行政部采購(gòu)制度.doc

行政部采購(gòu)制度為了規(guī)范公司行政辦公用品采購(gòu)，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)行為的監(jiān)督管理，提高資金的利用效益，促使采購(gòu)在公開、公平、公正的前提下，依據(jù)質(zhì)量第一、價(jià)格優(yōu)先的原則進(jìn)行，特制定本規(guī)定。1、 采購(gòu)范圍本制度適用于公司日常辦公所用的辦公設(shè)施設(shè)備、辦公家具家電、辦公用品等實(shí)物資產(chǎn)，以及公司舉辦活動(dòng)、聚會(huì)所需物品的采購(gòu)。2、 各部門職責(zé)1.需求部門：根據(jù)工作需要填寫申請(qǐng)、購(gòu)回物品的驗(yàn)收、領(lǐng)取、保管工作。2. 行政采購(gòu)人員或公司指派采購(gòu)人員：負(fù)責(zé)尋找供應(yīng)商、尋價(jià)、比價(jià)、采購(gòu)合同呈簽及采購(gòu)作業(yè)。 3. 行政部：負(fù)責(zé)采購(gòu)回物品的驗(yàn)收、入庫(kù)、發(fā)放、資料保管工作。 4. 總經(jīng)辦公室：對(duì)申購(gòu)單、單價(jià)、供應(yīng)商評(píng)審、采購(gòu)合同及付款的審批。3、 采購(gòu)內(nèi)容（一）申購(gòu)流程1. 公司辦公室的日常辦公用品和設(shè)備，日常辦公用品由行政部定期集中采購(gòu)，存于公司庫(kù)房。2. 部門及員工若因工作需要增加標(biāo)準(zhǔn)配置外的其他用品，由需求部門依據(jù)所購(gòu)物件的品名、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項(xiàng)填寫申購(gòu)單，逐級(jí)申報(bào)審批。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，行政部派采購(gòu)人員兩日內(nèi)辦理；涉及金額較大的采購(gòu)項(xiàng)目，由各級(jí)申報(bào)審批及總經(jīng)理審批后，派專人負(fù)責(zé)采購(gòu)。3. 采購(gòu)工作應(yīng)及時(shí)完成，不得影響工作的正常推進(jìn)。如因市場(chǎng)、價(jià)格等因素不能及時(shí)采購(gòu)回所需物品，行政部要及時(shí)通知需求部門，并做說(shuō)情況說(shuō)明。4. 采購(gòu)物品或公司后，行政部驗(yàn)收貨物，將驗(yàn)收后的物品登記在資產(chǎn)入庫(kù)、領(lǐng)用登記表中，辦理入庫(kù)手續(xù)。5. 行政部通知需求部門領(lǐng)取貨物，申請(qǐng)部門驗(yàn)收領(lǐng)取貨物，并在資產(chǎn)/物品領(lǐng)用登記表上簽字確認(rèn)。6. 采購(gòu)物品使用時(shí)出現(xiàn)質(zhì)量問題需退貨或更換的，使用部門及時(shí)通知采購(gòu)人員向供應(yīng)商換貨或退貨。（二）其他1. 日常用品完成采購(gòu)后，應(yīng)及時(shí)到行政部辦理登記入庫(kù)手續(xù)；其他類采購(gòu)應(yīng)在使用人處辦理驗(yàn)收手續(xù)。憑入庫(kù)或驗(yàn)收簽字到財(cái)管中心辦理財(cái)務(wù)手續(xù)。2. 及時(shí)完善財(cái)務(wù)借款手續(xù)，做到一事一清，在取得票據(jù)的一周內(nèi)在財(cái)務(wù)銷賬。3.主動(dòng)征求員工對(duì)辦公用品的意見，及時(shí)調(diào)整和改善品質(zhì)，以滿足辦公需求。4.公司行政每年至少安排一次對(duì)所購(gòu)辦公用品的市場(chǎng)詢價(jià)工作，由非行政部人員執(zhí)行，以監(jiān)督行政采購(gòu)工作。4、 保管與發(fā)放1. 行政部負(fù)責(zé)對(duì)材料物資的驗(yàn)收、入庫(kù)、保管、與發(fā)放。2. 發(fā)放時(shí)間：采購(gòu)物品經(jīng)行政部驗(yàn)收入庫(kù)后