公司檔案管理辦法.doc

公司檔案管理辦法公司檔案管理辦法第一章 總 則第一條 為了規(guī)范和進一步加強對公司檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用公司檔案，更好地為公司發(fā)展服務，根據集團公司的有關規(guī)定，結合公司檔案管理工作的實際情況，制定本辦法。第二條 本辦法所稱的公司檔案，是指公司及其工作人員在生產經營活動中直接或間接形成的與公司生產經營活動相關的、對公司有保存價值的包括但不限于（文件、資料、圖紙、數(shù)據、電文、郵件、信函）等不同形式的歷史記錄。第三條 公司及其職能部門、分支機構、關聯(lián)公司中的一切工作人員都有保護公司檔案的義務。第四條 公司股東會、董事會應當加強對檔案工作的領導，把檔案事業(yè)的發(fā)展建設列入公司年度計劃和遠景規(guī)劃。第五條 公司檔案管理工作實行垂直領導、集中管理的原則，維護檔案的完整與安全，滿足公司及各方面的利用。第二章 檔案管理部門及其職責第六條 公司根據檔案管理工作的實際需要，設立專門的職能部門（以下簡稱檔案管理部門）負責收集、整理、保管和提供利用公司檔案，并對分支機構、關聯(lián)公司的日常檔案工作進行監(jiān)督和指導。檔案管理部門直接向公司（總）經理負責并匯報工作，其具體職責如下：（一）與公司法律事務部擬定檔案管理的具體實施辦法及公司檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)劃，報公司董事會研究決定后，組織實施；（二）對本辦法的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，查處檔案違規(guī)行為，對違反本辦法的相關工作人員提請公司董事會追究其法律責任；（三）監(jiān)督、指導公司及其分支機構、關聯(lián)公司檔案材料的形成、積累和歸檔工作；（四）做好檔案存放地點的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作；（五）對歸檔的材料應當進行登記、整理、分類編目、劃分密級、編制檢索工具、銷毀等工作；（六）公司董事會依據本辦法確定的其他職責。第七條 檔案管理部門應當配備必要的檔案管理人員，并由公司（總）經理指定其主要負責人，負責檔案管理部門的全面工作。檔案管理人員應當忠于職守，遵守工作紀律及公司的各項規(guī)章制度，并具備一定的專業(yè)知識。對在檔案的收集、整理、保護和提供利用等方面成績顯著的個人，由公司給予精神和物質上的獎勵。第三章 檔案的管理第八條 下列文件資料、數(shù)據電文等屬于公司檔案的歸檔范圍： （一）技術信息，是指與公司產品的研究開發(fā)、生產制造等有關的技術決竅、生產方案、工藝流程、設計圖紙、化學配方、技術情報等方面的信息資料，包括但不限于：1、研究開發(fā)部門在產品的研制過程中形成的產品配方、菌種培養(yǎng)等；2、生產部門在產品制作過程中形成的工藝流程、設備采購安裝資料等；3、在廠房、設備等建筑安裝使用過程中產生的各種設計圖紙、技術參數(shù)等；4、其他具有保存和利用價值的技術信息。（二）經營信息，是指在公司的生產經營活動中產生的，除技術信息之外的其他反映和控制生產經營管理活動的信息資料，包括但不限于：1、公司申請設立、變更、終止、注銷、解散、歇業(yè)、清算等過程中產生的；2、公司股東會、董事會、監(jiān)事會在公司存續(xù)期間形成的； 3、公司各職能部門，如財務、人事、法律、保衛(wèi)等在經營管理中制作形成的；4、公司的營銷部門在產品銷售過程中積累的客戶資料、銷售渠道等；5、其他具有保存和利用價值的經營信息。（三）反映和記載公司技術信息和經營信息的其他信息資料，包括統(tǒng)計報表、攝影片、照片、錄音帶、錄象帶、縮微膠片、計算機軟盤、光盤等。第九條 公司應當對所保管的檔案材料采取下列管理措施：（一）建立科學的管理制度，逐步實現(xiàn)保管的規(guī)范化、標準化，便于對檔案的利用；（二）配置適宜安全保存檔案的專門庫房，配備防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設施，確保檔案的安全；（三）根據檔案的不同等級，采取有效措施，加以保護和管理；（四）根據需要和可能，配備適應檔案現(xiàn)代化管理需要的技術設備，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。第十條 對公司規(guī)定的應當立卷歸檔的材料，各相關部門及其工作人員應當自檔案形成之日起三十個工作日內將整理好的檔案材料，經該部門負責人審查確認后，向檔案管理部門移交，由檔案管理部門進行整理、立卷、歸檔，集中管理。任何個人都不得將應當立卷歸檔的材料據為己有或者拒絕歸檔。經檔案管理部門核實，專業(yè)性較強或者需要特別保密的檔案，可以延長移交期限，但最長不得超過六十日；由于保管條件惡劣可能導致不安全或者嚴重損毀的檔案，可以提前移交。公司規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。第十一條歸檔的材料，應當做到合乎標準、字跡工整、內容規(guī)范、圖形清晰、數(shù)據準確、符合檔案保護的要求。檔案管理部門在對歸檔的各種材料進行驗收時，凡不符合要求的，有權要求有關部門及其工作人員限期更正，否則不予歸檔。第十二條禁止檔案管理人員擅自變更、修改公司檔案，確需變更、修改的，應當報公司（總）經理批準同意。檔案應當妥善保存，定期檢查和鑒定。對破損或者變質的檔案，應當及時修復；檔案毀損或者丟失，應當采取補救措施。第十三條 保密檔案的管理和利用，密級的變更、解密和調整，必須按照公司有關保密的規(guī)定辦理。第十四條 檔案的保管期限分為永久、定期兩種，定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。檔案具體保管期限由公司董事會研究確定。第十五條 保管期滿的檔案材料可以按照以下程序銷毀：（一）由檔案管理部門提出銷毀意見,編制檔案銷毀清冊,列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容；（二）公司（總）經理在檔案銷毀清冊上簽署同意意見；（三）檔案管理人員在銷毀檔案前,應當按照檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的檔案材料。銷毀后,應當在檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將銷毀情況報告公司（總）經理。未經公司（總）經理批準同意，任何人不得以任何借口擅自銷毀檔案材料。第十六條 保管期滿但未結清的債權債務檔案材料和涉及其他未了事項的檔案材料,不得銷毀,應當單獨抽出立卷,保管到末了事項完結時為止。單獨抽出立卷的檔案,應當在檔案銷毀清冊和檔案保管清冊中列明。第十七條 禁止出賣公司檔案。檔案復制件的交換、交接、轉讓，按照公司規(guī)定辦理。第四章 檔案的利用第十八條 本辦法所稱檔案的利用，是指對檔案的查閱、復制和摘錄。利用檔案應當在檔案室進行，但借閱檔案材料的除外。利用檔案材料，嚴禁在檔案上涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或者損毀。第十九條 公司工作人員持工作證、身份證等合法證明，可以利用檔案；分支機構、關聯(lián)公司需要利用公司檔案的，其工作人員應當出具由該單位主要負責人簽字并加蓋單位公章的介紹信，持工作證、身份證等合法證明。上述工作人員利用公司檔案，應當填寫有關單據，依照利用權限經相關領導簽批，或者經公司（總）經理批準同意。若須借閱檔案材料應當報經公司（總）經理批準同意，并辦理登記手續(xù)。借閱期限一般不得超過三十個工作日，期滿應當及時歸還；若屆時未利用完，應當辦理續(xù)借手續(xù)。第二十條檔案管理部門應當充分利用現(xiàn)有的檔案材料，及時、準確地為公司的各項工作提供服務。第五章 法律責任第二十一條 公司工作人員，當然包括檔案管理人員，有下列行為之一的，由公司依據與其簽訂的勞動合同及保密協(xié)議的有關約定追究其違約責任，并可以要求其支付一定數(shù)額的違約金及損害賠償金；涉嫌犯罪的，通報國家公安、司法機關，依法追究其刑事責任：（一）損毀、丟失檔案的；（二）擅自提供、抄錄、公布、銷毀檔案的；（三）涂改、偽造檔案的；（四）擅自出賣、轉讓、贈送檔案的；（五）拒絕移交檔案或者將檔案據為己有的；（六）不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的；（七）擅自擴大或者縮小檔案收集范圍的；（七）知道或者應當知道所保存的檔案面監(jiān)危險而不采取措施，造成檔案損失的；（八）玩忽職守，造成檔案損失的；（九）對檔案造成損害的其他情形。第六章 附 則第二十二條 公司財務部門的會計檔案管理辦法根據國家有關規(guī)定，參照本辦法執(zhí)行。第二十三條 本辦法自發(fā)布之日實施。此前公司發(fā)布的有關檔案管理方面的規(guī)章制度與本辦法不一致的，以本辦法為準。附件：檔案管理人員工作細則一、在公司（總）經理的直接領導下，負責公司檔案，尤其是技術秘密資料的保管、分類、借閱、督促返還等工作。二、審查檔案借閱單上的簽字是否齊全，簽字人是否超越權限，對不符合借閱條件的不準借閱，否則出現(xiàn)的一切后果由出借人負責。三、負責將檔案進行分類、編號登記工作。四、對借出的檔案，要監(jiān)督借閱人在規(guī)定的時間、地點和特定的環(huán)境下使用，否則，有權中止借閱人的借閱期限。五、在借閱人歸還技術秘密資料時，仔細檢查封條是否開封，并詢問借閱人是否利用復印、掃描、打印等手段私自留存?zhèn)浞?，在登記簿上登記擴散項目。六、檔案室采用二人二鎖同開機制，隨時關門，禁止外人私自進入，防止泄密。七、每月月