文件資料管理制度.doc

長誠浪板(昆山)有限公司發(fā) 行 章列管文件文件/資料管理制度文件編號：管規(guī)009版 本：第2版發(fā)行日期：99年12月28日擬案單位：管理部文件修訂記錄序日 期修訂部門核準部門申請單編號備 註198年11月7日管理部總經理室無(尚無申請制度)299年12月28日管理部總經理室3456核 準審 核擬 案曾璟煜曾璟煜 傅殿偉 朱郁喬除本封面因管理之需要，得加蓋相關印章及相關人員之簽章外，任何人不得對文件之內容進行塗改或作記號，（如有修改之必要時，應按文件/資料管理制度之相關規(guī)定辦理之）。目 錄主旨3適用範圍3發(fā)行3修訂3文件/資料管理制度概述3文件/資料作業(yè)管理辦法4分類 4證件4文件4合同5技術資料5人事資料5電腦資料 5其它資料5編號說明6責權部門代碼6文件類別代碼6非質量體系文件編號方式7編號管理8保管權責9證件9文件9合同9技術資料9人事資料9外來文件9其它文檔9文件制作格式規(guī)定10文件制作格式10表單制作格式11記錄制作格式12文件作業(yè)程序12文件的制訂、修訂12審核、核準、分發(fā)12廢止、回收、銷毀13歸檔作業(yè)13借閱、補發(fā)14翻印15電腦作業(yè)管理辦法15網絡維護及相關規(guī)定15文件的變更16文件的備份16文件的刪除16載體及程式系統(tǒng)管理規(guī)定16附則17附件一：公司檔案管理人員組織圖17檔案文件資料管理制度文件類別 一般文件 密級 機密 極機密 版本：2 擬 稿 朱 郁 喬文件編號管規(guī)009發(fā)行日期99年12月28日 共 頁 核 準 l 主 旨：為有系統(tǒng)的妥善管理本企業(yè)之各類檔案及相關資料(含各類文件)特制定本辦法執(zhí)行之。l 適用范圍：凡本企業(yè)內之各類檔案、文件、資料，均適用本辦法l 發(fā) 行：本辦法經執(zhí)行長核準後發(fā)佈實施。l 修 訂：本辦法如有未盡事宜時，得由管理部加以補強並呈總經理審核、執(zhí)行長核準後修訂之。壹、文件資料管理制度概述一、 文件資料管制是指對企業(yè)內所有檔案、文件及資料（包括現行運轉文件、存檔文件、餘存文件和準備銷毀的文件）的存放、調閱和銷毀等進行管理之工作二、 由各部門助理擔任日常檔案、文件及資料管理工作，在進行各項文管作業(yè)時，應遵循以下三個基本原則：(一).集中管理原則具體情況包括：1.凡企業(yè)接收之外來函件、資料等，一律應由相關部門之文管人員負責接收、登記和分發(fā)處理，如文管人員不在時，應確定臨時接收人員；如文管人員離職時間較長，應及時指定人員代為辦理2.以本公司名義對外下發(fā)或上報之文件，應由承辦部門文管助理統(tǒng)一登記、編號，並視文件之等級加蓋公章及經權限主管核準後發(fā)放，並將存檔文件、余件歸檔進行妥善保管3.企業(yè)接收的所有文件、資料都應由各相關權責部門文管助理集中保管各業(yè)務職能部門承辦的文件、資料，承辦完畢後必須交回，不得長期保存於個人處(二).科學管理原則公司各類文件資料均應按檔案資料保管年限一覽表(附件二)之規(guī)定年限進行保存，以便為歸檔立卷創(chuàng)造條件(三).嚴格保密原則凡公司員工因職務及工作之關係，於文件資料之制訂、審核、分發(fā)、傳閱、歸檔及銷毀等作業(yè)流程中涉及公司之機密均應負有保密責任(參考文件:人事行政管理規(guī)章關於員工對於本身職務所涉及之公司機密應負有保密責任之相關規(guī)定)貳、文件/資料作業(yè)管理辦法一、分類：(一)公司檔案資料分：証件、文件、合同、技術資料、人事資料及其它文檔資料等六類，以便分別進行管理：1.證件：如公司營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、IC卡，証件類均由總經理室列管之。2.文件 (包括如下)：第一階：手冊第二階：程序文件(1)ISO9002質量體系文件第三階：作業(yè)指導書第四階：表單/記錄填寫式表單/記錄註: 上述非質量體系文件中之“記錄”係指各類填寫式表單經填寫內容後形成的文檔資料，各類記錄檔案應存於相同表單名稱之檔案夾，以便查找及歸檔作業(yè)(2)非質量體系文件非填寫式表單/記錄 管理辦法類文件各部門相關事務文件公司內部公文(如人事命令、公告)政府公函(3)外來文件社會機關、組織信函業(yè)主信函其它類合同小包合同業(yè)主合同3. 合 同註:各類合同之編號及管理，請另參閱合同管理辦法之說明4. 技術資料(1) 生產技術資料(2) 產品及程式設計技術資料(3) 儀器、設備相關資料(4) 工程設計技術資料(5) 內部基本建設資料5. 人事資料 : 如:人事資料表獎懲記錄、考勤表、員工考績表6. 電腦資料 :各類電腦檔案7. 其它資料如各類書刊、照片(二)上述各類文件/資料依重要程度及保管方式又可分為：(1)一般文件(2)列管文件 密級文件 機密級文件 極機密級文件註: 1.列管文件係指涉及公司生產經營或內部管理運作方面機密或較為重要之各類文檔資料（如生產統(tǒng)計資料、規(guī)章制度、財務報表、研發(fā)資料等），對於列管文件之複印、修改或發(fā)放、借閱等，均須由權責部門進行管制之 2.合同及技術資料類、財務報表類文件一律列為列管文件 3.ISO9002質量體系范圍內之所有文件均為列管文件(三)上述各類文件/資料依存檔方式共分為:(1)書面資料(2)電腦檔案資料二、編號方式說明：1.編號第一位字符為該份文件/資料之權責部門代碼(部門代號說明如下)：(1) 董：董事會；(2) 執(zhí)：執(zhí)行長室；(3) 總：總經理室；(4) 財：財務部；(5) 管：管理部；(6) 品：管理部品保課；(7) 生：管理部生管課；(8) 務：管理部總務課；(9) 採：管理部採購課；(10)人：管理部人事課；(11)資：資訊部；(12)業(yè)：業(yè)務部；(13)營：營服部；(14)工：工務部；(15)廠：廠務部；(16)捲：捲門部；2.編號第二位為文件/資料之類別指示碼(1)“証”指各類証件;(2)“表S”指各類制式填寫式表單;(3)“表P”指各類制式非填寫式表單(4)“質”指各類質量體系之文件(5)“外”指各類外來文件(政府機關之公函除外)(6)“政”指各類政府機關所發(fā)之公函(7)“公”指各類公司內部所發(fā)之公文、行政命令等(如人事命令、公告等)(8)“規(guī)”指各類規(guī)章、制度及管理辦法(9)“技”指各類技術資料(10)“事”指各部門承辦事務之相關文件(11)“人”指各類人事資料(12)“圖”指各類圖面資料(13)“書”指各類書刊3.編號代碼之第三位起因文件/資料之不同，共分為以下二種方式進行編號:(1)非質量體系之文件/資料:非質量體系之文件/資料之編號第三位起為該文件/資料之流水編號，以阿拉伯數字記錄，共為三位數(自001號開始，如編至999號則自動上升一碼為第1000號) 範例:管理部制訂的第一份管理辦法類文件之具體編號方式如下:100規(guī)管 流水編號 管理辦法類文件代碼 權責部門代碼 試實行階段中的文件/表單/資料，應於上述編號之第三碼前加一代碼“試”，原流水編號為三碼則縮減為2碼。10管試規(guī)試實行階段中的規(guī)章制度類文件流水編號(第一份)試實行階段之代碼規(guī)章制度類文件代碼權責部門代碼(2).質量體系範圍內之文件/資料：編號之第三位代碼代表該文件/資料之質量文件級別，共分以4種:“1”為第一階質量文件代碼，即指品質手冊；“2”為第二階質量文件代碼，指各類程序文件；“3”為第三階質量文件代碼，指各類作業(yè)標準書、管理辦法；“4”為第四階質量文件代碼，指各類質量記錄表單； 文件編號第四位第六位為當前文件在ISO9002質量體系中所對應的要素編號，從 401420 .(參考文件:附件質量體系要素一覽表) 文件編號中最後兩位(第七、八位)代碼為所對應的要素下表單或文件之流水編號註:質量體系中之文件/資料編號之第三碼及第六碼後應加“”號分隔。品 範例：“品質2-410-01”代表為:由品保課主導的“進料檢驗程序”（為二階質量文件，質量體系編號第410要素下之第一份文件）。質 24 1 0 4.10要素下第一份程序書0 1本文件所對應的質量體系要素為4.10二階程序文件代碼質量文件代碼權責部門(品保課)之代碼 質量體系文件中記錄表單之編號方式請參閱非質量體系記錄表單的編號方式。4. 若文件或表單內容同屬於質量體系與非質量體系範籌時，均作為非質量體系文件進行編號。三、文件編號的管理：1.文件、表單編號由各部門文管人員依照本辦法進行統(tǒng)一編制；2.各部門須建立本部門內所有文件資料編號對照表；每有新文件產生時，應即時登錄其流水號碼以備查找；3.對於本部門之文件檔案編號，各部門文管助理應每月進行一次核對；發(fā)現異常情況後，應及時進行更正並交管理部備案4.各類編號之流水號，不論原為二碼（二位數最大值為99）或三碼(最大值為999)，如額滿後即自動上升一碼5.各類文件(含表單)如有更新版本時，新版本之文件（或表單）應註明為第二版或第版。四、各類檔案的保管權責：(一)公司各類証件：除各權責部門專用、常用且重要性較低之証件(如手機之IC卡)得由權責部門保管外，其余較重要之証件一律由總經理室列管(二)各類文件：1. ISO質量體系文件及其它各類規(guī)章、辦法類文件、公司各類空白表單等均由管理部及各權責部門列管之2.各部門內部使用記錄文件、表單，由各權責部門保管之(三)合 同：由財務部合同管理員參照公司合同管理辦法進行管理存檔(四)技術資料：1.各類生產技術資料、儀器設備資料、工程技術資料等由各權責部門主管保管2.內部基本建設檔案資料由工程部門列管之3.公司內部規(guī)範之技術資料由總經理室列管之4.各類程式設計資料由資訊部門列管之(五)人事資料：包括人事檔案及各部門人員轉証測評試卷，由公司人事部門按機密文件進行列管(六)外來文件、信函：1.由警衛(wèi)室接收，送至總務助理處登記、分發(fā)；2.登記內容須包括：收件日期發(fā)函單位如：業(yè)主、政府、社會機關組織等；郵遞方式如：掛號、EMS、包裹等；分發(fā)部門（即收函單位）及日期(七)各部門須自行備妥一套表單，如須新增及修改時，應通知資訊部統(tǒng)一進行制作之。(八)其它類文檔資料：1.公司各類圖書：由管理部總務課進行保存與借閱管理2.各類工程照片：統(tǒng)一由資訊部按相關管理辦法進行列管 3.各類公告、人事命令均由人事部門負責列管。4.各類舊版或經廢止使用之文件檔案或資料均應由管理部進行書面存檔備查(電腦檔案則由資訊部負責)直到安全保存期限過後，始得予以銷毀之。五、文件格式制作規(guī)定：(一)文字文件制作格式規(guī)定： 文件制作格式一律套用同類文件之固定範本形式，文字內容原則上均採用從左至右橫向書寫之方式制作；(必須以直式書寫之特殊文件格式須呈管理部核準後始得進行制作)文件格式之具體制作要求如下：1. 頁首：a.均須有公司商標(一律為藍色)及“長誠浪板（昆山）有限公司”之藍色字樣b.公司抬頭置於文件上中央，字體為22號、新細明體加粗，長誠標誌應為字的兩倍大小 2. 標題：a.均須有文件標題名稱字體為18號、新細明體加粗b.如為管理辦法類文件（含質量體系手冊）須於標題下方附表格(如下)，並須對相應內容予以標示文件類別 一般文件 密級 機密 極機密 版本： 擬 稿 文件編號發(fā)行日期 共 頁 核 準3.內容排序及文字大小：內容排序及文字大小一律按下列標準進行制作: 壹: 號新細明體 一: 號新細明體 (一): 號新細明體 1: 號新細明體 (1): 號新細明體 : 號新細明體 a: 號新細明體4.頁尾：凡二頁以上文件，均應於頁尾中央處標註頁碼，各類文件/資料頁碼之標示方法及注意事項如下:各類表單之頁碼:一律以“共5頁 第5頁”(頁碼之總數不應包含表單使用說明之頁數)之方式標註。文件之頁碼: a. 對於總頁數10頁以下之頁碼可按上述表單頁碼之編碼方式進行編碼(如:第1頁共10頁)b. 對於總頁數超過10頁以上之頁碼可於頁尾中央直接標示頁碼符號(如:“第一頁”)，但須於頁首處標明總頁數。c. 對於各部門規(guī)章、管理辦法類等總頁數及章節(jié)較多之文件/資料應按各章節(jié)進行頁碼之編碼。(如第一章之第二頁編號方式:1/2)(二)表單制作格式規(guī)定：1.凡本公司之表單於頁首處均須有公司商標及“長誠浪板（昆山）有限公司”之字樣(視表單之格式，置於左上角或中央2.表單之頁首處，須有表單主題名稱之標示，如“干部會議工作報告表”3.必須於表單之右上角處註明表單編號、版本及制訂日期.4.表單按格式之不同，於適當位置處預留裝訂位置，視實際需要以虛線劃出並註明“裝訂線”5.表單預留空間：左2公分、上、下邊界1.5公分；右邊界1公分距離6.標題注意事項：(1)公司標題：列高60，字形為24號字加粗，儲存格靠下方(2)內容標題：列高40，字形22號字加粗，儲存格靠下方(3)文件編號：列高同內容文件，字形12號字加粗，儲存格靠下方7.表單按格式及用途之不同，須於適當位置（一般於表單右或頁尾處）註明表單使用注意事項及表單流程 (如：附註：本表單於會簽後送交合同管理員存檔；)8.如須各部門會簽之表單，均須於表單適當位置處備有會簽欄(會簽欄位之大小，直式文件至少應為2cm(高)52.5cm(寬)，橫式文件至少應為3.5cm(高) 53cm(寬)為原則)9.表單格式之制作，應採用恰當的字體及字型比例，力求整齊、美觀、便於填寫(三)電腦制作之記錄，文件編號相關規(guī)定：1.凡電腦打印的表單記錄，均須在原空白表單編號下，再加入一項記錄編號，編號方式請參照前述2.所打印的記錄在電腦中存檔時，須確保將記錄存於所屬部門目錄下同一表單名稱資料夾中六、文件作業(yè)程序：(一)文件的制訂、修訂1.文件的制訂：由提案部門指定人員以各類檔案標準格式擬案，並要填寫文件制訂、修訂廢止申請單對於新制訂之表單，同時還應制作一份空白表單填寫格式范例及表單功能使用流程說明等，一併送審2.文件的修訂：文件若有不合使用需予以修改、增訂者，由申請單位填具文件制訂、修訂廢止申請單，提出變更原因，由原擬案單位議定修改文件修改後，版本號亦應隨之變更原版本應列入修訂記錄中由管理部進行存檔之(二)文件之審查、核準、分發(fā)1.文件之審查作業(yè)：由擬案人員將草案或文件制訂、修訂廢止申請單等送直屬主管審查，並圈選相關會簽部門，草案經審查會簽後呈送權限主管核準2.文件之核準作業(yè)：(1)各擬案部門內部使用(不涉及對外或跨部門會簽)之文件或表單，由直屬部門主管進行核準；各部門制訂之跨部門使用之表單或文件，須呈總經理室核準(2)各部門、單位涉及本公司章程、制度、考核等方面的規(guī)定、條例、辦法等文件，均須參照公司統(tǒng)一頒佈之制度進行制訂，並經管理部核稿、總經理室核準並敬會執(zhí)行長同意後始得生效3.分發(fā)作業(yè)：(1)由擬案部門根據文件傳達范圍，對文件資料進行複印、分發(fā)，並由接收人員予以簽收(2)對內發(fā)行文件若為列管文件時，應加蓋“列管文件”章，並根據其機密性註明“嚴禁復印”及機密等級；(3)各部門新增制訂(修訂)的表單、會議記錄及制度方面的文件均須送交管理部一份備案之(4)進行文件分發(fā)時，須填制文件發(fā)放回收記錄，請各收文單位主管或文管助理簽名接收 (三)檔案的廢止、回收、銷毀 1.檔案的廢止： 由申請廢止的單位填具文件制訂、修訂廢止申請單，提出廢止原因經核準後，於文件上用紅筆注記，退出執(zhí)行過程並按對照所規(guī)定的廢止文件保存期限進行保存，到期銷毀之 2.舊資料的回收：對已確認失效或因有誤須重新修正之文件，擬案部門提出文件制訂、修訂廢止申請單，由文管中心人員對照文件發(fā)放回收記錄將下發(fā)文件全部收回，並請各單位經手人簽字確認3.文件的銷毀：(1)對於收回之作廢文件或超過保存期限之檔案資料，經核準後進行統(tǒng)一銷毀(2)檔案銷毀須實行雙人監(jiān)銷之原則(3)文件資料銷毀記錄應予以存檔、備查 (四)歸檔作業(yè)1.保存期限：公司各類文件/資料之保存年限詳見檔案資料保存年限一覽表.2.歸檔時間：每年度12月中、下旬；或對於常用表單，每三個月進行一次歸檔3.歸檔責任人：各部門、單位文管人員4.文件/資料保管之相關要求及規(guī)定： 文件管理被納為內部稽核項目之一，定期實行稽核檢查，以確保資料之正確使用在文件的保管中應做到：(1)不得於原件上書寫不相關之文字、符號或擅加標記(2)文件、品質記錄之電腦檔案由專人負責管制，不得任意拷貝(3)文件的保管應注意其安全性，並要防毒、防潮(4)歸檔文件應盡量為原件，並按同一文件只存檔一份之原則(5)文管中心須於每一檔案冊建目錄索引，其中應包括文件編號、文件名稱、版次、歸檔日期等要項(6)文件/資料之存檔位置應正確並符合分類要求(五)文件/資料的借閱、補發(fā)1.借閱范圍及審核權限:(1)檔案資料僅限本公司員工在文管處借閱，如因抄錄或複印需帶出文管處者，必須辦理登記手續(xù)(2)借閱本人業(yè)務范圍內一般文件時，不需進行審批程序(3)借閱密級或機密級文件者，由部門主管審核後，須轉至管理部核準(4)極機密級文件之借閱須進行書面申請，寫明借閱用途及借閱期限後，按部門主管管理部總經理室之順序進行簽核2.登記:借閱文件必須履行登記手續(xù)文管和借閱人員必須當面查點所借文件類別、份數，並在借閱簿上登記簽字；退還文件時，文管人員要根據借閱登記簿檢查核對所借文件，確認無誤后予以銷帳並履行簽字手續(xù)3.催退:借出去的文件應限定借閱時限過期不還者，應及時催退回收，以免文件散失或影響他人借閱對確需延長借閱時間的，須重新辦理借閱手續(xù)4.借閱人員須注意的問題：(1)對借閱件要加強保密和保管工作，如需複印或抄錄者，須經權限主管核準(2)借閱文件只限本人閱讀，不得轉借他人，並按時退還，嚴禁拍照、抽頁、剪裁和涂改5.文件的補發(fā)是指收文單位將原文件丟失，並要求再次補發(fā)補發(fā)文件須視文件的機密性，提交補發(fā)申請以說明原因，經權限主管核準後，文管中心始得重新列印，並做好記錄 (六)文件的翻印 1.擬案部門翻印文件時，對於列管性文件要嚴格控制翻印份數，不得隨意擴大閱讀和傳達范圍，並須做到：(1)複印文件須經發(fā)文單位同意，未經許可，任何單位和個人不得私自複印(2)複印文件要確保準確無誤，並對翻印時間、份數及發(fā)放范圍等予以備案2.對於非列管性文件，可視實際需要進行復印3.文件的翻印需由經管理部核準進行復印工作之人員確實按照文件復印有關規(guī)定及要求進行復印之參、電腦檔案作業(yè)管理辦法一、公司資訊網絡由資訊部統(tǒng)一進行設計、規(guī)劃、管理與維護事宜二、各部門均通過本部門微機操作人員專用網絡密碼登錄上網，並將文件檔案存入服務器中本部門子目錄下三、 存於服務器中較重要之執(zhí)行生效文件，應設為唯讀文件四、資訊部應每月不定期對公司所有電腦進行抽查,是否有未按規(guī)定操作之情況，並予以要求改善五、屬於公司列管文件的電腦檔案之變更、調用、列印，一律須經權責部門權限主管核準後，由資訊部協助完成六、其它相關規(guī)定：各部門自行制作之文件(一)文件制訂並經核準使用後之電腦存檔：1.由制訂部門提出文件制訂、修訂、廢止申請單，並附上擬訂之文件原稿經權限主管核準、文件頒準生效後，擬案部門須憑核準單知會資訊部，將該文件內容存於服務器中，並立即將單機上的文件刪除2.制訂部門應將核準發(fā)行始用