監(jiān)理資料規(guī)范化管理的工作方法

1、9. 監(jiān)理資料規(guī)范化管理的工作方法一 、監(jiān)理資料管理要求（一）監(jiān)理資料總則1、為建立、健全公司技術(shù)檔案工作，完整地保存和科學(xué)地管理公司的技術(shù)檔案，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司建設(shè)和發(fā)展中的作用，更好的為公司技術(shù)部門(mén)服務(wù)，制訂本管理制度。2、本公司技術(shù)檔案是指公司管理文件、圖書(shū)類(lèi)資料和工程項(xiàng)目的開(kāi)工前資料（規(guī)劃、立項(xiàng)、審批文件、招投標(biāo)文件及施工企業(yè)的資質(zhì)證明及管理文件和勘察、設(shè)計(jì)文件）、施工全過(guò)程技術(shù)活動(dòng)中形成的資料（包括質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、投資控制、安全控制、信息合同管理等）和竣工驗(yàn)收、備案文件等。3、公司技術(shù)職能部門(mén)和項(xiàng)目部要把技術(shù)檔案納入本單位的技術(shù)業(yè)務(wù)管理工作中，保證其技術(shù)文件材料的積累，達(dá)到

2、收集齊全、內(nèi)容準(zhǔn)確、整理系統(tǒng)，并按制度及時(shí)歸檔。以保證全公司技術(shù)檔案工作的順利開(kāi)展。4、按照集中統(tǒng)一管理技術(shù)檔案的基本原則，公司設(shè)立綜合檔案室，并配備專(zhuān)職管理人員。綜合檔案在技術(shù)主管的直接領(lǐng)導(dǎo)下，集中統(tǒng)一管理全公司的技術(shù)檔案管理。建立、健全技術(shù)檔案工作，達(dá)到全公司技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。（二）技術(shù)文件資料的歸檔1、每一個(gè)工程項(xiàng)目竣工或備案后，都要有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的技術(shù)文件資料，并按公司形成技術(shù)文件資料的歸檔范圍和要求，加以系統(tǒng)整理，形成工程監(jiān)理檔案組成保管單位（卷、代、冊(cè)、盒）由技術(shù)主管審查及時(shí)向公司綜合檔案室移交歸檔。2、項(xiàng)目部或技術(shù)人員在移交監(jiān)理技術(shù)檔案或技術(shù)文件資料

3、時(shí)，交接雙方應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù)，簽字歸檔備查。凡不符合要求或技術(shù)文件資料不齊全的，管理人員有權(quán)拒絕接收。3、凡需歸檔的技術(shù)文件資料，應(yīng)盡量符合國(guó)際、部標(biāo)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。做到書(shū)寫(xiě)材料優(yōu)良，字跡工整，圖紙齊全，圖樣清晰。4、項(xiàng)目部形成的變更、簽證類(lèi)文件應(yīng)附帶圖紙、工程照片（工程影像類(lèi)文件）或說(shuō)明類(lèi)文件，并經(jīng)相關(guān)各方負(fù)責(zé)人簽字后，整理歸檔。5、凡外借、外購(gòu)回公司的圖書(shū)、刊物及檢測(cè)設(shè)備和試驗(yàn)儀器等必須由辦公室人員清點(diǎn)蓋章，做好登記如數(shù)歸檔，在未辦理借閱使用手續(xù)前不得據(jù)為私有或拿走。（三）綜合檔案室的任務(wù)和管理人員的職責(zé)1、綜合檔案室的任務(wù)：(1)集中、統(tǒng)一、科學(xué)地管理好技術(shù)檔案，維護(hù)技術(shù)檔案的完整

4、、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全，并及時(shí)、準(zhǔn)確地提供利用。因工作嚴(yán)重失職，造成技術(shù)檔案原件遺失、缺漏、污損破壞至無(wú)法使用、借出無(wú)法收回等，追究相關(guān)人員的主要責(zé)任，嚴(yán)重者將予以辭退。(2)協(xié)助各部門(mén)和有關(guān)技術(shù)人員做好技術(shù)文件資料的形成積累和正確地整理、立卷歸檔工作。(3)承擔(dān)技術(shù)文件資料的接收、復(fù)制、借閱、發(fā)放和建檔，提供技術(shù)資料為全公司有關(guān)單位和技術(shù)人員服務(wù)。2、技術(shù)檔案管理人員的職責(zé)(1)認(rèn)真貫徹公司技術(shù)檔案工作的方針政策。鉆研業(yè)務(wù)，提高管理水平，保證所監(jiān)理工作的圓滿完成，積極主動(dòng)完成自己承擔(dān)的各項(xiàng)工作。(2)科學(xué)地管理全公司技術(shù)檔案，承辦技術(shù)資料和技術(shù)檔案的接收、分類(lèi)、編目、登記、保管、復(fù)制、借閱、發(fā)放

5、等工作。(3)遵守公司保密制度，做好安全保密工作。(4)嚴(yán)格執(zhí)行技術(shù)檔案的保管、借閱、發(fā)放制度。(5)保持檔案室內(nèi)整潔、衛(wèi)生，對(duì)破損或變質(zhì)的檔案，要及時(shí)修補(bǔ)和提出復(fù)制。(6)作廢文件由經(jīng)理或管理者代表授權(quán)相關(guān)部門(mén)收回處理，需要保留的則在文件封面做成出“作廢”識(shí)別，以防非預(yù)期使用。（四）技術(shù)檔案的鑒定和銷(xiāo)毀1、認(rèn)真做好技術(shù)檔案的內(nèi)容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質(zhì)的檔案，復(fù)制后，原檔案保管期限為半年。因修改內(nèi)容而更換的檔案，原檔案作廢，保管期限為一年。2、對(duì)過(guò)期的質(zhì)量記錄要適時(shí)清理和處置，準(zhǔn)備銷(xiāo)毀的記錄由管理部門(mén)列入清單，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后在指定監(jiān)銷(xiāo)人監(jiān)督下予以銷(xiāo)毀。有關(guān)記錄和銷(xiāo)毀清冊(cè)必須及時(shí)歸

6、檔。（五）技術(shù)檔案的保管和借閱1、對(duì)接收來(lái)的技術(shù)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編目、登記、統(tǒng)計(jì)和必要的加工管理，編制檔案查閱目錄，做到定位存放，妥善保管，方便利用。2、認(rèn)真執(zhí)行技術(shù)檔案的保管和檢查制度，每年年底全面檢查、清理一次。技術(shù)主管根據(jù)檢查報(bào)告的結(jié)果，對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題令檔案管理員進(jìn)行整改，并檢查報(bào)告的真實(shí)性進(jìn)行復(fù)查。3、做好技術(shù)檔案的安全、保密工作，并履行批準(zhǔn)和借閱手續(xù)。經(jīng)常保持室內(nèi)清潔通風(fēng)，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲(chóng)蛀、鼠咬、霉?fàn)€等。如有破損或變質(zhì)的檔案，管理人員要及時(shí)修補(bǔ)和提出復(fù)制。4、技術(shù)檔案的保密制度(1)全公司職工必須嚴(yán)守機(jī)密，維護(hù)技術(shù)檔案的安全。凡借閱重要的檔案（包括外

7、來(lái)、外購(gòu)的資料，隨儀器、設(shè)備回公司的文件資料等）要由技術(shù)主管批準(zhǔn)后做好登記方可借閱。借閱者必須妥善保管，不得遺失。(2)技術(shù)檔案如有丟失、被盜、泄密等情況，應(yīng)立即上報(bào)并采取措施作妥善處理。(3)非工作人員未經(jīng)允許，不得隨意翻閱工程監(jiān)理檔案。5、技術(shù)檔案的借閱(1)凡本公司技術(shù)人員、工作人員，因工作需要都可借閱技術(shù)檔案。由管理人員填寫(xiě)文件借閱登記表，借閱人員簽字后方可使用。用后按期歸還，經(jīng)管理人員檢查核對(duì)后，方可辦理注銷(xiāo)手續(xù)。(2)技術(shù)檔案和各種設(shè)備用書(shū)等，均在公司內(nèi)控制使用，檔案原件不得借出檔案室，僅供在室內(nèi)查閱。若需借出，應(yīng)辦理手續(xù)，借出副本。如無(wú)副本時(shí)，需經(jīng)技術(shù)主管批準(zhǔn)方可借出。(3)經(jīng)同

8、意借出檔案，每次最長(zhǎng)時(shí)間為三天，如工作需要，到期后需繼續(xù)使用的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。如遇假期，必須將所借技術(shù)檔案退回。到期未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者，由檔案管理員負(fù)責(zé)催收，并要求其限期歸還。(4)借閱者應(yīng)保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改抽換和丟失。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或有損壞者，及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。并根據(jù)其完整或損壞的程度及檔案的重要性進(jìn)行處罰，由檔案管理員報(bào)送技術(shù)主管審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，送公司財(cái)務(wù)部，對(duì)檔案借閱人進(jìn)行處罰。（六）技術(shù)檔案的復(fù)制和技術(shù)資料的發(fā)放：1、凡歸檔的技術(shù)文件資料，一般應(yīng)存檔一份。重要的和使用頻繁的應(yīng)復(fù)制備份一份，供日常借閱或?qū)徲?jì)使用，備份文件發(fā)放后，應(yīng)及時(shí)復(fù)制補(bǔ)充完整。

9、2、因工作原因，需要發(fā)放的技術(shù)資料，應(yīng)在技術(shù)檔案交接后次日內(nèi)發(fā)放，并簽好文件發(fā)放清單，發(fā)放清單由文件編制部門(mén)填寫(xiě)，項(xiàng)目部主管批準(zhǔn)后交檔案室。檔案到按清單的要求發(fā)放各項(xiàng)目部，發(fā)放時(shí)注意發(fā)放場(chǎng)所、發(fā)放號(hào)、發(fā)放日期、是否受控等，并有接收人員簽字。其它需要文件的單位或個(gè)人，應(yīng)提出申請(qǐng)，填寫(xiě)文件領(lǐng)用申請(qǐng)單，經(jīng)項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人審查、文件編制部門(mén)主管批準(zhǔn)后，可簽名領(lǐng)取。3、發(fā)放項(xiàng)目部的文件資料，使用者應(yīng)妥善保管，不得損壞或丟失。因受條件限制，破壞或污損至無(wú)法使用時(shí)，可到檔案室換取新文件。凡使用者無(wú)法提供原文件資料，而要求檔案室重新發(fā)放時(shí)，文件使用者應(yīng)承擔(dān)重復(fù)發(fā)放文件的資料費(fèi)用。（七）技術(shù)檔案和受控技術(shù)文件的更改

10、1、當(dāng)文件編制部門(mén)需對(duì)技術(shù)檔案實(shí)施更改或補(bǔ)充時(shí)，應(yīng)有更改通知單。對(duì)用戶(hù)提供的文件資料進(jìn)行更改時(shí)，還應(yīng)有用戶(hù)同意更改的書(shū)面證明，并存檔備查。更改人員根據(jù)通知單的內(nèi)容對(duì)技術(shù)檔案實(shí)施更改。修改時(shí)統(tǒng)一做好修改標(biāo)記，堅(jiān)持技術(shù)責(zé)任簽字，標(biāo)明日期。同時(shí)修改清單中的更改級(jí)別，并將修改通知保留備查。2、技術(shù)檔案更改后，資料管理人員應(yīng)及時(shí)將更改通知單發(fā)放各相應(yīng)的文件受控場(chǎng)所，以保證文件的使用得到有效控制。3、為防止各項(xiàng)目部、各部門(mén)的受控文件失控，各類(lèi)受控技術(shù)文件自發(fā)放之日起，根據(jù)內(nèi)容分不同使用期限，過(guò)期自動(dòng)作廢。（八）不合格技術(shù)檔案的控制1、不合格技術(shù)檔案的鑒別及處置2、項(xiàng)目總監(jiān)每月每次檢查發(fā)現(xiàn)的不合格處，由檢查

11、人員做好不合格記錄，評(píng)價(jià)不合格類(lèi)別。填寫(xiě)整改通知單后下達(dá)整改通知單，通知責(zé)任人進(jìn)行整改；嚴(yán)重不合格上報(bào)公司提出處置方案，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后處置。3、不合格的技術(shù)檔案，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，立即進(jìn)行標(biāo)識(shí)，隔離和記錄，然后交責(zé)任人進(jìn)行返工以達(dá)到規(guī)定要求，返工后的監(jiān)理資料由原評(píng)審人重新進(jìn)行檢驗(yàn)，合格后方可投入使用或?qū)ν獍l(fā)放。4、下達(dá)的整改通知單，責(zé)任人認(rèn)真進(jìn)行整改，整改完成后，由原檢查人員對(duì)整改情況進(jìn)行驗(yàn)證。二、工程檔案資料的管理方法（一）監(jiān)理方的職責(zé)1、設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)理資料的收集、整理和歸檔工作，在項(xiàng)目監(jiān)理部，監(jiān)理資料的管理由項(xiàng)目總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)，并指定專(zhuān)人具體實(shí)施，監(jiān)理資料在各階段工作結(jié)束后及時(shí)整理歸檔。2、

12、監(jiān)理資料及時(shí)整理、真實(shí)完整、分類(lèi)有序。在設(shè)計(jì)階段，對(duì)勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔進(jìn)行監(jiān)督、檢查；在施工階段，對(duì)施工單位的工程文件的形成、積累、立卷歸檔進(jìn)行監(jiān)督、檢查。3、按照委托監(jiān)理合同的約定，接受建設(shè)單位的委托、監(jiān)督、檢查工程文件的形成積累和立卷歸檔工作。4、編制的監(jiān)理文件的套數(shù)、提交內(nèi)容、提交時(shí)間，按照現(xiàn)行建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范(GB503282001)和城建檔案管理部門(mén)的要求，編制移交清單，雙方簽字、蓋章后，及時(shí)移交建設(shè)單位，由建設(shè)單位收集和匯總。監(jiān)理公司檔案部門(mén)需要的監(jiān)理檔案，按照建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范的要求，及時(shí)由項(xiàng)目監(jiān)理部提供。（二）建設(shè)工程檔案編制質(zhì)量要求與組

13、卷方法1、歸檔文件的質(zhì)量要求。2、歸檔的工程文件一般應(yīng)為原件：(1)工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程；(2)工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合；(3)工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水；(4)工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備；(5)工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面(277mm210mm)；(6)工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長(zhǎng)期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張；(7)所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章；(8)利用施工圖改繪竣工圖，必須標(biāo)明變更修改依據(jù)；(9)工程檔案資料的縮微制品，必須按國(guó)

14、家縮微標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制作；(10)工程檔案資料的照片及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說(shuō)明或內(nèi)容準(zhǔn)確；(11)工程文件應(yīng)采用打印的形式并使用檔案規(guī)定用筆，手工簽字。3、立卷的原則和方法(1)立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于歸檔；(2)一個(gè)建設(shè)工程由多個(gè)單位工程組成時(shí)，工程文件應(yīng)按單位工程組卷；(3)立卷采用如下方法：1)工程文件可按建設(shè)程序劃分為工程準(zhǔn)備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件5部分；2)工程準(zhǔn)備階段文件可按單位工程、分部工程、專(zhuān)業(yè)、形成單位等組卷；3)監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專(zhuān)業(yè)、階段等組卷；4)施工文件可按單位工程、分部工程

15、、專(zhuān)業(yè)、階段等組卷；5)竣工圖可按單位工程、專(zhuān)業(yè)等組卷；6)竣工驗(yàn)收文件可按工程、專(zhuān)業(yè)等組卷。（三）卷內(nèi)文字的排列1、文字材料按事項(xiàng)、專(zhuān)業(yè)順序排列；2、圖紙按專(zhuān)業(yè)排列；3、既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。（四）監(jiān)理文件和檔案收文與登記1、所有收文應(yīng)在收文登記表上進(jìn)行登記(按監(jiān)理信息分類(lèi)別進(jìn)行登記)。應(yīng)記錄文件名稱(chēng)、文件摘要信息、文件的發(fā)放單位(部門(mén))、文件編號(hào)以及收文日期，必要時(shí)應(yīng)注明接收文件的具體時(shí)間，最后由項(xiàng)目監(jiān)理部負(fù)責(zé)收文人員簽字。2、監(jiān)理信息在有追溯性要求的情況下，應(yīng)注意核查所填部門(mén)內(nèi)容是否可追溯。3、資料管理人員應(yīng)檢查文件檔案資料的各項(xiàng)內(nèi)容填寫(xiě)和記錄真實(shí)完整，簽字

16、認(rèn)可人員應(yīng)為符合相關(guān)規(guī)定的責(zé)任人員，并且不得以蓋章和打印代替手寫(xiě)簽訂。4、有關(guān)工程建設(shè)照片及聲像資料等應(yīng)注明拍攝日期及所反映工程建設(shè)部位等摘要信息。收文登記后應(yīng)交給項(xiàng)目總監(jiān)或由其授權(quán)的監(jiān)理工程進(jìn)行處理，重要文件內(nèi)容應(yīng)在監(jiān)理日記中記錄。（五）監(jiān)理文件檔案資料傳閱與登記由建設(shè)工程項(xiàng)目監(jiān)理部項(xiàng)目總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師確定文件、記錄是否需傳閱，如需傳閱應(yīng)確定傳閱人員名單和范圍，并注明在文件傳閱紙，隨同文件和記錄進(jìn)行傳閱。（六）監(jiān)理文件發(fā)文登記1、發(fā)文由項(xiàng)目總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師簽名，并加蓋項(xiàng)目監(jiān)理部圖章，對(duì)蓋章工作應(yīng)進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)登記。如為緊急處理的文件，應(yīng)在文件首頁(yè)標(biāo)注“急件”字樣。2

17、、發(fā)文應(yīng)留有底稿，并附一份文件傳閱紙，信息管理人員根據(jù)文件簽發(fā)人指標(biāo)確定文件責(zé)任人和相關(guān)傳閱人員。（七）監(jiān)理文件檔案資料分類(lèi)存放監(jiān)理文件檔案經(jīng)收發(fā)文、登記和傳閱工作程序后，必須使用科學(xué)的分類(lèi)方法進(jìn)行存放，這樣既可滿足項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程查閱、求證的需要，又方便項(xiàng)目竣工后檔案的歸檔和移交。項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)備有存放監(jiān)理信息的專(zhuān)用資料柜的用于監(jiān)理信息分類(lèi)歸檔存放的專(zhuān)用資料夾。（八）監(jiān)理文件檔案資料歸檔1、監(jiān)理文件檔案資料歸檔內(nèi)容以及監(jiān)理檔案的驗(yàn)收、移交和管理工作，應(yīng)根據(jù)現(xiàn)行建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范及建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范并參考工程項(xiàng)目所在地區(qū)建設(shè)工程行政主管部門(mén)、建設(shè)監(jiān)理待業(yè)主管部門(mén)、地方城市建設(shè)檔案管理部門(mén)的規(guī)定執(zhí)

18、行。2、對(duì)一些需連續(xù)的監(jiān)理信息，如對(duì)其有統(tǒng)計(jì)要求，在歸檔過(guò)程中應(yīng)對(duì)該類(lèi)信息建立相關(guān)的統(tǒng)計(jì)匯總表格以便進(jìn)行核查和統(tǒng)計(jì)，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)漏之處，從而保證該類(lèi)監(jiān)理信息的完整性。3、監(jiān)理文件檔案資料的歸檔保存中應(yīng)嚴(yán)格按照保存原件為主、復(fù)印件為輔和按照一定順序歸檔的原則。如在監(jiān)理實(shí)踐中出現(xiàn)作廢和遺失等情況，應(yīng)明確地記錄作廢和遺失原因，處理過(guò)程。（九）建設(shè)工程檔案驗(yàn)收與移交1、建設(shè)工程檔案的驗(yàn)收(1)列入城建檔案管理部門(mén)檔案接收范圍的工程，建設(shè)單位在組織工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)提請(qǐng)城建檔案管理部門(mén)對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。建設(shè)單位未取得城建檔案管理部門(mén)出具的認(rèn)可文件，不得組織工程竣工驗(yàn)收；(2)工程檔案分類(lèi)齊全，系統(tǒng)完

19、整；(3)工程檔案的內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動(dòng)和工程實(shí)際狀況；(4)工程檔案已整理立卷，立卷符合現(xiàn)行建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范的規(guī)定；(5)竣工圖繪制的方法、圖式和規(guī)格等符合專(zhuān)業(yè)技術(shù)要求，圖面整潔，蓋有竣工圖；(6)文件的形成，來(lái)源符合實(shí)際，要求單位或個(gè)人簽章的文件，其簽章手續(xù)完備；(7)文件材質(zhì)、幅面、書(shū)寫(xiě)、繪圖、用墨、托裱等符合要求；(8)為確保工程檔案的質(zhì)量，各編制單位，地方城建檔案管理部門(mén)、建設(shè)行政管理部門(mén)等要對(duì)工程檔案進(jìn)行嚴(yán)格檢查、驗(yàn)收。2、建設(shè)工程檔案的移交(1)列入城建檔案管理部門(mén)接收范圍的工程，建設(shè)單位在工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)向城建檔案管理部門(mén)移交一套符合規(guī)定的工程檔案；(

20、2)停建、緩建工程的工程檔案，暫由建設(shè)單位保管；(3)對(duì)改建、擴(kuò)建和維修工程，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)組織設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位據(jù)實(shí)修改、補(bǔ)充和完善工程檔案；(4)建設(shè)單位向城建檔案管理部門(mén)移交工程檔案時(shí)，應(yīng)辦理移交手續(xù)，填寫(xiě)移交目錄，雙方簽字，蓋章后交接；(5)施工單位、監(jiān)理單位等有關(guān)單位應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收前將工程檔案按合同或協(xié)議規(guī)定的時(shí)間、套數(shù)移交給建設(shè)單位，辦理移交手續(xù)。三、監(jiān)理對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息資料的管理（一）明確信息管理目標(biāo)在現(xiàn)場(chǎng)建立計(jì)算機(jī)管理的手段，信息管理的目標(biāo)是：1、建立完整的監(jiān)理檔案，并一式四分，分別送交業(yè)主及城建檔案館、監(jiān)理方保存；2、建立完整的電子文檔資料，電子文檔資料應(yīng)包括書(shū)面文字監(jiān)理

21、資料的全部；3、收集施工期間所有政府文件、市場(chǎng)資料、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)變化，為工程施工及工程計(jì)量、計(jì)價(jià)提供依據(jù)；4、收集工程變更、設(shè)計(jì)變更資料、合同變更資料，及時(shí)進(jìn)行簽證，保存。（二）明確信息管理任務(wù)1、建立本工程項(xiàng)目的網(wǎng)絡(luò)、信息管理體系；2、負(fù)責(zé)本工程項(xiàng)目各類(lèi)信息及文檔的收集、整理和保存；3、運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助監(jiān)理手段對(duì)本工程項(xiàng)目的投資控制、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制和合同管理中形成的各種數(shù)據(jù)與信息進(jìn)行收集、整理、匯總、分析，為業(yè)主決策提供依據(jù)。向業(yè)主提供有關(guān)本工程項(xiàng)目的項(xiàng)目管理信息服務(wù)，定期提交多種監(jiān)理報(bào)表；4、建立工程會(huì)議制度、整理各類(lèi)會(huì)議紀(jì)要，并及時(shí)發(fā)送有關(guān)單位；5、督促施工、材料及設(shè)備供應(yīng)單位及時(shí)整

22、理工程技術(shù)、經(jīng)濟(jì)資料，并審查其是否符合要求；6、項(xiàng)目部電腦上網(wǎng)和公司各職能部門(mén)間形成資源共享和信息交流機(jī)制。（三）本工程信息管理的主要特點(diǎn)1、需構(gòu)造項(xiàng)目管理信息網(wǎng)絡(luò)。組織好合理的信息流，完成上下、橫向、內(nèi)外、前后的信息銜接。2、應(yīng)完成對(duì)工程外部信息的收集、整理、分析，提供資金、物資、法規(guī)、氣象、交通等多方面的信息，同時(shí)也應(yīng)完成與業(yè)主、承包商、材料設(shè)備供應(yīng)商、政府有關(guān)部門(mén)的雙向信息聯(lián)系。3、需采用計(jì)算機(jī)技術(shù)完成文檔的收集、存儲(chǔ)、處理、傳遞、檢索工作。（四）本工程信息資料管理的監(jiān)理對(duì)策1、建立信息管理制度和方法(1)明確信息管理的分工，落實(shí)信息管理工程師的職責(zé)。(2)對(duì)工程信息進(jìn)行編目并輸入計(jì)算機(jī)

23、。(3)總監(jiān)理工程師組織定期工地會(huì)議或監(jiān)理工作會(huì)議，信息管理工程師負(fù)責(zé)整理會(huì)議記錄并打印，由總監(jiān)理工程師簽認(rèn)、分發(fā)。(4)專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師定期或不定期檢查承包單位的原材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量狀況以及工程質(zhì)量的驗(yàn)收簽認(rèn)，并整理的信息反饋給信息管理工程師。(5)專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師應(yīng)督促檢查承建單位及時(shí)整理施工技術(shù)資料，隨時(shí)向總監(jiān)理工程師報(bào)告工作，并準(zhǔn)確及時(shí)提供有關(guān)資料，信息管理工程師負(fù)責(zé)本工程實(shí)施階段全過(guò)程的信息收集、整理、按規(guī)定。(6)信息文件的內(nèi)客定期信息文件的內(nèi)容：施工質(zhì)量情況；工程進(jìn)展情況；進(jìn)場(chǎng)施工機(jī)械設(shè)備及勞動(dòng)力動(dòng)態(tài)；合同變更個(gè)工程變更情況；工程支付情況；監(jiān)理工程情況；工程建設(shè)大事記；其他信息

24、文件。根據(jù)監(jiān)理工程進(jìn)展情況的不定期報(bào)告：關(guān)于工程優(yōu)化設(shè)計(jì)或變更或施工進(jìn)展情況；資金、資源投入及合理配置的建議；工程進(jìn)展預(yù)測(cè)分析報(bào)告；業(yè)主合理要求提交的其他報(bào)告；工程分階段驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收監(jiān)理工作報(bào)告。監(jiān)理過(guò)程文件：施工措施計(jì)劃批復(fù)文件；施工進(jìn)度調(diào)整批復(fù)文件；監(jiān)理協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要文件；其他監(jiān)理業(yè)務(wù)往來(lái)文件；質(zhì)量事故處理文件。（五）監(jiān)理資料日常管理及歸檔資料目錄1、監(jiān)理資料的日常管理(1)監(jiān)理資料管理的基本要求是“及時(shí)整理、真實(shí)齊全、分類(lèi)有序”；(2)項(xiàng)目總監(jiān)理工程師為總負(fù)責(zé)人，并指定專(zhuān)職或兼職資料員具體管理；(3)項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立監(jiān)理管理臺(tái)帳；(4)各專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)審核、整理本專(zhuān)業(yè)的監(jiān)理資料，不

25、得接受經(jīng)涂改的報(bào)驗(yàn)資料，按時(shí)交與資料管理員，資料管理員依據(jù)本規(guī)定的基本內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)別、編目、登記與保管工作；(5)在監(jiān)理過(guò)程中，監(jiān)理資料按單位工程組卷，并隨著工程的進(jìn)展，資料形成的時(shí)間順序不斷地積累并及時(shí)整理，不得拖延和后補(bǔ)。監(jiān)理資料應(yīng)按單位工程建立案卷(夾)，分專(zhuān)業(yè)存放保管，并編目、以便于跟蹤檢索。監(jiān)理資料應(yīng)在各階段監(jiān)理工作結(jié)束后及時(shí)整理歸檔；(6)監(jiān)理資料的收發(fā)、借閱必須通過(guò)資料管理人員履行手續(xù)；(7)在工程項(xiàng)目竣工初驗(yàn)前兩周，項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)及時(shí)通知總工辦，由總工辦檔案資料部對(duì)該項(xiàng)目的監(jiān)理資料進(jìn)行檢查；(8)在工程驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)，由總監(jiān)理工程師組織項(xiàng)目監(jiān)理人員對(duì)監(jiān)理工作進(jìn)行認(rèn)真總結(jié)，并對(duì)監(jiān)理

26、資料進(jìn)行整理、審核和裝訂工作，報(bào)公司技術(shù)負(fù)責(zé)人力辦公室檔案資料部辦理歸檔手續(xù)。2、歸檔資料目錄(1)工程監(jiān)理資料歸檔內(nèi)容及要求如下：序號(hào)歸檔文件保存期限存期限備注一監(jiān)理委托合同長(zhǎng)期二工程項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)貴人名單長(zhǎng)期三監(jiān)理規(guī)劃1監(jiān)理規(guī)劃短期2監(jiān)理實(shí)施細(xì)則短期3監(jiān)理機(jī)構(gòu)總控制計(jì)劃短期四監(jiān)理月報(bào)長(zhǎng)期五監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要長(zhǎng)期六進(jìn)度控制1工程開(kāi)工/復(fù)工審批表長(zhǎng)期2工程開(kāi)工/復(fù)工暫停令長(zhǎng)期七質(zhì)量控制1不合格項(xiàng)目通知長(zhǎng)期2質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見(jiàn)長(zhǎng)期3建、安工程檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄長(zhǎng)期4建、安工程分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄長(zhǎng)期5建、安工程分部(子分部)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄長(zhǎng)期6建、安工程單位、單項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄長(zhǎng)期7基礎(chǔ)、主

27、體工程驗(yàn)收記錄長(zhǎng)期8幕墻工程驗(yàn)收記錄長(zhǎng)期八監(jiān)理通知長(zhǎng)期九合同及其他事項(xiàng)管理1工程延期報(bào)告及審批長(zhǎng)期2費(fèi)用索賠報(bào)告及審批長(zhǎng)期3合同爭(zhēng)議、違約報(bào)告及處理意見(jiàn)長(zhǎng)期4合同變更材料長(zhǎng)期十監(jiān)理工作總結(jié)1專(zhuān)題總結(jié)短期2月報(bào)總結(jié)短期3工程竣工總結(jié)長(zhǎng)期4質(zhì)量評(píng)價(jià)意見(jiàn)報(bào)告長(zhǎng)期十一監(jiān)理業(yè)務(wù)手冊(cè)長(zhǎng)期(2)本工程監(jiān)理資料管理的內(nèi)容編號(hào)檔案資料資料類(lèi)別1監(jiān)理合同合同2施工投標(biāo)申請(qǐng)書(shū)和中標(biāo)通知書(shū)合同3施工承包合同合同4業(yè)主授權(quán)監(jiān)理工程師通知合同5總監(jiān)理工程師授權(quán)通知A6分包申請(qǐng)書(shū)B(niǎo)7分包單位資質(zhì)認(rèn)定書(shū)A8分包合同書(shū)合同9材料、設(shè)備、構(gòu)件供銷(xiāo)合同合同10施工組織設(shè)計(jì)審核簽認(rèn)(附施工組織設(shè)計(jì))A11工程變更A12工程索賠申請(qǐng)書(shū)B(niǎo)13工程索賠批復(fù)意見(jiàn)書(shū)A14合同外工程協(xié)議合同15開(kāi)工批準(zhǔn)文件A16工程報(bào)驗(yàn)單B17工程竣工移交證書(shū)A18工程把期解除證書(shū)A19最終證書(shū)A注：A類(lèi)為監(jiān)理工程師編寫(xiě)(簽認(rèn)、簽發(fā))，B類(lèi)為承包商向監(jiān)理工程師申報(bào)單。(3)本工程進(jìn)度