EXCLE知識培訓(new).ppt

2012 8 22 1 Excel基礎知識 培訓 IE科 趙華平主講 2012 8 22 2 思考 我們?yōu)槭裁匆獙W習該項技能 2012 8 22 3 電子表格處理技術的功能 豐富的自動化功能豐富的繪制圖表功能方便的數(shù)據交換能力版式處理功能 2012 8 22 4 Excel用戶水平的5個層次 2012 8 22 5 Excel概述及常用功能介紹 2012 8 22 6 一 Excel窗口的基本結構 菜單欄 標題欄 常用工具欄 格式工具欄 垂直滾動條 垂直拆分條 水平拆分條 2012 8 22 7 二 工作簿和工作表 工作簿 Book 一個Excel文件就是一個工作簿 可由一個或多個工作表組成 默認名字為 book1 工作表 Sheet 用于存儲和管理數(shù)據的主要文檔 又稱電子表格 默認名字為 sheet1 用列號 A B C 和行號 1 2 3 命名 單元格是Excel的基本元素 是整體操作的最小單位 可以存放文字 數(shù)字和公式標記 用行標和列標一起 如B5 連續(xù)的單元格區(qū)域用冒號隔開 如A3 F8 工作表圖表 工作簿 255 2012 8 22 8 三 常規(guī)設置項 1 你的名字 這一欄應該填上你的用戶名 當存盤時 EXCEL會記錄你的名字 方便別人查看時知道是誰最后更新此文件 2012 8 22 9 四 單元格的設置 單元格的對齊方式默認情況下 文本左對齊 數(shù)值及日期時間型右對齊 邏輯值居中 格式 工具欄中按鈕 單元格格式 對話框中 對齊 選項卡 圖6 3 8 對齊 選項卡 2012 8 22 10 單元格邊框和底紋的設置 格式 工具欄中的邊框 填充色 底紋按鈕 單元格格式 對話框中 邊框 圖案 選項卡 圖6 3 9 邊框 選項卡 2012 8 22 11 五 保存工作區(qū) 在Excel中 可以將當前的工作狀態(tài)保存為工作區(qū)文件 當重新進入并打開該工作區(qū)文件時 上次工作時使用到的所有工作簿就會被同時打開 并且按照當時的方式 位置排列 工作區(qū)文件的后綴為 xlw 操作步驟如下 打開要同時保存的多個工作薄 選擇 文件 保存工作區(qū) 菜單項 在對話框中輸入工作區(qū)文件名 確定 2012 8 22 12 2012 8 22 13 六 在單元格中設置斜線 表頭中出現(xiàn)斜線是我國表格常用的格式 下面方法可完成此要求 步驟 1 在單元格輸入若干空格后輸入 性別 按住 ALT 鍵同時按回車鍵 光標即轉到下一行 再輸入 姓名 2 右鍵單擊該單元格 再將此單元格設置成斜線格式 這樣一個帶斜線的表頭就完成了 2012 8 22 14 七 設置純數(shù)字單元格的上 下標 為純數(shù)字單元格輸入上 下標有一定技巧 如需輸入83 步驟如下 1 在單元格中輸入 832 選中單元格中的3 執(zhí)行 格式 單元格 命令 3 在彈出的 字體 選項卡中選擇 上標 4 單元格中出現(xiàn)了83 2012 8 22 15 路徑 文件 另存為 工具 常規(guī)選項 設置密碼 八 文檔保護功能 1 文件加密保護 2012 8 22 16 路徑 工具 保護 保護工作表 選擇密碼 八 文檔保護功能 2 工作表保護 2012 8 22 17 八 文檔保護功能 3 單元格讀寫保護 1 選擇編輯區(qū) 不要選擇標題區(qū) 2012 8 22 18 八 文檔保護功能 2 點擊 格式 菜單 單元格 保護 標簽 將窗口中的 鎖定 復選框取消 點擊 確定 按鈕 3 單元格讀寫保護 2012 8 22 19 八 文檔保護功能 3 再執(zhí)行 工具 菜單 保護 保護工作表 命令 為工作表設定一個防止其他用戶修改的保護密碼 這樣 你的工作表的標題區(qū)就受到保護了 而編輯區(qū)仍可以錄入數(shù)據 如果要修改標題區(qū)的話 只要撤消工作表的保護就可以了 3 單元格讀寫保護 2012 8 22 20 例 對入職的新員工 假定試用期為1個月 在1個月試用期滿后 表單自動提示 并用顏色標注 以示區(qū)別 九 條件格式設置 1 選定要設置 條件格式 的列 2 打開 格式 菜單中的 條件格式 2012 8 22 21 1 選擇要插入超鏈接的單元格 打開 插入 菜單中 超級鏈接 或點擊右鍵選擇 超級鏈接 快捷鍵 Ctrl K 并選擇要鏈接引用的位置 十 超鏈接功能 2 在引用鏈接的文檔中 建立鏈接返回 并鍵入要返回的單元格所在的位置 如返回 印刷部 在 A2 位置 2012 8 22 22 十一 不復制隱藏內容 步驟 1 選擇需復制的區(qū)域 執(zhí)行 編輯 定位 菜單命令 出現(xiàn) 定位 對話框 2 單擊 定位條件 按鈕 出現(xiàn) 定位條件 對話框 3 選擇 可見單元格 單選按鈕 單擊 確定 返回 定位 對話框 再單擊 確定 完成 4 此時按下CTRL C鍵復制時發(fā)現(xiàn) 所選區(qū)域處于多重選擇狀態(tài) 按CTRL V粘貼后會發(fā)現(xiàn) 已按照 所見即所得 的要求進行了粘貼 2012 8 22 23 十二 打印表頭設置 我們在打印一個長工作表時 往往第二頁后就顯示不到標題 這樣打印出來的工作表比較不直觀也不太美觀 我們可以通過 頁面設置 來解決這個問題 2012 8 22 24 1 執(zhí)行 文件 菜單 頁面設置 命令 在對話框中點擊進入 工作表 標簽 2 點擊 頂端標題行 按鈕 后在工作表中選擇好需要固定的標題行 點擊 確定 按鈕 2012 8 22 25 頁面設置 后的結果 每頁都可以打印出標題欄了 2012 8 22 26 十三 單元格有效性設置 1 在工作表空白處將要選擇的信息先錄入進去 然后選擇要設置的列 一 設置單元格下拉菜單 快速錄入數(shù)據 2012 8 22 27 2 啟動 數(shù)據 菜單的 有效性 選項 在 設置 中選擇 序列 功能 3 選擇數(shù)據來源為預先定義的選項 確認完成 這樣在列中就可以選擇了 2012 8 22 28 十四 數(shù)據排序 排序是整理數(shù)據的一種方法 通過排序 Excel可按指定的字段值和排列順序重新組織數(shù)據 排序的字段稱為關鍵字段 最多允許3個關鍵字段 有主關鍵字和次關鍵字之分 簡單排序 用于快速地對數(shù)據清單中的某一列數(shù)據進行排序 單關鍵字排序 單擊數(shù)據清單中要排序的列的任一個單元格 單擊 常用 工具欄上的升序或降序按鈕 2012 8 22 29 復雜排序 對多個關鍵字進行排序 操作方法 單擊數(shù)據清單中的任意一個單元格 選擇 數(shù)據 排序 命令 在對話框中選擇排序的主 次 第三關鍵字和排序方式 2012 8 22 30 特殊排序 單擊 排序 對話框中的 選項 按鈕 打開 排序選項 對話框 2012 8 22 31 Excel數(shù)據篩選用于快速尋找和使用數(shù)據清單中的數(shù)據子集 只顯示滿足條件的數(shù)據行 隱藏其它行 自動篩選 創(chuàng)建復雜的篩選條件在自動篩選的第三步選自定義 在對話框中選取邏輯操作符 字段值 并通過與 或按鈕定義出滿足兩個條件的復雜的限定條件 撤消自動篩選 單擊數(shù)據清單或選擇區(qū)域 數(shù)據 篩選 自動篩選 數(shù)據 篩選 全部顯示 數(shù)據 篩選 自動篩選 十五 數(shù)據的篩選 選取值或自定義條件 2012 8 22 32 十六 分類匯總 先分類 排序 后按類匯總分析 分級顯示符號 2012 8 22 33 對分類匯總的字段進行簡單排序 使相同的記錄集中在一起 單擊數(shù)據清單的任一單元格 選擇 數(shù)據 菜單的 分類匯總 命令 出現(xiàn) 分類匯總 對話框 如圖5 46所示 在 分類匯總 對話框中 選擇分類字段 匯總計算的方式和要進行匯總的字段 可選擇多個 單擊 確定 按鈕 就顯示分類匯總表 如圖5 47所示 分類匯總的操作步驟 圖5 47分類匯總后的工作表 2012 8 22 34 實戰(zhàn)演練 文檔加密保護設置 條件格式設置 單元格有效性設置 數(shù)據排序 數(shù)據篩選 分類匯總 2012 8 22 35 常用Excel函數(shù)及其應用 2012 8 22 36 一 定義 Excel所提到的函數(shù)是一些預定義的公式 它們使用一些稱為參數(shù)的特定數(shù)值按特定的順序或結構進行計算 用戶可以直接用它們對某個區(qū)域內的數(shù)值進行一系列的運算 參數(shù) 指的是函數(shù)括號中的數(shù)值 可以是常數(shù) 公式或其它函數(shù) 給定的參數(shù)必須能產生有效的值 2012 8 22 37 二 函數(shù)的結構 1 函數(shù)的結構以函數(shù)名稱開始 后面是左圓括號 以逗號分隔的參數(shù)和右括號 2 嵌套函數(shù) 即多重函數(shù) 指在某些情況下 根據需要將某函數(shù)作另一函數(shù)的參數(shù)使用 2012 8 22 38 三 常用函數(shù)快捷方式 在excel表格的右下角有一個常用函數(shù)快捷方式的區(qū)域 如同所示 可以右鍵點擊該區(qū)域 使用六種常用函數(shù)這六種常用函數(shù) 分別是 平均值 AVERAGE 計數(shù) COUNTA 計數(shù)值 COUNT 最大值 MAX 最小值 MIN 求和 SUM 2012 8 22 39 四 求和函數(shù) SUM 行或列求和H3單元格 SUM B3 G3 B11單元格 SUM B3 B10 區(qū)域求和H11單元格 SUM B3 G10 2012 8 22 40 五 平均數(shù)函數(shù) AVERAGE AVERAGE函數(shù)用途 求算數(shù)平均數(shù)請注意下面兩個函數(shù)的書寫 AVERAGE A14 A19 AVERAGEA A14 A19 2012 8 22 41 六 計數(shù)函數(shù) COUNT 用途 計數(shù)COUNT 統(tǒng)計所選中的單元格區(qū)域中數(shù)字的個數(shù)COUNTA 統(tǒng)計所選中的單元格區(qū)域中非空單元格的個數(shù) 包括數(shù)字 文字等 例 2012 8 22 42 七 VLOOKUP函數(shù)的應用 2012 8 22 43 八 IF函數(shù) COUNTIF SUMIF IF函數(shù)在B12單元格中輸入 IF B11 60 合格 不合格 邏輯判斷式 當邏輯判斷式為真時 返回的值 當邏輯判斷式為假時 返回的值 IF函數(shù)用于執(zhí)行真假值判定后 根據邏輯測試的真假值返回不同的結果 因此IF函數(shù)也稱為條件函數(shù) 簡單的IF函數(shù)由三個參數(shù)組成 上表中參數(shù)表示 如果第一個參數(shù) A2 A3 成立 則執(zhí)行第二個參數(shù) TRUE 或 A2 A3 的結果 否則執(zhí)行第三個參數(shù) FALSE 或 A2 A3 的結果 2012 8 22 44 SUMIF函數(shù)功能 統(tǒng)計符合條件要求的單元格中數(shù)字之和例 可以求出在B2到B4這三個單元格中大于20的數(shù)字之和 八 IF函數(shù) COUNTIF SUMIF 2012 8