文件編寫注意事項(xiàng)PPT課件.ppt

體系文件編寫培訓(xùn) 目錄一 體系文件的重要性二 體系文件的架構(gòu)三 文件的結(jié)構(gòu)四 流程圖繪制五 編寫文件五忌六 文件的審查 批準(zhǔn)七 手冊范例八 程序文件范例九 工作指導(dǎo)書范例 一 體系文件編寫的重要性體系文件在體系建立和運(yùn)行的過程中扮演著相當(dāng)重要的角色 1 符合標(biāo)準(zhǔn)要求在條文中 要求組織 建立體系 形成文件 加以實(shí)施和保持 2 工作的依據(jù)建立體系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循 保持一致和穩(wěn)定的工作方式 以避免不同的人在操作相同的工作時(shí)出現(xiàn)不一致的工作方式和標(biāo)準(zhǔn) 或者由于口頭交待溝通工作的方式和方法欠明確和清楚 3 提升管理技術(shù)水平的基礎(chǔ)當(dāng)所有的工作要求都文件化后 公司即可在此基礎(chǔ)上通過日常工作不斷地完善管理和技術(shù)支持的要求 4 防止經(jīng)驗(yàn)的流失書面化的運(yùn)行體系亦可避免由于人員的流失而導(dǎo)致經(jīng)驗(yàn)的流失 從而造成運(yùn)作上的困難 5 改善人際關(guān)系由于工作的依據(jù)全部在書面上有明確的指令 在執(zhí)行上大大減少了口頭式的命令和溝通 同時(shí)降低了同事之間的磨擦的機(jī)會 6 增強(qiáng)員工的責(zé)任心和榮譽(yù)感執(zhí)行工作人員透過文件知道自己的工作權(quán)責(zé)和內(nèi)容 明確了自己的工作范圍從而提升了工作的責(zé)任心和榮譽(yù)感 二 體系文件的架構(gòu) 一 目前建立的體系文件 一般企業(yè)均將其架構(gòu)分為四個(gè)層次 即 一階文件 手冊二階文件 程序三階文件 運(yùn)作指導(dǎo)書四階文件 表單或表格文件結(jié)構(gòu)的劃分完全取決于一間公司的規(guī)模 人員的數(shù)量同時(shí)亦需考慮公司未來的擴(kuò)充和發(fā)展等 二 文件架構(gòu)的說明1 手冊對于一個(gè)國家來說 憲法是他的根本大法 任何法律的制訂都必須依憲法的要求來擬制 而對于一間公司來說 手冊即是公司在管理制度上的根本大法 它會敘述公司在體系運(yùn)行上的大綱要求 簡言之 手冊即要求我們應(yīng)該要做哪些工作 2 程序書程序即是明確工作進(jìn)行規(guī)定的途徑 亦就是說 針對手冊要求要做的工作和要求程序需詳細(xì)描述此工作如何來做 文件化的程序通常包括在活動的目的和范圍 做什么事情和由誰來做 何時(shí) 何地和由誰來做 應(yīng)使用什么工具 設(shè)備和文件 如何對活動進(jìn)行控制和記錄等 3 運(yùn)行指導(dǎo)書工作指導(dǎo)書是工作的明確指示 它需詳細(xì)敘述某一具體的工作如何來執(zhí)行和操作 4 表單格式化的記錄清晰明了 易于保管 所以在編撰文件時(shí) 就應(yīng)適當(dāng)?shù)脑O(shè)計(jì)用以做記錄的表格 值得注意的是大量的或設(shè)計(jì)復(fù)雜的表格會令工作復(fù)雜化 降低效率 所以設(shè)計(jì)表格應(yīng)力求共用 在表達(dá)明白的前提下 精簡填定項(xiàng)目和內(nèi)容 一般來說 一項(xiàng)工作涉及到多個(gè)部門則在編制文件時(shí)寫成程序 例如糾正和預(yù)防措施程序等 而工作只和自己部門有關(guān)的作業(yè)在編制文件時(shí)做成運(yùn)行指導(dǎo)書的格式 三 文件的結(jié)構(gòu)一份文件的結(jié)構(gòu)往往視乎文件內(nèi)容的需要 一份文件一般完整結(jié)構(gòu)有 1 目的2 范圍3 權(quán)責(zé)4 定義5 作業(yè)內(nèi)容 文件內(nèi)容6 附件現(xiàn)將文件結(jié)構(gòu)應(yīng)敘述的內(nèi)容做一詳細(xì)敘述 1 目的應(yīng)敘述編制此文件的作用和目的 即 做這件事是為了什么 2 范圍規(guī)定此文件應(yīng)用的場合和時(shí)機(jī) 范圍的界定直接決定文件的功能范圍 所以編寫時(shí)應(yīng)注意它的涵蓋性 3 權(quán)責(zé)即在文件運(yùn)行中相關(guān)單位及人員所擔(dān)負(fù)的權(quán)責(zé) 一般在文件敘述時(shí)常會就相關(guān)人員擔(dān)負(fù)的權(quán)責(zé)略為敘述 但是亦有公司只敘述和此文件有關(guān)的主導(dǎo)部門和相關(guān)部門的權(quán)責(zé) 4 定義亦即名詞解釋 針對文件中用到的專業(yè)術(shù)語 英文縮寫的做明確說明 會令文件內(nèi)容更清楚明白 5 作業(yè)內(nèi)容即工作執(zhí)行的方法 過程和要求 一般將作業(yè)內(nèi)容的編寫分為兩個(gè)部份 1 以流程為導(dǎo)向 通常以流程圖的形式描述工作進(jìn)行和程序 會更容易了解文件內(nèi)容 但是并非每份文件都需流程圖 完全視乎文件類型 2 以職責(zé)為導(dǎo)向 通常以公司職責(zé)為主 進(jìn)行敘事性描述 6 參考文件資料用以索引文件中所提到或引用的文件資料 在索引文件時(shí) 最好將文件的編號同時(shí)附在文件名之后會易查找 但是不可將文件版本附上 7 附件一般用以對應(yīng)文件內(nèi)容中所提及的記錄及所使用的表單 公司所有的表單都應(yīng)從此而來 最好將表單的編號標(biāo)在名稱后 以上是一份文件的完整結(jié)構(gòu) 但是并非所有的文件都應(yīng)依循此固定的結(jié)構(gòu) 鑒于文件的內(nèi)容的需要可適當(dāng)?shù)娜コ恍┎贿m用的項(xiàng)目 但是為了整齊亦可統(tǒng)一文件結(jié)構(gòu) 四 流程圖繪制在編制文件的過程中 適當(dāng)?shù)刂谱饕恍┝鞒虉D 會更容易理解文件內(nèi)容和加深印象 流程圖的制做不拘形式 最主要的是能做到清楚明了即可 1 流程圖常將用的符號 體系文件編寫 例一 培訓(xùn)流程 培訓(xùn)需求 培訓(xùn)實(shí)施 培訓(xùn)考核 培訓(xùn)計(jì)劃 培訓(xùn)總結(jié)分析 例二 培訓(xùn)流程執(zhí)行項(xiàng)目執(zhí)行人記錄培訓(xùn)需求各部門 培訓(xùn)申請單 培訓(xùn)計(jì)劃人事 培訓(xùn)計(jì)劃 培訓(xùn)實(shí)施人事 各部門 簽到表 培訓(xùn)教材 培訓(xùn)考核人事 部門長 培訓(xùn)評估表 培訓(xùn)總結(jié)分析人事 總結(jié)報(bào)告 例二流程圖將執(zhí)行項(xiàng)目 執(zhí)行人及使用的記錄分開注明 易看易懂 也是制做流程圖的常用方法之一 總之 使用流程圖的目的就是清晰明了 一目了然 如果有些工作太過復(fù)雜和繁瑣 當(dāng)制成流程圖時(shí)或許不容易看明白 所以應(yīng)注意流程圖使用的時(shí)機(jī) 2020 1 9 16 五 編寫文件的五忌 一 忌簡單草率 未將所有的工作要求都納入體系 二 忌過于彈性化 失去可操作性 三 忌理想主義化 導(dǎo)致無法實(shí)施 四 忌部門主義化 導(dǎo)致其他部門無法配合 五 忌咬文嚼字 理解困難 六 文件的審查 批準(zhǔn)文件制做完成后交回其部門主管或總經(jīng)理審核后即可頒布使用 但是對于規(guī)模較大的公司 這種做法欠妥當(dāng) 因?yàn)椴块T專業(yè)化的一些文件由本部門自行審批可能沒有問題 但是非部門專業(yè)化涉及諸多部門工作內(nèi)容的由制做部門核準(zhǔn)使用 掩蓋了其他部門的要求的意見 在使用中難免會對其他部門造成困擾 甚至引起磨擦 所以對于文件的審查和核準(zhǔn) 許多公司規(guī)定了不同審查和核準(zhǔn)方式 例 文件審查 核準(zhǔn)權(quán)限文件類別審查核準(zhǔn)手冊管理者代表總經(jīng)理程序管理者代表總經(jīng)理指導(dǎo)書 表單部門主管總經(jīng)理一般來說結(jié)合相關(guān)部門主管審查文件最主要的作用是提出適合于其部門的意見 并加以修訂補(bǔ)充 以使文件的內(nèi)容更完善和更具操作性 七 手冊的編制為編制好手冊 應(yīng)注意與它有關(guān)的如下幾方面 1 作用 1 明確組織各部門及全體員工的職責(zé)及其相互關(guān)系 2 向組織員工和相關(guān)方展示本組織管理的總框架 3 向組織各相關(guān)人員提供操作執(zhí)行管理體系的規(guī)范依據(jù) 4 向組織各相關(guān)人員提供查詢所需文件與記錄的途徑 2 內(nèi)容根據(jù)ISO的要求 作為手冊 其內(nèi)容應(yīng)包括 1 方針 目標(biāo) 指標(biāo)和管理方案 實(shí)施與運(yùn)行直至評審等 2 與管理 執(zhí)行 審核或評審有關(guān)的機(jī)構(gòu)的人員的職責(zé) 權(quán)限及相互關(guān)系 3 管理體系要素的描述 4 程序文件的結(jié)構(gòu) 說明與查詢路徑 5 關(guān)于手冊評審 修改和控制的規(guī)定 3 結(jié)構(gòu)與格式 1 目錄 2 前言 包括 組織概況 服務(wù)流程 組織簡介 手冊梗概 手冊和體系文件的適用范圍與應(yīng)用領(lǐng)域等 3 正文 包括 方針 目標(biāo)與指標(biāo) 管理方案 實(shí)施與運(yùn)行 組織結(jié)構(gòu)于職責(zé) 培訓(xùn)意識與能力 信息交流 管理體系文件 文件控制 體系運(yùn)行與控制 檢查糾正措施 監(jiān)測與測量 不符合糾正與預(yù)防措施 記錄 管理體系審核等 4 手冊管理規(guī)定 5 使用的標(biāo)準(zhǔn)術(shù)語 6 手冊要求 標(biāo)準(zhǔn)要求 對應(yīng)的程序文件名稱 程序適用的內(nèi)容與范圍 該程序的主管部門及相關(guān)部門的職責(zé)與任務(wù) 對該過程的控制 及要求等 7 附錄 4 編制方法 1 先分散 后集中 2 先員工 后評審組 3 先程序文件 后手冊和操作指導(dǎo)文件 構(gòu)成手冊的每一部分 都可制成如表3 4所示的環(huán)境方針文件化格式來表示 八 管理體系程序文件的編制1 定義所謂程序 是指為進(jìn)行某些活動所規(guī)定的途徑 所謂程序 是指將組織的方針 目標(biāo) 指標(biāo)和方案轉(zhuǎn)化成為具體的指導(dǎo) 所謂管理體系程序文件 是指為完成體系要求的活動所規(guī)定的方法 管理體系的程序文件所要回答的問題 主要包括 1 活動的目的和范圍 2 采用的材料 設(shè)備 文件 3 對活動進(jìn)行的控制與記錄 4 做什么 為何做 何時(shí)做 哪里做 誰來做 怎么做 2 格式內(nèi)容作為程序文件的正文內(nèi)容 同樣應(yīng)是ISO所規(guī)定的4 1 4 6內(nèi)容 其具體格式為封面 目錄 正文 修改程序的規(guī)定或說明等 3 編制的方法步驟 1 清理和綜合分析組織原有規(guī)章制度 管理及其運(yùn)行情況 2 制訂程序文件明細(xì)表 3 分工負(fù)責(zé)進(jìn)行編寫 4 組長匯總和總編 具體編制時(shí) 可將每一程序文件表格化 示例如表3 5 管理體系文件示例 26 九 作業(yè)指導(dǎo)書和其它文件的編寫指導(dǎo)書 或是檢查性文件 是具體 詳細(xì)的操作說明性文件 是有效實(shí)施管理體系的一個(gè)關(guān)鍵部分 也是企業(yè)整個(gè)管理體系不可分割和缺少的一部分 它必須按操作步驟順序進(jìn)行編寫 來不得半點(diǎn)含糊 它的編寫可先交由經(jīng)過培訓(xùn)的相關(guān)人員來完成 然后由組長進(jìn)行修改 完善和統(tǒng)編 其它文件包括 各類圖示 表格 報(bào)告 組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì) 使之簡單明了 直觀易懂 制訂作業(yè)指導(dǎo)書 必須注意以下方面 1 要求 1 寫下作業(yè)程序 使相關(guān)員工可獲得 并可監(jiān)測 記錄和更新 2 作業(yè)指導(dǎo)適用于日常活動和安排 以及異常的作業(yè)和緊急狀態(tài) 3 當(dāng)事人發(fā)生變化時(shí) 行動應(yīng)繼續(xù)和保持 4 要有監(jiān)測和控制的安排與活動 5 承包商 供應(yīng)商和其它實(shí)施活動安排 6 產(chǎn)品 過程和其它改變程序等 7 完成方針和方案所需的其它要求 2 分類從不同的角度出發(fā)