行政前臺崗位職責(zé)及工作流程.doc

行政前臺崗位職責(zé)及工作流程職務(wù)：行政前臺上級主管：行政經(jīng)理工作對象：全司人員主要職責(zé)：1. 日常到訪客人的接待，協(xié)助公司負(fù)責(zé)人及所屬部門經(jīng)理做好日常公關(guān)協(xié)調(diào)工作。2. 公司電話的接聽（轉(zhuǎn)接、代接）和記錄、轉(zhuǎn)達(dá)工作。3. 公司郵件、郵包的收發(fā)及相應(yīng)費用的結(jié)算工作。4. 公司各類往來文件（電子郵件、傳真）的收發(fā)、處理和歸檔。5. 公司辦公環(huán)境、家具、裝修等的保持、檢查、處理。6. 對保潔、植物株擺租賃等工作的監(jiān)督和檢查。7. 對設(shè)備遙控板、個人辦公區(qū)域的管理。8. 公司辦公用品、日用品的日常管理工作（采購、發(fā)放、管理）。9. 日常的打印、復(fù)印以及相關(guān)設(shè)備的檢查。（日后涉及“使用管理”）10. 公司領(lǐng)導(dǎo)、員工、客戶的住宿、出行、用餐的預(yù)定和行程安排；11. 負(fù)責(zé)員工外出登記；12.公司后勤管理，及各類費用的支付工作，包含：物業(yè)費、水電費、停車費、電話費、網(wǎng)費、家政、保潔等；與對應(yīng)單位，如保潔公司、物業(yè)公司、家政公司、電信公司等保持良好的合作和溝通；13.庫存管理。每季度末，與行政人事專員共同盤點庫存。14.檔案管理。每季度末，向部門經(jīng)理提報目前的電子文檔、文本文檔列表；電子文檔備存部門經(jīng)理處。15.負(fù)責(zé)員工保險每日及時登記入網(wǎng)；16.負(fù)責(zé)員工宿舍的安排協(xié)調(diào)等17.公司負(fù)責(zé)人及部門經(jīng)理交辦的其他工作。工作流程和工作要求：一.接待日常到訪客人，協(xié)助公司負(fù)責(zé)人及部門經(jīng)理做好日常公關(guān)工作。1、工作流程：1）客戶進(jìn)門起身迎接并詢問來訪事由，登記客戶來訪登記簿，了解來訪者身份和意圖。若來訪者未預(yù)約或是初次拜訪，不得將公司領(lǐng)導(dǎo)的各種聯(lián)系方式隨意告訴素不相識的人；若有事宜，盡量選用轉(zhuǎn)告方式。2）如有必要，安排來訪者前往會客室或等候處稍坐片刻；3）準(zhǔn)備招待茶水飲料；4）通知相關(guān)工作人員有人來訪；5）每隔15分鐘左右添加茶水，來客告辭時起身道別；6）客人離開后2分鐘以內(nèi)清理水杯及煙灰缸，整理桌椅、保持會客室的整潔；7）若來訪者要找的人不在，記錄下來訪者的聯(lián)系方式、需轉(zhuǎn)告事宜并在客戶來訪登記簿上登記，及時通知相關(guān)人員做回復(fù)；若來訪者表示下次再來，則需在客戶來訪登記簿上注明；8）及時轉(zhuǎn)告相關(guān)工作人員來訪者的聯(lián)系方式以及事由，并確保工作人員及時回復(fù)；9）及時將用完的客戶來訪登記薄交由行政專員歸檔。2、注意事項：1)接待客戶熱情周到，及時給客戶添加茶水并在客戶離開后及時整理會客室；2)客戶來訪登記薄的詳細(xì)記錄；并及時將使用完的記錄歸檔；3)及時通知相關(guān)被訪人員，若被訪人員不在，要及時轉(zhuǎn)告以確保及時回復(fù)；4)不得隨意把公司領(lǐng)導(dǎo)及其他工作人員的聯(lián)系方式告訴第三人。二.公司電話的接聽（轉(zhuǎn)接、代接）和記錄、轉(zhuǎn)達(dá)工作。1、工作流程：1）電話響鈴一聲后，立即接聽，“您好，嘉年華信息科技”，同時注意禮貌和商務(wù)用語；2）接聽電話時應(yīng)控制音量，不應(yīng)影響其他人的正常工作；但同時體現(xiàn)公司良好的精神面貌，語言簡練、態(tài)度溫和；3）對方所要找的人不在時，應(yīng)詢問對方是否希望留言或留下回電號碼，切忌立即掛斷電話；4）通話之后，應(yīng)輕輕掛斷電話，并且盡可能等對方掛斷后再放下聽筒；5）沒有接聽到的電話應(yīng)根據(jù)來電顯示及時回?fù)?，首先致歉，再詢問剛才來電的目的?）將需要轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容及時記錄在電話記錄上；7）記錄后5分鐘內(nèi)及時通知被傳達(dá)人,通知傳達(dá)的程序見口頭通知流程,并確認(rèn)對方接收信息正確無誤。8）及時將用完的來電記錄表歸檔。2、注意事項：1）來電接聽迅速，接聽電話使用普通話，聲音柔和；2）了解清楚來電人的基本信息以及意圖，及時在來電記錄表上記錄來電時間、內(nèi)容、信息接收人等，需要轉(zhuǎn)接的及時將電話轉(zhuǎn)給相關(guān)工作人員；3）如遇信息接收人不在，應(yīng)采取通知的方式及時轉(zhuǎn)達(dá)信息，（通知方法詳見“通知流程”）；3、嚴(yán)禁事項：1)來電接聽不主動、不及時，接聽電話用語粗魯；2)未及時和詳細(xì)記錄來電信息，忘記轉(zhuǎn)達(dá)、轉(zhuǎn)達(dá)不及時或傳達(dá)信息錯誤；3)來電記錄表按年度不及時歸檔。三、公司郵件、郵包的收發(fā)及相應(yīng)費用的結(jié)算工作。1、工作流程（郵件簽發(fā)及費用結(jié)算）：1）公司各類郵件、物品寄出前應(yīng)由寄件人自行封好或包裝好，在郵件發(fā)送登記表上登記后，交行政前臺統(tǒng)一寄出。2）合同、票據(jù)等公司重要文件及各類物品的寄送應(yīng)按郵件發(fā)送登記表的備注相關(guān)規(guī)定，填寫詳細(xì)的信息，以備日后跟蹤核查。3）需要通過長途汽車托運郵件、物品的，寄件人應(yīng)先按要求填寫郵件發(fā)送登記表，再自行寄出，并在表格“備注”中注明“托運，自行寄出”。4）根據(jù)郵件發(fā)送清單和快遞/郵政底單，按月度與快遞/郵政公司清算費用，不得出現(xiàn)付款金額與實際發(fā)件金額不符的情況。5）對未按期收到郵件的情況做以記錄，了解原因；月度超過2次事件后應(yīng)匯報部門經(jīng)理，提出解決辦法。2、工作流程（郵件簽收）：1)公司總部收取的各類郵件、物品統(tǒng)一由行政前臺簽收，再分發(fā)至各收件人處。2)收件人在收到行政前臺分發(fā)的郵件后，應(yīng)在郵件簽收登記表上簽字確認(rèn)。3)郵件、物品一經(jīng)簽收，簽收人即對公司郵件、物品承擔(dān)保管責(zé)任；如因簽收人保管不當(dāng)造成公司文件、票據(jù)、物品等丟失的，簽收人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4)如行政前臺無人在公司時，應(yīng)交辦本部門其他人員代做此項工作。5)如收件人不在公司，行政前臺應(yīng)將該文件、物品交于收件人本部門的其他在司同事代為簽收；如本部門其他同事也無人在司時，行政人事部應(yīng)電話告知收件人，按其要求保管郵件、物品或轉(zhuǎn)交他人。6)代收文件后，簽收人應(yīng)第一時間通知收件人，及時處理郵件、物品。否則，簽收人應(yīng)承擔(dān)因此延誤的相關(guān)責(zé)任。7)對公司丟失文件情況做以記錄，了解原因，馬上匯報部門經(jīng)理，提出解決辦法。3、嚴(yán)禁事項：1)收件人未在前臺確認(rèn)，就擅自領(lǐng)走文件。2)行政前臺在未親自將文件交予本人或簽收人手中前，擅自將文件放置在辦公桌上。3)不得出現(xiàn)付款金額與實際發(fā)件金額不符的情況。四、公司辦公環(huán)境、家具、裝修等的保持、檢查、處理。 1、 工作流程： 1) 每天早上8：50總經(jīng)理辦公室、副總辦公室、接待室、會議室及公共辦公區(qū)茶桌及地面衛(wèi)生的清理，每日的環(huán)境維護保持清潔；2) 下午17：30檢查公司所有辦公場所（包括各辦公室、會議室、衛(wèi)生間等桌面、地面等）的衛(wèi)生和辦公家具的擺放情況，及時收納整理，保持各桌椅整齊，桌面、地面清潔無雜物；下班后，保證門、窗的關(guān)閉，電腦、空調(diào)等電源的切斷； 3) 保持辦公區(qū)空氣清新，公共辦公區(qū)域和總經(jīng)理辦公室及各辦公室開窗，以便空氣流動； 4) 廢舊辦公家具及設(shè)備等處理及時（處理費用定期上交財務(wù)部門）5）對保潔、植物做好辦公室全部植物的維護及澆水、換水工作； 6）.對空調(diào)設(shè)備遙控板、投影遙控板、個人辦公區(qū)域的管理 2注意事項： 1) 遙控板是否在各辦公室使用后沒有歸還； 2) 人員下班后，辦公室的電腦、空調(diào)、飲水機、燈的電源是否斷開； 3) 人員下班后，圖紙、重要文件不得隨意鋪在辦公桌上沒有收撿。 五、 公司辦公用品、日用品的日常管理工作。（采購、發(fā)放、管理）1、工作流程： 1) 保證公司辦公用品（辦公文具、打印紙、門卡、鑰匙等）、日用品（茶葉、飲用水、紙張、抽紙、紙杯等）的充足，定期、及時補給； 2) 購買物品及時填寫入庫單 3) 保證總經(jīng)理辦公室內(nèi)的辦公用品、日用品的補給，保證正常辦公供應(yīng)； 4) 依據(jù)辦公用品領(lǐng)用表員工簽字領(lǐng)取辦公用品，每個月底30日做好成本分?jǐn)偙斫o財務(wù)。 5) 按季度，與行政人事專員共同盤查辦公用品、日用品庫存，并簽署庫存盤查單，及時歸檔。 6) 嚴(yán)禁鋪張浪費。六、日常的打印、復(fù)印以及相關(guān)設(shè)備的檢查。 1、工作流程： 1) 每天早上上班時間檢查打印機、復(fù)印機、考勤機、電話機等設(shè)備，如出現(xiàn)異常，第一時間要求信息技術(shù)專員予以維修。 2) 保證辦公區(qū)打印紙的及時補充； 3) 做好各類紙張（財務(wù)單據(jù)、白紙、再生紙、廢紙、紅頭文件）的分類工作； 4) 及時做好廢紙的銷毀和處理；（帶有財務(wù)數(shù)據(jù)和公司重要內(nèi)容的紙張必須通過碎紙機銷毀）。 2、注意事項： 1. 熟練操作打印、復(fù)印機，并及時補充用紙； 2. 完成公司日常的打印、復(fù)印工作，做到節(jié)約資源； 3. 打印、復(fù)印機等設(shè)備出現(xiàn)問題不得私自解決，應(yīng)及時報修，并聯(lián)系相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行維修； 4. 節(jié)約資源，愛惜紙張； 七、 公司領(lǐng)導(dǎo)、員工、客戶的住宿、車輛、用餐的預(yù)定和安排；臨時性用車的車輛管理和費用結(jié)算。 1、工作流程： 1) A 住宿預(yù)定：預(yù)定前，需要了解住宿人員的住房要求，內(nèi)容涉及：酒店星級、地理位置、樓層、房間大小、房間配置、有無窗戶、是 否24小時熱水、是否能夠上網(wǎng)、是否配備電腦、是否含早餐；客人是否需要無煙房，床大小的要求等；費用支付方式（僅預(yù)定或掛賬或代墊等）；酒店是否需要現(xiàn)金或刷卡等。 2) 酒店預(yù)定后確認(rèn)：最好有紙質(zhì)（蓋章簽字）的傳真確認(rèn)，以保證預(yù)定成功； 3) 酒店預(yù)定完畢后，需要短信或郵件告知預(yù)定信息：A內(nèi)容參見第1條;B告知赴前臺后報的信息；C如何抵達(dá)酒店路線及酒店電話。 4) 酒店預(yù)訂單應(yīng)及時歸檔。酒店預(yù)訂單文件夾。 5) B 車輛預(yù)定：預(yù)定前，需要了解：坐車人數(shù)、天數(shù)、車型要求、司機要求；預(yù)定時，要保證車況良好、司機駕駛技術(shù)嫻熟、職業(yè)習(xí)慣 良好； 6) 車輛使用前確認(rèn)：必須拿到租賃公司的派車單，方可使用車輛。否則，車輛出現(xiàn)任何事故及引起的一切責(zé)任將無法確保承擔(dān)責(zé)任 單位。 7) 車輛使用后，需要雙方補充車輛使用費用表。 8) 租賃費用結(jié)算以雙方簽字確認(rèn)的派車單和車輛使用費用表 9) C 餐廳預(yù)訂。日常中，多了解當(dāng)?shù)靥厣木频旰筒蛷d，按酒店級別和菜系等進(jìn)行分類。預(yù)定前，需要了解預(yù)訂要求，內(nèi)容涉及：酒店 消費水平、地理位置、樓層、房間大小、房間配置、有無窗戶、是否帶衛(wèi)生間、是否有最低消費；酒店是否需要現(xiàn)金或刷卡等。 八、 公司后勤管理，及各類費用的支付工作，包含：物業(yè)費、水電費、停車費、電話費、網(wǎng)費、家政、保潔等；與對應(yīng)單位，如保潔公 司、物業(yè)公司、家政公司、電信公司等保持良好的合作和溝通。1、 工作流程： 1)了解各類費用結(jié)算周期和支付標(biāo)準(zhǔn)； 2) 按期支付，不得因延遲支付影響辦公區(qū)的正常辦公；嚴(yán)禁出現(xiàn)因個人原因，出現(xiàn)公司停水、電，或電話、網(wǎng)絡(luò)無法使用的情況； 3) 結(jié)算時，核對實際使用費用和結(jié)算費用是否相符。 九、 庫存管理。每季度末，與人事專員共同盤點庫存。 1、工作流程： 1) 每季度末（月度20日-30日），本人作為盤點人，人事專員作為監(jiān)盤人，進(jìn)行庫存盤點，簽署庫存盤