《產(chǎn)品的采購跟單》PPT課件.ppt

實(shí)訓(xùn)課題十：原材料采購跟單實(shí)務(wù),本章目標(biāo),能力目標(biāo) 1.能根據(jù)申請(qǐng)單制作采購單 2. 能進(jìn)行催單 知識(shí)目標(biāo) 1掌握物料采購中經(jīng)常出現(xiàn)的問題； 2掌握物料采購跟單流程； 3掌握物料采購跟單的要求。,/,思考：,作為一名跟單員，你認(rèn)為在實(shí)際工作過程中，需要為企業(yè)采購哪些物料？,一物料采購的含義,資源市場是指經(jīng)過買家認(rèn)可的、信得過的采購資源，由一些供應(yīng)商組成。資源可能是一個(gè)有形的物品，如一顆螺絲，一塊集成電路；資源也可能是一個(gè)無形的物品，或者是參與一個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行的組成部分，如一個(gè)軟件，一項(xiàng)服務(wù)，有形物品的采購稱之為“有形采購”；無形物品的采購稱之為“無形采購”。 在有形采購中僅用于生產(chǎn)目的的采購，稱之為“物料采購”。,物料采購跟單的含義,物料采購跟單是指外貿(mào)跟單員根據(jù)對(duì)外合同、訂單所列明的產(chǎn)品名稱、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量以交貨期等，需要在國內(nèi)其他企業(yè)物料采購，并向生產(chǎn)企業(yè)提供對(duì)外合同、訂單所需產(chǎn)品的物料、零部件或輔料的物料采購跟進(jìn)工作。,二.采購的目標(biāo),1降低生產(chǎn)成本; 2提高產(chǎn)品質(zhì)量; 3提供最新信息; 4推進(jìn)產(chǎn)品開發(fā); 5提升企業(yè)競爭力 。,三.物料采購的內(nèi)容,企業(yè)的物料采購主要有以下內(nèi)容： （一）原料 （二）輔助材料 （三）半成品 （四）成品 （五）固定設(shè)備 （六）MRO物品,什么是MRO 采購？ MRO是英文：Maintenance維護(hù)、Repair維修、Operation運(yùn)行 (MRO)。通常是指在實(shí)際的生產(chǎn)過程不直接采購成品，只用于維護(hù)、維修、運(yùn)行設(shè)備的物料和服務(wù)。MRO是指非生產(chǎn)原料性質(zhì)的工業(yè)用品。,一個(gè)完整的采購流程應(yīng)包括以下環(huán)節(jié),（一）確認(rèn)需求 采購的起點(diǎn)是確認(rèn)需求。在采購之前，應(yīng)先確定需要采購哪些貨品、需要多少、何時(shí)需要、何時(shí)采購、由誰決定等。采購需求來自企業(yè)的各個(gè)部門，包括企業(yè)的生產(chǎn)部門、使用部門、維修部門、銷售部門、廣告部門和實(shí)驗(yàn)室等。 采購部門應(yīng)協(xié)助生產(chǎn)部門預(yù)測(cè)物料需求。要求生產(chǎn)部門在填寫采購訂單時(shí)盡量采用標(biāo)準(zhǔn)訂單，盡量減少特殊需求訂單和緊急訂單。,（二）描述需求 描述需求是指對(duì)所需的物品、商品或服務(wù)的特點(diǎn)和數(shù)量進(jìn)行準(zhǔn)確的敘述。采購部門如果不了解使用部門到底需要什么，就不可能進(jìn)行采購。因此，采購部門應(yīng)對(duì)需求的細(xì)節(jié)如貨品的品質(zhì)、包裝、售后服務(wù)、運(yùn)輸和檢驗(yàn)方式等加以明確說明。準(zhǔn)確描述所需的物品或服務(wù)是采購部門和使用者或是跨職能的采購團(tuán)隊(duì)的共同職責(zé)，這也是后期合理選擇供應(yīng)來源和價(jià)格談判的基礎(chǔ)。,知識(shí)鏈接: 在采購申請(qǐng)中應(yīng)包含下列內(nèi)容,（）采購日期； （）采購品的編號(hào)； （）采購申請(qǐng)的發(fā)出部門； （）采購所涉及的金額； （）對(duì)于所需采購品本身的型號(hào)、品名、規(guī)格、產(chǎn)地和數(shù)量的完整描述； （）采購品需要的日期；,（三）選擇供應(yīng)商 選擇供應(yīng)商是采購作業(yè)中的重要一環(huán)。供應(yīng)商的質(zhì)量直接關(guān)系到采購品的質(zhì)量、交付、數(shù)量、價(jià)格和售后服務(wù)等。供應(yīng)商與采購相關(guān)的品質(zhì)要素，包括歷史記錄、設(shè)備狀況、技術(shù)力量、財(cái)務(wù)狀況、組織管理、聲譽(yù)、系統(tǒng)、通信、位置和供應(yīng)柔性等也是采購部門要關(guān)注的。,小知識(shí): 為了有效地采購，采購部門必須做到：,對(duì)合同的履行情況進(jìn)行監(jiān)控； 提供多購貨品項(xiàng)目的分類表； 做好供應(yīng)商記錄； 提供合同樣本。,（四）確定價(jià)格 確定所需貨物的價(jià)格是采購過程中的一項(xiàng)重要決策。選定可能的供應(yīng)商后，對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行分析，與供應(yīng)商談判，選擇好供應(yīng)商，最后發(fā)出訂單。為此采購人員必須了解各種定價(jià)方法及其使用時(shí)機(jī)，并能利用價(jià)格談判技巧來取得滿意的支付價(jià)格。,（五）訂單安排 價(jià)格談妥后，應(yīng)辦理訂貨簽約手續(xù)。訂單和合約，均屬于具有法律效力的書面文件，對(duì)買賣雙方的要求及權(quán)利、義務(wù)要明確列出。在采購過程中，如果使用的訂單不是供應(yīng)商的銷售協(xié)議或總括訂單，采購人員就要擬定采購訂單。,小知識(shí):采購訂單包括哪些要素？,（）采購訂單應(yīng)包括以下幾個(gè)基本要素： （）采購品序列編號(hào)； （）采購訂單發(fā)出的日期； （）接受訂單的供應(yīng)商名稱和地址； （）所需貨品的數(shù)量和描述； （）發(fā)貨日期； （）運(yùn)輸要求； （）價(jià)格； （）付款條件； （）對(duì)訂單有約束的各種條件。,（六）貨物跟催 采購訂單簽訂和發(fā)出后，為使供應(yīng)商按期、按質(zhì)、按時(shí)、按量交貨，應(yīng)根據(jù)合同規(guī)定，督促供應(yīng)商按規(guī)定交運(yùn)。,（七）驗(yàn)收貨物 貨物驗(yàn)收的基本目的是為了確保以前發(fā)出的訂單所采購的貨物已經(jīng)實(shí)際到達(dá)并檢查是否完好無損，數(shù)量質(zhì)量是否與訂單相符合。,（八）支付貨款 供應(yīng)商交貨驗(yàn)收合格后，隨即開具發(fā)票，要求付清貨款時(shí)，采購部門應(yīng)核查發(fā)票的內(nèi)容是否正確后財(cái)務(wù)部門才能付清貨款。,（九）不符與退貨處理 凡供應(yīng)商所交貨品與合同不符的，應(yīng)依照合約規(guī)定退貨，并立即辦理重購手續(xù)，予以結(jié)案。,（十）結(jié)案 凡驗(yàn)收合格付款或驗(yàn)收不合格退貨的采購事項(xiàng)，均需辦理結(jié)案手續(xù)，查清各項(xiàng)書面資料有無缺失，審查采購成效好壞等，簽報(bào)高級(jí)管理部門或權(quán)責(zé)部門校閱批示。,（十一）記錄并維護(hù)檔案 經(jīng)過上述所有步驟后，對(duì)于一次完整的采購活動(dòng)而言就是更新采購部門的記錄。凡經(jīng)結(jié)案的采購事項(xiàng)均應(yīng)列入檔案、登記編號(hào)分類予以保管，以便參閱或事后發(fā)生問題時(shí)查考。,知識(shí)鏈接: 在采購實(shí)物務(wù)中要保存的檔案有,1.采購訂單目錄 2.采購訂單卷宗 3.商品文件 4.供應(yīng)商歷史文件 5.合同管理 6.投標(biāo)歷史文件 7.工具和壽命記錄。,四物料采購單跟蹤,物料采購單跟蹤是外貿(mào)跟單員花費(fèi)精力最多的環(huán)節(jié)，對(duì)于那些長期合作的、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，可以不進(jìn)行物料采購單跟蹤。但對(duì)一些重要或緊急的物料的物料采購單，外貿(mào)跟單員則應(yīng)全力跟蹤。,采購物料申請(qǐng)單 日期： 訂單編號(hào)：,外貿(mào)跟單員 在制作物料采購單時(shí)應(yīng)注意：,（一）審查采購物料申請(qǐng)單 外貿(mào)跟單員在審查采購物料申請(qǐng)單時(shí)應(yīng)注重以下內(nèi)容： 適當(dāng)?shù)奈锪喜少徣恕?以書面方式提出物料的物料采購。 明確表明物料的要求。 以型號(hào)規(guī)格表明物料采購的標(biāo)準(zhǔn)。,（二）確認(rèn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),物料質(zhì)量直接影響生產(chǎn)產(chǎn)品的質(zhì)量，必須認(rèn)真檢查物料采購物料的質(zhì)量，使物料符合對(duì)外合同的要求。,（三）確認(rèn)物料采購量,物料的物料采購數(shù)量應(yīng)與對(duì)外合同、訂單總量相匹配，或者稍小對(duì)外合同訂單總量。,小知識(shí): 采購單是物料采購跟單的重要內(nèi)容，主要內(nèi)容有: 交貨方式 驗(yàn)收方式 處罰條款 履約保證 品質(zhì)保證 仲裁或訴訟,謝 謝！,（四）物料采購單跟綜的工作內(nèi)容,五物料檢驗(yàn)跟單,確定檢驗(yàn)日期 通知檢驗(yàn)人員 進(jìn)行物料檢驗(yàn) 處理質(zhì)量問題,六 物料進(jìn)倉流程跟單,協(xié)調(diào)送貨 協(xié)調(diào)接收 物料入庫 處理物料接受問題,物料的庫房接收過程有,1.檢查即將送達(dá)的貨物清單信息是否完整； 2.接受物料，對(duì)應(yīng)物料采購單進(jìn)行核查； 3.檢查送貨單據(jù)及裝箱單據(jù)； 4.檢查包裝與外觀，注意物料檢驗(yàn)合格后才能卸貨； 5.卸貨； 6.清點(diǎn)物料； 7.搬運(yùn)入庫； 8.填寫“物料入庫單據(jù)”，注意物料檢驗(yàn)合格后才能填寫物料入庫單； 9.將物料入庫信息錄入存儲(chǔ)信息系統(tǒng)中。,由于供應(yīng)商或者外貿(mào)跟單員方面的原因，物料在接收環(huán)節(jié)上可能會(huì)出現(xiàn)以下問題：,1.物料型號(hào)與物料采購單中要求不一致； 2.未按照物料采購單中指定的物料數(shù)量送貨； 3.交貨日期不對(duì)； 4.物料的包裝質(zhì)量不符合要求等。,小知識(shí):JIT物料采購具有以下特點(diǎn),(1)合理選擇供應(yīng)商。 （2）小批量物料采購。 （3）實(shí)現(xiàn)零庫存或少庫存。 （4）交貨準(zhǔn)時(shí)，包裝標(biāo)準(zhǔn)。 （5）信息共享。 （6）重視教育與培訓(xùn)。 （7）嚴(yán)格的質(zhì)量控制，產(chǎn)品國際認(rèn)證。,知識(shí)擴(kuò)充： 日商物料采購流程簡介 JIT（ ）物料采購是準(zhǔn)時(shí)化生產(chǎn)系統(tǒng)（JIT）的重要組成部分。JIT是近四十年來由日本企業(yè)首創(chuàng)的一種新的生產(chǎn)管理系統(tǒng)，最早使用這一系統(tǒng)的公司是全球知名的豐田汽車公司。JIT系統(tǒng)是指企業(yè)在生產(chǎn)自動(dòng)化、電算化的情況下，合理規(guī)劃并大大簡化物料采購、生產(chǎn)及銷售過程，使物料進(jìn)廠到產(chǎn)成品出廠進(jìn)入市場能夠緊密銜接，盡可能減少庫存，從而達(dá)到降低產(chǎn)品成本、全面提高產(chǎn)品質(zhì)量、勞動(dòng)生產(chǎn)率和綜合濟(jì)效益目的的一種先進(jìn)生產(chǎn)系統(tǒng)。JIT物料采購是JIT系統(tǒng)得以順利運(yùn)行的重要內(nèi)容，是JIT系統(tǒng)循環(huán)的起點(diǎn)，推行JIT物料采購是實(shí)施JIT生產(chǎn)經(jīng)營的必然要求和前提條件。 日本企業(yè)的供應(yīng)商開拓 (3個(gè)月-1年),第三節(jié) 物料采購跟單的要求,一 物料采購的起因,1.生產(chǎn)企業(yè)因生產(chǎn)交貨需要，在接單備貨生產(chǎn)前，為控制和計(jì)算成本， 2.需進(jìn)行物料采購備料。 3.生產(chǎn)企業(yè)因產(chǎn)品（成套）配套生產(chǎn)需要，需向外企業(yè)物料采購相應(yīng)零部件、組件、輔料。,4.外貿(mào)公司等因來料加工、供料加工需要，需物料采購物料提供給生產(chǎn)企業(yè)生產(chǎn)加工，有利降低出口成本。 5.外貿(mào)公司等因成套出口需要，需物料采購物料、設(shè)備、零部件等，供生產(chǎn)企業(yè)配套，有利降低出口成本。 6.外貿(mào)公司在物料價(jià)格上漲行情中，為鎖定內(nèi)外銷合同成本，確保對(duì)外合同的簽訂及簽訂后的正常履行，需進(jìn)行物料采購，向生產(chǎn)企業(yè)直接提供材料。,二物料采購中經(jīng)常出現(xiàn)的問題,在物料等物料采購跟單工作中，外貿(mào)跟單員要事先預(yù)計(jì)到可能發(fā)生的問題，其關(guān)鍵環(huán)節(jié)主要在物料供應(yīng)商、物料采購方企業(yè)等控制方面。,（一）供應(yīng)商方面的原因 ，,（二）物料采購方企業(yè)方面的原因,1.物料采購方的生產(chǎn)能力或技術(shù)能力調(diào)查不深入，出現(xiàn)物料供應(yīng)商選定失誤； 2.物料采購方提供材料、零部件給生產(chǎn)方加工的供應(yīng)延遲，造成生產(chǎn)方下道工序加工耽誤； 3.物料采購方與供應(yīng)商溝通存在問題，物料采購單或者指示聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)闡述不清，指示聯(lián)絡(luò)不切實(shí)際，單方面指定交貨期，業(yè)務(wù)手續(xù)不全造成工作耽誤； 4.物料采購方對(duì)供應(yīng)商生產(chǎn)工藝等技術(shù)指導(dǎo)、圖紙接洽、變更說明等不到位，質(zhì)量要求不明確，造成產(chǎn)品交貨不符要求； 5.外貿(mào)跟單員經(jīng)驗(yàn)不足，確保貨期意識(shí)不強(qiáng)，未能掌握供應(yīng)商產(chǎn)能的變動(dòng)，對(duì)進(jìn)度掌握與督促不夠。,三物料采購跟單的基本要求,物料采購跟單的基本要求是： 適當(dāng)?shù)慕回洉r(shí)間， 適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量， 適當(dāng)?shù)慕回浀攸c(diǎn)， 適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量及適當(dāng)?shù)慕回泝r(jià)格。,小知識(shí)： 物料質(zhì)量達(dá)不到企業(yè)使用要求的嚴(yán)重后果 1.導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部花費(fèi)大量的時(shí)間與精力去處理，增加大量的管理費(fèi)用； 2.會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的重檢、挑選上花費(fèi)額外的時(shí)間與精力，造成檢驗(yàn)費(fèi)用增加； 3.會(huì)導(dǎo)致生產(chǎn)線返工增多，降低生產(chǎn)效率； 4.會(huì)導(dǎo)致生產(chǎn)計(jì)劃推遲，不能按時(shí)間客戶交貨，會(huì)降低客戶對(duì)企業(yè)的信任度； 5.會(huì)引起客戶退貨，導(dǎo)致企業(yè)蒙受嚴(yán)重?fù)p失，嚴(yán)重的會(huì)丟失客戶。,知識(shí)鏈接: 為什么交貨不能太早也不能太遲？,1延遲交貨成為增加企業(yè)成本的原因 1)由于物料進(jìn)貨的延誤，出現(xiàn)生產(chǎn)待貨空等或延誤，導(dǎo)致生產(chǎn)效率下降； 2)為追上生產(chǎn)進(jìn)度，需要加班或增加員工，致使人工費(fèi)用加； 3)采用替代品或使用低品質(zhì)的物料，造成產(chǎn)品質(zhì)量不符合要求，引起糾紛； 4)交貨延誤的頻率越高，跟催工作費(fèi)用就越高。,2提早交貨增加經(jīng)營成本 1)不急于要用的貨品提早交貨，會(huì)增加物料采購方倉儲(chǔ)費(fèi)、短途搬運(yùn)費(fèi)等費(fèi)用； 2)供應(yīng)商提前交貨，物料采購方提前付款，增加物料采購方庫存貨物的資金占用 時(shí)間，導(dǎo)致資金使用效率下降；允許供應(yīng)商提早交貨，會(huì)導(dǎo)致供應(yīng)商發(fā)生其他交貨的延遲。 因?yàn)楣?yīng)商為提高自身資金使用效率，會(huì)優(yōu)先生產(chǎn)高價(jià)格的貨品以提早交貨，會(huì)造成其他低價(jià)格產(chǎn)品的延遲交貨。,第四節(jié) 物料采購跟單的方法,一 物料采購催單的方法,（一）按物料采購單跟催 1.聯(lián)單法 2.統(tǒng)計(jì)法 3.跟催箱法 4.計(jì)算機(jī)提醒法 （二）定期跟催,二 物料采購催單的規(guī)劃,（一）一般監(jiān)控 （二）預(yù)定進(jìn)度管理時(shí)間 （三）生產(chǎn)企業(yè)實(shí)地考察,三 物料采購催單的工作要點(diǎn),（一）事前規(guī)劃 1.確定交貨日期及數(shù)量； 2.了解供應(yīng)商生產(chǎn)設(shè)備利用率； 3.供應(yīng)商提供生產(chǎn)計(jì)劃表或交貨日程表； 4.提高供應(yīng)商的物料及生產(chǎn)管理； 5.貯備地帶來源。,（二）事中執(zhí)行 1)了解供應(yīng)商備料情況； 2)企業(yè)提供必要的材料、模具或技術(shù)支援；