廣東利華物業(yè)集團(tuán)會(huì)議管理制度.doc

廣州利華物業(yè)管理有限公司會(huì)議管理制度（試行稿）編制 日期年 月 日審核 xxx日期2007年6月11日批準(zhǔn) xxx日期2007年6月11日修訂記錄日 期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人目 錄1目的1.2適用范圍23管理權(quán)責(zé)34會(huì)議分類45會(huì)議要求56管理內(nèi)容67附則71 、目的 ：為進(jìn)一步規(guī)范公司會(huì)議管理，做好上情下達(dá)和下情上報(bào)工作，實(shí)現(xiàn)公司信息資源在各部門之間快速有效傳遞，提升公司運(yùn)營(yíng)水平，確保會(huì)議內(nèi)容及議定的事項(xiàng)得到有效落實(shí)，特制訂本制度。2 、適用范圍 ：本制度適用于廣州利華物業(yè)管理有限公司內(nèi)部會(huì)議管理。 (各項(xiàng)目?jī)?nèi)部會(huì)議管理規(guī)范由項(xiàng)目自定，報(bào)總經(jīng)辦審批后執(zhí)行)3 、管理權(quán)責(zé)：3.1 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司會(huì)議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。 3.2 會(huì)議提擬人或主辦職能部門負(fù)責(zé)會(huì)議的組織工作，并有權(quán)對(duì)違反本制度的行為提出處罰。 4 、 會(huì)議分類：序號(hào)類別 會(huì)議名稱 主題 / 特點(diǎn)時(shí)間安排參加人1公司公司例會(huì)固定時(shí)間、固定匯報(bào)程序， 盡量解決即席提出的問(wèn)題。每月兩次,每月15日和30日,遇節(jié)假日順延各項(xiàng)目/職能部門負(fù)責(zé)人2公司動(dòng)員會(huì)發(fā)言固定、沒(méi)有討論程序 臨時(shí)相關(guān)員工3公司研討會(huì)對(duì)某一課題或問(wèn)題切磋、探 討，不一定有結(jié)果 臨時(shí)相關(guān)員工4公司鑒定 / 評(píng)審會(huì)對(duì)某事物的價(jià)值、性能，質(zhì) 量鑒別，必須有結(jié)論臨時(shí)相關(guān)員工5公司專題會(huì)為某一專題而開(kāi)，必須有結(jié) 論 臨時(shí)相關(guān)員工6公司評(píng)比會(huì)一般在年底或某一重大活動(dòng) 結(jié)束后召開(kāi)臨時(shí)相關(guān)員工7公司總結(jié)會(huì)總結(jié)前一段工作，研究、部 署下階段工作臨時(shí)相關(guān)員工8公司匯報(bào)會(huì)下級(jí)向上級(jí)或有關(guān)人員匯報(bào) 工作情況 公司臨時(shí)臨時(shí)相關(guān)員工9公司調(diào)度會(huì)任務(wù)安排，人員派遣，設(shè)備 物資情況的調(diào)動(dòng) 臨時(shí)相關(guān)員工10項(xiàng)目項(xiàng)目行政例會(huì)各項(xiàng)目,固定匯報(bào)程序每周一次,按時(shí)間表執(zhí)行項(xiàng)目經(jīng)理，項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)人備注：如公司會(huì)議需提前或延遲等特殊情況，總辦將提前通知。5. 會(huì)議要求：5.1、做好會(huì)議記錄。公司會(huì)議記錄要做到專人記錄和管理，會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)會(huì)議議定事項(xiàng)的督辦和催辦，并將督辦和催辦情況報(bào)告會(huì)議主持人。必要時(shí)應(yīng)按照會(huì)議主持人的要求形成會(huì)議紀(jì)要，以使大家共同遵照?qǐng)?zhí)行。每月底總經(jīng)辦檢查會(huì)議記錄及落實(shí)情況，并作為考核當(dāng)事人工作的依據(jù)。職能部門專題會(huì)議也要指定人員做好會(huì)議記錄，用以備忘。 5.2、講究會(huì)議質(zhì)量。各類會(huì)議主持人會(huì)前應(yīng)與參會(huì)人員充分溝通，做到心中有數(shù)。對(duì)議而不決的事項(xiàng)提出解決的原則與方法，并對(duì)此負(fù)責(zé)。各類會(huì)議力求精干高效用數(shù)據(jù)說(shuō)話，部署的工作做沒(méi)做，做到什么程度，沒(méi)做或沒(méi)做完的原因等等都要有明確具體可量化的答復(fù)，防止和杜絕空洞無(wú)物或泛泛而論。 5.3、力求會(huì)議實(shí)效。會(huì)議議定的事項(xiàng)、布置的工作任務(wù)、提出的辦法措施，與會(huì)負(fù)責(zé)人要按照落實(shí)要求，層層進(jìn)行傳達(dá)貫徹，務(wù)必使直接執(zhí)行人明確是什么、為什么、怎么做，對(duì)經(jīng)常性工作要作用制度的形式確定下來(lái)，力求使每次會(huì)議都有具體的成果。 5.4、嚴(yán)格會(huì)議紀(jì)律。會(huì)議管理是保證會(huì)議質(zhì)量的一項(xiàng)措施。與會(huì)人員應(yīng)有機(jī)的安排工作，認(rèn)真準(zhǔn)備、準(zhǔn)時(shí)參會(huì)。會(huì)議具體時(shí)間、地點(diǎn)由會(huì)議主持人決定、會(huì)議記錄人會(huì)前通知。與會(huì)人員一般不得缺席或指定他人代表，確因個(gè)人緊急事務(wù)需要請(qǐng)假的，須向會(huì)議主持人請(qǐng)假，同時(shí)指定專人代為履行職責(zé)。6 、管理內(nèi)容： 6.1 會(huì)議計(jì)劃與統(tǒng)籌 6.1.1 每月 28 日前，總經(jīng)辦應(yīng)與各項(xiàng)目協(xié)調(diào)確定下月計(jì)劃召開(kāi)的項(xiàng)目例會(huì)，統(tǒng)一報(bào)總經(jīng)理審批后，匯同公司例會(huì)編制月度會(huì)議計(jì)劃，于月底前發(fā)放至各項(xiàng)目/職能部門負(fù)責(zé)人。 6.1.2 凡總經(jīng)辦已列入計(jì)劃的項(xiàng)目例會(huì)，如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時(shí)例會(huì)時(shí)，項(xiàng)目應(yīng)提前2天報(bào)請(qǐng)總經(jīng)辦調(diào)整會(huì)議計(jì)劃。 6.1.3 會(huì)議安排的原則為：小會(huì)服從大會(huì)，局部服從整體，臨時(shí)會(huì)議服從例會(huì)。各類會(huì)議的優(yōu)先順序?yàn)椋汗纠龝?huì)、公司臨時(shí)會(huì)議、項(xiàng)目例會(huì)、項(xiàng)目臨時(shí)會(huì)議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會(huì)議不受此限。 6. 2 會(huì)議準(zhǔn)備6.2.1 會(huì)議通知遵照以下規(guī)定： 1 、已列入月度會(huì)議計(jì)劃表的會(huì)議，月中無(wú)調(diào)整的，不再另行通知，由各項(xiàng)目按計(jì)劃表直接通知與會(huì)人； 2 、屬下列情況之一者，按“誰(shuí)提擬，誰(shuí)通知”的原則進(jìn)行會(huì)議通知： （ 1 ）未列入月度會(huì)議計(jì)劃而臨時(shí)提擬的會(huì)議； （ 2 ）雖然已列入月度會(huì)議計(jì)劃，但需對(duì)會(huì)議議題、需準(zhǔn)備的會(huì)議資料、會(huì)務(wù)安排等作特別說(shuō)明； （ 3 ）其它提擬人認(rèn)為應(yīng)另行通知的情況。 3 、會(huì)議通知期一般應(yīng)提前一天以上，通知對(duì)象為與會(huì)人、會(huì)務(wù)服務(wù)提供部門； 4 、會(huì)議通知形式一般為電話通知。但需對(duì)會(huì)議議題、需準(zhǔn)備的會(huì)議資料、會(huì)務(wù)安排等作特別說(shuō)明的會(huì)議，應(yīng)以會(huì)議通知單進(jìn)行書面通知；涉及多個(gè)部門和參加人數(shù)眾多的大型會(huì)議，主辦部門還應(yīng)編制詳細(xì)的會(huì)議計(jì)劃通知相關(guān)部門。 6.2.2 會(huì)議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定： 1 、會(huì)議提擬部門應(yīng)提前做好會(huì)議資料（如會(huì)議議程議題、提案、匯報(bào)材料、計(jì)劃草案、決議決定草案、與會(huì)人應(yīng)提交資料等）準(zhǔn)備的組織工作； 2 、會(huì)所根據(jù)會(huì)議提擬部門要求提前做好會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作，如落實(shí)會(huì)場(chǎng)，布置會(huì)場(chǎng)，備好座位、會(huì)議器材、茶具茶水等會(huì)議所需的各種設(shè)施、用品等； 3 、公司總部召開(kāi)的公司級(jí)會(huì)議會(huì)務(wù)組織統(tǒng)一歸口總經(jīng)辦負(fù)責(zé)。 4 、各項(xiàng)目/職能部門在公司總部召開(kāi)的會(huì)議需用公共會(huì)場(chǎng)的，應(yīng)提前向會(huì)議室管理部門（會(huì)所）提出工作聯(lián)系單，由會(huì)議室管理部門（會(huì)所）統(tǒng)籌安排。 6.3 會(huì)議組織。 6.3.1 會(huì)議組織遵照“誰(shuí)提擬，誰(shuí)組織”的原則。 6.3.2 會(huì)議主持人須遵守以下規(guī)定：1 、主持人應(yīng)不遲于會(huì)前 5 分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，檢查會(huì)務(wù)落實(shí)情況，做好會(huì)前準(zhǔn)備。 2 、主持人一般應(yīng)于會(huì)議開(kāi)始后，將會(huì)議的議題、議程、須解決問(wèn)題及達(dá)成目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問(wèn)題等，進(jìn)行必要的說(shuō)明。 3 、會(huì)議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議進(jìn)行中的實(shí)際情況，對(duì)議程進(jìn)行適時(shí)、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時(shí)間和中止與議題無(wú)關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進(jìn)及會(huì)議效率。 4 、屬討論、決策性議題的會(huì)議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會(huì)議作出結(jié)論。對(duì)須集體議決的事項(xiàng)應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時(shí)提交與會(huì)人表明意見(jiàn)；對(duì)未議決事項(xiàng)亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會(huì)議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見(jiàn)。 5 、主持人應(yīng)將會(huì)議決議事項(xiàng)付諸實(shí)施的程序、實(shí)施人（部門）、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間等會(huì)后跟進(jìn)安排向與會(huì)人明確。 6.4.3 與會(huì)人須遵守以下規(guī)定： 1 、應(yīng)準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，并在會(huì)議簽到表上簽到。 2 、會(huì)議發(fā)言應(yīng)言簡(jiǎn)意賅，緊扣議題。 3 、遵循會(huì)議主持人對(duì)議程控制的要求。 4 、屬工作部署性質(zhì)的會(huì)議，原則上不在會(huì)上進(jìn)行討論性發(fā)言。 5 、遵守會(huì)議紀(jì)律，與會(huì)期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)到無(wú)聲，原則上不允許接聽(tīng)電話，如須接聽(tīng)，請(qǐng)離開(kāi)會(huì)場(chǎng)。 6 、做好本人的會(huì)議紀(jì)錄。7、會(huì)議決議事項(xiàng)，與會(huì)人員應(yīng)在會(huì)后立即執(zhí)行，不得拖延或敷衍了事。8、各職能部門/項(xiàng)目要把每次會(huì)議精神傳達(dá)到基層員工，也可根據(jù)自己部門/項(xiàng)目的實(shí)際情況，定期召開(kāi)部門/項(xiàng)目級(jí)會(huì)議傳達(dá)會(huì)議精神。6.4.4 主持人為會(huì)議考勤的核準(zhǔn)人，考勤記錄由會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)。 6.5 會(huì)議記錄：6.5.1 公司各類會(huì)議均應(yīng)以專用記錄本進(jìn)行會(huì)議記錄。 6.5.2 公司各類會(huì)議原則上應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)記錄。會(huì)議記錄員的確定應(yīng)遵守以下規(guī)定： 1 、各項(xiàng)目應(yīng)常設(shè)一名會(huì)議記錄員（一般為本項(xiàng)目的內(nèi)務(wù)文員，名單報(bào)總經(jīng)辦備案），負(fù)責(zé)本部門會(huì)議及本部門負(fù)責(zé)組織的會(huì)議的記錄工作。 2 、會(huì)議記錄遵照“誰(shuí)組織，誰(shuí)記錄”的原則，如有必要，主持人可根據(jù)本原則及考慮會(huì)議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要，臨時(shí)指定會(huì)議記錄員。 3 、總經(jīng)理主持的公司例會(huì)、臨時(shí)行政會(huì)議原則上由總經(jīng)辦文員負(fù)責(zé)會(huì)議記錄工作，總經(jīng)理另有指定的，從總經(jīng)理指定。 6.5.3 會(huì)議記錄員應(yīng)遵守以下規(guī)定： 1 、以專用會(huì)議記錄本做好會(huì)議的原始記錄及會(huì)議考勤記錄，根據(jù)需要整理會(huì)議紀(jì)要。 2 、會(huì)議記錄應(yīng)盡量采用實(shí)錄風(fēng)格，確保記錄的原始性。 3 、對(duì)會(huì)議已議決事項(xiàng)，應(yīng)在原始記錄中括號(hào)注明“議決”字樣。 4 、會(huì)議原始記錄應(yīng)于會(huì)議當(dāng)日、會(huì)議紀(jì)要最遲不遲于次日呈報(bào)會(huì)議主持人審核簽名。 5 、做好會(huì)議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時(shí)將經(jīng)主持人核準(zhǔn)的會(huì)議簽到表的考勤記錄報(bào)考勤人員。 6.5.4 下列情況下，應(yīng)整理會(huì)議紀(jì)要： 1 、公司各類行政會(huì)議； 2 、須會(huì)后對(duì)會(huì)議精神貫徹落實(shí)進(jìn)行跟進(jìn)的會(huì)議； 3 、其它主持人要求整理會(huì)議紀(jì)要的會(huì)議。 6.5.5 會(huì)議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定。公司各職能部門組織各項(xiàng)目下對(duì)口部門的會(huì)議紀(jì)要及各項(xiàng)目每周行政例會(huì)的會(huì)議紀(jì)要須報(bào)總經(jīng)辦一份存檔備查。6.5.6 會(huì)議原始記錄的備檔按以下規(guī)定： 1 、各職能部門負(fù)責(zé)組織的公司各類會(huì)議的會(huì)議記錄，由本部門負(fù)責(zé)日常歸檔、保管，但應(yīng)作為機(jī)要檔案每季度及時(shí)轉(zhuǎn)總經(jīng)辦統(tǒng)一歸檔備查。 2 、各職能部門內(nèi)部會(huì)議記錄由本部門常設(shè)會(huì)議記錄員統(tǒng)一歸檔備查。 6.5.7 會(huì)議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 6.6 會(huì)議跟進(jìn)6.6.1 會(huì)議決議、決策事項(xiàng)須會(huì)后跟進(jìn)落實(shí)的，遵照“誰(shuí)組織，誰(shuí)跟進(jìn)”的原則；會(huì)議主持人另有指定的，從主持人指定。 6.6.2 集團(tuán)總經(jīng)理主持的會(huì)議的會(huì)后跟進(jìn)工作原則上由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)落實(shí)，集團(tuán)總經(jīng)理另有指定的，從集團(tuán)總經(jīng)理指定。 6.6.3 會(huì)議跟進(jìn)的依據(jù)以會(huì)議原始記錄及會(huì)議紀(jì)要為準(zhǔn)。 7 獎(jiǎng)懲7.1 獎(jiǎng)罰：計(jì)入員工績(jī)效考核制度體現(xiàn)7.2 遲到、早退