秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)9.ppt

1,接下來我們將用六章的篇幅講述、探討關(guān)于接待工作、文書工作、會(huì)議工作、信訪工作、辦公室事務(wù)管理工作及工作環(huán)境。這些工作都是秘書人員所能從事的具體業(yè)務(wù)活動(dòng)，也就是日常的秘書工作，它回答秘書人員“應(yīng)該怎么做”，“不該怎么做”的問題。這些章節(jié)我們把它們統(tǒng)稱為秘書實(shí)務(wù)，是秘書職能的具體化、經(jīng)?；鸵?guī)范化，具有顯著的實(shí)踐品格。它們重在實(shí)際操作，即側(cè)重于研究秘書工作的要領(lǐng)、程序和技巧。但又不是重復(fù)相關(guān)學(xué)科的內(nèi)容，如公文寫作、文書學(xué)和社會(huì)調(diào)查等知識(shí)。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),2,秘書實(shí)務(wù)注重科學(xué)性、實(shí)用性和創(chuàng)造性。所謂科學(xué)性，是指秘書實(shí)務(wù)必須置于秘書理論的指導(dǎo)之下，必須遵守秘書活動(dòng)的一般規(guī)律和程序。所謂實(shí)用性，是指秘書實(shí)務(wù)必須講究實(shí)效，必須偏重于秘書理論的具體應(yīng)用。所謂創(chuàng)造性，是指秘書實(shí)務(wù)必須不斷開拓新的領(lǐng)域，必須不斷創(chuàng)造新的手段和途徑。從本質(zhì)上說，秘書實(shí)務(wù)是現(xiàn)代秘書理論的應(yīng)用研究部分，也是秘書理論中內(nèi)容最豐富、最有發(fā)展前途的組成部分。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),3,接待工作,接待工作概述,第九章接待工作,接待的服飾與禮儀,接待是秘書的一項(xiàng)重要工作。以企業(yè)為例，作為社會(huì)這個(gè)大網(wǎng)絡(luò)中的網(wǎng)結(jié)，企業(yè)外部與上下左右，有著密切的交往與聯(lián)系；企業(yè)內(nèi)部各部門之間、領(lǐng)導(dǎo)與職工之間更是緊密地聯(lián)系在一起，其中有許多內(nèi)外聯(lián)絡(luò)，都要通過企業(yè)秘書這個(gè)樞紐部門，這就構(gòu)成了企業(yè)秘書的接待工作。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),接待的種類,4,接待概述,接待的概念,接待的作用和意義,接待的準(zhǔn)備,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),5,接待概述,接待是指一個(gè)單位在對(duì)內(nèi)、對(duì)外的聯(lián)絡(luò)和交往中所進(jìn)行的迎送招待、接談聯(lián)系等服務(wù)性活動(dòng)。而這些接待工作一般是由秘書部門負(fù)責(zé)承擔(dān)的。因而，接待就成為秘書部門的一項(xiàng)經(jīng)常性工作。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),6,接待概述,為什么接待工作必須由秘書部門來承擔(dān)呢？這是因?yàn)榻哟ぷ鞲臼穷I(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的一部分，而且是使務(wù)性很強(qiáng)的一部分工作，作為領(lǐng)導(dǎo)的助手的秘書，通過自己的真誠、熱情的服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)的接待做好準(zhǔn)備或代為處理，以減輕領(lǐng)導(dǎo)的瑣碎事務(wù)負(fù)擔(dān)，節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間，這是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的效率性扶助；再者，秘書部門出于樞紐地位，掌握各方面的情況，同時(shí)，秘書部門溝通上下、協(xié)調(diào)內(nèi)外、聯(lián)系左右，接觸面廣，交往量大，能更快更準(zhǔn)確地捕捉信息，便于做好接待工作。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),7,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),接待的作用和意義,溝通上下的“渠道”,展示企業(yè)形象的“窗口”和“門面”,接待工作，（以企業(yè)為例）是企業(yè)經(jīng)營管理活動(dòng)的重要組成部分，是企業(yè)溝通上下的“渠道”，聯(lián)絡(luò)四方的“橋梁”，是企業(yè)向外展示自我形象的“窗口”和“門面”。,聯(lián)絡(luò)四方的“橋梁”,捕捉信息的途徑,8,接待的準(zhǔn)備,心理準(zhǔn)備,人力、物力和財(cái)力的準(zhǔn)備,規(guī)模較大的企業(yè)往往設(shè)有接待處（科）或公關(guān)部等，由專職秘書做接待員。小企業(yè)的秘書往往集接待客人、操作電話總機(jī)、打字和日常辦公室工作于一身。不論何種情況，接待時(shí)，必須做好以下準(zhǔn)備：,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),情況準(zhǔn)備,9,心理準(zhǔn)備,誠懇，以誠相待，以信為本,尊重，在接待工作中要尊重來客,公平，秘書應(yīng)使來客感受到一視同仁的對(duì)待,風(fēng)度，秘書接待的風(fēng)度要注意兩點(diǎn)：,效率，秘書的接待也要講究效率,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),一是儀表,二是談吐,10,情況準(zhǔn)備工作,領(lǐng)導(dǎo)情況,職能部門,企業(yè)的各種活動(dòng),產(chǎn)品的范疇,接待秘書要全面了解企業(yè)的情況，一般包括：,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),提供的服務(wù)范圍,11,情況準(zhǔn)備,日常接待,會(huì)議接待,視察、檢察接待,參觀接待,接待的情況準(zhǔn)備應(yīng)當(dāng)根據(jù)接待對(duì)象與接待種類的不同而有所不同。一般包括：,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),技術(shù)考察接待,12,人力、物力與財(cái)力的準(zhǔn)備,食宿,交通,醫(yī)療保健,各類活動(dòng)安排,接待工作，尤其大規(guī)模的接待工作，是一項(xiàng)消費(fèi)型的事務(wù)活動(dòng)，需要人力、物力與財(cái)力作保障。因而要依據(jù)接待種類的不同而分別制定接待計(jì)劃，做好物質(zhì)、資金及其他準(zhǔn)備。一般包括：,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),其他準(zhǔn)備,13,接待的種類,會(huì)議接待,視察與檢察接待,參觀接待,技術(shù)考察接待,秘書接待工作的對(duì)象往往各不相同，來客可能是一個(gè)團(tuán)體或組，也可能是個(gè)別人。來客的身份、使命各不相同，有的應(yīng)邀而來，有的專程來訪，有的順道路過，有的事前有通知，有的突然來訪。因此，接待工作通常按不同標(biāo)準(zhǔn)分為不同種類而進(jìn)行。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),內(nèi)部接待,按事先是否有約，分為,按內(nèi)容分為,有約接待,無約接待,14,有約接待,事先與企業(yè)有約定的接待工作，可稱為有約接待。根據(jù)來客的身份和重要程度，分為:,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),高規(guī)格接待,日常的一般性接待,15,高規(guī)格接待的主要程序,了解規(guī)格，擬定方案,做好接待準(zhǔn)備工作,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),16,了解規(guī)格，擬定方案,來訪客商公司名稱,客商目的、要求、人數(shù)、性別、身份、生活習(xí)慣、到來日期等,由哪位相應(yīng)身份的高級(jí)管理人員負(fù)責(zé)這次接待,合同項(xiàng)目概況,工作日程安排及會(huì)見、宴會(huì)、娛樂活動(dòng)等的規(guī)格、次數(shù)、時(shí)間、地點(diǎn),由誰擔(dān)任專職陪同人員,一般來說，對(duì)企業(yè)價(jià)值大的，規(guī)格就要高，尤其是對(duì)首次來訪的重要客商，規(guī)格更高，其接待工作要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，擬定接待工作方案，并將方案交給領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。接待工作方案主要包括：,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),由誰擔(dān)任對(duì)口工程技術(shù)（或業(yè)務(wù)）主談判，其他談判人員名單，翻譯、后勤服務(wù)人員名單，大項(xiàng)目還要有律師和會(huì)計(jì)人員名單,17,做好接待準(zhǔn)備工作,資料準(zhǔn)備,看望與商議活動(dòng)日程,禮儀性的拜會(huì)和宴請(qǐng),安排接、住、食,組織活動(dòng)日程的實(shí)施,送別,領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方案后，秘書人員按照方案組織人力，作好接待準(zhǔn)備工作,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),小結(jié),18,資料準(zhǔn)備,一是為接待主管領(lǐng)導(dǎo)提供來訪客人全體成員名單（按禮賓順序、注明織物、性別）并附主要成員照片、簡(jiǎn)歷、商務(wù)活動(dòng)中成功與失敗的經(jīng)歷等信息資料。,二是為其他談判人員，如律師、會(huì)計(jì)、翻譯等，提供來訪客商資信情況及技術(shù)、法律、財(cái)會(huì)、產(chǎn)品市場(chǎng)行情等方面的信息資料。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),19,安排接、住、食,秘書人員要準(zhǔn)確掌握來訪客商乘坐的飛機(jī)班次（火車、輪船等）抵達(dá)的具體時(shí)間沒做好迎接工作。根據(jù)客商要求及人員構(gòu)成情況安排食宿（包括房間安排及布置、伙食標(biāo)準(zhǔn)、進(jìn)餐方式、時(shí)間、地點(diǎn)），必要時(shí)，印制住房平面圖，屆時(shí)遞送來訪成員。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),20,看望與商議活動(dòng)日程,來賓住下后，秘書部門要派出適當(dāng)人員（或隨同企業(yè)的負(fù)責(zé)人）前往來賓住所看望（或會(huì)見）表示歡迎和問候，簡(jiǎn)要介紹本地、本企業(yè)情況，重點(diǎn)是進(jìn)一步了解來客的目的意圖并商定活動(dòng)日程（以具體為好，但要留有余地），并且把日程通知有關(guān)接待部門。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),21,禮儀性的拜會(huì)和宴請(qǐng),按大體對(duì)等的原則，由適當(dāng)負(fù)責(zé)人正式會(huì)見來客或進(jìn)行適當(dāng)?shù)难缯?qǐng)。秘書人員事前要安排好場(chǎng)地等條件。若是宴請(qǐng)，要注意座次、儀式、講話等禮儀。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),22,組織活動(dòng)日程的實(shí)施,這項(xiàng)內(nèi)容比較復(fù)雜，涉及到若干領(lǐng)導(dǎo)和部門，往往不是一個(gè)秘書部門能獨(dú)立完成的。秘書部門的任務(wù)主要是組織和檢查，即把活動(dòng)的內(nèi)容分別通知有關(guān)人員和部門，請(qǐng)他們做好準(zhǔn)備，按時(shí)接待，并督促檢查落實(shí)情況。另外，協(xié)助做好接待的輔助工作（安排場(chǎng)地、引見、記錄、接送等）。某些活動(dòng)（如觀光市區(qū)）可由秘書部門單獨(dú)承擔(dān)。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),23,送別,根據(jù)客人的要求，預(yù)定車、船、飛機(jī)票；協(xié)助客人結(jié)算食宿帳目；話別送行。如何送別，要講究禮節(jié)，比如誰去送，送到什么地方（或在賓館門口握別，或送到車站、港口），使用車輛等。在話別時(shí)應(yīng)主動(dòng)征求客人的意見。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),24,小結(jié),在一次規(guī)模較大的接待工作結(jié)束之后，應(yīng)進(jìn)行一次小結(jié)，可口頭，可書面。并向單位負(fù)責(zé)人報(bào)告。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),25,日常的一般性接待,其實(shí)，企業(yè)秘書的接待工作大多是日常的一般性有約接待。日常有約的接待對(duì)象都是零星來企業(yè)訪問或洽談工作的客商或朋友。接待時(shí)可以在保證禮貌待客的基礎(chǔ)上參照高規(guī)格接待的準(zhǔn)備工作，酌情簡(jiǎn)化。對(duì)多次來本企業(yè)訪問洽談的客商可以根據(jù)他們提出的要求及以往接待他們的經(jīng)驗(yàn)酌情做好接待工作。日常的一般性有約接待工作，無須指定接待方案，秘書人員只要根據(jù)計(jì)劃安排表，按順序有禮貌地接待依約前來的客人，并按順序安排客人與領(lǐng)導(dǎo)見面。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),26,無約接待工作,來訪者事先沒有與企業(yè)預(yù)定會(huì)見面談，是臨時(shí)來訪的，這種接待工作稱無約接待。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),27,無約接待工作,對(duì)臨時(shí)來訪的客人，秘書人員要有禮貌地詢問客人的來意，再根據(jù)當(dāng)時(shí)的情況，憑借自己以往接待的經(jīng)驗(yàn)，做出適當(dāng)?shù)膽?yīng)對(duì)辦法。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),28,無約接待工作,倘若領(lǐng)導(dǎo)正在開會(huì)，且會(huì)議即將結(jié)束（或正在會(huì)見客人，會(huì)見即將結(jié)束），客人找領(lǐng)導(dǎo)面談的問題又不復(fù)雜，就可告訴客人在會(huì)客室稍等。,若領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議時(shí)間長，或這天會(huì)見安排很緊湊，客人面談的問題又較復(fù)雜，則可以清楚地告訴客人，然后再有禮貌地詢問客人是否可以安排另外一個(gè)時(shí)間見面?；蚋鶕?jù)領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間表找出一個(gè)空隙，主動(dòng)提出一個(gè)確切時(shí)間，征求客人的意見。,倘若領(lǐng)導(dǎo)剛好單獨(dú)一個(gè)人在辦公室，完全可以會(huì)見臨時(shí)來訪的客人，此時(shí)秘書也不要貿(mào)然將客人戴金領(lǐng)導(dǎo)的辦公室。而應(yīng)該問清來者意圖，請(qǐng)來者稍等，自己請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，得到同意，才能請(qǐng)客人進(jìn)辦公室。若領(lǐng)導(dǎo)不愿意會(huì)見，并請(qǐng)你找借口打發(fā)來客，此時(shí)秘書可請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，是否可派其他人代領(lǐng)導(dǎo)會(huì)見，領(lǐng)導(dǎo)允許，并指定某人代替，秘書則禮貌機(jī)智地請(qǐng)客人接受與某負(fù)責(zé)人會(huì)談。,如果客人堅(jiān)持非見領(lǐng)導(dǎo)不克，而且客人身份地位比較特殊，此時(shí)秘書人員一方面機(jī)敏地為領(lǐng)導(dǎo)擋駕，讓他明白今天無論如何不行，一面讓他留下電話和會(huì)面的時(shí)間、要求，表示稟告領(lǐng)導(dǎo)，等待領(lǐng)導(dǎo)決定后立即通知他。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),假如領(lǐng)導(dǎo)交待要另擇時(shí)間親自會(huì)見，秘書就可以禮貌地與客人協(xié)商預(yù)約雙方都感到方便的會(huì)見時(shí)間，并請(qǐng)客人留下聯(lián)系方式等。,29,無約接待工作,總之，在無約接待工作中，秘書人員要機(jī)敏，以消除領(lǐng)導(dǎo)可能遇到的困窘場(chǎng)面。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),30,會(huì)議接待,是指在本企業(yè)召開的全國性、地區(qū)性或行業(yè)系統(tǒng)的各種大型會(huì)議或由本企業(yè)圍繞生產(chǎn)、供應(yīng)、銷售等經(jīng)營活動(dòng)而舉行的訂貨會(huì)、展銷會(huì)、用戶座談會(huì)、產(chǎn)品宣傳活動(dòng)等會(huì)議的接待工作。這類接待隨會(huì)議的規(guī)模、類型的不同而有所不同。主要可分為兩大類型：,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),公關(guān)性會(huì)議接待,經(jīng)營性會(huì)議接待,31,公關(guān)性會(huì)議接待,會(huì)前準(zhǔn)備服務(wù)。主要是為大會(huì)安排好接站、食宿、車輛、醫(yī)療保健等生活服務(wù)準(zhǔn)備。,會(huì)后服務(wù)。與會(huì)人員的食宿結(jié)帳、代購車船機(jī)票，送站等。,在本企業(yè)舉行的全國性、地區(qū)性、行業(yè)系統(tǒng)的大型會(huì)議，不是由本企業(yè)主持，與本企業(yè)的經(jīng)營活動(dòng)無直接聯(lián)系，而是以擴(kuò)大企業(yè)影響，間接展示企業(yè)形象的廣告作用為目的，因而這類會(huì)議的接待是以生活服務(wù)為重點(diǎn)，會(huì)議本身的組織安排不是本企業(yè)。具體的接待可分為三個(gè)方面：,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),會(huì)間服務(wù)。根據(jù)會(huì)議需要安排錄音、錄像、攝影等，安排會(huì)議交通車輛、供應(yīng)茶水、進(jìn)餐等服務(wù)。另外，安排文娛活動(dòng)、參觀等。,32,經(jīng)營性會(huì)議接待,積極參與有關(guān)主管部門牽頭的經(jīng)營活動(dòng)的接待工作。,及時(shí)掌握整個(gè)情況。在整個(gè)活動(dòng)過程中，要注意收集各方面情況，如用戶的意見、建議、社會(huì)公眾的反響，同行業(yè)開展此類活動(dòng)情況等，經(jīng)整理、分析、論證后，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，及時(shí)反映情況，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營提供科學(xué)依據(jù)。,這是由企業(yè)主持的直接圍繞生產(chǎn)、供應(yīng)、銷售而展開的經(jīng)營活動(dòng)，其核心內(nèi)容是經(jīng)營。作為企業(yè)樞紐機(jī)構(gòu)的秘書部門應(yīng)當(dāng)積極參與，主動(dòng)配合有關(guān)部門做好接待工作，不但要做好前述三項(xiàng)服務(wù)工作，而且還要做好以下工作：,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),提前了解、掌握活動(dòng)內(nèi)容，主動(dòng)提供有關(guān)宣傳資料，并負(fù)責(zé)材料的打印。,33,視察與檢查接待,充分準(zhǔn)備,總結(jié)情況。匯總意見，整理上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，改進(jìn)工作。,這主要是指人民代表、政協(xié)委員、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)到企業(yè)視察，聽取匯報(bào)，了解情況，或上級(jí)有關(guān)部門來檢查指導(dǎo)工作的接待。主要做好三方面的接待工作：,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),落實(shí)活動(dòng)內(nèi)容。在視察和檢查時(shí)，一般要聽匯報(bào)、查閱資料、深入現(xiàn)場(chǎng)外，還要開調(diào)研會(huì)、座談會(huì)等，秘書要組織人員參加，還要隨著作記錄、整理記錄。,一是了解視察、檢查的目的、形式、范圍、程序和時(shí)間，據(jù)此做出接待計(jì)劃。,三是整理有關(guān)材料,二是按接待計(jì)劃檢查有關(guān)部門準(zhǔn)備工作的進(jìn)展情況，特別確保重要領(lǐng)導(dǎo)的安全。,34,參觀接待,一是準(zhǔn)備有關(guān)資料,三是做好安全保衛(wèi)工作,這是指對(duì)企業(yè)以外的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、團(tuán)體及社會(huì)各界人士到企業(yè)參觀所進(jìn)行的接待。到企業(yè)來參觀的人士類型多、范圍廣，目的、要求和時(shí)間不盡相同，接待也應(yīng)分別有所側(cè)重。主要有三點(diǎn)：,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),二是擬定、實(shí)施參觀計(jì)劃,35,技術(shù)考察接待,對(duì)這是指外單位客人對(duì)本企業(yè)的新設(shè)備、新技術(shù)、新產(chǎn)品進(jìn)行考察的接待。在這類接待中，一般以有關(guān)技術(shù)主管部門為主，秘書協(xié)助。要做到既要技術(shù)交流，又要對(duì)關(guān)鍵技術(shù)保密。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),36,內(nèi)部接待,此類接待量大。他們或是匯報(bào)、請(qǐng)示工作，或咨詢、辦理事務(wù)，或要求解決個(gè)人有關(guān)的切身利益。除領(lǐng)導(dǎo)點(diǎn)名找來者外，一般由秘書接待。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),37,接待的服飾與禮儀,服飾,美容,接待的基本禮儀,秘書的服飾、儀表，是最能體現(xiàn)其精神狀態(tài)和修養(yǎng)水平的。服飾、儀表形象是秘書展現(xiàn)給來客的最主要的第一印象，約占第一印象的百分之九十，而且這樣的展現(xiàn)機(jī)會(huì)只有一次。秘書不可不注意自己的服飾儀表。不同的環(huán)境對(duì)秘書的服飾儀表的要求也有所不同。在辦公室的日常接待中，其服飾儀表應(yīng)注意如下幾點(diǎn)：,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),38,服飾,秘書的著裝,秘書的佩戴飾物,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),39,秘書的著裝,襯衫要勤換，以保證領(lǐng)口袖口潔凈污垢。,外裝不必勤換，以給人相對(duì)穩(wěn)定的形象。但要保持整潔，必要時(shí)可以熨燙。,不能有掉紐扣、開線、破損的穿戴。,皮鞋一定要擦亮，給人以潔凈、勤奮、振奮的感覺。,我國服裝，無禮服、便服之分。男同志可著中山裝、西服或夾克衫。工作時(shí)以西服為主，西服應(yīng)配領(lǐng)帶和皮鞋；女同志可根據(jù)季節(jié)與活動(dòng)內(nèi)容穿西服（下身為西褲或裙子）民族服裝、旗袍或連衣裙。但上班不穿無領(lǐng)無袖上裝、短裙、超短裙、迷你裝或奇裝異服，無論男女上班都不準(zhǔn)穿牛仔裝、運(yùn)動(dòng)服。任何服裝都要求清潔、整齊、挺直，按規(guī)范穿著，做到得體、精神、穩(wěn)重。具體說來，應(yīng)注意如下方面：,進(jìn)入室內(nèi)應(yīng)摘帽，脫去大衣，摘掉墨鏡、手套，離開時(shí)再穿戴上。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),40,秘書的著裝,面料,款式,顏色搭配,秘書的服裝雖不必過分講究，但也有自己的特點(diǎn)。服裝的選擇，主要考慮三個(gè)因素：,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),41,面料,秘書上班裝的面料選擇，最好是中檔面料，要考慮面料少折皺，以免坐久后衣裝不展；少起靜電，以便操作各種帶電的辦公設(shè)備；不易抽絲扯刮，使你動(dòng)作自如。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),42,款式,款式上可以新穎，但不要“趕潮流追時(shí)髦”，有失莊重，也不要給人過時(shí)寒磣之感。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),43,顏色搭配,秘書工作著裝的顏色要趨于柔和協(xié)調(diào)，避免過于花艷。服裝專家認(rèn)為黑色是吸引人的顏色，深重一些的顏色的確有莊重高雅的效果。但是夏季則要淺淡色，給人以輕松、爽快之感。所以，秘書選擇服裝顏色的關(guān)鍵是配色，要使你的服裝最大限度地互相搭配和諧、濃淡有致，建議同學(xué)們學(xué)學(xué)色彩搭配的基本原理。不過，無論如何，絢麗濃艷的服裝是不適合秘書工作時(shí)的著裝。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),44,秘書的工作鞋,首先要舒適，使你工作中步履輕快穩(wěn)?。黄浯我烙^，與你的服裝乃至身份相配。由此，鞋子不可過舊，也不可“跟如立錐”。建議選擇深色與黑色的鞋，以求與各色服裝“兼容”。上班不穿運(yùn)動(dòng)鞋、休閑鞋、旅游鞋等。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),45,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),秘書的佩戴飾物,與本人所著服裝相協(xié)調(diào),與自己所處的辦公環(huán)境相協(xié)調(diào),飾物，一般指人們佩戴在身，起裝飾、點(diǎn)綴作用的小物品。如男子的領(lǐng)帶、領(lǐng)結(jié)、胸章、袖扣；女子的發(fā)飾、胸花（針）、首飾等等。秘書依據(jù)其工作性質(zhì)和環(huán)境，對(duì)飾物的佩戴要講究幾個(gè)協(xié)調(diào)：,與包括年齡、體態(tài)、性格在內(nèi)的個(gè)性相協(xié)調(diào),與所佩戴的飾物之間也要相協(xié)調(diào),46,秘書的飾物佩戴,領(lǐng)帶與領(lǐng)結(jié),領(lǐng)帶夾,胸章,戒指,具體要注意的主要有以下幾方面：,胸花胸針,手鐲手鏈,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),耳飾與項(xiàng)鏈,袖扣,47,領(lǐng)帶與領(lǐng)結(jié),兩者都是西裝的重要襯物與飾物。領(lǐng)帶一般要選擇質(zhì)地較好的，可以有多條與西服相配。顏色要么與西服一致，只是在深線上有別；要么與西服成對(duì)比色，但要注意這只能是全身唯一的一個(gè)顏色反差。還要注意領(lǐng)帶的各種系法。領(lǐng)帶切忌隨便地“掛”在脖子上或隨時(shí)摘下來拎在手里。領(lǐng)結(jié)，是在很正式的場(chǎng)合下使用的，要注意其顏色與場(chǎng)合、氣氛的搭配。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),48,領(lǐng)帶夾,領(lǐng)帶夾為了使領(lǐng)帶保持貼身、下垂的服飾用品。可以體現(xiàn)男士的紳士風(fēng)采，更加有品味，更顯示出現(xiàn)代人的時(shí)尚。領(lǐng)帶夾作用是，正式場(chǎng)合下把領(lǐng)帶夾在襯衣襟上，這樣領(lǐng)帶會(huì)顯得比較筆直也不會(huì)被風(fēng)吹起，彎腰時(shí)也不會(huì)直垂向地面。領(lǐng)帶夾的用法，應(yīng)在穿西服時(shí)使用，也就是說僅僅單穿長袖襯衫時(shí)沒必要使用領(lǐng)帶夾，更不要在穿夾克時(shí)使用領(lǐng)帶夾。穿西服時(shí)使用領(lǐng)帶夾，應(yīng)將其別在特定的位置，即從上往下數(shù)，在襯衫的第四與第五粒鈕扣之間，將領(lǐng)帶夾別上，然后扣上西服上衣的扣子，從外面一般應(yīng)當(dāng)看不見領(lǐng)帶夾。因?yàn)榘凑諍y飾禮儀的規(guī)定，領(lǐng)帶夾這種飾物的主要用途是固定領(lǐng)帶，如果稍許外露還說得過去，如果把它別得太靠上，甚至直逼襯衫領(lǐng)扣，就顯得過分張揚(yáng)。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),49,袖扣,對(duì)于講求品位的男人而言，也許除了戒指之外，袖扣就是面積最小的裝飾了。因?yàn)槠洳馁|(zhì)多選用貴重金屬，有的還要鑲嵌鉆石、寶石等，所以從誕生起就被戴上了貴族的光環(huán)，袖扣也因此成為人們衡量男人品位的不二單品，而挑選、搭配、使用統(tǒng)統(tǒng)都是男人的一門學(xué)問。袖扣是什么？袖扣是用在專門的袖扣襯衫上代替袖口扣子部分的，它的大小和普通的扣子相差無幾，卻因?yàn)榫赖牟馁|(zhì)和造型，更多的是起到裝飾的作用，在不經(jīng)意間，讓男人原本單調(diào)的禮服和西裝風(fēng)景無限。都知道穿西服的禮儀是袖口露出一截襯衫，試想，一件品質(zhì)高檔、做工精湛的西服，舉手間襯衫露出普普通通的塑料扣子，未免顯得有點(diǎn)遺憾，而一副別致的袖扣不僅能彌補(bǔ)這種遺憾，還能襯得西服熠熠生輝，彰顯主人含蓄內(nèi)斂的優(yōu)品男人魅力。袖扣材質(zhì)一般選擇貴重的金、銀、水晶、鉆石、寶石等，因此價(jià)格不菲，一般在幾百元到上萬元。通常情況下頂級(jí)品牌GUCCI、LV、Cartier、Tiffany、登喜路、萬寶龍、BOSS等在推出新一季的男裝同時(shí)，也會(huì)推出新款袖扣，有的還會(huì)推出本季限量版袖扣。因?yàn)榫碌淖龉ず唾F重的材質(zhì)，首飾一般的袖扣在被使用的同時(shí)，也在被小心翼翼地收藏。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),50,袖扣,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),問題是袖扣怎么用？身邊的很多男性朋友在知道這個(gè)小小的東西是袖扣以后，緊接著就會(huì)這樣問。其實(shí)，袖扣要用在專門的袖扣襯衫上。如果把袖口接觸皮膚的稱為A面，另一面稱為B面，袖扣襯衫就是袖口兩邊的A面互相接觸，然后把連接袖扣“扣子”部分的那根針從手背的袖口那邊穿下，而后從手心那邊的袖口穿出，并且固定就可以了。用袖扣，別少了一件袖扣襯衫，既然袖扣的價(jià)格不菲，就意味著選擇與袖扣搭配的襯衫也不能太糟糕。什么時(shí)候應(yīng)該使用袖扣，嚴(yán)格的來說，搭配正裝西服的，都應(yīng)該是法式雙疊襯衫并且使用袖扣。這個(gè)講究偏偏被國內(nèi)許多介紹西服穿著的文章所疏漏。為什么正裝西服應(yīng)該搭配袖扣呢？相信“襯衫袖口應(yīng)該略微露出西服”這條穿著規(guī)則大多數(shù)西服的穿著者是遵從的。要這樣配搭袖扣雖小，可款式卻千變?nèi)f化，除了傳統(tǒng)的圓形和方形，還有水滴、螺紋、中國結(jié)等形狀，圖案也有圖騰、國旗、太極、方向盤、水果、卡通、生肖、星座等各式各樣，風(fēng)格上有優(yōu)雅、有俏皮、有不羈等等，因此搭配袖扣大有學(xué)問：1.要根據(jù)襯衫和禮服的顏色搭配袖扣；2.挑選和皮帶扣、領(lǐng)帶夾同色的袖扣；3.根據(jù)出席宴會(huì)的風(fēng)格挑選袖扣。一般來說，金色袖扣配白色襯衫、黑色禮服顯得高貴，銀色配粉色、藍(lán)色或者黑色襯衫顯得優(yōu)雅專業(yè)，而黑色袖扣則是百搭單品，顯得禮服更加時(shí)尚。,51,胸章,裝飾性胸章要嚴(yán)加選擇，檔次低俗的和與工作氣氛、環(huán)境不和諧的都不要戴。比如，世界上一些國家制作的國徽或國旗的胸章，作為飾物挺美，但秘書在佩戴時(shí)需注意，當(dāng)你接待A國時(shí)戴A國的胸章表現(xiàn)了友誼，但如果你戴的是B國國徽或國旗胸章，就極不合適了。此外，當(dāng)前有許多知名的大公司，都有自己公司的胸章。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),52,戒指,戒指的戴法講究頗多。秘書人員如若要戴戒指的話，應(yīng)注意以下事項(xiàng)：第一，工作中常常須動(dòng)筆寫字，所以應(yīng)盡量戴在左手上。第二，戴戒指僅僅是一種裝飾物，而不是為了展示、顯示，因此不必戴很多枚戒指。第三，忌招搖，在工作中不必戴很名貴的戒指。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),53,胸花胸針,胸花胸針最講究與服裝的“搭配”，而且第一不要太大，第二不要閃閃發(fā)亮。目前，不少服裝面料本身很亮，宜配骨質(zhì)或?yàn)蹁撝瞥傻男蒯樞鼗?。花衣服上不必點(diǎn)綴任何飾物。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),54,手鐲手鏈,手鐲手鏈?zhǔn)窃诼懵缎”矍也淮魇直頃r(shí)佩戴的飾物。它可以單獨(dú)戴在一只手腕上，兩腕都戴時(shí)要戴成對(duì)的為好。秘書的手腕不宜戴在右手上，因?yàn)榈谝环恋K書寫，第二若是玉石類也易碰碎。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),55,耳飾與項(xiàng)鏈,耳飾、項(xiàng)鏈在女秘書的形象中占了奪目的地位，佩戴時(shí)更要斟酌。主要應(yīng)根據(jù)本人胸型、年齡、服裝來考慮。拿耳飾說，它有耳環(huán)、耳扣、耳墜之分，具體選帶什么，秘書該根據(jù)自己的臉型、耳輪廓、頸長短來考慮。如大耳垂、寬臉短頸的人，不宜用耳墜。如果要戴眼鏡，那干脆免了耳飾為好。下削臉、尖耳垂、長頸的人，若佩戴上一副適合的耳墜，會(huì)添萬種風(fēng)情。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),56,現(xiàn)在，有不少飾物形成了系列，這就要求秘書注意上述的各種情況，不要盲目地成龍配套地戴上，以致不倫不類，欲巧反拙。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),小結(jié)：,57,美容,工作中的美容要求，并非個(gè)人的愛好和奢華，是秘書修飾自己的儀容，以示尊重他人的一種有禮貌的表示。秘書的美容作為秘書修養(yǎng)的要求，有兩方面的意義：一方面是通過化妝來增添工作魅力；另一方面是保持朝氣蓬勃的精神面貌，煥發(fā)風(fēng)韻，體現(xiàn)氣質(zhì)。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),58,美容,發(fā)與手,工作妝,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),59,美容,有人以為美容僅僅是對(duì)臉部而言，那就片面了。作為一個(gè)秘書，迎來送往，是一個(gè)整體形象。因而就美容說，發(fā)型與手的養(yǎng)護(hù)，是十分重要的。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),發(fā),手,60,發(fā)型,對(duì)秘書的發(fā)型與發(fā)式?jīng)]有特定的要求，重要的是，一要把頭發(fā)養(yǎng)護(hù)好，使之烏黑潤澤；二要把頭發(fā)梳理好，使之清新柔順。訓(xùn)練有素的秘書在容顏上應(yīng)是纖發(fā)不亂。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),61,手,保護(hù)好手有利于工作，也給人以美感。保護(hù)手，一要修飾，不宜留過長的指甲，也不應(yīng)涂艷麗的蔻丹，定期修剪，用銼刀磨光，角化皮膚要養(yǎng)護(hù)；二要保潔，秘書工作中用手的地方很多，要注意手的清潔。如上機(jī)之前或大量復(fù)印之后，都應(yīng)洗手。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),62,工作妝,工作妝是職業(yè)女性面部自然、優(yōu)美、灑脫的淡妝。工作妝以單色眼影處理眼圈，近眼睫毛處用深藍(lán)色，睫毛外圈用淺藍(lán)色為宜。臉頰主要用橘紅色胭脂（頰紅）淡抹。唇的化妝，一是勾勒唇的輪廓，修正缺陷；二是涂抹合適的唇膏。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),63,化工作妝應(yīng)注意,一，不要忽視妝前準(zhǔn)備，洗凈臉、涂好粉底，這些是上好工作妝的基礎(chǔ)。,二，不要忽視眉筆和唇線筆的作用，它們是工作妝明朗清新的保證。,三，妝不要厚，色不宜濃。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),64,化工作妝應(yīng)注意,同是工作妝，也有繁簡(jiǎn)之分，我們所介紹的，是在十分鐘左右即可完成的工作妝。修眉、加卷睫毛、涂睫毛油等等，一不要過于妖艷；二色也不宜濃重；三只是在某些特殊的場(chǎng)合可適當(dāng)如此。如晚宴、酒會(huì)、舞會(huì)等。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),65,化工作妝應(yīng)注意,除了早晨化好的工作妝，還應(yīng)準(zhǔn)備必要的“救急”補(bǔ)妝。一般需要備一份必要的化妝品，一般包括：一盒四至六色的以藍(lán)、紅兩系為主的眼影，一支眉筆，一方粉餅，一支口紅。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),66,接待的基本禮儀,見面和問候,引見和介紹,接待和送別,接待工作的四忌,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),宴請(qǐng)、就餐的禮儀,67,見面和問候,無論是來客自行推門而入，還是有人引導(dǎo)來見，秘書要馬上起身，面帶微笑地迎上并問候。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),68,見面和問候,如果客人需要秘書到接待室或某處迎接，秘書要守時(shí)、迅速，步履輕快地趕到，然后輕聲問：“哪位是XXX先生（小姐）？”確認(rèn)后自我介紹：“您好！我是XX部門XXX秘書。”,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),69,見面的禮節(jié)一般是握手。握手的禮規(guī)是：,摘手套，伸右手。,不便握手時(shí)，面帶歉意申明。,通常應(yīng)由主人、年長者、身份高者、婦女先伸手，客人、年輕者、身份低者、男人先問候，待對(duì)方伸手時(shí)再握。對(duì)于不明身份的來客，作為主人的秘書應(yīng)主動(dòng)、熱情地先伸手；來客身份較高的，秘書可不主動(dòng)伸手；男秘書不必主動(dòng)向女客伸手。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),握手的方法是，雙方的手掌輕握三五秒，用力適度，不要太用勁，尤其對(duì)女客，也不要握而無力。力大顯得魯莽，無力顯得冷淡。握手時(shí)應(yīng)雙目注視對(duì)方，微笑致意，不要把目光移至別處。需要幾人同時(shí)握手時(shí)，必須一一握手，不可交叉握手。并注意站立地點(diǎn)，不可一腳在門里，一腳跨在門外。女客不愿握手時(shí)，男秘書只需微微欠身鞠躬即可。,70,見面時(shí)的稱呼,分清稱呼，“同志”、“先生”、“小姐”、“女士”的場(chǎng)合。國內(nèi)一般稱“同志”。涉及港臺(tái)及涉外企業(yè)、單位時(shí)，一般稱男性為“先生”，女性為“女士”。已婚女性可稱“夫人”，未婚女性“小姐”。不明婚否的，則年輕女性稱“小姐”為好，年長女性稱“女士”為好。,熟悉的客人可直呼姓名或職務(wù)。,稱呼之后，自然真誠地問候“您好”！,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),71,見面和問候,盡快確認(rèn)來客目的，以恰當(dāng)接待。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),72,引見和介紹,確認(rèn)需要引見的，要先與被會(huì)見者聯(lián)系。有約客人也先引見。需對(duì)方稍等候，可說：“您請(qǐng)坐，稍候片刻?！币贿呏甘咀唬贿厹?zhǔn)備茶水、雜志給客人，但不必陪他們聊天，然后回到座位上辦自己的事。千萬不能讓客人長時(shí)間地空等著。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),73,引見和介紹,引導(dǎo)來客到其他地方時(shí)，迅速將案頭文件收托后再離開，要走在來客前方二三步。先說“請(qǐng)這邊走”而后自己先走，客人跟著。遇到拐彎處，先停下，指示方向，說，“請(qǐng)走這邊?！比缓蟛爬^續(xù)走。坐電梯時(shí)，要遵守“有無司機(jī)的先后原則”辦事。進(jìn)入房間時(shí)，無論房門是向內(nèi)開還是向外開，原則是秘書為客人推拉。經(jīng)旋轉(zhuǎn)門時(shí)，秘書不要與客人同入一扇。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),74,引見介紹的禮節(jié),站立介紹，不要背對(duì)任何一位。,介紹的內(nèi)容主要是被介紹人的所在單位、職務(wù)和姓名，盡量簡(jiǎn)明，不做渲染。,禮貌地以手示意幫助介紹。手臂向被介紹者微伸，手心向上、五指并攏，不可上伸一只手指點(diǎn)點(diǎn)戳戳地介紹。,引見介紹順序，從主客講，應(yīng)先介紹主人；從年齡身份講，應(yīng)先介紹年輕的或身份地位低的；從性別講，應(yīng)先介紹男性?？傊?，原則是被尊敬、被照顧的一方，應(yīng)先知自己見到的是誰。,接遞名片都應(yīng)雙手，并點(diǎn)頭示意。坐著時(shí)要欠身示意。拿到名片時(shí)，最好禮貌地加以確認(rèn)，如：“噢，李明經(jīng)理?！?秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),細(xì)心地記住介紹給你的每一位客人。,75,引見和介紹,確認(rèn)為來客引見領(lǐng)導(dǎo)后，稍事服務(wù)，微笑退出。走出時(shí)應(yīng)面向室內(nèi)關(guān)門。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),76,77,接待和送別,彼此確認(rèn)身份后，馬上為來客讓座，請(qǐng)客人就會(huì)客室的上座，一邊說：“請(qǐng)坐，李明經(jīng)理（先生）。王總馬上就來?！币贿呎?qǐng)對(duì)方就上座。一般而言，會(huì)客室的上座是指距入口最遠(yuǎn)的沙發(fā)。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),78,接待和送別,及時(shí)為來客沏茶斟水。即使是每日消毒的茶杯，用前也要為客人清洗后再用。禮貌地詢問客人是否習(xí)慣用某種飲品（茶、咖啡或其他）。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),79,接待和送別,接待來客前應(yīng)準(zhǔn)備好筆和記錄紙，以示對(duì)來客的重視。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),80,接待和送別,耐心傾聽，仔細(xì)詢問，一一記清。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),81,接待和送別,來客告辭時(shí)要起身送出。一般領(lǐng)導(dǎo)約見的客人也由秘書代為送出。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),82,接待和送別,一般客人送至樓梯口或電梯間即可。秘書要為客人叫電梯，配客人等候，握別后目送客人下樓或乘電梯離去。尊貴的客人送至大廳門口或辦公樓外，甚至要為客人準(zhǔn)備好車輛（公司的車或出租車）。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),83,接待和送別,客人離去時(shí)，別忘了鄭重道別，即使忙碌時(shí)，也別忽略了最后的道別。“再見，李明經(jīng)理?！狈Q呼對(duì)方的名字+職務(wù)將造成良好的印象，所以記住來訪者的臉型與名字是很重要的。,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),84,接待和送別,制作來訪者卡片。在每天上班時(shí)要查看當(dāng)天約見的來訪者名單。必要時(shí)應(yīng)事先將約見的有關(guān)資料準(zhǔn)備好，制成寫有姓名、職位、公司、來訪日期、求見人的卡片。來訪者登記表,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),85,秘書基礎(chǔ)與實(shí)務(wù),接待工作四忌,忌熱情過分，工作接待要熱情有度，客套而不俗套，親切而不做作，不該問的不問，不必聊的不聊，不要問來客收入、服裝面料以及價(jià)格等等問題。,忌小節(jié)失禮，一點(diǎn)一滴的禮節(jié)都應(yīng)用心做到位。比如：不要想客人伸出不干凈或濕漉漉的手，手指不可觸口杯；客人面前無