資料室管理制度

1、河南省公路工程局集團有限公司連霍洛三段改擴建工程TJ3標(biāo)項目經(jīng)理部資料管理規(guī)定為規(guī)范項目資料管理，有效地利用和保護資料，全面反映項目施工管理各項活動的歷史記錄，全面記錄各項施工過程資料，為施工管理提供詳盡的過程管理記錄，特制定本規(guī)定，各部門、班組必須按本規(guī)定認真做好資料管理工作。一、資料歸檔范圍：本規(guī)定所指的資料是指過去和現(xiàn)在的公司各級部門和員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、技術(shù)資料、電腦盤片、膠卷、榮譽實物、書籍、證件等不同形式的歷史記錄。擬出各部門歸檔目錄，提交資料管理員，按照資料性質(zhì)予以收集、分類、歸檔。1

2、合同部：資格預(yù)審文件；招標(biāo)文件，即招標(biāo)辦、甲方發(fā)放的所有紙質(zhì)文件和電子版文件；投標(biāo)文件，即設(shè)計方案、設(shè)計說明、深化設(shè)計說明、展項設(shè)計技術(shù)說明、方案施工圖、設(shè)計效果圖、技術(shù)標(biāo)、綜合標(biāo)電子文檔。2、預(yù)算部：項目多媒體互動軟件的投標(biāo)文件（商務(wù)標(biāo)）；項目的所有設(shè)計文件、圖紙、說明書等；投標(biāo)答疑文件a 自己公司提出的b 代理公司或甲方回答；資料齊全、準確后，于五日內(nèi)到資料室登記存檔。3工程部：各項目工程中標(biāo)通知書；工程的施工合同；承包協(xié)議；管理施工、竣工驗收等方面的的資料及外購設(shè)備儀器的隨箱全套資料，由拆箱負責(zé)人收集齊全，及時移交公司資料管理員，統(tǒng)一保管。4辦公室：公司管理機構(gòu)形成的各種規(guī)章、制度、會議

3、、決策、會議紀要、申請、批復(fù)、通報、報告、通知、函等，以及各類外來文件等。二、資料歸檔制度：1本公司資料面廣量大，項目部分散，為了保證資料的質(zhì)量和有利于查閱，故實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理。公司資料管理由辦公室設(shè)置專管崗位，統(tǒng)一收集，分類歸檔。公司各部門及項目部必須指定專人負責(zé)（各項目部由資料員負責(zé)），因為他們熟悉文件材料的形成過程、內(nèi)在聯(lián)系和保存價值，他們擔(dān)負起歸檔工作才能更有利。各部門及個人原則上不保留任何資料，如確實需要備用的可保留復(fù)印件，各部門把指派人員名單上報辦公室，以后人員如有更換請及時通知。2各有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)要重視工程文件資料的形成、積累、整理和歸檔工作，在每一工程項目從招標(biāo)、投標(biāo)、施工

4、、竣工工作告一段落之后，應(yīng)歸檔的工程資料必須歸檔，沒有完整、準確的資料歸檔不算完成任務(wù)。 3市場部每接到一個新的中標(biāo)項目，需向胡副總、工程部、辦公室三個部門下發(fā)中標(biāo)項目內(nèi)部通知單，以備各個部門及時準備相應(yīng)的資料。4歸檔的文件材料，要做到齊全、完整、準確。文字材料必須字跡清晰，不得用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫紙書寫，否則資料管理人員不予接收。項目工程類歸檔必須包括以下內(nèi)容：資格預(yù)審文件招標(biāo)文件、圖紙投標(biāo)答疑：a自己公司提出的；b代理公司或甲方回答投標(biāo)文件（電子檔或紙質(zhì)文件）工程中標(biāo)通知書工程施工合同承包協(xié)議工程竣工驗收單及備案5. 工程獲獎證書由辦公室印章管理員歸檔，不放入資料室。6資料歸檔的時間：辦公

5、室指派專人負責(zé)平時的資料保管和整理，每月對公司資料室進行歸檔操作。各工程項目在施工中形成的資料在單位工程竣工后兩個月內(nèi)由資料員對公司資料室進行歸檔操作。 7文件材料歸檔時，應(yīng)由歸檔部門編制資料歸檔清單，記錄文件資料是否完整。若有缺失，及時向該項負責(zé)人追討。8掛靠項目部資料必須歸檔，資料不歸檔，財務(wù)不支付工程決算款。三、保存期限：1永久保存：公司證照；各級批文；印鑒；單位工程竣工資料；公司年度經(jīng)營計劃、經(jīng)營總結(jié)；年度財務(wù)報表；技術(shù)資料；不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；人力資源資料；大型活動圖片、音像資料；其他核定須永久保存的文書。2十五年保存：會計憑證；其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。(其它財務(wù)資料

6、的保存期限按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行)3五年保存：期滿或解除的合同協(xié)議；完結(jié)后的項目普通方案、資料；其他經(jīng)核定須保存五年的文書。4一年保存：部門工作計劃及工作總結(jié)；完結(jié)后的部門請求報告；完結(jié)后無長期保存必要文書。5所有文件期滿銷毀后必須保留電子檔文件。四、借閱：1普通資料借用：公司內(nèi)部人員借用資料，都必須填寫借用登記表，注明借用時間、文件名稱、文號、份數(shù)、歸還時間，并經(jīng)借用人簽字確認。2受控資料借用：公司內(nèi)部人員借用受控資料，須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可辦理借用手續(xù)。3外部人員借用：公司外部人員借用本公司資料均須經(jīng)過總經(jīng)理批準方可借用。4歸還：借用者按時歸還借用資料，若到期未還，資料管理員必須及時予以追討，并

7、于資料歸還時仔細檢查資料是否完整，若發(fā)生丟失、泄密或其他損壞行為由借用者承擔(dān)責(zé)任，視情節(jié)輕重予以處理。五、銷毀：任何部門或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司資料；保存期滿的資料，經(jīng)有關(guān)部門審核，報總經(jīng)理批準給予銷毀，由審核人及經(jīng)辦人簽字確認以備后查。六、責(zé)任：公司資料屬于公司財產(chǎn)，任何人不得據(jù)為己有和外泄。有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予扣薪處理，構(gòu)成犯罪的依法追究：1毀壞、丟失或擅自銷毀公司資料；2擅自向外界提供、摘抄公司資料；3涂改、偽造資料；4未及時上報歸檔或資料管理不善者。七、本制度經(jīng)辦公室人員起草，經(jīng)董事長核定、批準后發(fā)布施行，辦公室人員對其負有解釋權(quán)。工程資料歸檔清單No: 項目名稱：項目負責(zé)人