Excel使用“插入函數(shù)”對話框.ppt

1、假設 Excel 已打開，您看到一組雜亂的姓名。可以使用一個公式確保只有每個單詞的首字母大寫，而不用單獨進行數(shù)十或數(shù)百次更改。首先，在 B2 單元格中鍵入該公式： =PROPER(A2) 等號 (=) 告訴 Excel 這是一個公式。PROPER 函數(shù)是一個預寫公式，它的作用是將單元格中每個單詞的首字母大寫，并將所有其他字母更改為小寫，很多人名和地名都采用這種樣式。使用括號將函數(shù)與其參數(shù)分開，參數(shù)告訴 PROPER 對哪些內容進行處理。A2 是一個單元格引用。 公式計算的結果將是在 B2 單元格中顯示的 Nancy 的姓和名，首字母大寫。 注意 在本課末尾的練習單元中，您有機會使用 LOWER

2、 和 UPPER 函數(shù)（此處不對此進行說明）將文本更改為全部小寫以及將文本更改為全部大寫。,若要采用同樣的方式更改其余的姓名，通過復制剛才使用的公式比鍵入新公式來修改每個姓名要快得多。 您可以選擇 B2 單元格，它包含要復制的公式，然后將鼠標指針定位到該單元格的右下角，直至出現(xiàn)黑色十字線“+”。 然后沿列向下拖動“填充柄” ，在 B8 單元格的底部停止拖動。該公式隨填充柄移動，并引用其所在行中的文本。釋放填充柄后，將在 B 列顯示所有修改后的姓名。如果您自己進行更改，可能會達到同樣的正確性，但絕不會這么快完成任務。,您具有一組整齊的姓名后，也許不再需要那組雜亂的姓名了?？梢酝ㄟ^在舊組上面粘貼新

3、組來刪除它。同時，您也可刪除 B 列中的公式。雖然 B 列現(xiàn)在好像包括文本，但是任意單擊這些姓名都將在“編輯欄” 中顯示公式，如圖例所示。因為 B 列實際包括公式，所以您不能在那里復制或排序文本。 在本課末尾的練習單元中，您將發(fā)現(xiàn)完成整個過程的時間比列出這些步驟的時間要少得多： 您可以復制 B 列中的姓名。 然后，您可以單擊 A2 單元格，再單擊“常用”工具欄上“粘貼”按鈕 右邊的箭頭，然后單擊“值”以粘貼大寫字母的姓名，但不粘貼它們的公式。 然后可以刪除 B 列中的內容。,在從其他程序導入到 Excel 的文本中，會有一些錯誤的多余空格，如圖例所示。要刪除這些空格，與前面一樣，從一個單元格開

4、始，在 B2 單元格中鍵入該公式： =TRIM(A2) TRIM 函數(shù)將刪除文本中除單詞間的一個空格外的所有空格。 鍵入該公式并將它沿列向下復制到整列后，可以像前面一樣通過在舊文本上粘貼新文本來刪除它。同時，您也可刪除公式。在本課末尾的練習單元中，您可以試用這些步驟。,您可以使用一個公式同時解決首字母不正確的情形和刪除多余的空格。為此，在 B2 單元格中，您可以鍵入“嵌套”公式，它使用一個函數(shù)的結果作為另一個函數(shù)的參數(shù)： =PROPER(TRIM(A2) 使用一組括號分隔 TRIM 參數(shù)與 PROPER。使用另一組括號分隔單元格引用 (A2)，該單元格引用告訴 TRIM 和 PROPER 對哪

5、些內容進行處理。 注意 本課程中介紹的這些函數(shù)只是 Excel 中眾多函數(shù)中非常小的一部分。在“查找函數(shù)和輸入?yún)?shù)”中，您可以了解到下列內容：如何查找其他函數(shù)，以便利用這些函數(shù)執(zhí)行各種類型的任務。,假設您編寫了一列標題，要將它們發(fā)布到您的網站上，并且它們不能超過 40 個字符（字母、數(shù)字和空格）。為了確保字符數(shù)不超出此范圍，可以在 B1 單元格中鍵入該公式： =LEN(A1) LEN 函數(shù)將得出 A1 單元格中的字符數(shù)并報告結果，結果是 35。 下一步應該沿列向下復制 B1 單元格中的公式，以便得出其他單元格中的字符數(shù)。在本課末尾的練習單元中，您有機會試用該函數(shù)。,在本例中，已經將某個文本文件

6、導入到 Excel 中。姓和名分別在兩列中。要將信息合并到一個單元格中，要使用一個與以前不大相同的公式。它使用連字符 (&) 運算符而不是用函數(shù)。您需要在 C2 單元格中鍵入該公式： =A2& &B2 連字符告訴 Excel 將 A2 單元格中的文本、一個空格（由它兩邊的引號標識）和 B2 單元格中的文本合并起來。 要將其他姓名合并到 C 列的其他單元格中，您需要沿列向下復制該公式。 注意 使用 CONCATENATE 函數(shù)可以進行同樣的操作: =CONCATENATE(A2, ,B2)，不過，只鍵入連字符，操作速度更快。另外，“Concatenate”的含義就是合并，您猜到了嗎？,假設主工作

7、表中的姓名已經復制到另一個工作表中。經過一段時間，可能發(fā)生一些更改，您可能需要比較這兩組姓名以找出差異。 您需要將第二組姓名復制到主工作表中，然后在 C2 單元格中鍵入該公式： =EXACT(A2,B2) EXACT 函數(shù)將比較這兩個單元格中的文本。如果單元格的內容完全相同，它將顯示 TRUE，如果單元格的內容不完全相同，則顯示 FALSE。EXACT 函數(shù)區(qū)分大小寫（即，它認為大寫字母不同于小寫字母），但是它不考慮諸如粗體或斜體等格式的差異。 該公式的結果是 FALSE，因為 A2 和 B2 單元格中“Davolio”的拼寫不同。 要比較其余的姓名，需要沿列向下復制該公式。,由于 A 列的每

8、個單元格中有三類不同的信息，所以 A 列使用起來不方便。要將訂單 ID 分隔到只包括訂單 ID 的列中，需要在 B2 單元格中鍵入該公式： =LEFT(A2,5) LEFT 函數(shù)找到并顯示單元格中的第一個字符到您指定個數(shù)的字符。例如，訂單 ID 包括 5 個字符，所以 LEFT 在 A2 單元格中從左邊開始查找前五個字符，并將結果顯示在 B2 單元格中。 為了獲得整組訂單 ID，需要沿列向下復制公式。然后，如果不再需要復制的公式，則刪除它們，并保留列中的結果。（在上節(jié)課的練習單元中，您已經學習過如何進行該操作。）,要創(chuàng)建只包括價格的組，需要在 B2 單元格中鍵入該公式： =RIGHT(A2,6

9、) RIGHT 函數(shù)找到并顯示單元格中的最后一個字符到您指定個數(shù)的字符。在本例中，價格總是包括 6 個字符（包括人民幣符號），所以 RIGHT 在 A2 單元格中從右邊開始查找后六個字符，并將結果顯示在 B2 單元格中。 為了完成整個組，需要沿列向下復制該公式。然后您可以刪除公式，只保留結果。,假設您正在準備郵寄列表，方法是將一個單元格中的名字和姓分隔到它們自己的單元格中，以便在套用信函的稱呼中可以使用名字，也可以使用姓。 與訂單 ID 號不同，名字的長度可以不同，所以使用特定數(shù)量字符的公式不能用在此處。要分隔名字，需要在 B2 單元格中鍵入該公式： =LEFT(A2,FIND( ,A2)-1) 引號間的空格告訴 FIND 函數(shù)查找 A2 單元格中的空格。（-1 參數(shù)的作用是從結果中刪除空格自身。）這樣，LEFT 函數(shù)可以使用該結果顯示空格左邊的文本。所顯示的文本即為名字。 為了完成這一組名字，需要沿列向下復制該公式。然后您可以刪除公式，只保留結果。,如果姓的長度不同，Excel 如何識別某個姓呢？Excel 根據(jù)姓跟在空格后面來識別它。要分隔姓，需要在 B2 單元格中鍵入該公式： =RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND( ,A2) 該公式使用 LEN 函數(shù)計算 A2 單元格中文本的長度：13 個字符。然后，F(xiàn)IND 函數(shù)將確定 A2 單元格中空格 ( )