活動(dòng)策劃與執(zhí)行培訓(xùn).ppt

活動(dòng)策劃與執(zhí)行培訓(xùn) 活動(dòng)策劃執(zhí)行流程 1 2 總綱 執(zhí)行與執(zhí)行力 前期準(zhǔn)備 目的 前期準(zhǔn)備 確立目標(biāo)的程序 先確定預(yù)算 再確定計(jì)劃是穩(wěn)妥的方法 確定必須成本運(yùn)費(fèi) 接待費(fèi)用場(chǎng)地施工和裝飾布置費(fèi)用工作人員費(fèi)用 納入非必須成本表演和娛樂(lè)主持人等 其他 前期準(zhǔn)備 預(yù)算 前期準(zhǔn)備 構(gòu)思 摒棄頭腦中所有雜念 全心全意地想象活動(dòng)的全過(guò)程 這個(gè)想象應(yīng)至少重復(fù)三次 并將你想象的全過(guò)程詳細(xì)地說(shuō)給你的團(tuán)隊(duì) 以便獲得補(bǔ)充 每個(gè)環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)問(wèn)題的地方 每個(gè)環(huán)節(jié)所需用到的物料 每個(gè)環(huán)節(jié)是否可以再優(yōu)化 每個(gè)環(huán)節(jié)是否給人驚喜 在構(gòu)思完成后 再次檢查你的目的是否達(dá)到 在構(gòu)思完成后 再次檢查你的預(yù)算是否足夠 團(tuán)隊(duì)構(gòu)成和時(shí)間表 團(tuán)隊(duì) 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人參與部門(mén)項(xiàng)目所必須的人員配備 供應(yīng)商列表和對(duì)應(yīng)聯(lián)系人 場(chǎng)地搭建 聲光租車(chē) 禮儀 演出攝影攝像其他 確定你的工作團(tuán)隊(duì) 確定你的供應(yīng)商 團(tuán)隊(duì)構(gòu)成和時(shí)間表 項(xiàng)目推進(jìn)表 項(xiàng)目推進(jìn)表 為可控因素預(yù)留必要時(shí)間 比正常時(shí)間多1 3 項(xiàng)目執(zhí)行 為每個(gè)成員制定每日工作協(xié)調(diào)內(nèi)容 物料清單 列舉已有物料及需要準(zhǔn)備的物料 人員分工 列出每個(gè)子項(xiàng)目負(fù)責(zé)人 必須首先確定不可控因素 障礙來(lái)自哪里 場(chǎng)地 如果不及時(shí)確定可能租不到合適的場(chǎng)地 重要來(lái)賓 他們的時(shí)間 行程是不確定的 其他不可控因素 預(yù)定的檢查時(shí)間通報(bào) 向所有成員報(bào)告每日工作的完成情況 使其他成員知道應(yīng)該沿著你完成的項(xiàng)目去做什么 應(yīng)付意外情況 贏得補(bǔ)救機(jī)會(huì) 制定子目標(biāo)的原則 所有子目標(biāo)的完成將自然導(dǎo)致總目標(biāo)的完成 制定子目標(biāo)的程序 與所有成員逐個(gè)討論總目標(biāo) 明確每個(gè)成員的工作及在總體任務(wù)中的位置 為每個(gè)成員限定目標(biāo)要求及資源 制定子目標(biāo)時(shí)的問(wèn)題 使每個(gè)成員了解子目標(biāo) 但同時(shí)知道總目標(biāo) 每個(gè)個(gè)體都應(yīng)該擁有完成子目標(biāo)所相應(yīng)的權(quán)利 運(yùn)用子目標(biāo)來(lái)限定責(zé)任和要求 項(xiàng)目推進(jìn)表的分解 正確制定并運(yùn)用子目標(biāo) 墨菲法則 可能出錯(cuò)的就一定會(huì)出錯(cuò) 團(tuán)隊(duì)構(gòu)成和時(shí)間表 工作說(shuō)明書(shū) 活動(dòng)基本要素 時(shí)間 地點(diǎn) 參與人 主題 流程等 活動(dòng)物料匯總 部門(mén)工作 接待 流程和要求 活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)具體分工 人員位置和要求 文案準(zhǔn)備 新聞稿 主持人臺(tái)本 領(lǐng)導(dǎo)講話稿 重要領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)場(chǎng)文件夾內(nèi)容資料 通訊錄 工作說(shuō)明書(shū)主要目的 確定活動(dòng)基本要素 相互關(guān)系及檢查點(diǎn) 明確活動(dòng)基本要素利于活動(dòng)掌控 參與人員的工作指導(dǎo) 提升工作效率 新增人員的活動(dòng)手冊(cè) 利于快速到位 補(bǔ)位 相互關(guān)系的確認(rèn) 部門(mén)之間的配合和各自負(fù)責(zé)人 哪些事情可以同時(shí)進(jìn)行 完成項(xiàng)目的方式可能不止一種 通過(guò)相互關(guān)系的檢查可以使你找到最好的方法 檢查點(diǎn)可為我們提供補(bǔ)救的機(jī)會(huì) 定期的回顧和檢討 在每隔固定時(shí)間由所有成員在一起檢查項(xiàng)目進(jìn)展 并對(duì)意外情況作出補(bǔ)救 場(chǎng)地選擇 列出要求 需要類型 考慮活動(dòng)類別 主題 品味要求 來(lái)賓人數(shù) 測(cè)算最小面積要求 活動(dòng)內(nèi)容 活動(dòng)所擺放的特殊物品 設(shè)施頂高的要求 活動(dòng)能否造成場(chǎng)地的破壞 周邊環(huán)境 交通 噪音 光線 用餐及住宿 氣候條件 防風(fēng) 防雨 防寒 防暑 日落時(shí)間 費(fèi)用限制 能夠用于場(chǎng)地租賃的最高限額 場(chǎng)地選擇注意的問(wèn)題 檔期 布展時(shí)間 活動(dòng)結(jié)束場(chǎng)地清掃 場(chǎng)地可容納人數(shù) 場(chǎng)地使用手續(xù) 場(chǎng)地用電的問(wèn)題保證點(diǎn)容量的充足 場(chǎng)地衛(wèi)生間位置 貴賓和工作人員休息的地方 場(chǎng)地物料和車(chē)輛的停放 來(lái)賓接待 當(dāng)來(lái)賓抵達(dá)接待區(qū)時(shí) 確保第一時(shí)間看到接待人員和接待指示牌 預(yù)估每批來(lái)賓人數(shù) 保障足夠的接待人力 如果是入住酒店 最好提前拿到所有來(lái)賓入住房間 以節(jié)省來(lái)賓登記時(shí)間 并在登記完成后交酒店總臺(tái) 在接待區(qū)預(yù)備休息區(qū) 如果是直接進(jìn)入會(huì)場(chǎng) 應(yīng)準(zhǔn)備存衣處 行李寄存處 并有專人管理 預(yù)備存衣牌 突發(fā)情況處理 因交通原因突然導(dǎo)致來(lái)賓人數(shù)劇增 現(xiàn)場(chǎng)布置注意問(wèn)題 場(chǎng)地入口 入口是否需要鋪設(shè)紅地毯 是否有明確方向指示和指示牌 攝影攝像設(shè)備的擺放位置 現(xiàn)場(chǎng)布置 搭建施工 保證施工期間的用電及保安 保證施工用料的擺放位置 檢查施工單位用料擺放是否合理 搭建完成時(shí)間應(yīng)保障至少12小時(shí)的彩排時(shí)間 務(wù)必進(jìn)行最大負(fù)荷電量測(cè)試 施工完畢后應(yīng)清理一切施工痕跡 確保用電線路安全隱秘 現(xiàn)場(chǎng)布置 舞臺(tái)布置 保障上場(chǎng)及下場(chǎng)通道暢通 后臺(tái)有方便快捷且安全的物品存放處 來(lái)賓上下舞臺(tái)通道地板檢查 是否有松動(dòng)可能 舞臺(tái)布置的設(shè)備不能遮擋現(xiàn)場(chǎng)攝影攝像視線 確保來(lái)賓無(wú)法進(jìn)入后臺(tái) 后勤安排 安排專門(mén)工作人員負(fù)責(zé)用餐預(yù)訂及送達(dá) 指定工作人員用車(chē)和司機(jī) 文件打印 資料裝袋 運(yùn)輸和存放 物品領(lǐng)取登記 視頻 圖片資料 媒體接待基礎(chǔ)文件 媒體接待基礎(chǔ)文件 邀請(qǐng)媒體名單 新聞夾內(nèi)容 航班時(shí)刻表 接 送車(chē)輛安排 住房登記表 媒介分工 活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)位置 接待物料 專訪安排 其他事項(xiàng) 活動(dòng)付款明細(xì)表供應(yīng)商 額度 日期 付款形式 尾款結(jié)算日期 現(xiàn)場(chǎng)指揮文件 根據(jù)確定流程 音響 上場(chǎng)音樂(lè) 出車(chē)音樂(lè) 燈光配合 攝影攝像預(yù)定位置和要求 重要環(huán)節(jié)時(shí)的前后銜接 人員補(bǔ)位 現(xiàn)場(chǎng)提問(wèn)時(shí)的媒介人員位置 主持人臺(tái)本 活動(dòng) 專訪 結(jié)束后 匯集活動(dòng)攝影攝像資料 挑選圖片或整理速錄文字 確認(rèn)后上傳網(wǎng)絡(luò) 統(tǒng)計(jì)媒體對(duì)視頻資料的數(shù)量