北京汽車制造廠有限公司會議管理制度

北京汽車制造廠有限公司 會議管理制度 2004 年月日 目錄 第一章 總則 . 1 第二章 會議管理部門 . 1 第三章 會議管理 . 1 第四章 考核規(guī)定 . 3 第五章 附則 . 3 第二章 總則 第一條 目的 為規(guī)范北京汽車制造廠有限公司會議管理制度，縮減會議規(guī)模，提高會議管理效率 ,保證會議質(zhì)量，更好地提升公司經(jīng)營管理水平，特制定本辦法。 第二條 適用范圍 本辦法適用于公司 級會議的管理，事業(yè)部級的會議管理規(guī)定參照本辦法執(zhí)行。 第三條 會議體系及會議設(shè)計： 公司會議管理體系設(shè)置兩個層次 ,即公司級和事業(yè)部級。其中公司級會議設(shè)置經(jīng)營決策委員會會議、執(zhí)行委員會會議、專業(yè)工作會議、部門類會議（公司會議管理體系圖見附件一）；事業(yè)部會議設(shè)置管理類會議和執(zhí)行類會議（事業(yè)部會議管理體系圖見附件二）。 第三章 會議管理部門 第四條 綜合管理中心為公司會議的歸口管理部門，主要負責(zé) : (1) 公司級和事業(yè)部會議管理制度的制定和控制； (2) 公司年度（中）經(jīng)濟工作會議的牽頭組織工作； (3) 公司總部管理工作會議的會議通知、議題及會議資料整理、會 議記錄、會議紀要等管理； (4) 事業(yè)部管理類會議紀要的收集與管理； (5) 公司級會議紀律、會議效果評價和會議組合調(diào)整等工作； (6) 負責(zé)有關(guān)會議精神的宣傳 (7) 負責(zé)公司級會議的服務(wù) 第五條 會議的組織與管理 各會議組織單位負責(zé)各自會議的準備、會議過程管理、會議紀要、會議決議項調(diào)度等，相關(guān)會議議題、會議材料、會議紀要等報綜合管理中心備案。 第四章 會議管理 第六條 公司會議管理體系的設(shè)計和調(diào)整 : 由公司綜合管理中心負責(zé)定期對公司當(dāng)前的會議設(shè)置情況及會議管理情況進行評審，分年度和半年度對公司會議管理體系進行優(yōu)化調(diào)整，各單位應(yīng)嚴格按照公司設(shè)置的會議方案安 排 相關(guān)會議。會議安排表明確各類會議的召開時間、地點、參會人員、主持人等 ；會議時間原則上不作調(diào)整，各單位應(yīng)提前做好準備，若因特殊原因需調(diào)整或需臨時召開的會議，由會議組織部門提前提出，綜合管理中心平衡，公司執(zhí)行總裁或總裁審批后方可調(diào)整。 (每季度更新 會議安排表 ， 同時在公司內(nèi)部網(wǎng)站上發(fā)布 ） 第七條 會前準備 (1) 會議通知及會議議題征集： 會議組織部門確定會議具體時間、地點和參會人員 , 根據(jù)會議類別提前 2 4 天下達正式參會通知，并同時向參會人員征集議題。 (2) 會議議題及資料準備 : 議組織部門應(yīng)按會議功能對征集的議題進行把關(guān)、控制，杜絕 非相關(guān)議題入會，同時會議組織單位還應(yīng)對會議材料提前調(diào)度、商討，對資料的可用性初步判斷 (3) 會務(wù)準備 : 為確保會議能順利進行，由會議組織部門負責(zé)協(xié)調(diào)有關(guān)單位或人員準備好會場。 第八條 會間管理 (1) 會議紀律：參會人員因故不能按時參會應(yīng)提前向會議組織單位和主持人請假，嚴禁無故曠會。會議組織部門在會議開始前，應(yīng)首先檢查和核對與會人員，并將到會（未到會）人員情況簡要告知會議主持人。會議期間，參會人員必須關(guān)閉通訊工具。 (2) 會議記錄：會議組織部門要安排專人做好會議記錄，對于重要會議應(yīng)做好詳細記錄，必要時可用錄音設(shè)備錄制會議召開過程及重 要發(fā)言材料。（附件五） 第九條 會后管理 (1) 會議紀要：會議結(jié)束后，會議組織部門要在 24 小時內(nèi)形成會議紀要，會議紀要要求言簡意賅、討論主題不漏項，并提煉出其中會議決議項目 ； 會議紀要經(jīng)會議主持人審核、簽發(fā)后要及時發(fā)放有關(guān)單位和人員 .有關(guān)會議紀要格式見 （ 附件六 ） 。 (2) 會議資料匯總與歸檔：會議結(jié)束后，會議組織部門要及時把會議文件收集齊全，并定期送公司綜合檔案室歸檔，歸檔文件包括會議議程、會議材料、會議記錄、會議紀要等。 (3) 會議宣貫 : 會議結(jié)束時，組織單位應(yīng)針對會議特點、會議類型提出傳達貫徹的具體布置及要求。與會者也應(yīng)準確、及時 的做好相關(guān)會議的宣貫、學(xué)習(xí)工作。 (4) 會議決議項催辦：為落實會議決定，各會議決議項責(zé)任人應(yīng)嚴格按會議要求、時間進度完成會議決議，因特殊原因不能按時完成應(yīng)提前向會議組織單位及項目指令人反饋；會議組織部門也應(yīng)及時對會議決議項進行催辦、調(diào)度，并在項目到期前將會議決議項目完成情況進行匯總、報指令人審定。有關(guān)會議決議項 目調(diào)度反饋單格式見附件七。 第五章 考核規(guī)定 第十條 會議的考核與獎懲 (1) 不按公司統(tǒng)一設(shè)計的會議管理體系和會議召開計劃安排或組織召開會議，各單位可拒絕參會，同時 罰款 會議組織部門負責(zé)人 （） 元 /次。 (2) 因會議準備不充分，影響會議效 果，達不到會議目的時，每次負激勵會議組織部門 （） 元。 (3) 參會人員特殊原因不能參會時，應(yīng)向會議主持人及組織部門請假，有無故遲到者 罰款（） 元 /次，曠會者 罰款（） 元 /次。 (4) 會議期間未關(guān)閉通訊工具，有擾亂會議秩序者 罰款（） 元 /次。 (5) 會議決議項不能按期完成，又無延期申請時，負激勵責(zé)任人 （） 元 /次，并責(zé)令限期完成。 (6) 為便于模塊管理，各單位應(yīng)嚴格按本次會議管理制度規(guī)定的模板、格式組織相關(guān)會議，包括會議通知、會議記錄、會議紀要、會議決議項調(diào)度單等，有違反者 罰款 責(zé)任單位領(lǐng)導(dǎo) （） 元 /次。 第六章 附則 第十一條 本制度由綜合管理中心負責(zé)解釋與 修訂。 第十二條 本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行，此前公司下發(fā)的有關(guān)會議管理辦法同時廢止。 附件 附件一、北汽公司會議管理體系圖 附件二、北汽事業(yè)部會議管理體系圖 附件三、 公司級會議設(shè)置及議事范圍 附件四、會議通知及議題征集單格式 附件五、會議記錄格式 附件六、會議紀要格式 附件七、會議決議項目跟蹤單格式 附件八、會議臺帳管理 附件一、北汽公司會議管理體系圖 年度經(jīng)濟工作會議 業(yè)務(wù)計劃與績效工作會議 專業(yè)工作會議 產(chǎn)品工程與生產(chǎn)技術(shù)協(xié)調(diào)會議 市場營銷計劃與控制會議 質(zhì)量例會 采購例會 部門運行會議 戰(zhàn)略計劃與年度預(yù)算會議 人力資源會議 信息技術(shù)會議 經(jīng)營決策委員會會議 執(zhí)行委員會會議 經(jīng)營決策委員會會議 每兩月 每月 ( 每月 ) ( 每月 ) ( 每月 ) ( 每月 ) (每年 4月 ) 北汽公司會議管理體系圖 業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)控制經(jīng)理辦公會議 每月四次 附件二、北汽事業(yè)部會議管理體系圖 北汽事業(yè)部部門運行會議體系 北汽營銷業(yè)務(wù)管理會議 營銷例會 北汽制造事業(yè)部會議 生產(chǎn)管理會議 經(jīng)營管理工作會議 生產(chǎn)執(zhí)行會議 采購例會 生產(chǎn)例會 生產(chǎn)準備例會 質(zhì)量例會 營銷管理會議 營銷執(zhí)行會議 營銷計劃與控制會議 附件三、 公司級會議設(shè)置及議事范圍 會議類別 會議名稱 主要議題 會議組織 參會人員 時間 主持人 議題準備部門 經(jīng)營決策委員會會議 經(jīng)營決策委員會會議 會議功能側(cè)重重大決策 ：公司的經(jīng)營方針、發(fā)展規(guī)劃和決定年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃；公司有重大人事調(diào)整的討論、決策；公司重大工作項目調(diào)度、安排；決定公司內(nèi)部管理機構(gòu)設(shè)置；公司重大管理政策、管理制度調(diào)整的評審、決 策；公司管理體系、管理機制、業(yè)務(wù)管理模式及管理創(chuàng)新項目評審； 綜合管理中心 總裁、 執(zhí)行總裁、 事業(yè)部總經(jīng)理、 計劃財務(wù)中心總監(jiān)、特約顧問、 議題相關(guān)部門總監(jiān) 每三月 總裁 議題相關(guān)部門 執(zhí)行委員會會議 年度經(jīng)濟工作會議 會議側(cè)重統(tǒng)一思想、整合文化，落實年度任務(wù) ：年度（中）經(jīng)濟工作報告；業(yè)務(wù)計劃和業(yè)務(wù)收益工作報告；汽車產(chǎn)業(yè)運營（技術(shù)創(chuàng)新、質(zhì)量、營銷等）報告；標(biāo)桿管理經(jīng)驗介紹；表彰優(yōu)秀部門、個人等 綜合管理中心 公司職能部門經(jīng)理以上； 事業(yè)部科長以上；相關(guān)優(yōu)秀員工 每年1、 7月中旬 執(zhí)行總裁 議題相關(guān)部門 業(yè)務(wù)計劃與績效工作會議 會議側(cè)重于工作的執(zhí)行、考核與監(jiān)控： 督促工作計劃的落實與評審部門與事業(yè)部績效考核；核心業(yè)務(wù)流程評審；業(yè)務(wù)管理模板評審、推廣；資產(chǎn)、資金計劃與控制報告；業(yè)務(wù)收益控制報告 綜合管理中心 總裁、執(zhí)行副總、 總監(jiān)、事業(yè)部總經(jīng)理、計劃財務(wù)中心總監(jiān)、與會議所議相關(guān)人員 每月 執(zhí)行總裁 經(jīng)營績效部、經(jīng)營戰(zhàn)略部、計劃財務(wù)中心 業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)控制經(jīng)理辦公會議 會議側(cè)重于 日常 工作的業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)與控制 綜合管理中心 總裁、執(zhí)行副總、 總監(jiān)、事業(yè)部總經(jīng)理、計劃財務(wù)中心 總監(jiān)、會議相關(guān)人員 每周 執(zhí)行總裁 相關(guān)部門 專業(yè)工作會議 產(chǎn)品工程與生產(chǎn)技術(shù)協(xié)調(diào)會議 重大開發(fā)、技術(shù)創(chuàng)新項目評審安排；新業(yè)務(wù)技術(shù)改造及生產(chǎn)技術(shù)準備情況協(xié)調(diào)、決策；生產(chǎn)資源評價和調(diào)整、配置；生產(chǎn)成本控制、生產(chǎn)率分析 技術(shù)工程中心 執(zhí)行總裁、公司技術(shù)、制造事業(yè)部技術(shù)等部負責(zé)人 每月 技術(shù)工程中心總監(jiān) 技術(shù)工程中心、事業(yè)部制造部 質(zhì)量例會 質(zhì)量指標(biāo)完成情況、質(zhì)量趨勢分析、評估；重大質(zhì)量問題剖析；重大質(zhì)量工作項目計劃安排 質(zhì)量管理中心 執(zhí)行副總；公司技術(shù)、質(zhì)量、制造事業(yè)部質(zhì)檢、技 術(shù)、采購等部門負責(zé)人 每月 質(zhì)量管理中 心總監(jiān) 采購例會 有關(guān)采購管理政策、采購資源評估、分析；事業(yè)部就采購要素（質(zhì)量、價格等）出現(xiàn)問題進行協(xié)調(diào)； 零部件工程部 執(zhí)行副總；采購相關(guān)部門負責(zé)人 每月 零部件工程部經(jīng)理 技術(shù)工程中心、生產(chǎn)采購部 市場營銷計劃與控制會議 市場營銷計劃與控制報告（市場業(yè)務(wù)計劃、價格、網(wǎng)絡(luò)、實物資產(chǎn)、品牌等）；各業(yè)務(wù)營銷作業(yè)問題分析、協(xié)調(diào)；季度業(yè)務(wù)計劃調(diào)整安排，業(yè)務(wù)整合。 營銷事業(yè)部 總裁、執(zhí)行總裁、事業(yè)部總經(jīng)理、營銷事業(yè)部各部門經(jīng)理 每月 營銷事業(yè)部總經(jīng)理 營銷事業(yè)部、各分公司 部門運作會議 人力資源會議 公司人事管理、工資、績效考核、及人員招 聘等工作的協(xié)調(diào)、調(diào)度；事業(yè)部人力資源管理工作評價。 相關(guān)部門負責(zé)人 不定 綜合管理中心總監(jiān) 信息技術(shù)會議 公司網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)工作項目安排及協(xié)調(diào)、調(diào)度；信息化管理系統(tǒng)應(yīng)用方案評審；信息系統(tǒng)應(yīng)用培訓(xùn)、推廣。 綜合管理中心 有關(guān)職能部門負責(zé)人 不定 綜合管理中心總監(jiān) 戰(zhàn)略計劃與年度預(yù)算會議 公司次年度目標(biāo)市場設(shè)計、評審；各事業(yè)部、中心次年度目標(biāo)設(shè)計、評審；各系統(tǒng)、各 SBU的經(jīng)營管理預(yù)算評審 經(jīng)營戰(zhàn)略部 總裁 、執(zhí)行總裁、部門經(jīng)理以上、相關(guān)評審單位 每年 12月 總裁 事業(yè)部、各中心 附件 四 ：會議通知及議題征集單格式 XXXXX 會會議通知及議題征集單 北汽 X 知 字 2004第 號 類別： 報告 申請 通報 通知 紀要 計劃 會簽部門 會議時間 ： 會議地點 ： 會議主持人 ： 參會人員 ： 會議議題 ： 1、 (固定議題名稱列舉 ) (發(fā)言人 ) 2、 (各單位提報議題 ) (發(fā)言人 ) 請參會人員將需會議通報或研究決策的議題及相關(guān)資料于 月 日 時前以電子郵件或書面形式（按會議組織單位要求格式和內(nèi)容）反饋 XXXX部。 特此通知 批示： 批準 擬文 會議組織單位領(lǐng)導(dǎo) 會議組織人 主送：相關(guān)單位 抄報：相關(guān)領(lǐng)導(dǎo) 抄送： 答復(fù)： 批準時間： 200X 年 X 月 X 日 發(fā)放時間： 200X 年 X 月 X 日 附件五 ：會議記錄格式 會 議 記 錄 會 議 名 稱 會 議 地 點 會議時間 自 年 月 日 時 至 年 月 日 時 出席會議人員 列 席 人 員 缺席人員 主持人 記錄人 本記錄 頁 審核人 批準人 會 議 議 題 注：會議記錄薄由辦公用品管理部門統(tǒng)一印制。 附件六：會議紀要格式 XXXXX 會會議紀要 北汽 200X第 號 類別： 報告 申請 通報 通知 紀要 計劃 會簽部門 會議時間： 會議地點： 會議主持人： 參會人員： 會議紀要： 1、 2、 批示： 批準 審核 擬文 會議主持人 部門經(jīng)理 會議組織單位 主送：相關(guān)單位 抄報：相關(guān)領(lǐng)導(dǎo) 抄送： 答復(fù)： 批準時間： 200X 年 X 月 X 日 發(fā)放時間： 200X 年 X 月 X 日 附件七： 會議決議項目跟蹤單格式 會議決議項目跟蹤單 項目內(nèi)容 項目出處 會議第 X 次會議 責(zé)任人 指令人 完成時間 項目完成情況說明或延期（取消）申請說明：（附相關(guān)資料） 責(zé)任人簽字： 時間： 年 月 日 驗收部門意見： 責(zé)任人簽字： 時間： 年 月 日 指令人意見： 1、項目完成情況： 完成 未完成（或不合格） 要求月日完成 2、延期： 不同意 同意 延期 至 月 日完成 3、其它意見： 指令人簽字： 年