報(bào)銷管理制度.doc

費(fèi)用報(bào)銷管理制度第一章：總則第一條：為了加強(qiáng)公司內(nèi)部管理，規(guī)范公司財(cái)務(wù)報(bào)銷行為，合理控制費(fèi)用支出，特制定本制度。 第二條：本制度根據(jù)公司的實(shí)際情況，將報(bào)銷分為差旅費(fèi)、辦公費(fèi)、招待費(fèi)、交通費(fèi)、通訊費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、會(huì)議費(fèi)等，以下分別說明各項(xiàng)支出具體的財(cái)務(wù)報(bào)銷制度和報(bào)銷流程。 第三條：本制度適用公司總部及各儲(chǔ)配基地。 第二章：費(fèi)用報(bào)銷基本制度第四條：報(bào)銷人必須取得合法有效的報(bào)銷單據(jù)(發(fā)票)。 第五條：費(fèi)用報(bào)銷單填寫及票據(jù)粘貼要求： 1、報(bào)銷單據(jù)填寫應(yīng)力求整潔美觀，不得隨意涂改； 2、報(bào)銷單封面與費(fèi)用報(bào)銷粘貼單必須大小一致，各票據(jù)不得突出于封面和粘貼單之外（票據(jù)過大時(shí)應(yīng)按封面大小折疊好）； 3、各票據(jù)應(yīng)均勻貼在報(bào)銷單封面后的費(fèi)用報(bào)銷粘貼單上，整份報(bào)銷單各部分厚度應(yīng)盡量保持一致； 4、若報(bào)銷票據(jù)面積大小相同或相似（如車票等），需有層次序列張貼； 5、報(bào)銷單據(jù)金額、類型相同的（如車票等），應(yīng)盡量張貼在一塊，并按金額大小排列； 6、報(bào)銷票據(jù)在粘貼時(shí)，確保審核人能夠完全清楚地審閱到報(bào)銷金額； 7、報(bào)銷單據(jù)一律用黑色鋼筆或簽字筆填寫； 8、報(bào)銷單各項(xiàng)目應(yīng)填寫完整，大小寫金額一致，并經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)有效批準(zhǔn)； 9、有實(shí)物的報(bào)銷單據(jù)須由驗(yàn)收人驗(yàn)收后在發(fā)票背面簽名確認(rèn)，需入庫的實(shí)物單據(jù)應(yīng)附入庫單； 10、出租車票據(jù)由報(bào)銷人于票據(jù)背面填寫，需注明業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間、起至地點(diǎn)、人物事件等資料，每張出租車票背面需有主管領(lǐng)導(dǎo)簽字審核； 第六條：?jiǎn)喂P報(bào)銷總額超過2000元，需要提前一天通知財(cái)務(wù)備款。 第七條： 在一個(gè)月內(nèi)，各項(xiàng)費(fèi)用的累積支出原則上不得超出預(yù)算，超出預(yù)算納入對(duì)部門負(fù)責(zé)人的考核，特殊情況需公司負(fù)責(zé)人審批并執(zhí)行追加預(yù)算程序。 第八條：報(bào)銷流程1.費(fèi)用報(bào)銷的原始憑據(jù)經(jīng)辦人應(yīng)根據(jù)發(fā)票抬頭單位名稱和費(fèi)用項(xiàng)目分類粘貼、填寫費(fèi)用報(bào)銷粘貼單，合計(jì)單據(jù)張數(shù)和單據(jù)金額后再填寫支出證明單，經(jīng)部門經(jīng)理及部門總監(jiān)簽字確認(rèn)，財(cái)務(wù)經(jīng)理審核及財(cái)務(wù)總監(jiān)復(fù)核簽字，副總審核簽字，總經(jīng)理審批簽字后，財(cái)務(wù)部出納通知經(jīng)辦人辦理報(bào)銷領(lǐng)款或沖賬手續(xù)。2.報(bào)銷的外部原始憑據(jù)原則上應(yīng)為合法正規(guī)發(fā)票，若特殊情況下無法取得合法正規(guī)發(fā)票，經(jīng)辦人需另外填寫無法取得正規(guī)發(fā)票的情況說明，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，將情況說明和外部原始憑據(jù)附在一起，根據(jù)費(fèi)用項(xiàng)目分類粘貼、填寫費(fèi)用報(bào)銷粘貼單，合計(jì)單據(jù)張數(shù)和單據(jù)金額后再填寫支出證明單，經(jīng)部門經(jīng)理及部門總監(jiān)簽字確認(rèn)，財(cái)務(wù)經(jīng)理審核及財(cái)務(wù)總監(jiān)復(fù)核簽字，副總審核簽字，總經(jīng)理審批簽字后，財(cái)務(wù)部出納通知經(jīng)辦人辦理報(bào)銷領(lǐng)款或沖賬手續(xù)。第九條：差旅費(fèi)報(bào)銷 1、因公出差的辦理程序 1.1因公出差的員工必須事先填寫“費(fèi)用申請(qǐng)單”，注明出差隨同人員、時(shí)間、地點(diǎn)、出差計(jì)劃、預(yù)計(jì)天數(shù)、預(yù)計(jì)差旅費(fèi)金額，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、公司負(fù)責(zé)人審批簽字。 1.2出差人員借款需持批準(zhǔn)后的“費(fèi)用申請(qǐng)單”填寫“借支申請(qǐng)單”，列明用款計(jì)劃，由部門負(fù)責(zé)人簽字擔(dān)保，經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人及副總審核，總經(jīng)理審批后方可借款，原則上前次出差沒有報(bào)銷，本次出差不予借款。1.3凡與原“費(fèi)用申請(qǐng)單”的申請(qǐng)內(nèi)容不符的，差旅費(fèi)不予報(bào)銷，因特殊原因或情況變化需改變路線、增加天數(shù)、人數(shù)、改乘交通工具需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、公司負(fù)責(zé)人簽署意見后方可報(bào)銷。 1.4出差期間發(fā)生的共同費(fèi)用（如：住宿費(fèi)等）報(bào)銷，報(bào)銷單需有同行人員簽名確認(rèn)。 1.5出差人員回公司后，應(yīng)形成出差完成情況書面報(bào)告（出差工作總結(jié)），并向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，由分管領(lǐng)導(dǎo)考核結(jié)果，簽署考核意見。作為差旅費(fèi)報(bào)銷的附件，沒有提交的不予報(bào)銷。1.6出差人員回公司后應(yīng)在5個(gè)工作日內(nèi)到財(cái)務(wù)部門辦理相關(guān)的報(bào)銷手續(xù)，報(bào)銷以報(bào)銷單據(jù)提交到財(cái)務(wù)部門為準(zhǔn)，超個(gè)5個(gè)工作日的，其差旅費(fèi)補(bǔ)助部分（交通補(bǔ)助、伙食補(bǔ)助）按70%核發(fā)。超過10個(gè)工作日的，除差旅費(fèi)補(bǔ)助部分按50%核發(fā)外，還要通報(bào)全公司。 根據(jù)差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)填寫“差旅費(fèi)報(bào)銷單”，后附“費(fèi)用申請(qǐng)單”及“出差工作總結(jié)”，執(zhí)行費(fèi)用報(bào)銷流程。2、差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)總體原則：對(duì)出差人員的補(bǔ)助費(fèi)、住宿費(fèi)和市內(nèi)交通費(fèi)實(shí)行“包干使用，節(jié)約歸己，超支不補(bǔ)”。（1）住宿標(biāo)準(zhǔn)（金額單位：元。下同）：地區(qū)/人員特區(qū)直轄市省會(huì)城市地級(jí)市縣級(jí)市及以下總經(jīng)理實(shí)報(bào)實(shí)銷（含副總經(jīng)理，下同）總監(jiān)及經(jīng)理300300200180150其余人員260260150150130（2）伙食補(bǔ)助費(fèi)：地區(qū)/人員特區(qū)直轄市省會(huì)城市地級(jí)市縣級(jí)市及以下總經(jīng)理實(shí)報(bào)實(shí)銷總監(jiān)及經(jīng)理6060606050其余人員5050505040（3）市內(nèi)交通費(fèi)：地區(qū)/人員特區(qū)直轄市省會(huì)城市地級(jí)地縣級(jí)市及以下總經(jīng)理實(shí)報(bào)實(shí)銷總監(jiān)及經(jīng)理2020202020其余人員1515151515（4）交通工具標(biāo)準(zhǔn)：工具/人員飛機(jī)火車輪船長(zhǎng)途汽車出租車總經(jīng)理普通艙軟臥軟座二等艙實(shí)報(bào)實(shí)報(bào)總監(jiān)及經(jīng)理預(yù)申請(qǐng)硬臥硬座三等艙可乘實(shí)報(bào)其余人員硬臥硬座三等艙可乘預(yù)申請(qǐng)補(bǔ)充說明： 2.1住宿費(fèi)報(bào)銷時(shí)必須提供正規(guī)的住宿發(fā)票，實(shí)際發(fā)生額未達(dá)到住宿標(biāo)準(zhǔn)金額，差額不予補(bǔ)償，超出住宿標(biāo)準(zhǔn)部分由出差人自行承擔(dān)。 2.2報(bào)銷天數(shù)按照交通工具出發(fā)時(shí)間到返回時(shí)間計(jì)算，12點(diǎn)之前出發(fā)及12點(diǎn)之后返回按一天計(jì)算，反之則按半天計(jì)算。 2.3伙食和交通補(bǔ)助依據(jù)實(shí)際出差天數(shù)結(jié)算，原則上采用額度內(nèi)實(shí)報(bào)實(shí)銷形式，特殊情況需要上報(bào)公司負(fù)責(zé)人審批。 2.4出差期間原則上不允許發(fā)生招待費(fèi)支出。出差期間確因業(yè)務(wù)需要招待客戶，需要事先經(jīng)公司負(fù)責(zé)人同意后方可報(bào)銷招待費(fèi)支出，回來公司后，辦理差旅費(fèi)報(bào)銷時(shí)，補(bǔ)辦招待申請(qǐng)程序。 2.5出差期間由對(duì)方單位全程提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報(bào)銷相關(guān)費(fèi)用。 2.6部門總監(jiān)以下（含部門總監(jiān)）出差確需乘坐飛機(jī)的，一律先申請(qǐng)，經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可乘坐飛機(jī)。 2.7到達(dá)目的地后，除公司負(fù)責(zé)人外其他員工原則上（市內(nèi)）不得乘坐出租車，應(yīng)乘坐公交汽車、地鐵等交通工具。因特殊原因等需乘坐出租車的，應(yīng)在出租車票背面詳細(xì)注明時(shí)間、起止地點(diǎn)及事由，由部門負(fù)責(zé)人簽字審核。2.8上述住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)間標(biāo)準(zhǔn)。同性兩人一道出差可一同住宿的僅享受一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)間住宿標(biāo)準(zhǔn)。2.9在請(qǐng)示主管領(lǐng)導(dǎo)后，可就隨行高一級(jí)人員標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。2.10出差期間因公招待客人、其招待費(fèi)已報(bào)銷的，應(yīng)扣除招待當(dāng)天的伙食補(bǔ)貼。 2.11若駕駛公司車輛出差的，行車途中的違章罰款一律不準(zhǔn)報(bào)銷。第十條：辦公費(fèi)的報(bào)銷 1. 行政部負(fù)責(zé)辦公用品統(tǒng)一采購，填寫購買辦公用品借款單，后附“辦公用品請(qǐng)購單”，執(zhí)行公司借款流程。 2.行政部采購專員在借款之后3個(gè)工作日內(nèi)，必須采購?fù)瓿刹⑥k理報(bào)銷事宜，執(zhí)行公司費(fèi)用報(bào)銷流程。3.行政部應(yīng)每月統(tǒng)計(jì)當(dāng)月辦公費(fèi)用、低值易耗品等方面的費(fèi)用明細(xì)情況，次月3日之前對(duì)下個(gè)月的備用庫存做預(yù)算，根據(jù)預(yù)算金額辦理借款或付款申請(qǐng)手續(xù)，財(cái)務(wù)部應(yīng)結(jié)合相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)對(duì)辦公、低值易耗品等費(fèi)用預(yù)算進(jìn)行審核，然后按規(guī)定流程審核報(bào)銷，原則上每月一次，特殊情況需上報(bào)說明。4.公司駐外部門、煤炭?jī)?chǔ)配基地相關(guān)辦公費(fèi)用、低值易耗品購置，應(yīng)比照公司總部報(bào)銷辦法，按月統(tǒng)計(jì)本部門（基地）相關(guān)費(fèi)用數(shù)據(jù)和金額，按期編制辦公費(fèi)用、低值易耗品購置計(jì)劃和預(yù)算金額，次月3日前報(bào)送公司財(cái)務(wù)部和饒總審核。第十一條：業(yè)務(wù)招待費(fèi)的報(bào)銷1.公司級(jí)招待費(fèi)用原則上由行政部統(tǒng)一安排，統(tǒng)一結(jié)算。 2.部門因公需招待時(shí)，應(yīng)事先申請(qǐng)，經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可招待。 3.進(jìn)行招待申請(qǐng)時(shí)應(yīng)填寫“業(yè)務(wù)招待申請(qǐng)單”，應(yīng)詳細(xì)注明招待時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)方人員、己方陪同人員等信息。 4.其它非公招待客人一律由個(gè)人承擔(dān) 第十二條：市內(nèi)交通費(fèi)的報(bào)銷1.員工因公需要用車可根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定申請(qǐng)公司派車，在公司不能及時(shí)派車的情況下按照事情的輕重緩急經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后可以乘坐出租車，否則應(yīng)搭乘公共汽車。2.市內(nèi)因公交通費(fèi)應(yīng)保存相應(yīng)車票報(bào)銷，支出證明單上應(yīng)注明時(shí)間、路程起始點(diǎn)、外出工作內(nèi)容。 第十三條：通訊費(fèi)的報(bào)銷 1.員工手機(jī)通訊補(bǔ)助每月通過工資發(fā)放，不再報(bào)銷；后期按照人事行政部相關(guān)文件執(zhí)行。2.固定電話實(shí)行定額制，由人事行政部統(tǒng)一報(bào)銷。第十四條：教育經(jīng)費(fèi)及培訓(xùn)費(fèi)的報(bào)銷 1.教育經(jīng)費(fèi)及培訓(xùn)費(fèi)用由人事行政部統(tǒng)一進(jìn)行預(yù)算、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一安排。 2.費(fèi)用發(fā)生前使用部門應(yīng)向人事行政部門申報(bào)員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)時(shí)間、所需經(jīng)費(fèi)，經(jīng)人事行政部門審核后傳一份至財(cái)務(wù)部門。3.費(fèi)用使用部門應(yīng)嚴(yán)格按照計(jì)劃在申請(qǐng)范圍內(nèi)使用費(fèi)用。 第十五條：車輛使用費(fèi)的報(bào)銷1.詳見行政部車輛管理制度。2.所有跟車輛有關(guān)的費(fèi)用報(bào)銷（包括燃油費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、維修費(fèi)、過橋過路費(fèi)等）都需要經(jīng)過行政部核對(duì)出車單簽字后方可報(bào)銷。第十六條：儲(chǔ)配基地費(fèi)用的報(bào)銷1.各儲(chǔ)配基地應(yīng)于每月月底對(duì)下月費(fèi)用根據(jù)人數(shù)和業(yè)務(wù)量做出預(yù)算，下月3日前報(bào)給財(cái)務(wù)部做計(jì)劃，財(cái)務(wù)部根據(jù)儲(chǔ)配基地費(fèi)用預(yù)算計(jì)劃撥付備用金。儲(chǔ)配基地發(fā)生各項(xiàng)業(yè)務(wù)相關(guān)費(fèi)用后，所有報(bào)銷單據(jù)均應(yīng)按“費(fèi)用報(bào)銷流程”和“報(bào)銷單據(jù)規(guī)范要求”進(jìn)行分類整理、粘貼，填寫相應(yīng)報(bào)銷單據(jù)，經(jīng)儲(chǔ)配基地經(jīng)理審批后交由各儲(chǔ)配基地財(cái)務(wù)接口人預(yù)審，財(cái)務(wù)接口人預(yù)審無誤后集中送交或郵寄回公司財(cái)務(wù)部辦理備用金核銷和補(bǔ)充撥付手續(xù)，不報(bào)費(fèi)用預(yù)算計(jì)劃者視同該儲(chǔ)配基地當(dāng)月無費(fèi)用報(bào)銷處理，當(dāng)月也不得撥付或補(bǔ)充備用金。2.各儲(chǔ)配基地的備用金周轉(zhuǎn)金額最高不得超過人民幣二萬元。3.各儲(chǔ)配基地員工按每月500元標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放生活補(bǔ)助，每月600元發(fā)放駐外補(bǔ)助，儲(chǔ)配基地員工生活、駐外補(bǔ)助與每月工資一起發(fā)放，不再報(bào)銷各儲(chǔ)配基地常駐員工差旅費(fèi)用和生活類費(fèi)用。第十七條：會(huì)議費(fèi) 1.各部門因工作需要參加各種會(huì)議的，應(yīng)填寫“參會(huì)申請(qǐng)單”，詳細(xì)注明會(huì)議性質(zhì)、內(nèi)容、目的、會(huì)議地點(diǎn)、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議天數(shù)及所需經(jīng)費(fèi)，“參會(huì)申請(qǐng)單”后附“會(huì)議邀請(qǐng)函”，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人核實(shí)、公司負(fù)責(zé)人簽字后方可前往，會(huì)議結(jié)束后應(yīng)及時(shí)到財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷手續(xù)。 2.參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格控制其費(fèi)用總額，不得無故超支。 3.會(huì)議結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)按規(guī)定辦理費(fèi)用報(bào)銷手續(xù)，報(bào)銷單據(jù)后附“參會(huì)申請(qǐng)表”及“會(huì)議邀請(qǐng)函”。 第三章：報(bào)銷時(shí)間的具體規(guī)定 第十七條：為了方便員工費(fèi)用報(bào)銷，財(cái)務(wù)部將報(bào)銷時(shí)間具體安排如下： 1財(cái)務(wù)部根據(jù)實(shí)際情況在每星期集中定時(shí)進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)銷。報(bào)銷時(shí)間為：每周二、四16：30之前。2.每月的28日至次月3日，為財(cái)務(wù)部月末現(xiàn)金盤點(diǎn)、結(jié)賬期間，此期間財(cái)務(wù)部原則上停止辦理一般單據(jù)報(bào)銷，其他特殊加急事項(xiàng)另行處理。3.各儲(chǔ)配基地應(yīng)于每月28日前將當(dāng)月費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)提交給財(cái)務(wù)接口人，財(cái)務(wù)接口人預(yù)審無誤后應(yīng)于次月3日前將儲(chǔ)配基地費(fèi)用單據(jù)集中傳遞或郵寄給公司財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部收到各儲(chǔ)配基地當(dāng)月費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)和次月費(fèi)用計(jì)劃預(yù)算后，應(yīng)及時(shí)審核并報(bào)副總、總經(jīng)理審批。財(cái)務(wù)部根據(jù)審批同意的費(fèi)用計(jì)劃預(yù)算和報(bào)銷單據(jù)的金額對(duì)相應(yīng)的儲(chǔ)配基地?fù)芨逗脱a(bǔ)充備用金。4借款不受以上的時(shí)間限制， 第四章：費(fèi)用審批管理第十八條：費(fèi)用審批管理 1.公司的審批方式為紙質(zhì)并結(jié)合OA辦公系統(tǒng)審批流程。2.公司所有貨幣資金支付的審批權(quán)限原則上由公司負(fù)責(zé)人統(tǒng)一審批。 3.公司負(fù)責(zé)人外出時(shí)可以指定授權(quán)人（電話授權(quán)），報(bào)財(cái)務(wù)備案，由公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行復(fù)核，對(duì)不符合公司財(cái)務(wù)制度的單據(jù)，財(cái)務(wù)有權(quán)拒絕辦理，公司負(fù)責(zé)人回來后要立即補(bǔ)辦批準(zhǔn)手續(xù)。 4.審批人應(yīng)當(dāng)根據(jù)上述貨幣資金授權(quán)批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定，嚴(yán)格在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批范圍。 5.貨幣資金支付的批準(zhǔn)方式以紙質(zhì)為主。 6.公司對(duì)貨幣資金支付的審批建立以 “誰批準(zhǔn)，誰負(fù)責(zé)”為原則的責(zé)任追究制度，審核人、批準(zhǔn)人要對(duì)由本人審核、批準(zhǔn)支付的貨幣資金負(fù)責(zé)任，以防范貨幣資金風(fēng)險(xiǎn)，保證貨幣資金的安全。對(duì)于違反公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定而批準(zhǔn)支付的單據(jù)，各相應(yīng)審核人或?qū)徟艘允氄撎?，并?duì)由此引起的不良后果負(fù)連帶責(zé)任。 7.報(bào)銷人營(yíng)私舞弊、弄虛作假，對(duì)違規(guī)違紀(jì)金額不予報(bào)銷，對(duì)已經(jīng)報(bào)銷的，除退回違規(guī)報(bào)銷金額外，同時(shí)對(duì)報(bào)銷人予以違規(guī)報(bào)銷金額510倍的罰款，情節(jié)嚴(yán)重者，給公司造成重大損失的，一律開除并追究法律責(zé)任。 8.審核人、審批人在資料不全、原始憑證不充分、項(xiàng)目不真實(shí)的情況下簽名準(zhǔn)予報(bào)銷的，對(duì)審核人及審批人予以違規(guī)報(bào)銷金額10%-50%的罰款。 9.因?qū)徍诉^失造成借款人未有效報(bào)帳沖銷借款，或者無法從工資扣回逾期借款者，經(jīng)辦責(zé)任人（含：各級(jí)審批人）應(yīng)承擔(dān)流失款總額50%的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。各級(jí)審批人平均承擔(dān)相應(yīng)損失金額，并在當(dāng)期應(yīng)發(fā)工資中扣還。 10.財(cái)務(wù)人員在收到報(bào)銷單據(jù)后應(yīng)審核報(bào)銷單據(jù)是否