組織同步化探索與思考.doc

組織同步化的思考MBA2011春季班何紀(jì)翔09#通過(guò)閱讀選擇同步化而非同質(zhì)化之后，主要收獲以下三個(gè)觀點(diǎn)：一、一個(gè)組織內(nèi)部擁有不同的部門，而不同的部門之間具有不同的發(fā)展戰(zhàn)略和產(chǎn)品策略，不同的職能也依賴于不同類型的員工。組織為了獲得更好的工作效率，如果只是簡(jiǎn)單的對(duì)不同的員工要求同質(zhì)化，最終的結(jié)果實(shí)際上反而降低了各部門原有的工作效率。二、在作者看來(lái)，組織應(yīng)該實(shí)施更為有效的方式組織同步化，通過(guò)技術(shù)手段建立全面和高效的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，使組織掌握的信息在各部門之間流轉(zhuǎn)穿越，并將這些具象化的信息以協(xié)調(diào)和有意義的形式傳遞給顧客。三、組織對(duì)于產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)的控制與對(duì)顧客的控制相分離，產(chǎn)品開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)部門直接向客服（或直接面對(duì)顧客的部門）進(jìn)行產(chǎn)品知識(shí)的培訓(xùn)，而原本普通的客服就成為了在與顧客直接交流的過(guò)程中提供專業(yè)技術(shù)支持的專家。我將以上內(nèi)容簡(jiǎn)要概括為：信息同步化、服務(wù)同步化、形象同步化，而要達(dá)成以上要點(diǎn)的關(guān)鍵在于，企業(yè)能否將以組織、產(chǎn)品為中心的管理思想轉(zhuǎn)變?yōu)橐灶櫩蜑楹诵牡姆?wù)意識(shí)。本人作為一名普通高等?？疲–ollege）院校教師，主要負(fù)責(zé)學(xué)校教務(wù)處教務(wù)管理工作，同時(shí)擔(dān)任學(xué)生輔導(dǎo)員并承擔(dān)幾門課程教學(xué)任務(wù)。在實(shí)際工作和生活中所能接觸到的面向商業(yè)顧客的機(jī)會(huì)非常少，依據(jù)張老師所講授，學(xué)生、老師亦為之顧客，后續(xù)內(nèi)容僅以我工作中實(shí)際遇到的相關(guān)事例進(jìn)行簡(jiǎn)單描述：事例一：我所在的教務(wù)處下設(shè)教務(wù)科、教研科、考試中心等二級(jí)部門，我所從事的工作是負(fù)責(zé)編排全校必修課、選修課、重修課課表等工作，在工作的過(guò)程中，我需要與教務(wù)處內(nèi)部其他科室進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，比如重修工作，我需要知道有哪些學(xué)生需要重修什么課程，而重修學(xué)生名單是成績(jī)管理提供的，哪些學(xué)生需要參加重修考試要報(bào)給考試管理，考試要用到哪些教室要報(bào)給教室管理，就這樣一個(gè)簡(jiǎn)單的工作任務(wù)就需要幾個(gè)不同工作職能的人員進(jìn)行協(xié)調(diào)，每個(gè)人都存在著對(duì)他人等、靠、要，對(duì)自己拖、慢、差的工作態(tài)度，有時(shí)候還會(huì)因?yàn)榉N種原因?qū)е卤舜酥g相互抱怨，影響工作進(jìn)度。由于我們每個(gè)人的工作專業(yè)性比較強(qiáng)，要使其他人學(xué)會(huì)并初步掌握我們的工作是不現(xiàn)實(shí)的，于是領(lǐng)導(dǎo)建議我們各個(gè)崗位要互相了解不同崗位之間的工作內(nèi)容，工作流程，并通過(guò)購(gòu)買教學(xué)管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)遷移，將我們的工作圍繞在以教學(xué)管理信息系統(tǒng)之中，每個(gè)人只需要存取自己所需要的數(shù)據(jù)，處理之后就可以向其他部門發(fā)布，不會(huì)出現(xiàn)沖突的情況。事例二：按學(xué)校以往慣例，開(kāi)學(xué)第一天早晨必進(jìn)行開(kāi)學(xué)典禮，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)將會(huì)發(fā)表各種講話，在開(kāi)學(xué)前一天，我身為輔導(dǎo)員所接到的指令是第二天早上讓學(xué)生6：40分到操場(chǎng)集合參加開(kāi)學(xué)典禮，當(dāng)我通知完學(xué)生之后，有學(xué)生會(huì)的同學(xué)來(lái)給我傳達(dá)說(shuō)，學(xué)生集合時(shí)間提前到6：20分，在學(xué)校，學(xué)生會(huì)的同學(xué)在行事作風(fēng)上甚至大過(guò)老師的風(fēng)頭，于是我只能通知學(xué)生早上集合時(shí)間提前。第二天早上我6：20分從家中趕到學(xué)校，操場(chǎng)上學(xué)生已經(jīng)陸續(xù)到位，眾輔導(dǎo)員和學(xué)生在操場(chǎng)上一直等待領(lǐng)導(dǎo)的身影，可是直到上午7:00，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)才準(zhǔn)時(shí)出現(xiàn)在會(huì)場(chǎng)，開(kāi)始舉行開(kāi)學(xué)典禮。在等待的過(guò)程中，不斷有學(xué)生抱怨說(shuō)不是通知的6:20分嗎？怎么一直不開(kāi)始，學(xué)生雖然有情緒，但畢竟在老師的看護(hù)下，還沒(méi)有過(guò)激的行為發(fā)生。但經(jīng)過(guò)此事件，會(huì)讓學(xué)生對(duì)于輔導(dǎo)員的信任度，對(duì)學(xué)校的滿意度大大降低。而出現(xiàn)這種情況的原因則是學(xué)生管理部門和學(xué)校辦公室之間信息不通暢，學(xué)校辦公室安排早上7：00開(kāi)始，學(xué)生管理部門因?yàn)閾?dān)心學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)到位后學(xué)生還在陸續(xù)進(jìn)場(chǎng)秩序混亂，于是將時(shí)間提前到6:40，而學(xué)生會(huì)接到通知后，為了有足夠的時(shí)間進(jìn)行清點(diǎn)人數(shù)，安排站位等工作，又將時(shí)間提前到6：20。我們發(fā)現(xiàn)信息在逐級(jí)傳遞的過(guò)程中會(huì)發(fā)生誤讀和扭曲，缺乏一個(gè)統(tǒng)一的核心或者權(quán)威的、有效的信息發(fā)布平臺(tái)，使得信息能夠統(tǒng)一，并讓各部門都獲得對(duì)于本部門有用的數(shù)據(jù)，在發(fā)布信息的時(shí)候形成一致的口徑。事例三：每學(xué)期開(kāi)學(xué)之前，教務(wù)處都會(huì)組織新生（Fresh Man）班進(jìn)行教務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，比如怎樣閱讀教學(xué)日歷，什么是教學(xué)周，什么是分層教學(xué)等等，或許這些知識(shí)和概念對(duì)于剛進(jìn)入大學(xué)的同學(xué)來(lái)說(shuō)會(huì)摸不著頭腦，所以每次培訓(xùn)之后效果都不好，到第一次新生上課的時(shí)候還是會(huì)有非常多的班級(jí)找不到教室，弄錯(cuò)上課時(shí)間等等。學(xué)生在遇到諸如找不到教室、上課忘記時(shí)間等問(wèn)題的時(shí)候，不會(huì)簡(jiǎn)單的將問(wèn)題歸因于自己的身上，而是會(huì)認(rèn)為這個(gè)學(xué)校很麻煩，老師不負(fù)責(zé)任等外部因素。本學(xué)期我們改變了培訓(xùn)策略，將培訓(xùn)人群選為各班級(jí)輔導(dǎo)員，將以前傳達(dá)給學(xué)生的信息統(tǒng)一傳達(dá)給輔導(dǎo)員。輔導(dǎo)員作為教師，首先對(duì)于學(xué)校的一些基本情況已經(jīng)有了一定的認(rèn)識(shí)，在接受我們培訓(xùn)的時(shí)候能夠更快的消化這些信息，同時(shí)，他們是直面學(xué)生的，學(xué)生有任何問(wèn)題首先考慮要去詢問(wèn)的都是輔導(dǎo)員，而不會(huì)是教務(wù)處，輔導(dǎo)員有責(zé)任和義務(wù)幫助解決學(xué)生在學(xué)習(xí)、生活中遇到的各種問(wèn)題。通過(guò)將信息的傳播者和使用者分離，能夠使信息更有效的為學(xué)生提供服務(wù)。并且將完整的訊息展現(xiàn)在學(xué)生面前，我們所要傳遞的關(guān)于教務(wù)的知識(shí)，以前對(duì)于學(xué)生來(lái)說(shuō)是規(guī)定，是要求，是一種刻板的思想，而現(xiàn)在，這些是我們這個(gè)學(xué)校特有的文化，是學(xué)校生活的一部分。PS：很晚離