2012年律師實(shí)務(wù)-公司合同管理實(shí)務(wù)講義.doc

公司合同管理實(shí)務(wù)講義本次主要介紹兩個方面的問題：1.關(guān)于公司合同的簽訂、履行等注意事項2.關(guān)于公司內(nèi)部合同管理注意事項一、關(guān)于公司合同的簽訂及履行應(yīng)注意的事項1.簽訂合同首先要明確的兩個基本原則：（1）如果不是即時清結(jié)的合同，應(yīng)當(dāng)以書面方式訂立。這樣爭議發(fā)生之時，便于明確責(zé)任。簽訂書面合同有兩個基本目的：一是明確各自的權(quán)利義務(wù)；二是作為證據(jù)，糾紛發(fā)生后，可向司法機(jī)關(guān)提供，用以證實(shí)自己主張的憑證。有些單位在經(jīng)濟(jì)往來中為了省事方便或者出于對客戶的信任，而僅憑對方的電報、電話、發(fā)貨通知單就進(jìn)行交易，一旦一方失信，便糾纏不清，引發(fā)合同糾紛。這時，由于難以舉證或證據(jù)不足而往往導(dǎo)致己方無法立案或者訴訟請求不能得到法院的支持。（2）對合同的各個條款要做到明確、詳細(xì)。2.簽訂合同主體資格的審查依據(jù)不同的簽約人要著重審查如下材料： （1）由對方法定代表人親自簽約的情況對方是否有營業(yè)執(zhí)照，而且是否真實(shí)，營業(yè)執(zhí)照上注明的經(jīng)營范圍、經(jīng)營期限等；營業(yè)執(zhí)照上記載的法定代表人是否與合同上的簽約人有出入；簽約人的身份證等有關(guān)身份材料的審查；對方營業(yè)場所以及是否正常經(jīng)營等。（2）由對方特定的業(yè)務(wù)員簽約的情況業(yè)務(wù)員的身份證明材料；業(yè)務(wù)員與委托單位的關(guān)系；業(yè)務(wù)員與委托單位是否有合法有效的委托手續(xù)；業(yè)務(wù)員是否得到委托單位的授權(quán)，特別要注意審查委托代理的權(quán)限、委托代理的期限。特別防范無權(quán)代理、越權(quán)代理；委托單位是否有企業(yè)營業(yè)執(zhí)照，簽約時是否還存在。總之在簽約之前務(wù)必要對對方當(dāng)事人的情況進(jìn)行具體認(rèn)真的核實(shí)。采用的方式可以是電話詢問、寫信、發(fā)函、上門考察，以及到有關(guān)部門查詢等。在經(jīng)過一番調(diào)查的基礎(chǔ)上，較為具體地掌握對方的情況，這是簽訂合同的第一步。3.合同主要內(nèi)容的審查。一般來說合同的內(nèi)容由當(dāng)事人約定，主要包括以下條款：當(dāng)事人的名稱或姓名、住所；標(biāo)的；數(shù)量； 質(zhì)量；價款或報酬（付款期限、付款方式）；履行期限、地點(diǎn)、方式；違約責(zé)任（損失賠償、違約金計算方式）；解決爭議的方法；（法院、仲裁委員會）。針對我們比較常用的服務(wù)合同，就以上各主要條款一一進(jìn)行解釋。（1）審查合同的名稱是否與合同的內(nèi)容相一致。（2）合同當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所。除了前面說到的對當(dāng)事人主體資格的審查程序以外，在簽訂合同之時還要認(rèn)真核對合同上對方當(dāng)事人的名稱是否與其加蓋的公章完全一致，這點(diǎn)是相當(dāng)重要的。如果是中國大陸的公司，最好要求對方加蓋公章。簽訂合同時缺乏對方單位公章，結(jié)果當(dāng)對方單位否認(rèn)該合同時，無法證明簽訂合同是單位行為還是個人冒用單位名義而為的行為。曾經(jīng)有過這樣的案子：甲公司與乙公司簽訂合同，合同上乙公司的名稱與其公章所顯示的名稱有出入，而甲公司在簽訂合同時并未注意這點(diǎn)，這樣產(chǎn)生爭議之后，造成訴訟上的極大不利。（3）加強(qiáng)對合同標(biāo)的的審查。就服務(wù)合同而言，就是要明確服務(wù)范圍。對容易產(chǎn)生歧義的名稱，可以加以特別的說明，以免產(chǎn)生不必要的爭議。舉個很典型建筑工程安裝方面的案子：當(dāng)時合同中只寫到，甲方應(yīng)當(dāng)為乙方安裝“優(yōu)質(zhì)木門”，合同履行之后，乙方進(jìn)行驗收，發(fā)現(xiàn)安裝的是三合板木門，于是發(fā)生爭議，訴至法院。在法庭上，乙方說甲方違約，未安裝優(yōu)質(zhì)的實(shí)木門，而甲方則堅持是嚴(yán)格按照合同履行的，并指責(zé)乙方要求安裝優(yōu)質(zhì)的實(shí)木門，純屬無理取鬧。其實(shí)雙方爭議的焦點(diǎn)在于：木門是否就是實(shí)木門，是否包括三合板木門。可見正是因為對標(biāo)的物名稱規(guī)定得不規(guī)范、不明確才導(dǎo)致這起糾紛的產(chǎn)生。（4）對標(biāo)的物的數(shù)量、單價、金額進(jìn)行必要的核對。對服務(wù)合同就是要明確收費(fèi)的項目，方式等（5）質(zhì)量方面的要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，以及供方對質(zhì)量負(fù)責(zé)的條件和期限，應(yīng)當(dāng)規(guī)定得明確具體。就服務(wù)合同而言，就是明確對所提供服務(wù)的具體要求。（6）關(guān)于標(biāo)的物的驗收，要嚴(yán)格規(guī)定具體的驗收程序。例如要求對方在收到標(biāo)的物以后及時簽收，如有異議應(yīng)當(dāng)在一定期限內(nèi)通知我方，否則視為我方已完成合同的履行。（7）關(guān)于結(jié)算方式及期限。采用什么樣的結(jié)算方式，對保證我方債權(quán)的實(shí)現(xiàn)有著舉足輕重的意義，這里要針對對方的履約能力（商業(yè)信譽(yù)）采取風(fēng)險系數(shù)相對小的一些履約方式。在買方用支票付款時，要按規(guī)定的程序進(jìn)行檢查，以免被買方用虛開的支票拿走標(biāo)的物。為防止對方虛開支票，可直接到出票人開戶行去持票入帳，這樣可查證該支票是否兌現(xiàn)。（8）在合同中可以明確定金條款，可有效保證我方權(quán)益。另外，違約責(zé)任條款也要本著對我方有利的原則加以明確規(guī)定。4.合同履行應(yīng)注意的問題（1）有合同并不當(dāng)然代表合同已履行。完成工作成果時應(yīng)由對方簽收回單，回單最好有對蓋章，若沒有蓋章應(yīng)有授權(quán)人簽字（可以在文面上體現(xiàn)出的授權(quán)人，如合同簽訂人、對方在合同中指定的經(jīng)辦人）。（2）若我方有付款義務(wù)，對方收款單位與合同當(dāng)事人不一致的，應(yīng)讓合同當(dāng)事人提供付款指示說明。（3）若對方讓第三方對我方付款，應(yīng)讓付款人出具代付款證明。（4）合同履行中注意留存證據(jù)。在交易過程中不注意妥善保管交易往來文件，當(dāng)糾紛發(fā)生的時候，文件不全而導(dǎo)致某些交易細(xì)節(jié)缺乏證據(jù)，或者某些文件原件丟失，只保留了復(fù)印件。因為復(fù)印件很容易偽造，復(fù)印的字跡不能進(jìn)行筆跡鑒定，因此不能單獨(dú)作為證據(jù)，當(dāng)對方不承認(rèn)該復(fù)印件時法院難以采信。（5）業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門密切溝通，對應(yīng)收帳款及時催收，防止欠款超過訴訟時效。（6）若有合同糾紛發(fā)生，應(yīng)注意收集提供以下證明合同訂立、履行、變更的證據(jù)：書面合同或口頭協(xié)議內(nèi)容及證明人證言；交付標(biāo)的物或提取標(biāo)的物的單證的證據(jù)；交付有關(guān)單證和資料的證據(jù)；接收標(biāo)的物的證據(jù)；標(biāo)的物數(shù)量、質(zhì)量異議通知的證據(jù)；樣品查封及樣品質(zhì)量的證據(jù)；第三人對標(biāo)的物主張權(quán)利的證據(jù)；合同變更、解除的證據(jù)；違約情況的證據(jù)；違約金或損失賠償數(shù)額及其他證據(jù)結(jié)合案例講解在合同的簽訂和履行過程中應(yīng)注意的事項：案例：關(guān)于無權(quán)代理的案件房屋業(yè)主甲方委托其母親，通過中介將房子賣給乙方，乙方在支付部分購房款之后，甲方（業(yè)主母親）將房屋交給乙方。后因房價上漲，甲方認(rèn)為賣房吃虧，要求乙方增加房款，乙方拒絕。甲方向法院提起訴訟，認(rèn)為其母親沒有權(quán)利賣房，因為授權(quán)委托書只列明有管理房屋等事項，并沒有明確授權(quán)賣房。在法院審理過程中發(fā)現(xiàn)，甲方曾為履行雙方的房屋買賣合同，將購房收據(jù)在開發(fā)商處換成發(fā)票后交給乙方用于購房抵扣稅款，法院綜合案件其他事實(shí)，認(rèn)定雖然委托書授權(quán)不明，但甲方有事后用行動追認(rèn)代理行為的事實(shí)，法院最終認(rèn)定雙方的買賣合同有效。提示：如果在簽訂合同時嚴(yán)格審核委托人的代理權(quán)限及事項，就不會給對方留下法律上的漏洞。案例2：關(guān)于履約方式條款對當(dāng)事人的影響某文化公司委托一家印刷廠印刷雜志，文化公司（甲方）向印刷廠（乙方）支付相應(yīng)的預(yù)付款35%。合同約定預(yù)付款支付之后的一個月之內(nèi)乙方向甲方交付相應(yīng)的印刷品，并且約定的履約方式為先送貨后付款，乙方根據(jù)合同約定將印刷品按合同規(guī)定期限之內(nèi)將印刷品送給甲方。因市場原因，甲方不欲繼續(xù)履行協(xié)議，乙方送貨時甲方拒收乙方?jīng)]有保留相應(yīng)的拒收證據(jù)。后甲方以乙方未履行合同為由，要求乙方返還預(yù)付款，并承擔(dān)違約責(zé)任。乙方有理，但卻出現(xiàn)了可能敗訴的局面。案件雖然通過艱苦努力，最終乙方勝訴，但這個案件關(guān)于履行合同的方式明顯對乙方是不利的。案例3：關(guān)于簽訂合同進(jìn)行資信調(diào)查原告為一家設(shè)備租賃公司，被告是租賃人，原告將設(shè)備租賃給被告使用，被告將貨物存放于第三方，第三方與被告有一定的關(guān)聯(lián)性，原告一直以為第三方是被告的下屬企業(yè)，之所以租給被告就是因為第三方有履行能力。合同履約過程中，原告發(fā)現(xiàn)被告沒有能力履行合同，經(jīng)過調(diào)查，第三方與被告有一定的關(guān)聯(lián)性，但在法律上完全是兩個獨(dú)立的主體，按照法律規(guī)定要求第三方承擔(dān)責(zé)任，沒有依據(jù)。本案如果出租人在簽訂合同時，進(jìn)行適當(dāng)?shù)馁Y信調(diào)查是可以避免出現(xiàn)這樣情況的。案例4：關(guān)于簽訂合同的違法性審查一家文化公司（甲方）與另一家公司（乙方）簽訂協(xié)議，就某項服務(wù)簽定協(xié)議，雙方在簽定合同中約定甲方將相應(yīng)的服務(wù)款項交付給乙方指定的賬戶，后乙方指定付款至某個人賬戶，后來因各項服務(wù)產(chǎn)生糾紛，乙方向法院起訴，要求甲方支付相應(yīng)的服務(wù)費(fèi)。甲方答辯稱乙方提供的是個人賬戶，違反法律，所以沒能付款，沒能付款的原因在乙方。經(jīng)法院審理，法院認(rèn)定該約定違反了公司法商業(yè)銀行法的強(qiáng)制性規(guī)定，屬無效條款。審查合同基本的一項是合法性審查。案例5：在履行合同過程中，由第三方付款產(chǎn)生的法律問題甲方與乙方是買賣關(guān)系，甲方向乙方購買設(shè)備，并且雙方業(yè)務(wù)時間跨度時間較長，有著長期的供貨關(guān)系。在合同履行中，甲方購買乙方的設(shè)備需要提供合同履行保證金。乙方曾通過第三方收取過部分保證金。后甲、乙方?jīng)]有繼續(xù)發(fā)生交易，涉及乙方退還甲方保證金，乙方陸續(xù)退還甲方保證金，但還有相當(dāng)部分金額沒有退還。甲方索要無果后向法院提起訴訟，乙方辯稱訴訟已過時效。甲方經(jīng)過核對銀行記錄，發(fā)現(xiàn)乙方在時效期內(nèi)通過曾收保證金的第三方退還過部分保證金。法院最終認(rèn)定，該案沒有超過訴訟時效。如果本案最后一筆款項，不是曾收過取保證金的第三人退還而是通過另外的第三方，案件會復(fù)雜的多，案件結(jié)果也很難預(yù)料。案例6：合同標(biāo)題與合同內(nèi)容不一致甲方向乙方借款人民幣100萬進(jìn)行房地產(chǎn)開發(fā)，但是寫協(xié)議時寫成了合作協(xié)議，寫成甲方、乙方將一百萬放在甲方進(jìn)行使用，三個月到期之后甲方將本息還給乙方，并以一百萬金額在甲方工程資金所占比重，進(jìn)行利潤分配和風(fēng)險承擔(dān)。后工程出現(xiàn)虧損，甲方拒不返還借款，并要求乙方按比例承擔(dān)虧損。經(jīng)一審、二審，法院最終認(rèn)定本案名為合作實(shí)際為借款。案例7：合同印章，在合同簽訂與履行時不一致某建筑公司（甲）向鋼材公司（乙）購買鋼材，買賣雙方簽訂鋼材買賣協(xié)議，協(xié)議簽定之后，鋼材公司將鋼才運(yùn)輸?shù)浇ㄖ镜墓さ?，建筑公司接收鋼材后，在送貨單上蓋章，但該章沒有備案。因鋼材款發(fā)生糾紛后，乙方將甲方訴至法院，要求支付鋼材款，甲方答辯沒有收到乙方的鋼材，乙方送貨單上的簽章也不是甲方的。訴訟時，因工程已完工，工地人員已全部撤離。法院經(jīng)過周密的調(diào)查，證實(shí)甲方收到了乙方的鋼材，最終判令乙方勝訴。印章前后不一致，合同履行中時有發(fā)生，此問題值得注意。案例8：簽訂合同的單位與收貨單位不一致甲方與乙方簽訂協(xié)議，乙方將指定甲方將貨物送到丙公司，丙公司與乙公司的名稱有兩個字是相同的。甲方將貨物送到丙公司之后，由乙方人員簽收。乙方?jīng)]能按時付款，且乙方?jīng)]有履行合同的能力。甲方將乙方和丙方訴至法院，要求乙方和丙方支付貨款，經(jīng)一審判決，法院駁回了甲方對丙方的訴訟請求。在二審中，法院經(jīng)審理發(fā)現(xiàn)乙方和丙方人員存在混同，判令丙方乙方共同償還甲方貨款。案例9：合同履行中應(yīng)保留證據(jù)甲方給乙方供應(yīng)相應(yīng)的機(jī)器設(shè)備，乙方在一個工地分包了一個工地的設(shè)備項目。甲方將設(shè)備交付給乙方這后。甲方出于對乙方的信任，沒有要求出具收據(jù)以及相應(yīng)的簽證。雙方發(fā)生糾紛，訴至法院，甲方作為原告極為被動。最終原告通過錄音取證及復(fù)雜的鑒定程序，案件才得以結(jié)束。案例10：在合同履行中傳真等產(chǎn)生的問題甲方為一制衣公司，乙為一時裝公司，甲方受乙委托包工包料生產(chǎn)一批服裝，訂單的方式是乙方通過傳真發(fā)給甲方，但是傳真號不屬于乙方公司的電話，在甲方按照乙方的標(biāo)準(zhǔn)加工完成之后，乙方拒收。為此產(chǎn)生糾紛，甲方訴至法院，要求乙方支付加工費(fèi)。乙方答辯，從沒有委托甲方加工服裝，應(yīng)駁回甲方的訴訟請求。好在甲方訴訟前，進(jìn)行了錄音證據(jù)保全，案件經(jīng)過一二審，最終判決乙方敗訴。本案涉及的傳真件問題，在履行合同時，應(yīng)引起注意。上述案例都是在簽訂履行合同過程中發(fā)生的，提醒管理人員注意，在簽訂合同的過程中，如果沒有相應(yīng)的預(yù)防和補(bǔ)救措施，權(quán)益很難得到保障。二、公司合同管理公司的合同管理，應(yīng)注意以下幾個主要問題：1.關(guān)于合同管理機(jī)構(gòu)根據(jù)公司的管理體制規(guī)定，合同管理機(jī)構(gòu)有的在業(yè)務(wù)開發(fā)部門，有的在財務(wù)部門，有的在工程部門，有的在質(zhì)量管理部門，但不管是由何部門管理，都要明確職責(zé)和權(quán)限。2.關(guān)于合同管理程序，方法與過程的控制管理程序主要是明確合同簽訂過程如何控制，避免簽訂不合法的合同。主要包括如下內(nèi)容：1）合同簽訂前的評審：首先涉及由哪個部門或哪幾個部門負(fù)責(zé)評審及評審的內(nèi)容和范圍等要明晰。評審內(nèi)容也要作明確的規(guī)定，一般應(yīng)涉及對客戶資信評估，遞交項目建議書方面的項目報價，自我評審與控制，對客戶相關(guān)要求的評審，合同風(fēng)險評估。合同風(fēng)險評估主要考慮如下方面：是否有顯示公平的條款；對方提供的合同文本對我方是否有利；對方資信是否存在風(fēng)險；客戶是否提出違法要求等。2）合同起草與簽訂誰負(fù)責(zé)合同起草與簽訂，誰負(fù)責(zé)審核與批準(zhǔn)