品管圈會(huì)議之運(yùn)作方法.doc

QCC培訓(xùn)教材品管圈會(huì)議之運(yùn)作方法1集會(huì)的目的1.1集會(huì)的目的，在于尋求有價(jià)值的結(jié)論。會(huì)而不議議而不決決而不行行而不果這樣的會(huì)議是最浪費(fèi)的行動(dòng)。1.2會(huì)議要決1、會(huì)議是：（1） 多數(shù)的人集合在一起。（2） 互相交換意見(jiàn)。（3） 在主持人的領(lǐng)導(dǎo)下。（4） 為獲得有價(jià)值的結(jié)論，而共同努力的一種民主的有效管理工具。2、會(huì)議的效果在于：（1） 加強(qiáng)大家的參與感。我們今天先將圈的活動(dòng)進(jìn)行分工（2） 結(jié)集大家的智慧、創(chuàng)意，以產(chǎn)生良好的結(jié)論。（3） 提高實(shí)踐的意欲。（4） 建立同心協(xié)力的企業(yè)體制。2輔導(dǎo)員、圈長(zhǎng)、圈員之任務(wù)2.1輔導(dǎo)員的任務(wù)：（1） 了解圈會(huì)進(jìn)行情況，討論離題太遠(yuǎn)，應(yīng)予提示。（2） 婉轉(zhuǎn)調(diào)整圈員不正確的意見(jiàn)和想法。（3） 盡量采用舉例誘導(dǎo)方式，協(xié)助圈長(zhǎng)解決會(huì)中困難。（4） 接納會(huì)中困難問(wèn)題請(qǐng)求協(xié)助的建議。（5） 經(jīng)常給予安排有關(guān)活動(dòng)所需知識(shí)的教育訓(xùn)練。（6） 公正的評(píng)價(jià)及贊賞。2.2圈長(zhǎng)的任務(wù)：像登山者，流著汗，有目標(biāo)，有行動(dòng)，有信心，拼命向上爬。（1） 準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)，并且不延長(zhǎng)預(yù)定終了時(shí)間。（2） 了解會(huì)議目的，照程序領(lǐng)導(dǎo)討論，并且集中圈員的意志（向心力）。（3） 對(duì)不說(shuō)話的圈員要誘導(dǎo)他。（4） 不要忘記開(kāi)會(huì)前選定記錄。（5） 意見(jiàn)處理務(wù)求公平，不要看輕不同意見(jiàn)。（6） 申述自己的意見(jiàn)要縮短，而且要傾聽(tīng)他人之意見(jiàn)。（7） 防止討論陷入混亂狀態(tài)，并且隨時(shí)整理討論內(nèi)容。（8） 決議或結(jié)論事項(xiàng)，力求共識(shí)，征求承認(rèn)（全員參與全員負(fù)擔(dān)）。（9） 確實(shí)根據(jù)PDCA管理循環(huán)從事活動(dòng)，并且檢討集會(huì)的效果。（10） 集會(huì)計(jì)劃之?dāng)M定與實(shí)施。2.3圈員的任務(wù)：用自己的智慧及行動(dòng)，來(lái)開(kāi)拓明日的工作場(chǎng)所。（1） 遵守開(kāi)會(huì)時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)出席。得趕快點(diǎn)，別誤了QCC會(huì)議（2） 對(duì)于議題要事先準(zhǔn)備好自己的意見(jiàn)。（3） 因故不能出席時(shí)，要事先通知主持會(huì)議的人。（4） 積極提供意見(jiàn)，要對(duì)品管圈活動(dòng)目的的達(dá)成有貢獻(xiàn)。（5） 透過(guò)品管圈活動(dòng)，多方面學(xué)習(xí)以提高自己的能力。（6） 發(fā)言務(wù)求簡(jiǎn)潔，不要中途打斷他人的發(fā)言，或?qū)€(gè)人攻擊。（7） 不要提出與主題或與全體無(wú)關(guān)的事情。（8） 表示與他人相反意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)以親切態(tài) 度與語(yǔ)氣說(shuō)明。（9） 不提出違背公司整體目標(biāo)的意見(jiàn)，一 切以大局著想。（10） 順從圈長(zhǎng)最終的決定，并且協(xié)助之。3圈會(huì)方式3.1圈會(huì)的時(shí)機(jī)1、有關(guān)的事項(xiàng)傳達(dá)時(shí)。2、教育訓(xùn)練（研討會(huì)或觀摩會(huì)心得報(bào)告）時(shí)。3、活動(dòng)中需要全員參與決定時(shí)（協(xié)調(diào)溝通意 見(jiàn)或表決）。3.2圈會(huì)的時(shí)間1、 利用朝會(huì)（每天早上5-10分鐘）。2、 工作告一段落或工作空檔時(shí)（以不超過(guò)60分鐘為宜）。3、 利用中午休息時(shí)間（約30分鐘）。4、 下班后（約20分鐘）。5、 上班中（請(qǐng)示核準(zhǔn)開(kāi)會(huì)，約30-60分鐘）。6、 利用假日（如郊游、聚會(huì)）時(shí)間。7、 預(yù)定每月第一個(gè)星期一來(lái)集會(huì)（約30-60分）。3.3圈會(huì)的地點(diǎn)1、 工作場(chǎng)所：工作場(chǎng)所較容易進(jìn)行。2、 會(huì)議室：預(yù)先申請(qǐng)使用。3、 聚餐：中餐或晚餐聚集在一起。4、 郊游：野外心情較輕松。5、 家中小聚會(huì)議：成員互相輪流作客集會(huì)。4會(huì)議進(jìn)行方法4.1圈會(huì)的準(zhǔn)備1、 確認(rèn)全員參加，用口頭傳達(dá)或用通知單傳閱（見(jiàn)下表）。2、 圈會(huì)時(shí)間、場(chǎng)所、成員每人都必須知道很清楚（場(chǎng)所要早日申請(qǐng)，要確定當(dāng)日可以使用）。3、 上次圈會(huì)決議事項(xiàng)是否完成，要檢核一下，若已完成亦要確認(rèn)清楚。注：品管圈會(huì)會(huì)議通知單 圈名： 年 月 日一、小組將舉行本期活動(dòng)第 次會(huì)議二、日期： 年 月 日三、時(shí)間： 時(shí) 分 時(shí) 分四、地點(diǎn)：五、議題：六、主席：七、輔導(dǎo)員：八、傳閱： 課長(zhǎng)組長(zhǎng)班長(zhǎng)圈長(zhǎng)4、 圈會(huì)的討論內(nèi)容要點(diǎn)要早點(diǎn)想出。（有必要時(shí)，要準(zhǔn)備資料。每次一個(gè)小主題，而范圍要適當(dāng)。）4.2圈會(huì)的實(shí)施1、 圈長(zhǎng)報(bào)告本次圈會(huì)主題，討論內(nèi)容及預(yù)定時(shí)間，同時(shí)介紹本次會(huì)議主席及記錄。2、 上次會(huì)議決議執(zhí)行情形報(bào)告。3、 討論事項(xiàng)：（1） 主席和圈長(zhǎng)要用心造成全員發(fā)言的氣氛。（2） 圈會(huì)的時(shí)間有限，所以需要將重要檢討的議題，優(yōu)先提出討論。得想個(gè)辦法讓所有成員在今天的會(huì)議中發(fā)言（3） 問(wèn)題或議題，討論未有方向，或者未能得到結(jié)論時(shí)，就不能再進(jìn)行討論其他議案。（4） 為了促使成員每人能夠自由發(fā)言，可利 用腦力激蕩法使圈會(huì)的發(fā)言勇躍。（5） 若主題牽涉較廣時(shí)，可先發(fā)給發(fā)言單， 開(kāi)會(huì)前收集綜合一下，較能把握時(shí)間。 （見(jiàn)下表）注：品管圈會(huì)會(huì)議發(fā)言單一、請(qǐng)您準(zhǔn)時(shí)出席，并請(qǐng)將本單填妥發(fā)言?xún)?nèi)容后在 月 日以前交回，謝謝！二、本次議題：三、發(fā)言?xún)?nèi)容：1、2、3、4、5、 發(fā)言人： 月 日4、 臨時(shí)動(dòng)機(jī)（1） 有關(guān)本活動(dòng)主題之建議。（2） 個(gè)人工作問(wèn)題或有關(guān)品管圈活動(dòng)建議事項(xiàng)。5、 研習(xí)時(shí)間（1） 品管圈經(jīng)驗(yàn)談、失敗談和其他手法的學(xué)習(xí)。（2） 參與其他品管圈活動(dòng)的實(shí)例。（3） 請(qǐng)專(zhuān)家和上司擔(dān)任講師，研習(xí)固有技術(shù)和手法。（4） 研習(xí)品管圈活動(dòng)的推進(jìn)方法。6、 請(qǐng)輔導(dǎo)員指導(dǎo) 平常請(qǐng)輔導(dǎo)員或?qū)＜伊邢笇?dǎo)。7、 下次圈會(huì)工作分配（主席、記錄）及圈會(huì)日期，地點(diǎn)之決定。主席、記錄盡量使每位圈員來(lái)輪流擔(dān)任，以提高責(zé)任感。8、 結(jié)論確認(rèn)（1） 圈長(zhǎng)在圈會(huì)終了時(shí)，請(qǐng)主席就圈會(huì)的內(nèi)容，把圈員的意見(jiàn)歸納，做成結(jié)論并復(fù)誦一片，整理好記錄。（2） 決議執(zhí)行事項(xiàng)再度確認(rèn)（負(fù)責(zé)人及時(shí)間）。（3） 負(fù)責(zé)記錄的人，把記錄整理交給圈長(zhǎng)。4.3對(duì)主管報(bào)告及有關(guān)的聯(lián)絡(luò)1、 圈會(huì)后三日以?xún)?nèi)，記錄結(jié)論向主管報(bào)告。看，這就是意見(jiàn)不一致的結(jié)果2、 有關(guān)其他部門(mén)的聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)，透過(guò)主管來(lái)協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)。5會(huì)議議題之選定5.1需要召開(kāi)會(huì)議討論的問(wèn)題1、 根據(jù)規(guī)章或習(xí)慣上需要議決之問(wèn)題。2、 需要大家學(xué)習(xí)、經(jīng)驗(yàn)及智慧來(lái)討論之問(wèn)題。3、 需要大家協(xié)力合作之問(wèn)題。4、 需要讓大家知道的問(wèn)題。5.2不宜開(kāi)會(huì)討論的問(wèn)題1、 須與個(gè)人分別面談始能表達(dá)意思之問(wèn)題。2、 與出席人員之能力及職務(wù)不適合之問(wèn)題。3、 有關(guān)攻評(píng)個(gè)人之問(wèn)題。4、 以開(kāi)會(huì)以外方式解決更為妥當(dāng)之問(wèn)題。5.3良好議題的六要件1、 必須是一項(xiàng)問(wèn)題。2、 必須是參加會(huì)議人員知識(shí)經(jīng)驗(yàn)所及之事。3、 討論范圍必須限定，非無(wú)所不包的，使會(huì)議在容許的時(shí)間內(nèi)能獲得解決。4、 必須對(duì)參加的人有意義，彼此受益。5、 必須能夠獲得解決或部份解決，但在開(kāi)會(huì)前參加的人不易獲得的結(jié)論。6、 必須是決而能行的。6會(huì)議類(lèi)型6.1工作上與會(huì)議上之區(qū)別6.2圈會(huì)類(lèi)型與圈長(zhǎng)的目標(biāo)組會(huì)類(lèi)型主席的目標(biāo)討論方式（1）報(bào)導(dǎo)式把某些消息報(bào)導(dǎo)給與會(huì)人員。（2）討論式讓與會(huì)人員交換意見(jiàn)，以獲致對(duì)一項(xiàng)問(wèn)題的共同決議。（3）領(lǐng)導(dǎo)式使與會(huì)人員接受某結(jié)論。（4）問(wèn)題解決式讓與會(huì)人員討論而獲得決議。（5）征求意見(jiàn)式征求與會(huì)人員意見(jiàn)。擬定可行方案（甲乙案），再請(qǐng)求決定。6.3常用之會(huì)議形態(tài)（1） 討論式（2） 問(wèn)題解決式7會(huì)議記錄的寫(xiě)法7.1依照會(huì)議的程序（見(jiàn)下表）7.2簡(jiǎn)便的記錄方式（1） 記時(shí)時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員、列席人員。（2） 用表格填記亦可。配合活動(dòng)步驟設(shè)計(jì)表格，例如：?jiǎn)栴}解決方法何人負(fù)責(zé)何時(shí)完成追查若主席及記錄輪流擔(dān)任時(shí)，則小組宣布開(kāi)會(huì)后，向大家介紹。對(duì)上次會(huì)議決議事項(xiàng)執(zhí)行情形追查報(bào)告，圈長(zhǎng)要確實(shí)追查，并詢(xún)問(wèn)大家有無(wú)意見(jiàn)。議題之決議用條文件式表示，或圖表、手漢簡(jiǎn)明的表示。有關(guān)品管圈活動(dòng)問(wèn)題的建議。為提高工作品質(zhì)及解決問(wèn)題能力所需之教育訓(xùn)練。針對(duì)本次議題結(jié)論及活動(dòng)方向提出建議及鼓勵(lì)。若主席或記錄輪流或互選時(shí)，應(yīng)先做決定，以讓輪流主席準(zhǔn)備。主席復(fù)誦決議事項(xiàng)及負(fù)責(zé)人、完成時(shí)間等。記錄散會(huì)時(shí)間。8領(lǐng)導(dǎo)討論的技巧8.1讓與會(huì)人員多談，主持人著重在發(fā)問(wèn)8.2要善用發(fā)問(wèn)的方法1、 泛?jiǎn)柗ǎㄏ蛉w發(fā)問(wèn)）例；主席問(wèn)大家：“各位有什么意見(jiàn)？”“請(qǐng)各位對(duì)這個(gè)問(wèn)題發(fā)表意見(jiàn)?！钡取４朔N發(fā)問(wèn)方法對(duì)于促進(jìn)全體的思考頗有效果。2、 指名法（指名發(fā)問(wèn)）例：主席向某一個(gè)發(fā)問(wèn)：“張先生您有什么想法？”。不要一開(kāi)始就使用指名式發(fā)問(wèn)，應(yīng)先向全體發(fā)問(wèn)后，稍等再用指名發(fā)問(wèn)，較有效果。3、 轉(zhuǎn)向法（接力發(fā)問(wèn)）例：主席把A向他所提出的問(wèn)題轉(zhuǎn)向D：“李先生，您對(duì)這個(gè)問(wèn)題的看法如何？”。做主席的人對(duì)出席人員提出的問(wèn)題，不要立刻作答，盡量要讓大家去思考。4、 反問(wèn)法主席對(duì)C所提出的問(wèn)題，反問(wèn)C本人的方法。就這個(gè)問(wèn)題你應(yīng)該朝這方面考慮這是應(yīng)付挑戰(zhàn)性的質(zhì)詢(xún)及消除對(duì)主席之依賴(lài)心理的有效方法。5、 誘導(dǎo)法 誘導(dǎo)與會(huì)人意見(jiàn)往領(lǐng)導(dǎo)討論者所意欲的方面去發(fā)展的發(fā)問(wèn)法。例：小孩：“爸爸，鮮牛奶比較有營(yíng)養(yǎng)呢，還是奶粉比較有營(yíng)養(yǎng)？”爸爸：“鮮牛奶比較有營(yíng)養(yǎng)?！毙『ⅲ骸拔覀儗W(xué)校有鮮牛奶供應(yīng)，可以訂購(gòu)，您覺(jué)得這好不好？”爸爸：“好。”小孩：“那么讓我訂一瓶怎么樣？”6、 是非法讓對(duì)方就你提出的問(wèn)題答“是”或“非”、“有”或“無(wú)”的方法。 例：“你贊成到陽(yáng)明山去玩嗎？”7、 六何法 以“何事”、“何人”、“何處”、“何時(shí)”、“如何”、“為何”等問(wèn)題，促使與會(huì)人員就某個(gè)觀點(diǎn)或事情做更充分的思考，而將其想法更完全的表達(dá)出來(lái)。8、 發(fā)問(wèn)時(shí)之一般注意事項(xiàng)（1） 用帶有疑問(wèn)詞之語(yǔ)句發(fā)問(wèn)避免用“是”或“不是”就可以簡(jiǎn)單回答的問(wèn)題。（2） 一次只問(wèn)一個(gè)問(wèn)題。（3） 以適合對(duì)方的用語(yǔ)發(fā)問(wèn)。（4） 避免可作多種解釋的發(fā)問(wèn)。（5） 避免提出難以答覆的問(wèn)題。為使對(duì)方增加自信，發(fā)問(wèn)內(nèi)容應(yīng)注意如何使對(duì)方容易回答。（6） 發(fā)問(wèn)方式要有變化。不要繼續(xù)使用同一發(fā)問(wèn)形態(tài)，應(yīng)該變換發(fā)問(wèn)內(nèi)容及方式，以免氣氛太單調(diào)。（7） 詞句不要含糊不清。（8） 在適當(dāng)時(shí)期應(yīng)轉(zhuǎn)變?cè)掝}，藉以給予新刺激，促進(jìn)大家思考力。這個(gè)看法還不成熟8.3嚴(yán)守中立，保持超然的立場(chǎng)8.4勿用扼殺語(yǔ)句扼殺語(yǔ)句（Killer Phrase）就是否定別人意見(jiàn)的話語(yǔ)。例如：某人發(fā)表了他的意見(jiàn)，你沖著就說(shuō)：“亂講！”、“哪里的話”、“我不認(rèn)為這樣！”、或“你這個(gè)看法不夠成熟”等等的話，都會(huì)一下子扼殺別人的想法，阻塞意見(jiàn)的發(fā)展。假使你頻頻發(fā)出扼殺語(yǔ)句，那與人的意見(jiàn)就不停要受到狙擊。如果在與會(huì)者勇躍發(fā)言，就要使與人心理上的牽掛盡量排除，才能暢所欲言。你的扼殺語(yǔ)句將增加他們發(fā)言的顧忌。如果你對(duì)于某個(gè)意見(jiàn)不敢茍同，也只能用發(fā)問(wèn)引發(fā)別的與會(huì)人表示該意見(jiàn)相對(duì)的看法，你自己絲毫不得加以扼殺，這與前所提的主持人應(yīng)嚴(yán)守中立的道理是相通的。討論問(wèn)題是要集思廣益，使三個(gè)臭皮匠的腦筋勝過(guò)一個(gè)諸葛亮。通過(guò)這種境界的達(dá)成就有賴(lài)領(lǐng)導(dǎo)討論者的善用發(fā)問(wèn)技巧，造就熱烈的發(fā)言氣氛，使討論過(guò)程中產(chǎn)生出來(lái)的不同意及觀點(diǎn)，能相互激蕩，終能產(chǎn)生出單獨(dú)一個(gè)人想像不到的解決問(wèn)題的好辦法來(lái)。所以，領(lǐng)導(dǎo)討論的技巧在團(tuán)隊(duì)生活中很值得去多多觀察和注意運(yùn)用領(lǐng)略的。8.5一般會(huì)議之討論分布比較1、 不良分布情況（1） 一對(duì)一，希望與會(huì)人員接受其意見(jiàn)。（2） 對(duì)立趨勢(shì)。2、 優(yōu)良分布情況這個(gè)會(huì)議的目的就是要達(dá)成這個(gè)目標(biāo)（1） 激發(fā)思考（2） 促進(jìn)分析（3） 無(wú)隙可擊（4） 獲得圓滿效果9品管圈會(huì)議之運(yùn)用9.1計(jì)劃性的會(huì)議選定一個(gè)或一個(gè)以上主題，計(jì)劃一個(gè)期限來(lái)活動(dòng)。9.2經(jīng)常性的會(huì)議解決現(xiàn)場(chǎng)臨時(shí)發(fā)生的問(wèn)題。計(jì)劃性經(jīng)常性1、 在單位時(shí)間內(nèi)選一個(gè)或一個(gè)以上主題。2、 設(shè)定活動(dòng)計(jì)劃進(jìn)度。3、 運(yùn)用VE、IE、QC手法。4、 有一定期限（3-6個(gè)月）。5、 有連貫性記錄。6、 開(kāi)會(huì)時(shí)間10-60分，2次/月。7、 效果確認(rèn)用圖表表示。8、 標(biāo)準(zhǔn)化。9、 擬定下期目標(biāo)。10、 提出活動(dòng)成果報(bào)告書(shū)接受評(píng)價(jià)。11、 參加發(fā)表會(huì)。1、 在單位時(shí)間內(nèi)選定一個(gè)以上之小問(wèn)題。2、 配合實(shí)際遭遇之問(wèn)題活動(dòng)。3、 運(yùn)用VE、IE、QC手法。4、 每一個(gè)個(gè)案期間短（周或月）。5、 小專(zhuān)題個(gè)案記錄。6、 開(kāi)會(huì)時(shí)間10-30分，次數(shù)多。7、 間歇性產(chǎn)品以預(yù)期效果比較。8、 標(biāo)準(zhǔn)化。9、 隨時(shí)抓住現(xiàn)場(chǎng)迫切之問(wèn)題。10、 提出個(gè)案活動(dòng)成果。11、 向主管報(bào)告。10品管圈會(huì)困難問(wèn)題之處理情況辦法1、A君不理睬大家發(fā)言，自己也不參加討論。稱(chēng)呼他的名字，請(qǐng)他回答一個(gè)問(wèn)題或表示一些意見(jiàn)，但問(wèn)題要容易，使他能答得很得體，然后贊許。2、B君開(kāi)會(huì)一開(kāi)口就滔滔不絕，講得很多，但大部份都是離題的一些無(wú)關(guān)痛癢的事。當(dāng)他把一句話剛講完時(shí)，主席即用指名發(fā)問(wèn)的方法問(wèn)其他人一個(gè)問(wèn)題或意見(jiàn)，以阻擋其繼續(xù)發(fā)言。3、C君講錯(cuò)話不自知，又自以為是堅(jiān)持已見(jiàn)，其他人也不予以指正。永遠(yuǎn)避免直接批評(píng)、諷刺及取笑，要用間接方法分析一個(gè)相似的案例，而不涉及其個(gè)人，或私下和他討論。4、D君對(duì)自己的工作知道得很清楚，但是不告訴別人怎樣去做。主席面對(duì)D君解釋給他聽(tīng)，說(shuō)正在找他這樣的人，會(huì)議就是要交換意見(jiàn)及觀點(diǎn)，這樣對(duì)大家有益。6、E君開(kāi)會(huì)時(shí)心不在焉。直接稱(chēng)呼他的名字，