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企業(yè)研究論文-初探構(gòu)建企業(yè)項(xiàng)目管理支持信息系統(tǒng)摘要:應(yīng)用項(xiàng)目管理支持信息系統(tǒng)是組織已經(jīng)達(dá)到了項(xiàng)目管理成熟的高層次階段特征之一。構(gòu)建時要緊密結(jié)合企業(yè)自身的實(shí)際需要,確保實(shí)用性;內(nèi)容選擇上應(yīng)堅(jiān)持“廣、精、準(zhǔn)”原則;內(nèi)容上至少應(yīng)包括指導(dǎo)企業(yè)項(xiàng)目管理活動的法律、法規(guī),指導(dǎo)項(xiàng)目管理過程的方針、流程、表格、核查清單、示范文本和模板,還應(yīng)包括行政審批辦事指南,以及項(xiàng)目管理知識、工具和技術(shù)的學(xué)習(xí)指導(dǎo)等。系統(tǒng)需要不斷地更新、維護(hù),始終保持各項(xiàng)信息的最新狀態(tài)。關(guān)鍵詞:項(xiàng)目管理項(xiàng)目管理支持項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)近幾年來,在項(xiàng)目管理界一直在提倡和推行“組織的項(xiàng)目管理成熟度模型”的概念。據(jù)相關(guān)資料統(tǒng)計(jì),國際上至少有30種以上這類的模型發(fā)表。典型的項(xiàng)目管理成熟度模型是HaroldKerzner所倡導(dǎo)的PMMM和PMI發(fā)表的OPM3.這些模型按不同的方法描述了一個組織從開始認(rèn)識到項(xiàng)目管理的重要性,徑直達(dá)到組織的項(xiàng)目管理卓越的進(jìn)程。在這些模型中,“建立一個專門從事項(xiàng)目管理工作的職能部門,如,項(xiàng)目管理辦公室、項(xiàng)目支持辦公室或卓越中心對于組織的項(xiàng)目管理提供全面的支持是它們共同的觀點(diǎn)。現(xiàn)在,從事項(xiàng)目管理的人員日益增多,雖有多年實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的老者,但更多的是步入這個領(lǐng)域的新人。如何更快地提高項(xiàng)目管理者的技能,使他們?nèi)胬斫獠⒄莆枕?xiàng)目管理的理論、技術(shù)和方法、工具,建立一套實(shí)用、便捷的”企業(yè)項(xiàng)目管理支持信息系統(tǒng)(OrganizationalProjectManagementSupportInformationSystem,簡稱OPMSIS)“是一種正確的選擇?!绊?xiàng)目管理信息系統(tǒng)(ProjectManagementInformationSystem,縮寫為PMIS)”這個術(shù)語我們并不陌生,按PMBOK中的定義,PMIS是由用于收集、綜合和傳播項(xiàng)目管理過程成果的工具和技術(shù)組成的系統(tǒng),支持從項(xiàng)目啟動開始直到收尾的各個方面。它的核心功能是應(yīng)用信息技術(shù)對于項(xiàng)目全過程進(jìn)行管理。我們這里所說的OPMSIS,似乎和PMIS是同一個術(shù)語,但其功能是有別于PMIS的,它側(cè)重于為項(xiàng)目管理人員在把握項(xiàng)目方向、如何實(shí)施項(xiàng)目管理、如何高效地從事項(xiàng)目工作、如何提高項(xiàng)目管理技能等方面提供支持或指導(dǎo),而不是對于項(xiàng)目實(shí)施具體的管理。基于如上的考慮,筆者以MicrosoftProject2003Server為平臺,為某工程建設(shè)單位(業(yè)主方)建立了一套OPMSIS,做了一次有益的嘗試,本文就此次實(shí)踐中的相關(guān)問題進(jìn)行探討,與大家共享。1.系統(tǒng)目標(biāo)在構(gòu)建OPMSIS前,應(yīng)當(dāng)為其建立的預(yù)期目標(biāo),本OPMSIS構(gòu)建的是:1)為項(xiàng)目管理人員提供項(xiàng)目管理工作本身與國家大政方針保持一致方面的支持。2)為項(xiàng)目管理人員提供在項(xiàng)目管理過程中所需要的指導(dǎo)方針、技術(shù)和方法,以及工具和模板等方面的支持。3)為項(xiàng)目管理人員提供對外、對內(nèi)的行政審批和其他辦事程序指南的支持。4)為項(xiàng)目管理人員提供學(xué)習(xí)和提高項(xiàng)目管理知識方面的支持。5)系統(tǒng)要有很強(qiáng)的針對性、實(shí)用性,操作和維護(hù)簡捷、方便和高效,能支持整個企業(yè)的項(xiàng)目管理。2.內(nèi)容選擇原則構(gòu)建OPMSIS的第一步就是要恰當(dāng)、合理地選擇支持信息的內(nèi)容。在這個信息大爆炸的年代,筆者認(rèn)為,應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持如下三字的原則:“廣”、“精”和“準(zhǔn)”來進(jìn)行選擇?!皬V”是指支持信息所包括的范圍應(yīng)當(dāng)廣泛。由于項(xiàng)目管理人員在項(xiàng)目管理全過程中需要多方面的信息支持大到國家的大政方針,小到辦理某個許可證書因此,在OPMSIS中應(yīng)當(dāng)盡可能全面地為他們提供可能用到的各類信息。“精”是指所收集的信息應(yīng)當(dāng)是精華中的“精華”。“廣”并不等同于大量信息堆積。項(xiàng)目管理人員工作繁忙,沒有更多時間在無邊無際的信息海洋中來定位所需要的內(nèi)容,因此,收錄在OPMSIS中的信息應(yīng)當(dāng)是針對企業(yè)所從事的項(xiàng)目類型嚴(yán)格篩選的,把那些重復(fù)的、相近的、與本企業(yè)的項(xiàng)目管理類型關(guān)系不十分密切的,或過時的信息全部排除在外,只保留精華,做到信息量“最小化”?!皽?zhǔn)”是指所收集到的信息內(nèi)容要確保準(zhǔn)確無誤。由于OPMSIS是為項(xiàng)目管理人員提供工作指南的,如果信息本身就有誤,將會產(chǎn)生嚴(yán)重的后果,或誤導(dǎo)了項(xiàng)目管理工作。例如,在辦理行政審批工作中,如果信息中遺漏了某個必須提交的文件資料,辦事人員就可能需要往返多次,浪費(fèi)了時間,也影響工作的進(jìn)展。因此,在設(shè)計(jì)OPMSIS中一定要堅(jiān)持“廣、精、準(zhǔn)”的原則,從源頭上把好關(guān),才能確保最終建立起來一個高質(zhì)量的支持工具。3.內(nèi)容選擇與組織基于以上的原則,OPMSIS中內(nèi)容的選定一定要緊密結(jié)合企業(yè)的實(shí)際需要,切忌照抄其他企業(yè)。在筆者為工程建設(shè)企業(yè)(業(yè)主)構(gòu)建的OPMSIS中選擇了以下幾組信息內(nèi)容,法律和法規(guī)、項(xiàng)目管理過程支持、行政審批支持、項(xiàng)目管理知識支持和其他。1)法律、法規(guī)法律、法規(guī)是企業(yè)進(jìn)行項(xiàng)目管理工作的最高指導(dǎo)方針。在工程建設(shè)項(xiàng)目中,項(xiàng)目的立項(xiàng)和實(shí)施都必須遵照國家的大法,如:“中華人民共和國建筑法”、“中華人民共和國環(huán)境保護(hù)法”、“中華人民共和國城市規(guī)劃法”和“中華人民共和國土地管理法”等。因此,在OPMSIS中提供了這些法律和法規(guī),需要時項(xiàng)目管理人員可隨時查閱和對照。法律、法規(guī)主要由國務(wù)院和各相關(guān)部委頒布,企業(yè)所在的省、市相關(guān)部門,有時也會頒布在本地區(qū)內(nèi)貫徹實(shí)施這些法律、法規(guī)的具體辦法,這些都應(yīng)當(dāng)列入到OPMSIS中來,以便項(xiàng)目管理人員在應(yīng)用中更加符合本地的實(shí)際。項(xiàng)目管理過程支持應(yīng)是OPMSIS的主體部分。首先應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)項(xiàng)目的特點(diǎn)把項(xiàng)目的生命期劃分為恰當(dāng)?shù)碾A段。在本OPMSIS中,由于企業(yè)是一個工程建設(shè)項(xiàng)目的業(yè)主方,所以其項(xiàng)目的生命期劃分為5個階段:前期工作階段、設(shè)計(jì)階段、施工招標(biāo)階段、施工階段和驗(yàn)收結(jié)算階段,為每個階段分別建立相應(yīng)的支持信息。在每個階段中,支持信息可以按5個類別進(jìn)行組織,即指導(dǎo)方針類、程序和流程類、表格類、檢查清單類,以及示范文本和模板類。本部分支持信息的來源主要是企業(yè)自身或上級單位,多為企業(yè)制定的項(xiàng)目管理過程中的規(guī)定、細(xì)則、流程等,在選擇和裝入這些信息時要驗(yàn)證其時效性,避免重復(fù)和沖突,應(yīng)當(dāng)選用最新的版本。3)行政審批指南支持作為一個工程建設(shè)單位,無論是在項(xiàng)目的立項(xiàng)階段,還是項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、施工和驗(yàn)收階段,都需要辦理眾多的行政審批手續(xù)。例如,在項(xiàng)目前期階段,就需要辦理建設(shè)用地審批、可行性研究報(bào)告審批、環(huán)境影響審批以及項(xiàng)目建議書審批等;在項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段不僅需要辦理設(shè)計(jì)方案的報(bào)批,還需要辦理環(huán)境、環(huán)保、消防、市政管線等等一系列方案的審批。這些審批工
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