企業(yè)檔案管理業(yè)務流程模版(ppt 38頁).ppt

1、第四章 企業(yè)檔案管理業(yè)務流程,本章主要內容,企業(yè)檔案的收集與進館 企業(yè)檔案的整理 企業(yè)檔案的鑒定與保管 企業(yè)檔案的統(tǒng)計與利用,第一節(jié) 企業(yè)檔案的收集與進館,收集工作 企業(yè)文件進館工作 企業(yè)產權變動過程中檔案的歸屬與流向 國有企業(yè)產權變動中檔案的流向 國有破產企業(yè)檔案的流向,本企業(yè)業(yè)務職能部門移交文件歸檔 外單位轉讓或移交 企業(yè)人員非職務活動中形成檔案的寄存、捐贈或轉讓 面向社會收集、征集相關材料,一、收集工作,（一）企業(yè)檔案的收集渠道,承辦部門將檔案移交（接收）登記表隨同歸檔文件一起向檔案部門移交 檔案部門接收檔案時，要認真核對檔案移交（接收）登記表，并檢查整理質量 移交清冊雙方各保留一份,（

2、二）歸檔范圍內文件材料的接收,接收所屬單位因產權變動無規(guī)定接收單位卻有保存價值的檔案 根據管理權限接收無法人資格的所屬單位檔案 根據企業(yè)需要，收集宣傳報道本單位的新聞資料 根據研發(fā)、市場競爭等需要，收集可供分析研究的資料 根據企業(yè)歷史研究需要，向社會、離退休人員收集征集的檔案資料,（三）有關檔案資料的收集,企業(yè)文件現行期滿，系統(tǒng)整理后移交給企業(yè)檔案館 企業(yè)檔案館（室）依法向國家有關檔案館移交有關檔案,二、企業(yè)文件進館工作 （一）企業(yè)文件進館工作有二方面內容,以法律法規(guī)為準繩，謀求檔案信息資源整體效益的最佳化 采取多種措施，實現對企業(yè)檔案信息資源的控制 明確進館范圍、質量要求、手續(xù),（二）企業(yè)檔

3、案進館工作的要求,在大中城市規(guī)劃區(qū)內進行建設的企業(yè)，按城市建設檔案歸屬與流向暫行規(guī)定向城建檔案館移交有關檔案 處于資產和產權變動中的企業(yè)，按照或參考國有企業(yè)資產與產權變動檔案處置暫行辦法，向有關的檔案館移交,（三）企業(yè)向國家有關檔案館移交檔案的范圍,（四）移交的檔案包括兩個方面,企業(yè)資產與產權變動檔案 企業(yè)資產與產權變動過程中形成的檔案,（五）企業(yè)集團檔案館的進館范圍,集團總部形成的文件 核心企業(yè)形成的文件 其他成員企業(yè)形成的重要檔案 從外單位、個人等處收集來的對集團有重要參考價值的資料,隨實物走 收進（寄存）所在地的國家檔案館 收進專業(yè)主管部門,三、企業(yè)資產產權變動過程中檔案的歸屬與流向,國

4、有企業(yè)資產與產權變動檔案處置暫行辦法,四、國有企業(yè)產權變動中檔案的流向,（一）國有企業(yè)之間兼并的，被兼并企業(yè)的檔案歸屬于兼并企業(yè)或新設置的企業(yè)，由兼并方統(tǒng)一管理，單獨保存。 國有企業(yè)與國有企業(yè)合并，其檔案處置按國有企業(yè)之間兼并的檔案處理辦法辦理。,（二）國有企業(yè)被集體、私營和中外合資、合作等非國有企業(yè)兼并的，其黨群工作、行政管理、生產技術管理等類檔案按隸屬關系移交企業(yè)主管部門或寄存所在地國家檔案館，也可由企業(yè)主管部門或所在地檔案管理部門指定有關的企業(yè)代為保管。,（一）破產企業(yè)屬產權范疇的科研、基建、設備、產品檔案隨產權的變更而轉移；其他檔案應當移交給企業(yè)主管部門管理；無企業(yè)主管部門的應當按管理

5、權限移交給市或區(qū)縣綜合檔案館代為保管。 （二）破產企業(yè)被拍賣的，記載國有資產的檔案須經資產評估后以轉讓給對方；企業(yè)黨群工,五、國有破產企業(yè)檔案的流向,作、行政管理、經營管理檔案及會計檔案等不需要轉讓的移交給企業(yè)主管部門管理，或由市、區(qū)縣綜合檔案館代為保管。破產企業(yè)產權出讓給中外合資、合作企業(yè)的，不需轉讓的檔案可移交原企業(yè)主管部門管理。 （三）破產企業(yè)檔案清理移交工作應當與國有資產清算移交工作同步進行。,（四）下列破產企業(yè)的檔案應當由市或區(qū)縣綜合檔案館無償接收： 歷史悠久且在本地區(qū)的工商企業(yè)發(fā)展史上有影響的 新中國成立前企業(yè)的歷史檔案已經被市或區(qū)縣綜合檔案館接收進館的 對本地區(qū)經濟建設曾起著重要

6、影響并具有一定地位和作用屬本市、本地區(qū)首家破產的,第二節(jié) 企業(yè)檔案的整理,文件材料整理 檔案整理方法 全宗卷,遵循文件材料形成規(guī)律，保持有機聯(lián)系，符合有關標準、規(guī)范要求 文件材料一般按事由結合時間或文件的重要程度排列 具有成套性特點的文件材料按項目、專業(yè)等分階段或過程排列 圖文并存的文件材料按文字在前，圖樣在后次序排列 不同載體形式的文件材料應分別排列 非紙質載體應編寫時間、地點、事由、人物等文字說明 根據需要填寫相應目錄、備考表等,一、文件材料整理,制定統(tǒng)一的分類方案 分類方案應保持相對穩(wěn)定性和可擴充性，同時附分類說明 根據分類方案設定類別符號 明確全宗內檔案排列方法 根據分類方案擬定檔號編

7、制方案,二、檔案整理方法,全宗號由企業(yè)根據本企業(yè)產權變更情況自行設定 分類號是根據分類方案設定的類別符號 案卷號是根據排列要求編制的案卷順序流水號 紙質檔案應與對應的非紙質載體檔案設立互見號 根據需要填寫檔案盒封面、脊背,全宗卷是檔案部門在管理某一全宗過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的有關文件材料所組成的專門案卷。 檔案部門應對企業(yè)每個全宗檔案建立全宗卷 全宗卷的主要內容： 接收、移交目錄、記錄、說明 分類、檔號編制方案、說明 檔案鑒定委員會名單、保管期限表、鑒定意見、銷毀檔案的請示與批復、銷毀清冊,三、全宗卷,安全記錄、重點檔案的保護措施、受損檔案的搶救與修復情況 檔案收進、移出情況、檔

8、案利用情況、館藏檔案情況等管理臺賬 全宗指南（介紹）、利用權限說明、檔案利用典型實例等 軟件說明、操作手冊、數字檔案館（室）和檔案數字化情況說明等,第三節(jié) 企業(yè)檔案的鑒定與保管,企業(yè)檔案的鑒定 保管工作 檔案工作設施、設備配置,企業(yè)應成立由主管領導、專業(yè)技術人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會（或小組），負責對文件材料價值和到期檔案的鑒定。,一、企業(yè)檔案的鑒定,從企業(yè)、國家和社會角度判斷文件材料對現實和今后工作的依據、參考價值以及對歷史研究的價值。 制定本企業(yè)文件材料歸檔范圍與保管期限表。 保管期限一般分永久、長期、短期。 永久: 30年以上 長期：10以上至30年以下（含30年） 短期：10年

9、（含10年）以下,（一）文件材料價值的鑒定,無保存價值的應進行審核，需繼續(xù)保存的應重新劃定保管期限 無保存價值的檔案經企業(yè)法人代表批準后銷毀，銷毀清冊永久保存 檔案銷毀必須實行兩人以上監(jiān)銷,（二）到期檔案的鑒定,保管工作應以預防為主，防治結合，確保檔案完整與安全。 檔案入庫前應去污、消毒、去酸 對不利于檔案保管的紙制材料和字跡，應以復印或加膜等方式保護 對一些不利于檔案保護的包裝物應去除 重要檔案應考慮異地備份保存,二、保管工作,（一）檔案的保管,底圖應存放在底圖柜中，不易折疊 磁帶、錄音帶、錄像帶等磁性材料應存在防磁柜中 光盤、縮微膠片和底片應存放于專用的裝具內 及時補救或修復受損的檔案,采

10、取防火、盜、光、有害氣體、潮、高溫、塵、蟲等措施 區(qū)分載體控制庫房溫度和相對濕度 堅持溫濕度登記，溫、濕度應符合各類載體的保管要求 定期檢查庫房設備運轉情況，及時排查隱患 定期核對庫藏檔案,做到賬物相符，庫藏檔案發(fā)生變化時應記錄說明,（二）庫房管理,檔案庫房 遠離存有易燃易爆物品 不在地下樓層或頂層 樓面應滿足檔案及其裝具的承重要求 符合防火、盜、高溫、潮、光、塵、蟲、有害氣體等有關要求 庫房照明應采用冷光源熒光燈,三、檔案工作設施、設備配置,（一）設施要求,設立檔案館的庫房應滿足今后二十年檔案存儲需要 檔案館建筑應符合有關標準要求 閱覽室 辦公室 檔案業(yè)務和技術用房 陳列室（展覽室）,檔案裝

11、具 檔案柜架應牢固，具有防火、盜、塵作用 磁性載體檔案宜采用防磁柜存放 其它非紙質載體檔案應保存在專用柜、架、盒中 檔案的卷盒、卷夾應采用無酸制品,（二）設備要求,庫房保護設備 配置滅火器材、溫濕度監(jiān)控儀、防光窗簾、防盜門窗等必要的設備 根據庫房管理需要配備空調機、去濕機、加濕器等設備 必要時配置自動報警、自動滅火、溫濕度自動調控等設備,日常管理設備 裝訂機、打印機等設備 除塵器、消毒柜、去濕機、加濕機、去酸等設備 照相機、攝像機、復印機、閱讀機、裱糊機等設備 計算機、掃描儀、光盤刻錄機等設備 根據需要配備CAD繪圖儀、工程圖紙復印機、縮微機、縮微閱讀復印機。,第四節(jié) 企業(yè)檔案的統(tǒng)計與利用,做到統(tǒng)計數字準確無誤 統(tǒng)計資料按時報送，統(tǒng)計活動符合規(guī)范 日常統(tǒng)計工作要有臺賬 及