工作分析與操作實務(wù)-文庫.ppt

1 工作分析操作與務(wù)實 人力資源管理培訓課題 趙磊2003年11月2日 2 工作分析理論概念與來源內(nèi)涵 主要內(nèi)容 工作分析常見的方法 工作分析的結(jié)果與實施步驟 工作分析案例說明 3 工作分析是人力資源 人事管理工作的基礎(chǔ) 公司目標 公司戰(zhàn)略策略活動 對崗位提出要求 對組織提出要求 對人員提出要求 現(xiàn)在的崗位設(shè)置是否合理 現(xiàn)在的組織能否適應(yīng) 什么樣的人員合適 進行現(xiàn)行組織和崗位分析 工作分析 4 通過工作分析可以客觀解決大量人員管理的矛盾 5 明確工作分析的理論概念是企業(yè)實施工作分析認識保障 工作分析概念 JobAnalysis工作分析又稱職務(wù)分析 jobanalysis 它是指完整地確認工作整體 以便為管理活動提供各種有關(guān)工作方面的信息所進行的一系列的工作信息收集 分析和綜合的過程 工作分析結(jié)果應(yīng)用 1 崗位設(shè)計 組織設(shè)計2 職務(wù)評價3 工作說明書描述4 各種目的不同的調(diào)研 工作分析關(guān)鍵點 1 以目的為導(dǎo)向2 分析優(yōu)秀崗位3 工作分析重在過程參與4 工作分析是數(shù)據(jù)管理的基礎(chǔ)不是結(jié)果 提高崗位工作者工作效率提高組織運作效率為組織目標落實奠定基礎(chǔ) 6 工作分析的分析內(nèi)容與結(jié)果表現(xiàn) 職務(wù)設(shè)置的主要目的主要職責 任務(wù) 權(quán)力職務(wù)的隸屬關(guān)系工作條件所需知識和技能 工作分析的常見內(nèi)容 直接結(jié)果 工作說明書 間接結(jié)果 職務(wù)說明書 7 促使工作的名稱與含義在整個組織中表示特定而一致的意義 實現(xiàn)工作用語的標準化 確定工作要求 以建立適當?shù)闹笇?dǎo)與培訓內(nèi)容 確定員工錄用與上崗的最低條件 為確定組織的人力資源需求 制定人力資源計劃提供依據(jù) 確定工作之間的相互關(guān)系 以利于合理的晉升 調(diào)動與指派 從邏輯上理解工作分析的目的與應(yīng)用 獲得有關(guān)工作與環(huán)境的實際情況 利于發(fā)現(xiàn)導(dǎo)致員工不滿 工作效率下降的原因 為制定考核程序及方法提供依據(jù) 以利于管理人員執(zhí)行監(jiān)督職能及員工進行自我控制 辨明影響安全的主要因素 以及時采取有效措施 將危險降至最低 為改進工作方法積累必要的資料 為組織的變革提供依據(jù) 目的一 建立標準 目的二 分析問題 8 從應(yīng)用上理解工作分析的目的與應(yīng)用 組織設(shè)計 工作設(shè)計工作流程設(shè)計改進工作方法建議安全與健康方案 人力資源規(guī)劃人力資源數(shù)量預(yù)測人力資源計劃計劃執(zhí)行困難分析 招聘錄用人與崗位匹配職業(yè)發(fā)展路徑驗證 培訓開發(fā)培訓需求分析工作發(fā)展計劃職業(yè)指導(dǎo) 績效評估績效標準與關(guān)鍵績效指標績效評估結(jié)果與人員激勵關(guān)系 薪酬激勵與其他工作評價工作分類晉升與調(diào)動 提供量化結(jié)果 為各種決策奠定依據(jù) 職務(wù)說明書 職務(wù)評價報告 關(guān)鍵業(yè)績指標其他類型分析報告 9 工作分析也是企業(yè)解決問題的一種方法 建立新組織 戰(zhàn)略調(diào)整業(yè)務(wù)變化 技術(shù)變革導(dǎo)致流程重組 制度建設(shè)與績效 晉升 薪酬調(diào)整 解決適應(yīng)的問題 解決標準的問題 10 用不同角度看待工作分析是達成交流統(tǒng)一平臺的基礎(chǔ) 工作分析 目的單一型工作分析多重目的型工作分析 切入點崗位導(dǎo)向型人員導(dǎo)向型過程導(dǎo)向型 客體分布俠義的工作分析和廣義的工作分析 11 集團公司工作分析獲得信息之運用 12 什么時候組織需要變革了 干部天天在開會 組織決策和效率越來越慢 不知道自己的客戶是誰 IBM公司為了使自己成為百年老店 專門在1995年聘請著名的咨詢公司調(diào)查一百家成功的企業(yè)和不成功的企業(yè) 寫出企業(yè)的管理圣經(jīng) 憂郁的巨人 文章中談到 以下三個情況出現(xiàn)了的時候 組織的危險了 13 工作分析基本術(shù)語 任務(wù) 指一項具體的工作 例 指派打印一份文件 崗位 指某人須完成的一組任務(wù) 有多少崗位就有多少人員 職位 是由許多相同的崗位所組成 這些崗位的性質(zhì) 類別完全相同 完成工作所需條件也一樣 14 工作分析常見術(shù)語 工作要素 工作任務(wù) 工作職責 職位 職務(wù) 職業(yè) 職門 15 工作分析理論概念與來源內(nèi)涵 主要內(nèi)容 工作分析常見的方法 工作分析的結(jié)果與實施步驟 工作分析案例說明 16 觀察法工作實踐典型事例法座談法寫實法問卷法 工作分析常用方法 17 發(fā)問的要點 工作分析所應(yīng)包含的信息 7W 1 用誰 Who 2 做什么 What 3 何時 When 4 在哪里 Where 5 如何 How 6 為什么 Why 7 為誰 Forwhom 18 工作分析的方法 觀察法 通過觀察 把有關(guān)工作各部分的內(nèi)容 原因 方法 程序 目的等信息記錄下來 把取得的職務(wù)信息整理 可以了解到廣泛的信息 取得的信息比較客觀和正確 局限性 1 要求觀察者有足夠?qū)嶋H操作經(jīng)驗 2 不適用于工作循環(huán)周期長的工作 3 不能得到有關(guān)任職者資格要求的信息 19 工作分析的方法 工作實踐 工作分析者從事所要研究的工作 在工作過程中掌握有關(guān)工作要求的第一手資料 可以了解工作的實際任務(wù)以及在體力 環(huán)境 社會方面的要求 適用于短期內(nèi)可以掌握的工作不適用于需要進行大量訓練才能勝任或有危害的工作 20 工作分析的方法 典型事例 對實際工作中具有代表性的工作者的工作行為進行描述 比如把文秘人員的打字 收發(fā)文件等一系列行為收集起來進行歸納分類 得到有關(guān)工作內(nèi)容職責等方面的信息 局限性 需耗費大量時間 對于一些不具顯著特征的工作行為可能造成遺漏 對整個工作實踐缺乏完整的了解 21 工作分析的方法 座談法 工作分析者與工作執(zhí)行者面對面的談話來收集信息資料 座談?wù)邩?gòu)成應(yīng)呈隨機性注意選擇參加座談的工作執(zhí)行人員 一般不作為單獨收集信息的方法 而是和其他方法一起使用 22 工作分析的方法 問卷法 通過結(jié)構(gòu)化的問卷來收集信息 不必親臨現(xiàn)場觀察 廣泛用職務(wù)調(diào)查表職務(wù)調(diào)查表由工作執(zhí)行者填寫 包括基本資料 工作時間要求 工作內(nèi)容 工作責任 任職者所需知識技能 工作的勞動強度 工作環(huán)境等內(nèi)容 23 職位分析問卷法 PAQ 1972年由普渡大學E J McCormick提出是一種適用性很強的工作分析方法包括194個項目 其中187個用來分析完成工作過程中員工活動的特征 另外7個涉及薪酬問題6個部分 信息來源 心理過程 識別 產(chǎn)出 與其他人的關(guān)系 自然和社會環(huán)境 其他工作特征 6分制主觀評分 24 不同工作性質(zhì)特點的人分析的方法不同 管理類人員 知識型人員 市場銷售類人員 操作類型人員 結(jié)果導(dǎo)向 結(jié)果 能力導(dǎo)向 結(jié)果 行為導(dǎo)向 行為標準導(dǎo)向 訪談法 專項設(shè)計的問卷調(diào)查法 專家訪談 團隊座談法 問卷調(diào)查法 訪談法 觀察法 集體座談法 25 工作分析理論概念與來源內(nèi)涵 主要內(nèi)容 工作分析常見的方法 工作分析的結(jié)果與實施步驟 工作分析案例說明 26 工作分析的直接結(jié)果 職務(wù)說明書 工作分析的直接結(jié)果 27 一份完整的職位說明書應(yīng)該包括 該職位的基本情況 名稱 職等職級 所屬部門 編制等等 該職位存在的價值和目的是什么 對該職位的要求有哪些要素 如規(guī)劃 組織 審核 創(chuàng)新等等 如何定義該任職者的責任和權(quán)力 該職位需要和外部有什么樣的互動關(guān)系 該職位需要使用什么設(shè)備儀器 需要什么證照 該職位的工作環(huán)境和工作地點怎樣 該職位的上下級匯報關(guān)系如何 服務(wù)的相互關(guān)系怎樣 這份工作需要什么樣的素質(zhì) 技能和經(jīng)驗的人擔任 28 職位說明書的內(nèi)容及寫法 字體 例如標題為 某白藥集團股份有限公司職位說明書 創(chuàng)藝簡魏碑 三號 加粗 居中 其后 用8個空格 然后為 編號 字體同正文 正文的字體為宋體 五號 兩端對齊方式 段落 均為單倍行距 邊框和底紋 職位說明書用表格形式 表格的邊框為2磅實線 表格內(nèi)部各線條 除了為美觀和表達意義之外的 也均為實線 粗細為0 5磅 在 工作目標與職責 工作內(nèi)容 任職資格 這三項標題的單元格 用 12 5 的灰色底紋 項目編號和符號 在 工作內(nèi)容 中 對任職者的多項工作內(nèi)容進行排列 一般用項目編號的辦法 編號用TimesNewRoman體阿拉伯數(shù)字 后用漢字頓號隔開 為美觀和清楚起見 段落格式中設(shè)定 懸掛縮進 0 55厘米 制表位為0 75厘米 在編號為10號以后的內(nèi)容中 制表位為0 90厘米 格式要求舉例 29 工作描述的內(nèi)容 內(nèi)容舉例 30 工作說明書范例 31 資格說明書 資格說明書又稱為工作規(guī)范 是工作分析結(jié)果的另一種表達形式 主要說明任職者需要具備什么樣的資格條件以及相關(guān)素質(zhì)要求才能勝任某一個崗位的工作 這里的資格條件事最低的限制 主要是對個體特性很有幫助資格說明書的形式 計分圖形式與表格形式 32 資格說明書范本 33 資格說明之表格法 案例 紡織工人心理素質(zhì)資格表格法 34 資格說明之計分圖法 案例 心理能力判斷力記憶力組織協(xié)調(diào)能力情緒穩(wěn)定性耐力注意力 12345 35 職務(wù)說明書示例 1 36 職位說明書示例 2 37 工作分析理論概念與來源內(nèi)涵 主要內(nèi)容 工作分析常見的方法 工作分析的結(jié)果與實施步驟 工作分析案例說明 38 為什么有人工作量很大 做也做不完 為什么有人沒活干 整天喝茶看報紙 為什么會有人工作相互重疊 有功勞大家爭 有責任沒人擔 為什么會有工作沒人去做 貽誤戰(zhàn)機 為什么招聘的員工 會常常不符合要求 為什么不能完成客觀的績效考核 勤無獎懶無罰 為什么公司付出了巨大的薪資總額 而員工仍是抱怨工資太低 福利太少 為什么員工抱怨公司沒有提供足夠的培訓學習機會 為什么公司投入了培訓卻沒有達到期望的效果 為什么有的員工不知道自己該做些什么 為什么主管難以確切地評價下屬員工的工作成績是好是壞 A集團管理者經(jīng)常遇到的困惑 思考 39 思考與分析 為什么會產(chǎn)生這些問題呢 我們并不了解每個人的工作量是多少 我們并不了解到底需要多少工作人員 我們并不了解如何有效地考核員工的工作 我們并不了解如何有效地發(fā)揮每個人的作用 我們并不了解員工的職業(yè)生涯 我們并不了解員工到底需要什么 我們到底該怎么辦 因為 40 A集團進行工作分析的實施步驟 明確需求和目的 根據(jù)職位特點選擇分析方法 選定優(yōu)秀的標竿人武 填寫表格 參與各項工作分析活動 系統(tǒng)診斷與問題樹理 提供分析方法并擬定分析要素 目的 依據(jù)職務(wù)特點設(shè)計調(diào)查問卷 結(jié)果匯總和討論確認 A集團做的 咨詢小組做的 相互配合 41 工作分析時間進度表 42 工作分析的原則 工作分析及撰寫職位說明書的原則 客觀真實 堅決實事求是 語言精確 杜絕模棱兩可 表達簡練 避免官話套話 內(nèi)容全面 切勿以偏蓋全 責任細化 不能泛泛籠統(tǒng) 精心細致 保證工作質(zhì)量 43 收集工作分析資料的人員選擇 工作分析專家主管任職者選擇由誰來進行工作分析 往往比選擇工作分析的方法更加重要 44 工作分析是什么 總而言之 一個了解任職者應(yīng)該做什么工作 和為什么需要做的過程一個收集讓別人對該職位做出判斷的信息的過程 工作分析 45 集團公司在實踐中工作分析中應(yīng)注意的問題 分析職位而不是分析具體個人澄清任職者與其主管的不同角色防止分析對象夸大自己工作的重要性任職者的參與 雙方同意工作分析過程中不要使用非法手段獲取信息工作分析內(nèi)容應(yīng)避免任何歧視性條款 46 工作分析絕對不是 一次對個人的分析 一次對人員任免 調(diào)整工資的分析 一次績效評估 工作分析中應(yīng)注意的問題 47 直接工作責任 要求 原則性的責任應(yīng)該包括關(guān)鍵動詞 管理范圍 影響范圍 在什么條件下進行以及要達成的目標 48 動詞 影響范圍 在一定局限下的結(jié)果 以確保預(yù)定的生產(chǎn)計劃在安全健康的工作環(huán)境條件下 按質(zhì)按量按時完成 直接工作責任 分解舉例 管理和協(xié)調(diào) XYZ 工廠的所有設(shè)備和資源 49 直接工作責任 舉例 1 嚴格執(zhí)行庫存現(xiàn)金限額 超出部分必須及時送存銀行 不坐支現(xiàn)金 不得以白條抵庫或挪用 2 嚴格審核付款憑證和審批手續(xù) 及時準確無誤地辦理各種應(yīng)付款項 3 認真編制記賬憑證 正確運用會計科目 要做到原始憑證齊全有效 記賬憑證與原始憑證事項一致準確無誤 4 等等 出納員 50 決策責任 該職位要做哪些決定 要對下屬的哪些工作或活動負責 所做的決定產(chǎn)生什么影響 注意 只有主管填寫決策責任 非主管不用填寫 也就是說沒有下級的職位不用填寫 51 行為動詞 舉例 制定政策 設(shè)定目標 實施具體工作 較低的任務(wù) 制定 指導(dǎo) 建立 控制 計劃 準備 分析 達到 估價 實施 評估 預(yù)測 確認 落實 提高 增加 安裝 維護 監(jiān)控 談判 建議 回顧 明確 訂立 查驗 校對 分配 收集 運作 加工 生產(chǎn) 提供 提交 52 最終結(jié)果主要活動提高下屬的工作技能通過提供相應(yīng)的培訓與指導(dǎo)激勵下屬達到高績效通過主持績效輔導(dǎo)會議 為下屬清楚地指明職業(yè)發(fā)展方向確保部門內(nèi)高標準的工作通過監(jiān)督工作進展 恰當?shù)鬲剳拖聦賹崿F(xiàn)部門的工作目標通過制訂良好的部門計劃以符合公司的總體目標 并就部門部門與員工進行溝通 部門主管的決策責任 舉例 53 職位說明書必須全面 部門預(yù)算與相關(guān)政府主管部門的關(guān)系人力規(guī)劃招聘培訓和發(fā)展人事管理 舉例 人力資源部經(jīng)理 54 部門主管的直接工作責任舉例 制訂部門的政策和程序 通過有效的計劃和控制以求 效益的最大化 草擬 協(xié)調(diào)各相關(guān)計劃和預(yù)算 確保本部門可以為公司的生產(chǎn)目標做出最大的貢獻 審核 確定公司下達的任務(wù)安排 使本部門有效地執(zhí)行議定的計劃 并確保其運作的效率 招聘 激勵本部門員工 并發(fā)展員工的能力 確保部門的工作目標順利制訂并與員工恰當?shù)販贤?督導(dǎo) 評估員工的績效 創(chuàng)造 保持員工間融洽的合作關(guān)系 監(jiān)督部門的績效 指導(dǎo) 控制相應(yīng)的活動以確保議定的 目標順利實現(xiàn) 在協(xié)調(diào)與其它部門的工作或會議中代表本部門 參與相關(guān)的規(guī)劃和政策的制訂和實施 55 工作分析問卷本調(diào)查問卷由任職人填寫 填寫后交上級主管簽署意見 并送人事部門審核 工作分析問卷 56 須答題須知 u請您按照工作職位的實際要求答題 請不要以任何個人的因素來衡量u選擇題類 請于選定項字母或 前打 1 本職位所需教育程度A初中 含 以下B高中職技C大專D本科E研究生以上2 本職位所需外語語種 外語程度要求A不須B書面通C書面及口語略通D精通3 本職位所需漢語表達能力A不限B普通話口頭能力強C書面及口頭強D極強的文字功底4 本職位所需戶籍所在地A本地戶口B不限5 本職位所需其專業(yè)的工作經(jīng)驗A6個月以下B6個月 2年C2年 5年D5年以上 工作分析問卷 57 6 本職位應(yīng)用哪種設(shè)備 設(shè)備 工具 儀器需要的應(yīng)用能力 A搬運B操作C操作及維修D(zhuǎn)軟硬件設(shè)計7 本職位對設(shè)備 工具 儀器的責任A不易損失B有時損失需一般防范C容易損失需密切防范D難免損失需嚴加防范8 本職位對材料 在制品 成本的責任A不易損壞B有時損壞需一般防范C容易損壞需密切防范D難免損壞需嚴加防范9 本職位直接督導(dǎo)范圍 人數(shù) A0B1 4C5 10D11 20E21人以上10 職位間接督導(dǎo)范圍 人數(shù) A0B1 20C20 100D101 300E301人以上11 本職位管理工作中的責任及能達到的程度 一般員工可不答此題 A要負責分派工作 按規(guī)定檢查工作成果 達成目標 B要能很快熟悉新接受的工作 排定計劃 C要能解決工作中的矛盾 不同部門的活動 達成目標 D要能有效分配組織資源 做出最佳激勵政策 確保員工與公司的最大利益 12 本工作所需的行政專業(yè)能力A例行性 重復(fù)性工作 B例行性工作 偶爾需要個案處理 C需要依經(jīng)驗改進新技巧解決復(fù)雜問題 D需要調(diào)查分析研究解決問題 工作分析問卷 58 13 本工作的責任A按上級指示工作 上級對結(jié)果負責 B根據(jù)計劃進度 安排自己工作 根據(jù)內(nèi)部原則工作 C安排計劃 分析結(jié)果決策可能與上級協(xié)商 D有下屬單位 需要制定公司目標和政策 14 本工作職能對公司的影響范圍A例行性工作 如果出錯容易發(fā)現(xiàn) 錯誤對公司基本無影響 B有限范圍內(nèi)協(xié)調(diào)工作 錯誤不易發(fā)現(xiàn) 錯誤對公司有些損害 C職責對公司單位功能及本部門任務(wù)完成有一定的影響力 D負責一個部門以上功能 本部門最高主管不在時 負責本單位 15 本工作所需的人際關(guān)系能力A普通技巧B良好技巧C高度技巧16 所需體力及感官能力A不限B體力強C敏捷而有力D身體素質(zhì)強且五官感知力強17 所需資料處理能力A傳遞B記錄整理及傳遞C依據(jù)