技術檔案管理制度.doc

技術檔案管理制度總則 1、為建立、健全公司技術檔案工作，完整地保存和科學地管理公司的技術檔案，充分發(fā)揮技術檔案在公司運營和發(fā)展中的作用，更好地為生產(chǎn)、技術部門服務。特制訂本管理制度。 2、本公司技術檔案是指技術部門（包括車間）在生產(chǎn)技術、科研成果、質(zhì)量、設備、施工安裝等技術活動中形成的應當歸檔保存的圖樣、圖表、文字材料、照片等技術資料以及外來、外購的圖樣、資料、圖書等。 3、公司技術職能部門、車間要把技術檔案工作納入本單位的技術業(yè)務管理工作中，保證其技術文件材料的積累，達到收集齊全、整理系統(tǒng)，并按本制度及時歸檔。以保證全公司技術檔案工作的順利開展。 4、按照集中統(tǒng)一管理技術檔案的基本原則，公司技術部設立綜合檔案室，并配備專職人員管理。綜合檔案室在技術部主管的直接領導下，集中統(tǒng)一管理全公司的生產(chǎn)、開發(fā)（含技術）、質(zhì)量、設備、施工、安裝等技術檔案。建立、健全技術檔案工作，達到全公司技術檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。技術文件資料的歸檔 1、每一種產(chǎn)品完成或告一段落后，都要有完整、準確、系統(tǒng)的技術文件資料，并按公司形成文件資料的歸檔范圍和要求，將所形成的文件資料加以系統(tǒng)的整理，組成保管單位（卷、代、冊、盒），由主管審查后及時向公司綜合檔案室移交歸檔。 2、技術人員在移交技術檔案或文件資料時，交接雙方應按規(guī)定辦理交接手續(xù)(參見文件控制程序可百度查找下載)，簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術文件資料不全的，管理人員有權拒絕接收。 3、凡需歸檔的文件資料，應盡量符合國標、部標和企業(yè)標準的規(guī)定。做到書寫材料優(yōu)良，字跡工整，圖樣按規(guī)格繪制，圖樣清晰。嚴禁用鉛筆、圓珠筆和復寫紙打印。 4、凡各部門形成的圖樣類文件，經(jīng)各部門主管簽字后，向檔案室移交歸檔。 5、凡外來、外購回公司的圖樣資料，隨儀器、設備入廠的圖樣、使用說明書、電氣線路圖等在開封前，有關單位必須通知資料管理人員參加清點，如數(shù)歸檔。在未辦理借閱使用手續(xù)前任何人不得據(jù)為私有或拿走。 6、在資料歸檔時，由各部門主管確定資料的重要程度，資料一般分為重要級、普通級兩種，重要級必須標明“重要”字樣，普通級可不標記。綜合檔案室的任務和人員的職責 1 綜合檔案室的任務： 11、集中、統(tǒng)一、科學地管理好技術檔案，維護技術檔案的完整、系統(tǒng)、準確和安全，并及時、準確地提供利用。因工作嚴重失職，造成技術檔案原件遺失、缺漏、污損破壞至無法使用、借出無法收回等，管理人員應負主要責任，嚴重者調(diào)離崗位。 12、協(xié)助各部門和有關技術人員做好技術文件資料的形成積累和正確地整理、立卷歸檔工作。 13、承擔技術文件資料的接收、復制、借閱、發(fā)放和建檔，提供技術資料為全公司有關單位和技術人員服務。 2、技術檔案管理人員的職責： 21、認真貫徹公司技術檔案工作的方針政策。鉆研業(yè)務，提高管理水平，保證技術檔案工作任務的完成。積極主動地為生產(chǎn)、開發(fā)提供技術資料。 22、科學地管理全公司技術檔案，承辦技術資料和技術檔案的接收、分類、編目、登記、保管、復制、借閱、發(fā)放、鑒定、統(tǒng)計以及繪制檢索工具等工作。 23、遵守公司保密制度，做好安全保衛(wèi)工作。 24、嚴格執(zhí)行技術檔案的保管、借閱、發(fā)放制度。 25、保持檔案室內(nèi)整潔、衛(wèi)生，對破損或變質(zhì)的檔案，要及時修補和提出復制。技術檔案的鑒定和銷毀 1、認真做好技術檔案的內(nèi)容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質(zhì)的檔案，復制后，原檔案保管期限為半年。因修改內(nèi)容而更換的檔案，原檔案報廢，保管期限為一年。 2、凡要銷毀的技術檔案，必須造具清冊，經(jīng)主管領導審批后，在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進行銷毀，防止失密。有關鑒定報告和銷毀清冊必須及時歸檔。技術檔案的保管和借閱 1、對接收來的技術檔案進行分類、編目、登記、統(tǒng)計和必要的加工管理，編制檔案查閱目錄，做到定位存放，妥善保管，方便利用。 2、認真執(zhí)行技術檔案的保管檢查制度，每年年底全面檢查、清理一次，做到帳檔一致。并于12月30日以前整理出檢查報告，交企管部主管審查。企管部主管根據(jù)檢查報告的結果，對出現(xiàn)的問題勒令檔案管理員進行整改，并對檢查報告的真實性進行復查。 3、做好技術檔案的安全、保密工作，并履行批準和借閱手續(xù)。經(jīng)常保持室內(nèi)清潔通風，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉爛等。如有破損或變質(zhì)的檔案，管理人員要及時修補和提出復制。 4、技術檔案的保密制度： 41、全公司職工必須嚴守機密，維護技術檔案的安全。凡借閱重要的技術檔案（包括外來、外購的資料，隨儀器、設備回公司的文件資料，原始底圖等），要由技術主管和企管部主管共同批準后方可借閱。借閱者必須妥善保管，不得遺失。 42、技術檔案如有丟失、被盜、泄密等情況，應立即上報并采取措施作妥善處理。 43、非工作人員未經(jīng)允許，不得隨意翻閱技術檔案。 5 技術檔案的借閱： 51、凡本公司技術人員、工作人員，因生產(chǎn)需要都可借閱技術檔案。由管理人員填寫文件借閱登記表，借閱人員簽字后，方可使用。用后按期歸還，經(jīng)管理人員檢查后，方可辦理注銷手續(xù)。 52、技術檔案和各種設備說明書等，均在公司內(nèi)控制使用，檔案原件不得借出檔案室，僅供在室內(nèi)查閱。若需借出室，應辦理手續(xù)，借出副本。如無副本時，需經(jīng)企管部主管批準方能借出。 53、經(jīng)同意借出之檔案，每次最長時間為8小時。如工作需要，到期后需繼續(xù)使用的，應辦理續(xù)借手續(xù)。如遇假期，必須將所借技術檔案退回。到期未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者，由檔案管理員負責催收，并要求其限期歸還。到期還未歸還，由檔案管理員根據(jù)所借資料的實際價值（各類書籍按標價、資料按制作價格）報企管部主管審查，總經(jīng)理批準后，送公司財務部，對檔案借閱人進行處罰。事后借閱者如能歸還所借檔案，根據(jù)其時間的長短，可按處罰金額的1/2至全額返回。 54、借閱者應保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方應共同清點份數(shù)、頁數(shù)，并檢查完整情況，做到認真負責。如發(fā)現(xiàn)問題或有損壞者，及時向主管領導匯報。并根據(jù)其完整或損壞的程度及檔案的重要性進行處罰，由檔案管理員報企管部主管審查，總經(jīng)理批準后，送公司財務部，對檔案借閱人進行處罰。技術檔案的復制和技術資料的發(fā)放 1、凡歸檔的技術文件資料，一般應存檔一份。重要的和使用頻繁的應復制備份一份，供日常借閱或發(fā)放使用，備份文件發(fā)放后，應及時復制補充完整。 2、需加工制作的工裝類圖樣文件，應復制三套。一套用于技術員作工藝后發(fā)放生產(chǎn)部門作采購備料，以及轉(zhuǎn)交質(zhì)檢部進行檢查，其中裝配圖發(fā)放于生產(chǎn)車間保管，供生產(chǎn)員工的管理使用；一套發(fā)放采購部，用于加工訂貨；一套用于檔案室存檔，供日常借閱使用。 3、用于指導生產(chǎn)及作為驗收依據(jù)的裝配圖、加工圖、資料文件等應復制四份，發(fā)放生產(chǎn)車間、質(zhì)檢部、分管技術員及檔案室存檔。發(fā)放圖樣或文件都需經(jīng)會簽才算有效。 4、用于指導生產(chǎn)及作為驗收依據(jù)的泥芯圖，應曬制四份，發(fā)放外協(xié)辦、生產(chǎn)車間、質(zhì)量部、及檔案室存檔。 5、用作指導生產(chǎn)的工藝卡片、工序卡片、生產(chǎn)作業(yè)指導書等，應復制三份，發(fā)放生產(chǎn)車間、分管技術員及檔案室存檔。 6、作為驗收依據(jù)的檢驗卡片，應復制三份，發(fā)放質(zhì)檢部、分管技術員及檔案室存檔。 7、因工作原因，需要發(fā)放各使用場所的技術資料，應在技術檔案交接后次日內(nèi)發(fā)放至各使用場所。未規(guī)定發(fā)放場所的文件應編制文件發(fā)放清單（參見文件控制程序），發(fā)放清單由文件編制部門填寫，部門主管批準后交檔案室。檔案室按清單的要求發(fā)放至各使用場所，發(fā)放時注明發(fā)放場所、發(fā)放號、發(fā)放日期、是否受控等，并有接收人員簽字。其它需要文件的單位或個人，應提出申請，填寫文件領用申請單（參見文件控制程序），經(jīng)主管領導審查、文件編制部門主管批準后，可簽名領取。 8、發(fā)放各使用場所的文件資料，使用者應妥善保管，不得損壞或丟失。因受條件限制，破壞或污損至無法使用時，可到檔案室換取新文件，原破壞或污損文件資料由檔案室回收后報廢處理。凡使用者無法提供原文件資料，而要求檔案室重新發(fā)放時，文件使用者應承擔重復發(fā)放文件的資料費用，其金額按復（曬）制資料的實際價格核算，由檔案管理員報企管部主管審查，總經(jīng)理批準后，送交公司財務部。 技術檔案和受控技術文件的更改 1、當文件編制部門需對技術檔案實施更改或補充時，應有更改通知單。對用戶提供的文件資料進行更改時，還應有用戶同意更改的書面證明，并存檔備查。更改人員根據(jù)通知單的內(nèi)容對技術檔案實施更改。修改時統(tǒng)一做好修改標記，相應部門主管簽字，標明日期。同時修改清單中的更改級別，并將修改通知保留備查。 2、技術檔案更改后，資料管理人員應及時將更改通知單發(fā)放各相應的文件受控場所， 以保證文件