品管圈會議之運作方法.doc

QCC培訓(xùn)教材品管圈會議之運作方法1集會的目的1.1集會的目的，在于尋求有價值的結(jié)論。會而不議議而不決決而不行行而不果這樣的會議是最浪費的行動。1.2會議要決1、會議是：（1） 多數(shù)的人集合在一起。（2） 互相交換意見。（3） 在主持人的領(lǐng)導(dǎo)下。（4） 為獲得有價值的結(jié)論，而共同努力的一種民主的有效管理工具。2、會議的效果在于：（1） 加強大家的參與感。我們今天先將圈的活動進行分工（2） 結(jié)集大家的智慧、創(chuàng)意，以產(chǎn)生良好的結(jié)論。（3） 提高實踐的意欲。（4） 建立同心協(xié)力的企業(yè)體制。2輔導(dǎo)員、圈長、圈員之任務(wù)2.1輔導(dǎo)員的任務(wù)：（1） 了解圈會進行情況，討論離題太遠，應(yīng)予提示。（2） 婉轉(zhuǎn)調(diào)整圈員不正確的意見和想法。（3） 盡量采用舉例誘導(dǎo)方式，協(xié)助圈長解決會中困難。（4） 接納會中困難問題請求協(xié)助的建議。（5） 經(jīng)常給予安排有關(guān)活動所需知識的教育訓(xùn)練。（6） 公正的評價及贊賞。2.2圈長的任務(wù)：像登山者，流著汗，有目標(biāo)，有行動，有信心，拼命向上爬。（1） 準(zhǔn)時開會，并且不延長預(yù)定終了時間。（2） 了解會議目的，照程序領(lǐng)導(dǎo)討論，并且集中圈員的意志（向心力）。（3） 對不說話的圈員要誘導(dǎo)他。（4） 不要忘記開會前選定記錄。（5） 意見處理務(wù)求公平，不要看輕不同意見。（6） 申述自己的意見要縮短，而且要傾聽他人之意見。（7） 防止討論陷入混亂狀態(tài)，并且隨時整理討論內(nèi)容。（8） 決議或結(jié)論事項，力求共識，征求承認（全員參與全員負擔(dān)）。（9） 確實根據(jù)PDCA管理循環(huán)從事活動，并且檢討集會的效果。（10） 集會計劃之?dāng)M定與實施。2.3圈員的任務(wù)：用自己的智慧及行動，來開拓明日的工作場所。（1） 遵守開會時間，準(zhǔn)時出席。得趕快點，別誤了QCC會議（2） 對于議題要事先準(zhǔn)備好自己的意見。（3） 因故不能出席時，要事先通知主持會議的人。（4） 積極提供意見，要對品管圈活動目的的達成有貢獻。（5） 透過品管圈活動，多方面學(xué)習(xí)以提高自己的能力。（6） 發(fā)言務(wù)求簡潔，不要中途打斷他人的發(fā)言，或?qū)€人攻擊。（7） 不要提出與主題或與全體無關(guān)的事情。（8） 表示與他人相反意見時，應(yīng)以親切態(tài) 度與語氣說明。（9） 不提出違背公司整體目標(biāo)的意見，一 切以大局著想。（10） 順從圈長最終的決定，并且協(xié)助之。3圈會方式3.1圈會的時機1、有關(guān)的事項傳達時。2、教育訓(xùn)練（研討會或觀摩會心得報告）時。3、活動中需要全員參與決定時（協(xié)調(diào)溝通意 見或表決）。3.2圈會的時間1、 利用朝會（每天早上5-10分鐘）。2、 工作告一段落或工作空檔時（以不超過60分鐘為宜）。3、 利用中午休息時間（約30分鐘）。4、 下班后（約20分鐘）。5、 上班中（請示核準(zhǔn)開會，約30-60分鐘）。6、 利用假日（如郊游、聚會）時間。7、 預(yù)定每月第一個星期一來集會（約30-60分）。3.3圈會的地點1、 工作場所：工作場所較容易進行。2、 會議室：預(yù)先申請使用。3、 聚餐：中餐或晚餐聚集在一起。4、 郊游：野外心情較輕松。5、 家中小聚會議：成員互相輪流作客集會。4會議進行方法4.1圈會的準(zhǔn)備1、 確認全員參加，用口頭傳達或用通知單傳閱（見下表）。2、 圈會時間、場所、成員每人都必須知道很清楚（場所要早日申請，要確定當(dāng)日可以使用）。3、 上次圈會決議事項是否完成，要檢核一下，若已完成亦要確認清楚。注：品管圈會會議通知單 圈名： 年 月 日一、小組將舉行本期活動第 次會議二、日期： 年 月 日三、時間： 時 分 時 分四、地點：五、議題：六、主席：七、輔導(dǎo)員：八、傳閱： 課長組長班長圈長4、 圈會的討論內(nèi)容要點要早點想出。（有必要時，要準(zhǔn)備資料。每次一個小主題，而范圍要適當(dāng)。）4.2圈會的實施1、 圈長報告本次圈會主題，討論內(nèi)容及預(yù)定時間，同時介紹本次會議主席及記錄。2、 上次會議決議執(zhí)行情形報告。3、 討論事項：（1） 主席和圈長要用心造成全員發(fā)言的氣氛。（2） 圈會的時間有限，所以需要將重要檢討的議題，優(yōu)先提出討論。得想個辦法讓所有成員在今天的會議中發(fā)言（3） 問題或議題，討論未有方向，或者未能得到結(jié)論時，就不能再進行討論其他議案。（4） 為了促使成員每人能夠自由發(fā)言，可利 用腦力激蕩法使圈會的發(fā)言勇躍。（5） 若主題牽涉較廣時，可先發(fā)給發(fā)言單， 開會前收集綜合一下，較能把握時間。 （見下表）注：品管圈會會議發(fā)言單一、請您準(zhǔn)時出席，并請將本單填妥發(fā)言內(nèi)容后在 月 日以前交回，謝謝！二、本次議題：三、發(fā)言內(nèi)容：1、2、3、4、5、 發(fā)言人： 月 日4、 臨時動機（1） 有關(guān)本活動主題之建議。（2） 個人工作問題或有關(guān)品管圈活動建議事項。5、 研習(xí)時間（1） 品管圈經(jīng)驗談、失敗談和其他手法的學(xué)習(xí)。（2） 參與其他品管圈活動的實例。（3） 請專家和上司擔(dān)任講師，研習(xí)固有技術(shù)和手法。（4） 研習(xí)品管圈活動的推進方法。6、 請輔導(dǎo)員指導(dǎo) 平常請輔導(dǎo)員或?qū)＜伊邢笇?dǎo)。7、 下次圈會工作分配（主席、記錄）及圈會日期，地點之決定。主席、記錄盡量使每位圈員來輪流擔(dān)任，以提高責(zé)任感。8、 結(jié)論確認（1） 圈長在圈會終了時，請主席就圈會的內(nèi)容，把圈員的意見歸納，做成結(jié)論并復(fù)誦一片，整理好記錄。（2） 決議執(zhí)行事項再度確認（負責(zé)人及時間）。（3） 負責(zé)記錄的人，把記錄整理交給圈長。4.3對主管報告及有關(guān)的聯(lián)絡(luò)1、 圈會后三日以內(nèi)，記錄結(jié)論向主管報告?？矗@就是意見不一致的結(jié)果2、 有關(guān)其他部門的聯(lián)絡(luò)事項，透過主管來協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)。5會議議題之選定5.1需要召開會議討論的問題1、 根據(jù)規(guī)章或習(xí)慣上需要議決之問題。2、 需要大家學(xué)習(xí)、經(jīng)驗及智慧來討論之問題。3、 需要大家協(xié)力合作之問題。4、 需要讓大家知道的問題。5.2不宜開會討論的問題1、 須與個人分別面談始能表達意思之問題。2、 與出席人員之能力及職務(wù)不適合之問題。3、 有關(guān)攻評個人之問題。4、 以開會以外方式解決更為妥當(dāng)之問題。5.3良好議題的六要件1、 必須是一項問題。2、 必須是參加會議人員知識經(jīng)驗所及之事。3、 討論范圍必須限定，非無所不包的，使會議在容許的時間內(nèi)能獲得解決。4、 必須對參加的人有意義，彼此受益。5、 必須能夠獲得解決或部份解決，但在開會前參加的人不易獲得的結(jié)論。6、 必須是決而能行的。6會議類型6.1工作上與會議上之區(qū)別6.2圈會類型與圈長的目標(biāo)組會類型主席的目標(biāo)討論方式（1）報導(dǎo)式把某些消息報導(dǎo)給與會人員。（2）討論式讓與會人員交換意見，以獲致對一項問題的共同決議。（3）領(lǐng)導(dǎo)式使與會人員接受某結(jié)論。（4）問題解決式讓與會人員討論而獲得決議。（5）征求意見式征求與會人員意見。擬定可行方案（甲乙案），再請求決定。6.3常用之會議形態(tài)（1） 討論式（2） 問題解決式7會議記錄的寫法7.1依照會議的程序（見下表）7.2簡便的記錄方式（1） 記時時間、地點、出席人員、列席人員。（2） 用表格填記亦可。配合活動步驟設(shè)計表格，例如：問題解決方法何人負責(zé)何時完成追查若主席及記錄輪流擔(dān)任時，則小組宣布開會后，向大家介紹。對上次會議決議事項執(zhí)行情形追查報告，圈長要確實追查，并詢問大家有無意見。議題之決議用條文件式表示，或圖表、手漢簡明的表示。有關(guān)品管圈活動問題的建議。為提高工作品質(zhì)及解決問題能力所需之教育訓(xùn)練。針對本次議題結(jié)論及活動方向提出建議及鼓勵。若主席或記錄輪流或互選時，應(yīng)先做決定，以讓輪流主席準(zhǔn)備。主席復(fù)誦決議事項及負責(zé)人、完成時間等。記錄散會時間。8領(lǐng)導(dǎo)討論的技巧8.1讓與會人員多談，主持人著重在發(fā)問8.2要善用發(fā)問的方法1、 泛問法（向全體發(fā)問）例；主席問大家：“各位有什么意見？”“請各位對這個問題發(fā)表意見?！钡?。此種發(fā)問方法對于促進全體的思考頗有效果。2、 指名法（指名發(fā)問）例：主席向某一個發(fā)問：“張先生您有什么想法？”。不要一開始就使用指名式發(fā)問，應(yīng)先向全體發(fā)問后，稍等再用指名發(fā)問，較有效果。3、 轉(zhuǎn)向法（接力發(fā)問）例：主席把A向他所提出的問題轉(zhuǎn)向D：“李先生，您對這個問題的看法如何？”。做主席的人對出席人員提出的問題，不要立刻作答，盡量要讓大家去思考。4、 反問法主席對C所提出的問題，反問C本人的方法。就這個問題你應(yīng)該朝這方面考慮這是應(yīng)付挑戰(zhàn)性的質(zhì)詢及消除對主席之依賴心理的有效方法。5、 誘導(dǎo)法 誘導(dǎo)與會人意見往領(lǐng)導(dǎo)討論者所意欲的方面去發(fā)展的發(fā)問法。例：小孩：“爸爸，鮮牛奶比較有營養(yǎng)呢，還是奶粉比較有營養(yǎng)？”爸爸：“鮮牛奶比較有營養(yǎng)?！毙『ⅲ骸拔覀儗W(xué)校有鮮牛奶供應(yīng)，可以訂購，您覺得這好不好？”爸爸：“好?！毙『ⅲ骸澳敲醋屛矣喴黄吭趺礃?？”6、 是非法讓對方就你提出的問題答“是”或“非”、“有”或“無”的方法。 例：“你贊成到陽明山去玩嗎？”7、 六何法 以“何事”、“何人”、“何處”、“何時”、“如何”、“為何”等問題，促使與會人員就某個觀點或事情做更充分的思考，而將其想法更完全的表達出來。8、 發(fā)問時之一般注意事項（1） 用帶有疑問詞之語句發(fā)問避免用“是”或“不是”就可以簡單回答的問題。（2） 一次只問一個問題。（3） 以適合對方的用語發(fā)問。（4） 避免可作多種解釋的發(fā)問。（5） 避免提出難以答覆的問題。為使對方增加自信，發(fā)問內(nèi)容應(yīng)注意如何使對方容易回答。（6） 發(fā)問方式要有變化。不要繼續(xù)使用同一發(fā)問形態(tài)，應(yīng)該變換發(fā)問內(nèi)容及方式，以免氣氛太單調(diào)。（7） 詞句不要含糊不清。（8） 在適當(dāng)時期應(yīng)轉(zhuǎn)變話題，藉以給予新刺激，促進大家思考力。這個看法還不成熟8.3嚴(yán)守中立，保持超然的立場8.4勿用扼殺語句扼殺語句（Killer Phrase）就是否定別人意見的話語。例如：某人發(fā)表了他的意見，你沖著就說：“亂講！”、“哪里的話”、“我不認為這樣！”、或“你這個看法不夠成熟”等等的話，都會一下子扼殺別人的想法，阻塞意見的發(fā)展。假使你頻頻發(fā)出扼殺語句，那與人的意見就不停要受到狙擊。如果在與會者勇躍發(fā)言，就要使與人心理上的牽掛盡量排除，才能暢所欲言。你的扼殺語句將增加他們發(fā)言的顧忌。如果你對于某個意見不敢茍同，也只能用發(fā)問引發(fā)別的與會人表示該意見相對的看法，你自己絲毫不得加以扼殺，這與前所提的主持人應(yīng)嚴(yán)守中立的道理是相通的。討論問題是要集思廣益，使三個臭皮匠的腦筋勝過一個諸葛亮。通過這種境界的達成就有賴領(lǐng)導(dǎo)討論者的善用發(fā)問技巧，造就熱烈的發(fā)言氣氛，使討論過程中產(chǎn)生出來的不同意及觀點，能相互激蕩，終能產(chǎn)生出單獨一個人想像不到的解決問題的好辦法來。所以，領(lǐng)導(dǎo)討論的技巧在團隊生活中很值得去多多觀察和注意運用領(lǐng)略的。8.5一般會議之討論分布比較1、 不良分布情況（1） 一對一，希望與會人員接受其意見。（2） 對立趨勢。2、 優(yōu)良分布情況這個會議的目的就是要達成這個目標(biāo)（1） 激發(fā)思考（2） 促進分析（3） 無隙可擊（4） 獲得圓滿效果9品管圈會議之運用9.1計劃性的會議選定一個或一個以上主題，計劃一個期限來活動。9.2經(jīng)常性的會議解決現(xiàn)場臨時發(fā)生的問題。計劃性經(jīng)常性1、 在單位時間內(nèi)選一個或一個以上主題。2、 設(shè)定活動計劃進度。3、 運用VE、IE、QC手法。4、 有一定期限（3-6個月）。5、 有連貫性記錄。6、 開會時間10-60分，2次/月。7、 效果確認用圖表表示。8、 標(biāo)準(zhǔn)化。9、 擬定下期目標(biāo)。10、 提出活動成果報告書接受評價。11、 參加發(fā)表會。1、 在單位時間內(nèi)選定一個以上之小問題。2、 配合實際遭遇之問題活動。3、 運用VE、IE、QC手法。4、 每一個個案期間短（周或月）。5、 小專題個案記錄。6、 開會時間10-30分，次數(shù)多。7、 間歇性產(chǎn)品以預(yù)期效果比較。8、 標(biāo)準(zhǔn)化。9、 隨時抓住現(xiàn)場迫切之問題。10、 提出個案活動成果。11、 向主管報告。10品管圈會困難問題之處理情況辦法1、A君不理睬大家發(fā)言，自己也不參加討論。稱呼他的名字，請他回答一個問題或表示一些意見，但問題要容易，使他能答得很得體，然后贊許。2、B君開會一開口就滔滔不絕，講得很多，但大部份都是離題的一些無關(guān)痛癢的事。當(dāng)他把一句話剛講完時，主席即用指名發(fā)問的方法問其他人一個問題或意見，以阻擋其繼續(xù)發(fā)言。3、C君講錯話不自知，又自以為是堅持已見，其他人也不予以指正。永遠避免直接批評、諷刺及取笑，要用間接方法分析一個相似的案例，而不涉及其個人，或私下和他討論。4、D君對自己的工作知道得很清楚，但是不告訴別人怎樣去做。主席面對D君解釋給他聽，說正在找他這樣的人，會議就是要交換意見及觀點，這樣對大家有益。6、E君開會時心不在焉。直接稱呼他的名字，