關于《集團接待管理辦法》.doc

關于下發(fā)卉森集團接待管理辦法的通知各中心/部門、所屬各子公司：為了有效控制成本，塑造集團良好形象,加強內部管理，規(guī)范接待工作，集團在原有接待規(guī)定的基礎上，結合集團實際情況，特擬定集團接待管理辦法。本辦法自簽發(fā)之日起試行1月,集團人力行政中心將廣泛征集意見和建議進行修訂，2014年8月15日起正式執(zhí)行。特此通知附件：集團接待管理辦法 二一四年八月十一日主題詞：人事管理 接待辦法 通知集團接待管理辦法文件編制祖能斌日期2014年6月26日文件審核日期文件會簽日期批準簽發(fā)日期修訂記錄日 期修訂狀態(tài)修改內容修改人審核人批準人發(fā)布日期：2014-08-11 試行日期：2014-08-11第 2 頁 共 12 頁卉森集團接待管理辦法第一章 總則第一條 目的：為了有效控制成本，塑造集團良好形象,加強內部管理，規(guī)范集團接待工作，特制定本接待管理辦法。第二條 適用范圍：集團總部、所屬各公司。第二章 分則接待管理內容第三條 接待分類一、內部接待：集團范圍內因業(yè)務發(fā)展需要，前往異地公司參觀、考察、開會、學習及開展業(yè)務工作等事宜，異地公司對公司內部進行的接待；二、對外接待：對集團總部、所屬各公司人員范圍之外的接待統(tǒng)稱對外接待。第四條 接待管理部門一、內部接待：原則上人力行政中心/行政人事部或綜合部為接待歸口管理部門，相關業(yè)務部門為對口接待部門，特殊情況由集團董事長/總裁或公司總經(jīng)理指派。二、對外接待：一般性接待工作，原則上由行政人事部/綜合部或對口業(yè)務部門接待，特別重要接待可協(xié)調集團/公司領導出面。第五條 接待費用的管理接待費用實行年度控制，各中心/部門及所屬各公司必須嚴格按照年度目標責任書中規(guī)定的管理費總額進行控制，超標將嚴格按目標責任書及相關制度進行核算、考核。第六條 內部接待管理 一、接待原則本著“節(jié)約成本，促進溝通與發(fā)展”的原則，做好接待工作。二、接待用車管理集團中高層及各地產(chǎn)公司高層人員到異地開展工作，公司原則上可派車輛接送，其余人員3人（含）以上的原則上可派車輛接送。三、內部接待用餐標準（一）特殊城市：指一線城市中的北京、上海、天津、深圳、廣州、南京、杭州，其用餐標準不超過150元/人（含酒水、香煙）。（二）一線城市：指各省會城市、珠海、汕頭、廈門、大連、秦皇島、煙臺、青島、連云港、南通、寧波、溫州、福州、湛江、北海，無錫、江陰，其用餐標準不超過100元/人（含酒水、香煙）。（三）其它城市：指上述特殊地區(qū)及一線城市之外的城市或地區(qū)。用餐標準不超過80元/人（含酒水、香煙）。四、住宿標準具體按集團出差管理相關規(guī)定執(zhí)行。第七條 對外接待管理接待工作應遵循“平等、對口、節(jié)約、周到、保密”的原則。一、對外接待原則（一）平等原則：對來賓無論職務高低，原則上都應平等相待、落落大方。一般情況下，接待人員的級別原則上應與來賓的級別基本相等，特殊情況可高規(guī)格接待。 （二）對口原則：一般性接待原則上由行政人事部/綜合部或對口業(yè)務部門負責，各職能部門為對口接待部門，并遵循“誰出面接待、誰結賬”的原則。 （三）節(jié)約原則：1、接待本區(qū)域內的客人，一般情況下不宴請，在日常多注重情感投資；對特別重要的客人可適當安排。2、接待特別重要的A、B類客人，集團/公司在迎來或送往時可安排在四星或五星級酒店用餐，菜品以本土特色菜為主。其余應盡量安排在具當?shù)靥厣牟蛷d、酒樓用餐。3、接待用餐中來賓人數(shù)3人(含)以下的,公司陪客人數(shù)原則上不得超過2人；來賓人數(shù)4人(含)以上的,公司陪客人數(shù)原則按來賓人數(shù)的二分之一安排，即使特殊情況也不得超過來賓人數(shù)。4、接待客人的酒水和香煙。原則上每桌1-2瓶、煙2-3盒。酒水與香煙的品種由公司自定，集團只確定標準。接待A類客人酒水價格為800元1500元/瓶、香煙80-100元/盒；接待B類客人酒水價格為500800元/瓶；香煙50-80元/盒；接待C類客人酒水價格為300元以下；香煙30-50元/盒。注：全集團在大重慶和大成都范圍內用集團特供酒。注：各級領導在審批公務應酬申請表時，需審定其接待總費用是否超標。（四）周到原則：接待要做到銜接周密，以禮相待，使客人感受到熱情、周到。 （五）保密原則：向來賓介紹情況，注意保守集團/公司機密；重要會議要有記錄，巧妙回避不宜回答的問題。（六）提前原則：對外接待均需提前一天填報商務應酬審批表，并注明來賓級別，預計主、客人數(shù)，接待負責人、主陪人員報領導審批。二、對外接待規(guī)格、住宿、用餐標準(原則上不得突破最高標準,但可低于最低標準接待)12接待規(guī)格來賓界定住宿標準接待城市用餐標準（人民幣）A類接待（高格接待）政府職能部門（含事業(yè)單位）副廳級（含）以上；縣級市市長、副市長；區(qū)長、副區(qū)長；銀行分行副行長（含）以上、分行信貸處及營銷處處長；總行處長（含）以上；重要合作單位副總經(jīng)理（含）以上的接待。四星或五星級酒店特殊城市800-1200元/人/餐（含煙、酒）一線城市500-800元/人/餐（含煙、酒）二、三線城市300-600元/人/餐（含煙、酒）B類接待（對等接待）政府職能部門（含事業(yè)單位）處級、副處級、科級；銀行分行處級、副處級、銀行支行副行長級；重要合作單位部門負責人級別的接待。三星或四星級酒店特殊城市500-800元/人/餐（含煙、酒）一線城市300-600元/人/餐（含煙、酒）二、三線城市200-500元/人/餐（含煙、酒）C類接待（低格接待）除A類、B類客人外以及外單位參觀學習、考察的接待。商務型酒店或三星級酒店特殊城市200-500元/人/餐（含煙、酒）二、三線城市100-300元/人/餐（含煙、酒）其他：對常規(guī)的外單位工作人員確需要就餐的，1-3人應控制在300元內/餐（含煙、酒），4-6人應控制在500元內/餐（含煙、酒），7人（含）以上應控制在100元內/人/餐（含煙、酒），超標需總裁/總經(jīng)理批準；卉森園林公司因業(yè)務需要對外單位人員確需接待的，由所在公司總經(jīng)理根據(jù)實際情況酌情處理，特殊情況由總經(jīng)理向董事長/總裁匯報或請示。注：1.所有來賓原則上公司不承擔住宿費，公司接待負責人可代為訂房。確需由公司承擔住宿費用的，參照以上住宿標準執(zhí)行。2.上述各類接待標準盡可能實行就低原則。來賓數(shù)1-3人的，餐費可按規(guī)定標準的最高標準執(zhí)行；來賓數(shù)4-6人的，餐費可按最高標準的80%-90%執(zhí)行；710人的，餐費可按最高標準的70%-80%執(zhí)行；11人以上的，餐費按最低標準執(zhí)行。3.接待A、B類來賓，在本辦法規(guī)定的用餐標準上，可上浮30%報銷，但每10次不得超額3次，如超標報銷超過3次或出現(xiàn)超過上限30%標準的，一律報經(jīng)董事長/總裁審批后方可報銷。若未經(jīng)董事長/總裁審批，其超標費用的50%由公司主陪人員自行承擔4.C類接待就餐費原則上不得超標報銷。三、娛樂項目（一）接待A、B類來賓的，公司主陪人員應技巧性回避進入娛樂場所或減少其他娛樂消費。接待C類來賓的，一律不安排娛樂消費。（二）特別重要的客人和特殊情況確需進入歌舞廳或豪華高消費娛樂場所的，公司接待負責人盡可能只安排1-3人主陪人員陪同。（三）娛樂消費標準如下（僅限A、B類客人；且原則上不得突破最高標準,但可低于最低標準接待):所在城市特殊城市一線城市二、三線城市A類客人高消費標準（歌舞廳、豪華娛樂場所）500-1000元/人/次400-800元/人/次300-600元/人/次B類客人高消費標準（歌舞廳、豪華娛樂場所）400-800元/人/次300-600元/人/次200-400元/人/次低消費標準（一般娛樂場所、茶樓等）150-300元/人/次100-200元/人/次50元-80元/人/次1、上述娛樂接待標準盡可能實行就低原則。來賓數(shù)1-3人的，可按規(guī)定的最高標準執(zhí)行；來賓數(shù)4-6人的，可按最高標準的80%-90%執(zhí)行；7人10人的，可按最高標準的70%-80%執(zhí)行；11人以上的，按最低標準執(zhí)行。2、接待A、B類來賓，在本辦法規(guī)定的娛樂標準上，可上浮30%報銷，但每10次娛樂接待不得超標2次，如超標報銷超過2次或出現(xiàn)超過上限30%標準的，一律報經(jīng)董事長/總裁審批后方可報銷。若未經(jīng)董事長/總裁批準的，其超標費用的50%由公司主陪人員自行承擔。四、接待審批程序（一）接待人應在事前填寫商務應酬審批表（見附件），集團公司的A類客人接待由接待部門負責人、分管領導審核后，報集團董事長/總裁審批；B、 C類接待由接待部門負責人、分管領導審核后，報總經(jīng)理審批（必要時報董事長/總裁審批），但集團B、 C類接待需董事長/總裁審批。（二）如領導出差不在公司的，先應電話請示后執(zhí)行，待領導回公司后3日內補辦申請及審批手續(xù)。五、對外接待費用報銷（一）報銷各類接待費用,均須將商務應酬審批表、刷卡POS單等作為報銷附件。（二）接待費用原則上要求刷卡結賬（卉森會所自營項目除外），按“一事一清”原則，在接待消費后7個工作日辦理報銷手續(xù)，遇節(jié)假日順延；不得累積報銷；逾期，則不予報銷。若相關領導外出，須電話請示后作順延處理。（三）實行簽單方式結算的,以月為結算周期，由接待人或部門填制報銷憑證按財務管理規(guī)定報銷。（四）各公司財務部應每季度將各部門的接待消費情況予以統(tǒng)計，如有發(fā)生10次接待費用超額3次或超過上限30%標準的，應及時知會行政人事部/綜合部和接待負責人，在接待負責人次月工資中按超額部分的50%予以扣發(fā)。 （五）商務應酬審批表各公司以每季度為周期由財務與審計人員進行審核及處理。第八條 接待禮儀一、接待禮節(jié)（一）見面：主動、熱情、禮貌、遞交名片（二）接待：主動起迎，問明來意二、安排交談地點：（一）根據(jù)來客來意和身份，安排適當?shù)攸c（辦公室、接待室、會議室）進行交談。（二）比較忙，一時難以抽身時，應向客人說明暫請他人代接或另定時間。（三）切忌讓客人久候而無人問津。（四）客戶提出和領導或他人交談，應立即聯(lián)絡，并將客人引至約定地點等候會面，介紹后再行離開。 三、引見指南 首先向領導介紹客人（單位、職務、姓名） 引見順序： （一）把年輕者介紹給長者。（二）按社交禮儀需求，依次介紹一行來客。（三）職務相同，先介紹年長的。四、行路要求（一）陪同客人行路，請客人行于自己右側。（二）乘坐車、上下樓梯、電梯，禮讓在先，主動開、關門。（三）自己處于主陪地位，應并排在客人旁邊，不要落在后邊。五、其他（一）穿著不得過于隨便，按規(guī)定著裝，衣著整潔，有風度。（二）主動照顧來賓中的老人、婦女、兒童和殘障人士。（三）尊重屬不同國家和民族來賓的風俗習慣和禮節(jié)。（四）接待人員必須第一時間到達現(xiàn)場，組織實施接待活動。六、接待內賓的內容及程序（一）接受任務：弄清來賓的基本情況：單位、人數(shù)、姓名、性別、職務和使命、抵達時間、乘坐交通工具。（二）接待布置：提出接待意見、接待部門、人員、形式、安排、費用預算，并報請上級批準。（三）組織活動實施：按參觀、考察目的，組織業(yè)務部門向客人介紹情況，參觀現(xiàn)場；對上級檢查的，應安排匯報、座談會。（四）活動小結：每次較大規(guī)模接待完成后進行一次小結，以便總結經(jīng)驗、改進后續(xù)工作。七、接待外賓的內容及程序接待外賓的內容及程序與接待內賓基本相同，主要內容和注意點為：（一）迎送、安排迎送陪同人員和譯員，要有與外賓身份相當?shù)膶?、對等人員迎送。、對身份較高的外賓，事先應安排貴賓休息室，并備有飲料。（二）會見會談、會見會談的時間、地點、雙方人員名單應至少提前1天通知對方，并盡量不改變計劃；會見時，我方主要人員要高于或等于外賓身份；會談時，身份一般對等。我方人員應提前到達，并在門口迎送。 、對會見會談場所、座位事先精心安排，留定座位。雙方人員較多、場所較大時，宜裝擴音系統(tǒng)，桌上放置中外文座位卡。 、會見的座位排列：外賓在右邊，我方人員坐左邊。主賓安排在我方主談人右手第一位，次主賓坐第二位，其他外賓可依次隨便落座。會談時用長桌時，主賓各一方，請外賓坐上方，我方主談人坐自己一方的中間位置。 、如有合影，事先安排合影位置圖。合影一般主人居正中，按禮賓次序，以主人右手為上，主客雙方間隔排列。 （三）宴請、有宴會（早宴、午宴、晚宴）、招待會（冷餐會和酒會）、茶話會、工作進餐。、舉辦何種宴請活動，根據(jù)活動目的、對象、經(jīng)費開支等因素確定。 （四）文藝晚會 根據(jù)活動目的、外賓興趣、接受能力，安排和選定節(jié)目，根據(jù)客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位為佳。（五）參觀 根據(jù)來訪目的、性質、外賓意愿和興趣，選擇有針對性的參觀項目，安排身份相當?shù)呐阃藛T和解說員。第九條 接待罰則集團、各公司在執(zhí)行接待任務時，未嚴格按照本辦法規(guī)定執(zhí)行的，除按違反集團制度規(guī)定進行處罰外，對公司造成經(jīng)濟損失或負面影響的將追究當事人相關責任。第三章附則第十條 本辦法最終解釋權歸集團人力行政中心，其它未盡事宜請參照集團相關制度執(zhí)行。第十一條 本辦法自簽發(fā)之日起試行半年, 人力行政中心將廣泛征