Excel數(shù)據(jù)有效性(數(shù)據(jù)驗(yàn)證)應(yīng)用詳解.doc

Excel數(shù)據(jù)有效性（數(shù)據(jù)驗(yàn)證）應(yīng)用詳解我們可以利用數(shù)據(jù)有效性制作表格模板，強(qiáng)制性要求其他人按規(guī)矩填寫表格?？凑n件：1、利用數(shù)據(jù)驗(yàn)證為單元格的數(shù)據(jù)輸入設(shè)置條件限制在表格內(nèi)輸入數(shù)據(jù)時(shí)，我們可以利用數(shù)據(jù)驗(yàn)證來規(guī)范數(shù)據(jù)的類型，甚至限制輸入數(shù)值的大小范圍。我們先來利用有效性對(duì)基本工資這一列進(jìn)行設(shè)置：規(guī)定只能填寫整數(shù)，并且不低于3500選中這一列，然后點(diǎn)擊數(shù)據(jù)有效性在【允許】下拉選項(xiàng)里選中整數(shù)（這里還有很多其他的項(xiàng)目，有興趣的朋友可以抽空自己琢磨琢磨）選中整數(shù)以后，下面會(huì)出現(xiàn)【數(shù)據(jù)】這個(gè)下拉選項(xiàng)，如果【允許】選擇的是其他項(xiàng)目，下面的選項(xiàng)菜單也會(huì)發(fā)生相應(yīng)變化。最小值我們填入3500，點(diǎn)確定就好了這時(shí)候如果輸入的數(shù)據(jù)不符合我們的規(guī)定，就會(huì)彈出提示框。接下來我們對(duì)身份證號(hào)碼這一列進(jìn)行設(shè)置，要求是長(zhǎng)度必須等于18位，防止輸入錯(cuò)誤：同樣的，選擇這一列，設(shè)置有效性：文本長(zhǎng)度等于18.當(dāng)輸入的號(hào)碼不是18位的時(shí)候，同樣會(huì)提示錯(cuò)誤。對(duì)于日期的輸入，是不規(guī)范的情況最多的一類數(shù)據(jù)，我們同樣可以使用數(shù)據(jù)有效性進(jìn)行限制：只能輸入2010年1月1日到2018年1月31日之間的日期，并且只能是標(biāo)準(zhǔn)的日期格式：如圖進(jìn)行設(shè)置。特別說明一點(diǎn)，如果在開始日期或者結(jié)束日期輸入格式不對(duì)的日期時(shí)，是會(huì)報(bào)錯(cuò)的：2018.1.31這種是最常見的錯(cuò)誤格式。日期超過范圍會(huì)提示日期格式不對(duì)也會(huì)提示接下來對(duì)性別進(jìn)行設(shè)置，只能輸入男或者女：注意，來源里的項(xiàng)目之間用英文的逗號(hào)分隔。這樣設(shè)置以后，就可以使用下拉菜單進(jìn)行填表了。再來對(duì)姓名進(jìn)行設(shè)置，要求是不能出現(xiàn)重名，如果有重名的話，需要加數(shù)字進(jìn)行區(qū)分。使用自定義，然后輸入公式=countif($A$2:$A$19,A2)=1，這個(gè)公式對(duì)于我們來說應(yīng)該沒什么問題的。因?yàn)槲覀兿拗撇荒苤貜?fù)，也就是countif的結(jié)果只能為1。出現(xiàn)重復(fù)的時(shí)候會(huì)提示錯(cuò)誤?，F(xiàn)在這個(gè)表里只剩個(gè)錄入時(shí)間了，要求是填入錄入信息的年月日時(shí)分秒，如果靠手工輸入會(huì)很麻煩，看看怎樣通過有效性來快速輸入時(shí)間。在表格外邊任意的空白單元格里輸入公式=now（）選擇填表時(shí)間這一列，設(shè)置有效性，序列，來源的地方點(diǎn)一下h1這個(gè)單元格。然后點(diǎn)確定看看效果顯示格式不對(duì)，我們可以進(jìn)行單元格格式設(shè)置，自定義格式：e/m/d h:mm:ss每次錄入一行數(shù)據(jù)后，直接點(diǎn)下拉菜單就可以完成填表時(shí)間的錄入了。通過以上各項(xiàng)的設(shè)置，我們對(duì)數(shù)據(jù)有效性有了較為全面的了解但是也發(fā)現(xiàn)一些不足當(dāng)未按要求輸入時(shí)，所有的提示都一樣的，這有時(shí)候會(huì)讓填表人不知所措。如果這個(gè)提示可以更加人性化就好了。最后我們來看看如何設(shè)置提示信息，數(shù)據(jù)有效性的提示信息其實(shí)是非常實(shí)用的。我們以入職日期這一列來舉例選中日期這列，打開數(shù)據(jù)有效性，選中輸入信息，標(biāo)題和信息根據(jù)實(shí)際情況填寫，確定后看看效果。當(dāng)我們選中這個(gè)單元格準(zhǔn)備輸入日期的時(shí)候，就會(huì)出現(xiàn)一個(gè)填寫說明。就不怕輸錯(cuò)了。萬(wàn)一還是手誤輸錯(cuò)，就會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤提示。同樣的，錯(cuò)誤提示