OA郵件歸檔方法.doc

OA郵箱歸檔設(shè)置操作說明一、歸檔設(shè)置。1、首先，請打開郵箱數(shù)據(jù)庫，接著點擊“操作歸檔設(shè)置”。2、彈出“歸檔設(shè)置”對話框。3、點擊左邊的“設(shè)置”，顯示默認存在的兩個“歸檔條件集”（“上次修改文檔的缺省設(shè)置”和“到期文檔的缺省設(shè)置”）。下面，以創(chuàng)建一個新的“歸檔條件集”為例，說明創(chuàng)建過程中一些必要操作，同理，可創(chuàng)建其他不同的“歸檔條件集”。 點擊“添加”，彈出“歸檔條件設(shè)置”對話框，填寫“歸檔條件設(shè)置的描述名”。 指定歸檔數(shù)據(jù)庫的存儲位置。 有以下幾種情況（根據(jù)需要選擇其中一種）：. 使用默認設(shè)置。不進行任何設(shè)置，默認的歸檔數(shù)據(jù)庫存放在本地OA客戶端所在文件夾中。如下圖所示：本例中，默認的歸檔數(shù)據(jù)庫文件名為“a_admin.nsf”，其存放路徑顯示為“archivea_admin.nsf”對應(yīng)的實際存放路徑為下圖所示：（即“a_admin.nsf”歸檔數(shù)據(jù)庫文件存放在“archive”目錄中）. 指定位置（推薦使用）點擊“歸檔數(shù)據(jù)庫”按鈕，彈出“數(shù)據(jù)庫路徑”對話框，即可輸入或點擊右邊黃色的文件夾標記選擇指定的歸檔數(shù)據(jù)庫存放路徑及歸檔數(shù)據(jù)庫文件名稱。a如果在“文件名”處直接填寫歸檔數(shù)據(jù)庫文件名，則該文件會存儲在OA客戶端所在文件夾的Data文件夾中，如下圖：點擊確定后，“歸檔條件設(shè)置”對話框中顯示為：b如果點擊“數(shù)據(jù)庫路徑”對話框右邊的文件夾圖標，可指定已有的歸檔數(shù)據(jù)庫文件，或者另外填寫文件名，然后點擊“選擇”回到“數(shù)據(jù)庫路徑”對話框后點擊“確定”，在“歸檔條件設(shè)置”對話框中顯示為（顯示存儲歸檔數(shù)據(jù)庫文件的絕對路徑）：“歸檔條件設(shè)置”對話框中的其他設(shè)置根據(jù)需要進行改動，也可保持默認設(shè)置。點擊“確定”，完成對該“歸檔條件集”的設(shè)置。5、回到“歸檔設(shè)置”對話框，增多了一條“歸檔條件集”，該設(shè)置的描述名為“本地郵件”。選定標亮“本地郵件”，然后在下方選擇“啟用歸檔”，點擊確定，完成歸檔設(shè)置。在這里，我們只選取了一條“歸檔條件集”。6、回到郵箱數(shù)據(jù)庫界面，點擊展開左邊的“工具歸檔”,即可看到剛才選取的“歸檔條件集”的“描述名”。7、選擇需歸檔的文件（可多選）。8、在已選擇的文檔上，點擊鼠標左鍵按住不放，將文檔拖動到左邊的“本地郵件”圖標上，再松開鼠標左鍵，開始歸檔郵件。9、歸檔完成后，選擇的歸檔文檔將自動從郵件數(shù)據(jù)庫(此數(shù)據(jù)庫在服務(wù)器上)刪除，并在屏幕下的狀態(tài)欄中提示歸檔