關付款事項執(zhí)行資金計劃。不經(jīng)過辦公室而私自送修的，辦公室不予承認。3、由于人為原因造成辦公資產(chǎn)損壞，要按照物品的原價進行賠償。4、若聘請單位到我公司進行維修，相關付款事項執(zhí)行資金計劃。十一、辦公用品的歸還對于離職員工，在辦理離職手續(xù)時，必須在辦理完辦公用品歸