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檔案知識簡報青島遠洋船員學(xué)院檔案室 2010-第003期（總第024期）檔案工作動態(tài) 4月6日，學(xué)院召開2010年檔案工作會，各部門分管檔案工作的負(fù)責(zé)人及兼職檔案員參加，院長高玉德出席并講話，院辦主任姜仕倩主持會議。高院長要求全體檔案員認(rèn)真學(xué)習(xí)劉義權(quán)同志先進事跡，并就學(xué)院檔案工作，提出五點要求：一要提高檔案服務(wù)能力，全方位服務(wù)學(xué)院改革發(fā)展需要，要實施跟蹤服務(wù)，及時跟進膠南新校區(qū)建設(shè)項目及職工住宅樓建設(shè)項目，指導(dǎo)項目建設(shè)單位加強檔案建設(shè)與管理；二要加強檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，建立健全學(xué)院檔案管理工作制度，使學(xué)院檔案管理工作有法可依，有章可循；三要強化管理措施，確保檔案安全，加強內(nèi)部和計算機網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)安全管理，杜絕檔案安全管理事故發(fā)生；四要強化檔案資源建設(shè)，采用新的信息管理技術(shù)，不斷提高檔案的管理水平，增強檔案信息開發(fā)能力；五要提高檔案管理隊伍素質(zhì)，增強創(chuàng)新意識，不斷推進學(xué)院檔案工作取得新的成績。 4月14日，學(xué)院全體專兼職檔案員在第一會議室參加了國資委組織召開的中央企業(yè)檔案工作視頻會，副院長周明順出席。與會人員認(rèn)真收聽收看了國家電網(wǎng)等四家中央企業(yè)檔案管理經(jīng)驗交流、國家檔案局楊東權(quán)局長關(guān)于中央企業(yè)如何做好檔案工作的講話以及國資委副主任李偉的講話。李偉在講話中對中央企業(yè)檔案工作提出七點要求：做好檔案工作必須要任務(wù)到位、責(zé)任到位、機構(gòu)到位和投入到位；加強檔案基礎(chǔ)建設(shè)；加強檔案業(yè)務(wù)管理；加強檔案信息化建設(shè)；加強檔案信息資源的利用開發(fā)水平；加強檔案工作隊伍建設(shè)；提升檔案工作管理水平。學(xué)院將按照國資委和中遠集團的要求，進一步學(xué)習(xí)領(lǐng)會會議精神，力爭在檔案制度建設(shè)、信息化建設(shè)、兼職檔案員培訓(xùn)、提高檔案管理水平等方面實現(xiàn)新的突破。學(xué)院檔案室根據(jù)檔案會議精神，實施跟蹤服務(wù)，及時跟進職工住宅樓建設(shè)項目，與基建部門及時溝通，掌握職工住宅樓的第一手資料。根據(jù)山東省教育廳、山東省檔案局關(guān)于對高等學(xué)校檔案管理辦法貫徹落實情況進行檢查的通知，檔案室正按照要求，牽頭組織迎檢材料、撰寫自查報告。 2010年的歸檔工作已經(jīng)開始，檔案室將按照下發(fā)的2010年歸檔范圍及收發(fā)文目錄來對各部門移交的檔案進行歸檔率的考核。檔案知識知多少檔案是人的主觀意識的產(chǎn)物 什么是檔案，一般人很難說清楚，中外檔案學(xué)者對檔案的內(nèi)涵與外延從不同的角度進行了深入的分析，給出了許多定義，但至今，尚未有一個定義被大家所普遍接受。這現(xiàn)象與文化的研究有著諸多相似之處。為什么時候會出現(xiàn)這種狀況呢？是因為檔案與人的主觀意識有著極大的關(guān)系。一旦涉及人的主觀意識，要想取得一致的認(rèn)識，就會存在許多的困難。 檔案不是一種自然物，而是人類社會發(fā)展一定時期后創(chuàng)造出來的事物，是人類的創(chuàng)造物。同人類社會的許多其它工具一樣，檔案是人類為延伸和拓展自身的記憶功能而創(chuàng)造出來的記憶工具。檔案的出現(xiàn)克服了人的生物記憶的容量、保真、傳播、集中等諸多缺陷，構(gòu)成為一種社會的記憶系統(tǒng)。與其它的人類創(chuàng)造物不同，檔案并非是一種新的物質(zhì)產(chǎn)品，而是通過將現(xiàn)實生活中產(chǎn)生的原始記錄材料進行選擇留存下來的，并被賦予新的職能而轉(zhuǎn)化過來的，而這些被視作“檔案”的創(chuàng)造物，在轉(zhuǎn)變的過程中其物質(zhì)外觀上并沒有發(fā)生任何變化，而使之發(fā)生變化的是人們的主觀意識檔案意識。檔案意識包括對原始記錄材料的選擇、鑒定、控制，以及檔案利用的設(shè)計。正是這種特性，使得許多檔案學(xué)者也在檔案理性認(rèn)識信手拈來關(guān)系上糾纏不清。檔案是對社會信息系統(tǒng)的一種控制機制。因此，我們從根上來判斷，檔案的形成過程中發(fā)生決定性作用的是人們的主觀意識。 在人類社會之初，形成檔案的主觀意識很單純，主要是為了提升人的記憶功能，完成文化積累，并實現(xiàn)社會共享。但當(dāng)檔案構(gòu)成一種社會資源之后，對社會生活的影響越來越大，逐漸被社會中的強勢者所控制，成為一種壟斷資源而掌控社會的話語權(quán)，成為了維護自身利益的重要工具，如同社會的其它財富一樣，檔案的留存和供給方式也形成了分配與再分配的利益權(quán)衡的格局。由于檔案與利益發(fā)生聯(lián)系，檔案的意識便會因體制、意識形態(tài)、文化習(xí)俗等社會因素的影響而有不同的內(nèi)涵，在對檔案的判定上也會有不同的標(biāo)準(zhǔn)，正是這些原因使檔案的定義變得難以琢磨。同時，檔案在發(fā)展的過程中，也被不斷地賦予新的社會功能，這種動態(tài)發(fā)展演變的態(tài)勢，使得檔案的內(nèi)涵難以確認(rèn)。 我們提出“檔案是人的主觀意識的的產(chǎn)物”的觀點的理論指導(dǎo)意義在于：第一，我們不能從物質(zhì)外觀的角度將檔案與其前身（文件、照片、錄像、錄音等原始記錄材料）混為一談，檔案在經(jīng)過了人的主觀意識之后，已形成為一種新的具有不同于其前身的社會職能的新事物，不能忽視這一本質(zhì)差別。第二，我們在判斷是否具有檔案屬性時，應(yīng)該先考察是否具有有意留存、經(jīng)過選擇、集中保存并以備再次查考的檔案意識，不能從地底下一挖出來的具有原始記憶意義的材料，便斷定其為檔案。第