【精品文檔】采購作業(yè)流程手冊-總務(wù)處采購組.ppt

總務(wù)處採購組2008年01月,請、採購作業(yè)流程手冊 總務(wù)處採購組,大綱,壹、採購常發(fā)生錯誤態(tài)樣,貳、採購法源依據(jù),參、政 府 採 購 法,肆、總務(wù)會計流程,伍、總務(wù)採購流程,壹、採購常發(fā)生錯誤態(tài)樣,發(fā)生原因 近來率自先行採購，已造成行政單位遂行行政程序之莫大困擾，更嚴(yán)重違反採購規(guī)定。以下為錯誤態(tài)樣： 金額一萬五千元以上(含)者未先行請購，就予以採買。 無論計畫案及系上經(jīng)費物品採買皆須依照正常採購流程。金額一萬五千元以上之物品先行採買，而補辦請購單申請，如此順序顛倒採購流程，將嚴(yán)重造成學(xué)校內(nèi)部控制制度疏失。 規(guī)避一萬五千元以上先行送審採購單流程，錯誤範(fàn)例如下： 同一廠商，開同一日期之多張發(fā)票，總計金額達(dá)一萬五千元以上者，常有單位藉此規(guī)避學(xué)校採購流程，嚴(yán)重造成內(nèi)部控制疏失。 同一廠商，開多張發(fā)票。(分散採購嫌疑)-目前是政府審計部針對各學(xué)校憑證審查錯誤重點之一。 附註： 申請核銷失誤重點事項,教育部補助設(shè)備明細(xì)表與經(jīng)費動支表經(jīng)費項目(品名)與需求規(guī)格表(品名)不同。 需求規(guī)格表填寫廠牌、型號，違反政府採購法第26條限制競爭的規(guī)定。 需求規(guī)格表未填寫交貨日期或維護(hù)期限、及保固期限。 廠商資格未查證、未附統(tǒng)一編號。 各項表單簽名或簽章未加註日期。 更改修正處未加蓋章或簽章。 附註： 經(jīng)濟(jì)部商工登記資料公示查詢 .tw/pub/cmpy/cmpyinfolistaction.do 財政部稅務(wù)入口網(wǎng)-營業(yè)登記資料公示查詢 .tw/wsite/np?ctnode=10817,貳、採購法源依據(jù),一、依據(jù) (一)本校採購內(nèi)部作業(yè)要點 (二)政府採購法 二、適用範(fàn)圍 (一)教育部獎補助經(jīng)費 (二)國科會暨建教合作計畫經(jīng)費 (三)學(xué)校經(jīng)費 附註： 預(yù)算金額達(dá)1,000,000元政府補助款， 依政府採購法辦理採購。,參、政府採購法,一、相關(guān)條文 (一)公告上網(wǎng)金額規(guī)定 第4條 法人或團(tuán)體接受機(jī)關(guān)補助辦理採購，其補助金額占採購金額半數(shù)以上，且補助金額在公告金額以上者，適用本法之規(guī)定，並應(yīng)受該機(jī)關(guān)之監(jiān)督。 (二)監(jiān)辦單位規(guī)定 第13條 機(jī)關(guān)辦理公告金額以上採購之開標(biāo)、比價、議價、決標(biāo)及驗收，除有特殊情形者外，應(yīng)由其主（會）計及有關(guān)單位會同監(jiān)辦。 (三)招標(biāo)方式規(guī)定 第18條 採購之招標(biāo)方式，分為公開招標(biāo)、選擇性招標(biāo)及限制性招標(biāo)。 第19條 機(jī)關(guān)辦理公告金額以上之採購，除依第二十條及第二十二條辦理者外，應(yīng)公開招標(biāo)。,(四)限制性招標(biāo)規(guī)定 第22條 機(jī)關(guān)辦理公告金額以上之採購，符合下列情形之一者，得採限制性招標(biāo)： 一、以公開招標(biāo)、選擇性招標(biāo)或依第九款至第十一款公告程序辦理結(jié)果，無廠商投標(biāo)或無合格標(biāo)，且以原定招標(biāo)內(nèi)容及條件未經(jīng)重大改變者。 二、屬專屬權(quán)利、獨家製造或供應(yīng)、藝術(shù)品、秘密諮詢，無其他合適之替代標(biāo)的者。 三、遇有不可預(yù)見之緊急事故，致無法以公開或選擇性招標(biāo)程序適時辦理，且確有必要者。 四、原有採購之後續(xù)維修、零配件供應(yīng)、更換或擴(kuò)充，因相容或互通性之需要，必須向原供應(yīng)廠商採購者。 五、屬原型或首次製造、供應(yīng)之標(biāo)的，以研究發(fā)展、實驗或開發(fā)性質(zhì)辦理者。 六、在原招標(biāo)目的範(fàn)圍內(nèi)，因未能預(yù)見之情形，必須追加契約以外之工程，如另行招標(biāo)，確有產(chǎn)生重大不便及技術(shù)或經(jīng)濟(jì)上困難之虞，非洽原訂約廠商辦理，不能達(dá)契約之目的，且未逾原主契約金額百分之五十者。 七、原有採購之後續(xù)擴(kuò)充，且已於原招標(biāo)公告及招標(biāo)文件敘明擴(kuò)充之期間、金額或數(shù)量者。 八、在集中交易或公開競價市場採購財物。 九、委託專業(yè)服務(wù)、技術(shù)服務(wù)或資訊服務(wù)，經(jīng)公開客觀評選為優(yōu)勝者。 十、辦理設(shè)計競賽，經(jīng)公開客觀評選為優(yōu)勝者。 十一、因業(yè)務(wù)需要，指定地區(qū)採購房地產(chǎn)，經(jīng)依所需條件公開徵求勘選認(rèn)定適合需要者。 十二、購買身心障礙者、原住民或受刑人個人、身心障礙福利機(jī)構(gòu)、政府立案之原住民團(tuán)體、監(jiān)獄工場、慈善機(jī)構(gòu)所提供之非營利產(chǎn)品或勞務(wù)。 十三、委託在專業(yè)領(lǐng)域具領(lǐng)先地位之自然人或經(jīng)公告審查優(yōu)勝之學(xué)術(shù)或非營利機(jī)構(gòu)進(jìn)行科技、技術(shù)引進(jìn)、行政或?qū)W術(shù)研究發(fā)展。 十四、邀請或委託具專業(yè)素養(yǎng)、特質(zhì)或經(jīng)公告審查優(yōu)勝之文化、藝術(shù)專業(yè)人士、機(jī)構(gòu)或團(tuán)體表演或參與文藝活動。 十五、公營事業(yè)為商業(yè)性轉(zhuǎn)售或用於製造產(chǎn)品、提供服務(wù)以供轉(zhuǎn)售目的所為之採購，基於轉(zhuǎn)售對象、製程或供應(yīng)源之特性或?qū)嶋H需要，不適宜以公開招標(biāo)或選擇性招標(biāo)方式辦理者。 十六、其他經(jīng)主管機(jī)關(guān)認(rèn)定者。,(五)需求規(guī)格填寫規(guī)定 第26條 機(jī)關(guān)辦理公告金額以上之採購，應(yīng)依功能或效益訂定招標(biāo)文件。其有國際標(biāo)準(zhǔn)或國家標(biāo)準(zhǔn)者，應(yīng)從其規(guī)定。 機(jī)關(guān)所擬定、採用或適用之技術(shù)規(guī)格，其所標(biāo)示之?dāng)M採購產(chǎn)品或服務(wù)之特性，諸如品質(zhì)、性能、安全、尺寸、符號、術(shù)語、包裝、標(biāo)誌及標(biāo)示或生產(chǎn)程序、方法及評估之程序，在目的及效果上均不得限制競爭。 招標(biāo)文件不得要求或提及特定之商標(biāo)或商名、專利、設(shè)計或型式、特定來源地、生產(chǎn)者或供應(yīng)者。但無法以精確之方式說明招標(biāo)要求，而已在招標(biāo)文件內(nèi)註明諸如或同等品字樣者，不在此限。 附註： 預(yù)算金額達(dá)1,000,000元政府補助款， 依政府採購法辦理採購。,公開招標(biāo)程序,準(zhǔn)備招標(biāo)文件,公報/網(wǎng)路/招標(biāo)公告27/28,是否達(dá) 查核金額12,是否 三家以上合 格廠商投標(biāo)48,開標(biāo)45.48.50,審標(biāo)8.60,決標(biāo)52-57.59,是否達(dá) 公告金額,履約第四章,驗收第五章,第二次公告,否,是,公報決標(biāo)公告61,是,報上級機(jī)關(guān) 監(jiān)辦或核準(zhǔn) 12,否,否,是,機(jī)關(guān)內(nèi)部監(jiān)辦13,訂約,預(yù)算、計畫需求,資料來源：蘇明通 游麗慧 (民90)政府採購法實務(wù)qa 元照出版,選擇性招標(biāo)(建立合格廠商名單)程序,準(zhǔn)備預(yù)先辦理 資格審查文件,公報/網(wǎng)路/資格審查公告27/28,廠商送資格文件,審查資格文件並建立合格廠商名單21,每次採購,預(yù)估各次總額是 否達(dá)查核金額12,邀請符合資格廠商投標(biāo)(規(guī)格、價格)18,開標(biāo)45.48.50,審標(biāo)8.60,決標(biāo)52-57.59,預(yù)估各次總額是 否達(dá)公告金額,履約第四章,驗收第五章,是,報上級機(jī)關(guān) 監(jiān)辦或核準(zhǔn)12,公報決標(biāo)公告61,是,否,否,準(zhǔn)備資格以外 之招標(biāo)文件,機(jī)關(guān)內(nèi)部監(jiān)辦13,訂約,資料來源：蘇明通 游麗慧 (民90)政府採購法實務(wù)qa 元照出版,限制性招標(biāo)(比價或議價)程序,確認(rèn)符合採用限制性招標(biāo)之依據(jù)22,資料來源：蘇明通 游麗慧 (民90)政府採購法實務(wù)qa 元照出版,函邀廠商投標(biāo),是否達(dá) 查核金額12,議價,比價開標(biāo)45.50,審標(biāo)8.60,比價或議價,決標(biāo)52-57.59,是否達(dá) 公告金額,履約第四章,驗收第五章,是,報上級機(jī)關(guān) 監(jiān)辦或核準(zhǔn)12,公報決標(biāo)公告61,是,否,否,機(jī)關(guān)內(nèi)部監(jiān)辦13,訂約,準(zhǔn)備招標(biāo)文件,肆、總務(wù)會計流程,預(yù)決算-採購-財務(wù)-財管一貫化流程,預(yù)算編列,預(yù)算動支,核銷過帳,採購管理,預(yù)算建議,預(yù)算編列,預(yù)算核定,預(yù)算分配,分配核定,資本門,經(jīng)常門,動支申請,預(yù)算扣除,動支核準(zhǔn),採購明細(xì),拆項,組合,採購,詢價單/報價記錄,開標(biāo)決標(biāo)作業(yè),採購作業(yè),財產(chǎn)管理,預(yù)算調(diào)整,驗收管理,採購記錄,核銷申請,合併,未過帳傳票,傳票審核,過帳傳票,驗收作業(yè),預(yù)算追加,追加核定,追加分配,分配核定,價格分析,保管人,保管單位,日期,列產(chǎn)作業(yè),經(jīng)費來源,列產(chǎn)日期,財 產(chǎn) 增 加 單,出納付款作業(yè),伍、總務(wù)採購流程,一、組織篇,採購單位 1.總務(wù)處採購組：負(fù)責(zé)財物與勞務(wù)採購 2.總務(wù)處營繕組：負(fù)責(zé)工程與修繕勞務(wù)採購 開標(biāo)會議成員 1.主持人：總務(wù)長 2.紀(jì)錄：採購單位 3.監(jiān)辦單位：會計室及校長核準(zhǔn)監(jiān)辦人員 4.會辦人員：請購單位 5.廠商代表 驗收會議成員 1.主驗單位：保管組 2.監(jiān)驗單位：會計室 3.會驗單位：使用單位 4.協(xié)驗單位：採購單位 5.廠商代表,二、動支申請篇,資本門或經(jīng)常門經(jīng)費，不論經(jīng)費動支大小均需動支申請,應(yīng)附文件 各項經(jīng)費動支表 需求規(guī)格表 廠商報價單 獨家議價理由單或限制性招標(biāo)申請書 (符合政府採購法第22條規(guī)定者),自行核銷：動支金額未達(dá)15,000元,申請人(動支單),動支科目,動支金額,資本門,經(jīng)常門,經(jīng)費來源,學(xué)校經(jīng)費,計畫案,授權(quán)一級主管動支核準(zhǔn),動支申請單位,採購流程,動支核準(zhǔn),自行採購 (例外：電腦軟硬體、投影機(jī)、數(shù)位相機(jī)等資本門動支須由校長或授權(quán)人核準(zhǔn)）,核銷流程,驗收流程,驗收單,消耗品,非消耗品,+保管組,單位自行驗收,會同驗收,憑證粘存單(發(fā)票),授權(quán)一級主管核準(zhǔn),自行送會計室核銷,動支金額達(dá)15,000元以上,申請人(動支單),動支科目,動支金額(含需求規(guī)格書),資本門,經(jīng)常門,經(jīng)費來源,學(xué)校經(jīng)費,計畫案,一級主管動支核準(zhǔn),動支申請單位,總務(wù)採購單位,會簽動支,校長或授權(quán)人,會計單位,50,000元以上動支,15,000-49,999元,50,000元以上,總務(wù)長,授權(quán)總務(wù)長代決,核準(zhǔn)後送會計室,動支核準(zhǔn),採購作業(yè),預(yù)算扣除,限制性招標(biāo)(或獨家議價)申請流程,總務(wù)採購單位,簽核申請書,校長或授權(quán)人,核準(zhǔn)限制性招標(biāo)(獨家議價)申請,動支單位,執(zhí)行採購作業(yè),限制性招標(biāo)申請書 (1,000,000元以上) 獨家議價理由單(15,000-999,999元),附註： 1.需符合政府採購法第22條規(guī)定 2.凡無符合以上規(guī)定者，但需限制性招標(biāo)(獨家議價)請上簽陳請校長核準(zhǔn),總務(wù)長簽核,一級主管簽核,會計單位,會計主任簽核,限制性招標(biāo)申請(獨家議價),三、採購作業(yè)篇,應(yīng)附文件 底價表 (動支金額達(dá)200,000元以上) 進(jìn)口教育研究用品免稅申請書與進(jìn)口教育研究用品明細(xì)表(財物需由國外免稅進(jìn)口) 國外直接採購議價紀(jì)錄表（壹萬伍仟元以上） (國外進(jìn)口無代理商),底價訂定流程,前置作業(yè) 請購單位-確認(rèn)需求標(biāo)的或規(guī)範(fàn)後，運用多管道商情蒐整商情資料,預(yù)估金額 依圖說、規(guī)範(fàn)、契約並考量成本，市場行情及政府決標(biāo)資料，歷史決標(biāo)資料，訂定預(yù)估金額,建議底價 請購單位-依案況及市場各項變化，考量預(yù)估金額可行性，妥訂建議底價,核定底價 採購單位完成建議底價後應(yīng)逕持陳校長或其授權(quán)人核定,採購作業(yè)流程,總務(wù)採購單位,動支核準(zhǔn),校長或授權(quán)人,15,000-199,999元,200,000-999,999元,底價訂定,授權(quán)總務(wù)長訂定底價(密封),核定底價(密封),開標(biāo)作業(yè),廠商(報價單),動支單位(20萬以上建議底價表),1,000,000元,詢價,總務(wù)長建議底價送校長核定,開標(biāo)會議(授權(quán)總務(wù)長主持),選擇招標(biāo)方式,決標(biāo),國外採購作業(yè)流程(申請免稅進(jìn)口),總務(wù)採購單位,製作發(fā)送教育部公文函稿,校長或授權(quán)人,發(fā)文校準(zhǔn),動支單位,核轉(zhuǎn)海關(guān),等待廠商進(jìn)口交貨,國外進(jìn)口教育用品免稅申請單,國外進(jìn)口教育用品免稅明細(xì)表,物品進(jìn)口交貨時程約45-90天,總務(wù)長簽核,會簽單位,文書組發(fā)文,教育部,免稅函,國外採購作業(yè)流程(無代理商進(jìn)口),總務(wù)採購單位,簽核紀(jì)錄表,校長或授權(quán)人,核準(zhǔn)國外採購,動支單位,等待廠商進(jìn)口交貨(如需辦理免稅進(jìn)口請依免稅進(jìn)口流程辦理),詢價,國外直接採購議價紀(jì)錄表,物品進(jìn)口交貨時程約45-90天,總務(wù)長簽核,一級主管簽核,會計單位,會計主任簽核,簽訂合約作業(yè)流程,總務(wù)採購單位,製作合約書,校長或授權(quán)人,合約書用印核準(zhǔn),準(zhǔn)備交貨(合約書一份),廠商,合約書發(fā)送並存檔,決標(biāo)紀(jì)錄,合約用印並繳交履約金,總務(wù)長簽核,文書組用印,驗收作業(yè),合約書發(fā)送動支單位,單位核對 條約內(nèi)容,四、驗收作業(yè)篇,應(yīng)附文件 驗收單 (採購金額未達(dá)200,000元) 或 (採購金額達(dá)200,000元以上),驗收作業(yè)流程(15,000-199,999元),總務(wù)採購單位,核銷憑證,保管組,驗收並財產(chǎn)登錄,使用單位,驗收單,核銷作業(yè),廠商交貨通知驗收(驗收單用印),會計單位,一級主管簽核,登錄保管人及放置地點,總務(wù)長簽核,驗收作業(yè)流程(200,000元以上),總務(wù)採購單位,通知驗收,保管組,驗收合格,廠商,使用單位,驗收不合格,核銷作業(yè),交貨通知驗收(驗收單用印),會計單位,限期改善或減價收受,五、核銷作業(yè)篇,應(yīng)附文件 支出憑證黏貼單 (卓越計畫專用-支出憑證黏貼單),自行核銷：動支金額未達(dá)15,000元,申請人(動支單),動支科目,動支金額,資本門,經(jīng)常門,經(jīng)費來源,學(xué)校經(jīng)費,計畫案,授權(quán)一級主管動支核準(zhǔn),動支申請單位,採購流程,動支核準(zhǔn),自行採購,核銷流程,驗收流程,驗收單,消耗品,非消耗品,+保管組,單位自行驗收,會同驗收,憑證粘存單(發(fā)票),授權(quán)一級主管核準(zhǔn),自行送會計室核銷,核銷作業(yè)流程(15,000以上),總務(wù)採購單位,核銷憑證,保管組,驗收並財產(chǎn)登錄,驗收單,採購相關(guān)資料表單,會計單位,總務(wù)長簽核,消耗品,非消耗品,驗收(會同點收或列管),資本門,驗收及列產(chǎn) 財產(chǎn)增加單,憑證粘存單(發(fā)票),校長或授權(quán)人,會計主任簽核,核準(zhǔn)傳票及核銷相關(guān)表單,製作傳票及過帳傳票,出納組付款,六、表單篇,一、各項表單 (一)各項經(jīng)費動支申請表 (二)需求規(guī)格書 (三)廠商報價單 (四)限制性招標(biāo)申請書 (五)獨家議價理由單 (六)物品或工程採購底價表 (七)國外直接採購議價紀(jì)錄表（15,000以上） (八)進(jìn)口教育研究用品免稅申請書 (九)進(jìn)口教育研究用品明細(xì)表 (十)財物驗收報告單(未達(dá)20萬元) (十一)財產(chǎn)驗收單(20萬元以上) (十二)支出憑證黏存,二、卓越計畫專用表單 (一)各項經(jīng)費動支申請表 (二)各項經(jīng)費動支申請表-範(fàn)例 (三)支出憑證黏存 (四)支出憑證黏存-範(fàn)例,六、相關(guān)採購法規(guī)篇,一、優(yōu)先採購身心障礙福利機(jī)構(gòu)團(tuán)體或庇護(hù)工場生產(chǎn)物品及服務(wù)辦法 優(yōu)先採購身心障礙福利機(jī)構(gòu)或團(tuán)體生產(chǎn)物品及服務(wù)辦法第3條規(guī)定之物品食品、手工藝品、清潔用品、園藝產(chǎn)品、輔助器具、家庭用品、印刷品等；服務(wù)則包括清潔、餐飲、洗車、洗衣、客服、代工、演藝及交通等服務(wù) 。 採購之一定比例應(yīng)為預(yù)算5以上。該辦法第64-1條第2項規(guī)定：私立學(xué)校違反上述規(guī)定，處新臺幣20,000元以上100,000元以下罰鍰。 優(yōu)先採購身心障礙福利機(jī)構(gòu)團(tuán)體或庇護(hù)工場生產(chǎn)物品及服務(wù)辦法 .tw/web2.0/index.php,二、綠色採購辦法 環(huán)保產(chǎn)品分為三類，其中第三條規(guī)定： 1.第一類產(chǎn)品：現(xiàn)有環(huán)保標(biāo)章產(chǎn)品 2.第二類產(chǎn)品：產(chǎn)品或其原料之製造、使用過程及廢棄物處理符合再生材質(zhì)、可回收、低污染或省能源者，經(jīng)環(huán)保署發(fā)給證明文件者。 3.第三類產(chǎn)品：增加社會利益或減少社會成本之產(chǎn)品，指該產(chǎn)品經(jīng)相關(guān)目的事業(yè)主管機(jī)關(guān)認(rèn)定符合此等條件，並發(fā)給證明文件者。 行政院環(huán)境保護(hù)署環(huán)保標(biāo)章資訊站 .t