Excel技巧-三則技巧.doc

Excel使用技巧三則 (08/17/1999)1.兩次選定單元格 有時(shí)，我們需要在某個(gè)單元格內(nèi)連續(xù)輸入多個(gè)測(cè)試值，以查看引用此單元格的其他單元格的效果。但每次輸入一個(gè)值后按Enter鍵，活動(dòng)單元格均默認(rèn)下移一個(gè)單元格，非常不便。此時(shí)，你肯定會(huì)通過選擇“工具”“選項(xiàng)“編輯，取消“按Enter鍵移動(dòng)活動(dòng)單元格標(biāo)識(shí)框選項(xiàng)的選定來實(shí)現(xiàn)在同一單元格內(nèi)輸入許多測(cè)試值，但以后你還得將此選項(xiàng)選定，顯得比較麻煩。其實(shí)，采用兩次選定單元格方法就顯得靈活、方便： 單擊鼠標(biāo)選定單元格，然后按住Ctrl鍵再次單擊鼠標(biāo)選定此單元格（此時(shí)，單元格周圍將出現(xiàn)實(shí)線框）。 2.“Shift拖放的妙用 在拖放選定的一個(gè)或多個(gè)單元格至新的位置時(shí)，同時(shí)按住Shift鍵可以快速修改單元格內(nèi)容的次序。具體方法為：選定單元格，按下Shift鍵，移動(dòng)鼠標(biāo)指針至單元格邊緣，直至出現(xiàn)拖放指針箭頭“?，然后進(jìn)行拖放操作。上下拖拉時(shí)鼠標(biāo)在單元格間邊界處會(huì)變?yōu)橐粋€(gè)水平“工狀標(biāo)志，左右拖拉時(shí)會(huì)變?yōu)榇怪薄肮顦?biāo)志，釋放鼠標(biāo)按鈕完成操作后，單元格間的次序即發(fā)生了變化。這種簡(jiǎn)單的方法節(jié)省了幾個(gè)剪切和粘貼或拖放操作，非常方便。 3.超越工作表保護(hù)的訣竅 如果你想使用一個(gè)保護(hù)了的工作表，但又不知道其口令，有辦法嗎？有。選定工作表，選擇“編輯“復(fù)制、“粘貼，將其拷貝到一個(gè)新的工作簿中（注意：一定要新工作簿），即可超越工作表保護(hù)。Excel幫你理清文件 (12/21/1999)筆者所在的公司于去年開始貫徹標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證工作，體系建立之初，公司根據(jù)ISO9000標(biāo)準(zhǔn)編寫了約50個(gè)程序文件，而這50個(gè)文件要發(fā)給17個(gè)部門，且?guī)缀趺總€(gè)部門所發(fā)的文件都不完全相同。為便于各部門對(duì)自己的文件進(jìn)行管理，需要單獨(dú)為他們各自打印一份文件清單。當(dāng)然，你可以分別為每個(gè)部門制作清單并打印，但這樣一來工作量很大，費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。有沒有一種簡(jiǎn)便的方法，既快又好地完成這份工作呢？ 答案是肯定的，Excel的數(shù)據(jù)庫功能可以很好地解決這個(gè)問題。作為一個(gè)電子表格軟件，Excel還提供了十分有用的數(shù)據(jù)庫功能。在它的菜單欄上有一個(gè)“數(shù)據(jù)”菜單，就是專門用來進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的。諸如員工名冊(cè)、書籍檔案、唱片名錄等等，只要是內(nèi)容、格式相似的信息，都可以視作數(shù)據(jù)庫。 在本例中，解決問題的具體操作方法是： 1、進(jìn)入Excel，在工作表上按如下格式建立文件清單表頭并輸入第一個(gè)文件。2、根據(jù)事先準(zhǔn)備好的文件發(fā)放范圍表（或類似資料），將上表中員工招聘程序復(fù)制若干份（選定該行，用鼠標(biāo)拖曳填充柄復(fù)制），然后在阢發(fā)往部門”一欄中分別輸入部門名稱：總裁辦、人力資源部、技術(shù)部等等。 3、第二份、第三份文件如法炮制，直到所有的文件都輸入完畢。這時(shí)，一張匯總表就編制好了。 4、在上表中選定任一單元格，打開Excel工具欄上的“數(shù)據(jù)”菜單，選擇“篩選”，單擊子菜單中的“自動(dòng)篩選”命令。執(zhí)行“自動(dòng)篩選”命令后，在文件清單的每一列標(biāo)記的右方將出現(xiàn)一個(gè)下拉箭頭。 5、單擊“發(fā)往部門”旁的下拉箭頭，會(huì)彈出一張下拉列表，里面包含了本列中出現(xiàn)過的所有部門名稱。 6、選擇“技術(shù)部”并單擊，則篩選結(jié)果躍然于屏幕之上。此時(shí)，屏幕上顯示的就是發(fā)給技術(shù)部的所有文件清單，而與技術(shù)部無關(guān)的文件則全部被隱藏起來。 7、單擊“打印”按鈕，輸出一張文件清單。 8、單擊“發(fā)往部門”旁邊的箭頭，選取“全部”，則又回到匯總表。 采用同樣的方法，我們可以打印出其他部門的文件清單。修復(fù)受損 Excel 文件的法寶 (05/09/2000)或許你經(jīng)常遇到這樣的頭疼事：突然斷電造成你的Excel文件數(shù)據(jù)丟失；由于病毒的侵蝕，你再也無法打開一個(gè)保存著重要資料的Excel文件；由于無法預(yù)知的錯(cuò)誤，你想打開的文件成了一堆“亂碼”。數(shù)據(jù)的丟失是不可挽回的，怎么辦？試一試Excel Re-covery，或許它會(huì)給你一個(gè)意想不到的驚喜。 “小救星”能幫你恢復(fù)什么？ Excel Recovery（以下簡(jiǎn)稱ER）是一個(gè)專門修復(fù)Excel電子表格數(shù)據(jù)的文件，筆者手中的是1.0版。別看它身材短小，功能卻是非常強(qiáng)大。首先，它支持Excel 97、Excel95以及Excel 5.0等多達(dá)5種格式的Excel文件，能將損壞的表格單元數(shù)據(jù)包括文本、數(shù)字、公式值等一一恢復(fù)。其次，它能夠修補(bǔ)受損的多重分頁文件結(jié)構(gòu)。另外，它使用非常方便，ER和Excel 97做到了無縫鏈接，就像兩者合為一體一樣，你中有我，我中有你。值得一提的是，它支持多種常見的平臺(tái)：Windows 95/ 98/ NT。 怎樣擁有“小救星？ ER安裝和使用均非常簡(jiǎn)單，只要雙擊該自解壓文件，一路回車即可。在啟動(dòng)Microsoft Excel 97之后，你會(huì)發(fā)現(xiàn)在菜單“文件”下多了一項(xiàng)“Recover”，單擊這個(gè)選項(xiàng)，在彈出的文件選擇對(duì)話框中選擇你想進(jìn)行修復(fù)的Excel文件（在以前，這些文件可是被判了“死刑”，通常情況下是無法打開的）；再單擊對(duì)話框旁邊的“Recover”按鈕，ER就開始對(duì)受損的數(shù)據(jù)進(jìn)行修復(fù)。在修復(fù)過程中，ER會(huì)在窗口的底部給出時(shí)間狀態(tài)提示，文件的修復(fù)時(shí)間是和文件本身大小以及受損程度有關(guān)的（當(dāng)然也與你的機(jī)器配置也有一丁點(diǎn)兒的關(guān)系）。修復(fù)完成后，你只需將修復(fù)好的文件進(jìn)行保存，一切就大功告成了。當(dāng)然，如果你想得到完美的修復(fù)效果，ER建議你最好在保存之前動(dòng)手檢查一下，盡管在絕大多數(shù)情況下是多余的。 不僅僅是修復(fù)文件，ER也給使用Excel 95的朋友提供了一個(gè)小小的功能：在Excel 95中選擇“Recover”能起到瀏覽Excel 97文件格式的作用。 你該注意什么？ 任何一個(gè)軟件都不是萬能的