行政總務(wù)_某公司行政綜合部工作手冊

東莞市匯一城商業(yè)發(fā)展有限公司DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD編 號WI-X-封面版 本文件名稱行政綜合部工作手冊頁 碼行政綜合部工作手冊編制：審核：批準(zhǔn)：發(fā)行日期聲明: 文件發(fā)行日期即為實(shí)施日期.受控印章東莞市匯一城商業(yè)發(fā)展有限公司DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD編 號版 本目錄文件名稱目錄頁 碼1/2序 號文 件 名 稱文 件 編 號頁碼1行政綜合部組織架構(gòu)WI-X-00152行政綜合部職責(zé)WI-X-0026-73行政綜合部崗位職責(zé)WI-X-0038-114公文管理辦法WI-X-00412-175人事制度WI-X-00518-256薪酬制度WI-X-006267考勤制度WI-X-00727-288請假及休假制度WI-X-00829-309員工獎懲規(guī)定WI-X-00931-3510培訓(xùn)管理辦法WI-X-01036-4211員工宿舍管理規(guī)定WI-X-01143-4512公車管理規(guī)定WI-X-01246-4813員工制服工具回收管理規(guī)定WI-X-01349-5014用餐管理規(guī)定WI-X-0145115差旅費(fèi)報銷管理規(guī)定WI-X-01552-5316固定資產(chǎn)管理規(guī)定WI-X-0165617倉庫管理規(guī)定WI-X-01757-6118員工行為規(guī)范WI-X-01862-6519采購工作規(guī)范WI-X-01966-6920物資驗(yàn)證管理制度WI-X-0207021員工儀容儀表要求WI-X-02171-7322安全保密制度WI-X-02274-75東莞市匯一城商業(yè)發(fā)展有限公司DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD編 號版 本目錄文件名稱目錄頁 碼2/2序 號文 件 名 稱文 件 編 號備注23辦公室5S目視化管理制度WI-X-02376-8124商家合同審批條件WI-X-0248225商家合同擬稿、修改、定稿流程WI-X-0258326商家合同審批蓋章流程WI-X-0268427協(xié)議類合同審批條件WI-X-0278528協(xié)議類合同擬稿、修改、定稿流程WI-X-0288629協(xié)議類合同審批蓋章流程WI-X-0298730合同檔案資料借出/借閱制度WI-X-0308831公司會議紀(jì)要管理制度WI-X-03189-90東莞市匯一城商業(yè)發(fā)展有限公司DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD編 號修訂頁版 本文件名稱修訂頁頁數(shù)1/1 序 號文件名修訂處版本狀況修訂人審批人東莞市匯一城商業(yè)發(fā)展有限公司DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD編 號WI-X-001版 本A/0文件名稱行政綜合部組織架構(gòu)頁 碼1/1東莞市匯一城商業(yè)發(fā)展有限公司DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD編 號WI-X-002版 本A/0文件名稱行政綜合部職責(zé)頁 碼1/2負(fù)責(zé)公司各項(xiàng)日常事務(wù)的協(xié)調(diào)和牽頭工作，并組織公司人力資源的開發(fā)和管理工作，為公司提供和培養(yǎng)合格的人才；上傳下達(dá)，為各部門提供行政后勤保障服務(wù)工作。一、人力資源方面1、 根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃制定與實(shí)施公司人力資源規(guī)劃；2、 控制人力資源管理成本；3、 落實(shí)公司組織架構(gòu)和部門職能建設(shè)；4、 負(fù)責(zé)辦理員工招聘、錄用、轉(zhuǎn)正、晉升、離職等人事手續(xù)；5、 負(fù)責(zé)公司員的工崗位設(shè)計、工作分析、崗位描述和完善；6、 負(fù)責(zé)管理員工勞動合同和人事檔案，人事任免與人事政策的咨詢；7、 根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要和人力資源的發(fā)展規(guī)劃，制定公司培訓(xùn)計劃并實(shí)施；8、 負(fù)責(zé)薪資、福利體現(xiàn)規(guī)劃、設(shè)計與實(shí)施；9、 負(fù)責(zé)公司績效管理和考評，體系建設(shè)和實(shí)施；10、 處理勞動糾紛和員工申訴等；11、 負(fù)責(zé)公司企業(yè)文化建設(shè)和規(guī)劃，提升歸納，深化企業(yè)文化核心理念和價值觀。二、行政方面1、 各項(xiàng)規(guī)章制度的制定、修改和執(zhí)行，進(jìn)行動態(tài)跟蹤管理監(jiān)督，為領(lǐng)導(dǎo)提供正確的決策信息；2、 文件的擬定和發(fā)放；3、 檔案管理；4、 會議管理；5、 接待工作；6、 固定資產(chǎn)管理、辦公用品及設(shè)備的管理；7、 訂閱報刊、雜志、書籍并負(fù)責(zé)管理相關(guān)圖書資料；8、 公司的物質(zhì)采購、管理和發(fā)放；9、 其他綜合協(xié)調(diào)與管理，與公司有業(yè)務(wù)往來的外聯(lián)單位保持良好的合作關(guān)系；10、 為各職能部門做好服務(wù)，站在全局高度做好綜合協(xié)調(diào)工作。三、合同管理方面1、 合同文件管理制度的貫徹實(shí)施；商家合同擬稿的審核、審批蓋章跟進(jìn)； 2、 商家合同于商友系統(tǒng)、樂天系統(tǒng)中的錄入；3、 簽署完畢的商家合同、終止的商家合同的整理歸檔；終止的商家合同于系統(tǒng)中的終止流程（即商家退場流程）； 4、 協(xié)議類文件擬稿、審核、審批蓋章跟進(jìn)；5、 協(xié)議類文件于商友系統(tǒng)、樂天系統(tǒng)中的錄入；簽署完畢的協(xié)議類文件、終止的協(xié)議類文件的整理歸檔；東莞市匯一城商業(yè)發(fā)展有限公司DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD編 號WI-X-002版 本A/0文件名稱行政綜合部職責(zé)頁 碼2/26、 終止的協(xié)議類文件于系統(tǒng)中的終止流程；7、 對接法務(wù)部，商合同及協(xié)議類文件中涉及法務(wù)意見如實(shí)及時反饋業(yè)務(wù)部門；8、 根據(jù)公司要求及時合理性變更合同范本，迎合商業(yè)市場發(fā)展趨勢；10、合同文件檔案歸檔管理。東莞市匯一城商業(yè)發(fā)展有限公司DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD編 號WI-X-003版 本A/0文件名稱行政綜合部崗位職責(zé)頁 碼1/4一、經(jīng)理崗位職責(zé)一）、行政方面： 1、 協(xié)助總經(jīng)辦做好綜合事務(wù)、協(xié)調(diào)各部門工作和處理日常事務(wù)； 2、 參與公司發(fā)展規(guī)劃的擬定年度經(jīng)營計劃的編制及各階段工作目標(biāo)分解； 3、 負(fù)責(zé)公司年度綜合性資料，組織并起草公司綜合性的工作計劃、總結(jié)、報告、請示等文件； 4、 負(fù)責(zé)公司通用規(guī)章制度的擬定、修改和編寫工作，協(xié)助參與專用標(biāo)準(zhǔn)及管理制度的擬定、討論、修改工作；對文件中的重要事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤檢查和督導(dǎo)，推進(jìn)公司的管理； 5、 搜集和了解各部門的工作動態(tài)，掌握全公司主要活動情況，編寫公司年度大事記； 6、 負(fù)責(zé)召集公司辦公會議和其他有關(guān)會議，做好會議記錄，根據(jù)需要撰寫會議紀(jì)要，并跟蹤、檢查、督促會議的貫徹實(shí)施； 7、 監(jiān)督執(zhí)行規(guī)章制度和勞動紀(jì)律，處理員工獎懲事宜。對各崗位及其場所的勞動、衛(wèi)生、安全情況進(jìn)行定期及不定期檢查； 8、 負(fù)責(zé)做好公司來賓的接待安排，組織、協(xié)調(diào)公司年會、員工活動，開展年度總評比和表彰活動； 9、 負(fù)責(zé)公司內(nèi)外文件的收發(fā)、登記、傳遞、歸檔工作； 11、負(fù)責(zé)公司員工活動的策劃和組織； 12、加強(qiáng)部門之間的協(xié)調(diào)，促進(jìn)相互之間的溝通和配合。二）、人事方面： 1、 負(fù)責(zé)公司人力資源的規(guī)劃，建立、執(zhí)行招聘、培訓(xùn)、考核、勞動關(guān)系等； 2、 負(fù)責(zé)組織制定和完善公司崗位編制，協(xié)調(diào)公司各部門有效的開發(fā)和利用人力，滿足公司的經(jīng)營管理需要； 3、 根據(jù)現(xiàn)有的編制及業(yè)務(wù)發(fā)展需求，協(xié)調(diào)、統(tǒng)計各部門的招聘需求，編制年度/月度人員招聘計劃，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施； 4、 審核各崗位的職位說明書，并根據(jù)公司職位調(diào)整組要進(jìn)行相應(yīng)的變更，保證職位說明書與實(shí)際相符；5、 收集、制定公司及各個部門的培訓(xùn)計劃和培訓(xùn)大綱，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施； 6、 負(fù)責(zé)擬定部門薪酬制度和方案，建立行之有效的激勵和約束機(jī)制； 7、 負(fù)責(zé)審核并按職責(zé)報批員工定級、升職、加薪、獎勵及紀(jì)律處分及內(nèi)部調(diào)配、調(diào)入、調(diào)出、辭退等手續(xù)； 8、 配合其他部門做好員工思想工作，受理并及時解決員工投訴和勞動爭議事宜； 9、 定期主持召開本部門工作例會，布置、檢查、總結(jié)工作，并組織本部門員工的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高管理水平和業(yè)務(wù)技能，保證各項(xiàng)工作任務(wù)能及時完成； 10、其他突發(fā)事件處理和領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作。 二、副經(jīng)理崗位職責(zé)1、 傳達(dá)、貫徹公司的各項(xiàng)規(guī)章制度、方針政策，領(lǐng)會目標(biāo)需求及公司方針，結(jié)合經(jīng)營實(shí)際對合約部工作進(jìn)行安排、管理及監(jiān)督； 2、 來賓、客戶的接待工作；3、 第一國際商鋪的合同及協(xié)議合同總控工作； 4、 審核合同、協(xié)議相關(guān)文書，并出具意見； 5、 協(xié)調(diào)本部門與其它部門在日常工作中的關(guān)系； 6、 制定本部門的月度、年度工作計劃、工作總結(jié)； 7、 完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的或其他部門需要協(xié)調(diào)的其它工作； 東莞市匯一城商業(yè)發(fā)展有限公司DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD編 號WI-X-003版 本A/0文件名稱行政綜合部崗位職責(zé)頁 碼2/48、 負(fù)責(zé)公司檔案管理工作。三、行政主管崗位職責(zé)1、負(fù)責(zé)公司通用規(guī)章制度的擬定、編寫和修改工作，協(xié)助各部門管理制度的擬定、討論、修改工作；2、負(fù)責(zé)公司各部門行政、采購方面的統(tǒng)籌規(guī)劃與管理工作；3、負(fù)責(zé)供應(yīng)商日常評審資料整理及管理，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商；4、負(fù)責(zé)員工活動、工作計劃的組織、檢查與協(xié)調(diào)工作；5、宿舍的管理、水電的抄數(shù)及衛(wèi)生檢查；6、對各部門工作崗位分析，為管理活動提供相關(guān)的信息；7、按照公司各部門用人需求及部門定編開展招聘工作、滿足公司的用人需求；8、建立培訓(xùn)體系，制定培訓(xùn)計劃和培訓(xùn)預(yù)算，并根據(jù)培訓(xùn)計劃組織培訓(xùn)；9、負(fù)責(zé)公司薪酬管理制度、福利制度的擬定、完善及實(shí)施；10、負(fù)責(zé)員工關(guān)系的溝通和處理；11、協(xié)助部門經(jīng)理處理日常管理工作，檢查、監(jiān)督各項(xiàng)制度執(zhí)行情況；12、與政府相關(guān)部門間的溝通與協(xié)調(diào)：主指社區(qū)、市政及行業(yè)管理協(xié)會等；13、公司對內(nèi)、對外文件/函件的起草、擬定等；14、完成上級交辦的其它工作。四、行政助理崗位職責(zé)1、內(nèi)部/外來文件的收集、歸檔整理，包括各類法律法規(guī)、政策與規(guī)章等；2、采購申請的登記和各類數(shù)據(jù)的統(tǒng)計；3、各類活動的籌備與配合；4、培訓(xùn)體系的維護(hù)及培訓(xùn)活動的跟進(jìn)；5、負(fù)責(zé)員工的各類證件的辦理；6、制服的制定及統(tǒng)計；7、協(xié)助采購?fù)瓿刹糠植少徆ぷ鳎?、其它行政后勤服務(wù)工作；9、完成上級交辦的其它工作。五、人事專員崗位職責(zé)1、員工入職、離職手續(xù)的辦理；2、公司員工檔案及花名冊的更新、每月人事報表的編制與審核等；3、負(fù)責(zé)公司員工勞動合同的簽訂、續(xù)訂；4、員工考勤的統(tǒng)計，加班時間的初審和報批工作；5、公司社會保險、勞動年檢的辦理；6、社保、住房公積金的辦理與停繳等，并與相應(yīng)的政府工作人員保持良好溝通與合作，收集、整理與之業(yè)務(wù)相關(guān)聯(lián)的政策、制度文件；7、薪資核算及工資條的發(fā)放；8、完成上級交辦的其他工作。東莞市匯一城商業(yè)發(fā)展有限公司DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD編 號WI-X-003版 本A/0文件名稱行政綜合部崗位職責(zé)頁 碼3/4六、前臺文員崗位職責(zé)1、 來訪客戶和應(yīng)聘人員的接待并通報相關(guān)部門；2、 公司報紙、雜志的更換，各種文件的簽收及快遞的收發(fā)；3、 電話接聽、轉(zhuǎn)接及相關(guān)信息的傳遞；4、 傳真機(jī)的使用及監(jiān)管記錄等；5、 協(xié)助公司活動的組織；6、 負(fù)責(zé)前臺接待室的管理；7、 負(fù)責(zé)員工考勤及著裝的監(jiān)督；8、 協(xié)助辦理員工入職、離職手續(xù)；9、 各部門員工餐卡的審核發(fā)放及回收統(tǒng)計等；10、 辦公室門、窗、電源的開關(guān)及空調(diào)等設(shè)備使用；11、 辦公區(qū)域清潔、維修維護(hù)方面跟進(jìn)與協(xié)調(diào)；12、 完成上級交辦的其他工作。七、倉庫管理員崗位職責(zé)1、 嚴(yán)格執(zhí)行“倉庫管理規(guī)定”和物品出、入庫流程，規(guī)范操作、不徇私情；2、 負(fù)責(zé)公司申購的各類物品數(shù)量/質(zhì)量的驗(yàn)收、進(jìn)倉入賬管理及發(fā)放工作；3、 監(jiān)督公司各部門低值易耗物品的領(lǐng)用工作，對各部門領(lǐng)用物品進(jìn)行單獨(dú)建賬；4、 根據(jù)倉庫庫存情況及時申請補(bǔ)充，并協(xié)調(diào)采購部，跟進(jìn)落實(shí)采購到位；5、 負(fù)責(zé)員工制服的管理和發(fā)放工作；6、 負(fù)責(zé)工程工具的借還管理工作；7、 完成每月庫存盤點(diǎn)，配合公司季度或年度盤點(diǎn)；8、 負(fù)責(zé)管理處固定資產(chǎn)的管理工作；9、 完成上級交辦的其他工作。八、采購員崗位職責(zé)1、 負(fù)責(zé)公司各類物資、維修配件、固定資產(chǎn)的采購；2、 負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目報價的收集及比價工作，協(xié)調(diào)跟進(jìn)工程項(xiàng)目的完成；3、 負(fù)責(zé)供應(yīng)商資料的收集、整理，建立合格供應(yīng)商檔案，并對供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行評價和總結(jié)；4、 負(fù)責(zé)采購物料的質(zhì)量，保證采購物品品質(zhì)合格；5、 跟催采購訂單的到貨情況，保證采購的及時性；6、 開發(fā)新的供應(yīng)商；7、 完成上級交辦的其他工作。東莞市匯一城商業(yè)發(fā)展有限公司DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD編 號WI-X-003版 本A/0文件名稱行政綜合部崗位職責(zé)頁 碼4/4九、文秘兼檔案管理員崗位職責(zé)1、 公司各部門向上、向下文件的收發(fā)、呈遞及反饋；2、 公司重要資料的歸檔與保存，并建立規(guī)范的借用手續(xù)；3、 組織并起草公司綜合性的工作計劃、方案、總結(jié)、報告、請示等文件；4、 公司各類會議紀(jì)要的記錄，并對辦公室職責(zé)范圍內(nèi)事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤落實(shí)；5、 協(xié)助企業(yè)文化工作的開展。十、合同管理員崗位職責(zé)：1、 商家合同或協(xié)議的存檔、管理及臺賬明細(xì)的建立與更新維護(hù)；2、 審核商家合同、合同補(bǔ)充協(xié)議等與合同相關(guān)文件；3、 涉及第一國際H5、H6及H8項(xiàng)目的合同、商戶文件及重要文件存檔及管理；4、 完成商家合同文件簽署后，完成商友/樂天系統(tǒng)的錄入工作；5、 協(xié)助業(yè)務(wù)部門提供與合同簽署的相關(guān)工作；6、 對接法務(wù)部，商家合同中涉及法務(wù)意見如實(shí)及時反饋業(yè)務(wù)部門；7、 合同或協(xié)議相關(guān)文件的審核、審批、蓋章流程；8、 合約部經(jīng)理安排的或其他部門需要協(xié)助的其他工作。東莞市匯一城商業(yè)發(fā)展有限公司DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD編 號WI-X-004版 本A/0文件名稱公文管理辦法頁 碼1/61.0目的：為推進(jìn)公司公文管理的統(tǒng)一化、規(guī)范化建設(shè)，對內(nèi)提高溝通效率，對外樹立公司形象，制定本辦法。2.0定義：公文就是公務(wù)文件，是文件的一個主要門類。3.0原則：以口頭、電話溝通為主，發(fā)文、開會為輔；制發(fā)、跟進(jìn)、管理、落實(shí)相統(tǒng)一。4.0類別：根據(jù)公文傳遞方向的不同，將公文分為上行文、下行文、平行文三種。4.1 上行文：是各部門向公司制發(fā)的公文。4.1.1 行政類：請示、報告、申購、總結(jié)、計劃、會議記錄（紀(jì)要）等。4.1.2 人事類：入職、離職、獎懲、轉(zhuǎn)正、異動、請假、述職報告、復(fù)職等。4.1.3 業(yè)務(wù)類：合同、協(xié)議、方案、申請、流程、規(guī)范、費(fèi)用報銷等。4.2 下行文：是公司向各部門制發(fā)的公文。4.2.1 規(guī)范性公文：辦法、規(guī)定、制度、細(xì)則、意見、章程、規(guī)程等。4.2.2 指導(dǎo)性公文：指示、決定、決議、批復(fù)、通報、通知等。4.3 平行文：一種是各部門之間相互制發(fā)的公文；另一種是公司對公司以外的單位制發(fā)的公文。（包含對總公司的發(fā)文）4.3.1 內(nèi)部平行公文：聯(lián)系單。4.3.2 外發(fā)平行公文：聯(lián)系函、公告、通告等。4.3.3 外發(fā)證明性公文：證明信、介紹信等。5.0公文制發(fā)與管理5.1 行政類、業(yè)務(wù)類上行文由各部門相關(guān)人員起草或填制，部門經(jīng)理發(fā)出。5.2 人事類上行文由當(dāng)事人或各部門相關(guān)人員填寫，部門經(jīng)理發(fā)出。5.3 下行文由行政綜合部起草，公司總經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。5.4 內(nèi)部平行文由各部門相關(guān)人員起草，部門經(jīng)理簽發(fā)。5.5 外發(fā)平行文由各部門提供初稿，行政綜合部修訂，公司總經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。5.6 外發(fā)證明性公文由行政綜合部起草，經(jīng)行政綜合部經(jīng)理、公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱后發(fā)出。5.7 行政綜合部是公司的信息中心，負(fù)責(zé)公司所有對內(nèi)、對外發(fā)文的統(tǒng)籌管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。6.0公文格式6.1 公文用紙及排版一般要求6.1.1 用紙。公文一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)4型210mmx297mm。頁邊距上為：25mm，下為20mm，左為20mm，右為20mm，誤差不超過1mm。6.1.2頁眉。一般要求按公司統(tǒng)一規(guī)格設(shè)置頁眉，在文件頁眉左上角顯示匯一城LOGO，后面用小四號斜宋體字打印匯一城全稱，在下面設(shè)置與正文等長的下劃線。 東莞市匯一城商業(yè)發(fā)展有限公司DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD編 號WI-X-004版 本A/0文件名稱公文管理辦法頁 碼2/66.1.3 標(biāo)題。用二號或小二號黑體，可分一行或多行居中排布，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。6.1.4 正文。用四號或小四號宋體，文中如有小標(biāo)題可加黑或用黑體字，一般按1.5倍行距排版（每頁約排23行,每行約排34個字）。6.1.5 落款。日期統(tǒng)一為“二0XX年-X月-X日”。6.1.6 裝訂。左上角裝訂或左側(cè)裝訂，不掉頁；左側(cè)裝訂時，訂眼距離書芯上下各1/4處。 版面干凈，字跡清楚，尺寸標(biāo)準(zhǔn)、版面端正，誤差不超過1mm。6.1.7 頁碼。公文一般要求有頁碼，頁碼位于頁腳居中位置，公文只有一頁的頁碼取消。6.2 公司下行及平行公文格式6.2.1 公司下行公文及平行對外發(fā)文一律使用制式文件頭。6.2.2 公司對內(nèi)以匯一城名義發(fā)文；對外根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，以不同名義發(fā)出。6.2.3 公司下行及平行公文由：文件頭、發(fā)文字號、公文標(biāo)題、受文機(jī)關(guān)、公文內(nèi)容、簽發(fā)人、落款、印章、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、打印、校對、印發(fā)份數(shù)等組成。6.3 上行公文一般格式要求6.3.1 請示報告、會議記錄、會議紀(jì)要、分部門按年份統(tǒng)一編號。6.3.2 其他文件只需注明制發(fā)部門及日期，一般不需編號。7.0公文處理7.1 外來公文處理7.1.1 外來公文處理堅持自上而下的原則審閱。7.1.2 凡是受文機(jī)關(guān)署名“匯一城”的外來文件，都由前臺統(tǒng)一取回或簽收登記。7.1.3 所有外來公文先交行政綜合部初審并加意見，意見應(yīng)使用制式語言（請XX總經(jīng)理審閱，并簽名）。7.1.4 文秘按照行政綜合部經(jīng)理的意見，呈送總經(jīng)理閱批。7.1.5 總經(jīng)理閱后，須在文件閱批表上作批示，批示應(yīng)使用制式語言（由XX分管領(lǐng)導(dǎo)安排落實(shí)，請XX總閱，并簽名）。7.1.6 負(fù)責(zé)落實(shí)的分管領(lǐng)導(dǎo)閱后，須在文件閱批表上作批示，批示應(yīng)使用制式語言（請XX經(jīng)理負(fù)責(zé)落實(shí)，請XX經(jīng)理閱，并簽名）；只須閱覽的分管領(lǐng)導(dǎo)只在文件閱批表上寫上“已閱”并簽名即可。7.1.7 文秘按照分管領(lǐng)導(dǎo)的意見，分別呈負(fù)責(zé)落實(shí)的部門經(jīng)理和配合的部門閱覽，部門經(jīng)理在文件閱覽表上寫上“已閱”并簽名，秘書根據(jù)需要為相關(guān)部門復(fù)制（盡量不復(fù)制），以便于其執(zhí)行；老總只需閱和簽名，一般不需復(fù)制留存；7.1.8 文秘根據(jù)行政綜合部經(jīng)理安排，確定對外來公文是否進(jìn)行張貼公示（公示時間一般不超過7天），公示后由文秘歸檔。東莞市匯一城商業(yè)發(fā)展有限公司DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD編 號WI-X-004版 本A/0文件名稱公文管理辦法頁 碼3/67.2 內(nèi)部公文處理7.2.1 內(nèi)部公文處理堅持自下而上的原則審批。7.2.2 內(nèi)部公文一般以請示、報告的形式出現(xiàn)居多。請示是在事前進(jìn)行，請領(lǐng)導(dǎo)給予指導(dǎo)和支持，根據(jù)事件性質(zhì)，分為緊急、急、一般三種，需要領(lǐng)導(dǎo)按時批復(fù)；報告是在事后進(jìn)行，向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作完成情況，為一般性質(zhì)文件，只需領(lǐng)導(dǎo)閱，一般不需批復(fù)。7.2.3 請示、報告以簽報的形式進(jìn)行。簽報分為兩種：一種為商業(yè)經(jīng)營性工作；另一種為行政人事性（行政人事性指涉及組織架構(gòu)、費(fèi)用預(yù)算、薪酬福利、培訓(xùn)開發(fā)、績效考核、勞動關(guān)系、企業(yè)文化、后勤事務(wù)、公關(guān)禮儀、秘書事務(wù)等）。簽報由部門經(jīng)理制發(fā)，交部門文員或助理登記、呈送。7.2.4 文秘將簽報分別呈送分管領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理逐級簽批后，回復(fù)制發(fā)部門并有選擇性地存檔。簽報涉及行政人事問題的，還需呈送行政綜合部、行政副總審批。（報告不予回復(fù)）7.2.5 人事文件屬秘密性質(zhì)文件，審批結(jié)束后由人事專員直接存檔，根據(jù)需要公示或告知相關(guān)人員審批結(jié)果。人事文件審批參照第7.2.4條執(zhí)行。本辦法自總經(jīng)理簽發(fā)之日起生效，以往發(fā)布的有關(guān)公文管理方面的規(guī)定、辦法即行廢止。以下表格按公文格式執(zhí)行：“公司重要發(fā)文”對內(nèi)格式 “公司重要發(fā)文”對外格式“公司一般發(fā)文”格式（經(jīng)營） 簽報格式 內(nèi)部聯(lián)系單格式“會議記錄”格式 各部門英文數(shù)字代碼“外來公文閱批表” “內(nèi)部公文審批表” 其它需要按公文格式的文件7.質(zhì)量記錄：文件閱批表 QR-R-001東莞市匯一城商業(yè)發(fā)展有限公司DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD編 號WI-X-004版 本A/0文件名稱公文管理辦法頁 碼4/6內(nèi)部表格審批流程需求人員填寫行政助理將文件分類、必要時作好登記提交行政助理部門經(jīng)理/經(jīng)理審批行政助理呈送相關(guān)部門核實(shí)行政綜合部存檔并處理行政助理呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后行政人事表格其它部門表格需求部門存檔并處理東莞市匯一城商業(yè)發(fā)展有限公司DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD編 號WI-X-004版 本A/0文件名稱公文管理辦法頁 碼5/6內(nèi)部表格審批流程不合格需求人員填寫行政文秘將文件分類、必要時作好登記提交行政文秘部門經(jīng)理/經(jīng)理審批行政文秘呈送相關(guān)部門核實(shí)行政綜合部存檔并處理行政文秘呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后行政人事表格其它部門表格需求部門存檔并處理東莞市匯一城商業(yè)發(fā)展有限公司DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD編 號WI-X-004版 本A/0文件名稱公文管理辦法頁 碼6/6外部文件處理流程行政文秘簽收文件分類、作好登記相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批批行政文秘跟蹤處理結(jié)果復(fù)印件發(fā)送相關(guān)部門或人員處理原件存檔匯報處理結(jié)果東莞市匯一城商業(yè)發(fā)展有限公司DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD編 號WI-X-005版 本A/0文件名稱人事制度頁 碼1/81、 基本原則本公司采用定崗定編的人事管理制度。部門需要增加編制時，應(yīng)先由部門經(jīng)理填寫人員增補(bǔ)申請表，經(jīng)綜合部核議，呈分管領(lǐng)導(dǎo)，報送總經(jīng)理審批，選聘事宜由綜合部統(tǒng)一辦理。公司員工在聘用及晉升方面享有均等機(jī)會；當(dāng)公司相關(guān)職位發(fā)生空缺時，公司將首先考慮由內(nèi)部正式員工競聘上崗，然后再對外招聘。工作業(yè)績和工作表現(xiàn)是員工晉升的主要依據(jù)。2、 聘用招聘實(shí)行行政綜合部和用人部門共同考核、試用期考核相結(jié)合的原則。2.1、 聘用基本條件2.1.1 身體健康，證件真實(shí)、齊全，家庭紀(jì)錄真實(shí)，教育經(jīng)歷和工作經(jīng)歷真實(shí)。2.1.2 作風(fēng)正派，講誠信，道德品質(zhì)良好，無任何犯罪和不良記錄。2.1.3 具備本公司需求的專業(yè)技能和管理技能。2.1.4 符合公司對招聘崗位的其他條件。2.2、 聘用流程初試 復(fù)試 審批 體檢 通知入職2.3、 受聘者需提供以下資料2.3.1 填寫職位申請表。2.3.2 一寸免冠彩照4張。2.3.3 身份證復(fù)印件一份。2.3.4 學(xué)歷證書、學(xué)位證書、職稱證書、資格證書、特殊工種上崗證等復(fù)印件各一份。2.3.5 健康體檢表一份。（注：由公司指定醫(yī)院出具體檢表）2.4、 報到程序行政綜合部電話通知 被錄用員工在規(guī)定日期內(nèi)到行政綜合部報到 簽訂勞動合同 領(lǐng)取工卡、工具等 后勤安排食宿 行政綜合部進(jìn)行入職培訓(xùn) 部門安排崗位培訓(xùn)及工作。3、 培訓(xùn)3.1 入職培訓(xùn)：由行政綜合部統(tǒng)一安排時間對新入職員工進(jìn)行公司簡介、企業(yè)文化宣傳以及公司各項(xiàng)規(guī)章制度學(xué)習(xí)，使員工對公司和所從事的工作有一個初步的了解。3.2 崗前培訓(xùn)：被錄用員工必須參加由部門組織的崗前培訓(xùn)和實(shí)習(xí)，考核評估合格后才能正式上崗。3.3 在崗培訓(xùn)：“傳幫帶”是公司對員工在崗培訓(xùn)的主要方式。通過老員工帶教新員工的形式，使公司的優(yōu)良傳統(tǒng)、企業(yè)文化、業(yè)務(wù)知識、專業(yè)技能得到繼承發(fā)揚(yáng)和升華。東莞市匯一城商業(yè)發(fā)展有限公司DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD編 號WI-X-005版 本A/0文件名稱人事制度頁 碼2/84、 試用與轉(zhuǎn)正4.1、 試用期4.1.1 員工試用期一般為1-3個月，最長不超過6個月，具體以合同為準(zhǔn)。4.1.2 公司對達(dá)不到素質(zhì)要求和違反公司相關(guān)制度的員工可隨時對其終止試用。終止試用以終止試用通知書的形式由行政綜合部送達(dá)員工本人，接到終止試用通知書的員工，應(yīng)及時到行政綜合部辦理離職手續(xù)并進(jìn)行物品和工作移交。4.2、 轉(zhuǎn)正 4.2.1 員工試用期滿后，經(jīng)考核及綜合評估合格者，可轉(zhuǎn)為正式員工；不合格者，終止勞動關(guān)系。4.2.2 轉(zhuǎn)正由主管填寫員工轉(zhuǎn)正表，經(jīng)部門經(jīng)理和行政綜合部經(jīng)理考核合格并簽署意見后，報總經(jīng)辦審批。4.2.3 員工薪資待遇按合同及本手冊執(zhí)行。5、 人事變動5.1、 人事變動種類5.1.1 調(diào)職5.1.1.1 因工作實(shí)際需要，部門之間人員調(diào)動，用人部門填寫人事異動表，員工及所在部門負(fù)責(zé)人簽署同意，交行政綜合部經(jīng)理核議通過后呈總經(jīng)辦批準(zhǔn)后方可生效。5.1.1.2人事異動表上注明新部門報到，按時間并要求辦理好工具等相關(guān)工作及物品交接手續(xù)。5.1.1.3 新調(diào)位培訓(xùn)期一般為1-3個月，工資仍按原工資標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放。新職位培訓(xùn)期滿合格后按調(diào)動后的崗位工資標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放。5.1.2 升職5.1.2.1 員工因工作績效突出、管理能力出色或有特殊貢獻(xiàn)等行為，可根據(jù)公司工作需要獲得升職、升薪。5.1.2.2 部門經(jīng)理可以提出員工升職申請，連同該員工升職申請書及工作鑒定，經(jīng)行政綜合部核實(shí)后，報送總經(jīng)辦批準(zhǔn)后，可獲升職。一般情況下采用公開、公正、公平形式內(nèi)部選拔任用。5.1.2.3 獲升職員工應(yīng)在升職文件中規(guī)定的時間內(nèi)辦理好工作及物品交接手續(xù)，到新崗位任職。須經(jīng)過培訓(xùn)1-3個月，考核合格并經(jīng)總經(jīng)辦批準(zhǔn)后方可執(zhí)行新的薪資標(biāo)準(zhǔn)。5.1.3 降職5.1.3.1 員工因工作績效達(dá)不到公司要求或管理能力欠缺等原因，公司可按員工獎懲規(guī)定條例給予降職處理。5.1.3.2 經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由行政綜合部發(fā)出降職文件并經(jīng)該員工確認(rèn)后方可執(zhí)行降職。5.1.3.3 部門可按員工獎懲規(guī)定提出員工降職申請，連同擬降職原因，經(jīng)該員工確認(rèn)后交由行政綜合部調(diào)研并核實(shí)后，報總經(jīng)辦批準(zhǔn)。部門經(jīng)理降職由分管領(lǐng)導(dǎo)提議，總經(jīng)理批準(zhǔn)。東莞市匯一城商業(yè)發(fā)展有限公司DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD編 號WI-X-005版 本A/0文件名稱人事制度頁 碼3/85.1.3.4 被降職員工應(yīng)在降職文件規(guī)定的時間內(nèi)辦理好工作及物品交接手續(xù)，到新崗位任職。5.2 人事變動原則及紀(jì)律要求5.2.1 行政綜合部是員工人事異動的經(jīng)理部門，其它任何部門無權(quán)擅自調(diào)動員工。5.2.2 員工因特殊情況無法在人事異動文件規(guī)定的時間內(nèi)到新崗位報到，須及時與行政綜合部聯(lián)系，否則按曠工論處。6、 內(nèi)部競聘6.1、 競聘原則：“能者上、平者讓、庸者下”是公司競聘的基本原則，以“公開、公平、公正”的方式選拔優(yōu)秀員工，讓每一位正式員工都能獲得參與競爭的機(jī)會。6.2、 競聘程序：部門發(fā)生職位空缺時提出內(nèi)部競聘申請，行政綜合部主導(dǎo)，用人部門配合共同擬定競聘方案實(shí)施競聘。競聘一般分為，文化課考試、業(yè)務(wù)考核、直屬領(lǐng)導(dǎo)面試、民主評議、演講答辯等。7、 離職7.1、 離職種類7.1.1 辭職7.1.1.1正常辭職A. 員工因故辭職須向部門經(jīng)理遞交書面申請，并填寫員工離職表，經(jīng)部門核實(shí)同意后交行政綜合部審核，報總經(jīng)辦審批。B. 辭職報告批準(zhǔn)前，員工須照常工作，否則按員工手冊規(guī)定從嚴(yán)處罰。C. 正式員工辭職須提前30天提交辭職申請；試用期員工辭職須提前3天提交辭職申請。D. 正式員工非正常辭職（急辭工者）須支付400元作為未按規(guī)定時間提前通知公司的補(bǔ)償；試用期員工非正常辭職須支付200元作為未按規(guī)定時間提前通知公司的補(bǔ)償。公司可從員工應(yīng)發(fā)而未發(fā)的工資中扣除。7.1.1.2 自動離職A. 未按規(guī)定辦理辭職手續(xù)自動離職者，視為曠工，曠工連續(xù)超過3日或每月累計曠工7日以上者，作自動離職論處，并扣除本月所有工資。B. 如有違反勞動合同的其它情形，公司保留進(jìn)一步追究的權(quán)利。7.1.2 辭退7.1.2.1 員工傷病在規(guī)定的醫(yī)療期滿后不能從事原工作,也不能從事公司另行安排工作的。7.1.2.2 因公司原因需要裁員的。7.1.2.3 員工經(jīng)教育、培訓(xùn)達(dá)不到公司相關(guān)職位素質(zhì)要求的。東莞市匯一城商業(yè)發(fā)展有限公司DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD編 號WI-X-005版 本A/0文件名稱人事制度頁 碼4/87.1.2.4 員工有營私舞弊行為以及工作中出現(xiàn)重大失誤和過失的。7.1.2.5 不服從管理，經(jīng)批評教育和處罰屢教不改的。7.1.2.6 工作績效達(dá)不到公司要求的。7.1.2.7 嚴(yán)重不服從經(jīng)理人員的正當(dāng)管理或威脅經(jīng)理人員的。7.1.3 除名7.1.3.1 觸犯國家相關(guān)法律法規(guī)的。7.1.3.2 當(dāng)月連續(xù)曠工達(dá)3天以上的。7.1.3.3 嚴(yán)重違反公司員工獎懲規(guī)定或相關(guān)規(guī)章制度的。7.2、 離職手續(xù) 7.2.1 辭職申請獲批準(zhǔn)后，應(yīng)做好相關(guān)工作和物品交接，辭職員工須到行政綜合部領(lǐng)取離職員工交還物品清單，最后由財務(wù)部結(jié)清工資后，即可離職。7.2.2 到各部門辦理物品交接手續(xù)。7.2.2.1.到所在部門交還公司資料、文件、工具、通訊器材及其它辦公用品和物品。部門出具考勤表附于清單后，用于行政綜合部計算工資。7.2.2.2.到倉庫交還皮帶、肩章、臂章、精神帶、用品等。7.2.2.3.到宿舍交還鑰匙及公共用品，帶出個人行李及物品并由宿舍管理員出具放行條。7.2.2.4.到行政綜合部退還工卡等并由行政綜合部進(jìn)行工資核算。7.2.2.5.到財務(wù)部領(lǐng)取離職工資。8.0 質(zhì)量記錄職位申請表 QR-R-002員工離職表 QR-R-003員工轉(zhuǎn)正表 QR-R-004人事異動表 QR-R-005人員增補(bǔ)申請表 QR-R-006終止試用通知書 QR-R-007錄用通知 QR-R-008錄用員工報到通知書 QR-R-009離（調(diào)）職員工交還物品清單 QR-R-010東莞市匯一城商業(yè)發(fā)展有限公司DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD編 號WI-X-005版 本A/0文件名稱人事制度頁 碼5/8招聘流程填寫人員需求申請表發(fā)生人空缺內(nèi)招根據(jù)職位實(shí)際情況決定外招還是內(nèi)招？ 外招行政綜合部組織制定競聘方案選擇招聘渠道發(fā)布招聘信息宣傳公開競聘方案簡歷篩選組織實(shí)施競聘活動行政綜合部初次面試，并判定是否合格？不合格不合格確定人選并于公司內(nèi)公示合格不合格不合格領(lǐng)導(dǎo)審批是否合格？合格不合格安排體檢及體檢是否合格？合格不予錄用行政綜合部通知錄用辦理入職手續(xù)東莞市匯一城商業(yè)發(fā)展有限公司DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD編 號WI-X-005版 本A/0文件名稱人事制度頁 碼6/8入職手續(xù)辦理流程接到電話通知被錄用者準(zhǔn)備好各證件復(fù)印件、體檢證明、兩張寸免冠相片到行政綜合部辦理有關(guān)手續(xù)行政綜合部填寫員工錄用報到通知書行政綜合部發(fā)放工卡、員工手冊簽訂勞動合同拿員工錄用報到通知書到部門經(jīng)理處報到將員工錄用報到通知書交回行政綜合部保安服、工程服、接待服入職一周后到倉庫領(lǐng)取行政服需量身定做東莞市匯一城商業(yè)發(fā)展有限公司DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD編 號WI-X-005版 本A/0文件名稱人事制度頁 碼7/8篇 員工離職手續(xù)辦理流程通知擬辭職員工辦理離職手續(xù)填寫離（調(diào)）職員工交還物品清單結(jié)算員工離職工資，遞交財務(wù)部、公司領(lǐng)導(dǎo)審批通知員工交還物品，領(lǐng)取工資離職員工資料檔案分類存檔，做好相關(guān)記錄正常離職急辭工領(lǐng)導(dǎo)審批行政綜合部作離職面談離職不離職辭退行政綜合部調(diào)查核實(shí)部門經(jīng)理簽署意見屬實(shí)填寫員工離職表填寫離職申請表不屬實(shí)不予辭退1、員工正常離職及急辭工須填寫離職申請表經(jīng)部門經(jīng)理簽名批準(zhǔn)后，交由行政綜合部遞交公司領(lǐng)導(dǎo)審批；員工辭退由部門主管填寫離職申請表，部門經(jīng)理及總經(jīng)理簽署意見交行政綜合部。2、根據(jù)已審批的員工離職表，提前5天通知員工到行政綜合部辦理離職手續(xù)，對于急辭工人員則于申請表批完當(dāng)天通知。3、指導(dǎo)員工填寫離（調(diào)）職員工交還物品清單并由部門經(jīng)理簽名確認(rèn)，收取員工制服押金條及員工手冊。4、結(jié)算員工工資，包括當(dāng)月工資、制服折舊費(fèi)及押金費(fèi)、伙食費(fèi)、保險費(fèi)、加班費(fèi)及相關(guān)扣款獎勵，經(jīng)行政綜合部經(jīng)理核準(zhǔn)后報財務(wù)及公司領(lǐng)導(dǎo)審批。5、員工于離職日期通知其到行政綜合部交還物品（工卡、員工卡、宿舍鑰匙、胸牌、對講機(jī)等），并到宿舍管理員處開具放行條，辦理完相關(guān)手續(xù)后到財務(wù)領(lǐng)取工資。東莞市匯一城商業(yè)發(fā)展有限公司DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD編 號WI-X-005版 本A/0文件名稱人事制度頁 碼8/8篇 社會保險辦理流程員工入職需參保到社保網(wǎng)查詢其有無參加社會保險未參保已參保詢問員工參保意向自行參 保公司參 保經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意參保后由員工本人申停原保網(wǎng)上申報工傷保險員工轉(zhuǎn)正后，由本人提出申請，交公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意不同意于每月25號前網(wǎng)上申報暫緩購買員工需停?；蛲吮＞W(wǎng)上申報停保如當(dāng)月退保人員多于增保人員，則需到社保局辦理減員申請手續(xù)員工是否需要退保需要不需要填寫申報表并加蓋公章到社保局辦理退續(xù)東莞市匯一城商業(yè)發(fā)展有限公司DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD編 號WI-X-006版 本A/0文件名稱薪酬制度頁 碼1/1一、 薪資結(jié)構(gòu)：公司員工薪資由工資、津貼、獎金、福利四部門組成。1、 工資：包括基本工資、浮動績效、加班工資等。2、 津貼：工齡獎、通訊補(bǔ)貼、專業(yè)職稱津貼、特殊技能津貼等。3、 獎金：包括全勤獎、年終獎、工作任務(wù)獎、特殊貢獻(xiàn)獎。4、 福利：包括社會保險、商業(yè)保險、有薪假、包食宿、節(jié)日（生日）祝福、旅游拓展、二、 以下費(fèi)用先由公司墊付再從工資總額中扣除：伙食費(fèi)、水電費(fèi)、社保費(fèi)、意外保險、個人所得稅等三、 一次性獎：員工有特殊事跡或突出貢獻(xiàn)受到公司的獎勵而計發(fā)的獎金。四、 薪資發(fā)放:公司每月15日以銀行轉(zhuǎn)賬的形式發(fā)放員工上月工資，如遇節(jié)假日則順延。東莞市匯一城商業(yè)發(fā)展有限公司DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD編 號WI-X-007版 本A/0文件名稱考勤制度頁 碼1/2考勤是考查員工出勤情況、勞動紀(jì)律的重要依據(jù)，也是支付工資、獎金和維護(hù)公司正常工作秩序的重要保證。員工應(yīng)嚴(yán)格遵守以下規(guī)定：1 主要班次種類1.1 上班時間主要根據(jù)公司不同崗位的具體情況和季節(jié)等因素而定。1.2 因崗位工作需要設(shè)定的固定班次，如行政班、早/晚班、A/B班等。1.3 行政班上班時間：09:00-12:00；13:30-18:00。1.4 部分崗位實(shí)行兩班制：早/晚班或A/B班。1.5 公司可根據(jù)實(shí)際工作情況作出調(diào)整。2 工作時間2.1 一般情況下，員工每日打卡四次，早/晚班、A/B班的人員每日打卡兩次，上班前半小時內(nèi)為打上班卡時間，下班后半小時內(nèi)為打下班卡時間。2.2 上機(jī)動班的人員由行政