FT-CB-LC004合同管理流程.doc

復地（集團）股份有限公司流程手冊文件編號：FT-CB-LC004版本：1.0合同管理流程編制日期審核日期批準日期修訂記錄日 期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準人1 目標：為加強房產(chǎn)開發(fā)項目中對各類供應(yīng)商的過程控制，減少經(jīng)營風險，通過明確內(nèi)部職責，提高解決問題的時效性和有效性，從而保證各項經(jīng)營活動正常有序的進行。2 適用范圍：2.1集團成本管理中心或區(qū)域?qū)徦愫霞s部組織招投標產(chǎn)生的各類工程合同（含部分配套工程合同）、設(shè)計、咨詢合同、材料設(shè)備采購合同和其他合同（招標代理、物業(yè)管理等）。2.2項目部、其它非招投標產(chǎn)生的協(xié)議發(fā)包（含配套工程、設(shè)備、服務(wù)等內(nèi)容）和其它發(fā)包。A（數(shù)量）Q（質(zhì)量）C（成本）T（時效）R（風險）市場調(diào)查的充分性市場定位及方案設(shè)計等的合理性資料的準確性各階段費用估算的準確性各部門工作開展的及時性3 術(shù)語和定義：無4 部門職責：4.1 經(jīng)辦部門作為對外洽談擬訂合同的經(jīng)辦人為第一責任人，對合同的真實性、合理性、可行性負有完全的責任，相關(guān)隸屬部門（公司）的負責人為第一審核人，負有直接責任。4.1.1 項目部：負責權(quán)限內(nèi)采購合同的要約設(shè)計、擬定合同草案、合同報審報批、組織合同交底、簽訂合同等工作。4.1.2 區(qū)域?qū)徦愎芾聿浚贺撠煵少徍贤囊s設(shè)計、擬定合同草案、合同報審報批、組織合同交底、簽訂合同等工作；負責定期召開合同履行工作評審；負責權(quán)限內(nèi)的合同結(jié)算。4.1.3 集團成本管理中心：負責超區(qū)域權(quán)限的合同審核。4.1.4 集團行政管理中心合同管理員：負責合同的流轉(zhuǎn)、審批程序、流轉(zhuǎn)時效、用印記錄、合同資料的分發(fā)歸檔等工作。4.2 審核部門4.2.1 各級工程管理部門及設(shè)計管理部門：負責合同中技術(shù)要求的審核；負責對合同執(zhí)行時間等信息的審核。4.2.2 集團財務(wù)資金中心及區(qū)域財務(wù)管理部對合同的履約收支、付款方向、單據(jù)回籠等情況監(jiān)督審核。4.3 審批人4.3.1 項目部負責人：負責對權(quán)限內(nèi)的合同進行審批；4.3.2 區(qū)域公司負責人：負責對權(quán)限內(nèi)的合同進行審批；4.3.3 集團總裁：負責對集團總部、區(qū)域公司、項目部進行合同管理授權(quán)，劃定各級部門及人員的合同管理權(quán)限；負責對需由復地集團法定代表人的合同進行審批；負責代表復地集團與施工及材料設(shè)備供方簽署重大采購項目合同及戰(zhàn)略采購合同。5 工作程序：活動步驟及說明負責部門/負責人輸出1根據(jù)權(quán)限劃分進行合同授權(quán)1.1 根據(jù)工程采購方式選擇作業(yè)指引，對于需要經(jīng)過招投標、議標及直接委托形式進行采購的均需要在集團領(lǐng)導（主管副總裁、總裁）、集團總部（集團成本管理中心）、區(qū)域公司（區(qū)域?qū)徦愫霞s部）及項目部之間設(shè)定不同的合同管理權(quán)限（主要是審批權(quán)限）：l 項目部權(quán)限為招標采購合同總額不超過50萬；l 區(qū)域公司權(quán)限為招標采購合同總額不超過300萬，議標及直接委托采購合同總額不超過50萬；l 超出上述權(quán)限的，須由集團負責審批，具體請參考復地集團權(quán)限審批表；1.2 合同審核將根據(jù)合同權(quán)限的不同分別不同部門進行審核：l 項目部權(quán)限內(nèi)的合同，由區(qū)域?qū)徲嫳O(jiān)察部對涉及法務(wù)的內(nèi)容進行審核；l 區(qū)域公司權(quán)限內(nèi)的合同，由區(qū)域設(shè)計管理部、工程管理部對技術(shù)細節(jié)進行審核，由區(qū)域?qū)徲嫳O(jiān)察部對涉及法務(wù)的內(nèi)容進行審核；l 集團總部權(quán)限內(nèi)的合同，由集團技術(shù)委員會、產(chǎn)品研發(fā)中心、技術(shù)管理中心、工程管理中心對技術(shù)細節(jié)進行審核，由集團審計監(jiān)察部對涉及法務(wù)的內(nèi)容進行審核。2擬定合同草案2.1 合同經(jīng)辦部門/經(jīng)辦人根據(jù)招標文件、評標、詢標或 談判記錄、中標單位的審定意見以及公司有關(guān)規(guī)定起草合同文件，進行要約設(shè)計；2.2 合同經(jīng)辦部門與項目部、有關(guān)職能部門、合作 方進行溝通，對要約大致內(nèi)容進行確認；2.3 合同經(jīng)辦部門擬定合同草案。合同經(jīng)辦部門合同草案3合同稿流轉(zhuǎn)及會簽3.1 合同經(jīng)辦人填寫合同會簽單，經(jīng)部門負責人簽字后，連同合同草稿及附件送交所在區(qū)域行政部門或集團行政管理中心合同管理員編號流轉(zhuǎn)。3.2 合同流轉(zhuǎn)附件l 由招標形式確定承包商的合同，定標表及評標報告作為合同流轉(zhuǎn)的附件。l 非招標形式確定承包商的合同，協(xié)議發(fā)包審批表及請示報告作為合同流轉(zhuǎn)的附件。l 合同流轉(zhuǎn)時須附供方投標報價清單或我公司核價單，合同簽定時報價清單作為合同附件須清晰明白并加蓋公章。l 總包、樁基、彩鋁門窗、陽臺欄桿、雨蓬、幕墻、外墻涂料工程須附安全協(xié)議。l 與物業(yè)維修有關(guān)的承包合同須附維修承諾書。l 超預算審批報告應(yīng)在蓋章前提交。l 補充協(xié)議的流轉(zhuǎn)須附原合同。3.3 會簽部門審核內(nèi)容l 成本管理中心或區(qū)域?qū)徦愫霞s部審核合同價款、結(jié)算方法、付款方式等。l 設(shè)計部門審核工程設(shè)計合同的收費標準、服務(wù)范圍、付款方式等。l 法務(wù)部門審核合同的內(nèi)容、形式、文字表述合法性、有效性以及所承擔相應(yīng)的民事責任等。l 財務(wù)部門審核合同的付款方式、履約收支、單據(jù)回籠等。l 區(qū)域?qū)徦愫霞s部及集團成本管理中心全面審核和備案。3.4 流轉(zhuǎn)程序l 區(qū)域權(quán)限內(nèi)的合同：項目部或?qū)徦愫霞s部申報，流轉(zhuǎn)部門為審算合約部、法務(wù)部、財務(wù)部、區(qū)域主管副總、總裁。l 超區(qū)域權(quán)限的合同：審算合約部申報的，流轉(zhuǎn)部門為區(qū)域主管副總、總裁、集團成本管理中心、法務(wù)審計中心、財務(wù)資金中心、集團主管副總、總裁；成本管理中心申報的，流轉(zhuǎn)部門為集團成本管理中心、法務(wù)審計中心、財務(wù)資金中心、集團主管副總、總裁。l 補充協(xié)議的流轉(zhuǎn)由原申請部門負責，因造價控制要求需簽訂增加費用補充協(xié)議的合同，由項目部、區(qū)域?qū)徦愫霞s部或集團成本管理中心申報，流轉(zhuǎn)部門同上。l 設(shè)計、裝修合同除上述部門以外，還須相關(guān)的設(shè)計部門審核。l 各部門按表式要求填寫意見，標注日期并簽字。l 項目部或相關(guān)部門的非招標緊急合同如需合約管理部協(xié)助流轉(zhuǎn)的，必須通過工作聯(lián)系單的方式通知區(qū)域?qū)徦愫霞s部或集團成本管理中心，列明供方單位名稱、合同價款、工期要求等主要內(nèi)容。區(qū)域?qū)徦愫霞s部或集團成本管理中心可先行流轉(zhuǎn)合同，項目部或相關(guān)部門須在合同報批前完成申報。3.5 每個部門的流轉(zhuǎn)時間控制在兩個工作日內(nèi)，流轉(zhuǎn)一般10天內(nèi)完成。3.6 區(qū)域?qū)徦愫霞s部或集團成本管理中心負責人對會簽的總體內(nèi)容、時間控制進行檢查并簽字把關(guān)或采取必要的糾正措施。合同經(jīng)辦人合同會簽單4合同修改4.1 區(qū)域?qū)徦愫霞s部或集團成本管理中心或其它職能部門經(jīng)辦的合同在流轉(zhuǎn)的同時應(yīng)將合同e-mail或傳真至項目部經(jīng)理審閱，項目部經(jīng)理應(yīng)在2天內(nèi)提出回復意見。合同文本及時提供給對方單位，各方面的意見應(yīng)在合同流轉(zhuǎn)到區(qū)域主管領(lǐng)導或集團主管副總之前匯總。4.2 合同經(jīng)辦人綜合各方意見進行必要修改，部門負責人審核。4.3 若合同修改較大或涉及關(guān)鍵事項，改動后須請個別部門反復流轉(zhuǎn)批閱時，請相關(guān)部門更新簽章及日期，以確保動態(tài)反映合同流轉(zhuǎn)走向，保證時效性和對合同修改的認同。5審批、蓋章、分發(fā)5.1 超出某級授權(quán)權(quán)限的合同，會簽后的合同會簽單及附件須經(jīng)該級別最高管理層審核后報相應(yīng)級別管理層審批。5.2 合同經(jīng)辦人將批準后的合同會簽單交檔案室簽收，填寫合同（訂立、收尾）會簽表歸檔目錄表，將第一聯(lián)“會簽表”交檔案室保存。5.3 合同經(jīng)辦人通知合同簽約單位按約定的合同份數(shù)進行復印、裝訂，并先行簽字蓋章。5.4 合同經(jīng)辦人將簽約單位送來的合同送委托代理人簽字，填寫合同訂立日期，并由行政部蓋章，將第二聯(lián)“會簽表”交行政部保存。5.5 合同經(jīng)雙方簽字蓋章生效后，區(qū)域?qū)徦愫霞s部或集團成本管理中心留存一份，其余分發(fā)給對方簽約單位和項目部，并由項目部向檔案室提交歸檔的正本合同。合同經(jīng)辦人合同（訂立、收尾）會簽表歸檔目錄表6合同備案6.1 經(jīng)辦部門流轉(zhuǎn)的合同應(yīng)留存一份副本。6.2 區(qū)域?qū)徦愫霞s部或集團成本管理中心對項目部或其它職能部門流轉(zhuǎn)合同的核心內(nèi)容（乙方名稱、合同價款、付款方式）進行備案，對合同條款進行一般性審核。6.3 對于到政府部門備案用的合同，由項目部進行流轉(zhuǎn)，合同采用政府標準文本格式。該類合同在簽定之前，必須要求對方出具關(guān)于“本合同僅作為備案使用”的承諾書。6.4 區(qū)域?qū)徦愫霞s部或集團成本管理中心每月對合同流轉(zhuǎn)情況進行一次統(tǒng)計，制作合同流轉(zhuǎn)一覽表區(qū)域?qū)徦愫霞s部或集團成本管理中心合同流轉(zhuǎn)一覽表7合同履行的跟蹤、收尾和評價7.1 在合同履行過程中，區(qū)域?qū)徦愫霞s部或集團成本管理中心應(yīng)及時了解合同運行中所發(fā)生的問題，及時分析，采取措施，使合同履行過程得到控制。7.2 區(qū)域?qū)徦愫霞s部或集團成本管理中心根據(jù)各方面情況作最后匯總，對合同履行中的較大問題提出處理意見報區(qū)域或集團領(lǐng)導決議。7.3 較重要的合同履行完畢，區(qū)域?qū)徦愫霞s部或集團成本管理中心會同相關(guān)部門填寫合同履行收尾會簽表，須填寫對合同供方的綜合評價、對合同條款的經(jīng)驗總結(jié)和改進建議。7.4 區(qū)域?qū)徦愫霞s部或集團成本管理中心匯總各單位、部門意見后報區(qū)域或集團領(lǐng)導審核，并交檔案室簽收、歸檔、填寫合同履行收尾歸檔目錄表區(qū)域?qū)徦愫霞s部或集團成本管理中心合同履行收尾會簽表合同履行收尾歸檔目錄表6 權(quán)限及標準7 主要文檔文檔名稱編制部門/人員主要內(nèi)容接收部門/人員提交時限/頻率合同會簽單經(jīng)辦部門/經(jīng)辦人合同審核部門審核意見合同審核部門隨合同流轉(zhuǎn)合同（訂立、收尾）會簽表歸檔目錄表經(jīng)辦部門/經(jīng)辦人統(tǒng)計用途檔案管理部門隨時更新合同流轉(zhuǎn)一覽