會議營銷現(xiàn)場操作流程控制要點.doc

會議營銷現(xiàn)場操作流程控制要點在會議營銷整體操作流程之中，會議現(xiàn)場是整個流程中的中間一環(huán)，也是至關(guān)重要的臨門一腳，會前工作是決定消費者是否購買，而會中則是解決消費者購買多少的問題，會議現(xiàn)場銷售成功的關(guān)鍵則在于會議現(xiàn)場銷售氛圍營造的成功與否。銷售氛圍的成功營造則依賴于各個環(huán)節(jié)的順暢配合和現(xiàn)場團隊所有成員的團體力量的組合，筆者以為會議銷售的精髓在于各個操作環(huán)節(jié)的精細化，任何一個環(huán)節(jié)都必須認真對待，各個環(huán)節(jié)亦沒有主次之分，在每場會議之前都要認真檢查各個環(huán)節(jié)相關(guān)工作的準(zhǔn)備情況，決不能流于形式。以下是筆者在實際操作過程中針對現(xiàn)場操作流程控制的一些實戰(zhàn)總結(jié)，具體如下：一、到場時間和服裝要求7：20全體參會人員準(zhǔn)時到達活動現(xiàn)場要求，按照公司統(tǒng)一著裝保持衣服整潔，深色西褲、上身著公司統(tǒng)一襯衫，并將胸卡照片朝外，置于襯衫的左上胸與從上往下第三鈕扣平行的中心位置，理好頭發(fā)到簽到臺，簽到、注明到場時間。簽到負責(zé)人：1名二、會前準(zhǔn)備工作和資料檢查7：30由會務(wù)總監(jiān)統(tǒng)一點名，記錄考核。會議營銷各部門負責(zé)人帶領(lǐng)各部門相關(guān)人員進行各項準(zhǔn)備工作和相關(guān)資料的檢查，具體檢查內(nèi)容如下：? 顧客回訪表、健康自查表、來賓登記表，產(chǎn)品專利證書、優(yōu)惠政策方案表、訂貨單、兩支以上的筆、名片；? 主持人檢查必帶物品（音像光盤、專家嘉賓名單、參會老顧客名單、串詞稿、程序安排表、有獎知識競答題、筆游戲道具是否齊全）；? 咨詢醫(yī)師檢查筆、工作證、白大褂到位；? 財務(wù)人員檢查必帶的筆、票據(jù)、計算器、復(fù)寫紙、散錢是否到位；? 講師檢查演講稿、指光燈；? 財務(wù)人員負責(zé)聯(lián)絡(luò)和配合連鎖公司的配貨工作，督促對方作好相關(guān)準(zhǔn)備工作。準(zhǔn)備工作檢查負責(zé)人：1名三、會場布置7：35全體工作人員按照前一天，會前會分工內(nèi)容，到會務(wù)用品區(qū)領(lǐng)取各自所負責(zé)的用品，開始布置會場，由會務(wù)總監(jiān)統(tǒng)一監(jiān)控、協(xié)調(diào)；? 負責(zé)橫幅的工作人員，將會標(biāo)置于前臺正上方，保持會標(biāo)平整、醒目、感觀效果好，確保牢靠，將其后橫幅掛在臺側(cè)正上方，版面平整、醒目、兩側(cè)橫幅高度統(tǒng)一，對稱效果好（宗旨：橫幅會標(biāo)懸掛因地置宜，以便調(diào)節(jié)整體感觀）；? 負責(zé)展板的工作人員，根據(jù)會場空間，選擇擺放區(qū)，按照公司簡介，產(chǎn)品權(quán)威認證證書資料，產(chǎn)品介紹先后順序擺放，位置醒目，便于客人系統(tǒng)地有序地進行了解；? 負責(zé)易拉寶的工作人員，將易拉寶組裝好置于會場前中后兩側(cè)及咨詢區(qū)和簽到處各一只，位置適當(dāng)，感觀效果佳；? 負責(zé)展示盒的工作人員，將展示盒置于舞臺前方兩側(cè)擺放（要求：有層次感、立體感，高度1.5米左右，刺激感觀效果）；? 負責(zé)投影儀的工作人員，將投影儀配置好并試機，將投影幕布調(diào)整好，達到清晰、屏幕大小適中，前方無阻礙物，將地線調(diào)整好，不絆腳、安全；? 負責(zé)禮品的工作人員，根據(jù)禮品、獎品形狀大小精心設(shè)計擺放，放在舞臺左側(cè)，力求達到大方、美觀、有吸引力；? 負責(zé)貨區(qū)的工作人員，保持貨區(qū)整潔，預(yù)先將產(chǎn)品按各療程分類裝好，便于提貨，提高效率（安全達到刺激顧客購買欲望）；? 負責(zé)咨詢的工作人員，按照專家人數(shù)，備好桌椅放于后場右側(cè)，桌面鋪白色桌布，正中間放上“咨詢臺”指示卡，及各專家醫(yī)師的姓名卡，放于各醫(yī)師的正前方，達到整齊、清爽，便于顧客與專家醫(yī)師咨詢；? 負責(zé)簽到臺的工作人員，將簽到臺置于門口右側(cè)，并鋪好賓館統(tǒng)一桌布，放上“簽到臺”指示卡和抽獎箱，三到四個凳子便于簽到人員整齊就座；? 負責(zé)會場桌椅擺放的工作人員，由會務(wù)總監(jiān)統(tǒng)一調(diào)控，設(shè)計，每桌8-10個凳子，長方形桌子豎擺，鋪好桌布，放上桌號，達到全場座位整齊、美觀、空間距離適當(dāng)，便于人員流通，互動游戲等，同時將主講臺，放在舞臺右側(cè)，檢查小臺燈，立式話筒，是否良好；? 負責(zé)發(fā)放資料的工作人員，將宣傳資料包括：公司宣傳報、產(chǎn)品宣傳冊，產(chǎn)品宣傳彩頁，每桌各4-5份，整齊地放于桌面中間位置；? 負責(zé)燈光音響的工作人員，檢查開關(guān)，試燈，并按程序中要求，相應(yīng)進行試調(diào)，并與賓館音控師協(xié)調(diào)，試放音樂，調(diào)整音量，并將兩只無線主話筒試音，確保音質(zhì)音量良好，檢查話筒電池、電量是否充足；? 負責(zé)其它準(zhǔn)備的工作人員，將照相機、抽獎箱、氣球等相應(yīng)物品準(zhǔn)備到位。會場布置負責(zé)人：1名備注：第二項和第三項會議流程在前期市場部工作人員操作會議營銷不夠熟練的情況下，盡量要求在活動頭天下午能夠全部準(zhǔn)備完畢，待所有人員操作熟練的情況下，就可以按照以上程序進行。四、戰(zhàn)前動員7：50全體工作人員在舞臺前集中，由會務(wù)總監(jiān)做現(xiàn)場會前動員，會務(wù)總監(jiān)依次向工作人員落實，會務(wù)用品布置情況，再次強調(diào)會議重點注意情況等，并集體調(diào)整團隊勢氣，準(zhǔn)備引賓入場；戰(zhàn)前動員：會務(wù)總監(jiān)五、迎賓流程和要求樓下大廳2名，戴好禮儀授帶，保持良好的精神面貌，面帶微笑，見到客人來時，先致歡迎詞上前一步，統(tǒng)一話語（叔叔或阿姨您好！請問是來參加XX公司的聯(lián)誼會嗎？回答“不是的”則表示真誠歉意“對不起！打擾了”；若客人回答“是的”則表示熱誠的歡迎“歡迎光臨，請上樓”同時引導(dǎo)客人至電梯口，按好電梯等顧客進入電梯后，方可離開，放回原位；樓上電梯口1-2名禮儀，戴好禮儀授帶，電梯門一開，馬上熱情招呼：（叔叔或阿姨您好！這邊請）引導(dǎo)客人到簽到處，同時簽到處兩側(cè)的迎賓隊列以整齊、熱情的掌聲，表示歡迎，并集體整齊、響亮、清晰、齊喊“歡迎光臨”禮儀人員提醒客人，出示邀請函，簽到，交將邀請函上的抽獎券撕下，投入抽獎箱，簽到人員做好登記，并唱名，該客人是由誰邀請的，及相應(yīng)的桌號，由其中一名簽到人員引導(dǎo)客人進場入座，并引薦此時相關(guān)邀請人，立即進場接位，引介詞：“邀請人姓名叔叔或阿姨來了”邀請人接話“叔叔或阿姨，您好！”引介詞：“叔叔或阿姨，這位就是給您打電話的，邀請人立即接過話題，熱情招呼就座，安排填寫來賓登記表，健康自查表，引導(dǎo)顧客瀏覽公司資料和他交流，盡可能拉近感情，了解客人情況；顧客入座后，引薦人及時通知服務(wù)生倒茶水后，邀請人立即歸位。以上迎賓工作循環(huán)進行到9：00，樓下和樓上各留1名迎賓人員，等待到10：00左右，對后來人員進行及時禮貌的接待和引導(dǎo)，迅速安排到會場交給相關(guān)健康代表。在全部迎賓人員撤出迎賓區(qū)之后，所有迎賓物料要全部撤掉。迎賓負責(zé)人：1名六、會前氛圍的營造迎賓開始，負責(zé)燈光、音控的工作人員，立即調(diào)整會場燈光，全部開啟，此進場內(nèi)播放薩克斯曲輕音樂，音量適中，不宜過高，主持人在臺后不斷重復(fù)輕柔的聲音致歡迎詞“各位來賓，各位朋友，感謝各位在百忙之中抽出寶貴的時間來參加XX公司主辦的活動現(xiàn)場，在此深表歡迎您在現(xiàn)場有任何困難，都可以從我們現(xiàn)場任何一位工作人員獲得幫助”迎賓開始咨詢醫(yī)師保持良好的工作精神狀態(tài)，按指定座位，入座咨詢臺，同時關(guān)閉手機或調(diào)至振動，等待有需要的顧客前來咨詢。會前氛圍負責(zé)人：燈光和音響師七、正式會議流程8：50全體人員各就各位，音控、燈控工作人員到位，主持人在8：45分準(zhǔn)時確定老顧客是否到齊，咨詢醫(yī)師是否從在咨詢席上，會務(wù)總監(jiān)關(guān)閉會場大門，主持人手拿話筒在后臺等候，全體健康代表，從在各桌位上，維護本桌秩序，引導(dǎo)客人進入活動，安排好后立即到會場兩側(cè)集中，面朝客人及舞臺，昂首挺胸，左手心握住右手掌自然下垂，放于前方，面帶微笑，眼睛平視；工作人員兩側(cè)隊列就緒后，燈控關(guān)閉燈光，留舞臺聚光燈，將會場的注意力全部集中有講臺上，主持人在演講臺以配樂朗誦形式宣傳活動目的、活動主題、活動程序（要求：過程中全場工作人員給予帶掌互動）；9：00朗誦結(jié)束，燈控打開舞臺燈光，音樂停止，主持人雙走到舞臺中央偏左（避免阻擋投影）開始串詞（串詞稿）致歡迎詞。全場工作人員，激情熱烈，給予帶掌互動，要求：場內(nèi)秩序良好，不走動，不喧嘩，提醒客人，不交頭接耳。9：009：05主持人的演講形式結(jié)合幻燈向各位闡述XX的公司歷史，規(guī)模產(chǎn)品情況，會場保持安靜，有背景音樂，讓會場共同走入XX公司的歷史及主動產(chǎn)品情況，多媒體跟上（串詞稿）。9：059：10公司情況介紹結(jié)束后，會場開燈音響準(zhǔn)備，進入互動游戲，主持人宣布游戲規(guī)則，全體健康代表回到座位，引導(dǎo)客人共同參與游戲，財務(wù)、咨詢醫(yī)師等都坐在貨區(qū)，咨詢臺帶掌，會務(wù)總監(jiān)把握全場控制；9：109：15游戲結(jié)束后，主持人宣布各位就坐，健康代表安排各桌入座，同時保持本桌安靜，主持人宣布文藝節(jié)目欣賞，節(jié)目目的，將客人注意力重新拉回舞臺回到正題；9：1510：00文藝節(jié)目結(jié)束，主持人向全場統(tǒng)一介紹咨詢溝通團，此時，咨詢團集體起立，向客人鞠躬致意，全場的熱情掌聲歡迎，講師從咨詢臺在熱情掌聲中小跑到臺前并向全場以熱情致意（注：講師必須，精神飽滿，有活力，有激情，為人師表，以身作則，以高度的興奮，輕松愉快的心情感染全場、抑郁患者，給人以快樂感）熱情奔放的氣氛起來后，再進入主題的講述，燈控關(guān)閉會場燈光，多媒體負責(zé)人員根據(jù)講師語速、內(nèi)容將投影資料進行有序點擊投影；此時全場健康代表，維護秩序，保持會場安靜，讓客人認真聽取講座，講座時，講師應(yīng)注意，語速稍緩、語調(diào)適中、抑揚頓挫具有親和力，具有煽動性；10：0010：15講座結(jié)束，燈控開會場燈光，主持人組織會場的熱烈掌聲，再一次感謝講師的精彩演講，并組織全場起立，在桌子之間過道排成縱列隊形，請后面朋友將雙手搭在前面朋友的肩膀上，全場工作人員穿插其中，音控播放激情健康操曲，兩位主持人邊喊口號邊互相幫助，捏肩捶背，口號結(jié)合音樂節(jié)拍“拍拍肩1 2 3 42 2 3 4 揉揉肩1 2 3 4左捏捏左捶捶2 2 3 4 敲敲背1 2 3 4左敲敲2 2 3 4 右敲敲3 2 3 4 從上往下1 2 3 4”口號響起，兩位主持人默契配合；10：1510：20做結(jié)束，音樂停止，全場就做，主持人準(zhǔn)備好，有獎競答題稿，引入有獎知識競答活動，“為了能更好地鞏固各位聽取講座的效果，進一步了解XX產(chǎn)品，我們一起進入一個有趣有獎知識競答活動，規(guī)則是主持人讀完題目，喊開始，最先舉手的朋友有優(yōu)先搶答權(quán)（標(biāo)注：主持選擇答題對象，應(yīng)兼顧全場，健康代表鼓勵顧客搶答，為避免冷場，可隨時提醒答案，共同營造全場熱烈氣氛，答對的，由其中一主持人立即獎勵小禮品一個；10：2010：35主持人引導(dǎo)全場歡迎現(xiàn)場到會所有顧客朋友，并請出事先安排好的顧客朋友23名，體現(xiàn)身說法，老顧客發(fā)言內(nèi)容包括病因、服藥前的臨床表現(xiàn)，精神狀況和服藥后的臨床表現(xiàn)和精神狀況，作一個鮮明的對比，服用劑量、按什么療程以及對公司的感謝。10：3510：40發(fā)言結(jié)束，燈控關(guān)閉全場燈光，多媒體負責(zé)人投放XX產(chǎn)品廣告，主持人以配樂朗誦形式，引出廣告片，激起他們購買產(chǎn)品的欲望；10：4010：43燈控開啟舞臺燈光，音控放激情音樂，主持人請出在后臺準(zhǔn)備好的兩名工作人員，手持XX產(chǎn)品的樣品進行樣品展示，同時主持人再一次在展示中，大聲向全場介紹解郁產(chǎn)品，此時各桌健康代表起身到貨區(qū)領(lǐng)取展示樣品到各桌；10：4311：40燈控開啟全場燈光，音控將激情音樂慢慢調(diào)換到輕音樂，健康代表馬上進入狀態(tài)，進行溝通，主持人：“朋友們，今天我們現(xiàn)場每個桌都為各位配有專業(yè)的健康代表，他們都經(jīng)過專業(yè)的產(chǎn)品培訓(xùn)，各位可以針對自身狀況及XX產(chǎn)品相關(guān)知識和健康代表進行交流溝通和探討，接下來，就把時間暫時留給各位，我們一會再回來為各位進行拍照留念和節(jié)目最后的幸運，抽獎活動，獎品多，等待幸運的您！”進入咨詢溝通，特別提示咨詢醫(yī)師須知：1) 咨詢醫(yī)師盡量不留個人聯(lián)系方式給客人，掌握咨詢時間；2) 積極默契配合銷售代表的意圖；3) 不要突出個人以銷售為核心，配合健康代表共同達成銷售；4) 咨詢醫(yī)師和健康代表之間相互包裝、引介（健康代表可說“這是醫(yī)師是原來醫(yī)院具有幾十年的臨床經(jīng)驗，很有資歷“咨詢醫(yī)師可說“健康代表非常不錯，很能干，做事認真客人對他的服務(wù)相當(dāng)滿意，你只管放心。”有利于顧客放心地購買產(chǎn)品；進入咨詢溝通以后，特別提示照相工作人員須知，必須在舞臺周圍流動，不得走遠，便于顧客拍照，全場造勢，每一張照片認真選好背景，為每一位客人拍下稱心的照片，拍照地的健康代表配合客人將產(chǎn)品貼在身前，在拍攝過程中，主持人給予合理的提示，唱單、采訪、造勢（“現(xiàn)在已經(jīng)有很多朋友購買XX產(chǎn)品，正在和我們工作人員合影留念“如客人購買的數(shù)量較多，