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用友致遠(yuǎn)a6協(xié)同管理系統(tǒng)產(chǎn)品白皮書北京用友致遠(yuǎn)軟件技術(shù)有限公司版權(quán)所有 不得翻印2008年9月目 錄1概述71.1.組織行為管理和協(xié)作的工作平臺-a671.2.什么是協(xié)同管理軟件91.3.協(xié)同管理特點分析101.4.以技術(shù)適應(yīng)應(yīng)用112.用友致遠(yuǎn)a6協(xié)同管理軟件總體介紹122.1.a6協(xié)同辦公軟件基礎(chǔ)版152.2.a6協(xié)同辦公軟件標(biāo)準(zhǔn)版162.3.a6協(xié)同辦公軟件企業(yè)版172.4.a6協(xié)同管理軟件政務(wù)版182.5.a6公文交換中心193.a6協(xié)同管理軟件的應(yīng)用基礎(chǔ)203.1.協(xié)同管理軟件的組織模型結(jié)構(gòu)203.1.1.韋伯的古典組織理論支持203.1.2.組織行為管理與組織行為學(xué)的支持203.1.3.a6是以人為中心的人本的管理軟件系統(tǒng)223.2.協(xié)同管理軟件的溝通支持253.3.協(xié)同管理軟件與過程管理263.4.a6協(xié)同管理軟件與組織文化建設(shè)273.5.協(xié)同管理軟件的技術(shù)應(yīng)用283.6.協(xié)同管理軟件的未來294.協(xié)同管理軟件產(chǎn)品應(yīng)用介紹294.1.協(xié)同工作294.1.1.應(yīng)用背景294.1.2.協(xié)同事項原理304.1.3.協(xié)同工作功能314.2.電子郵件354.2.1.應(yīng)用背景354.2.2.郵件應(yīng)用原理354.2.3.電子郵件功能364.3.一體化文檔374.3.1.應(yīng)用背景374.3.2.一體化文檔應(yīng)用原理384.3.3.一體化文檔功能394.4.公文管理414.4.1.應(yīng)用背景414.4.2.公文管理應(yīng)用原理424.4.3.公文管理功能434.5.公文交換454.5.1.應(yīng)用背景454.5.2.公文交換應(yīng)用原理464.5.3.公文交換應(yīng)用功能474.6.表單應(yīng)用474.6.1.應(yīng)用背景474.6.2.表單應(yīng)用原理484.6.3.表單應(yīng)用功能494.6.4.表單應(yīng)用特點504.7.流程與工作管理514.7.1.應(yīng)用背景:514.7.2.流程與工作管理應(yīng)用原理:514.8.流程與工作管理應(yīng)用功能:514.9.人事管理524.9.1.應(yīng)用背景524.9.2.人事檔案應(yīng)用原理534.9.3.人事檔案應(yīng)用功能534.10.日程會議計劃544.10.1.應(yīng)用背景544.10.2.日程會議計劃應(yīng)用原理554.10.3.日程會議計劃功能564.11.關(guān)聯(lián)人員584.11.1.應(yīng)用背景584.11.2.關(guān)聯(lián)人員應(yīng)用原理594.11.3.關(guān)聯(lián)人員功能594.12.關(guān)聯(lián)項目604.12.1.應(yīng)用背景604.12.2.關(guān)聯(lián)項目應(yīng)用原理614.12.3.關(guān)聯(lián)項目功能624.13.關(guān)聯(lián)系統(tǒng)634.13.1.應(yīng)用背景634.13.2.關(guān)聯(lián)系統(tǒng)應(yīng)用原理634.13.3.關(guān)聯(lián)系統(tǒng)功能644.14.a6精靈644.14.1.應(yīng)用背景644.14.2.a6精靈的應(yīng)用原理654.14.3.a6精靈的功能665.產(chǎn)品技術(shù)架構(gòu)和功能665.1.系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用模型665.2.技術(shù)架構(gòu)675.2.1.技術(shù)架構(gòu)介紹675.2.2.技術(shù)緩存與性能調(diào)優(yōu)685.3.產(chǎn)品應(yīng)用架構(gòu)705.4.產(chǎn)品運(yùn)行環(huán)境715.5.產(chǎn)品功能745.5.1.基礎(chǔ)設(shè)置745.5.2.應(yīng)用設(shè)置755.5.3.管理維護(hù)755.5.4.公文應(yīng)用設(shè)置765.5.5.雙首頁775.5.6.協(xié)同工作785.5.7.公文管理795.5.8.表單應(yīng)用805.5.9.電子郵件805.5.10.文檔管理815.5.11.公共信息825.5.12.日程會議計劃825.5.13.人事檔案管理835.5.14.a6精靈835.5.15.常用工具845.5.16.個人設(shè)置845.5.17.綜合辦公插件845.6.產(chǎn)品可擴(kuò)展性855.6.1.應(yīng)用開發(fā)接口875.6.2.標(biāo)準(zhǔn)插件875.6.3.公文插件885.6.4.office插件895.6.5.用友u8插件895.6.6.短信插件905.6.7.公文交換插件915.6.8.身份認(rèn)證插件925.6.9.安全傳輸插件925.6.10.rtx插件935.6.11.gk-express(竟開通訊)插件935.6.12.綜合辦公插件935.6.13.插件標(biāo)準(zhǔn)及未來946.產(chǎn)品化特征946.1.易用、適用、好用的產(chǎn)品策略946.2.集成性與知識庫956.3.經(jīng)濟(jì)性和冗余性956.4.安全性、穩(wěn)定性966.5.系統(tǒng)健壯性966.6.高性能966.7.高可維護(hù)性966.8.產(chǎn)品可伸縮性976.9.產(chǎn)品升級976.10.產(chǎn)品維護(hù)和長期支持977.產(chǎn)品安全設(shè)計978.通用的解決方案988.1.企業(yè)解決方案988.2.行業(yè)解決方案1008.2.1.項目管理1018.2.2.計劃管理1038.3.政府機(jī)關(guān)應(yīng)用1048.3.1.收文流程說明1058.3.2.發(fā)文流程說明1068.3.3.公文交換1078.3.4.公文督辦1088.3.5.領(lǐng)導(dǎo)決策支持1098.4.公文交換中心解決方案1098.4.1.網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)圖1128.4.2.交換服務(wù)器部署1138.4.3.a6公文交換1148.4.4.安全的交換傳輸1149.集團(tuán)應(yīng)用解決方案1169.1.控制中心1179.2.分布集中方案1189.2.1.點到點的聯(lián)通方案1189.2.2.基本網(wǎng)絡(luò)要求1199.2.3.數(shù)據(jù)安全性1209.2.4.帶有中心服務(wù)器域管理方案1209.2.5.基本網(wǎng)絡(luò)要求1219.2.6.數(shù)據(jù)安全性1219.3.集團(tuán)應(yīng)用的功能一覽12110.表單應(yīng)用舉例12110.1.表單實現(xiàn)機(jī)制12210.2.常見的表單應(yīng)用12211.用友致遠(yuǎn)公司介紹12311.1.公司簡介12311.2.優(yōu)勢12411.2.1.開發(fā)優(yōu)勢12511.2.2.服務(wù)優(yōu)勢12511.2.3.公司資質(zhì)1251概述1.1. 組織行為管理和協(xié)作的工作平臺-a6春華秋實,a6協(xié)同管理軟件推出了技術(shù)和應(yīng)用雙重升級的v2.80版,v2.80版a6協(xié)同在技術(shù)平臺上進(jìn)行了更新,性能獲得了20的提升,安全性、兼容性取得了重要進(jìn)展。產(chǎn)品化協(xié)同a6是以客戶為中心,長期支持,專注、專業(yè)、專長地提升用戶應(yīng)用,幫助用戶在組織管理和組織行為管理中,提升效率和工作質(zhì)量的,長期建設(shè)的信息化平臺;產(chǎn)品化協(xié)同a6,是用友致遠(yuǎn)傾聽用戶反饋,收集用戶使用狀態(tài),分享、推廣中國企事業(yè)和行政單位在利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行協(xié)同管理中的經(jīng)驗和智慧,為中國的企業(yè)和各種組織,創(chuàng)造管理價值和不斷提升能力的平臺軟件。a6協(xié)同管理v2.80版本的功能應(yīng)用開發(fā)同往常版本一樣,40%的資源投入到精心設(shè)計和完善用戶反饋的需求上。v2.80版a6協(xié)同管理軟件的主要新特性有:1. 時尚亮麗,推出了首頁換膚的4套膚色,包括藍(lán)色經(jīng)典、深深海洋、vista風(fēng)格和頗具挑戰(zhàn)的apple風(fēng)格,支持不同膚色下的圖標(biāo)和展現(xiàn)匹配,使組織行為管理的協(xié)同軟件更親和,更時尚。2. 流程時間節(jié)點管理,實現(xiàn)了事務(wù)流轉(zhuǎn)過程中,對每個處理節(jié)點的時間要求和提醒,支持組織管理中對效率和結(jié)果評估的應(yīng)用,提升了組織管理對目標(biāo)的管控。3. 泛組織應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)化實現(xiàn),實現(xiàn)了組織層級的訪問控制和外部單位人員的互協(xié)同操作,支持產(chǎn)業(yè)鏈和組織群的協(xié)同無學(xué)習(xí)的規(guī)模應(yīng)用,擴(kuò)展了新的應(yīng)用客戶群體。4. 公文管理易用性和適應(yīng)性大幅度提升,增加了對高端部級機(jī)關(guān)和高端企事業(yè)單位使用特征的支持,提升了檔案管理的易用性和查詢特性,首頁增加了專項頁簽,區(qū)分了收辦和閱辦公文。5. 表單管理增加了流程處理人員對表單結(jié)果的查詢和表單流轉(zhuǎn)過程中的簽字蓋章,將組織行為管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)支持提升到數(shù)據(jù)級的結(jié)果控制。6. 增強(qiáng)了互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用特征,在繼續(xù)協(xié)同信息關(guān)聯(lián)的路上樹立了更高更強(qiáng)的互聯(lián)網(wǎng)與組織行為管理的結(jié)合,使協(xié)同的知識應(yīng)用成為日常的工作習(xí)慣。7. 對高并發(fā)長期使用的技術(shù)環(huán)境穩(wěn)定性和內(nèi)部調(diào)度算法進(jìn)行了專項研究,提升了平臺環(huán)境的適應(yīng)能力和數(shù)據(jù)緩存處理能力,支持1500人的長期穩(wěn)定使用。8. 開放了基于soa(web service)的接口,本期主要實現(xiàn)了組織機(jī)構(gòu)和文檔的導(dǎo)出,為后續(xù)規(guī)模整合打下了基礎(chǔ),兌現(xiàn)了a6協(xié)同管理軟件成為企業(yè)應(yīng)用整合平臺的承諾,可以支持到網(wǎng)站發(fā)布,檔案管理等整合的二次開發(fā)。9. 文檔管理進(jìn)一步完善,完備了借出分類,增加了直接關(guān)聯(lián)轉(zhuǎn)發(fā)協(xié)同功能,使產(chǎn)品整體融合度提升,提高了易用性。10. 客戶應(yīng)用和交互響應(yīng),修改了日常使用的細(xì)點和界面展現(xiàn)功能點300余個,使整體使用更易于理解和操作,支持更好的協(xié)同信息交互。其他眾多提升和完善,不能一一而談,我們回到協(xié)同的總體特征吧。a6協(xié)同是什么呢?協(xié)同泛指組織中多人共同完成同一事務(wù)的行為方式和過程,是組織行為的基本模式和狀態(tài),有了協(xié)同,組織才可以完成單人不可能完成的許多任務(wù),協(xié)同是組織存在的基本理由。隨著組織的發(fā)展和進(jìn)步,組織越來越需要高效及時地溝通信息、傳達(dá)命令、請求決策、共享和復(fù)用知識等等諸多協(xié)同行為,這些建立在報告、單據(jù)、文件紙上的協(xié)作隨著互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)生了新的協(xié)作方式和工具。a6協(xié)同管理軟件就是適應(yīng)這種要求的精品化的產(chǎn)品應(yīng)用平臺,它提供給組織一套部署于互聯(lián)網(wǎng)下的,組織團(tuán)隊協(xié)作、信息溝通、知識共享,結(jié)果管控的工作平臺,涵蓋了我們工作中的各種制度流程的執(zhí)行、業(yè)務(wù)的審批、公文的管理、個人工作的時間管理,團(tuán)隊的事件協(xié)作和共享等。我們期望通過a6協(xié)同管理軟件實現(xiàn)隨時、隨地、任何方式對任何事找任何人的協(xié)作,這就是a6的含義??傊?,凡是組織行為管理,個人、部門、單位等的計劃、控制、執(zhí)行、監(jiān)督、公告等各種管理行為都是我們a6協(xié)同管理軟件關(guān)注和發(fā)展的對象。綜合來看,a6協(xié)同管理軟件v2.80版在強(qiáng)調(diào)“易用、適用、好用、安全”地進(jìn)行組織級的管理和協(xié)同的同時,以人為中心,實現(xiàn)更加友好人文的管理和組織規(guī)范協(xié)作,成為重視組織管理、愿意提升組織效率、有品位的管理者喜歡的組織級管理工具,是政府、企事業(yè)單位普及信息化的有效的平臺和工具。1.2. 什么是協(xié)同管理軟件與今天的以 erp、crm等企業(yè)管理軟件更多的是從面向業(yè)務(wù)、面向業(yè)務(wù)邏輯、面向結(jié)構(gòu)化信息的管理思路出發(fā)來構(gòu)建的軟件不同,協(xié)同管理軟件面向企業(yè)管理中的人進(jìn)行構(gòu)建,以組織中的“人”為中心進(jìn)行管理信息和資源的組織,強(qiáng)調(diào)組織中的“人”通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行互動、溝通、協(xié)作、交流,通過表單走流程的方式解釋制度的執(zhí)行和監(jiān)控;通過日常的各種協(xié)作完成組織知識的積累和存儲,通過集中共享的方式方便組織信息的利用;以傳導(dǎo)組織價值、理念和工作成果、命令等為主的信息發(fā)布、呈現(xiàn)支持組織文化和組織管理,提升團(tuán)隊凝聚力和執(zhí)行力。我們平常處理的大量信息都是面向人的,如給領(lǐng)導(dǎo)報一份報告,提交一份申請等,是面向角色、面向行為規(guī)則的非結(jié)構(gòu)化信息,這部分信息具有分散、跳躍、信息離散的特征。協(xié)同管理軟件正是以這些信息為主要管理對象,結(jié)合組織中“人”作為中心要素,通過人與人、人與事、事與事的相互作用過程即協(xié)同過程,完成信息積淀為組織知識的過程?;谶@些方面的探索和研究,用友致遠(yuǎn)形成了以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、通信技術(shù)、工作流技術(shù)、知識和文檔管理技術(shù)、門戶、無線應(yīng)用,結(jié)合組織級管理技術(shù)形成了協(xié)同管理的技術(shù)支撐體系。我們注意到,通過多年來的發(fā)展,協(xié)同管理軟件已經(jīng)成為管理軟件的一個獨(dú)立的分支,形成與業(yè)務(wù)管理軟件相輔相成的管理軟件體系,成為組織中適用人群最多,適用范圍最廣,應(yīng)用價值越來越顯現(xiàn)的軟件系統(tǒng),為組織的發(fā)展創(chuàng)造出更大的價值。用友致遠(yuǎn)a6協(xié)同管理工作流技術(shù)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)無線應(yīng)用技術(shù)組織管理方法知識管理方法協(xié)同軟件得到快速發(fā)展,這是在互聯(lián)網(wǎng)支撐下管理軟件的一次變革,這樣的變革也切合企業(yè)管理軟件從面向“業(yè)務(wù)”到面向“決策”,再到面向“人”的回歸和發(fā)展,是組織管理技術(shù)在新的世界變平的情況下的必然選擇。事實上,不同的國家、不同的地區(qū)由于法律、政策和文化的原因,很難有一成不變的業(yè)務(wù)工作模式,而組織不變的正是變化的組織模型、不斷調(diào)整的工作流程、不斷更新的信息系統(tǒng)等這些“變化”,而其中最靈動的“人”必須以非常重要的位置呈現(xiàn)出來,成為管理的主體和信息化的中心,這正是協(xié)同軟件的優(yōu)勢所在。協(xié)同管理軟件是對組織中“人、事件、資源”之間的協(xié)同關(guān)系進(jìn)行管理的軟件。它有三個顯著的特征:第一是以“人”為中心,以“人”為根本的元素和出發(fā)點來設(shè)計和構(gòu)造應(yīng)用;第二是以“組織行為”為管理根本,即對組織行為中的“角色、事件、資源、流程、規(guī)則、狀態(tài)、結(jié)果”等要素進(jìn)行管理;第三是以管理組織中的“執(zhí)行”信息為對象,以其中占信息總量80的“非結(jié)構(gòu)化”信息為重點。協(xié)同軟件依據(jù)不同角度有不同的分類方式,從它的表現(xiàn)形式來分可以分為:協(xié)同工具軟件、協(xié)同平臺軟件,協(xié)同應(yīng)用軟件三種類型。 協(xié)同工具軟件:是指可獨(dú)立運(yùn)行、功能相對單一、應(yīng)用非常簡便的輔助工具型軟件。如:電子郵件系統(tǒng)軟件、即時通信系統(tǒng)軟件、視頻會議系統(tǒng)軟件等。 協(xié)同平臺軟件:是具有協(xié)同化的技術(shù)和應(yīng)用架構(gòu),包括開發(fā)工具、應(yīng)用中間件、開發(fā)環(huán)境等,可以讓獨(dú)立軟件開發(fā)商或最終用戶在此基礎(chǔ)上進(jìn)行協(xié)同應(yīng)用開發(fā)的平臺性軟件。主流代表有:ibm workplace、microsoft .net的套件和基于j2ee的技術(shù)平臺等三大技術(shù)流派。 協(xié)同應(yīng)用軟件:是指提供給團(tuán)隊組織用于實現(xiàn)協(xié)同化管理的最終應(yīng)用軟件。它面向應(yīng)用,既要符合團(tuán)隊組織共同的協(xié)同應(yīng)用特征,又要滿足個性化的協(xié)同管理需求。用友致遠(yuǎn)就是專注于協(xié)同應(yīng)用軟件這一領(lǐng)域的產(chǎn)品和服務(wù)提供商。1.3. 協(xié)同管理特點分析行業(yè)、業(yè)務(wù)差異特點分析無論一個組織處于任何行業(yè),都可以分為兩大類,一類是贏利性組織,如工商企業(yè)(公用事業(yè)和科研院所、法人社團(tuán)也因機(jī)制的改變逐漸成為贏利性組織),另一類是非贏利性組織,如政府機(jī)關(guān)。對于利潤的態(tài)度決定了組織在資源配置、能力提升方面投入的不同。宏觀來看贏利性組織將通過對市場接觸層面的投入、核心競爭力建設(shè)和組織擴(kuò)張贏得利潤最大,因此贏利性組織普遍將涉及資金核算、資金效率、成本核算、人力資源和營銷能力方面作為自己的it投入重點,偏重信息化對事務(wù)處理數(shù)量的能力提升,因此導(dǎo)致了15年來的財務(wù)軟件、erp、crm、hr軟件的普及和高速成長。而非贏利性組織在政策引導(dǎo)下則表現(xiàn)為通過有限甚至是削減的人力資源情況下,追求事務(wù)事件的處理能力和質(zhì)量的提升,it投入偏向制約成本、提升質(zhì)量、宏觀管理。如果從組織行為的角度觀察,其實這兩類組織共同的特點都是有資金流、物流、行為流(行為流指服務(wù)型企業(yè)或政府機(jī)構(gòu)中以人為載體的服務(wù)行為,根據(jù)其業(yè)務(wù)特點向服務(wù)對象的集中流向,行為流其實是內(nèi)部資源中作業(yè)成本最集中的過程環(huán)節(jié))和信息流。在金融it化大量投資的前提下,資金流已經(jīng)大部分信息化,少量的貨幣現(xiàn)金還在用于組織各類局部購買支出行為,物流的信息部分也成為了物流效率和準(zhǔn)確性的關(guān)鍵掌控點,電子商務(wù)和電子政務(wù)正將行為流越來越多地轉(zhuǎn)化為信息流,由此可見信息化已經(jīng)成為任何類型的組織的必然發(fā)展趨勢。再進(jìn)一步分析所謂行業(yè)或者業(yè)務(wù)特點,大約分為五類差異:表單結(jié)構(gòu)的差異、流程規(guī)則差異、業(yè)務(wù)特征差異(如政府考勤和醫(yī)院的三班倒、以及24小時便利店的考勤辦法肯定是不一樣的)、量變質(zhì)變點差異(如某些類型的工作在一個行業(yè)中工作量很小,而在另一個行業(yè)中大量高頻率使用而導(dǎo)致對軟硬件局部功能的高效性要求,銀行的專用數(shù)字鍵盤就是因為快速的數(shù)字輸入而產(chǎn)生的質(zhì)變結(jié)果。軟件需求中也有類似情況,如政府機(jī)關(guān)對公文傳輸?shù)陌踩砸笃毡槌狡髽I(yè)對公文安全性的要求)和最容易被忽視的管理理念差異(如注重事務(wù)的開始還是注重過程或結(jié)果、執(zhí)行力、計劃性等,這部分差異最容易被程序員所忽視甚至被組織內(nèi)部的cio所忽略,造成了軟件在應(yīng)用表現(xiàn)中的極大不同)。即使我們聚焦在辦公管理的應(yīng)用領(lǐng)域,這5類差異也是我們必須要考慮的重點,在產(chǎn)品中必須找到盡可能兼容這些差異的實現(xiàn)方法。1.4. 以技術(shù)適應(yīng)應(yīng)用a6協(xié)同管理軟件通過以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的it信息技術(shù)與組織管理實踐相結(jié)合,注重利用最新、最穩(wěn)定、最安全的信息技術(shù)去解釋應(yīng)用實現(xiàn)應(yīng)用,從而達(dá)成技術(shù)與應(yīng)用的和諧整合和協(xié)調(diào)一致,技術(shù)適應(yīng)應(yīng)用而不是成為應(yīng)用的障礙是a6產(chǎn)品設(shè)計的一項基本原則。就信息化的角度來看,組織管理涉及組織角色(人是簡化的說法而已)、組織制度、組織行為等諸多因素,用友致遠(yuǎn)提出的人、事件、流程、狀態(tài)、結(jié)果等的簡化分類緯度也是相當(dāng)復(fù)雜的。正因為注意到這一點,我們在進(jìn)行組織流程的信息化實現(xiàn)、組織溝通管理、團(tuán)隊協(xié)作等諸多實現(xiàn)時,處處以“誰”做“什么”,“如何做”的場景思考方式完成對組織中信息流動和溝通的應(yīng)用設(shè)計,再通過技術(shù)去實現(xiàn),此即我們提倡的通過技術(shù)解釋應(yīng)用而不是技術(shù)去推導(dǎo)應(yīng)用。實際上,我們看到很多軟件系統(tǒng)不斷地在宣揚(yáng)某種技術(shù)或某種it方案,似乎這樣就能解決好管理中的問題了,其實這是不可能的,也是不現(xiàn)實的。如果從事技術(shù)實現(xiàn)的it產(chǎn)品供應(yīng)商或者開發(fā)商不能以組織管理的技術(shù)應(yīng)用研究為基礎(chǔ),結(jié)合信息技術(shù)去實現(xiàn),是舍本逐末的做法,不能解決問題而只會制造更多的混亂,像信息孤島這樣的東西實際上是設(shè)計和管理的問題,而不是it實現(xiàn)的問題。a6協(xié)同如何去做到與用戶千差萬別的組織管理相適應(yīng)的呢?追溯到泰勒的科學(xué)管理思想,他就提出“例外”管理原則,結(jié)合組織日常行為管理的制度,形成組織的管理體系?;陬愃七@樣的研究和對中國大量企業(yè)的實際考察和分析,用友致遠(yuǎn)在a6協(xié)同管理軟件中實現(xiàn)了稱之為二元化工作流的工作流程體系,并通過長期的技術(shù)探索和實踐,完成了整個實現(xiàn),可以對正常的工作流程和“例外”的工作進(jìn)行管理,并通過不斷實踐將“例外”的工作流程積淀為“正常”的工作流程。例如,在v2.80版本中,我們又繼續(xù)大量增加了協(xié)同關(guān)聯(lián)的應(yīng)用,即我現(xiàn)在的協(xié)同或?qū)徟马検腔谝郧暗哪硞€事項或?qū)徟Y(jié)果的,這就有效地解決了組織流程工作的延續(xù)性問題。時間管理和要事安排是組織管理中的關(guān)鍵且經(jīng)常性工作,很多組織的管理者對于如何進(jìn)行自我和下屬時間管理一直很頭疼。經(jīng)過3年多的研究,用友致遠(yuǎn)在a6協(xié)同管理軟件中增加了時間管理和事件協(xié)作的日常協(xié)作方式,實現(xiàn)了個人的時間管理和團(tuán)隊的事件管理的有效結(jié)合,可以實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)日程管理、部門事件管理甚至拓展到了項目事件的管理,而作為事件的執(zhí)行主體的個人是時間和事件的主體,經(jīng)過個人的時間、事件管理,成為個人行為管理的工具的同時,也支持組織作為事件和時間管理的工作平臺。這些具有復(fù)雜管理背景和技術(shù)實現(xiàn)的深刻內(nèi)涵的實現(xiàn)和實踐,正是用友致遠(yuǎn)不斷研究管理實踐而奉獻(xiàn)出來的成果。其他,不再一一列舉。當(dāng)然,用友致遠(yuǎn)一直重視技術(shù),所以我們實現(xiàn)了至今產(chǎn)品化交付性能高(標(biāo)準(zhǔn)化單機(jī)部署支持1500人同時在線使用,不限制注冊用戶數(shù)量)、安全性好(支持長期、可以積淀并有效支持千g級大量知識信息存放和長期使用的a6協(xié)同管理軟件。在v2.80版本產(chǎn)品中,通過對數(shù)據(jù)庫平臺和java平臺的持續(xù)提升,通過更深入地優(yōu)化調(diào)度算法和改善緩存機(jī)制,針對首頁、表單、公文、協(xié)同流程等諸多要點的查詢優(yōu)化,使產(chǎn)品性能至少有20%以上的提升。通過增加基于webservcie的接口開放,來達(dá)到與外部信息系統(tǒng)的快速集成。2. 用友致遠(yuǎn)a6協(xié)同管理軟件總體介紹北京用友致遠(yuǎn)軟件技術(shù)有限公司以“標(biāo)準(zhǔn)化、產(chǎn)品化、規(guī)?;睘榘l(fā)展戰(zhàn)略,以“易用、適用、好用”為產(chǎn)品策略,在切合國內(nèi)企事業(yè)單位的管理特色和運(yùn)用領(lǐng)先技術(shù)的基礎(chǔ)上,融入先進(jìn)的組織管理和行為管理理念,推出“用友致遠(yuǎn)a6協(xié)同管理系統(tǒng)”系列軟件, 在全國范圍內(nèi)有數(shù)千家不同行業(yè)的用戶的成功應(yīng)用。致遠(yuǎn)協(xié)同產(chǎn)品包括4個版本和一個公文交換管理軟件:l 用友致遠(yuǎn)a6協(xié)同辦公軟件基礎(chǔ)版(簡稱:a6協(xié)同辦公軟件基礎(chǔ)版)l 用友致遠(yuǎn)a6協(xié)同辦公軟件標(biāo)準(zhǔn)版(簡稱:a6協(xié)同辦公軟件標(biāo)準(zhǔn)版)l 用友致遠(yuǎn)a6協(xié)同管理軟件企業(yè)版(簡稱:a6協(xié)同管理軟件企業(yè)版)l 用友致遠(yuǎn)a6協(xié)同管理軟件政務(wù)版(簡稱:a6協(xié)同管理軟件政務(wù)版)l 用友致遠(yuǎn)a6協(xié)同管理軟件a6公文交換中心(簡稱:a6公文交換中心)2.1. a6協(xié)同辦公軟件基礎(chǔ)版基本特征l 定位于中小企業(yè)信息化建設(shè),實現(xiàn)組織級的流程管理、信息溝通和知識共享,是成本極低的信息化普及方案。l 關(guān)鍵應(yīng)用:企業(yè)內(nèi)部信息溝通,知識、能力共享,公共信息的發(fā)布與共享,支持組織流程建設(shè)實現(xiàn),支持組織級的時間、事件和日程管理。l 特色:簡單、易用,是信息化建設(shè)的關(guān)鍵核心應(yīng)用,對規(guī)范企業(yè)行為、透明企業(yè)管理、提升溝通效率、實現(xiàn)異步、異地管理有重要價值。l 優(yōu)勢:引導(dǎo)中小企業(yè)實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的信息應(yīng)用,縮小中小企業(yè)在信息化應(yīng)用方面與大中型企業(yè)的差距,低成本完成信息化建設(shè)與部署,提升企業(yè)的執(zhí)行力。功能特點:l 以非結(jié)構(gòu)化信息為基礎(chǔ)的協(xié)同、共享、公共信息應(yīng)用;l 計劃管理,個人和團(tuán)隊時間和要事管理;l 有效控制的知識文檔管理體系和共享體系;l 精練、易用、實施簡單、培訓(xùn)量極低;l 支持桌面應(yīng)用整合的a6精靈。2.2. a6協(xié)同辦公軟件標(biāo)準(zhǔn)版基本特征l 定位于大中小型組織(政府、企業(yè))的行為管理,標(biāo)準(zhǔn)化、快速交付、低成本、低風(fēng)險是標(biāo)準(zhǔn)版的主要客戶應(yīng)用特征。l 關(guān)鍵應(yīng)用:組織流程、制度管理與執(zhí)行,組織行為控制與管理,溝通,知識積淀與共享,異地、分時協(xié)作執(zhí)行,個人工作管理、團(tuán)隊工作管理與執(zhí)行控制,計劃管理、郵件管理和知識文檔管理體系的建設(shè)。l 特色:標(biāo)準(zhǔn)化、快速實施見效、支持企業(yè)不斷成長中的流程、制度建設(shè),支持大中型組織的公文、綜合辦公等應(yīng)用。l 優(yōu)勢:全員信息化普及的組織級行為管理工具,利用internet技術(shù)優(yōu)勢與應(yīng)用特征,企業(yè)信息化建設(shè)首選。功能特點:l 功能齊備,擴(kuò)展性強(qiáng),行業(yè)特征不明顯,通過模板和流程實現(xiàn)行業(yè)應(yīng)用;l 流程功能更強(qiáng)大、仍然保持良好易用性,久經(jīng)市場檢驗,穩(wěn)定;l 支持a6精靈進(jìn)行桌面整合。2.3. a6協(xié)同辦公軟件企業(yè)版基本特征l 定位于大中型企業(yè)和事業(yè)單位及大中型社會團(tuán)隊的高效執(zhí)行,以組織行為管理、執(zhí)行力提升、知識管理、團(tuán)隊管理為核心內(nèi)容,以實現(xiàn)提高組織績效的目標(biāo)。l 關(guān)鍵應(yīng)用:流程化的團(tuán)隊建設(shè)、制度執(zhí)行、日常基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理和執(zhí)行控制,提高企業(yè)的效率和執(zhí)行結(jié)果質(zhì)量的管理。l 特色:基于internet技術(shù),實現(xiàn)跨部門、跨地域的知識、能力、資源的應(yīng)用,使組織中的每一位成員在任何地點都能享受到組織的支持,是個人和組織共享的信息化應(yīng)用和管理平臺。l 優(yōu)勢:支持大型跨組織部署,全面覆蓋組織行為管理應(yīng)用,適合于集團(tuán)總部等。功能特點:l 支持表單的基于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的協(xié)同,提供基于單據(jù)的業(yè)務(wù)管理和同機(jī)查詢,提供二次開發(fā)接口;l 強(qiáng)大、完備的基礎(chǔ)功能、顯著的平臺特征、erp配套選擇。2.4. a6協(xié)同管理軟件政務(wù)版基本特征:l 定位于政務(wù)協(xié)同,解決政府內(nèi)部溝通、協(xié)調(diào)和制度執(zhí)行為核心,各級政府和相當(dāng)規(guī)模的政府組織的理想辦公平臺。l 關(guān)鍵應(yīng)用: 公文管理、協(xié)同工作、表單應(yīng)用、知識文檔管理、公告、討論、調(diào)查、領(lǐng)導(dǎo)日程、綜合辦公、電子郵件、個人和部門日程管理、計劃管理、會議管理、關(guān)聯(lián)項目管理。l 特色:全文批注、手寫簽名、電子印章、網(wǎng)上審批、移動辦公,是依法行政,提高行政效率的高效工作平臺。l 優(yōu)勢:迄今為止最為全面的標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品的政府辦公解決方案,大量政府單位應(yīng)用成功案例支持和驗證,可以通過分布式公文交換實現(xiàn)跨組織公文交換。功能特點:l 相比企業(yè)版、增加政府業(yè)務(wù)功能,增強(qiáng)公文、手寫批注,電子簽章功能,支持領(lǐng)導(dǎo)日程管理,支持政務(wù)的各種信息通過可定制的公告、新聞欄目在辦公系統(tǒng)中公開,提供打通政府內(nèi)外網(wǎng)信息交換;l 政府公文和辦公特征一致、統(tǒng)一,保持一貫的良好的易用性、適用性。2.5. a6公文交換中心基本特征l 定位于集團(tuán)型企業(yè)和市、縣、廳、局等政務(wù)單位多套o(hù)a系統(tǒng)或公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)之間交換公文。l 關(guān)鍵應(yīng)用: 交換中心設(shè)置、交換賬號設(shè)置、交換信息管理、公文上傳、公文下載、身份驗證、安全管理,配套提供a6協(xié)同管理軟件公文交換插件用于匹配公文交換中心的交換功能。l 特色:公文交換過程可跟蹤、有效的身份認(rèn)證管理(身份認(rèn)證狗、驗證碼、口令)、公文發(fā)文單、收文單、正文、附件等完善的管理、支持加密公文傳輸、支持公文電子簽章l 主要參數(shù):支持200個單位并發(fā)交換公文的大信息量處理。功能特點:l 完備的公文交換功能,支持單位之間和集團(tuán)單位的職能部門與下級職能部門之間的公文交換。l 完備的公文跟蹤、定位管理,實現(xiàn)公文交換的可追查和可管理。l 支持通過短信進(jìn)行消息提醒,使公文管理員可以準(zhǔn)確收到信息。l 身份認(rèn)證包括密碼、驗證碼和usb狗驗證,保證公文交換信息的真實,責(zé)任明確清晰。l 可集成電子簽章應(yīng)用,實現(xiàn)公文的有效性認(rèn)證。l 提供web service調(diào)用接口,支持與第三方的oa系統(tǒng)和公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的接口。l 提供公文交換中心身份管理,擴(kuò)展支持公文交換中心之間交換公文。3. a6協(xié)同管理軟件的應(yīng)用基礎(chǔ)3.1. 協(xié)同管理軟件的組織模型結(jié)構(gòu)3.1.1. 韋伯的古典組織理論支持a6協(xié)同管理軟件的組織模性結(jié)構(gòu)參照韋伯的古典組織理論構(gòu)造,將組織模型分解為組織樹的科層制結(jié)構(gòu),設(shè)置了職務(wù)級別、崗位和人員的角色模型,該模型的特征也是古典組織理論的特征,具有如下特點:1. 穩(wěn)定的結(jié)構(gòu),專業(yè)化的崗位支持,具有可靠性和可預(yù)測性,支持組織中部門的調(diào)整以致重組,支持大、中、小型的組織結(jié)構(gòu)和組織的發(fā)展變化。2. 人員具有正式的層級結(jié)構(gòu),清楚的命令鏈和權(quán)力大小的規(guī)定,清晰地描述組織中人員的關(guān)系。3. 通過協(xié)同工作的正式書面規(guī)則和操作標(biāo)準(zhǔn)程序的網(wǎng)絡(luò)化模型,支持制度的落地和執(zhí)行控制。4. 單位和部門之間清晰的邊界,組織和外部環(huán)境之間也有明顯的邊界。通過兼職的支持可以實現(xiàn)跨部門和單位的聯(lián)系。出色的支持了工業(yè)化的大組織的發(fā)展,而目前中國的組織(政府、事業(yè)、企業(yè)、社團(tuán))正處于工業(yè)化發(fā)展的中期,這種結(jié)構(gòu)可以支持組織規(guī)模的發(fā)展和組織的建設(shè)。5. 互聯(lián)網(wǎng)特征:通過internet的技術(shù)實現(xiàn),a6協(xié)同管理軟件將組織的模型遷移到了互聯(lián)網(wǎng)上,建立起了基于網(wǎng)絡(luò)的辦公環(huán)境,實現(xiàn)了虛擬辦公室、團(tuán)隊和項目組織結(jié)構(gòu),形成了在互聯(lián)網(wǎng)上的辦公空間,通過這種新技術(shù)的融合,發(fā)展了辦公的概念,突破了地域、時間的限制,是網(wǎng)絡(luò)化的組織支持平臺。綜述,a6協(xié)同管理軟件建立了換聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的組織空間結(jié)構(gòu),正式支持了組織在網(wǎng)絡(luò)下的突破地域、時間和空間的辦公限制,支持組織的成長和發(fā)展,與中國當(dāng)前的組織發(fā)展相一致,是一套適合中國企業(yè)、事業(yè)、政府、社團(tuán)的組織協(xié)同管理軟件平臺,是信息化普及到互聯(lián)網(wǎng)上的有效的工作平臺。3.1.2. 組織行為管理與組織行為學(xué)的支持古典的組織理論是適應(yīng)中國組織發(fā)展的有效管理基礎(chǔ),同時中國的組織要趕上西方的發(fā)展,需要融合最新的管理發(fā)展和組織發(fā)展,實現(xiàn)跨越式的發(fā)展,a6協(xié)同管理軟件充分的研究的組織中的人、群體、團(tuán)隊的結(jié)構(gòu),從多個層面支持到組織的行為管理和組織的發(fā)展,這主要表現(xiàn)在:1、組織的團(tuán)隊支持:現(xiàn)代管理學(xué)的發(fā)展突破了古典理論的部門的約束,越來越多的團(tuán)隊模型在管理實踐中不斷被應(yīng)用。用友致遠(yuǎn)a6協(xié)同管理軟件支持組織行為學(xué)通常意義上的顧問型團(tuán)隊、問題解決團(tuán)隊、多功能型團(tuán)隊、虛擬團(tuán)隊的結(jié)構(gòu),重視組織行為管理的企業(yè)、政府單位都可以找到在團(tuán)隊建設(shè)上的有效支持。2、虛擬團(tuán)隊:虛擬團(tuán)隊本身就是基于信息技術(shù)的發(fā)展而形成的現(xiàn)代管理發(fā)展的成果。a6協(xié)同管理軟件通過關(guān)聯(lián)項目管理,可以有效支持虛擬組織的跨地域、跨時間,以人、目標(biāo)、任務(wù)的分解,信息共享為基礎(chǔ)的虛擬團(tuán)隊的支持。在a6協(xié)同管理軟件中,提供了領(lǐng)導(dǎo)、項目負(fù)責(zé)人、項目成員、項目相關(guān)人員的結(jié)構(gòu),支持虛擬團(tuán)隊人員的各種組合;通過項目計劃、項目階段、項目文檔去描述團(tuán)隊的目標(biāo)和任務(wù),共享信息資源;通過項目日程事件、項目中的個人計劃、項目協(xié)同等完成項目任務(wù)的書面表達(dá)和共享,達(dá)成虛擬團(tuán)隊無須面對面地任務(wù)分解和工作協(xié)調(diào);a6協(xié)同管理軟件通過項目留言板、專有的項目文件夾、專有的項目標(biāo)題緯度抽取項目共有的信息,達(dá)成團(tuán)隊成員之間的信息共享和相互信任及能力匹配的支持,并能有效積淀項目成果為書面的信息資料進(jìn)而成為團(tuán)隊共有的知識資產(chǎn)。3、解決問題團(tuán)隊:a6協(xié)同通過發(fā)起者發(fā)起協(xié)同即建立了動態(tài)團(tuán)隊,團(tuán)隊成員通過發(fā)起者的信息陳述,可以討論、回復(fù)意見,上傳書面的建議,共同解決問題,可以實現(xiàn)跨部門、跨組織的動態(tài)團(tuán)隊支持,為組織中各種事件的高效、高質(zhì)完成提供了有力的保障。4、多功能型團(tuán)隊:一般指組織中跨部門同一層級人員組合而成的團(tuán)隊,用于解決組織中的協(xié)調(diào)、控制問題,達(dá)成各部門職能、目標(biāo)與組織目標(biāo)的一致,a6協(xié)同管理軟件通過系統(tǒng)組的定義和項目的定義可以有效支持到多功能團(tuán)隊的實現(xiàn)。5、團(tuán)隊溝通和信息共享:a6協(xié)同管理系統(tǒng)通過全息的知識文檔結(jié)構(gòu),結(jié)合有效授權(quán),使團(tuán)隊在充分信任與制度的約束下,可以支持到團(tuán)隊跨地域、時間的信息資源的有效利用和共享,充分溝通以支持團(tuán)隊目標(biāo)和任務(wù)的完成。綜述,a6協(xié)同管理軟件通過團(tuán)隊模型、項目模型支持團(tuán)隊的人員,通過協(xié)同工作系統(tǒng)、任務(wù)事件安排、計劃、會議等多種標(biāo)準(zhǔn)的任務(wù)安排和信息共享手段,支持團(tuán)隊任務(wù)的分解和完成,通過留言板、專用的文檔知識庫、信息上傳得書面手段支持跨地域和時間的團(tuán)隊目標(biāo)、任務(wù)、知識和能力的匹配和共享,并能積淀出組織的全息知識系統(tǒng)。3.1.3. a6是以人為中心的人本的管理軟件系統(tǒng)現(xiàn)代管理學(xué)的發(fā)展,基于泰勒、法約爾、韋伯等形成的古典管理學(xué)的基石發(fā)展,突破了古典管理學(xué)將人僅僅看作經(jīng)濟(jì)人的束縛,大量引入了社會學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、心理學(xué)多學(xué)科的研究成果,基于對現(xiàn)代管理學(xué)的研究,用友致遠(yuǎn)a6管理系統(tǒng)建立了獨(dú)特的以人為中心的組織管理和協(xié)作模型,形成了獨(dú)特的人本的管理軟件特征,從組織中的流程建設(shè)入手,抽象出了有效的基于單據(jù)(表單)、文本、文件等多種形式的書面的報告、申請、命令、溝通、協(xié)調(diào)模型,并不斷地加以發(fā)展和完善,到v2.80版本為止,已經(jīng)形成了有效的組織協(xié)作的完整模型,這些內(nèi)容表現(xiàn)在以下幾個方面。1 以人為中心的任務(wù)、事件和流程的描述a6協(xié)同管理軟件抽象出了組織中“人”這一關(guān)鍵要素的特征,將組織中人的行為管理和執(zhí)行控制通過“協(xié)同工作”這一通用的功能進(jìn)行實現(xiàn),其中的任務(wù)描述被分解為標(biāo)題類描述信息、正文信息、附件、補(bǔ)充意見的發(fā)起者描述結(jié)構(gòu);通過將組織中所有需要“我”參與的事件、任務(wù)和決策事項變?yōu)榻y(tǒng)一的我的“待辦事項”,支持各類的審批、申請、溝通、支持等的一項項獨(dú)立的活動,使得“我”可以書面的回復(fù)意見、上傳文件、確認(rèn)結(jié)果等的行為能夠容易地實現(xiàn)。同時,針對中國大型組織以公文為主導(dǎo)實現(xiàn)跨組織協(xié)作的特征,將公文抽象出了可定制的文單、附件、流程節(jié)點和流程,并支持套紅、打印和權(quán)限管理等形式化的特征,以及最終歸檔成為公文檔案的結(jié)構(gòu),支持具有中國人文特征的公文管理系統(tǒng)。2 建立起有效的“人”之間的聯(lián)系a6協(xié)同管理軟件基于對于組織中人的研究,提供了通過部門、組(團(tuán)隊)、崗位等多種方式建立起組織中人與人、人與角色、人與部門的聯(lián)系。使我們在互聯(lián)網(wǎng)辦公環(huán)境下的工作與我們在日常生活中的辦公環(huán)境相一致,實現(xiàn)了線上的網(wǎng)絡(luò)化的辦公。a6協(xié)同管理軟件獨(dú)創(chuàng)性地建立了關(guān)聯(lián)人員的結(jié)構(gòu),支持組織中的人將與我經(jīng)常打交道的人的信息進(jìn)行歸類抽取,并實現(xiàn)了向我的“關(guān)聯(lián)人員”發(fā)送留言、文件、協(xié)同工作事項等互動性很強(qiáng)的應(yīng)用。事實上,由于人具有對他人的視覺化的記憶特征,這種方式對于信息的查找和利用明顯優(yōu)于我們通過標(biāo)題、時間等其他信息的緯度去查找和檢索事件的方便性,是一種人與人之間協(xié)作的高效、人文的方式。在a6協(xié)同管理軟件中,你還可以建立起自己的與他人協(xié)作的個人組,使得你可以最快的找到組織中人的相關(guān)聯(lián)的人員;組織中的人也可以建立自己經(jīng)常性的與他人的流程關(guān)系,通過模式化的流程去完成匯報、命令和知識的傳遞。例如,一個出納每周需要向單位的財務(wù)主管和總經(jīng)理發(fā)送出納報表,他(她)即可建立一個固定的與領(lǐng)導(dǎo)的流程,每次發(fā)送excel的出納報表時調(diào)用此流程即可,并可以通過關(guān)聯(lián)到領(lǐng)導(dǎo)的“關(guān)聯(lián)人員”看到歷史上所發(fā)送的所有報表的歸類呈現(xiàn)。除此以外,a6協(xié)同軟件的280版本中還增加了組織外的人參與到組織活動中來的功能。由于組織行為活動中不可避免地需要和與組織有密切業(yè)務(wù)往來的外部人員長期交流,而這些交流過程中的信息記載對組織而言也具有十分重要的意義,故a6協(xié)同軟件引入“泛組織”概念,嚴(yán)格區(qū)分組織內(nèi)外人員之間的相互協(xié)作與溝通,既能做到與外部人員的快速有效協(xié)作,積累協(xié)作信息,同時又有嚴(yán)格的權(quán)限限制體系,以保證組織內(nèi)信息的安全。3 支持個人的時間管理和工作管理a6協(xié)同管理軟件完整地支持個人的時間管理,并支持個人將重要的需要他人知道的事件發(fā)布到部門、項目,實現(xiàn)任務(wù)事件的有效共享,將自己的工作“曝光”在組織之下,根據(jù)梅奧的霍桑實驗我們知道,這可以有效地提高團(tuán)隊的工作效率和工作質(zhì)量,對于組織任務(wù)的完成和組織目標(biāo)的達(dá)到具有重要的支持作用。a6協(xié)同管理軟件的個人時間管理支持重要、緊急兩個標(biāo)準(zhǔn)緯度的描述和管理,支持將我的事件劃分為待安排、已安排、處理中、完成等多種狀態(tài),并支持個人對自己的事件進(jìn)行第二象限法的分析,對于愿意通過有效時間管理的個人和團(tuán)隊提供了高效的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的支持。對于“我的”事件的來源,a6協(xié)同管理軟件支持響應(yīng)性的協(xié)同事項轉(zhuǎn)入日程事件安排、自我的工作安排、他人委托事項、領(lǐng)導(dǎo)安排的任務(wù)事項、秘書安排的任務(wù)事項,處處貫徹以人為中心的任務(wù)安排和發(fā)布。在日程事件的管理中,針對領(lǐng)導(dǎo)日程的共享和發(fā)布,a6協(xié)同管理軟件專門設(shè)計了秘書安排領(lǐng)導(dǎo)事件,并在授權(quán)控制下,將領(lǐng)導(dǎo)日程發(fā)布到單位的共享空間供組織查看的功能,這也是目前行政辦公對組織要求在協(xié)同管理軟件中的體現(xiàn)。4 以人為中心的計劃管理實現(xiàn)按照法約爾的過程管理理論,計劃、控制、指揮、組織等是組織過程管理的關(guān)鍵,計劃執(zhí)行控制的好壞是一個組織完成目標(biāo)的有效手段,也是組織成熟度的主要標(biāo)志。任何組織的目標(biāo)都是通過計劃控制實現(xiàn)的,目標(biāo)分解為子目標(biāo),分解到部門再最終分解到人。在中國的傳統(tǒng)文化中,組織的目標(biāo)其實就是領(lǐng)導(dǎo)者的目標(biāo),部門的領(lǐng)導(dǎo)必須對部門的目標(biāo)和計劃承擔(dān)責(zé)任,并分解給部門中的成員?;谶@種假設(shè),a6協(xié)同管理軟件將組織的目標(biāo)計劃以“人”的計劃為中心進(jìn)行展現(xiàn),并支持計劃的模板化管理,個人的計劃涵蓋組織、團(tuán)隊計劃,通過統(tǒng)一的標(biāo)題、正文、附件的結(jié)構(gòu),以書面的形式呈現(xiàn)自己的計劃。針對計劃的下達(dá)、上報管理,a6協(xié)同管理軟件支持計劃有主送人、抄送人、知會人共計三類人員,支持計劃上報給領(lǐng)導(dǎo)(主送)、下達(dá)給下級(主送)的命令鏈結(jié)構(gòu),跨命令鏈的協(xié)作、溝通計劃(抄送)以及信息分享的知會計劃給他人的結(jié)構(gòu)。同時,a6協(xié)同支持計劃的修正、總結(jié),使計劃的目標(biāo)、事件可以進(jìn)行有效的對比,對于不斷提升個人和組織的計劃水平有很好的支撐作用。5 以人為中心的信息呈現(xiàn)和入口根據(jù)人員在組織中的結(jié)構(gòu),a6協(xié)同管理系統(tǒng)將任務(wù)和信息劃分為3大類,第一類是組織中我要辦理的事項,稱之為我的事項,包括待辦事項(響應(yīng)性事件)和我的跟蹤事項(主動性事件),其中我發(fā)起的事件缺省時我需要關(guān)注的跟蹤事件;第二類是以組織為中心的信息披露和共享空間,包括公告、新聞、調(diào)查、討論等多種子分類,這些信息以書面形成在單位空間中呈現(xiàn),對于獲得授權(quán)的“人”即可查看,相當(dāng)于組織的公告板和討論版(論壇);第三類是組織的知識,如各種規(guī)章和制度,這是通過分級的文檔夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一共享存儲和獨(dú)立授權(quán)獲得,組織中的人員只要獲得相應(yīng)的權(quán)限,即可瀏覽、閱讀、打印、下載文檔,a6協(xié)同管理軟件將組織中的所有信息都“看作”知識文檔,通過復(fù)合的文檔結(jié)構(gòu)實現(xiàn)知識的存儲和共享,支持在線瀏覽和閱讀。針對這三類不同的信息和任務(wù),a6協(xié)同管理軟件設(shè)置了個性化的個人首頁,支持不同的人有完全不同的首頁內(nèi)容和信息分類,包括菜單、欄目、快捷入口全部都可以個性化;針對單位共向信息,設(shè)置了公有的單位空間,并整合了單位文檔結(jié)構(gòu),形成組織成員共有的單位信息空間,而各個組織可以對自己的單位控制針對欄目、時間等進(jìn)行個性化,支持豐富的信息呈現(xiàn);針對知識文檔,a6協(xié)同管理軟件提供了信息化最常見的多級文檔夾和文件的結(jié)構(gòu),在明確授權(quán)的前提下,使人員對于信息的利用幾乎不需要學(xué)習(xí)即可,在簡約的結(jié)構(gòu)下有豐富的內(nèi)涵。6 以人和時間為主導(dǎo)的信息和知識的利用、共享和分享a6協(xié)同管理軟件對在網(wǎng)絡(luò)上的工作行為和共享信息全部自動記錄,全息反映組織中人員在網(wǎng)絡(luò)中的工作情況和工作結(jié)果,可以通過各種檢索和查詢手段進(jìn)行信息的利用,包括將歷史的信息和知識結(jié)果共享出來,或者分享給他人和組織,系統(tǒng)中的公共信息、知識,個人的工作如協(xié)同、日程事件等的記錄全部都可以隨時使用,也可以歸入個人獨(dú)有的文檔夾中供以后長期使用,a6協(xié)同管理系統(tǒng)的知識分級的分類體系也為知識的使用提供了簡單、易用的方式。7 以人為中心的結(jié)果反饋與展現(xiàn)a6協(xié)同管理軟件除了對組織內(nèi)的過程管理做到靈活,高效記錄跟蹤以外,還針對每一個人自身工作的完成結(jié)果,超期事件,具體處理時間等做了展現(xiàn),借以反饋給組織內(nèi)不同角色,不同崗位的每一個人。每一個人都可以通過統(tǒng)計來了解自身的工作完成情況,團(tuán)隊伙伴請求的時間要求,以進(jìn)一步篩選關(guān)注信息,改善工作習(xí)慣,提高工作效率。3.2. 協(xié)同管理軟件的溝通支持溝通作為組織行為中團(tuán)隊、群組工作和協(xié)同的主要方式,是極具復(fù)雜性和難度的,事實上,幾乎所有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)在談到工作中的問題時都會提到團(tuán)隊和溝通的問題,可見溝通對于組織的重要性。a6協(xié)同管理軟件作為以人和組織作為切入點的管理軟件,充分利用互聯(lián)網(wǎng)的特征,提供了包括協(xié)同工作、論壇、在線消息、項目留言板等多種溝通形式,特別是協(xié)同工作這一工作模塊,有效地支持了異地、分時、跨部門和組織的新型溝通方式,同時還可以實現(xiàn)異地、分時的文件、資料的傳遞。用一個a6用戶的話來說,a6協(xié)同解決了異地的經(jīng)常性溝通難題,而且溝通可以是人對人的,也可以是多人的,雖然大家上班天各一方,但都感覺到相互就在身邊。正式通過這種經(jīng)常性的溝通機(jī)制,a6協(xié)同實現(xiàn)了異地部門的有效管理和協(xié)作,為組織的發(fā)展提供了很好的網(wǎng)絡(luò)溝通平臺。3.3. 協(xié)同管理軟件與過程管理不同于一般的業(yè)務(wù)管理軟件,如財務(wù)、進(jìn)銷存、erp、crm都是針對具體的業(yè)務(wù)過程進(jìn)行管理,hr管理系統(tǒng)(包括很多ehr系統(tǒng))雖然是對人進(jìn)行管理的,但更多地是將人作為管理的對象,是組織中的資源,是被管理的對象。a6協(xié)同管理軟件立足于組織中的“人”,將人看作是組織中的中心,是組織存在和發(fā)展的基礎(chǔ),是使用軟件系統(tǒng)的操作者和管理者,軟件系統(tǒng)只有通過人的使用才會發(fā)揮作用。落實到具體的使用上,a6協(xié)同管理軟件提供了人在工作中的工作過程的支持,在a6協(xié)同管理軟件的協(xié)同工作子系統(tǒng)的基本管理學(xué)的假設(shè)中,用友致遠(yuǎn)認(rèn)為日常的工作就是管理者或組織中的人通過拿著單據(jù)找人簽字,準(zhǔn)備好材料請領(lǐng)導(dǎo)審批,打印好文件下發(fā)執(zhí)行等過程完成的,通過將這些內(nèi)容進(jìn)行抽象,結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)以html(超文本)為基礎(chǔ),形成了互聯(lián)網(wǎng)上可以有組織自定義的單據(jù)、文件和各種“線上”(指在互聯(lián)網(wǎng)中)材料,與日常工作的“線下”系統(tǒng)相同,a6協(xié)同管理軟件將我們需要的信息資料劃分為標(biāo)題、正文、附件(即附加文件)、補(bǔ)充意見(補(bǔ)充信息)等,構(gòu)成了我們上報、下達(dá)和橫向聯(lián)系的各種材料,無論對于公文也好、日常的辦公也罷,無論是生產(chǎn)日報、還是人員考勤表格、設(shè)備維護(hù)清單,各種單據(jù)都通過抽象的方式形成了統(tǒng)一的資料和使用格式,保證了使用的一致性和易傳播,同時學(xué)習(xí)的代價也降到了最低。同時,為了解決多人協(xié)作和按流程辦事的組織制度,a6協(xié)同管理軟件通過系統(tǒng)定義的流程模板去解釋組織的制度,將組織的書面制度變成了互聯(lián)網(wǎng)上一個個可以調(diào)用的組織執(zhí)行的流程模板,不但將辦事的單據(jù)的傳輸速度變成了互聯(lián)網(wǎng)的電子速度,還將學(xué)習(xí)制度和執(zhí)行制度的代價大幅度降低,如新人入職后只需直接調(diào)用流程就可以完成網(wǎng)上報銷單的填寫,需要咨詢和學(xué)習(xí)的成本降低了很多。另外,組織中的制度也有很多模糊和定義不清楚的方面,而且高速發(fā)展的很多中國企業(yè)根本還來不及整理自己的制度和資料的文本,大家本著一種激情和對工作、對組織負(fù)責(zé)人的態(tài)度開展工作,通過組織中的部門、人員去完成協(xié)作從而完成工作的事項很多,事實上即使是制度定義很嚴(yán)密的企業(yè)和政府單位,也會有很多例外的工作需要進(jìn)行管理,這也是泰勒在其科學(xué)管理原理中提到的例外原則需要經(jīng)理人員去處理的內(nèi)容。對于這些定義不清楚的流程,其實我們在去咨詢那些“資深”的管理人員和政府職員時,他們都能準(zhǔn)確地告知你需要如何去做才能保證結(jié)果更好。a6協(xié)同管理軟建針對這種“例外”專門設(shè)計了稱之為“自建流程”的協(xié)同事項,由事件的發(fā)起者去完成找哪些人辦理和如何安排順序的工作流程。結(jié)合上述兩種流程,a6協(xié)同管理軟件形成了以流程模板和自建流程相結(jié)合的二元化工作流的過程執(zhí)行和管理體系,成為a6協(xié)同管理軟件的用戶們津津樂道的應(yīng)用,取得了很好的效果。實際工作中,很多流程的建設(shè)剛開始都是模糊的,是下級找上級確認(rèn)是否該如何做,對于敏銳地領(lǐng)導(dǎo)者,可以很快發(fā)現(xiàn)并總結(jié)出辦事的流程,并在工作中不斷總結(jié)和完善,a6協(xié)同管理系統(tǒng)正是提供了這種從軟流程到潛規(guī)則,再到顯示規(guī)則再制度化的過程,對于組織從“驚人的效率,驚人的混亂”到從容不迫,高效執(zhí)行變化。綜述,a6協(xié)同管理軟件一直致力于組織過程管理,其基本管理理念為只要過程做好了,結(jié)果自然會好。當(dāng)然在組織的管理過程中,組織的管理者通常也是非常關(guān)注過程的結(jié)果的,a6協(xié)同管理軟件為此專門設(shè)計了針對過程節(jié)點的時間管理,管理者可以通過對下屬的日常業(yè)務(wù)處理過程中的效率提出要求,并對最后的完成情況做初步的評估。同時,a6協(xié)同管理軟件支持過程管理學(xué)派所強(qiáng)調(diào)的計劃、組織、人事、指揮、控制等諸多支

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