采購管理系統(tǒng)培訓教程.ppt

易飛管理軟件 采購管理子系統(tǒng)培訓 PUR 課程大綱 一 前言 二 系統(tǒng)架構 三 基礎信息創(chuàng)建及信息字段說明 四 日常交易作業(yè)程序及報表管理 五 異常管理報表 六 批處理 七 期初上線及信息搜集 了解系統(tǒng)的效益及功能 了解信息搜集及整理重點 熟悉系統(tǒng)的操作方式 了解系統(tǒng)例行作業(yè)程序 了解系統(tǒng)上線的步驟及導入程序 前言 教育培訓課程的目的 供應商料件價格管理 提供料件的請購 采購 進退貨管理 提供請購分購管理 提供詢價 核價管理 提供四種采購預計進貨報表 供應廠商進貨評核 前言 系統(tǒng)功能 提高料件采購流程的效率與正確性 降低生產(chǎn)停工待料的異常發(fā)生 加強供應商的評核管理提升采購質量 采購異常管理有助于降低成本 前言 系統(tǒng)效益 一 系統(tǒng)主畫面二 系統(tǒng)功能圖三 系統(tǒng)主作業(yè)程序概述四 采購系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的關聯(lián) 系統(tǒng)架構 系統(tǒng)架構 系統(tǒng)主畫面 基本信息錄入 采購人員信息 供應商信息 采購單據(jù)性質 價格交易管理 供應商料件管理 系統(tǒng)架構 系統(tǒng)功能圖 日常交易處理 供應商料件價格及交易信息錄入 錄入核價單 錄入詢價單 錄入請購單 錄入采購單 錄入采購變更單 錄入進貨單 錄入退貨單 采購進度管理 預計進貨表 采購明細表采購全程跟蹤表 交易管理 進貨明細表 進貨統(tǒng)計表 料件歷史進貨記錄表 驗退件退回明細表 收料驗退管理 采購價格調幅表 采購價格異常表 供應商供貨明細表 系統(tǒng)架構 系統(tǒng)功能圖 供應商評估 供應商評級 供應商ABC分析表 系統(tǒng)架構 系統(tǒng)主作業(yè)程序 基本信息規(guī)劃 采購人員 供應商 單據(jù)性質 信息創(chuàng)建與核對 基本信息列表 期初余額導入 未結案采購單 品號供應商信息輸入 錄入請購單 錄入采購單 錄入進貨單 錄入驗退單 錄入退貨單 日常交易登錄 應付賬款管理 應付票據(jù)管理 請購單憑證 采購單憑證 進貨單憑證 驗退單憑證 退貨單憑證 采購系統(tǒng) 存貨管理 物料需求計劃 工單管理 應付賬款 自動分錄 批次需求計劃 產(chǎn)品結構 基本信息 進口管理 系統(tǒng)架構 與其他系統(tǒng)的關聯(lián)性 1 前序作業(yè)2 采購管理系統(tǒng)基礎信息創(chuàng)建 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 錄入工廠信息錄入倉庫信息錄入部門信息錄入幣種匯率設置編碼原則錄入職務類別錄入交易對象分類錄入頁腳 簽核錄入程序頁腳 簽核 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 前序作業(yè) 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 采購基礎信息 一 供應商信息字段說明二 供應商料件價格管理三 設置采購單據(jù)性質建議及信息字段說明 一 錄入供應商信息字段說明 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 采購基礎信息 采購廠商 委外廠商的編碼原則應分開設定 有類別廠商評核需求者 同類廠商編號應歸納同區(qū)間 廠商有加工亦有采購供貨者 為區(qū)分應付帳款科目的管理應區(qū)別編號 供應商編碼注意事項 可變更核準狀況 已核準 尚待核準 不準交易 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 采購基礎信息 供應商信息字段說明 設置進銷存參數(shù) 設置核準狀況的默認值 供應商分類開窗 錄入交易對象中的供應商分類信息 供應商信息字段說明 如 Y 一張采購單可分多筆進貨單進貨 由最近一次進貨單回寫 可空白 將來日期推算時為不存在日期則視為月底 例 進貨后 1 個月逢 30 日結賬 表示 驗收日為060305則結賬日期為060430 供應商信息字段說明 ABC等級 可通過供應商ABC分析表更新交貨評等 可通過供應商評級作業(yè)更新質量評等 可通過供應商評級作業(yè)更新以上三字段亦可由人工自行輸入與維護 供應商信息字段說明 加工費用 加工費用的明細科目應付帳款 應付帳款的明細科目應付票據(jù) 應付票據(jù)的明細科目以上三字段為自動分錄系統(tǒng)使用 供應商信息字段說明 可空白 將來日期推算時為不存在日期則視為月底 例 進貨后 1 個月逢 30 日結賬 表示 驗收日為060305則結賬日期為060430 供應商信息字段說明 可開窗選擇在基本信息管理系統(tǒng)中建立的付款條件 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 價格管理 錄入供應商料件價格 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 價格管理 單價默認來源 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 價格管理 更新商品計價 現(xiàn)行單價制 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 價格管理 更新商品計價 標準單價制 核價日期 生效日期 失效日期 核價日期4 14 256 10生效日期4 15 17 1失效日期6 305 31單價元10099105 采購日期采購單價4 10100元5 2099元8 10105元 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 價格管理 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 價格管理 數(shù)量PC單價0 1005 0元101 5004 8元501 以上4 5元 單頭信息單身信息101以上單身信息501以上 1 由 錄入供應商料件價格 中直接輸入及維護2 由更新核價的核價單更新 分量計價 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 價格管理 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 價格管理 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 單據(jù)性質 單別代號 不可重復 請以數(shù)字組合編碼 2 單據(jù)性質 請購單進貨單核價單退貨單采購單詢價單 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 單據(jù)性質 3 編碼方式 碼號共有11碼 年碼數(shù)及流水數(shù)的位數(shù)可自行設置 1 日編 YYMMDD99999 2 月編 YYMM9999999 3 流水號 99999999999 4 手動編號 在交易作業(yè)中自行輸入編號 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 單據(jù)性質 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 單據(jù)性質 4 進價控制 請購單 采購單 進 退 貨單等單據(jù)中只有單據(jù)性質和品號都做單價控制 程序才進行售價控管 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 單據(jù)性質 5 限定單別輸入用戶 勾選后此種單別只提供此用戶開窗選定 但也可通過單頭toolbar增加 3101請購單NNNNN3201核價單NNNYN3301采購單NNNNN3302服務性采購NNNNN3401進貨單 采 NNYNN3402緊急進貨單NYNNN3403服務進貨單NNNNN3405贈品進貨單NNNNN3501退貨單NNNNN 單別單據(jù)名稱自動自動核對更新直接確認打印采單核價結帳 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 單據(jù)性質 單別示范 采購單據(jù)設置 單據(jù)名稱單據(jù)性質更新核價進價控制核對訂單直接開票 請購單31 請購單NNNN核價單32 核價單YNNN國外采購單33 采購單NYNN國內采購單33 采購單NYNN材料進貨單34 進貨單NYYN現(xiàn)結進貨單34 進貨單NYYY零星進貨單34 進貨單NNNY材料退貨單35 退貨單NNYN現(xiàn)結退貨單35 退貨單NNYY金額折讓單35 退貨單NNYY采購詢價單36 詢價單YNNN 單別示范 具體采購單據(jù)性質設置說明 采購單據(jù)設置 1 請購單企業(yè)內各部門下給采購部的需求單 最終是否采購以及采購多少 由采購員確認后下單給供應商 2 核價單企業(yè)的價格相對穩(wěn)定 設置專門的核價單 對同一供應商的多個物料做價格的確認 核價單審核后 自動更新供應商料件價格的單據(jù) 包括分量計價 3 核價采購單某些企業(yè)在下采購單時原來的單價無法作為參考 每一張都需要重新談定價格 直接利用采購單來更新價格 采購單審核后 同時會自動更新供應商料件價格 具體采購單據(jù)性質設置說明 采購單據(jù)設置 4 材料采購單材料采購單 進貨的來源單 可控制品號的金額不可高于單價上限率5 材料進貨單 現(xiàn)結進貨單采購下單后 物料進貨時需要跟單走 進貨單上必須記錄采購單單別單號序號信息 這兩種進貨單都需做進價控制 需要核對訂單 有的時候涉及到現(xiàn)金結帳 所以設置現(xiàn)結進貨單 進貨單審核的同時自動生成采購發(fā)票 6 零星進貨單有一些緊急的耗材類的進貨 不需要采購單 可直接通過零星進貨單進貨 進貨單審核后立即開采購發(fā)票 具體采購單據(jù)性質設置說明 采購單據(jù)設置 7 材料退貨單 現(xiàn)結退貨單進貨時跟采購單走 材料有不良涉及到退貨時也同樣要跟采購單走 需核對訂單 做進價控制 涉及到現(xiàn)金結帳的 設置現(xiàn)結退貨單 8 金額折讓單原材料不良時 不退貨品 直接扣款 這部分的扣款直接開發(fā)票 以該單據(jù)處理 9 采購詢價單針對一款新的之前沒有交易過的物料的需求 采購在下單前 可針對不同的供應商做一個比價的動作 再選擇合適的供應商來交易 并且可把該選定的單價自動更新到價格庫 一 采購核價作業(yè)程序二 請購作業(yè)程序及信息字段說明三 采購作業(yè)程序及信息字段說明四 采購變更作業(yè)程序及信息字段說明五 進貨驗收作業(yè)程序及信息字段說明六 驗退件退回作業(yè)程序及信息字段說明七 退貨單作業(yè)程序及信息字段說明 日常交易作業(yè)程序及報表管理 日常交易作業(yè)程序及報表管理 采購核價作業(yè)程序 1 單據(jù)若為更新核價者將更新供應商料件信息 2 若采購商品有分量計價的需求 則直接由核價單來更新供應商料件 日常交易作業(yè)程序及報表管理 錄入核價單作業(yè) 勾選分量計價后可打開子單身輸入分量計價的信息 分量計價更新品號供應商信息的核價單 應與一般數(shù)量的核價單分開打單 分量計價的核價單 更新核價 核價單單身的 數(shù)量 不輸入 單價 將更新 品號供應商信息 的單頭 單價 核價單身開窗的分量計價將更新 品號供應商信息 的單身分量計價信息 一般數(shù)量的核價單 無分量計價管理需求或通用更新核價 核價單單身的 數(shù)量 及 單價 輸入 1 內部需求的憑證2 審查內容為 品號 數(shù)量及需求日期的合理性 需求來源正確性 MRP LRP 再補貨建議表 BOM自動請購 其他 日常交易作業(yè)程序及報表管理 請購作業(yè)程序 請購作業(yè)的目的 1 計劃采購時所遺漏的需求 2 超耗用料的額外零星需求 3 非正常需求的其它需求 如客戶的額外訂單或代購品 日常交易作業(yè)程序及報表管理 請購作業(yè)程序 一般請購作業(yè)的時機 日常交易作業(yè)程序及報表管理 請購作業(yè)程序 可按采購預交貨日分別生成采購單 1 請購部門 基本信息管理系統(tǒng)進行錄入2 請購人員 基本信息管理系統(tǒng)進行錄入3 需求日期 系統(tǒng)默認 由錄入品號信息的前置天數(shù)推算而得 Q 想一想 前置時間在哪個系統(tǒng)設定呢 日常交易作業(yè)程序及報表管理 請購作業(yè)程序 錄入請購單的字段說明 需求日期 單據(jù)日期 固定前置天數(shù) 采購單位換算為庫存單位后的數(shù)量 批量 變動前置天數(shù) 4 參考供應商 即品號主要供應商5 結束碼 該請購已生成采購單則系統(tǒng)自動更新 日常交易作業(yè)程序及報表管理 請購作業(yè)程序 錄入請購單的字段說明 1 鎖定碼的意義 當采購人員收到請購信息時 必須針對此請購信息進行審查 選擇廠商 確定單價 數(shù)量及交期 當信息確定后表示即將要發(fā)出采購單 如此步驟完成采購人員必須將鎖定碼鎖定 日常交易作業(yè)程序及報表管理 維護請購信息 維護請購信息的字段說明 2 請購分購 即一筆請購向多個供應商購買單身可輸入單頭 采購總數(shù)量 總金額單身 采購數(shù)量 采購比率 日常交易作業(yè)程序及報表管理 維護請購信息 維護請購信息的字段說明 單身數(shù)量加總 將完成的請購信息依供應商分別產(chǎn)生采購單 更新后請 1 查詢錄入采購單作業(yè) 您將可看到采購單據(jù)的完整信息 2 請查詢錄入請購單作業(yè)將會看到采購單號 日常交易作業(yè)程序及報表管理 請購作業(yè)程序 從請購單生成采購單 若置為Y 則當采購數(shù)量合計 請購數(shù)量時 才將請購單單身置為結束 1 請購明細表2 請購狀況表3 品號供應商已請購未采購明細表4 廠商別已請未購列表 日常交易作業(yè)程序及報表管理 請購作業(yè)程序 請購管理報表說明 1 現(xiàn)有庫存可用量2 品號庫存狀況表 日常交易作業(yè)程序及報表管理 采購作業(yè)程序 1 參考單別 參考單號 參考序號 來源單號 輸入時可為訂單 工單單號或其他備注之有意義單號 2 已交數(shù)量 由進貨單及退貨單更新 無須輸入 3 采購單價 1 供應商料件價格2 最近進價3 標準進價 日常交易作業(yè)程序及報表管理 采購作業(yè)程序 錄入采購單的字段說明 4 結束采購單作業(yè) 應定期運行本作業(yè)對于過期未交的采購件采購人員應定期檢查交貨的需求性 過期未交者確定要交貨時 應以變更交期方式更改采購單據(jù) 如果確定不交貨時 應要指定結案 避免收料單位又進行收料作業(yè) 您可透過采購預計進料表協(xié)助進行指定結束作業(yè) 日常交易作業(yè)程序及報表管理 采購作業(yè)程序 錄入采購單的字段說明 已交數(shù)量 訂單數(shù)量時 顯示 已結束 已交數(shù)量 透過功能鈕的指定結束作業(yè)更新時 可顯示 指定結束 此欄位只做顯示 不可手動修改 定價順序 1 供應商料件價格2 最近進價3 標準進價 Q 想一想這些作業(yè)在哪些系統(tǒng) 錄入采購單 日常交易作業(yè)程序及報表管理 采購單信息來源 MRP采購計劃發(fā)放 LRP采購計劃發(fā)放 從請購單生成采購單 從訂單自動轉成采購單 日常交易作業(yè)程序及報表管理 采購變更作業(yè)程序 直接更改采購單 通過錄入采購變更單處理 將原采購單指定結案 另開一張新的采購單 日常交易作業(yè)程序及報表管理 采購變更處理的方式 1 采購變更單的單據(jù)特性同原采購單別 2 未確認的采單直接從采單更改 無須新增采購變更單 3 已確定的采購單且已經(jīng)發(fā)出采購者 應保留變更信息且應由采購變更通知單通知相關單位處理變更事宜 日常交易作業(yè)程序及報表管理 采購變更處理的特性 表示此訂單單身所有為 未結束 狀態(tài)的序號信息 其狀態(tài)要變更為 指定結束 若是只改變某序號的數(shù)量或單筆信息 則本選項不選擇 由單身選擇需結束的訂單序號指定結束 若整張結束 則單身不可輸入 發(fā)票與送貨文件 錄入進貨單 進貨記錄 進貨單 進貨單確認 到貨檢查 進貨檢驗 供應商供貨統(tǒng)計表料件歷史進貨記錄供應商進貨明細表供應商進貨匯總表 采購單 取回 驗退件未退明細表 N Y Y 驗退 N 日常交易作業(yè)程序及報表管理 進貨作業(yè)程序 1 到貨登記 2 質量檢驗 3 貨款輸入 資材收料IQC采購或會計單位 權責 日常交易作業(yè)程序及報表管理 三段式進貨說明 1 到貨日期 預交日超期碼 Y 2 運行驗退件退回驗退碼 Y 3 結賬單確認結賬碼 Y 日常交易作業(yè)程序及報表管理 錄入進貨單字段說明 1 將納入存貨價值 2 不納入廠商之應付帳款 3 如 運費 扣款金額 1 不納入存貨價值 2 將納入廠商之應付帳款 3 如 損壞扣款 進貨費用 日常交易作業(yè)程序及報表管理 錄入進貨單字段說明 依供應廠商基礎信息設置可以控制是否分批交貨 可設置料件的允超收率 超額數(shù)量禁止到貨 可設置收料單是否一定要有采購信息 提供提前交貨之預警 依供應廠商基礎信息設置可以控制是否隨貨附發(fā)票 日常交易作業(yè)程序及報表管理 錄入進貨主要功能 日常交易作業(yè)程序及報表管理 進貨單審核后對信息有何影響 發(fā)票信息更改 錄入發(fā)票信息輸入貨款 輸入或修改貨款 檢驗結果 系統(tǒng)自動判斷檢驗狀態(tài) 供應商供貨統(tǒng)計表 供應商供貨明細表 料件歷史進貨記錄表 料件歷史進貨匯總表 日常交易作業(yè)程序及報表管理 進料記錄管理報表 名詞定義 驗退 驗收前退貨 退貨 驗收后退貨 退貨單信息字段說明 驗退件退回明細表 驗退件未退明細表 日常交易作業(yè)程序及報表管理 退回驗退件作業(yè) 日常交易作業(yè)程序及報表管理 退貨單作業(yè)程序 進貨單如進行核對采購單管理的 退回單一般也應核對采購單 若該品號進行批號管理的 批號欄位務必輸入 日常交易作業(yè)程序及報表管理 退貨單錄入字段說明 退貨單為應付帳款的減項 一般退貨品應輸入原采購單號 如果該采購單已經(jīng)結案 退貨品已經(jīng)確定不再進貨的 采購單應指定結案 如無采購單的 退貨單價來自品號供應商信息 進行批號管理的 批號一定要輸入 日常交易作業(yè)程序及報表管理 退貨作業(yè)的注意事項 退貨 有實物退回折讓 只扣款 不退回實物 日常交易作業(yè)程序及報表管理 其他管理報表 采購業(yè)務執(zhí)行跟蹤報表 料件預計進貨表工單預計進貨表采購預計進貨表供應商料件交貨排程表供應商采購交貨狀況表采購全程跟蹤表 日常交易作業(yè)程序及報表管理 其他管理報表 供應商統(tǒng)計 分析表 供應商供貨統(tǒng)計表供應商ABC分析表采購預計進貨表供應商供貨異常表 日常交易作業(yè)程序及報表管理 其他管理報表 采購價格調幅表采購價格異常表 可參考標準進價 已進貨未收發(fā)票檢查表已進貨未結賬檢查表暫估成本明細表 可按時點出報表 一 重新計算采購已交量二 更新供應商月統(tǒng)計信息三 供應商評級四 供應商ABC分析表 批次作業(yè) 1 此為信息維護的程序 無須定期運行