公司來訪接待流程及標(biāo)準.docVIP

來訪接待流程及標(biāo)準一、目的為樹立公司良好形象，擴大公司對外聯(lián)系和交流，本著“熱情禮貌、服務(wù)周到、厲行節(jié)約、對口接待，嚴格標(biāo)準，統(tǒng)一管理”的原則。二、適用范圍本標(biāo)準適用于公司各部門因業(yè)務(wù)發(fā)生的各種接待工作。三、管理行政部為公司接待工作的歸口管理部門，負責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)部門接待工作的安排和管理，擬定重要來賓的接待計劃，協(xié)調(diào)相關(guān)部門落實接待任務(wù)，提供后勤保障；公司各部門在接到重要來訪預(yù)約后，首先填寫來訪接待通知單報總經(jīng)理審批，行政部備案，并協(xié)助擬定接待計劃，需公司領(lǐng)導(dǎo)出面、行政部協(xié)調(diào)的重要接待，應(yīng)提前2天告知行政部。四、計劃與準備1、在接到公司領(lǐng)導(dǎo)通知或相關(guān)部門來訪預(yù)約時，對來賓接待，應(yīng)了解來賓基本情況：來賓職務(wù)、來訪具體時間、人數(shù)、本地逗留日期、目的和要求等。在這基礎(chǔ)上擬定接待計劃，排出日程安排表，酌情安排接待標(biāo)準。2、行政部根據(jù)來賓情況按計劃通知公司相關(guān)部門，通知參加會晤的領(lǐng)導(dǎo)、陪同人員、落實會晤時間及場所。3、行政部根據(jù)來賓情況提前按接待標(biāo)準預(yù)定好宴請來賓的酒店，酌情安排酒水、香煙、用餐標(biāo)準；提前按接待標(biāo)準預(yù)約好來賓下榻酒店，酌情在房間內(nèi)準備相關(guān)資料水果、香煙等（接待標(biāo)準，吃住行也可以有接待部門直接處理）。4、如有需要行政部根據(jù)情況配合安排來賓游覽、購物、娛樂等其他項目。5、因特殊會議需要，行政部負責(zé)準備安排會場花卉、水果、煙茶、音響設(shè)備、投影設(shè)備、領(lǐng)導(dǎo)席簽、橫幅、電子屏、制作歡迎牌、指示牌、安排禮儀人員，并邀請新聞媒體和草擬新聞通稿，安排攝影攝像等。6、根據(jù)接待要求，行政部安排接待所需車輛，保證車輛清潔，安全性能良好，司機車輛聽從行政部和主接待人員協(xié)調(diào)安排，統(tǒng)一調(diào)度。7、行政部根據(jù)情況提前購買車票及機票。五、接待標(biāo)準（參考）一級接待標(biāo)準：陪同人員：總經(jīng)理、總監(jiān)、副總經(jīng)理、各部門經(jīng)理1、迎接：總經(jīng)理、總監(jiān)、副總經(jīng)理、各部門經(jīng)理在高速路口、機場、車站迎接，注意把握迎候時間，提前等候于迎接地點，接待人員引見介紹主賓時，要注意順序（遵守介紹時的先后次序。正規(guī)的做法，是要先介紹身份較低的一方，然后再介紹身份較高的一方。即先介紹主人，后介紹客人；先介紹職務(wù)低者，后介紹職務(wù)高者；先介紹男士、后介紹女士；先介紹晚輩、后介紹長輩；先介紹個人，后介紹集體。在接待外國來訪者時，若賓主雙方皆不止一個，則為其雙方進行介紹時，要先介紹主人一方，扣介紹來賓一方。不過在介紹各方人士時，通常應(yīng)當(dāng)由尊而卑，按照其職務(wù)的高低，依次而行。來訪時主人先伸手表示歡迎。告辭時，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼對方的手為限度，初次見面時，時間一般控制在3秒內(nèi)。介紹時就把身份、地位低的一方介紹給相對而言身份、地位較為尊貴的一方。）2、參觀：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部門經(jīng)理陪同，由主接待人員沿途介紹公司基本情況以及遠景規(guī)劃，到達項目地后詳細介紹項目相關(guān)信息。3、座談：公司人員確保座談環(huán)境、室內(nèi)、洗手間清潔、室溫適度、燈光合適，將公司簡介或相關(guān)資料、紙筆、茶水杯、水果、香煙擺放于接待室。根據(jù)需要制作領(lǐng)導(dǎo)席簽、橫幅、歡迎牌、指示牌，調(diào)試好音響設(shè)備、投影設(shè)備、攝影攝像設(shè)備。4、用餐標(biāo)準：行政部根據(jù)情況預(yù)定酒店： 5、下榻賓館標(biāo)準：行政部根據(jù)情況預(yù)定酒店： 6、行政部根據(jù)情況、來賓意愿和興趣提前計劃參觀游覽路線。7、行政部根據(jù)情況購買禮節(jié)性禮品。二級標(biāo)準：陪同人員：副總經(jīng)理、相關(guān)部門經(jīng)理1、迎接：由相關(guān)部門經(jīng)理到公司駐地門口迎接，引導(dǎo)來賓。2、參觀：副總經(jīng)理、相關(guān)部門經(jīng)理陪同，由主接待人員沿途介紹公司基本情況以及遠景規(guī)劃，到達項目地后詳細介紹項目相關(guān)信息。3、座談：公司人員確保公司環(huán)境、室內(nèi)、洗手間清潔、室溫適度、燈光合適，將公司簡介或相關(guān)資料、紙筆、茶水杯、水果、香煙擺放于接待室。4、用餐標(biāo)準：行政部根據(jù)情況預(yù)定酒店。 5、下榻賓館標(biāo)準：行政部根據(jù)情況預(yù)定酒店。 6、行政部根據(jù)情況購買禮節(jié)性禮品。三級標(biāo)準：陪同人員：相關(guān)對口的部門經(jīng)理及人員1、參觀：相關(guān)對口的部門經(jīng)理及人員陪同，由主接待人員沿途介紹公司基本情況以及遠景規(guī)劃，到達項目地后詳細介紹項目相關(guān)信息。2、座談：公司人員確保公司環(huán)境、室內(nèi)、洗手間清潔，將公司簡介或相關(guān)資料、紙筆、茶水杯擺放于接待室。3、用餐標(biāo)準：行政部根據(jù)情況預(yù)定酒店： 六、接待禮儀1、儀表：面容清潔，衣著得體。2、舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方。3、言語：語氣溫和、禮貌文雅。4、態(tài)度：誠懇熱情，不卑不亢。5、迎接來賓時：要注意把握迎候時間，提前等候與公司門口或車站機場，接待人員引見介紹主賓時，要注意順序。6、接受名片時：要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中。7、過走廊時：通常走在客人的右前方，不時左側(cè)回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說“這邊請”。8、進電梯時：要告訴客人上幾樓，讓客人先進、先出。9、座談時：客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，后主人，先領(lǐng)導(dǎo)，后同事。10、送客時：根據(jù)身份確定規(guī)格，若送至公司門口、汽車旁，招手待客人遠去，方可離開。七、注意事項接待中涉及機要事務(wù)、秘密文電、重要會議，要特別注意保密，接待中既要熟練介紹公司情況，又要內(nèi)外有別，嚴守本公司商業(yè)機密，對不宜攝影攝像的場合，應(yīng)向參觀人員說明。八、信息反饋接待結(jié)束，主接待人員應(yīng)及時撰寫重要來訪信息，將與來訪者交流中取得的信息匯總整理，提取其中對公司有價值的信息交有總經(jīng)理室。九、附則1、本制度由行政部制定，報總經(jīng)理批準后執(zhí)行，修改時亦同。2、本制度未盡事宜由行政部負責(zé)解釋并修訂。3、本制度自下發(fā)之日起實施。關(guān)于 來訪接待流程及標(biāo)準附件一、來賓接待準備及過程 簡明流程來訪接待通知單與客戶談判前的準備總經(jīng)理審批、行政部備案了解來賓信息及來訪需求-來賓進公司接待來賓接機/車/船參觀/學(xué)習(xí)/業(yè)務(wù)工作接待結(jié)束，送別來賓信息匯總上交食宿安排、其他安排其他安排二、商務(wù)接待中的座次安排（圖）（一）、關(guān)于會議主席臺座次的安排1、主席臺必須排座次、放名簽，以便領(lǐng)導(dǎo)同志對號入座，避免上臺之后互相謙讓。 2、主席臺座次排列，領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時，主要領(lǐng)導(dǎo)居中，2號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)右手位置；領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時，1、2號領(lǐng)導(dǎo)同時居中，2號領(lǐng)導(dǎo)依然在1號領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號領(lǐng)導(dǎo)依然在1號領(lǐng)導(dǎo)右手位置。3、幾個機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人同時上主席臺，通常按機關(guān)排列次序排列?？伸`活掌握，不生搬硬套。如對一些德高望重的老同志，也可適當(dāng)往前排，而對一些較年輕的領(lǐng)導(dǎo)同志，可適當(dāng)往后排。另外，對邀請的上級單位或兄弟單位的來賓，也不一定非得按職務(wù)高低來排，通常掌握的原則是：上級單位或同級單位的來賓，其實際職務(wù)略低于主人一方領(lǐng)導(dǎo)的，可安排在主席臺適當(dāng)位置就座。這樣，既體現(xiàn)出對客人的尊重，又使主客都感到較為得體。 4、對上主席臺的領(lǐng)導(dǎo)同志能否屆時出席會議，在開會前務(wù)必逐一落實。領(lǐng)導(dǎo)同志到會場后，要安排在休息室稍候，再逐一核實，并告之上臺后所坐方位。如主席臺人數(shù)很多，還應(yīng)準備座位圖。如有臨時變化，應(yīng)及時調(diào)整座次、名簽，防止主席臺上出現(xiàn)名簽差錯或領(lǐng)導(dǎo)空缺。還要注意認真填寫名簽，謹防錯別字出現(xiàn)。 主席臺人數(shù)為奇數(shù)時主席臺人數(shù)為偶數(shù)時 （二）、關(guān)于宴席座次的安排 宴請客人，一般主陪在面對房門的位置，副主陪在主陪的對面，1號客人在主陪的右手，2號客人在主陪的左手，3號客人在副主陪的右手，4號客人在副主陪的左手，其他可以隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果場景有特殊因素，應(yīng)視情而定。中餐桌西餐桌（三）、儀式的座次安排簽字雙方主人在左邊，客人在主人的右邊。雙方其他人數(shù)一般對等，按主客左右排列。（四）、關(guān)于乘車的座次安排 小轎車1號座位在司機的右后邊，2號座位在司機的正后邊，3號座位在司機的旁邊。（如果后排乘坐三人，則3號座位在后排的中間）。中轎主座在司機后邊的第一排，1號座位在臨窗的位置。 乘車座次安排（五）、合影座次安排與主席臺安排相同。附：會議座位安排長條桌注：A為上級領(lǐng)導(dǎo)，B為主方席 沙發(fā)室 與外賓會談 注：A為主方，B為客方 與上級領(lǐng)導(dǎo)座談 注：A為上級領(lǐng)導(dǎo)，B為主方領(lǐng)導(dǎo)臨沂星級酒店目錄酒店星級地址電話藍海國際大酒店五星臨沂蘭山區(qū)解放路158號（與通達路交匯處臨沂華盛江泉城大酒店五星臨沂市羅莊區(qū)羅六路與雙月湖路交匯處（羅莊區(qū)中心沂觀唐溫泉(國際)度假村五星臨沂市河?xùn)|區(qū)濱河路與觀唐街交匯沂智圣湯泉溫泉度假村五星臨沂市沂南縣北外環(huán)臨沂魯班沂州賓館四星臨沂市蘭山區(qū)通達路307號（與紅旗路交