工程項目檔案的收集、歸檔整理的基本要求.ppt

工程項目檔案的收集、歸檔整理的基本要求,1,主要內(nèi)容：,工程項目文件的收集 工程項目文件的質(zhì)量要求 工程項目文件的組卷,2,第一章 工程項目文件的收集,1.報建部、項目部負責收集項目前期文件和竣工驗收階段形成的文件。主要包括：前期立項、審批、勘察、測繪等依據(jù)性文件、設計文件、合同文件、招投標文件、竣工驗收文件。 2.咨詢、設計、勘察、測繪、招標代理單位負責收集項目過程中各自業(yè)務范圍的基礎資料和相關項目文件，按要求移交歸檔。,3,3.施工單位負責其合同業(yè)務范圍內(nèi)形成的全部文件的收集，按要求移交歸檔。 4.監(jiān)理單位負責收集項目實施過程中形成的監(jiān)理文件，按要求移交歸檔。 5.材料構件及設施設備采購、供貨單位負責收集（提供）相關采購文件和質(zhì)量技術檢驗證明文件。,4,6. 工程項目實行總承包的，各分包單位應將本單位形成的文件整理、立卷后移交總包單位；總承包單位負責收集匯總后及時向建設單位移交；,5,第二章 項目文件的質(zhì)量要求,1.文件類 1.1項目文件應是原件,如不能提供原件，需注明原件存于何處，字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。 1.2需永久、長期保存的文件不應用易褪色的書寫材料（紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等）書寫、繪制。 1.3項目文件內(nèi)容完整、準確、系統(tǒng)，與工程實際相符。文件內(nèi)容所涉及的依據(jù)性、支撐性資料須齊全、準確。,6,2.圖樣類 2.1圖樣嚴格按照國家、行業(yè)標準繪制，且須清晰整潔、簽字齊全。成套竣工圖應包含封面、圖紙目錄和竣工說明。 2.2竣工圖應完整、準確、清晰、規(guī)范、修改到位，真實反映項目竣工驗收時的實際情況，與施工過程中發(fā)生變更內(nèi)容的最后結果保持一致。,7,2.3竣工圖的更改： 文字、數(shù)字更改采用杠改；線條更改采用劃改，局部圖形更改可以圈出更改部位，在原圖空白處重新繪制。利用施工圖更改，應在更改處加蓋變更章，注明更改依據(jù)文件、編號和條款號等更改標記。,8,竣工圖變更章,9,2.4竣工圖按施工圖施工沒有變動的，由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章?？⒐D涉及結構形式、工藝、平面布置、項目等重大改變及圖面變更面積超過35%，應重新繪制新圖，加蓋并簽署竣工圖章，竣工圖內(nèi)容簽署齊全，簽署不能打印。 2.5竣工圖章應使用紅色印泥，蓋在標題欄空白處。 2.6竣工圖圖幅應按技術制圖復制圖的折疊方法（GB/T10609.3-89）統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標欄露在外面，按專業(yè)圖號順序排列裝盒。,10,所有竣工圖均應加蓋竣工圖章,11,折疊后的圖紙（一）,12,折疊后的圖紙（二）,13,3.電子文件類 3.1電子文件收集和整理按照紙質(zhì)文件整理方法和要求進行，形成的電子文件應有效、可讀、字跡清楚、圖樣清晰，與紙質(zhì)文件內(nèi)容保持一致。 3.2存儲的電子文件應使用不可擦除型光盤。 3.3存儲電子文件的載體上應貼有標簽，注明編號、名稱、存儲格式、軟硬件環(huán)境等。同時將相關軟件一同歸檔。 3.4聲像檔案按成都市城市建設聲像檔案技術規(guī)范要求執(zhí)行。,14,第三章 項目文件的組卷,1.項目文件的組卷 按照一定的原則和方法，將有保存價值的文件分門別類整理成案卷。 1.1組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。,15,1.2案卷不宜過厚，一般不超過4CM，案卷及卷內(nèi)文件不重份，不同載體的文件一般應分別組卷，同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長。 1.3項目文件按階段、內(nèi)容分為前期依據(jù)性文件、設計文件、合同文件、招投標文件、施竣工文件，在一個大項目下按類分卷排序。 1.4項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結構、專業(yè)組卷；項目竣工圖按建筑、結構、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷。,16,2.案卷與卷內(nèi)文件的排列 2.1管理性文件按問題、時間或重要程度排列。 2.2施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測實驗記錄、評定、驗收排列?？⒐D按專業(yè)、圖號排列。 2.3卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后；譯文件在前、原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。,17,3.案卷編目 3.1卷內(nèi)文件頁號的編寫 卷內(nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁面均應編寫頁號；頁號編寫位置：單面書寫文件在右下角；雙面書寫文件，正面在右下角，背面在左下角；圖樣的頁號編寫在右下角或標題欄外右下方；成套圖樣或印刷成冊文件，不必重新編寫頁號。,18,按卷整理的文件每卷文件應單獨從“1”開始編頁號，案卷封面、目錄不編頁號。 按件整理的文件，每件文件單獨從“1”開始編頁號。,3.2卷內(nèi)目錄的編制： 序 號：用阿拉伯數(shù)字從1起依次標注卷內(nèi)文件 的順序，一個文件一個號。 文件編號：填寫文件文號、圖樣的圖號或設備 責 任 者：填寫文件形成部門或主要責任者。 文件題名：填寫文件標題全稱；工程檔案可在標題 前加入工程名 ，名稱應前后保持一致。 日 期：用8位阿拉伯數(shù)字填寫文件形成日期。 頁 號：按卷整理則填寫文件在卷內(nèi)所排的起 始頁號，最后一 份文件填寫起止頁號 ； 按件整理則填寫每一件歸檔文件的頁數(shù)。,20,卷內(nèi)目錄樣式：,21,3.4案卷封面的編制 可采用案卷外封面和案卷內(nèi)封面兩種形式，內(nèi)容包括案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限等； 案卷題名：應簡明、準確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi) 容，包括項目名稱、專業(yè)名稱、 卷內(nèi)文件的內(nèi)容；一般控制在50 字以內(nèi)。 立卷單位：填寫文件組卷單位。 起止日期：填寫卷內(nèi)文件形成的起止日期；,22,保管期限：依據(jù)歸檔范圍與保管期限表規(guī)定 填寫組卷時劃定的保管期限；,23,案卷封面的樣式：,24,