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采購過程和信息流 夏燁2012 12 采購過程發(fā)現(xiàn)需求準(zhǔn)確定義需求選擇貨源與供應(yīng)商確認(rèn)報(bào)價(jià)與采購條件準(zhǔn)備采購訂單訂單跟催收貨與檢驗(yàn)支付評(píng)估與記錄信息流信息系統(tǒng) 課程概述 發(fā)現(xiàn)需求需求的定義與概述需求分析ABC分析法統(tǒng)計(jì)分析法物資消耗分析法推導(dǎo)分析需求預(yù)測(cè)其他與需求相關(guān)的問題 采購過程 發(fā)現(xiàn)需求 采購過程 發(fā)現(xiàn)需求 在企業(yè)的采購活動(dòng)中 需求 至少包含以下幾個(gè)方面采購什么采購多少在什么時(shí)候采購除上述內(nèi)容外 采購者還應(yīng)該弄清楚 為什么采購指定的商品 必須滿足什么樣的指標(biāo)和規(guī)范 此類需求的規(guī)律運(yùn)輸?shù)氖侄斡心男┨厥獾囊蟛⒉皇敲恳粋€(gè)需求者都清楚自己的采購需求簡(jiǎn)單標(biāo)準(zhǔn)品的需求通常可以被清晰描述復(fù)雜工業(yè)品 訂制品容易出現(xiàn)遺漏部分需求要求和指標(biāo)含糊不清需求不具備可執(zhí)行度系統(tǒng)工程 各類復(fù)雜服務(wù)項(xiàng)目容易出現(xiàn)需求的根本目的不清需求的方向性錯(cuò)誤 與期望的目標(biāo)偏差過大需求頻繁變更 采購過程 發(fā)現(xiàn)需求 需求分析通過多種技術(shù)手段找出需求規(guī)律的工作輸入信息 歷史采購記錄分析方法 ABC分析法 統(tǒng)計(jì)分析法等輸出信息 采購需求預(yù)測(cè)采購的基礎(chǔ)工作卻未必總由采購掌控需求分析需要全面的知識(shí)涉及部門職責(zé)劃分 生產(chǎn)流程 技術(shù)工藝 物料計(jì)算等需要采購管理部門統(tǒng)一組織協(xié)調(diào)采購的基礎(chǔ)工作 科學(xué)與主動(dòng)采購的基礎(chǔ) 采購過程 ABC分類法 ABC分類為多種同時(shí)采購的物資設(shè)定優(yōu)先級(jí)別 相應(yīng)分配工作重點(diǎn)的方法源自人口理論 類似 20 80 理論適用于多種工作和生活場(chǎng)合ABC分析方法 少量的品種決定了大部分的銷售額 A類 價(jià)值高 品種少 供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)高 通常只占采購品種 SKU 的10 20 耗用70 80 的采購資金貢獻(xiàn)70 80 的銷售額B類 價(jià)值較高 品種較多 存在一定的供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn) 占采購品種 SKU 的20 30 耗用20 30 的采購資金貢獻(xiàn)20 30 的銷售額C類 價(jià)值低 品種繁多 通常供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)較低 占采購品種 SKU 的60 70 耗用10 左右的采購資金貢獻(xiàn)10 左右的銷售額供應(yīng)商選擇與管理也以對(duì)物料進(jìn)行ABC分類為基礎(chǔ)展開 第八章 采購過程 ABC分類步驟 采購過程 ABC分類步驟 采購過程 ABC分類步驟 采購過程 ABC分類步驟 前述的例子是定量的分析法 默認(rèn)每一單位的采購 銷售額重要性相同如商品的重要性不完全由數(shù)量決定 而是對(duì)某些性能有高度的關(guān)注 可以采用定性分析法對(duì)商品性能 要求的重要性進(jìn)行加權(quán)設(shè)立商品受關(guān)注的項(xiàng)目由相關(guān)的技術(shù)或市場(chǎng)部門劃定其重要性占比用數(shù)量乘以其占比得出加權(quán)值按照加權(quán)值排序 找出ABC分類教材P33 P34 采購過程 ABC分類應(yīng)用 ABC分類在什么情況下發(fā)揮作用采購組織中的人力資源配置采購戰(zhàn)略 策略的制定采購工作計(jì)劃的制定貿(mào)易流通企業(yè) 采購的資金不足物流運(yùn)力緊張銷售渠道 區(qū)域有限優(yōu)先采購A類 在B類中篩選部分采購生產(chǎn)制造企業(yè)供應(yīng)商或我方工廠產(chǎn)能緊張物料供應(yīng)環(huán)境不理想物流運(yùn)力緊張按ABC分類調(diào)配人力 制定采購計(jì)劃 缺一不可 討論供應(yīng)問題時(shí)不能簡(jiǎn)單地看采購額分ABC類 需要綜合考慮周期 產(chǎn)能 技術(shù)專利等 采購過程 統(tǒng)計(jì)分析法 統(tǒng)計(jì)分析的通用步驟與內(nèi)容 P Problem 定義研究的問題 P Plan 打算采用的調(diào)研和分析計(jì)劃 D Data 數(shù)據(jù)來源 樣本數(shù)量 樣本范圍 A Analysis 分析手段的采取 C Conclusion 結(jié)論和建議 Problem 需求采購多少 在什么時(shí)間送達(dá) Plan 搜集訂單數(shù)據(jù) 采用簡(jiǎn)單統(tǒng)計(jì)手段制作需求預(yù)測(cè) Data 各品類商品的采購申請(qǐng)單銷售日 周 月記錄出庫記錄 領(lǐng)料單生產(chǎn)計(jì)劃銷售指標(biāo)其他歷史數(shù)據(jù) 采購過程 統(tǒng)計(jì)分析法 Analysis 簡(jiǎn)單匯總法 各類需求數(shù)量簡(jiǎn)單相加 按要求時(shí)間采購優(yōu)點(diǎn) 有計(jì)劃性缺點(diǎn) 分析方法簡(jiǎn)單 市場(chǎng)響應(yīng)不靈敏 庫存容易在不知不覺中增高周期 日 周 月 銷售記錄統(tǒng)計(jì)法時(shí)間函數(shù)法 ContinuousStatisticsModel把每日銷售數(shù)據(jù)貫連起來在一個(gè)連續(xù)的時(shí)間軸上分析下一個(gè)時(shí)間點(diǎn)可能出現(xiàn)的需求采用簡(jiǎn)單微積分工具 Ri fi t dtE有序數(shù)列法 DiscreteStatisticsModel把日 周 月銷售數(shù)據(jù)列明尋找數(shù)列的內(nèi)在關(guān)系 把以往的數(shù)據(jù)作為參考 預(yù)測(cè)未來同時(shí)期的銷售數(shù)量 Ri t fi t 統(tǒng)計(jì)周期越密集 樣本越大 預(yù)測(cè)越準(zhǔn)確優(yōu)點(diǎn) 預(yù)測(cè)相對(duì)科學(xué) 相對(duì)準(zhǔn)確缺點(diǎn) 需要銷售 采購團(tuán)隊(duì)有一定的統(tǒng)計(jì)能力樣本搜集 假設(shè)前提條件設(shè)置 數(shù)字處理手段容易偏差 采購過程 物資消耗定額管理 物資消耗定額管理通過研究關(guān)鍵物資的消耗記錄 推算所有物料的生產(chǎn)或采購需求類物資必須是商品中的標(biāo)準(zhǔn)配件 指標(biāo) 即每單位商品含有相同數(shù)量的該類物資核心物料作為研究對(duì)象 發(fā)動(dòng)機(jī) 鋼鐵原料等除此之外 輔料 燃料 電力等皆可作為消耗的研究對(duì)象分析方法確定一個(gè)或數(shù)個(gè)作為參考的消耗配件 指標(biāo)按定額關(guān)系和參考配件 指標(biāo)的消耗預(yù)測(cè)推導(dǎo)其他部件的需求分析手段 統(tǒng)計(jì)分析法 類似成品級(jí)別的統(tǒng)計(jì)分析 只不過研究對(duì)象為參考配件或指標(biāo)經(jīng)驗(yàn)預(yù)估法 在真實(shí)生產(chǎn)中最常見的情形關(guān)于技術(shù)分析法 根據(jù)圖紙或設(shè)計(jì)方案找出所有零部件了解零部件的加工工藝和流程確定每個(gè)零件的加工周期 加工的原料用量 含損耗量 找出每個(gè)零件和參考配件 指標(biāo)的定額關(guān)系嚴(yán)格說來 技術(shù)分析法是更精確定義參考配件 指標(biāo)與其他部件消耗關(guān)系的方法 是保障統(tǒng)計(jì)分析和經(jīng)驗(yàn)預(yù)估更準(zhǔn)確的辦法 而非與其相提并論的分析手段 采購過程 推導(dǎo)分析 推導(dǎo)分析 從成品級(jí)別的生產(chǎn)計(jì)劃拆分為部件計(jì)劃的過程主生產(chǎn)計(jì)劃 按銷售商品為單位的需求計(jì)劃生產(chǎn)計(jì)劃 將成品級(jí)別拆分為部件級(jí)別按部件的數(shù)量和生產(chǎn)周期安排生產(chǎn)計(jì)劃采購計(jì)劃與生產(chǎn)計(jì)劃相匹配BOM BillofMaterial 的概念MRP的重要功能即在于自動(dòng) 快速 詳細(xì) 精確地制定生產(chǎn)計(jì)劃 采購過程 預(yù)測(cè)分析 預(yù)測(cè)分析 根據(jù)企業(yè)過去的物資消耗找出企業(yè)物資消耗的規(guī)律使用豐富的統(tǒng)計(jì)手段預(yù)測(cè)企業(yè)的物資需求例如 一元線性回歸分析 LinearRegressionModel 采購過程 幾種分析方法的關(guān)系 前述幾種分析方法并非平行的 可相提并論的方法研究目的不完全相同ABC分類 研究物資對(duì)企業(yè)的貢獻(xiàn) 即研究物資在需求上更重要目的 確定采購次序 有側(cè)重地配置采購資源統(tǒng)計(jì)分析法和物資消耗法 研究商品或關(guān)鍵部件的歷史銷售 消耗記錄目的 推測(cè)出未來銷售 生產(chǎn)的需求量和時(shí)間 從而制定采購計(jì)劃推導(dǎo)分析 推導(dǎo)分析的前提是企業(yè)已經(jīng)有明確的主生產(chǎn)計(jì)劃 訂單或銷售預(yù)測(cè) 推導(dǎo)分析是在成品級(jí)別的需求已經(jīng)明確的前提下展開的因而 推導(dǎo)分析并不是找出需求規(guī)律 預(yù)測(cè)需求的分析方法目的 把已知的成品需求進(jìn)一步拆解為部件級(jí)生產(chǎn) 采購計(jì)劃預(yù)測(cè)分析 需求預(yù)測(cè)是統(tǒng)計(jì)分析法和物資消耗法追求的目標(biāo)或者說 教材上的分析預(yù)測(cè)法是統(tǒng)計(jì)分析和消耗分析中都會(huì)采用手段 并不是與其平行的另外一種方法更多地使用統(tǒng)計(jì)手段 采購過程 關(guān)于預(yù)測(cè) 預(yù)測(cè) 預(yù)測(cè)是一個(gè)模糊數(shù)學(xué)的研究范疇統(tǒng)計(jì)學(xué)是其基礎(chǔ)從過往的現(xiàn)象中總結(jié)現(xiàn)象與現(xiàn)象間的內(nèi)在關(guān)系 找出導(dǎo)致這些現(xiàn)象的背后的驅(qū)動(dòng)力量和邏輯預(yù)測(cè)與多數(shù)自然科學(xué)的差異在于它是一個(gè)總結(jié)的過程 追求自表面的現(xiàn)象找出未知的理論 而不是從已知的理論推導(dǎo)新的理論 或解釋現(xiàn)象商品 尤其是終端消費(fèi)品 的需求包含太多的變化因素經(jīng)濟(jì)指數(shù) CPI GDP 銀行利率 失業(yè)率等 政府政策 房產(chǎn)調(diào)控 家電下鄉(xiāng)補(bǔ)貼等 國際經(jīng)濟(jì)氣候其他因素 天氣 時(shí)尚 廣告宣傳 環(huán)保健康等理論上來說 只有具備完整的數(shù)學(xué)模型來表達(dá)或模擬這些變化的因素才具備進(jìn)行預(yù)測(cè)的能力多數(shù)企業(yè)在實(shí)際操作中是以經(jīng)驗(yàn)預(yù)估 配合少量統(tǒng)計(jì)方法制作預(yù)測(cè)的 這意味著預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確率在幾乎所有企業(yè)都是大問題采購需要為企業(yè)準(zhǔn)備一定的供應(yīng)和價(jià)格緩沖 采購過程 其他與需求相關(guān)的問題 供應(yīng)商早期參與 EarlySupplierInvolvmemnt ESI 供應(yīng)商在需求階段就參與采購行動(dòng)獲取必要的需求信息 提前準(zhǔn)備對(duì)于金額高 技術(shù)含量高 采購周期長 采購牽涉環(huán)節(jié)眾多的采購案顯得更加重要 緊急 訂單未必都緊急出于需求者占用采購資源的習(xí)慣錯(cuò)誤的市場(chǎng)預(yù)判錯(cuò)誤的庫存數(shù)據(jù)對(duì)采購團(tuán)隊(duì)缺乏信心連續(xù)的 頻繁的小額訂單連續(xù)頻繁的小額訂單是不健康的現(xiàn)象占用采購資源占用供應(yīng)商資源只滿足次要的需求可以采用下列方法規(guī)避 總括訂單 BlankOrder 定期結(jié)算 采購信用卡系統(tǒng)自動(dòng)訂單與供應(yīng)商約定的持續(xù)補(bǔ)貨 ContinuousReplenishment 如JIT Kanban等 準(zhǔn)確描述需求的原因明白物資的需求和規(guī)范化地發(fā)送正式需求是兩回事我方內(nèi)部人員理解的需求和供應(yīng)商能讀懂的需求是兩回事口頭能說明白 聽了能理解的需求和受商業(yè)約束的需求時(shí)兩回事準(zhǔn)確描述的需求至少要包含 但不限于以下信息 日期產(chǎn)品編號(hào) 我方SKU號(hào) 或供應(yīng)商物料號(hào) 最好兼有 申請(qǐng)部門供應(yīng)商的準(zhǔn)確名稱性能 規(guī)格的描述數(shù)量金額 單價(jià) 總價(jià) 各個(gè)分列的價(jià)格項(xiàng)目 需要收貨的時(shí)間物流配送方式其他特殊需求完備地審批 確認(rèn)手續(xù) 采購過程 準(zhǔn)確描述需求 采購申請(qǐng)的傳遞紙質(zhì)的申請(qǐng) 手動(dòng)的竄簽移動(dòng)采購申請(qǐng) TravelingRequisition 重復(fù)出現(xiàn)的標(biāo)準(zhǔn)件 履行一次申請(qǐng)手續(xù) 接下來的多次采購不再需要申請(qǐng)?jiān)絹碓蕉嗟乇籌T系統(tǒng)取代使用物料清單 BOM 只需發(fā)送成品訂單 一切部件訂單由供應(yīng)商根據(jù)BOM拆解總括或開口訂單 BlankOrder 系統(tǒng)訂單 系統(tǒng)合同頻繁 快速 準(zhǔn)確的配送少量的庫存對(duì)于信息交換的速度 準(zhǔn)確率要求很高 采購過程 準(zhǔn)確描述需求 供應(yīng)商選擇與管理是采購活動(dòng)中的重要內(nèi)容供應(yīng)商調(diào)查供應(yīng)商開發(fā)供應(yīng)商業(yè)績(jī)考核潛在供應(yīng)源評(píng)價(jià)供應(yīng)商選擇供應(yīng)商的使用 激勵(lì)與控制 采購過程 選擇貨源與供應(yīng)商 分析報(bào)價(jià) 確定價(jià)格與相應(yīng)條款報(bào)價(jià)是否滿意合格沒有固定的標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格與合同的各項(xiàng)條款是息息相關(guān)的仔細(xì)查看是否有明顯不合理的報(bào)價(jià)或錯(cuò)誤過度低廉的價(jià)格可能是陷阱對(duì)方的錯(cuò)誤不是我方的便宜 采購過程 確認(rèn)報(bào)價(jià)與采購條件 按照企業(yè)的采購訂單手續(xù)準(zhǔn)備采購訂單清晰掌握供應(yīng)商的接受和反饋訂單的流程發(fā)送的采購訂單需要由供應(yīng)商做出明確的反饋發(fā)出的采購訂單需要被仔細(xì)地歸檔和保管結(jié)算依據(jù)考核依據(jù)分析依據(jù)訴訟依據(jù)審核依據(jù) 采購過程 準(zhǔn)備采購訂單 訂單跟催的重要性行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)激烈的商品更新?lián)Q代頻繁的商品生產(chǎn)周期長 工藝復(fù)雜的商品質(zhì)量不穩(wěn)定 風(fēng)險(xiǎn)高的商品對(duì)于訂單時(shí)間由嚴(yán)格要求的用戶使用稀缺物料的商品受政策 人力 自然資源制約的商品商品中使用了有技術(shù)門檻 供應(yīng)商有專利的物料供應(yīng)商獲得了市場(chǎng)特權(quán)的物料 獨(dú)家代理權(quán) 采購過程 訂單跟催 訂單跟催的做法 本質(zhì)上 訂單跟催是向供應(yīng)商施加壓力 以追求訂單按要求及時(shí)完成但是 訂單跟催不是簡(jiǎn)單粗暴地逼迫 它要求 充分的產(chǎn)品專業(yè)知識(shí) 市場(chǎng) 政策 技術(shù) 工藝 周期 流程 充分的產(chǎn)品流通知識(shí) 倉儲(chǔ) 物流 商檢 進(jìn)出口等 良好的供應(yīng)商關(guān)系良好的各個(gè)流通環(huán)節(jié)的關(guān)系良好的企業(yè)內(nèi)部團(tuán)隊(duì)關(guān)系突破困難的創(chuàng)造力熟練的組織 協(xié)調(diào) 執(zhí)行的能力文明卻嚴(yán)厲的威脅手段 采購過程 訂單跟催 確保所采購的貨物已經(jīng)實(shí)際到達(dá)確保貨物數(shù)量與訂單相符確保貨物符合質(zhì)量要求檢驗(yàn)的標(biāo)準(zhǔn)檢驗(yàn)的方法檢驗(yàn)的人員 專業(yè)資質(zhì) 檢驗(yàn)的設(shè)備檢驗(yàn)不合格后的處理辦法上述各項(xiàng)都必須與供應(yīng)商事前溝通或有常規(guī)默認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)確保將貨物送往應(yīng)該到達(dá)的下一個(gè)目的地以進(jìn)行儲(chǔ)存 檢驗(yàn)或使用確保履行所有接受手續(xù) 保留必需的文件與單據(jù) 采購過程 收貨與驗(yàn)貨 合同里對(duì)于支付條款和條件必須有清晰 詳盡的描述支付時(shí)間 賬期 支付條件 驗(yàn)收合格等 發(fā)票種類 普票 增票 發(fā)票抬頭退款條件退款周期第三方支付的方法與步驟企業(yè)內(nèi)部的支付流程必須被清晰了解 嚴(yán)格遵守需要仔細(xì)審核發(fā)票是否正確 采購過程 支付 采購?fù)瓿芍笏S護(hù)的記錄包含 但不限于采購訂單目錄 訂單號(hào) 訂單狀態(tài) 訂單時(shí)間 申請(qǐng)人 供應(yīng)商 存放地點(diǎn)等采購訂單卷宗 或系統(tǒng) 采購訂單正副本按順序編號(hào)保管在卷宗商品文件 記錄所有主要商品或項(xiàng)目的采購情況 日期 供應(yīng)商 數(shù)量 價(jià)格和采購訂單編號(hào) 供應(yīng)商交易記錄體系完善的采購組織在善后操作中還會(huì)包含 但不限于 供應(yīng)商考核評(píng)估價(jià)格 質(zhì)量 供應(yīng)水平的波動(dòng)分析 采購過程 評(píng)估與記錄 采購過程發(fā)現(xiàn)需求準(zhǔn)確定義需求選擇貨源與供應(yīng)商確認(rèn)報(bào)價(jià)與采購條件準(zhǔn)備采購訂單訂單跟催收貨與檢驗(yàn)支付評(píng)估與記錄信息流信息技術(shù)概述信息系統(tǒng)的優(yōu)越性信息系統(tǒng)的局限性常見信息系統(tǒng)在采購中應(yīng)用 課程概述 信息技術(shù)追求的常見目標(biāo) 遠(yuǎn)程 實(shí)時(shí)地指揮與通訊迅捷 準(zhǔn)確的信息傳輸與操作自動(dòng)控制透明的 可監(jiān)控的操作過程體積微小的海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ) 處理能力上述所有能力的持續(xù)提升信息技術(shù)包含 但不限于 硬件制造 研發(fā)軟件開發(fā)系統(tǒng)設(shè)計(jì)與搭建數(shù)據(jù)庫管理數(shù)據(jù)挖掘與分析 信息流 信息技術(shù)概述 更少的人為錯(cuò)誤更少的人力需求更快速的信息傳輸抓住更多瞬間即逝的機(jī)會(huì)縮短了反應(yīng)時(shí)間 向客戶提供了更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)感受縮短了等待時(shí)間 減少了浪費(fèi) 提高了生產(chǎn)資源的利用效率更強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力能處理依靠人腦所不能完成的復(fù)雜 大量事務(wù) 例如 拆B(yǎng)OM能挖掘依靠人腦不能分析出來的 隱藏在數(shù)據(jù)背后的信息更透明的信息傳輸渠道使得更多的操作可控規(guī)避大量的風(fēng)險(xiǎn)更強(qiáng)的應(yīng)對(duì)突發(fā)狀況的能力 信息流 信息系統(tǒng)的優(yōu)越性 成本高昂時(shí)間跨度漫長信息系統(tǒng)的成功率并不高企業(yè)對(duì)自己的需求不清晰企業(yè)對(duì)技術(shù)的能力 局限 思維方式不理解系統(tǒng)搭建者對(duì)于企業(yè)的業(yè)務(wù)需求不理解系統(tǒng)過于剛性 欠缺容忍企業(yè)業(yè)務(wù)變化的余量企業(yè)的變化過多 過快企業(yè)的操作人員沒有充分的操作技能系統(tǒng)搭建完畢后 沒有及時(shí)的更新 升級(jí) 補(bǔ)充系統(tǒng)的不同子模塊間沒有恰當(dāng)?shù)膮f(xié)調(diào) 甚至沖突 往往由于企業(yè)對(duì)內(nèi)部管理有缺失造成 信息流 信息系統(tǒng)的局限性 在采購中常見的幾種信息系統(tǒng)和工具ERP EnterpriseResourcesPlanning MRP M