辦公室流程 文檔.doc

云南玖盛裝飾工程有限公司管理層崗位職辦公室行政人員：一、負(fù)責(zé)公司相關(guān)印章的保管和使用（見附件）；（一）管理：1、各類印章的使用須嚴(yán)格登記程序，完成登記手續(xù)后方可使用印章；不符合規(guī)定和不經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件、資料、合同等，公章保管人有權(quán)拒印。2、任何情況不得攜帶出各類公章或外借。若因工作需要，確須將印章帶出，需提交申請，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可帶出。公章帶出期間，只可將公章用于申請事由，并對公章的使用承擔(dān)一切責(zé)任。3、各類公章的保管人嚴(yán)格執(zhí)行公司印章管理制度，不得私自使用公章，不得外借，不因任何人指示、要求而違規(guī)用章。4、保管人員不在時由總經(jīng)理指定人代管，雙方做好印章的交接手續(xù)。（二）、公司公章的保管與使用：1、公司公章由人力行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)保管與使用。2、使用公章需履行登記手續(xù)，由經(jīng)辦人至人力行政部填寫印章使用登記表，寫明用印事由，并經(jīng)直接經(jīng)理審核同意后，方可用章。3、以公司名義上報、外送、下發(fā)的文件、資料等，經(jīng)由總經(jīng)理審閱批準(zhǔn)，人力行政部經(jīng)理同意后方可加蓋印章。4、任何人不得以任何事由要求在空白書面上加蓋印章。（三）、公司財務(wù)專用章、法人章的保管與使用：1、公司財務(wù)專用章由出納負(fù)責(zé)保管，法人章由會計負(fù)責(zé)保管。2、公司財務(wù)專用章與法人章不得交與銀行出納員自行保管和使用。3、除正常的財務(wù)需要用到財務(wù)專用章與法人章外，其他事項必須經(jīng)過財務(wù)部經(jīng)理報請公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后放開使用。法人章用印需履行登記手續(xù)，由經(jīng)辦人至財務(wù)部填寫印章使用登記表寫明用印事由，并經(jīng)總經(jīng)理審核同意后，方可用印。4、任何人不得以任何事由要求在空白書面上加蓋印章。（四）、失職責(zé)任：由于審批人的過錯決定或者印章保管人的過錯行為履行蓋章手續(xù)而導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)任人應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)賠償或者由公司酌情處以相應(yīng)的處罰。二、負(fù)責(zé)公司辦公環(huán)境整潔；辦公人員多，寫字臺、家具、文件柜、電腦等設(shè)備的臺面上文件、用具、廢紙垃圾多。保潔時間受時間制約，主要工作必須在辦公時間前或后進(jìn)行，通常是在室內(nèi)無辦公人員時作業(yè)。1、日常保潔項目 （1）清倒煙灰缸、字紙簍等內(nèi)的垃圾。 （2）清掃地面。 （3）擦拭辦公桌、文件柜、沙發(fā)、電話、辦公設(shè)備、茶幾等家具。 （4）清洗茶具。 2、地拖、抹布等清潔工具，可多備幾份，以減少往返清洗時間，提高短時間內(nèi)突擊們業(yè)的效率。 3、進(jìn)入客戶已下班的辦公室作業(yè)時，必須由2人或2人以上同時進(jìn)行作業(yè)，并注意不做令人懷疑的動作，以免產(chǎn)生誤會。 4、抹辦公桌椅時，桌面上的文件、物品等不得亂動。 5、抹飾柜、飾物等貴重物品、陳列品時，切記要小心、抓穩(wěn)、輕抹、輕放，一般情況下不得使用有腐蝕性的清潔劑。 6、辦公室鑰匙必須有嚴(yán)格的管理制度，除指定人員外，不得交與任何人員。 7、清潔程序 （1）、準(zhǔn)備準(zhǔn)備好清潔工具，包括水桶、抹布、清潔劑、垃圾袋、地拖、掃把等。 （2）、檢查進(jìn)入辦公室后，先查看有無異?，F(xiàn)象、有無客戶遺忘的貴重物品、有無已損壞的物品。如發(fā)現(xiàn)異常，應(yīng)先向主管上級報告后再作業(yè)。 （3）、清倒清倒煙灰缸、字紙簍、垃圾桶。在倒煙灰缸時要檢查煙頭是否完全熄滅。清倒字紙簍、集中垃圾袋時，應(yīng)注意里邊有無危險物品，并及時處理。 。 （4）、整理臺面、桌面上的主要用品，如電話、臺歷、臺燈、煙灰缸等抹凈后，應(yīng)按客戶習(xí)慣的固定位置放好。如發(fā)現(xiàn)局部臟污仍需及時處理。三、負(fù)責(zé)公司員工考勤；1、出勤：（1）、公司的工作時間：每周五個工作日，上班時間為9:00，下班時間為17:00，中午休息一個小時（含就餐時間）。特殊崗位的工作時間可根據(jù)工作性質(zhì)調(diào)整，需報總經(jīng)理批準(zhǔn)后由人事行政專員執(zhí)行。（2）、員工有以下情況之一為曠工：未經(jīng)批準(zhǔn)，不上班的；遲到和早退時間超過1小時以上，未請假的；曠工的最小時間單位為半天；2、元旦、春節(jié)、國際勞動節(jié)、國慶節(jié)及由國家和當(dāng)?shù)卣?guī)定的其他公眾假期，公司根據(jù)實際情況安排休假，期間為帶薪假日。3、員工請假的最小時間單位為1小時，累計6小時按一個工作日計算，當(dāng)月累計不足6小時的，每小時按照日工資的1/6計算考勤。4、請假：（1）、假期種類包括：病假、事假、婚假、喪假、產(chǎn)假、帶薪年假等。所以假期均須填寫假期申請表，完成審批程序后，交人事行政專員備案。（2）、請婚假、年假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假，應(yīng)當(dāng)提前5個工作日部門經(jīng)理提出書面申請，再送總經(jīng)理審批，最后報人事專員備案。（3）、請病假、喪假、事假，在緊急情況下不能申請的，可以再休假發(fā)生的當(dāng)天以口頭（或電話）形式向直屬上級請假，事后一周內(nèi)補(bǔ)辦請假手續(xù)，交人事行政專員備案。5、病假 病假在三個工作日以內(nèi)的，無需開病假證明;三個工作日以上的，應(yīng)有醫(yī)院的病例復(fù)印件，住院須有住院通知單和病歷復(fù)印件，并將此證明附在請假單后；請長病假員工不能從事原工作者，公司將根據(jù)相關(guān)管理規(guī)定與其解除勞動關(guān)系。6、事假1個工作日內(nèi)的事假，由人事行政專員審批；1個工作日以上，3個工作日以內(nèi)的事假，部門經(jīng)理同意后由人事行政專員審批。3個工作日以上的事假由部門經(jīng)理、人事行政專員同意后報公司總經(jīng)理審批。審批后的請假申請交人事行政專員備案。（此條同樣適用于婚假、產(chǎn)假、喪假的審批）；若連續(xù)事假超過15個工作日，須報總經(jīng)理審批同意后方可，否則公司將根據(jù)國家相關(guān)管理規(guī)定與其解除勞動關(guān)系。7、婚假婚假一般為3個工作日，在崗二年以上的職工婚假增加到7個工作日?；榧賾?yīng)當(dāng)提前5個工作日按請假審批權(quán)限，逐級上報，最后報人事行政專員備案?；榧僦荒茉诮Y(jié)婚日后3個月內(nèi)休完，試用期及到崗一年以內(nèi)的員工不享受婚假。 公司員工的直系親屬（父母、配偶、子女、養(yǎng)父母、岳父母）死亡，可獲得3個工作日喪假。家住市外或省外適當(dāng)給予路途時間。8、年假 員工自與公司簽定正式勞動合同之日起，在公司工作滿一年的，每年可享受3個工作日帶薪假；滿第三年的，每年可以享受7個工作日的帶薪假。休假前必須安排好個人工作，以保證工作正常進(jìn)行為前提。員工帶薪年假須在次年內(nèi)休完，不得累計，且兩年年假不能連休，年假和其他帶薪假也不能連休。9、產(chǎn)假及陪產(chǎn)假公司視員工個人情況予以另行約定。10、扣款（1）、病假處理方式：病假為無薪假期，一天病假按1個工作日在當(dāng)月工資中扣除。（2）事假處理方式：事假為無薪假期，一天事假按1個工作日在當(dāng)月工資中扣除。連續(xù)事假超過15個工作日，公司可以根據(jù)相關(guān)管理規(guī)定與其解除勞動關(guān)系。（3）曠工處理方式： 曠工期間扣除按本人曠工期的工資及其他補(bǔ)貼。 連續(xù)曠工三個工作日或一年內(nèi)累計曠工五個工作日或五個工作日以上的，視為自動離職。（4）員工休婚假、喪假、年假、產(chǎn)假及陪產(chǎn)假期間，工資待遇視同于正常出勤，但不享受其他補(bǔ)貼。四、負(fù)責(zé)公司辦公成本控制：1、電腦使用為辦公電腦設(shè)置合適亮度，節(jié)電又護(hù)眼；電腦、打印機(jī)、飲水機(jī)、傳真機(jī)等下班必須關(guān)閉才能離開。2、打印、復(fù)印、傳真設(shè)備的使用；打印非正式文稿時，可將標(biāo)準(zhǔn)打印模式改為草稿（“省墨模式”或“經(jīng)濟(jì)模式”）打印模式。這樣不僅可提高打印速度，而且節(jié)約電能。若復(fù)印資料數(shù)量較多時，應(yīng)先選擇復(fù)印1份，確認(rèn)無誤后，在輸入余數(shù)，以免浪費(fèi)紙張。根據(jù)不同的需要，所有文件盡可能使用小號字體，雙面打印，做到省紙省電。嚴(yán)禁復(fù)印和打印與公務(wù)無關(guān)的私人資料。3、日常辦公用品的管理辦公用品由辦公室統(tǒng)一計劃、統(tǒng)一購買，由辦公室和財務(wù)部共同負(fù)責(zé)，要貨比三家，做到物美價廉，使用材料要節(jié)約，減少浪費(fèi)。（1）、紙張的使用；提倡無紙化辦公，節(jié)約辦公用紙，盡量采取電子文檔傳閱和網(wǎng)絡(luò)傳輸方式。除有特別規(guī)定的文件用紙外，其他打印、復(fù)印紙都可以雙面使用，打印前必須認(rèn)真校對文稿，減少印錯、印壞、甚至印多的文件的浪費(fèi)現(xiàn)象的出現(xiàn)。草稿或參閱文件應(yīng)盡量在已使用紙張的空白面印制，減少浪費(fèi)。把可以再利用的紙張按大小不同分類放置，能用的一面朝同一方向，方便別人取用。實行紙張回收計劃，將報紙和其他辦公室廢紙分類處理，方便回收。（2）、其他辦公用品的使用實施辦公用品的領(lǐng)用登記制度。妥善保管自己的辦公用品，筆、本之類的小物品，他人借用時及時要求歸還。重復(fù)利用公文袋，公文袋可以多次重復(fù)使用，各部門應(yīng)將可重復(fù)使用的公文袋回收再利用。辦公用筆再次領(lǐng)取時盡量領(lǐng)取筆芯。（3）、水電的管理 節(jié)約用電、節(jié)約用水應(yīng)成為一種自覺的習(xí)慣。 辦公室盡量采用自然光，不開或少開照明燈；午休及下班后要關(guān)閉所有的電源，杜絕長明燈現(xiàn)象，做到人走燈滅。減少辦公設(shè)備電耗，飲水機(jī)、復(fù)印機(jī)、電腦、等各種用電設(shè)備停止使用時，要及時關(guān)閉電源，人未到辦公室或者離開不得開機(jī)，以免造成不必要的浪費(fèi)。當(dāng)不用水時要將水龍頭關(guān)掉，沖洗時再開；當(dāng)水龍頭漏水時立即通知相關(guān)人員更換。（4）、電話使用的管理制度 電話是必備的通訊工具，合理使用電話，節(jié)約通訊費(fèi)是每個員工應(yīng)盡的職責(zé)。 公司電話主要用于辦公事，不準(zhǔn)用公司電話打私人長途和收聽娛樂信息等。（5）、車輛管理制度 未經(jīng)批準(zhǔn)，汽車駕駛員不得擅自駕車外出，嚴(yán)禁公車私用。 車輛的年檢費(fèi)、保險費(fèi)、路橋費(fèi)、油料費(fèi)、修理費(fèi)（正常保養(yǎng)須通知財務(wù)部和辦公室，大修須書面報告，總經(jīng)理批準(zhǔn)方可）均由公司支付。 駕駛員必須愛護(hù)車輛，做到勤擦洗、勤維護(hù)、勤保養(yǎng)。嚴(yán)禁酒后開車和將車脫手給別人駕駛，未經(jīng)批準(zhǔn)不得轉(zhuǎn)借車輛給別人駕駛，如經(jīng)發(fā)現(xiàn)駕駛員應(yīng)承擔(dān)由此產(chǎn)生的相應(yīng)全部法律、經(jīng)濟(jì)責(zé)任。（6）、業(yè)務(wù)招待費(fèi)用支出范圍招待來訪客人的茶葉、煙等費(fèi)用。宴請客人的用餐、食品、酒水、禮品等費(fèi)用。贈送客人的紀(jì)念品等費(fèi)用。五、負(fù)責(zé)公司辦公自動化設(shè)備正常運(yùn)行； 辦公室自動化設(shè)備是不可缺少的，要保證好辦公室設(shè)備正常運(yùn)行，自動化設(shè)備有電腦、打印機(jī)、飲水機(jī)、傳真機(jī)、路由器、錨等。 1、每天上班，首先把電源打開，查看自動化設(shè)備是否正常運(yùn)行。 2、如發(fā)現(xiàn)自動化設(shè)備有何異常，應(yīng)立即查看并處理問題，查看之后看內(nèi)部能不能自行解決，若內(nèi)部處理不了，立即找相關(guān)維修人員來維修。六、負(fù)責(zé)公司對外接待工作； 公司有外來人員來訪，應(yīng)做好接待工作，語氣要溫和，安排客人座下之后，立即倒茶倒水，如事先有預(yù)約的，先問清楚是做什么的，然后在通報總經(jīng)理，在做安排。七、協(xié)助總經(jīng)理進(jìn)行項目人工合同和供貨合同的簽定；八、負(fù)責(zé)通知公司各種會議，作好會議記錄，為領(lǐng)導(dǎo)起草有關(guān)文件，報告及各種文字材料。九、做好各部門間的業(yè)務(wù)溝通和協(xié)調(diào)工作。十、認(rèn)同公司價值觀，并按公司制度按執(zhí)行。十一、在公司外不得兼職。十二、負(fù)責(zé)建全和完善本職責(zé)權(quán)限內(nèi)的各項制度和流程。十三、自覺學(xué)習(xí)和提升職責(zé)權(quán)限內(nèi)的知識和技術(shù)。崗位責(zé)任人簽字：日期： 1980年2月20日國家勞動總局、財政部發(fā)布的關(guān)于國營企業(yè)職工請婚喪假和路程假問題的通知（80勞總薪字29號80財企字41號）規(guī)定： 原勞動部一九五九年六月一日發(fā)出的（59）中勞薪字第67號通知中曾規(guī)定，企業(yè)單位的職工請婚喪假在三個工作日以內(nèi)的，工資照發(fā)。這個辦法試行以來，有些單位和職工反映，職工結(jié)婚時雙方不在一地工作，職工的直系親屬死亡時需要職工本人到外地料理喪事的，由于沒有路程假，給職工帶來了一些實際困難。經(jīng)研究，現(xiàn)對職工請婚喪假和路程假的問題，作如下通知： 一、職工本人結(jié)婚或職工的直系親屬（父母、配偶和子女）死亡時，可以根據(jù)具體情況，由本單位行政領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，酌情給予一至三天的婚喪假。 二、職工結(jié)婚時雙方不在一地工作的；職工在外地的直系親屬死亡時需要職工本人去外地料理喪事的，都可以根據(jù)路程遠(yuǎn)近，另給予路程假。 三、在批準(zhǔn)的婚喪假和路程假期間，職工的工資照發(fā)。途中的車船費(fèi)等，全部由職工自理。 四、以上規(guī)定從本通知下達(dá)之月起執(zhí)行。 注：雙方晚婚的，婚假延長到15日。 該通知現(xiàn)在仍然在適用，所以正常情況下，婚假最長三天，晚婚的具體婚假時間現(xiàn)在一般依據(jù)的是各省或者直轄市根據(jù)中華人民共和國人口與計劃生育法自己規(guī)定的，全國各地的規(guī)定并不一致。所以晚婚的婚假具體時間請查閱你所在的省或者直轄市