建立資料庫清單注意事項.ppt

1,建立資料庫(清單)注意事項,每一欄的頂端儲存格各賦於一欄位名稱 空白欄列不要出現(xiàn)在資料庫中 最好每一頁工作表僅設一資料庫 在資料庫最底列預留空白以便日後新增 最好為資料庫儲存格範圍定義一名稱,2,清單的排序與篩選,資料清單的排序 篩選清單資料,3,篩選清單資料,進入篩選清單 篩選清單 自訂篩選清單 離開篩選清單環(huán)境,4,進入篩選清單 (一),原始資料 將作用儲存格移至清單的任意位址,5,進入篩選清單 (二),執(zhí)行資料功能表篩選指令內(nèi)的自動篩選指令,6,篩選清單,在標記內(nèi)有一個鈕，若按此鈕將出現(xiàn)一個下拉式選單，此選單將包含該欄位所有資料，以及 (全部)、(前 10 項)、(自訂)、(空格) 和 (非空格) 資料項，您可依自己的需要選定,7,自訂篩選清單 (一),在下拉式選單中選擇自訂時，便能自訂篩選清單 範例：列出表演組內(nèi)，月薪超過 70000 元或是月薪未滿 50000 元的員工記錄 1. 按部門欄的鈕 2. 選定下拉式選單的表演組 3. 按月薪欄的鈕 4. 選定下拉式選單的自訂,8,自訂篩選清單 (二),- 5. 出現(xiàn)自訂快速篩選對話方塊，請執(zhí)行下列設定,9,自訂篩選清單 (三),-6. 按確定鈕,10,離開篩選清單環(huán)境,執(zhí)行資料功能表篩選指令內(nèi)的自動篩選指令即可 資料清單的排序 排序鈕 排序指令,11,排序鈕,在 Microsoft Excel 內(nèi)有兩個與排序有關的鈕，如下所示：,12,排序鈕之範例,將清單資料依月薪，由高薪資排至低薪資 1. 將作用儲存格移至 G3 (月薪) 位址 2. 按遞減排序鈕,13,排序指令,另一種排序的方式是透過資料功能表的排序指令。執(zhí)行此指令時，可以看到下列對話方塊,表示清單資料內(nèi)第一列是欄標記，在排序時將不予處理,表示排序時將第一列也給予排序,14,排序指令之範例 (一),將清單資料依部門排序 (遞增)，如果部門相同，則依月薪排序 (遞減) 1. 執(zhí)行資料功能表的排序指令 2. 出現(xiàn)排序?qū)υ挿?塊，執(zhí)行右列設定,15,排序指令之範例 (二),3. 按確定鈕,16,建立清單的統(tǒng)計資料,小計指令 顯示或隱藏清單的明細資料 利用小計清單建立圖表 刪除大綱結(jié)構(gòu),17,小計指令,資料功能表內(nèi)有一個小計指令，利用此指令可以很方便供使用者在清單內(nèi)建立一些小計資料 (又稱統(tǒng)計資料)。執(zhí)行此指令後，將可看到下列小計對話方塊,18,小計指令之範例 (一),列出每一類產(chǎn)品的銷售小計 1. 在執(zhí)行這個實例前，首先需將產(chǎn)品排序，請將作用儲存格移至 B3,19,小計指令之範例 (二),2. 按工具列的遞增排序鈕 3. 執(zhí)行資料功能表的小計指令 4. 出現(xiàn)小計對話方塊，執(zhí)行下列設定,20,小計指令之範例 (三),5. 按確定鈕,21,小計指令之範例 (四),刪除所建的小計及總計資料： 執(zhí)行資料功能表的小計指令，在小計對話方塊內(nèi) 按全部移除鈕,按下全部移除鈕可以刪除所建的小計及總計資料,22,顯示或隱藏清單的明細資料 (一),層級代表,大綱結(jié)構(gòu)列出各層級的關係,23,顯示或隱藏清單的明細資料 (二),+ ：此鈕又稱顯示明細符號鈕，若按此 鈕可促使顯示其底下相關的詳細項目, : 此鈕又稱隱藏明細符號鈕，按此 鈕可隱藏其底下相關的詳細項目,24,範例一,隱藏第三層和第四層的明細資料 1. 按一下第二層級符號鈕,25,範例二,隱藏第 4 列至第 9 列屬於白冰冰的第三層及第四層級明細列 1. 按第 10 列左邊的隱藏明細符號鈕 ,26,利用小計清單建立圖表之範例 (一),以立體圓形圖表列出白冰冰和豬哥亮銷售額的小計 1. 選定 A10:A17 及 E10:E17 儲存格 2. 按圖表精靈鈕 3. 出現(xiàn)圖表精靈-步驟 4 之 1 對話方塊，請執(zhí)行下列設定,27,利用小計清單建立圖表之範例 (二),4. 出現(xiàn)圖表精靈-步驟 4 之 2 對話方塊，請按下一步 5. 出現(xiàn)圖表精靈-步驟 4 之 1 對話方塊，請設定圖表標題：白松飲料公司業(yè)務銷售比率表 6. 按資料標籤，設定顯示比率及百分比 7. 按下一步鈕。出現(xiàn)圖表精靈-步驟 4 之 4 對話方塊，選工作表中的物件，再選 Sheet2 工作表，按完成鈕,28,利用小計清單建立圖表之範例 (三),完成結(jié)果,29,刪除大綱結(jié)構(gòu),執(zhí)行資料功能表的群組及大綱指令內(nèi)的清除大綱指令 執(zhí)行結(jié)果,30,樞紐分析表,建立樞紐分析表 修訂樞紐分析表 同時建立樞紐分析表及圖報表,建立樞紐分析表 (一),原始資料,1. 執(zhí)行資料的樞紐分析表及圖報表指令,建立樞紐分析表 (二),2. 出現(xiàn)樞紐分析表和樞紐分析圖精靈-步驟 3 之 1對話方塊，按下一步鈕,3.出現(xiàn)樞紐分析表和樞紐分析圖精靈-步驟 3 之 2對話方塊,建立樞紐分析表 (三),4. 出現(xiàn)樞紐分析表和樞紐分析圖精靈-步驟3 之 3對話方塊，可以選擇樞紐分析表的位置,5. 按版面配置鈕， 以設定樞紐分析 表的版面配置,建立樞紐分析表 (四),6. 出現(xiàn)樞紐分析表和樞紐分析表圖精靈配置 對話方塊，依使用需求將原先清單的各鈕托曳至下列各部份即可，按確定鈕完成設定,欄區(qū)域,分頁區(qū)域,列區(qū)域,此區(qū)域包含原清單的所有欄位,35,建立樞紐分析表之範例 (一),利用產(chǎn)品銷售表工作表的清單，建立一個樞紐分析表，此表主要是列出 82年度和 83 年度，各地區(qū)的銷售額及總計,將年度鈕拖曳到列區(qū)域，地區(qū)鈕拖曳到欄區(qū)域，銷售額鈕拖曳到資料區(qū)域,建立樞紐分析表之範例 (二),完成圖,37,建立樞紐分析表之範例 (三),當您在建立樞紐分析表時，若原先已存在樞鈕分析表，則會出現(xiàn)下列對話方塊,按否鈕,38,修訂樞紐分析表,增加列或欄 刪除列或欄 增加分頁欄位 更改分頁欄位選項 刪除分頁欄位 增加資料欄位 刪除資料欄位 隱藏細目列或欄,組成群組或取消群組 更改資料區(qū)域的數(shù)字格式 分頁的顯示 更新資料,樞紐分析表工作列說明,報表格式,圖表精靈,樞紐分析表精靈,顯示/隱藏詳細資料,更新資料,欄位設定,隱藏/顯示欄位,增加列或欄,1. 將作用儲存格移至樞紐分析表內(nèi) 2. 按樞紐分析表工具列的樞紐分析表精靈鈕或是執(zhí)行資料功能表的樞紐分析表指令 3. 出現(xiàn)樞紐分析表和樞紐分析圖精靈對話方塊，請按版面配置鈕,增加列或欄之範例 (一),將之前範例所建立的樞紐分析表，增加業(yè)務員欄位資料至列區(qū)域,將業(yè)務員鈕拖曳到列區(qū)域,增加列或欄之範例 (二),完成後之表格,增加分頁欄位(一),在分頁欄位內(nèi)增加業(yè)務員資料 1. 將作用儲存格移至樞紐分析表內(nèi) 2. 按樞紐分析表工具列的樞紐分析表精靈鈕 3. 出現(xiàn)樞紐分析表和樞紐分析圖精靈步驟3之3對話方塊，請按版面配置鈕 4.出現(xiàn)樞紐分析表和樞紐分析圖精靈配置將業(yè)務員鈕拖曳到分頁區(qū)域，按確定鈕,增加分頁欄位(二),5. 回到 樞紐分析表和樞紐分析圖精靈步驟3之3對話方塊，按完成鈕 完成的結(jié)果如下：,更改分頁欄位選項,1.按分頁欄位B1位址的鈕，此時開啟下拉式選擇框， 選擇業(yè)務員 2.選好後將可以得到如下圖之結(jié)果,刪除分頁欄位,刪除列、刪除欄及刪除分頁欄位的方法皆相同，只要將代表該項目的鈕拖曳至樞紐分析表外，當看到鈕成如下圖示時，再放鬆滑鼠按鍵即可,當指標呈現(xiàn)此狀態(tài)時，放開滑鼠就可以刪除分頁欄位了,增加資料欄位(一),延續(xù)先前實例，在資料欄位內(nèi)增加數(shù)量資料 1. 將作用儲存格移至樞紐分析表內(nèi) 2. 按樞紐分析表工具列的樞紐分析表精靈鈕 3. 出現(xiàn)樞紐分析表及樞紐分析圖精靈-步驟3 之3對話方塊，請按版面配置鈕,4. 出現(xiàn)樞紐分析表及樞紐 分析圖精靈配置對話 方塊，將數(shù)量鈕拖曳到資 料區(qū)域，按確定鈕,增加資料欄位(二),5.回到樞紐分析表及樞紐分析圖精靈-步驟3 之3對話方塊，按完成鈕,刪除資料欄位,除前一實例所增加的數(shù)量資料 1. 將作用儲存格移至樞紐分析表內(nèi) 2. 按樞紐分析表工具列的樞紐分析表精靈鈕 3. 出現(xiàn)樞紐分析表及樞紐分析圖精靈-步驟 3 之 3對話方塊，請按版面配置鈕 4.出現(xiàn)樞紐分析表及樞紐分析圖精靈配置對話方塊，將加總/數(shù)量鈕扥曳至資料欄外 5.按確定鈕，回到樞紐分析表及樞紐分析圖精靈-步驟 3 之 3對話方塊，請按完成鈕,隱藏細目列或欄,隱藏欄區(qū)域 82 年度的資料 1. 將作用儲存格移至樞紐分析表的欄區(qū)域內(nèi) 2. 按樞紐分析表工具列的隱藏明細資料鈕,隱藏列、欄或分頁項目(二),明細資料被隱藏起來了,組成群組或取消群組一,選定B3和B4儲存格區(qū)間 執(zhí)行資料功能表群組及大綱指令內(nèi)的群組按鈕,組成群組或取消群組二,3. 將B2儲存格由業(yè)務員2改成部門別 4. 將B3儲存格由資料組改成業(yè)務一部，B5儲存格 改成業(yè)務二部 B7及B9儲存格將隨著更改，下圖是執(zhí)行結(jié)果,組成群組或取消群組三,取消前面所增加的部門別其步驟如下： 將儲存格移至B2位址 執(zhí)行資料功能表群組及大綱指令內(nèi)的取消群組紐,更改資料區(qū)域的數(shù)字格式一,令樞紐分析表的資料欄含金錢符號，及每3位有一個逗點,將儲存格移至樞紐分析表內(nèi) 按樞紐分析表工具列的欄位設定鈕,更改資料區(qū)域的數(shù)字格式二,3. 出現(xiàn)樞紐分析資料表欄 位對話方塊，按數(shù)值鈕 4. 出現(xiàn)儲存格格式對話 方塊，請執(zhí)行下列設定後， 按確定鈕 5. 返回樞紐分析表欄位 對話方塊，按確定鈕,更改資料區(qū)域的數(shù)字格式三,最後結(jié)果如下圖所示：,分頁的顯示一,將Sheet4工作表的樞紐分析表以分頁顯示的原則，分別將每一個業(yè)務員的銷售資料建立成個別獨立的工作表,將作用儲存格移至樞紐分析表內(nèi) 執(zhí)行樞紐分析表工具列樞紐分析表功能表內(nèi)的分頁顯示指令鈕 出現(xiàn)分頁顯示對話方塊，按確定鈕即可,分頁的顯示二,4. 適度的捲動工作區(qū)標籤，可以看到新增的工作表標籤,新增加的工作表標籤,更新資料,若是發(fā)生更改來源清單時，利用此清單所建的樞紐分析表內(nèi)的資料無法自動更新，若是希望也能更新樞紐分析表的資料，必需按樞紐分析表工具列的更新資料鈕或是執(zhí)行資料功能表的更新資料指令,同時建立樞紐分析表及圖報表一,Excel 2000在建立樞紐分析表時，同時也允許您可以建立圖報表,1. 執(zhí)行資料功能表的樞紐分析表及圖報表指令，出現(xiàn)樞 紐分析表和樞紐分析圖指令步驟3之1對話方塊，執(zhí) 行如下設定，然後按下一步鈕：,同時建立樞紐分析表及圖報表(二,2. 出現(xiàn)樞紐分析表和樞紐分析圖精靈步驟3之2對話 方塊，按下一步鈕,同時建立樞紐分析表及圖報表三,3. 出現(xiàn)樞紐分