會(huì)計(jì)上崗證第七章.ppt

1 MS Excel的數(shù)據(jù)管理 第七章 2 回顧 創(chuàng)建工作簿和工作表處理數(shù)字修改工作表布局修改工作表布局內(nèi)容打印工作表 3 目標(biāo) 創(chuàng)建不同類(lèi)型的引用使用函數(shù)使用Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)管理 4 引用 借助引用 可以按照下列方式使用數(shù)據(jù) 在不同公式中使用一個(gè)單元格中包含的數(shù)據(jù)在單個(gè)公式中使用工作表或工作簿不同部分的數(shù)據(jù)引用可以使用單元格地址創(chuàng)建 也可以使用單元格名稱(chēng)創(chuàng)建 5 單元格引用舉例 位于A列和第1行的單元格A1位于A列且在第1行到第20行之間的單元格區(qū)域A1 A20第5行中的所有單元格5 5K列中的所有單元格K KK列至M列之間的所有單元格K M位于A列至D列且同時(shí)在第10行至第20行之間的單元格區(qū)域A10 D20 6 復(fù)制公式 復(fù)制公式時(shí) Excel會(huì)相對(duì)于公式的位置調(diào)整公式中的每個(gè)單元格引用相對(duì)于公式位置對(duì)單元格的引用叫做相對(duì)引用缺省情況下 復(fù)制操作保持相對(duì)于新單元格的同一關(guān)系 7 復(fù)制公式舉例 相對(duì)引用 輸入公式 求整個(gè)公司音頻產(chǎn)品的總銷(xiāo)售額 按Ctrl C復(fù)制該單元格公式 求得的結(jié)果值 選擇目標(biāo)單元格 按Ctrl V粘貼 復(fù)制公式后所得的結(jié)果 還可以選定帶公式的單元格并將鼠標(biāo)移至單元格右下角 按下鼠標(biāo)左鍵并拖動(dòng)到目標(biāo)單元格 按下鼠標(biāo)左鍵 拖動(dòng)到目標(biāo)單元格位置 復(fù)制公式后結(jié)果 8 絕對(duì)單元格引用 不考慮特定單元格的位置而對(duì)其進(jìn)行的引用為絕對(duì)引用絕對(duì)單元格引用應(yīng)該在原始公式中創(chuàng)建要對(duì)單元格創(chuàng)建絕對(duì)引用 應(yīng)在字母和數(shù)字之前加上美元符號(hào) 例如 A 1要在單元格的列字母和行號(hào)之前放置 符號(hào) 可以單擊包含絕對(duì)值的單元格并按下F4鍵 從上面的示例我們看出 對(duì)單元格的引用是相對(duì)引用 9 復(fù)制公式舉例 絕對(duì)引用 輸入公式 注意 單元格E18是絕對(duì)引用 可以直接輸入 也可以在輸入E6 E18后按F4鍵 結(jié)果值 選中該單元格 并拖動(dòng)鼠標(biāo)至下面的單元格 每類(lèi)產(chǎn)品百分比合計(jì)計(jì)算結(jié)果 可以看出 下面單元格公式中的分母的單元格引用仍然是E18 10 混合單元格引用 將列引用或行引用設(shè)置為固定 而不是都設(shè)置為絕對(duì)時(shí) 需要?jiǎng)?chuàng)建混合單元格引用絕對(duì)行引用 如果僅在行號(hào)前放置美元符號(hào) 如A 1 那么復(fù)制公式時(shí)只有列引用會(huì)相對(duì)更改絕對(duì)列引用 如果僅在列字母前放置美元符號(hào) 如 A1 Excel將相對(duì)于公式位置中的變化僅更改行引用 11 命名單元格引用 名稱(chēng)是描述性的 記憶和使用起來(lái)比單元格地址引用更方便 可以創(chuàng)建用于描述單元格或單元格區(qū)域的名稱(chēng)可以使用工作表中列和行的標(biāo)簽來(lái)自動(dòng)命名單元格區(qū)域公式中的描述性名稱(chēng)使用戶更易于理解公式的意義 12 單元格 公式和常量命名準(zhǔn)則 名稱(chēng)的第一個(gè)字符必須是字母或下劃線 其他字符可以是字母 數(shù)字 句點(diǎn)和下劃線名稱(chēng)不可以與單元格引用相同 如A 1可以使用多個(gè)單詞 但單詞之間不能有空格 可以使用下劃線字符和句點(diǎn)作為單詞分隔符一個(gè)名稱(chēng)中最多可包含255個(gè)字符名稱(chēng)不區(qū)分大小寫(xiě) 即sales和SALES是相同名稱(chēng)同一工作薄中名稱(chēng)不能重復(fù) 13 函數(shù) Excel具有上百種內(nèi)置函數(shù)供用戶使用函數(shù)按照特定順序或結(jié)構(gòu)使用特定參數(shù)函數(shù)的參數(shù)可以是數(shù)字 文本 邏輯值或單元格引用也可以將公式或其他函數(shù)作為函數(shù)中的參數(shù) 這些參數(shù)叫做嵌套函數(shù) 14 函數(shù)的一般格式 函數(shù)的一般格式為 函數(shù)名左圓括號(hào)用逗號(hào)分隔的函數(shù)參數(shù)以及右圓括號(hào) 15 Excel中的函數(shù)分類(lèi) 16 使用函數(shù)示例 在存放結(jié)果的單元格中輸入等號(hào) 或單擊 按鈕 單擊此處選擇函數(shù) 選擇MAX函數(shù) 單擊此處輸入第一個(gè)參數(shù) 單擊此處回到公式面板 如果需要第二個(gè)參數(shù) 可以用同樣的方法輸入 單擊確定 在結(jié)果單元格中求出了F6至F14的最大值 17 數(shù)據(jù)庫(kù)概念 列表示數(shù)據(jù)庫(kù)或列表中的字段 每個(gè)字段都有單獨(dú)的列并給出唯一的名稱(chēng) 字段名 這些字段名下列出的一行數(shù)據(jù)叫做記錄 18 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù) 在Excel中創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí) 必須注意 為了便于操縱數(shù)據(jù) 數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)行應(yīng)該是連續(xù)的 即使是列標(biāo)簽和第一條記錄之間也不得有空行 空行表示數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)尾 應(yīng)該在單個(gè)單元格中輸入列名 列名在工作表中必須唯一 19 排序 可以使用排序功能在數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用程序中多次且按任何順序重新排列列表中的數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)庫(kù)中要根據(jù)特定字段進(jìn)行排序 排序依據(jù)的字段名叫做排序關(guān)鍵字根據(jù)數(shù)據(jù)的性質(zhì)和用戶的需要 可以按數(shù)字順序 字母順序或時(shí)間順序排列記錄 也可以按升序或降序排列記錄 20 排序示例 單擊數(shù)據(jù)菜單中的排序 單擊選擇主要關(guān)鍵字 選擇銷(xiāo)售額 選擇遞增 可以根據(jù)需要選擇次要關(guān)鍵字和第三關(guān)鍵字 單擊確定 已按銷(xiāo)售額排序 21 篩選數(shù)據(jù) 根據(jù)某些條件查找或選擇信息的過(guò)程叫做篩選篩選并不是重新排列列表 只是暫時(shí)隱藏不符合條件的行子集是按照某些指定條件在數(shù)據(jù)庫(kù)中選定的一組記錄 22 應(yīng)用自動(dòng)篩選 可以使用 自動(dòng)篩選 在Excel中根據(jù)簡(jiǎn)單條件篩選數(shù)據(jù)自動(dòng)篩選將讀取數(shù)據(jù)庫(kù)列表 并在數(shù)據(jù)庫(kù)列表中具有字段篩選標(biāo)準(zhǔn)列表的每一列中放置下拉箭頭一次只能對(duì)工作表中的一個(gè)列表應(yīng)用篩選對(duì)某一列應(yīng)用篩選時(shí) 可用于其他列的篩選只有已篩選列中可見(jiàn)的值 23 使用 自動(dòng)篩選 示例 選擇自動(dòng)篩選 單擊此處 選擇調(diào)味品 篩選結(jié)果 24 自定義自動(dòng)篩選 自動(dòng)篩選下拉列表提供的標(biāo)準(zhǔn)不符合您的需要時(shí) 您可以設(shè)置自定義篩選 以設(shè)置條件 例如 字段與標(biāo)準(zhǔn)不等的所有記錄 大于或小于標(biāo)準(zhǔn)的記錄 滿足個(gè)別條件的記錄 25 高級(jí)篩選 有時(shí)當(dāng)數(shù)據(jù)庫(kù)非常大時(shí) 可能需要使用一些特定標(biāo)準(zhǔn)來(lái)提取該數(shù)據(jù)庫(kù)的子集 要求在單個(gè)字段中給出多個(gè)標(biāo)準(zhǔn)時(shí) 必須使用 高級(jí)篩選 26 創(chuàng)建高級(jí)篩選 高級(jí)篩選需要3個(gè)區(qū)域數(shù)據(jù)區(qū)域 需要篩選的數(shù)據(jù)庫(kù)記錄條件區(qū)域 已定義字段篩選標(biāo)準(zhǔn)的區(qū)域復(fù)制到 給出將篩選所得到的子集粘貼到的目的地 27 使用 高級(jí)篩選 示例 選擇一個(gè)區(qū)域輸入篩選條件 單擊高級(jí)篩選 單擊此處選擇數(shù)據(jù)區(qū)域 選擇數(shù)據(jù)區(qū)域后 單擊此處回到高級(jí)篩選對(duì)話框 用同樣的方法選擇條件區(qū)域 單擊確定 篩選結(jié)果 28 數(shù)據(jù)記錄單 Excel提供了 數(shù)據(jù)記錄單 功能 使得查看單個(gè)記錄變得很容易 使用具有垂直滾動(dòng)條的數(shù)據(jù)記錄單 可以遍歷數(shù)據(jù)庫(kù)中的記錄 通過(guò)在相關(guān)文本框中進(jìn)行修改 可以編輯記錄字段的內(nèi)容 但基于計(jì)算的字段內(nèi)容不能更改 29 數(shù)據(jù)記錄單示例 單擊記錄單 30 總結(jié)2 1 每個(gè)單元格都有唯一的地址 可以使用這個(gè)唯一地址引用單元格 引用可以是相對(duì)的 也可以是絕對(duì)的 可以通過(guò)名稱(chēng)來(lái)引用單元格 也可以使用行和列標(biāo)簽為單元格區(qū)域命名 Excel有許多內(nèi)置函數(shù) 函數(shù)是可以計(jì)