ACCESS報表中的求和.doc

報表中的求和 適用于適用于 Microsoft Office Access 2007 全部隱藏 在任何包含數字的報表中 可以使用總計 平均值 百分比或運行總和 以使數據更容易理解 本文將介紹如何向報表添加這些元素 您您要要做做什什么么 在布局視圖中添加總計或其他聚合 在設計視圖中添加總計或其他聚合 計算百分比值 計算運行總和 累計總數 在在布布局局視視圖圖中中添添加加總總計計或或其其他他聚聚合合 布局視圖是向報表添加總計 平均值和其他聚合最快的方式 1 在導航窗格中 右鍵單擊報表 然后單擊 布局視圖 2 單擊要匯總的字段 例如 如果要添加一列數字的總計 請單擊該列中的一個數字 3 在 格式 選項卡上的 分組和匯總 組中 單擊 匯總 4 單擊為字段添加的聚合類型 下表描述了 Microsoft Office Access 2007 中可以添加到報表的聚合函數的類型 計算計算說明說明函數函數 總計該列所有數字的總和 Sum 平均值該列所有數字的平均值 Avg 計數對該列的項目進行計數Count 最大值該列的最大數字或字母值 Max 最小值該列的最小數字或字母值 Min 標準偏差估算該列一組數值的標準偏差 StDev 方差估算該列一組數值的方差 Var Office Access 2007 為報表頁腳 報表頁腳 一種報表節(jié) 用來放置通常顯示在頁面底部 的信息 如頁碼 日期及小計 節(jié)添加文本框 并將其 控件來源 屬性設置為執(zhí)行所需 計算的表達式 如果報表中有任何分組級別 Access 可為每個 組頁腳 組頁腳 用于在 記錄組的結尾放置信息 如組名稱或組總計數 節(jié)添加執(zhí)行相同計算的文本框 返回頁首 在在設設計計視視圖圖中中添添加加總總計計或或其其他他聚聚合合 設計視圖為您提供了對總計的位置和外觀的更多控制 在分組報表中 可以將總計或其他聚合 放入每個組的頁眉或頁腳 報表范圍的聚合可以放入報表頁眉 報表頁眉 一種報表節(jié) 用來放置通常顯示在報表開頭的信息 如標題 日期或報表簡介 或 報表頁腳 節(jié) 1 在設計視圖中打開報表 2 在 設計 選項卡上的 控件 組中 單擊 文本框 3 請執(zhí)行下列操作之一 若要計算一組記錄的總計或平均值 請在組頁眉 或 組頁腳 節(jié)中單擊 若要計算報表中所有記錄的總計或平均值 請在報表頁眉或報表頁腳節(jié) 中單擊 文本框插入到您單擊的節(jié)中 4 選擇文本框 如果屬性表未顯示 請按 F4 以顯示它 5 單擊 數據 選項卡 在 控件來源 屬性框中 鍵入一個使用 Sum 函數計算總計 或使用 Avg 函數計算平均值的表達式 例如 Sum Freight 或 Avg Freight 提提示示 可以使用表達式生成器來幫助生成表達式 若要打開表達式生成器 請單擊 控件來源 屬性框中的 注注釋釋 當使用 聚合函數 聚合函數 用于計算總計的函數 例如 Sum Count Avg 或 Var 例如 Sum 或使用 域聚合函數 域聚合函數 一種函數 例如 DAvg 或 DMax 這些函數用于計算記錄集 域 的統(tǒng)計數據 例如 DSum 在設計視圖中計 算總計時 可以在函數中使用計算控件 計算控件 在窗體 報表或數據訪問頁上用來顯 示表達式結果的控件 每當表達式所基于的值發(fā)生改變 就重新計算一次結果 的名 稱 您必須重復計算控件中的表達式 表達式 算術或邏輯運算符 常數 函數和字段名 稱 控件和屬性的任意組合 計算結果為單個值 表達式可執(zhí)行計算 操作字符或測試數據 例如 Sum Quantity UnitPrice 然而 如果在基礎 查詢 查詢 有關表中所存數據的問題 或要對數據執(zhí)行操作的請求 查 詢可以將多個表中的數據放在一起 以作為窗體 報表或數據訪問頁的數據源 中擁 有計算字段 計算字段 在查詢中定義的字段 顯示表達式的結果而非顯示存儲的數據 每 當表達式中的值改變時 就重新計算一次該值 例如 ExtendedPrice Quantity UnitPrice 則可以在 Sum 函數中使用該字段的名稱 如下所示 Sum ExtendedPrice 返回頁首 計計算算百百分分比比值值 1 在導航窗格中 右鍵單擊報表 然后單擊快捷菜單上的 設計視圖 2 在 設計 選項卡上的 控件 組中 單擊 文本框 3 執(zhí)行以下一項或兩項操作 如果報表不能計算組總計 請單擊組頁腳節(jié)來添加一個文本框 以顯示 組總計 如果報表不能計算總計 請為報表頁腳節(jié)添加一個文本框 以顯示總計 4 執(zhí)行以下一項或兩項操作 若要計算組總計或每個項目的總計的百分比 請為主體節(jié) 主體節(jié) 用于包含窗體或報表的主要部分 該節(jié)通常包含綁定到記錄源中字段的控件 但也 可能包含未綁定控件 如標識字段內容的標簽 添加文本框 若要計算一組項目包含的總計百分比 請為組頁眉或組頁腳添加文本框 注注釋釋 如果報表包括多個 分組級別 分組級別 報表或數據訪問頁中的某個組嵌入到 其他組的深度 當一個記錄集按照一個以上的字段 表達式或組記錄源進行分組時 就 會嵌入組 請將文本框放入您希望 Access 計算其百分比的那一級頁眉或頁腳中 5 選擇文本框 如果屬性表未顯示 請按 F4 以顯示它 6 單擊 數據 選項卡 在 控件來源 屬性框中 鍵入一個用較小總計除以較大總計的 表達式 較小總計是較大總計的一部分 例如 DailyTotal GrandTotal 提提示示 可以單擊 來使用 表達式生成器 表達式生成器 一種可用來創(chuàng)建表達式 的 Access 工具 它包括可從中進行選擇的通用表達式列表 創(chuàng)建表達式 7 將文本框的 格式 屬性設置為 百分比 有關創(chuàng)建和使用分組報表的詳細信息 請參閱創(chuàng)建分組或匯總報表 一文 返回頁首 計計算算運運行行總總和和 累累計計總總數數 可以使用 Office Access 2007 在報表中創(chuàng)建運行總和 運行總和是對一個組甚至整個報表 中的所有記錄進行累計所得到的總和 創(chuàng)創(chuàng)建建運運行行總總和和 1 在 導航窗格 中 右鍵單擊報表 然后單擊快捷菜單上的 設計視圖 2 在 設計 選項卡上的 控件 組中 單擊 文本框 3 在 主體 節(jié) 組頁眉 節(jié)或 組頁腳 節(jié)中單擊以創(chuàng)建文本框 如果文本框旁邊出現(xiàn)標簽 請刪除該標簽或將其文本更改為一個有意義的值 4 選擇文本框 如果屬性表未顯示 請按 F4 以顯示它 5 單擊 數據 選項卡 在 控件來源 屬性框中 鍵入希望為其創(chuàng)建運行總和的字段名 或表達式 例如 為 總價 字段鍵入 總總價價 或者在工作組級別鍵入表達式 Sum 總總價價 6 單擊 運行總和 屬性框 7 單擊屬性框中的下拉箭頭 然后執(zhí)行下列操作之一 如果希望在到達下一更高分組級別時將運行總和重置為 0 則請在