工程公司檔案管理規(guī)定

工程公司檔案管理規(guī)定1 目的 加強(qiáng)檔案管理和收集管理工作，確保檔案的機(jī)密性、完整性和準(zhǔn)確性，有效保護(hù)和充分利用檔案為城市建設(shè)和企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展服務(wù)。 2 范圍 適用于以文字圖表、聲像資料、榮譽(yù)實(shí)物等各種形式構(gòu)成的公司的科技檔案，行政檔案，也包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)等。3 定義 3.1 公司檔案工作的基本原則是：集中管理與分散管理相結(jié)合，以集中管理為主，即公司文書(shū)檔案由行政部集中統(tǒng)一管理；檔案(已交檔案室的除外)的日常使用保管分別由有關(guān)部門(mén)管理，以便于及時(shí)利用，維護(hù)檔案的完整與安全。公司各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有參考價(jià)值的文件、材料，由承辦單位、主辦人負(fù)責(zé)將其中已辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。3.2 歸檔文書(shū)包括：1)公司與有關(guān)單位的來(lái)往信件、各種協(xié)議書(shū)、合同等。2)公司會(huì)議原始記錄、紀(jì)要和決定(包括發(fā)布的通知、通報(bào)、機(jī)構(gòu)調(diào)整、任免、獎(jiǎng)懲以及全公司的規(guī)章制度)。3)公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)決算、工作總結(jié)。4)公司主持召開(kāi)的各種專(zhuān)業(yè)會(huì)議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)、文件和會(huì)議總結(jié)紀(jì)要。5)國(guó)際國(guó)內(nèi)同行業(yè)交流和合作企業(yè)來(lái)往文件、協(xié)議、報(bào)告和會(huì)談紀(jì)要等文件材料。6)公司各部門(mén)的發(fā)文。7)其他具有保存價(jià)值的文件材料、重要的工作經(jīng)驗(yàn)材料。8)外單位直接發(fā)送給公司各部門(mén)的抄送信件。9)本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。10)本公司關(guān)于員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。11)本公司的科技檔案。4 權(quán)責(zé) 4.1 公司行政部設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案工作，受上級(jí)檔案部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，負(fù)責(zé)管理公司的文書(shū)、科技檔案，其任務(wù)是：1)收集、整理、立卷、鑒定、保管公司的文書(shū)檔案；2)積極開(kāi)展檔案的提供利用工作；3)進(jìn)行檔案鑒定；4)進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)；5)保管部分科技檔案；6)認(rèn)真學(xué)習(xí)中華人民共和國(guó)檔案法有關(guān)制度、檔案工作理論、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。4.2 各部門(mén)協(xié)助行政部作好檔案管理工作。5 內(nèi)容5.1 檔案管理工作流程 見(jiàn)圖1。5.2檔案管理工作說(shuō)明見(jiàn)表1。5.3歸檔要求5.3.1 歸檔的文件材料，應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔。在一個(gè)卷內(nèi)要按問(wèn)題或文件形成的時(shí)間，系統(tǒng)地排列。5.3.2 案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明準(zhǔn)確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限，按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄備考表。5.3.3 全部案卷組成后，要對(duì)案卷作統(tǒng)一排列并編寫(xiě)檔號(hào)，然后逐卷登記，填寫(xiě)案卷目錄。5.4 檔案保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：1)永久保存：（1）公司章程；（2）股東名冊(cè)；（3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則；（4）董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；（5）財(cái)務(wù)報(bào)表；（6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；（7）不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證；（8）工程設(shè)計(jì)圖；（9）其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。2)10年保存：（1）預(yù)算、決算書(shū)類(lèi)；（2）會(huì)計(jì)憑證；（3）事業(yè)計(jì)劃資料；（4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書(shū)。3)5年保存：（1）期滿(mǎn)或解除之合約；（2）其他經(jīng)核定保存5年的文書(shū)。4)1年保存：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。5)各種規(guī)章由規(guī)章管理部門(mén)永久保存，使用部門(mén)視其有效期間予以保存。6 相關(guān)資料6.1 相關(guān)文件 6.1.1中華人民共和國(guó)檔案法 6.1.2南京市檔案管理辦法 6.2 附件 6.2.1卷內(nèi)文件目錄6.2.2卷末備考表圖1檔案管理工作流程流程名稱(chēng)檔案管理流程任務(wù)概要檔案管理單位總經(jīng)理行政經(jīng)理行政部各職能部門(mén)節(jié)點(diǎn)ABCD123456789審批審批審批審批開(kāi)始檔案利用保管維護(hù)分類(lèi)整理檔案鑒定檔案收集 檔案更新檔案銷(xiāo)毀 結(jié)束檔案利用任務(wù)名稱(chēng)節(jié)點(diǎn)任務(wù)程序、重點(diǎn)及標(biāo)準(zhǔn)時(shí)限相關(guān)資料檔案收集鑒定C2C3B3A3程序公司經(jīng)營(yíng)管理手冊(cè)各單位結(jié)合實(shí)際情況，制定歸檔文件的范圍。對(duì)哪些文件應(yīng)該歸檔、哪些文件不應(yīng)該歸檔，做出相應(yīng)的規(guī)定，能反映本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)職能，具有查考利用價(jià)值的文件材料等屬于歸檔范圍在歸檔中應(yīng)該收集齊全文件的訂稿、正本和有關(guān)材料，保證檔案的完整性在檔案文件的收集過(guò)程中，對(duì)資料進(jìn)行去粗取精等工作，確定資料的利用價(jià)值1個(gè)工作日收集的檔案文件經(jīng)過(guò)鑒定，呈送行政經(jīng)理審核和總經(jīng)理審批重點(diǎn)檔案收集和鑒定標(biāo)準(zhǔn)收集及時(shí)、齊全、完整檔案保管維護(hù)C4C5程序1.公司經(jīng)營(yíng)管理手冊(cè)2.卷內(nèi)文件目錄3.卷末備考表經(jīng)過(guò)審批后，行政人員對(duì)收集之檔案文件進(jìn)行整理2個(gè)工作日整理的基本任務(wù)是把零散的、需要修改的檔案進(jìn)行分類(lèi)、組織和編目，使其組成一個(gè)體系，固定下來(lái)，以便檔案的使用，其過(guò)程如下:區(qū)分全宗：按照全宗整理檔案，能完整反映企業(yè)或個(gè)人活動(dòng)的全部?jī)?nèi)容和過(guò)程，便于檔案的保管和利用分類(lèi)：檔案分類(lèi)就是根據(jù)立檔單位內(nèi)的檔案來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容或形式的異同，按照一定體系，分門(mén)別類(lèi)、有系統(tǒng)地區(qū)分檔案和整理檔案，使其構(gòu)成有機(jī)的整體，以反映立檔單位的歷史面貌立卷：立卷是整理和保存文件的一種方法，即將處理完畢的文件進(jìn)行系統(tǒng)整理，組合為一個(gè)案卷編目：編目包括編制卷內(nèi)文件目錄、卷末備考表、案卷封面的編目和案卷目錄的編制整理后的檔案文件開(kāi)始保管，檔案保管指根據(jù)檔案的成分和狀況，采取存放和安全保護(hù)措施，維護(hù)檔案的完整與安全，延長(zhǎng)檔案的壽命重點(diǎn)檔案保管和維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)保管合理、正確 (續(xù)表)檔案存檔銷(xiāo)毀C6D6C7C8B8A8程序1.公司經(jīng)營(yíng)管理手冊(cè)對(duì)資料進(jìn)行保管維護(hù)后，行政人員根據(jù)檔案的內(nèi)容和成分，記錄、報(bào)道編制檔案文件的檢索工具，其他部門(mén)運(yùn)用各種檢索工具查找檔案檢索工具制作后，定期對(duì)檔案文件進(jìn)行資料的更新活動(dòng)，刪除沒(méi)有利用價(jià)值和已被損壞的檔案文件，將其進(jìn)行報(bào)廢處理經(jīng)過(guò)鑒定，那些無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檔案應(yīng)在一定時(shí)間內(nèi)銷(xiāo)毀進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)