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千招百式 讓Excel用得更好(上) 微軟的Excel恐怕是現(xiàn)在僅次于Word，使用人數(shù)最多的一款辦公軟件了，因此，自然而然地也就成了大家平時(shí)關(guān)注的焦點(diǎn)。不過，正所謂“術(shù)業(yè)有專攻”，精通本職工作的您未必在使用Excel進(jìn)行日常操作時(shí)用的都是最快捷的方法。所以，今天筆者就給大家總結(jié)了30條最常用的Excel小技巧，同時(shí)也向大家隆重介紹一位Excel方面的資深專家 小飛，下面的技巧就都由小飛為大家講解啦！ （注：本文所述技巧如無(wú)特殊說(shuō)明，均指運(yùn)行于微軟Windows XP + Excel 2003環(huán)境） 1. 多工作表同時(shí)錄入技巧 【問 題】 有時(shí)我們經(jīng)常會(huì)遇到這樣一個(gè)問題，幾個(gè)工作表需要在同一位置錄入相同的數(shù)據(jù)，如果每次都是自己一個(gè)工作表一個(gè)工作表這樣錄入的話，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，有沒有什么好辦法能夠讓其他幾個(gè)工作表自動(dòng)與第一個(gè)表同步錄入呢？ 【小 飛】 其實(shí)對(duì)于這個(gè)問題，Excel的開發(fā)人員已經(jīng)早早就做好考慮了，它為我們提供了一個(gè)被稱為工作表組的功能，將幾個(gè)工作表組合到一起后，無(wú)論在其中任何一個(gè)工作表中輸入的數(shù)據(jù)，都會(huì)被自動(dòng)復(fù)制到其他工作表的相同位置。而且不光是數(shù)值，就連格式和公式也能夠自動(dòng)復(fù)制，操作的方法也很簡(jiǎn)單 【方 法】 1) 首先要按住Ctrl鍵再用鼠標(biāo)依次點(diǎn)擊每個(gè)需要組合的工作表標(biāo)簽，將它們組合在一起（工作表組合支持跳躍式選擇），操作完畢后，您會(huì)發(fā)現(xiàn)工作表的標(biāo)題區(qū)中已經(jīng)顯示了“工作組”字樣了。如圖1所示 圖1 2) 隨后在任何一個(gè)成組工作表中輸入需要的數(shù)據(jù)即可。如圖2所示 圖2 3) 等所有的數(shù)據(jù)輸入完畢后，您就可以直接在圖2成組工作表的標(biāo)簽上點(diǎn)擊右鍵，選擇“取消成組工作表”命令，這時(shí)您就會(huì)驚奇地發(fā)現(xiàn)，剛才組合為一組的Sheet1、Sheet3、Sheet4這三份工作表中的數(shù)據(jù)已經(jīng)完全一樣了。怎么樣，方便吧！ 【小提示】 成組工作表之間的自動(dòng)復(fù)制是基于行號(hào)列號(hào)來(lái)定位的，因此，無(wú)論其他同組工作表中當(dāng)前單元格是多少，都不會(huì)影響到成組表之間數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確定位。換句話說(shuō)，就是當(dāng)您在其中一個(gè)表的C7單元格中輸入一個(gè)數(shù)字“1”以后，其余的成組工作表都會(huì)在自己的C7單元格中顯示“1” 2. 一個(gè)單元格內(nèi)輸入多行數(shù)據(jù) 【問 題】 有的時(shí)候，我們需要錄入的內(nèi)容很長(zhǎng)，希望能夠在同一個(gè)單元格內(nèi)多行錄入，可Excel的單元格不同于Word，既沒有換行的命令，也不能直接用回車鍵換行，這又該怎么辦呢？ 【小 飛】 呵呵，其實(shí)Excel本身是支持用戶在一個(gè)單元格內(nèi)輸入多行數(shù)據(jù)的，只不過輸入方法與平時(shí)用法略有不同罷了。 【方 法】 1) 首先選中一個(gè)單元格，開始輸入文字 2) 當(dāng)輸入到需要換行的位置時(shí)，按動(dòng)Alt + Enter（回車）鍵，此時(shí)您就會(huì)發(fā)現(xiàn)光標(biāo)已經(jīng)自動(dòng)在格內(nèi)換了一行了，然后繼續(xù)錄入剩下的文字就可以了，呵呵，就這么簡(jiǎn)單。如圖3所示就是最終效果圖 圖3 3. 財(cái)務(wù)報(bào)表不馬虎，輕松實(shí)現(xiàn)語(yǔ)音校對(duì) 【問 題】 Excel作為一款強(qiáng)大的電子表格軟件，自然特別受到財(cái)務(wù)人員的青睞了，好多財(cái)務(wù)報(bào)表其實(shí)就是Excel制成的。但百密總有一疏，誰(shuí)也不敢保證自己在錄入龐大的數(shù)據(jù)報(bào)表時(shí)不會(huì)出現(xiàn)一點(diǎn)錯(cuò)誤，要是自己錄入時(shí)身邊能有個(gè)助手幫著自己進(jìn)行校驗(yàn)，那該有多好呀，可這樣的“美事”又怎么可能呢？ 【小 飛】 其實(shí)，Excel還真就給大家提供了這樣一位好“助手”，那就是它的語(yǔ)音校對(duì)功能，啟動(dòng)以后，您既可以選擇在報(bào)表輸入完成時(shí)一次性朗讀校對(duì)，也可以讓Excel在您每輸入完一個(gè)單元格后就朗讀出來(lái)，非常實(shí)用。相信用過之后您就一定會(huì)喜歡它的 【方 法】 1) 點(diǎn)擊“工具”菜單“語(yǔ)音顯示文本到語(yǔ)音工具欄”命令，調(diào)出語(yǔ)音工具欄 2) 如圖4所示就是該工具欄上各個(gè)按鈕的說(shuō)明 圖4 3) 使用時(shí)，只需將要校對(duì)的區(qū)域用鼠標(biāo)選中，然后再點(diǎn)擊相應(yīng)的功能按鈕就可以了。值得稱贊的是，Excel的這個(gè)朗讀功能智能化程度很高，比如它在朗讀的過程中如果遇到了標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，會(huì)自動(dòng)停頓一下，使得我們聽上去更加自然。 【小提示】 有些朋友在第一次使用語(yǔ)音朗讀功能時(shí)，會(huì)發(fā)現(xiàn)Excel讀出的全都是英文，這又是怎么回事呢？原來(lái)這是Windows XP的默認(rèn)語(yǔ)音引擎搗的鬼。要解決它也很簡(jiǎn)單，只要點(diǎn)擊“開始”菜單“設(shè)置控制面板”菜單項(xiàng)，然后再雙擊其中的“語(yǔ)音”圖標(biāo)，將“語(yǔ)音選擇”中默認(rèn)的“Microsoft Sam”引擎改為“Microsoft SimplifIEd Chinese”就可以了。如圖5所示 圖5 4. 長(zhǎng)報(bào)表如何固定表頭顯示 【問 題】 平時(shí)我們經(jīng)常會(huì)遇到一些長(zhǎng)報(bào)表的顯示問題，這些表格一般都擁有幾十、上百條記錄，顯示時(shí)一屏肯定放不完，這時(shí)就出現(xiàn)了一個(gè)問題，當(dāng)我們將報(bào)表向下拖動(dòng)時(shí)，就無(wú)法再看到表格的標(biāo)題欄了，如果趕上表格里的數(shù)據(jù)都是數(shù)字代碼的話可就“抓瞎”了，根本搞不清它們究竟代表什么含義了。如圖6所示 圖6 【小 飛】 其實(shí)要處理這個(gè)問題倒也不難，Excel為我們提供了一個(gè)窗口拆分凍結(jié)功能，可以允許我們將標(biāo)題欄“凍結(jié)”在窗口的最上方，這樣任憑我們?cè)僭趺礉L屏、翻頁(yè)也不會(huì)出現(xiàn)如圖6那樣看不到標(biāo)題行的情況了。 【方 法】 1) 點(diǎn)擊“窗口”菜單“拆分”命令，Excel的畫面會(huì)被兩個(gè)分割線分成四部分。如圖7所示 圖7 2) 用鼠標(biāo)將橫向分割線拖動(dòng)到標(biāo)題行的下側(cè)，再將縱向分割線拖動(dòng)到A列的左側(cè)（意思就是不進(jìn)行縱向分割，如果您的表格同時(shí)需要縱向分割請(qǐng)自行操作） 3) 點(diǎn)擊“窗口”菜單“凍結(jié)窗格”命令，將分割好的窗口凍結(jié)起來(lái)，這時(shí)再試著翻動(dòng)一下頁(yè)面吧，是不是再也不會(huì)看不到報(bào)表的標(biāo)題欄了。如圖8所示就是最終的效果圖 圖8 5. 快速轉(zhuǎn)換Excel的行和列 【問 題】 互換工作表中的行列也是平時(shí)較為常見的一種情況，如果使用手工轉(zhuǎn)換，不僅速度慢，還特別容易出錯(cuò)，像這種情況Excel有好的解決辦法嗎？ 【小 飛】 對(duì)于行列轉(zhuǎn)換來(lái)說(shuō)，Excel的確也給我們提供了一個(gè)簡(jiǎn)單的方法，而且用的就是平時(shí)常用的粘貼命令，只不過這次是“選擇性粘貼” 【方 法】 1) 首先選中要進(jìn)行行列轉(zhuǎn)換的表格，執(zhí)行右鍵“復(fù)制”命令。如圖9所示 圖9 2) 然后將光標(biāo)定位于新表格所在的區(qū)域，再次點(diǎn)擊右鍵，執(zhí)行“選擇性粘貼”命令，然后在彈出的如圖10所示窗口中勾選上“轉(zhuǎn)置”復(fù)選框，點(diǎn)擊確定就可以了。 圖10 3) 如圖11所示就是轉(zhuǎn)換完成的表格，看看是不是和自己想要的一模一樣呢？ 圖11 6. 不用格式刷，照樣快速?gòu)?fù)制單元格格式 【問 題】 說(shuō)起快速?gòu)?fù)制單元格的格式，大家一定都會(huì)想到使用格式刷命令，但要按小飛的說(shuō)法，這個(gè)格式刷只是在對(duì)不相鄰單元格進(jìn)行復(fù)制時(shí)效率較高，而如果要復(fù)制格式的單元格正好和原單元格挨著時(shí)，用起來(lái)反而會(huì)不方便了 【小 飛】 對(duì)于緊挨在一起的單元格如果想批量復(fù)制單元格格式，最簡(jiǎn)單的方法就是使用單元格填充柄進(jìn)行格式填充 【方 法】 1) 大家請(qǐng)先看一下如圖12這張圖表，我們的目的是想將A列的單元格顏色、字體、字號(hào)以及表格線等諸多格式都復(fù)制到其他列上，如果去使用格式刷就顯得不那么方便了。 圖12 2) 首先將A列中所有帶格式的單元格選中 3) 然后再將A列的單元格填充柄（就是選中后出現(xiàn)在最后一個(gè)單元格右下角的小黑方塊）右鍵拖動(dòng)到F列處 4) 在彈出的如圖13所示菜單中執(zhí)行“僅填充格式”命令即可。 圖13 5) 如圖14所示就是最終的效果圖。 圖14 7. Excel快速繪制斜線表格 【問 題】 大家都知道，Word軟件從2000這個(gè)版本開始就增加了一個(gè)繪制斜線表頭的功能，非常實(shí)用。但作為同樣流行的辦公軟件Excel卻直到2003版都沒有提供這個(gè)功能，難道Excel就沒法畫出斜線表格了嗎？ 【小 飛】 答案當(dāng)然是可以的，只不過得動(dòng)動(dòng)腦子換個(gè)方法來(lái)畫了，還記得“表格與邊框”里有個(gè)手畫表格功能嗎？今天咱們就用這個(gè)方法在Excel中繪制出斜線表頭來(lái) 【方 法】 1) 首先選中要繪制斜線表頭的單元格 2) 然后單擊“格式”菜單 “單元格”命令，并在彈出的“單元格格式”窗口中點(diǎn)擊“邊框”標(biāo)簽。如圖15所示 圖15 3) 點(diǎn)擊合適角度的斜線按鈕即可完成繪制操作。如圖16所示為最終效果圖 圖16 8. 數(shù)據(jù)輸入，菜單選 【問 題】 有時(shí)我們需要繪制一些帶有交互功能的工作表，允許用戶向里面填入一些數(shù)據(jù)，然后表格再去根據(jù)這些原始數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的計(jì)算分析。這就要求用戶錄入的數(shù)據(jù)必須符合一定的要求才行，而控制數(shù)據(jù)的有效性當(dāng)然不能只靠用戶自己的覺悟，最好就是能在用戶輸入時(shí)，Excel會(huì)產(chǎn)生一個(gè)下拉菜單，只允許用戶輸入菜單中預(yù)設(shè)好的這些值 【小 飛】 其實(shí)，作為一款專業(yè)的電子表格表格，Excel早已對(duì)這樣的問題設(shè)計(jì)了一系列解決方案，下拉菜單功能只是其中的一種 【方 法】 1) 將準(zhǔn)備設(shè)置數(shù)據(jù)的單元格全部選中 2) 執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單“有效性”命令 3) 在彈出的“數(shù)據(jù)有效性”窗口中將“有效性條件”設(shè)置為“序列”，并保證“提供下拉箭頭”復(fù)選框?yàn)檫x中狀態(tài)。然后在“來(lái)源”輸入框中鍵入所有的預(yù)設(shè)參數(shù)，用英文逗號(hào)分隔，最后點(diǎn)擊“確定”按鈕使其生效。如圖17所示 圖17 4) 此時(shí)，當(dāng)我們?cè)俅吸c(diǎn)擊已設(shè)好的單元格時(shí)，就會(huì)驚奇地看到，單元格右側(cè)會(huì)自動(dòng)彈出一個(gè)漂亮的下拉箭頭，點(diǎn)開以后正是我們預(yù)設(shè)好的幾個(gè)參數(shù)清單。如圖18所示 圖18 9. 函數(shù)也來(lái)玩“搜索” 【問 題】 對(duì)于一些老Excel用戶來(lái)說(shuō)，函數(shù)應(yīng)該不會(huì)一個(gè)很陌生的東西，由于它的功能十分強(qiáng)大，在用戶當(dāng)中可以說(shuō)是倍受青睞。但函數(shù)也有一個(gè)問題，那就是格式過于生硬，難以記憶，這就給大家使用函數(shù)時(shí)增添了不少麻煩，Excel對(duì)此又是如何解決呢？ 【小 飛】 其實(shí)，Excel本身對(duì)于函數(shù)是有一定搜索功能的，而且智能化程度還不錯(cuò)，有點(diǎn)像網(wǎng)絡(luò)上的搜索引擎，而它的具體位置其實(shí)就在我們每天使用的“插入函數(shù)”窗口當(dāng)中 【方 法】 1) 先將光標(biāo)定位于需要插入函數(shù)的單元格中 2) 然后點(diǎn)擊“插入”菜單 “函數(shù)”項(xiàng)，彈出插入函數(shù)窗口，在這里面我們就能清楚地看到函數(shù)搜索框。如圖19所示 圖19 3) 在搜索框中我們可以根據(jù)自己的想法簡(jiǎn)單描述出函數(shù)的作用，比如我們想查找一個(gè)具有統(tǒng)計(jì)功能的函數(shù)，那么只要在這里輸入“計(jì)數(shù)”兩個(gè)字，點(diǎn)擊“轉(zhuǎn)到”按鈕以后，Excel就會(huì)自動(dòng)推薦幾個(gè)和“計(jì)數(shù)”最相關(guān)的函數(shù)，而且當(dāng)把鼠標(biāo)點(diǎn)在每個(gè)函數(shù)上時(shí)，下面還會(huì)顯示出該函數(shù)的簡(jiǎn)單介紹以及使用格式。如圖20所示 圖20 4) 這樣，我們就能快速地在龐大的Excel函數(shù)庫(kù)中找到最合適的函數(shù)了，點(diǎn)擊“確定”按鈕以后，該函數(shù)便會(huì)自動(dòng)插入到當(dāng)前單元格中，接下來(lái)，您就可以繼續(xù)完成該函數(shù)的剩余操作了 10. 監(jiān)視其他工作表數(shù)據(jù) 【問 題】 監(jiān)視其他工作表數(shù)據(jù)在日常的工作，尤其在多工作表間調(diào)試公式時(shí)極為實(shí)用，但大家所熟知的窗口監(jiān)視方法一般有二，一是使用窗口重排命令，二是使用窗口拆分命令。其實(shí)窗口重排命令一般只對(duì)兩個(gè)獨(dú)立的工作簿文件生效，而窗口拆分命令也只是對(duì)當(dāng)前工作表生效，要想同時(shí)看到同一工作簿上不同工作表的內(nèi)容恐怕這兩種辦法都不行 【小 飛】 其實(shí)，在Excel當(dāng)中還有一個(gè)不太為人知的方法可以實(shí)現(xiàn)對(duì)同一工作簿的不同工作表的內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)控，這就是“視圖”菜單中的“監(jiān)視窗口” 【方 法】 1) 點(diǎn)擊“視圖”菜單“工具欄監(jiān)視窗口”，打開如圖21所示的“監(jiān)視窗口”對(duì)話框 圖21 2) 比如我們需要在Sheet2中的幾個(gè)單元格測(cè)試公式，而且必須在Sheet1中輸入原始數(shù)據(jù)后才能開始，那么就可以使用“監(jiān)視窗口”中的“添加監(jiān)視”按鈕將幾個(gè)需要監(jiān)視的Sheet2單元格添加進(jìn)來(lái)。如圖22所示 圖22 3) 這時(shí)，我們從圖中就可以清楚地看到Sheet2中C2、C3、C4幾個(gè)單元格中公式的設(shè)置以及當(dāng)前的數(shù)值了，可以說(shuō)一目了然，怎么樣，很好用吧？ 11. 快速進(jìn)行歐元轉(zhuǎn)換 【問 題】 歐元在所有的貨幣單位里應(yīng)該可以算是比較新的一員了，作為一名涉外財(cái)務(wù)人員，可能經(jīng)常需要在各個(gè)歐盟成員國(guó)貨幣之間做些換算，可想而知，這個(gè)工作量是很大的，Excel能幫我這個(gè)忙嗎？ 【小 飛】 其實(shí)自1999年歐元啟動(dòng)以后，這個(gè)新的貨幣單位就開始被各種電子軟件所支持了，就拿現(xiàn)在的Excel 2003來(lái)說(shuō)吧，它現(xiàn)在不僅可以像人民幣一樣輕松地顯示歐元符號(hào)，而且還內(nèi)置了一系列實(shí)用的歐元轉(zhuǎn)換工具，下面就跟隨小飛一起來(lái)看一看吧 【方 法】 1) 由于Excel的默認(rèn)安裝里是不包括歐元工具的，所以要想使用這項(xiàng)功能還必須得手工添加一遍。點(diǎn)擊“工具”菜單“加載宏”命令進(jìn)入如圖23所示的“加載宏”對(duì)話框 圖23 2) 勾選其中的“歐元工具”復(fù)選框，然后點(diǎn)擊“確定”按鈕進(jìn)行安裝（這期間可能需要您插入Office 2003安裝光盤） 3) 安裝完成以后您就可以在工具欄和“工具”菜單里找到一個(gè)“歐元轉(zhuǎn)換”圖標(biāo)了，如圖24所示 圖24 ) 轉(zhuǎn)換工具的使用也很簡(jiǎn)單，只要先將待轉(zhuǎn)換成員國(guó)貨幣的位置和歐元貨幣的輸出位置指定好，再設(shè)定具體由哪兩種貨幣之間進(jìn)行轉(zhuǎn)換就可以了，如圖25所示 圖25 5) 如圖26所示就是轉(zhuǎn)換后的結(jié)果，怎么樣？還滿意吧 圖26 12. 輕松玩轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)“分列式” 【問 題】 在一些復(fù)雜的數(shù)據(jù)計(jì)算當(dāng)中，我們可能需要將原來(lái)在一個(gè)單元格中的多個(gè)數(shù)據(jù)劃撥到兩個(gè)或更多的單元格之中，同其他操作一樣，如果表格里的數(shù)據(jù)繁多，那么光是人工分撥的工作量就是難以想象的 【小 飛】 呵呵，可別忘了，計(jì)算機(jī)最大的優(yōu)點(diǎn)就是可以幫助我們快速完成大量的重復(fù)性工作。而對(duì)于數(shù)據(jù)分撥，自然也是不在話下，而且經(jīng)過不同的設(shè)置，它還能識(shí)別不同的分隔符號(hào)，令分撥的效率更高 【方 法】 1) 本例我們要分撥如圖27所示的B列單元格（從里面大家可以觀察到待分?jǐn)?shù)據(jù)都是用標(biāo)準(zhǔn)的逗號(hào)分隔的） 圖27 2) 首先用鼠標(biāo)選中要分撥的單元格（切記，分撥命令只對(duì)單列多行單元格有效，如果是多列單元格，必須分次進(jìn)行） 3) 然后執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單“分列”命令，根據(jù)這些數(shù)據(jù)的特征，將“原始數(shù)據(jù)類型”選為“分隔符號(hào)”后點(diǎn)擊“下一步”按鈕。如圖28所示 圖28 4) 在第2步中繼續(xù)根據(jù)數(shù)據(jù)的特征指定好符號(hào)的類型，比如本例就設(shè)置成了“逗號(hào)”，此時(shí)如果一切無(wú)誤，底下的數(shù)據(jù)預(yù)覽區(qū)中就會(huì)顯示出分列后