檔案管理制度【精品管理資料】

第一章 目的 第一條 為規(guī)范公司檔案業(yè)務工作，進一步提高檔案標準化、流程化的管理水平，開發(fā)檔案信息化，更好地為公司提高經濟效益服務，根據(jù)國家及省、市檔案管理規(guī)范、細則，結合公司具體情況，特制定本制度。 第二章 適用范圍 第二條 本制度適用于公司各項檔案的管理工作。 第三章 術語 第三條 文書檔案是指反映公司行政管理等工作的檔案。 第四條 技術檔案是指反映技術研究、生產、基本建設等工作的檔案。 第五條 音像檔案是指記錄聲音或影像的檔案，包括照片、影像、錄音帶、錄像帶等。 第六條 電子文件檔案是指以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡上傳輸文件名稱 檔案管理制度 部 門 發(fā)布日期 文件編號 版本號 0 次 1 編制 : 審核 : 批準： 共 9 頁 的文件檔案。 第七條 案卷是指由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管公司。 第八條 立卷是指將若干文件按形成規(guī)律和有機聯(lián)系組成案卷的過程。 第九條 歸檔是指辦理完畢且具有保存價值的文件經系統(tǒng)整理、遞交綜合檔案室保存的過程。 第四章 職責 第十條 分管領導 對公司的檔案、資料的管理工作進行監(jiān)督和檢查（對口分管領導審批專業(yè)對口 部門員工和外公司人員的復印檔案申請）。 第十一條 辦公室 負責公司檔案的收集、編號、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、修改、借閱、開發(fā)利用、銷毀等工作。 對各部門及直屬公司文件材料的形成、積累、整理情況進行監(jiān)督和指導。 第十二條 各部門 負責本部門文件材料的形成、積累和保管工作，并按照本細則的要求及時移交辦公室綜合檔案室存檔。 第五章 管理內容 第十三條 檔案室基本任務 負責檔案的接收、收集、整理、保管和提供利用工作，科學管理檔案，便于查找和利用。 (一 ) 負責做好檔案庫房的防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防光、防塵、防高溫、防 有害氣體工作，確保檔案的安全。 (二 ) 負責做好保密工作，嚴防失、泄密現(xiàn)象發(fā)生。 (三 ) 接收、移出和銷毀檔案要嚴格履行審批手續(xù)，認真造冊登記。 (四 ) 檔案人員要保持相對穩(wěn)定，確因工作需要調整的，應在離職之前辦理交接手續(xù)。 負責檔案的統(tǒng)計、上報工作。 第十四條 生產技術檔案管理 檔案管理人員對承辦部門或公司交來的檔案、圖紙、資料應進行分類、編目、登記、統(tǒng)計和必要的加工整理。 公司在安全生產技術、基本建設、安全管理、設備等技術管理中形成的文件資料應加以整理歸檔。 為便于檔案的管理和利用，生產技術檔案分以下四類： 生產技術類；安全 管理類；基本建設類；設備類。 第十五條 文書檔案管理 (一 ) 檔案管理人員按照文件材料歸檔范圍、要求及移交手續(xù)，及時做好接收工作。 (二 ) 公司在生產活動中產生的具有保存價值的各種錄音、錄像、照片、底片、磁盤、光盤等應及時歸檔。 (三 ) 按照案卷質量要求整理立卷。 (四 ) 按規(guī)定進行編目、排架。 (五 ) 積極做好利用工作，編制檢索工具，如案卷目錄、聲像檔案目錄、專題目錄、文號索引、全宗介紹等。 第十六條 底圖管理 (一 ) 底圖是我公司在生產等活動中形成的重要檔案，底圖要集中統(tǒng)一歸檔案室保管。 (二 ) 歸檔的底圖要建立臺帳，按照底圖的保管要求形式存放在底圖柜 內，妥善保管不得丟失。 (三 ) 查閱、復制圖紙時，必須注明查閱理由、用途以及復制的份數(shù)，復制底圖時需經主管副總批準。 (四 ) 底圖原則上不準修改，確因工作需要修改的，要經公司領導批準，并要注明修改者姓名、修改日期、修改內容。 第十七條 圖紙修改補充管理 (一 ) 圖紙修改必須經主管領導、總工辦經理、設計者審批，由設計部門指定專業(yè)人員憑修改通知單進行修改，其他人不得擅自更改。 (二 ) 需要定期更改的圖紙，應由有關部門每隔一段時間將原底圖復查一次，若有變動及時更改。 (三 ) 圖紙更改完畢后，要將更改通知單與修改好的藍圖、底圖同時歸檔。 (四 ) 底圖修改一般采 用杠改、刮改和更換新圖三種方法，更改時必須用繪圖墨水或碳素墨水。 (五 ) 修改較少時，可直接在圖面上“杠改”、“刮改”，修改人應在修改處注明“修改標記”，并簽署本人姓名和修改時間。 (六 ) 修改內容影響原圖使用時，應另出新圖代替，原來圖紙作廢，新圖列入原圖紙目錄，并且注明所代替的原圖圖號，作廢的圖紙應注明新圖的編號，根據(jù)需要另行保管。 (七 ) 檔案管理人員應認真檢查更改后歸檔的圖紙，如發(fā)現(xiàn)未按規(guī)定更改的或更改模糊不清的，或只更改藍圖未更改底圖者，要責成有關人員限期更改。 第十八條 立卷歸檔 (一 ) 歸檔范圍：凡是記述和反映公司生產經營 活動的具有保存價值的文件材料（包括人事、行政、財務、工程建設等工作中形成的文件材料），均屬歸檔范圍。 (二 ) 歸檔時間 文書檔案一般應于次年 6 月底前立卷歸檔完畢。 會計檔案由財務部門負責整理立卷，暫在本部門保管一年，期滿后向檔案室移交。 生產技術檔案應于一項工程或其它技術項目工程完工后 1個月內或告一段落后，向檔案室移交，購進和引進設備的圖紙、說明書等文件材料應及時交檔案室統(tǒng)一管理。 聲像檔案應于一次會議、一項活動結束后半月內歸檔。 (三 ) 歸檔要求 凡屬歸檔范圍內的各種文件材料，必須由檔案室集中統(tǒng)一管理，任何部門和個人不得 據(jù)為己有。 所有工程及設備招標工作中任何人不能將與招標有關的文件私自帶走，主辦部門必須將所有與招標有關的需存檔的資料收集后交檔案室存檔，檔案室按照主辦部門所列清單進行登記和辦理資料移交手續(xù)。 歸檔的文件材料必須收集齊全、完整，并加以系統(tǒng)整理，組成保管公司，符合案卷質量標準，便于保管和利用。 各類文件材料一般歸檔一式一份，公司發(fā)文及重要會議材料要歸檔三至四套。 永久、長期案卷內文件材料，凡有圓珠筆、鉛筆、彩色墨水或復寫、復印等不耐久字跡的必須進行復制，復制件同原件一并立卷、歸檔。 凡是向檔案室移交的文件材料， 應編制依據(jù)目錄一式兩份，移交時雙方應在移交目錄上簽字，各存一份。 第十九條 檔案保密管理 (一 ) 認真執(zhí)行公司關于檔案保密的有關規(guī)定。 (二 ) 不在家屬親友和無關人員面前討論公司機密。 (三 ) 不準在私人交往和通信中泄露檔案內容，攜帶秘密檔案、資料外出工作時，不得違反保密規(guī)定，不準在公共場所談論檔案內容和保管情況。 (四 ) 嚴格執(zhí)行機密檔案的借閱審批手續(xù)和借閱手續(xù)，在指定地點閱覽，不得隨意抄錄。 (五 ) 檔案在立卷歸檔、整理保管、鑒定銷毀、提供利用等各個環(huán)節(jié)上都應注意保密。 (六 ) 檔案的提供利用、復制、摘抄，應根據(jù)秘密等級經相應領導批準，辦理有關手續(xù) 。 (七 ) 檔案管理人員應定期檢查檔案情況，發(fā)現(xiàn)泄密或可能泄密時應當立即采取補救措施并及時報告公司主管領導。 第二十條 檔案庫房管理 (一 ) 檔案庫房是公司機要部門，一切人員未經許可，不得擅自進入庫房。 (二 ) 庫房內應保持清潔、整齊，嚴禁吸煙和存放其他物品。 (三 ) 檔案庫房應備有“九防”設備和措施，出入庫房的檔案，要仔細清點登記。 第二十一條 檔案鑒定銷毀 (一 ) 檔案鑒定應成立工作小組，由檔案管理專員組織專業(yè)人員和有關部門的人員對檔案進行鑒定。 (二 ) 對到期的檔案，要分析其內容、來源、時間、完整程度，做到逐件、逐張的審查，便于統(tǒng)一認識、統(tǒng)一標 準，保證質量、提高效益，防止錯誤銷毀檔案。 (三 ) 要銷毀的檔案應辦理手續(xù)，寫出鑒定銷毀報告，登記銷毀清冊，一式兩份經鑒定小組鑒定并經總經理簽字同意后方能銷毀。 (四 ) 在銷毀檔案時要指定兩人負責監(jiān)銷，防止檔案遺失和泄密，監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽字。 第二十二條 檔案利用 (一 ) 檔案室應設立檔案閱覽室，配置必要的閱檔設備，為開展檔案利用工作提供必要的條件。 (二 ) 利用范圍 1、 公司保管檔案均為現(xiàn)行檔案，主要供公司和上級公司使用，不屬于開放范圍，一般不對外提供利用。 2、 機密檔案只限于公司高管、董事會成員及相關部門借閱，而且必須經過總經理或主 管副總批準，方能在檔案室查閱，不準帶出檔案室。 (三 ) 利用方式 1、 在檔案室利用。 2、 借到各部門辦公室利用。 (四 ) 利用手續(xù) 1、 凡利用檔案者都應規(guī)定填寫檔案借閱登記簿，利用檔案解決重大問題或取得較大經濟效益、社會效益的事例，應及時向檔案部門反饋，填寫檔案利用效果登記表，交檔案部門存查。 2、 利用本部門檔案和其他部門非機密檔案者，檔案管理人員可直接提供利用。 3、 檔案一般不提供給外公司利用，外公司確需利用檔案者，必須持公司介紹信，注明利用者的身份、查檔內容和利用目的，經接待部門經理、主管副總批準方可利用。 (五 ) 以下情況應立即將檔案歸 還檔案室 1、 因事外出，請假超過 7 天者。 2、 檔案室因工作需要需收回者。 3、 因工作調動、退（離）職者等。 (六 ) 利用檔案要求 1、 各種檔案的利用，必須嚴格執(zhí)行保密制度。 2、 利用者應愛護檔案資料，保證所用資料的完好無損，不得隨意折疊和圈劃，嚴禁拆卷、涂改、勾畫、加注，增刪和抽頁，不得轉借他人。 3、 利用者可根據(jù)工作需要摘抄或復制檔案內容。需摘抄或復制一般檔案時，需經檔案管理人員同意；摘抄和復制重要機密檔案必須按公司有關領導批準的范圍，并經檔案管理人員審查同意，方可進行，不得抄錄或與查檔目無關的檔案內容。 4、 檔案借出時間一般不超過 1 個月， 如遇特殊情況，需經主管領導批準方可延長借閱時間，歸還時經清點無誤，檔案管理人員方可簽收。 5、 凡借出檔案發(fā)生遺失或損壞時，利用者應立即報告檔案管理專員或檔案管理員，采取彌補措施，對所產生的后果利用者負全部責任，并按公司有關規(guī)定處理。 6、 外公司利用檔案，一般不得借出或復制檔案，且只能在檔案室查閱檔案。 第二十三條 檔案整理 (一 ) 檔案整理工作的原則是保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。 (二 ) 檔案整理工作的主要內容：區(qū)分全宗、全宗內檔案的分類、立卷、案卷的排列、案卷目錄的編制以及全宗排列等。 (三 ) 檔案整理工作的工作程序：確定 分類方案編寫立卷類目平時歸卷立卷案卷排列給定檔號編制案卷目錄等。 第二十四條 技術資料管理 (一 ) 為保證技術資料信息的共享，公司所有技術資料由檔案室統(tǒng)一保存和管理。 (二 ) 技術資料訂閱：每季度由檔案室通知各部門訂閱技術資料有關事項。各部門將欲訂閱的技術資料目錄、費用、份數(shù)等計劃匯總至檔案室， 由檔案室管理人員編制