禮品管理制度.doc

禮品管理規(guī)定 頁次：8/11禮品管理制度本制度適用于有限公司對外會議或者經(jīng)營活動中與禮品采購與制作、領用、贈送、收受相關的所有行為。一、管理職責，公司辦公室為禮品的歸口管理部門。1、負責禮品的采購、接收、發(fā)放，登記造冊、保管、處理等項工作。2、負責進行禮品集中制作、采購招標工作。3、負責組織小批量、臨時性使用禮品的采購。4、負責按月度禮品預算計劃審核禮品費用支出。5、負責辦理禮品費的請款、借支、財務報銷審核手續(xù)。6、負責禮品集中制作及采購工作，對本制度約定的禮品采購詢價進行復核。二、需求分析1、內(nèi)部客戶需求溝通（通過禮品傳遞的信息），根據(jù)年度部門工作規(guī)劃，了解會議信息及禮品需求情況，包括基本情況、文化特色、品牌信息、產(chǎn)品情況、市場情況等。理解定做禮品傳遞信息，設計禮品方案。2、分析定做禮品的用途（使用禮品要達到的目的），定做禮品的用途是個重點。不同用途的禮品定做要達到的目標不同。根據(jù)禮品需求不同，分為：商務禮品、會議禮品。三、禮品用途1、商務禮品是指對外進行商務交流活動、加強協(xié)作和聯(lián)系時使用的禮品。細分為標志性禮品、交際性禮品二類。1) 標志性禮品：用于品牌形象展示和宣傳，禮品多為贈送形式，側(cè)重公司理念形象展示。具有強烈的公司禮品定做特色，刻有公司LOGO標志的禮品。2) 交際性禮品：狹義的商務禮品。用于日常的各種商務交際場合，提升送禮人與受贈者關系和情感的商務禮品，重點考慮受贈者對禮品個體需求，較為雅致又具有實用性的禮品一般都會受到歡迎，比如紅酒、紫砂壺、茶葉、字畫等。 2、會議禮品是指會議、周年慶典或年度表彰時使用的禮品。會議禮品表示對與會者的關心。受贈者多為活動或事件的參與者，根據(jù)會議的需求和參與者的需求確定禮品。會議紀念禮品可分為三類。1) 周年慶典紀念禮品：主要用于開業(yè)、周年慶典、典禮等重大事件。表達慶典情感的載體。對于參會人員來說不僅是簡單的紀念品，還可以在日常生活中切實用得上。2) 會議紀念品：主要用于各類業(yè)務會議、品牌推廣會、產(chǎn)品推廣會、患者會的禮品。禮品價值相對不高，但是具備良好的傳播展示性，同時便于規(guī)模發(fā)放。比如廣告類禮品。3) 商業(yè)學術會議紀念品：主要用于論壇、講座、學術交流場合，以表示感謝、拉近關系，鞏固關系等。會議多為高端的研討會或半公開的高端學習形式，紀念品側(cè)重于品位與實用性。四、禮品種類1、辦公用品：此類產(chǎn)品包括紙磚、本冊、文件夾等，既可用于商務廣告禮品贈送，也可在單位內(nèi)部使用，特點是廣告位置顯著，本冊、文件夾還可加公司簡介，適合辦公場合贈送。 2、廣告筆：小巧實用、功能多樣，無論大量派發(fā)還是專門贈送，均有適宜選擇 包括：圓珠筆、簽字筆、造型筆、品牌筆等。 3、廣告表：在提醒人們關注時間的同時，也提醒關注你的品牌。屬中高檔禮品。包括：塑膠殼表、金屬殼表、多功能表等類型。 4、廣告服飾：真正的“親密”接觸，讓品牌深入。包括：文化衫、T恤衫、夾克衫、馬甲、廣告帽、絲巾、領帶等。 5、電子產(chǎn)品：實用性和技術性，現(xiàn)代人自然偏愛科技化的禮品。包括：計算器、收音機、電子萬年歷、PDA、電子保健產(chǎn)品等。 6、皮制品：皮革的魅力在于渾然天成與精巧，是常用的高檔商務禮品。包括：名片夾、鑰匙包、化妝包、銀夾、票夾、公文包等。 7、案頭精品：具有華麗的外觀與考究的品質(zhì)，配合精美的廣告標志制作，是流行的正式商務場合的高檔贈品。 8、水晶制品：本身透徹、晶瑩，有品質(zhì)。采用人工水晶材料，可加工成多種形狀，配以精美包裝，適用于重要活動紀念與頒發(fā)獎項。9、箱包制品：實用型禮品，適用于會議、講座、展覽會等。包括：硬幣包、筆袋、旅行箱、電腦包、休閑包、公文包等 10、家居用品：讓對企業(yè)品牌的記憶生活角落。包括適合展會、促銷贈送的低檔禮品以及瑞士軍刀、名牌電器等高檔VIP禮品。 11、廣告?zhèn)恪づ瘢簩嵱眯詮?，廣告位置顯著，作為夏季展會贈品。 12、胸徽匙扣：樹立公司品牌形象，適合展會，應用于商務場合。 13、POP、EVA：價格低廉、色彩鮮艷，包括PVC筆筒、廣告扇、氣球、軟膠筆、塑膠像框、鼠標墊等 14、塑膠制品：有戶外廣告的效果，用于展覽會和大型公共活動的會場布置。包括：大型充氣物、造型充氣物、自動充氣氣球等。15、金箔古幣：文化品位，具有較高的藝術性和觀賞性，高檔贈品。16、工藝制品及古玩：具有較高的藝術性和收藏價值。適用于重要活動紀念和高級商務活動贈送。包括銅器、錫器、陶瓷等工藝品。17、包裝制品：精美包裝物品。包括各種材料包裝盒、包裝袋、紙袋。18、禮金卡。五、采購制作1、禮品集中制作與采購：每年10月份由辦公室組織“禮品采購計劃分析會”，由會議需求部門填寫年度禮品采購預算表附件1。辦公室根據(jù)禮品需要擬定公司“全年禮品集中制作或采購方案”，包括：設計理念、圖樣（效果圖），所用材料、規(guī)格、單價、數(shù)量等，由辦公室按需求時間表進行招標制作和采購工作，禮品費用按需求具體使用計劃分攤至部門。2、 日常禮品采購：各部門因業(yè)務需要領用禮品的，原則上領用公司庫存禮品，如果庫存禮品不能滿足需要，審批后單項禮品采購金額在 1000元、總額50000元以上的，則根據(jù)附件1、2、3由辦公室負責組織設計制作采購；3、 特殊禮品的購買制作：針對公司重要客戶，由公司辦公室批準或高管安排緊急的重要禮品采購，按照附件2禮品采購申請單經(jīng)過審批后由辦公室負責采購落實。4、 日常禮品制作：公司舉辦各類活動使用的有紀念價值的禮品制作，可根據(jù)會議活動組辦部門與辦公室共同組織設計、制作訂購。五、入庫與使用1、建立禮品接收與放發(fā)臺賬，每半月盤點一次，做到賬賬相符、賬實相符。2、價值在100元以下的禮品，按以下程序申領發(fā)放：1) 禮品使用人填寫“禮品領用審批單”附件4，部門負責人審核后，報辦公室負責人審批領用；2) 辦公室負責審核贈送是否有重復交叉現(xiàn)象，并根據(jù)存貨對各部門間禮品的均衡分配、種類調(diào)配等做出安排；3、 單件價值在2011000元的禮品，由辦公室分管領導審批后，按上述程序執(zhí)行。1000元以上禮品報總經(jīng)理審批后執(zhí)行；4、 外地、項目現(xiàn)場、應急性購買的禮品或特殊項目、特殊禮品，無論價值大小，統(tǒng)一由分管領導或總經(jīng)理批準，直接辦理。經(jīng)辦單位或經(jīng)辦人及時到辦公室辦理有關入庫、領取和登記手續(xù)，具體操作按上述程序執(zhí)行。5、 公司批準組織的各類大型活動，包括各種會議、慶典活動、聚會、項目驗收、技術或市場推廣會等，作為專項費用，由會議主辦部門在辦公室領取發(fā)放，原則上使用庫存禮品，需要特別制作時，按本程序?qū)徟鷪?zhí)行。六、費用控制1、各相關部門將全年的會議計劃、禮品預算報辦公室備案。2、禮品費用開支在部門全年資金預算中列支。公司批準集體組織的各類大型活動，包括各種會議、慶典活動、聚會、項目驗收、技術或市場推廣會等經(jīng)公司高管批準后申請專項資金，公司高管安排的會議（活動）禮品在高管專項資金中列支。3、辦公室在年度預算額度范圍內(nèi)安排制作或采購禮品的費用，根據(jù)禮品采購方案和禮品入、出庫單，分攤計入各部門管理費用中。4、在審批額度范圍內(nèi)的禮品領用，辦公室即可同意發(fā)放。超過當月額度范圍的，按規(guī)定程序?qū)徟髨?zhí)行。費用將要超過年度預算的，財務部提示費用預警，辦公室負責人應在“禮品領用審批單”上明確批示后，在不超過年度預算前提下，轉(zhuǎn)報公司高管審核后方可辦理領用手續(xù)。預期要超過年度預算的，應按年度預算增補程序報審后執(zhí)行。5、費用實際發(fā)生時，根據(jù)本規(guī)定要求的各項審批單，作為費用實際發(fā)生的審核依據(jù)。七、禮品接受1、公司員工在經(jīng)營活動中，嚴禁公開索要或暗示對方贈送禮品。如遇對方贈送禮品而不能謝絕的，可以接受，必要時酌情回贈公司禮品。2、按市價折合人民幣200元以上的禮品，自接受之日起10天內(nèi)，填寫“禮品上繳單” 附件6，由部門負責人簽字后，將第二聯(lián)與禮品轉(zhuǎn)交辦公室。情況特殊時，上繳人可直接到辦公室辦理。3、對已登記入冊的禮品，有重復使用價值的，公司可以轉(zhuǎn)贈賓客，或者按市價5折內(nèi)部處理。處理時，應優(yōu)先照顧受禮人的需要，特殊情況下，經(jīng)公司分管領導批準，可少收或免收價款。禮品處理所得款項，一律入公司專門賬戶管理使用。八、禮品贈送1、贈送對象的身份、個性以及贈送方式、地點要與禮品的特點相適宜；多人場合，要注意區(qū)分受贈人的不同職位，考慮選擇不同檔次、品種的禮品；重復贈送時，注意花樣品種的更換。2、避免禮品的重復贈送或漏送。同一單位同一客戶在同一次贈送活動中，要避免公司或部門多頭贈送現(xiàn)象；或其相反，遺漏重要客戶。3、普通禮品贈送，目的是加強與客戶溝通，給客戶留下良好的印象和記憶。贈送禮品時，注意了解授贈人的個性特點，講究品位、格調(diào)，采取不同方式，做到既不鋪張浪費，又能收到實效。九、附件表單附件1年度會議禮品需求表附件2會議禮品需求表附件3禮品采購申請單附件4禮品采購詢價記錄表附件5禮品領用審批單附件6禮品領用登記臺帳附件7禮品上繳單附件8禮品上繳登記臺帳附件1禮品采購預算表會議類型/時間/名稱50人以下及名稱100人以下及名稱150人以下及名稱200人以下及名稱200人以上及名稱合計場次1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月合計單件禮品類型/標準/數(shù)量50元以下及數(shù)量100元以下及數(shù)量200元以下及數(shù)量300元以下及數(shù)量300元以上數(shù)量合計費用辦公類禮品廣告類禮品電子類禮品皮革類禮品案頭精品水晶制品箱包制品胸徽鑰扣工藝制品陶瓷古玩金箔古幣包裝制品戶外廣告品禮金卡合計部門負責人： 統(tǒng)計時間：附件2會議禮品申請表會議（活動）禮品申請表會議主辦部門 ： 會議（活動）名稱：會議類型與禮品用途 商務禮品 會議禮品禮品選擇 辦公類禮品 廣告類禮品筆、表等 電子產(chǎn)品 皮革制品 案頭精品 水晶制品 箱包制品 胸徽鑰扣 工藝品 金箔古幣 陶瓷古玩 包裝制品 禮金卡 戶外廣告品禮品單價標準：時間要求：會議部門申請人：聯(lián)系電話：事 項內(nèi) 容備 注一、嘉賓情況：1、人數(shù)2、單位3、民族4、性質(zhì)5、平均年齡二、禮品數(shù)量三、品牌或制作說明五、費用總額審批：經(jīng)辦部門：經(jīng)辦人：附件3禮品采購申請單部門： 申 請 內(nèi) 容序號禮品名稱規(guī)格數(shù)量單價預算用途說明12345678合計申請人/時間采購制作負責人/時間辦公室負責人辦公室分管領導/時間總經(jīng)理審批禮品管理規(guī)定 頁次：9/11附件4定制禮品采購詢價記錄表供應商型號單價型號單價型號單價型號單價價格匯 總合計辦公室意見采購部意見辦公室分管領導意見總經(jīng)理審批 上海中信國健藥業(yè)股份有限公司 S3-2011Shanghai CP Guojian Pharmaceutical Co., Lt