文件與資料管理控制培訓(xùn)資料.ppt

1、文件與資料(含記錄)管理控制程序培訓(xùn) 制作:柯江飛 品質(zhì)部 2011-06-02,態(tài)度 意識 行為 結(jié)果,目 錄,一、前言 二、培訓(xùn)的目的 三、文件（含記錄）的管控方法 四、文件的5S管理 五、現(xiàn)場提問,前言,ISO 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)倡導(dǎo)的是“文件化程序和文件化的質(zhì)量管理體系”，因此要求“企業(yè)和組織按標(biāo)準(zhǔn)的要求建立質(zhì)量管理體系，形成文件，加以實施和保持，并持續(xù)改進(jìn)其有效性”；（那么我們應(yīng)該建立哪些文件，和怎樣對建立的文件進(jìn)行儲存維護(hù)呢？） 公司運(yùn)行和認(rèn)證的品質(zhì)管理體系是ISO9001：2008 ， 而該國際標(biāo)準(zhǔn)所要求的程序文件是（六個或少于六個合并）：4.2.3，4.2.4，8.2.2，8.3，8.5

2、.2，8.5.3（條文） 文件與資料管理控制程序、記錄控制程序、內(nèi)部審核控制程序、不合格品控制程序、糾正措施控制、預(yù)防措施控制程序 ISO是國際標(biāo)準(zhǔn)化組織的簡稱，它是個民間組織,培訓(xùn)的目的,能熟悉本公司品質(zhì)管理系統(tǒng)中文件和資料的控制方法和程序,確保其制定、審核、發(fā)行、修訂、更新均受控制。另保持相關(guān)記錄是為監(jiān)控產(chǎn)品質(zhì)量是否達(dá)到規(guī)定要求和質(zhì)量體系是否充分有效運(yùn)作提供證據(jù); 另為適應(yīng)公司文件資料管理的需要，提高文件資料管理工作正規(guī)化、規(guī)范化水平，特進(jìn)行本次培訓(xùn);,文件（記錄）的管控,ISO系統(tǒng)文件架構(gòu),質(zhì)量手冊（階） 控制程序（階） 作業(yè)文件（階） 表單記錄（階）,記錄是特殊的文件,文件（記錄）的管

3、控,文件制訂、審核、批準(zhǔn)的權(quán)限,文件（記錄）的管控,文件采用的段式（二階與部分三階文件） 通常為七段式或八段式 七段式為：目的、范圍、引用文件、定義、權(quán)責(zé)、 程序、附件 八段式為：目的、范圍、權(quán)責(zé)、定義、程序、 相關(guān)文件與資料(引用文件)、使用表 單、附件,文件（記錄）的管控,文件的受控文件發(fā)行流程,文件（記錄）的管控,文件更改作廢流程圖,文件（記錄）的管控,文件的編號原則,流水號,工段號,型 號,部門代碼,文件類別,文件（記錄）的管控,文件與記錄的保存期限 1、作廢文件至少需保留一份(套),蓋上藍(lán)色“作廢文件”印章, 作廢文件自作廢日期起至少需保存三年. （針對文控中心的文件或部門發(fā)行的受控

4、文件）具體詳見 2、品質(zhì)記錄保存的期限 至少需要保留一年，一般企業(yè)的通常應(yīng)保留三年； 詳見,文件（記錄）的管控,記錄的管理的要素： 記錄識別 記錄填寫(不是為了記錄而記錄) 記錄收集 記錄之編目及歸檔 記錄之儲存及維護(hù) 過期記錄之處理,文件（記錄）的管控,記錄識別的要素： 記錄名稱 部門識別(如有需要) 填寫日期 填寫記錄之人姓名(如有需要)和審核記錄之人姓名 產(chǎn)品型號(只適用于生產(chǎn)、檢查及測試記錄) 制單編號(只適用于生產(chǎn)、檢查及測試記錄) 設(shè)備編號(只適用于所有有關(guān)生產(chǎn)及檢測設(shè)備之記錄) 供應(yīng)商名稱及編號(只適用于所有關(guān)于供應(yīng)商之記錄) 客戶名稱及編號(只適用于所有關(guān)于客戶之記錄),文件的

5、5S管理,文件的管理應(yīng)采用5S管理的方法來進(jìn)行管理（如：文件的歸檔、分類、編目、排列、 保管、舊版本回收及銷毀制度等） 1、文檔的整理 2、文檔的整頓 3、文檔的清掃 4、文檔的清潔 5、素養(yǎng),文件的5S管理,1、文檔的整理(區(qū)分要與不要) (1) 與工作無關(guān)的文件資料及時清理出去, 且處理掉。 (2) 工作場所不存在不用的文件資料。 (3) 工作場所不存在失效、過期的文件資料。 (4) 工作場所不存在可能誤用的文件資料。,案例（一）,在一次整理中發(fā)現(xiàn),小王在過去兩年時收集了50多本資料放在柜子里.你問為何不把它扔掉.他還宣稱要把這些資料保存起來作日后在看.你再問他這50多本資料哪些是你真正需

6、要的,他說都需要.最后換一個問法:在過去一年里這50多本資料有多少你重未碰過?他竟然說:大概40多本吧.,案例（一）,由此可見有小王只是“想要”并非需要. 在整理中我們需要分清楚哪些是想要的物品、哪些是需要的物品，我們只留下需要的物品，而不是留下想要的物品。 請問在整理中你是否也存在著同樣的想法呢？我們的現(xiàn)場中是否隨處可見不需要的資料呢？,文件的5S管理,2、文件的整頓(科學(xué)布局，取用快捷)“三要素:場 所、方法、標(biāo)識”與“三定：定點、定容/量、定品目” (1) 常用的文件資料，放在工作現(xiàn)場附近， 取用方便。 (2) 現(xiàn)場文件資料、區(qū)域有標(biāo)識：如名稱、 位置。 (3) 何處該有何文件資料一目了

7、然(放錯時易 發(fā)現(xiàn))。,案例（二）,某生產(chǎn)線在工具管理方面非常薄弱，僅用個簡單的箱子放置，再加上員工未能養(yǎng)成良好的習(xí)慣，常常沒有及時將用完的工具很好的歸位，往往造成工具要到使用時才匆忙維修，甚至找不到工具等諸多浪費(fèi)。 后來5S管理員建議將各種工具按大小分類，采用三層工具柜放置，底層放最重、最大的工具；中層放適中的工具，上層放小的工具，,案例（二）,并制作標(biāo)識說明每層所放置工具的名稱及數(shù)量。嚴(yán)格要求大家實行自取自放定位放置，并要求大家將使用過程中發(fā)現(xiàn)有問題的工具集中放置在工具旁的箱子里做好登記，每天派專人對工具進(jìn)行送修。實行一段時間后某生產(chǎn)線的工具管理取得了顯著的進(jìn)步。 在工作過程中您是否也經(jīng)常

8、有找不到文件或找到的文件是不適用的經(jīng)歷？,文件的5S管理,3、文件的清掃（清除垃圾，美化環(huán)境；清掃就是點檢） （1）將文件資料放置場所及文件資料本身清 掃干凈； （2）保持文件資料放置場所干凈、亮麗的環(huán) 境。,案例（三）,小張訪問某家電腦零件加工廠，在廠入口的一間房屋里，戴上白色帽子，再換上干凈的拖鞋才進(jìn)去。該廠對灰塵、垃圾的管制可以說相當(dāng)嚴(yán)格，讓小張感到佩服。但是當(dāng)小張目不轉(zhuǎn)睛地注視時，卻發(fā)現(xiàn)了出乎意料的事情：作業(yè)臺上日光燈的罩子積了一層灰塵，都可以在上面寫字了。用來送風(fēng)的百頁扇也積了許多灰塵，好象很久都沒有掃除了。你們一般的觀念是，把垃圾掃起來，把臟的地方弄干凈就是清掃了，但是企業(yè)所需的不

9、是,案例（三）,這種表面上的工作。“清掃是用心來做的”，即使已經(jīng)打掃過了，但只要地面上還有粉屑，走起來還有沙沙的聲音，同時還有漏油的痕跡，作業(yè)指導(dǎo)書黑呼呼的，寫些什么也不清楚，那么清掃工作還得繼續(xù)。寺廟里的木板走廊之所以光光亮亮的，是因為寺廟的師父經(jīng)常地辛苦擦拭。 我們的現(xiàn)場文件是否也有積了很厚灰塵的呢？,文件的5S管理,4、文件的清潔（潔凈環(huán)境，貫徹到底） (1) 將3S “整理、整頓、清掃”實施的做法 規(guī)范化，并貫徹執(zhí)行及維持結(jié)果。,案例（四）,曾有一家企業(yè)在推行5S活動一階段后難以持續(xù)下去了，邀請一位專家到廠進(jìn)行診斷。在了解現(xiàn)場過程中，5S專家發(fā)現(xiàn)許多清掃用具隨意放置。詢問主管為何會出現(xiàn)如此狀況，主管回答說：“可能是剛剛被破壞的，剛才還是挺整潔的”。可見主管沒有任何的責(zé)任感。同時也發(fā)現(xiàn)機(jī)器底部非常臟污，清掃員工對問題的解釋是怕清掃機(jī)器底部時會發(fā)生漏電。,案例（四）,乍一聽起來似乎也有一點道理，實則是在狡辯。 5S要較好的持續(xù)進(jìn)行，正確的意識觀念尤為重要。清潔并沒有具體方法，僅是結(jié)果、狀態(tài)的呈現(xiàn)。任何人都要對責(zé)任區(qū)域負(fù)起責(zé)任來，清潔要達(dá)到猶如每天刷牙、洗澡的習(xí)慣一般。 在平時工作過程中您是否也遇到過同樣的現(xiàn)象呢？,文件的5S管理,5、素養(yǎng)（形成制度，養(yǎng)成習(xí)慣） (1) 培養(yǎng)具有好習(xí)慣、遵守規(guī)則的員工。