中國檔案信息化發(fā)展的現(xiàn)狀與趨勢.doc

精選資料1前言檔案信息化是通過運用現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)檔案信息資源的規(guī)范管理和有效共享、開發(fā)與利用。檔案信息化以檔案信息資源建設(shè)為核心，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為平臺，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目的，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展，為社會各項建設(shè)服務(wù)。1.1檔案信息化發(fā)展的社會環(huán)境檔案信息化的社會環(huán)境已經(jīng)具備。社會信息化發(fā)展已經(jīng)開始帶動檔案信息化發(fā)展，檔案信息化建設(shè)也是信息社會建設(shè)的重要的有機組成部分。20世紀(jì)80年代以來，信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，引發(fā)了一場新的全球性產(chǎn)業(yè)革命信息產(chǎn)業(yè)革命。在這場新興的產(chǎn)業(yè)革命中，國民經(jīng)濟與社會發(fā)展的信息化是一項核心的內(nèi)容，信息化水平已成為衡量一個國家和地區(qū)現(xiàn)代化水平的重要標(biāo)志。黨的十七大報告指出：“大力推進(jìn)信息化與工業(yè)化融合，促進(jìn)工業(yè)由大變強?！蔽覈畔⒒l(fā)展開始進(jìn)入全方位、多層次推進(jìn)的新階段，各行各業(yè)、各個領(lǐng)域的信息化迅猛發(fā)展，信息化已成為我國國民經(jīng)濟與社會發(fā)展的必然趨勢。檔案作為信息資源，面對信息化的發(fā)展潮流，檔案信息化也必然成為檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略選擇，這是時代賦予檔案事業(yè)的要求，攸關(guān)檔案事業(yè)的發(fā)展前途。同時信息化也是檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的契機，無論是國家信息化中對于信息資源建設(shè)作為核心內(nèi)容的要求，還是先進(jìn)的信息技術(shù)為手段為檔案各項事業(yè)的發(fā)展所提供的技術(shù)支持和保障，都是檔案事業(yè)實現(xiàn)改革與發(fā)展的重要契機，檔案部門必須緊緊抓住這一重要發(fā)展機遇期，適應(yīng)時代發(fā)展的要求，積極作為，科學(xué)謀劃，夯實檔案信息資源作為國民經(jīng)濟與社會發(fā)展的戰(zhàn)略性基礎(chǔ)信息資源的地位，通過檔案信息化推動檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。檔案信息化建設(shè)符合社會需求與活動規(guī)律。社會信息化導(dǎo)致檔案數(shù)量劇增，檔案載體呈現(xiàn)多樣性，檔案內(nèi)容分散交叉，檔案部門必須改變傳統(tǒng)管理方法，一方面由于社會信息量的激增和新型載體的應(yīng)用，不宜用傳統(tǒng)的方法來管理檔案；另一方面由于社會對檔案信息的需求不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能完全滿足這種需要。國家行業(yè)電子政務(wù)和電子業(yè)務(wù)的普遍應(yīng)用，大大拓寬了檔案信息的服務(wù)空間，對檔案資源服務(wù)的內(nèi)容和方式提出了更新更高的要求，促使檔案工作跳出傳統(tǒng)的狹窄思維，適應(yīng)社會發(fā)展，改變管理理念，創(chuàng)新服務(wù)方式，利用現(xiàn)代信息技術(shù)搭建數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的信息服務(wù)平臺，有效積累和儲備國家信息資源，真實保存社會記憶，實現(xiàn)更大范圍和更多種類的檔案信息資源互補與共享，以適應(yīng)社會發(fā)展和國家信息化建設(shè)的需要。1.2檔案信息化發(fā)展的技術(shù)環(huán)境檔案信息化發(fā)展的技術(shù)環(huán)境已經(jīng)具備。計算機網(wǎng)絡(luò)的普及促進(jìn)了信息化的進(jìn)程，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)存儲等各種信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，為檔案信息資源的科學(xué)保管和開發(fā)利用創(chuàng)造了前所未有的技術(shù)條件，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施不斷改進(jìn)完善也為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造了良好的硬件環(huán)境；同時實現(xiàn)檔案信息資源共享，為社會提供全面、準(zhǔn)確、快速、方便的檔案信息服務(wù)提供保障。1.3檔案信息化發(fā)展的政策環(huán)境2000年，王剛同志提出了全國檔案信息化建設(shè)任務(wù)的要求，隨后國家檔案局組織有關(guān)部門對檔案信息化建設(shè)開展研究，提出了全面推進(jìn)檔案信息化建設(shè)戰(zhàn)略部署，全國檔案信息化工作全面啟動。2002年，國家檔案局發(fā)布全國檔案信息化建設(shè)實施綱要，開通了國家檔案局網(wǎng)站，并在深圳召開了數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)場演示會，全國檔案信息化建設(shè)進(jìn)入全面推進(jìn)階段。2003年，中央辦公廳明確提出要“建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫”，并且作為信息資源體系建設(shè)的重要任務(wù)之一。2005年，審議通過的檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃，將檔案信息化作為新時期檔案事業(yè)發(fā)展的一項重要工作，提出了“以為黨和國家中心工作和各項建設(shè)事業(yè)有效服務(wù)為目標(biāo)，以國家檔案資源建設(shè)為核心，以檔案信息化建設(shè)為重點”的指導(dǎo)思想和“建設(shè)較大規(guī)模的全國性、系統(tǒng)性、分布式、規(guī)范化的檔案信息資源庫群，建立一批電子文件中心和數(shù)字檔案館，實現(xiàn)檔案信息資源社會共享”的總體目標(biāo)。2006年以來，楊冬權(quán)局長在各種會議上強調(diào)檔案部門要把握大局，珍惜機遇，適應(yīng)國家和社會信息化發(fā)展對檔案事業(yè)發(fā)展的影響和要求，提出無論是各級機關(guān)團體、企事業(yè)單位，還是各級各類檔案館，都要在加強檔案資源建設(shè)的同時，加快采用信息技術(shù)，充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，提高遠(yuǎn)程服務(wù)的能力，建設(shè)覆蓋廣泛、內(nèi)容豐富、檢索方便、利用快捷的檔案利用體系。2國家檔案信息化發(fā)展進(jìn)展2.1檔案數(shù)字化建設(shè)檔案數(shù)字化是目前檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容之一，“十一五”期間，許多檔案部門在國家檔案局一系列政策標(biāo)準(zhǔn)的支持和引導(dǎo)下，開展了不同程度的數(shù)字化工作探索。檔案數(shù)字化工作迅速發(fā)展，檔案數(shù)字化的規(guī)模不斷擴大，檔案數(shù)字化的規(guī)范日漸成熟，檔案數(shù)字化加工市場已經(jīng)逐漸形成，檔案數(shù)字化對象不斷豐富，不僅僅局限在紙質(zhì)檔案方面，已經(jīng)擴展到照片、圖像、錄音、錄像、電影膠卷、縮微膠片等各種不同種類載體檔案的數(shù)字化。2.1.1政策引導(dǎo)全國檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃中明確提出：根據(jù)“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、標(biāo)準(zhǔn)先行、利用優(yōu)先、分步實施”的原則，有序推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化進(jìn)程。充分利用信息化手段，對國家綜合檔案館館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化加工和數(shù)據(jù)資源整合，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，按照共建共享、互聯(lián)互通的要求，建立與完善國家檔案信息目錄數(shù)據(jù)庫、紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫等各類檔案數(shù)據(jù)庫。各地區(qū)也都把檔案數(shù)字化作為編制本地區(qū)的檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃的重要內(nèi)容之一，并根據(jù)各地的特點提出了明確的目標(biāo)。如北京市提出“十一五”期間市檔案館數(shù)字化率達(dá)到全部館藏的50%，上海市提出全市各級檔案館數(shù)字化全文達(dá)到8000萬頁等。2006年，國務(wù)院信息化工作辦公室和國家檔案局聯(lián)合進(jìn)行“檔案信息資源開發(fā)利用試點工作”，檔案數(shù)字化作為重要內(nèi)容之一被列入試點范圍；2008年，國家檔案局在中國科學(xué)院召開了“中央國家機關(guān)檔案數(shù)字化和整理現(xiàn)場會”，楊冬權(quán)局長強調(diào)：檔案數(shù)字化工作促進(jìn)了檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變，由傳統(tǒng)利用模式向現(xiàn)代利用模式轉(zhuǎn)變，不但可以便捷全面地提供檔案信息，而且可以有效地保護檔案原件，確保檔案實體安全，應(yīng)該積極開展，大力推進(jìn)，以此為抓手，全面提升檔案工作的水平；2010年，國家檔案局正式提出建立檔案安全保密體系，檔案數(shù)字化成為安全保密體系建設(shè)的重要內(nèi)容，檔案數(shù)字化作為一項檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的地位得到了確立。在國家檔案局相關(guān)政策的鼓勵下，全國各地檔案數(shù)字化工作蓬勃發(fā)展，許多地方檔案館都提前或超額完成了“十一五”規(guī)劃中有關(guān)檔案數(shù)字化的目標(biāo)，檔案數(shù)字化成果的利用率不斷提高。同時，各地采取不同措施加強機關(guān)檔案室數(shù)字化建設(shè)，如北京要求2011年起市屬單位向市檔案館移交檔案時必須同時移交齊全完整的數(shù)字化副本，杭州市財政每年撥出資金專門用于向市檔案館移交檔案的前期數(shù)字化工作。2.1.2檔案數(shù)字化實踐探索在檔案數(shù)字化的實踐活動中，各地檔案部門依據(jù)各自不同的檔案特點和經(jīng)濟條件做出了不同的選擇，具有代表性的是北京市檔案館和長春市檔案館的探索。北京市檔案館在數(shù)字化建設(shè)中率先提出了“全面數(shù)字化”的戰(zhàn)略，對除個別檔案（實物、會計憑證等）外的全部館藏實現(xiàn)數(shù)字化，計劃用20年時間，對館藏200余萬卷檔案全部進(jìn)行數(shù)字化；其次，數(shù)字化范圍涵蓋各種不同的檔案載體，包括紙質(zhì)、縮微品、照片、音頻視頻等。第三是數(shù)字化的檔案內(nèi)容齊全，館藏檔案的所有全宗每一案卷都要數(shù)字化?！叭鏀?shù)字化”既是一個目標(biāo)，也是一種方法，它是根據(jù)北京市檔案館的館藏特點和北京的社會經(jīng)濟條件制定的，截止到2009年底，館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化率已經(jīng)超過50%，館藏聲像檔案全部完成了數(shù)字化（新接收的奧運檔案除外）。長春市檔案館在數(shù)字化過程中，以客觀需要和現(xiàn)實可能為基礎(chǔ)，以提高效率和增加效益為目標(biāo)，堅持“有所為，有所不為”，有重點、分層次地進(jìn)行檔案數(shù)字化。長春市檔案館引入數(shù)學(xué)模型，對多年檔案利用登記進(jìn)行了多角度的統(tǒng)計分析，按照各全宗檔案利用目的、利用頻率、利用年代、所占比重、基數(shù)大小分類排隊，最后精選出占館藏檔案卷數(shù)10%、占館藏檔案利用率90%的20個全宗作為首批數(shù)字化對象，并把關(guān)系民生、利用最頻、惠及百姓的調(diào)配檔案作為突破口，取得了良好的效果，并在數(shù)字化實踐中總結(jié)出“現(xiàn)用現(xiàn)掃”、“以用定掃”和“常用先掃”等行之有效的工作原則。2.1.3檔案數(shù)字化發(fā)展的特點“十一五”期間，檔案部門在數(shù)字化建設(shè)中，已經(jīng)逐漸形成了一套完整、成熟的方法，雖然目前國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)還不完善，但是各地數(shù)字化建設(shè)的思路和做法大同小異，標(biāo)準(zhǔn)和手段基本一致。具體呈現(xiàn)以下特點：數(shù)字化加工環(huán)節(jié)不斷細(xì)化。隨著檔案數(shù)字化實踐的開展，檔案數(shù)字化加工的環(huán)節(jié)越來越精細(xì)，逐漸形成了以檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、數(shù)字化成果管理等環(huán)節(jié)所組成的一整套數(shù)字化加工流程，并且每個環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和要求。加工環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化是檔案數(shù)字化工作成熟的重要標(biāo)志，從任務(wù)分發(fā)到各環(huán)節(jié)管理，從流程控制到質(zhì)量監(jiān)督都能夠通過計算機進(jìn)行過程管理，數(shù)字化的效率和質(zhì)量得到很大提高。數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)不斷提高。檔案部門早期開展的數(shù)字化實踐中，數(shù)字化成品的標(biāo)準(zhǔn)主要以滿足網(wǎng)絡(luò)利用為出發(fā)點，以紙質(zhì)檔案數(shù)字化為例，圖像基本采用黑白200dpi方式掃描，僅有個別地方采用灰度掃描?！笆晃濉睍r期，隨著存儲成本大幅降低和網(wǎng)絡(luò)帶寬迅速增長，越來越多的檔案部門在開展數(shù)字化工作時，除了滿足基本利用以外，還綜合考慮全文檢索、制作仿真件等需求，數(shù)字化的精度不斷提高，彩色掃描大量使用，數(shù)字化成品的質(zhì)量顯著提高。數(shù)字化生產(chǎn)日趨社會化。早期的檔案數(shù)字化生產(chǎn)大多以檔案部門自主加工為主，由于受到人員、設(shè)備、規(guī)模、經(jīng)驗和管理等條件限制，數(shù)字化質(zhì)量難以得到保證?！笆晃濉逼陂g，數(shù)字化生產(chǎn)由檔案部門自主加工開始向社會化服務(wù)轉(zhuǎn)變，除了涉密部門以外，在開展數(shù)字化生產(chǎn)時尋求社會化專業(yè)機構(gòu)服務(wù)已經(jīng)成為首選。2.2電子文件管理2.2.1電子文件應(yīng)用狀況由于國家信息化的整體推進(jìn)，信息技術(shù)已在各行各業(yè)得到普遍應(yīng)用，各組織機構(gòu)、企事業(yè)單位的文件檔案工作環(huán)境正由紙張環(huán)境向電子環(huán)境遷移，許多領(lǐng)域正逐步實現(xiàn)業(yè)務(wù)活動電子化、無紙化。以北京市為例，截至2008年已建成了590多個信息系統(tǒng)，覆蓋宏觀決策、經(jīng)濟調(diào)控、市場監(jiān)管、公共服務(wù)、城市管理等各領(lǐng)域，對政府核心業(yè)務(wù)覆蓋率高達(dá)85%。電子文件的應(yīng)用范圍也日益擴展，種類日益豐富，其信息類型包括字處理、數(shù)據(jù)庫、圖形圖像、視音頻等多種文件類型，也存在電子郵件、GIS、CAD、CAE、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)頁、博客、即時通信等多種形式，其應(yīng)用已經(jīng)滲透到政治、經(jīng)濟、文化、科研、生產(chǎn)和社會生活之中。2007年度中國科協(xié)年度重點課題我國電子文件管理機制研究針對49家中央機關(guān)及直屬企事業(yè)單位的調(diào)查表明：中央機關(guān)及直屬企事業(yè)單位電子文件數(shù)量已占全部文件數(shù)量的72.7；49%的受訪單位生成的電子文件數(shù)量占文件總數(shù)的50%以上；14.3%的受訪單位生成的文件100%為電子文件；48%的受訪單位認(rèn)為未來5年將會有50%以上的文件僅以電子文件的形式存在。隨著2005年頒布的中華人民共和國電子簽名法的正式實施，電子文件的地位和作用發(fā)生了明顯變化，越來越多的機構(gòu)開始逐步采用電子文件單軌運行。因而可以預(yù)見，電子文件應(yīng)用的廣度和深度將空前加強。2.2.2電子文件理論研究進(jìn)展近年來，國內(nèi)外關(guān)于電子文件管理的理論研究非?；钴S，也取得了不少研究成果，在電子文件管理理論、標(biāo)準(zhǔn)、參考模型等方面的研究取得了長足的進(jìn)步。在國際方面，2001年發(fā)布的ISO15489是第一個關(guān)于文件管理的國際標(biāo)準(zhǔn)，它規(guī)定了文件管理的頂層框架，以及文件管理的法規(guī)環(huán)境要求、政策與職責(zé)要求、文件管理要求、系統(tǒng)設(shè)計與開發(fā)要求、過程與控制要求等內(nèi)容。ISO23081文件元數(shù)據(jù)系列標(biāo)準(zhǔn)旨在引導(dǎo)機構(gòu)以合適的元數(shù)據(jù)管理支撐ISO15489的文件管理框架。ISO14721開放檔案信息系統(tǒng)參考模型（OAIS）則提出了數(shù)字信息長期保存和利用的基本框架體系，提出了功能模型、信息模型、互操作模型和長久保存的管理策略，在數(shù)字文件保存領(lǐng)域得到了廣泛的研究和應(yīng)用。在功能需求規(guī)范方面，美國國防部制定的DOD5015.2和2008年歐盟制定了電子文件管理通用需求第二版(MoReq2)，以及國際檔案理事會（ICA）的電子文件管理功能需求規(guī)范都是全球范圍內(nèi)頗具影響的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。在國內(nèi)方面，基于我國管理體制下的電子文件管理國家戰(zhàn)略的研究、電子文件管理機制的研究等都是我國理論研究的重點，提出了許多頗具建設(shè)性的觀點和措施，有力地促進(jìn)了我國電子文件管理的進(jìn)程。中國人民大學(xué)電子文件研究團隊首先啟動了電子文件國家戰(zhàn)略的研究，提出中國電子文件管理應(yīng)該走一條“統(tǒng)攬全國，政策引導(dǎo)，融合發(fā)展，綜合治理”的道路。統(tǒng)攬全國是要求整體戰(zhàn)略和相關(guān)措施都有面向全國的統(tǒng)籌性和包容性，能覆蓋中央與地方、不同地區(qū)和不同行業(yè)，對全國各級各類文件、檔案管理機構(gòu)具有普遍的適應(yīng)性和約束力；政策引導(dǎo)是將政策放在核心位置上，作為一種主動力機制，發(fā)揮定位、引導(dǎo)的關(guān)鍵作用；融合發(fā)展是指在宏觀上把電子文件管理納入國家信息化、電子政務(wù)、電子商務(wù)的計劃和對策之中，微觀上要在機構(gòu)內(nèi)部實現(xiàn)電子文件管理與業(yè)務(wù)活動的無縫集成；綜合治理是指通過各種措施推進(jìn)多主體參與電子文件管理，并強調(diào)多種管理手段并用。2007年，中國檔案學(xué)會和中國人民大學(xué)啟動了電子文件管理機制問題的相關(guān)研究，在對國內(nèi)情況進(jìn)行較為全面的調(diào)查和對國外情況進(jìn)行比較分析的基礎(chǔ)上,總結(jié)出我國電子文件管理存在了包括失存、失信、失讀、失控等主要問題。研究認(rèn)為這些問題是思想、制度、技術(shù)、人才等多方面因素交錯、重疊造成的，明確提出必須建立和健全管理機制，從國家層面全面科學(xué)地規(guī)劃電子文件的管理活動，提升國家對電子文件信息資源的控制力。具體強化管理措施包括：要建立納入機制，將電子文件管理納入信息化戰(zhàn)略、納入電子化業(yè)務(wù)體系、納入信息資源開發(fā)利用體系、納入風(fēng)險管理框架；要強化集中統(tǒng)一管理原則，從對檔案的統(tǒng)一管理，擴大到對整個電子文件管理過程的統(tǒng)一管理，從機構(gòu)層面的集中管理，擴展到國家層面的集中管理；要加強合作協(xié)調(diào)機制，理順各部門間分工與協(xié)作關(guān)系；要健全共建共享機制，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、統(tǒng)籌項目規(guī)劃，克服電子文件管理項目低水平重復(fù)建設(shè)、惡性封閉建設(shè)之弊；要構(gòu)建監(jiān)督審計制度，建立和完善電子文件管理審計制度、開展電子文件管理績效考核、實施電子文件資產(chǎn)審計；要加快法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，推進(jìn)相關(guān)的立法工作和標(biāo)準(zhǔn)化工作；要加強技術(shù)研究與人才培養(yǎng)，重視理論研究、技術(shù)開發(fā)和人才隊伍建設(shè)等。同年，溫家寶總理對提交的電子文件管理機制研究做出批示“此件很好，可發(fā)國辦及有關(guān)部門參考、研究”。經(jīng)國務(wù)院秘書長馬凱同志、副秘書長項兆倫同志批示，請發(fā)展改革委、科技部、工業(yè)和信息化部、公安部、安全部、統(tǒng)計局、國研室、檔案局、保密局作專題研究。2009年，中辦國辦聯(lián)合印發(fā)電子文件管理暫行辦法，指出文件管理要遵循信息化條件下電子文件的形成和利用規(guī)律，堅持統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、便于利用、安全保密等基本原則，規(guī)定了電子文件在形成、辦理、歸檔等過程中的條件和要求，這是國家正式頒布關(guān)于電子文件的管理辦法，意義重大。2010年成立了由中辦牽頭，國家檔案局等相關(guān)部門為成員單位的國家電子文件管理部際聯(lián)席會議辦公室，這標(biāo)志著我國電子文件管理國家戰(zhàn)略開始啟動。除了戰(zhàn)略、機制等宏觀層面的問題之外，國內(nèi)對于電子文件管理方法、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等具體問題的研究也日漸豐富，自2001年以來，電子文件已經(jīng)成為檔案管理領(lǐng)域的重點關(guān)注對象。在國家社會科學(xué)基金項目課題中，基于XML的電子文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)研究（2004年）關(guān)注電子文件管理元數(shù)據(jù)的含義、作用、構(gòu)成、管理等；電子文件和紙質(zhì)文件雙套制運用和管理模式（2005年）研究了電子文件管理中雙套制的應(yīng)用和操作模式；文件與檔案標(biāo)準(zhǔn)化問題研究（2007年）關(guān)注基于文檔一體化的文件與檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系及結(jié)構(gòu)，標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程的成績與問題；檔案館電子文件管理研究(2007年)從電子文件生命周期全流程出發(fā)，研究國家或地區(qū)檔案館電子文件的管理原則、體制和特點，還包括電子文件的接收、價值鑒定、保存、開發(fā)利用，以及信息共享的規(guī)則與方法等；中國特色電子文件管理理論體系的建構(gòu)(2008年)分析了中國電子文件管理理論產(chǎn)生的實踐基礎(chǔ)，提出中國特色電子文件管理理論體系的基本框架以及中國電子文件管理理論發(fā)展的基本走向；電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系研究(2008年)關(guān)注我國標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)現(xiàn)狀分析、國際先進(jìn)經(jīng)驗比較研究、標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建理論基礎(chǔ)、概念框架與邏輯框架設(shè)計、標(biāo)準(zhǔn)體系展開明細(xì)表以及標(biāo)準(zhǔn)體系實施策略等。在國家自然科學(xué)基金項目課題中，城市建設(shè)文件檔案信息集成管理與集成服務(wù)研究提出的集成研究方法為研究數(shù)字化環(huán)境下復(fù)雜系統(tǒng)的創(chuàng)新與優(yōu)化問題，跨機構(gòu)和跨領(lǐng)域的信息資源最優(yōu)化管理與服務(wù)問題提供了有益的方法論指導(dǎo)；機關(guān)、企事業(yè)單位電子文件管理模式與方法研究在機構(gòu)電子文件管理理念、管理目標(biāo)、管理原則、管理模式等方面進(jìn)行了較為深入的研究，成為實施國家電子文件宏觀管理和構(gòu)建國家大型信息網(wǎng)絡(luò)的理論基礎(chǔ)等。2.2.3電子文件的管理實踐1996年國家檔案局成立了電子文件歸檔與電子檔案管理研究領(lǐng)導(dǎo)小組，集合有關(guān)力量開展相關(guān)研究。2002年全國檔案信息化建設(shè)實施綱要發(fā)布，將電子文件歸檔作為主要任務(wù)納入全國檔案信息化建設(shè)。2007年召開全國電子文件中心經(jīng)驗交流會，鼓勵、倡導(dǎo)地方政府電子文件的集中管理。2010年國家檔案局在全面分析我國電子文件系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，開展了“國家電子文件支撐平臺系統(tǒng)”建設(shè)項目，旨在通過認(rèn)真總結(jié)我國十多年電子政務(wù)建設(shè)正反兩方面經(jīng)驗與教訓(xùn)、民族軟件企業(yè)發(fā)展模式的利弊和認(rèn)真梳理、分析黨政機關(guān)、企事業(yè)單位對電子文件管理系統(tǒng)共性業(yè)務(wù)與技術(shù)需求，實現(xiàn)對電子文件管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)體系的研究和編寫，最終形成符合我國國情的、具有自主創(chuàng)新性與示范意義的、能夠被社會所認(rèn)可的、可以公開標(biāo)準(zhǔn)的、并可持續(xù)發(fā)展的國家電子文件支撐平臺系統(tǒng)，初步實現(xiàn)我國對電子文件系統(tǒng)按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)劃、設(shè)計、建設(shè)、應(yīng)用與管理，推動我國電子政務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化、國產(chǎn)化進(jìn)程。以下地區(qū)對電子文件的管理實踐具有一定的代表性：安徽省電子文件中心。該中心大體分三個階段建設(shè)：2006-2007年，主要任務(wù)是制定政策框架，發(fā)布相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施，開發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)；2008年，對屬于檔案館接受范圍的所有省直單位形成的電子公文等電子文件進(jìn)行收集，豐富電子文件數(shù)據(jù)庫；2009年到2010年，與逐步建立起來的市、縣二級電子文件中心連接，實現(xiàn)電子文件和數(shù)字化檔案信息資源的集中管理和利用。浙江電子文件和數(shù)字檔案備份登記。2009年浙江省提出了關(guān)于開展電子文件和數(shù)字檔案登記備份工作的通知，全面部署開展電子文件和數(shù)字檔案登記備份的各項工作。明確要求對具有重要保存價值的電子文件和數(shù)字檔案進(jìn)行登記認(rèn)證，并由同級國家綜合檔案館對經(jīng)過認(rèn)證的電子文件和數(shù)字檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。浙江省檔案局制定了全省電子文件和數(shù)字檔案登記備份工作實施方案，明確了組織領(lǐng)導(dǎo)、備份形式、工作程序等具體要求。江西省直機關(guān)電子檔案在線報送與集中備份試點。江西省檔案局2006年開始建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)，旨在接收管理、異地備份省直機關(guān)在公務(wù)活動中形成、室藏未滿20年的電子檔案，并從制度、技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及人才培養(yǎng)等各個方面建設(shè)電子檔案管理體系，逐步實現(xiàn)以憑證性保障、長期可讀為目的的規(guī)范化管理。2.3數(shù)字檔案館建設(shè)2000年，國家檔案局在深圳召開了全國第一次數(shù)字檔案館建設(shè)研討會，就此拉開了全國數(shù)字檔案館建設(shè)的序幕。此后，數(shù)字檔案館建設(shè)作為檔案工作的一項全新事業(yè)、全新工程在全國各地獲得快速發(fā)展，“十一五”時期成為數(shù)字檔案館建設(shè)的一個極其重要時期，數(shù)字檔案館建設(shè)開花結(jié)果，投入運行并取得績效。2.3.1綜合性數(shù)字檔案館建設(shè)的引領(lǐng)示范隨著電子政務(wù)的迅速發(fā)展，數(shù)字檔案資源的數(shù)量急劇增長，同時社會對檔案的需求方式發(fā)生了轉(zhuǎn)變，這些都對檔案工作提出了新的要求。為適應(yīng)這些變化，滿足數(shù)字檔案資源的有效管理和在線開發(fā)利用的需求，數(shù)字檔案館建設(shè)在各級綜合檔案館率先啟動并蓬勃發(fā)展，北京、上海、天津、浙江、福建、江蘇、重慶、深圳、青島等省市都先后開展數(shù)字檔案館的建設(shè)。僅以山東、浙江為例，數(shù)字檔案館建設(shè)從無到有，從初級階段向規(guī)范階段迅速推進(jìn)，據(jù)調(diào)查，山東省已建成啟用的數(shù)字檔案館有青島、淄博、威海、濟寧、泰安、日照、濟南、煙臺等8個市級數(shù)字檔案館和青島市嶗山區(qū)、威海市環(huán)翠區(qū)等29個縣區(qū)級數(shù)字檔案館；浙江省數(shù)字檔案館建設(shè)起步早，2009年全省已開展數(shù)字檔案館項目建設(shè)的國家綜合檔案館達(dá)到68個，占全省綜合檔案館的三分之二以上，累計總投資達(dá)8000余萬元。全省已建成啟用的數(shù)字檔案館主要有省級數(shù)字檔案館，杭州、寧波、湖州、嘉興、紹興、臺州、麗水、舟山等8個市級數(shù)字檔案館，杭州市蕭山區(qū)、寧波市鄞州區(qū)、麗水市蓮都區(qū)、上虞市、長興縣等部分縣市區(qū)數(shù)字檔案館。可見，數(shù)字檔案館建設(shè)已成為全國檔案信息化建設(shè)的重點，在各省市的數(shù)字檔案館建設(shè)中，各地相互借鑒，因地制宜，涌現(xiàn)出一批各具特色的典型。深圳數(shù)字檔案館。在探索數(shù)字檔案館建設(shè)中，深圳數(shù)字檔案館是公認(rèn)的拓荒者。該工程于2000年5月經(jīng)國家檔案局批準(zhǔn)立項，次年6月，被列為國家計委技術(shù)應(yīng)用部門發(fā)展項目。其建設(shè)重點在于規(guī)劃與設(shè)計，規(guī)劃包括基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊伍建設(shè)等。其整體規(guī)劃和總體架構(gòu)比較完整，不僅有對館藏數(shù)字化和館務(wù)自動化的具體規(guī)劃，還提出了實現(xiàn)文檔管理系統(tǒng)和目錄中心管理系統(tǒng)的中期規(guī)劃，以及實現(xiàn)文件管理系統(tǒng)的遠(yuǎn)期規(guī)劃?！笆晃濉逼陂g，深圳數(shù)字檔案館開始二期工程的建設(shè)，主要內(nèi)容為建設(shè)電子文件中心，意在以電子文件中心為依托，解決電子文件的接收和管理問題。青島市數(shù)字檔案館。2001年啟動建設(shè)，2003年8月通過國家檔案局鑒定并正式啟用，成為全國首家啟用的數(shù)字檔案館。青島市數(shù)字檔案館建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)施配備、檔案信息資源建設(shè)、數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)開發(fā)、檔案信息網(wǎng)開通等主要內(nèi)容，其中最具特色的是構(gòu)建多媒體檔案信息數(shù)據(jù)庫，及時記錄重大活動、重大項目和重大事件。浙江省數(shù)字檔案館。項目于2006年啟動，整個項目分二期建設(shè)，一期工程已于2009年6月通過國家檔案局組織驗收。浙江省數(shù)字檔案館是一個集“收、管、用”為一體的完整體系，主要包括一個網(wǎng)絡(luò)支撐體系，三個檔案信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫（檔案目錄數(shù)據(jù)庫、重要檔案全文數(shù)據(jù)庫與多媒體檔案數(shù)據(jù)庫）、三個信息中心（省直單位檔案電子目錄中心、省直單位電子公文接收管理中心與省級現(xiàn)行文件中心），兩個網(wǎng)站（政務(wù)內(nèi)網(wǎng)網(wǎng)站和公眾網(wǎng)網(wǎng)站）和一個電子閱覽室等建設(shè)內(nèi)容。項目建設(shè)以檔案信息資源開發(fā)利用為根本出發(fā)點和立足點，把數(shù)字化信息能夠直接在網(wǎng)上提供服務(wù)作為檢驗數(shù)字檔案館成功與否的主要標(biāo)志；以數(shù)字檔案信息流動為目標(biāo)，實現(xiàn)數(shù)字信息的動態(tài)管理，實現(xiàn)省級機關(guān)電子公文的網(wǎng)上在線接收、館藏檔案資料數(shù)字化管理與數(shù)字檔案信息資源網(wǎng)上發(fā)布，滿足利用者異地和遠(yuǎn)程利用服務(wù)的需求，為黨和政府及社會公眾有效提供檔案信息服務(wù)。福建省數(shù)字檔案館。2010年7月，福建省檔案局制發(fā)福建省新館“數(shù)字檔案館”建設(shè)規(guī)劃方案。規(guī)劃根據(jù)數(shù)字檔案館“收、管、存、用”基本功能要求，方案設(shè)計以“館藏檔案數(shù)據(jù)庫”為基礎(chǔ)，以數(shù)字檔案數(shù)據(jù)接收中心、管理中心、災(zāi)備中心、共享中心為核心建設(shè)內(nèi)容的新型檔案館。2.3.2專業(yè)、行業(yè)、部門數(shù)字檔案館建設(shè)的探索實踐除了綜合檔案館建設(shè)數(shù)字檔案館以外，專業(yè)檔案館和企事業(yè)部門檔案館也開展了數(shù)字檔案館的建設(shè)。珠海市數(shù)字城建檔案館。該示范工程項目被列入建設(shè)部2006年科技項目計劃，2007年6月通過建設(shè)部驗收。其主要建設(shè)內(nèi)容包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定、數(shù)據(jù)資源建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)四部分。該項目以“城市建設(shè)電子文件元數(shù)據(jù)”為基礎(chǔ)，創(chuàng)建了以電子文件全程管理為核心的數(shù)字城建檔案管理信息系統(tǒng)，形成了完整意義上的數(shù)字城建檔案館；項目建立的“開放城建檔案模型（OUCAIS）”，確保了城建工程檔案電子文件的真實性、完整性和長期可用性；在國內(nèi)首次采用了數(shù)字資源長期保存的國際標(biāo)準(zhǔn)，與中國城建檔案工作的實際相結(jié)合，形成了具有中國特色的城建電子文件全程管理系統(tǒng)；該項目在城建檔案全過程的規(guī)范管理與控制方面具有國內(nèi)領(lǐng)先水平。上海交通大學(xué)數(shù)字檔案館。該項目于2008年12月建成并開館，是全國高校第一個數(shù)字檔案館，在數(shù)字檔案館平面化服務(wù)向立體化服務(wù)的轉(zhuǎn)變歷程中處于全國領(lǐng)先水平，在SOA架構(gòu)應(yīng)用、資源整合、網(wǎng)絡(luò)信息采集、在線編研等方面進(jìn)行多項創(chuàng)新，為我國數(shù)字檔案館建設(shè)提供很好示范。河北網(wǎng)通數(shù)字檔案館。該項目基于OAIS參考模型來規(guī)劃建設(shè)，要求在數(shù)據(jù)的提交、收集整理、利用等各環(huán)節(jié)均采用數(shù)據(jù)包形式。2.3.3數(shù)字檔案館建設(shè)逐步規(guī)范為進(jìn)一步規(guī)范數(shù)字的檔案館建設(shè)，盡可能的少走彎路，國家和地方檔案部門紛紛結(jié)合數(shù)字檔案館建設(shè)的實踐編制相應(yīng)的建設(shè)規(guī)范，有效的指導(dǎo)全國各地的數(shù)字檔案館建設(shè)。山東省編制數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)程。2007年，山東省檔案局率先制定數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)程（下稱規(guī)程）。規(guī)程認(rèn)為數(shù)字檔案館是指以電子檔案為對象，以電子計算機等數(shù)字設(shè)備為手段，基于網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案接收、整理、保管、鑒定、保護、共享利用的檔案管理模式。其建設(shè)主要內(nèi)容包括網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、軟件建設(shè)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、安全管理、制度建設(shè)、人才隊伍建設(shè)、施工、監(jiān)理與驗收等。數(shù)字檔案館的應(yīng)用管理平臺建設(shè)應(yīng)包括數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)、電子公文歸檔管理系統(tǒng)、電子文件接收管理系統(tǒng)、檔案信息發(fā)布管理系統(tǒng)等數(shù)字檔案館應(yīng)用管理系統(tǒng)，分別在不同的網(wǎng)絡(luò)上運行，其中數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)應(yīng)建立以數(shù)字檔案信息收集、管理和利用為核心，涵蓋整個檔案館業(yè)務(wù)工作的管理系統(tǒng)。浙江省編制數(shù)字檔案館建設(shè)管理暫行辦法。2008年，浙江省檔案局制定浙江省數(shù)字檔案館建設(shè)管理暫行辦法（下稱辦法）。辦法認(rèn)為數(shù)字檔案館是指以電子化檔案和部分電子文件為對象，以硬盤、磁帶、光盤等數(shù)字化設(shè)備為載體，借助信息網(wǎng)絡(luò)（如因特網(wǎng)、政務(wù)外網(wǎng)、政務(wù)內(nèi)網(wǎng)）和計算機軟件等信息技術(shù)實現(xiàn)接收、管理和利用等功能，并且具備嚴(yán)格完善的運行機制及管理制度的綜合檔案信息系統(tǒng)。數(shù)字檔案館建設(shè)內(nèi)容包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和規(guī)范制度建設(shè)四個部分，最終達(dá)到檔案信息接收、管理和利用的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化。國家檔案局編制數(shù)字檔案館建設(shè)指南。2010年6月，國家檔案局發(fā)布數(shù)字檔案館建設(shè)指南（下稱指南），包括總體要求、管理系統(tǒng)功能要求、應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)和服務(wù)平臺構(gòu)建、數(shù)字檔案資源建設(shè)、保障體系建設(shè)五個部分。指南認(rèn)為，數(shù)字檔案館是指各級各類檔案館運用現(xiàn)代信息技術(shù)對數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺提供公共檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。數(shù)字檔案館建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，需要經(jīng)過調(diào)研、立項、論證、開發(fā)、運行等諸多環(huán)節(jié)，需要各業(yè)務(wù)部門、檔案管理部門以及其他相關(guān)單位的共同參與，是一項長期的工作任務(wù)。2.4資源開發(fā)利用加快檔案信息資源開發(fā)利用、實現(xiàn)社會共享是檔案信息化的根本目標(biāo)，“十一五”期間，各級檔案部門認(rèn)真貫徹中共中央辦公廳國務(wù)院辦公廳關(guān)于加強信息資源開發(fā)利用工作的若干意見（中辦發(fā)200434號）和國家檔案局下發(fā)的關(guān)于加強檔案信息資源開發(fā)利用工作的意見（國檔20051號）的文件精神，充分發(fā)揮檔案信息化的技術(shù)優(yōu)勢，拓寬檔案信息資源開發(fā)利用手段，不斷加強和推進(jìn)信息化條件下檔案信息資源開發(fā)利用工作。2006年編制的國家檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃，根據(jù)“以檔案信息化建設(shè)為重點”的指導(dǎo)思想，將信息化條件下的檔案信息資源的開發(fā)利用工作作為“十一五”期間檔案事業(yè)發(fā)展的主要任務(wù)，明確提出：加強多形式多層次共享平臺建設(shè)，推進(jìn)服務(wù)機制創(chuàng)新，促進(jìn)檔案信息資源的公開、共享和再利用，全面提升檔案信息資源開發(fā)利用水平和能力；加快優(yōu)化檔案信息資源開發(fā)利用工作的保障環(huán)境，建立長效發(fā)展機制。各級檔案部門也都將信息化條件下檔案信息資源開發(fā)利用工作納入本地區(qū)、本部門在“十一五”期間檔案事業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容。“十一五”期間，檔案信息資源開發(fā)利用工作有效地納入了國家信息化的工作范疇，國務(wù)院信息化工作辦公室在2006年發(fā)布的中國信息化發(fā)展報告中指出：全國各級檔案部門采取多種形式開展檔案信息資源開發(fā)利用工作，主要是對原始檔案資料進(jìn)行專題研究和編撰出版；以信息技術(shù)為手段對原始檔案進(jìn)行數(shù)字化加工和處理，開發(fā)檔案資料數(shù)據(jù)庫；利用檔案網(wǎng)站發(fā)布開放檔案信息，為社會各界提供檔案信息服務(wù)；建立現(xiàn)行文件查詢利用中心，為廣大人民群眾提供現(xiàn)行文件服務(wù)，推進(jìn)政府信息公開。為進(jìn)一步推動信息化條件下檔案信息資源的開發(fā)利用工作，2006年10月2007年9月，國家檔案局中央檔案館和國務(wù)院信息化工作辦公室聯(lián)合啟動檔案信息資源開發(fā)利用試點工作，表明以信息技術(shù)為手段的檔案信息資源開發(fā)利用工作進(jìn)入了一個新的階段。檔案信息資源開發(fā)利用試點工作主要內(nèi)容包括傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、政務(wù)信息資源管理、已公開現(xiàn)行文件利用、企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用、公共文獻(xiàn)基礎(chǔ)信息庫建設(shè)、檔案信息資源社會化服務(wù)個方面。與此同時，各級檔案部門緊緊把握信息化發(fā)展的契機，充分應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，著力于檔案信息服務(wù)體系的建設(shè)，開展了形式多樣的檔案信息資源開發(fā)利用活動，有力地推動新形勢下檔案信息資源的開發(fā)利用工作，不僅創(chuàng)造了良好的社會效益和經(jīng)濟效益，而且為信息化條件下檔案信息資源開發(fā)利用工作奠定堅實的服務(wù)與保障基礎(chǔ)。主要體現(xiàn)在以下方面：一是檔案信息利用服務(wù)平臺建設(shè)?！笆晃濉逼陂g，各地檔案部門按照國家檔案局檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃中所提出的“加強多形式多層次共享平臺建設(shè)”的要求，以檔案網(wǎng)站建設(shè)為重點，加快檔案信息利用服務(wù)平臺建設(shè)，為最大限度地面向社會擴大檔案信息資源的開發(fā)利用工作提供了快速、便捷的渠道和服務(wù)途徑。如遼寧省檔案局以遼寧省檔案信息網(wǎng)為平臺構(gòu)建檔案網(wǎng)站信息資源共享體系，其中包括“全國檔案網(wǎng)站新聞”、“全省檔案網(wǎng)站信息”、“省、市兩級現(xiàn)行文件”和“全省檔案網(wǎng)站電子檔案信息”四個共享平臺；青島市檔案局以需求為導(dǎo)向，2009年對青島檔案信息網(wǎng)進(jìn)行再次改版，提供全市13個綜合檔案館的網(wǎng)頁及開放檔案查詢平臺，為用戶提供檔案館際信息共享服務(wù)，構(gòu)筑了開放檔案信息資源社會共享的服務(wù)體系。許多檔案部門通過檔案網(wǎng)站，在檔案信息資源體系建設(shè)的基礎(chǔ)上，積極擴大發(fā)布開放檔案信息資源的數(shù)量，推動檔案信息資源的社會共享。如：甘肅省檔案局將已有的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、鑒定、發(fā)布，實現(xiàn)全部目錄的網(wǎng)上檢索，并逐步實施全文瀏覽；大連市檔案局將構(gòu)建豐富的網(wǎng)上資源作為提升檔案公共服務(wù)能力的重要基礎(chǔ)，并計劃在2010年底前將開放檔案文件級目錄全部上網(wǎng)，以滿足公眾對檔案資源的利用需求。以實現(xiàn)檔案信息資源社會共享為目標(biāo)的檔案網(wǎng)站及其資源共享服務(wù)建設(shè)，極大地推動了檔案信息資源的開發(fā)利用工作發(fā)展。二是以專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)為核心的開發(fā)利用工作?！笆晃濉逼陂g，各地檔案部門以開發(fā)檔案專題數(shù)據(jù)庫為手段，積極探索信息化條件下檔案信息資源開發(fā)利用新方式，充分發(fā)揮檔案信息資源社會價值和經(jīng)濟價值，促進(jìn)和諧社會建設(shè)。福建省檔案局在分布式檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)成果基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮信息化和信息資源相結(jié)合的優(yōu)勢，積極推動以檔案專題數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與提供服務(wù)為主要方式的新時期檔案信息資源開發(fā)利用新模式。全省緊緊圍繞服務(wù)和諧社會、服務(wù)海峽兩岸經(jīng)濟區(qū)建設(shè)的主旨，以專題檔案信息的方式集中展示本地區(qū)歷史文化、風(fēng)俗民情、人文景觀、社會發(fā)展等豐富多彩的內(nèi)容，共集中開發(fā)建設(shè)64個公共檔案專題全文數(shù)據(jù)庫，在“福建省分布式檔案網(wǎng)站系統(tǒng)”上發(fā)布共享。南京市自2008年實施市區(qū)兩級檔案館共建民生檔案專題數(shù)據(jù)庫以來，已建有婚姻、招工、獨生子女、公證、兵役等檔案專題數(shù)據(jù)庫，共有數(shù)據(jù)350萬條。各類民生專題數(shù)據(jù)庫的建成，為檔案館查閱各類涉民行政審批及行政備案事項，幫助百姓解決實際問題提供了極大便利，提高了檔案的查準(zhǔn)率和查全率。三是各級檔案館成為政府公開信息的集中查詢場所。推行政府信息公開是推進(jìn)我國民主政治進(jìn)步的一項重要大事，檔案館作為公眾獲取政府公開信息的場所，是黨和政府賦予檔案部門的一項重要職責(zé)，2007年國務(wù)院發(fā)布中華人民共和國政府信息公開條例，以法律的形式進(jìn)一步明確了各級國家檔案館作為政府信息公開查閱場所的地位?！笆晃濉逼陂g，各地都在綜合檔案館內(nèi)相繼建立了同級政府的信息公開查閱場所，許多檔案館掛牌成立了“政府信息公開查閱服務(wù)中心”，依法履行向社會提供查閱已公開的政府信息，拓展了各級檔案館作為公眾獲取政府公開信息場所的查詢職能。在各地黨政領(lǐng)導(dǎo)的重視下，各級檔案館普遍加強了查詢場所建設(shè)，明確責(zé)任部門，設(shè)立專門人員，簡化查閱手續(xù)，編印服務(wù)指南，開放文件目錄，實現(xiàn)計算機全文檢索，建立政府公開信息查詢系統(tǒng)，使檔案館成為社會公眾查閱政府信息服務(wù)的重要窗口。中央檔案館建立了“中央國家機關(guān)政府公開信息查閱中心”，面向社會開放全國人大常委會、最高人民法院、最高人民檢察院、國務(wù)院各委辦局的政府網(wǎng)頁所提供的近十幾年以來的政策、法規(guī)、文件等政府公開信息，并且通過多種努力，讓老百姓“進(jìn)得來、用得上、信得過”，切實起到了國家機關(guān)與普通公民連接的橋梁作用；上海市檔案館是率先實施政府公開信息集中查閱的城市檔案館之一，在實踐中不斷創(chuàng)新檔案資源建設(shè)理念、開放利用理念和公共服務(wù)理念，采取更貼近需求的手段和方式，多角度、多層面、多類型地開發(fā)政府公開信息和檔案信息資源，滿足人民群眾的迫切需求，2007年4月在上海檔案信息網(wǎng)上推出政府公開信息實用分類查詢系統(tǒng)，網(wǎng)民可以方便地看到政府公開信息的數(shù)字化全文，系統(tǒng)每年點擊數(shù)都超過200萬次。浙江省各級檔案部門進(jìn)一步加強政府信息公開查閱場所建設(shè)，修訂完善各項制度，建立需求導(dǎo)向機制，擴大現(xiàn)行文件收集范圍，為政府部門和人民群眾提供更為便利、更為人性化的查詢服務(wù)方式。嘉興市秀洲區(qū)依托社區(qū)信息亭，建立現(xiàn)行文件社區(qū)查詢窗口，使普通市民不出社區(qū)就能查詢到所需要的政府信息，不到一年，查詢利用已達(dá)5000多人次。福建省檔案局充分利用信息技術(shù)手段，于2008年，組織研發(fā)“福建省政府公開信息查詢管理系統(tǒng)”，通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)了政府公開信息的“一站式”查詢服務(wù)，提供一個信息高度集中、利用方便快捷的政府公開信息“超市式”網(wǎng)上查閱，為政府與百姓之間的溝通架起了一座網(wǎng)絡(luò)橋梁，為公眾獲取政府公開信息提供了便利。2.5檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)檔案信息化發(fā)展過程中需要解決的問題很多，其中相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)尤其重要，迫切性尤為突出。檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系應(yīng)當(dāng)包括覆蓋文件和檔案管理的完整流程。國家檔案主管部門對檔案信息化建設(shè)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)十分重視，并已取得較大進(jìn)展，根據(jù)需要制訂了電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T 18894-2002）、電子公文歸檔與管理暫行辦法（國家檔案局2003年6號令）、紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范（DA/T 31-2005）、公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則（DA/T 32-2005）、中國檔案機讀目錄格式（GB/T 20163-2006）、電子文件管理暫行辦法（廳字200939號）、縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范（DAT43-2009）、文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案（DAT46-2009）、電子文件長期保存格式需求（DAT47-2009）、基于XML的電子文件封裝規(guī)范（DAT48-2009）等；先后發(fā)布電子公文傳輸管理辦法、公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則、電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范等相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，以及數(shù)字檔案館建設(shè)指南、關(guān)于做好檔案數(shù)字化工作的意見等；幾個國際標(biāo)準(zhǔn)的采標(biāo)工作也在進(jìn)行之中，如ISO15489-1信息與文獻(xiàn)文件管理、ISO23081-1文件元數(shù)據(jù)：原則已提交報批稿。各地方主管部門和基層單位在電子文件管理方面的行動十分積極。在電子文件歸檔與管理規(guī)范正式出臺之前，吉林省白城市、上海市、云南省等地就陸續(xù)頒布了電子文件管理規(guī)章，將電子文件納入歸檔范圍，并總結(jié)了不少寶貴的經(jīng)驗，力求標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)跟上檔案信息化的發(fā)展進(jìn)程。為適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展，“十二五”期間的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)任務(wù)依然艱巨。需要加強頂層設(shè)計，通過業(yè)務(wù)流程、生命周期、信息技術(shù)和資源描述等多重視角把握檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，做到框架合理、體系完整，能夠覆蓋電子文件和檔案管理的全過程。注意健全和完善已經(jīng)發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)的一些配套規(guī)范，例如：電子文件簽章管理辦法、電子文件元數(shù)據(jù)管理細(xì)則、電子文件保管期限審定細(xì)則、紙質(zhì)、照片、聲像檔案數(shù)字化工作細(xì)則、立檔單位網(wǎng)上移交電子文件管理辦法、電子檔案數(shù)據(jù)交換接口標(biāo)準(zhǔn)、電子檔案異質(zhì)備份存儲管理細(xì)則、檔案信息更新管理細(xì)則、檔案信息控制使用細(xì)則等等，使檔案信息化工作落到實處，便于操作。2.6信息安全建設(shè)檔案信息資源是國家的寶貴財富，檔案信息安全是國家信息安全工作的重要組成部分，確保檔案信息安全，既是檔案工作永恒的主題，也是國家信息安全工作的一項重要內(nèi)容。檔案信息安全體系建設(shè)是檔案工作的重中之重，是檔案事業(yè)各項工作順利開展的基本保障。“十一五”期間檔案信息安全建設(shè)得到進(jìn)一步重視和加強，特別是地震、水災(zāi)、泥石流等惡劣災(zāi)害發(fā)生，嚴(yán)重破壞和威脅檔案載體和檔案信息的安全，給檔案工作者敲響了警鐘。各級檔案部門認(rèn)真貫徹國家關(guān)于信息安全的規(guī)定，深刻認(rèn)識檔案信息安全的極端重要性，不斷增強使命感、責(zé)任感，時刻牢記確保檔案信息安全的責(zé)任重于泰山，自覺從思想上、行動上把確保檔案信息安全放在各項工作的首位。2010年，國家檔案局楊冬權(quán)局長在全國檔案安全體系建設(shè)工作會議上的講話中明確指出：必須始終堅持把檔案信息安全和檔案實體安全放在同等重要的位置。在檔案信息化建設(shè)中加強信息安全管理，在采取有效措施和技術(shù)手段，保證數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)運行安全、可靠的同時，建立健全本地區(qū)、本行業(yè)檔案數(shù)字化、網(wǎng)站運行、數(shù)據(jù)庫管理等各項涉及檔案信息安全的工作環(huán)節(jié)的規(guī)章制度，建立檔案數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)機制，提高信息化條件下檔案信息安全保障能力。2.6.1制定規(guī)劃措施，開展檔案信息安全保障工作國家檔案行政管理部門歷來對檔案信息安全問題高度重視，以全國檔案信息化建設(shè)實施綱要為綱領(lǐng)，在檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃中對檔案信息安全提出具體要求：加強檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的管理，保障操作安全、數(shù)據(jù)安全、接入安全和應(yīng)用服務(wù)安全。建立完備的檔案信息數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)機制，確保檔案信息數(shù)據(jù)安全。各地檔案部門，按照國家和檔案行政領(lǐng)導(dǎo)部門關(guān)于信息安全的統(tǒng)一要求，將檔案信息安全保障體系建設(shè)納入檔案事業(yè)發(fā)展總體規(guī)劃，提出本地區(qū)、本行業(yè)檔案信息安全體系建設(shè)的具體要求，采取建設(shè)檔案數(shù)據(jù)災(zāi)備中心、省市級檔案館結(jié)對子進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)異地備份、重要檔案數(shù)據(jù)異質(zhì)備份等具體措施，有效開展檔案信息安全保障體系的建設(shè)。2.6.2技術(shù)強化管理，為檔案信息安全提供支撐國家檔案局通過科技立項、重點攻關(guān)等方式，組織行業(yè)和其他相關(guān)領(lǐng)域的專家、學(xué)者共同開展了檔案信息安全保障相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范性文件的起草制定和相關(guān)技術(shù)的研究工作，為提高檔案安全能力提供技術(shù)支撐。國家檔案局2010年編制檔案館防治災(zāi)害工作指南等規(guī)范性文件，提出檔案信息的異質(zhì)備份、異地備份等具體措施，引導(dǎo)檔案信息安全建設(shè)工作向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。國家檔案局在組織檔案課題研究中加強引導(dǎo)，涉及檔案信息安全建設(shè)的課題占有越來越大的比例，高度重視檔案信息長期保存策略與技術(shù)的應(yīng)用研究，不斷探索解決問題的新技術(shù)和新方法。計算機輸出縮微品技術(shù)、以光盤存儲為核心的脫機備份技術(shù)、以磁帶磁盤存儲為核心的大容量存儲技術(shù)以及指紋識別、紅外報警、磁條防盜、條碼管理、數(shù)字水印等信息安全技術(shù)的成功應(yīng)用，為實現(xiàn)檔案信息的異質(zhì)備份、異地備份提供了技術(shù)支撐，進(jìn)一步提高了檔案信息安全保障能力。近些年開展的“檔案信息快速利用和長期安全保存電子及縮微影像整合應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)與安全保障技術(shù)研究”、“電子文件異質(zhì)異地備份策略研究”、“數(shù)字檔案長期保存功能需求及實現(xiàn)方式研究”、“電子文件長期保存技術(shù)方法研究”等重大項目研究成果，為各級檔案部門制定有關(guān)政策提供了策略選擇和智力支持，為解決檔案信息安全管理問題提供了有效方法和具體手段。2.7學(xué)術(shù)研究與交流“十一五”期間，圍繞檔案信息化的檔案科研、學(xué)術(shù)研究及交流取得豐碩成果，一是國家檔案科研工作主要以信息化為導(dǎo)向開展項目立項工作，并獲得大量研究成果，推動檔案工作創(chuàng)新；二是檔案信息化科研成果在信息化建設(shè)得以廣泛推廣應(yīng)用，取得巨大的社會效益和經(jīng)濟效益；三是檔案信息化學(xué)術(shù)交流成果顯著，如：學(xué)術(shù)論文、學(xué)術(shù)專著的數(shù)量與質(zhì)量逐年上升，推動和指導(dǎo)檔案信息化建設(shè)；四是檔案信息化領(lǐng)域重大學(xué)術(shù)交流和會議，促進(jìn)檔案信息化水平的提高。2.7.1檔案信息化科研與學(xué)術(shù)成果豐碩，引領(lǐng)檔案工作創(chuàng)新發(fā)展由于計算機技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案信息化在檔案工作的方方面面得到了廣泛的應(yīng)用。因此，檔案信息化更加引起了檔案同仁的關(guān)注與重視，更加促進(jìn)了檔案信息化研究、實踐與探討，更加促進(jìn)了其科研與學(xué)術(shù)成果的推廣與應(yīng)用?？梢?，檔案工作已離不開信息化，信息化是促進(jìn)檔案工作規(guī)范、科學(xué)、創(chuàng)新發(fā)展的支柱。我國對檔案信息化建設(shè)進(jìn)行研究的文章最早出現(xiàn)在1997年，2003年開始逐年呈快速的上升趨勢。2006-2009年，共評出檔案優(yōu)秀科技成果131項，其中檔案信息化方面的科研成果為89項，占獲獎總數(shù)的69%，特別是獲一等獎的成果中檔案信息化及其相關(guān)方面的成果為5項，占一等獎獲獎成果總數(shù)的56，成績喜人。2.7.2國際學(xué)術(shù)交流頻繁，我國檔案信息化學(xué)術(shù)地位進(jìn)一步提高中國檔案信息化學(xué)術(shù)水平逐步提高，在國際檔案信息化領(lǐng)域占有重要地位，通過主動參與國際學(xué)術(shù)交流，不斷提升中國檔案工作的地位和影響力。“十一五”期間，我國組織或參與的國際檔案前沿學(xué)術(shù)交流活動頻繁，涉及檔案信息化方面的內(nèi)容日趨廣泛和深入。中韓檔案管理研討會。2007年5月和2008年12月，分別在首爾和北京召開第一屆和第二屆中韓檔案管理研討會，會議圍繞“電子文件管理和文檔數(shù)字化業(yè)務(wù)”和“以管理電子文件為背景的檔案標(biāo)準(zhǔn)與法規(guī)建設(shè)”展開討論。中國代表以“電子檔案長久保存與利用-低成本高效率高效益的長春模式”、“電子文件管理的相關(guān)法規(guī)建設(shè)”、“電子文件系統(tǒng)管理面臨主要問題的解決方案”等學(xué)術(shù)報告與韓國同行進(jìn)行交流和探討。第16屆國際檔案大會。2008年7月，國家檔案局組團赴吉隆坡參加國際檔案大會。會議圍繞著“檔案、治理和發(fā)展：描繪未來社會”的主題，舉行了300次平行會議或研討，中日檔案工作者組織了第195次平行會議“電子政務(wù)的發(fā)展與數(shù)字文件管理”的研討?！半娮游募芾韲覒?zhàn)略”和“電子文件國際前沿管理成果”國際學(xué)術(shù)研討會。2009年6月和2010年4月，中國人民大學(xué)先后組織了國際電子文件學(xué)術(shù)研討會，會議邀請了美國、荷蘭、加拿大、澳大利亞等國家的知名檔案專家學(xué)者，與來自國家檔案局、省市檔案局、企事業(yè)檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)和骨干、高校師生，共同探討電子文件管理領(lǐng)域的熱點話題。海峽兩岸檔案暨縮微學(xué)術(shù)交流會。每年一次的海峽兩岸學(xué)術(shù)交流活動已經(jīng)延續(xù)了18年，2009年7月在北京召開2009年海峽兩岸檔案暨縮微學(xué)術(shù)研討會，來自海峽兩岸的百余位檔案館、圖書館和文獻(xiàn)影像技術(shù)工作者參加學(xué)術(shù)